CAFERUIS Note d'aide à la décision méthodologie

CAFERUIS - Bloc 3

Note d'aide à la décision

Eléments de méthodologie

Début

Laurence Borau - Formatrice ITS

Le cadre de l'épreuve de certification

L'épreuve de certification du bloc 3 "gérer les volets administratifs, logistiques et budgétaire d'une unité d'intervention sociale" permet d'évaluer le candidat dans la réalisation des activités suivantes :

• Effectuer le suivi de la gestion administrative et de la gestion logistique d'une unité d'intervention sociale.
• Gérer le budget d'une unité d'intervention sociale.

Certification organisée par l'ITS Pierre Bourdieu.

Evaluation du bloc 3 selon le texte suivant

Définition de l'épreuve de certification - arrêté du 31 août 2022

"L’épreuve consiste en la rédaction d’une note d’aide à la décision, à partir d’une étude de cas, des connaissances du candidat et de son expérience professionnelle. La note d’aide à la décision doit permettre au candidat d’établir un diagnostic et de construire des propositions d’action dans les domaines de la gestion administrative, logistique et budgétaire. Elle sert à la prise de décision d’un supérieur hiérarchique ou d’un décideur. L’étude de cas, construite par l’établissement de formation, comprend la formulation d’une consigne à laquelle est associé un dossier constitué au maximum de 20 pages. Ce dossier apporte des éléments descriptifs sur la situation administrative, logistique et budgétaire d’une unité d’intervention sociale".

L’épreuve de certification

Rédaction individuelle d'une note d'aide à la décision. Durée de l'épreuve : 4h.

Comprendre l'épreuve

L'épreuve consiste à rédiger individuellement une note d'aide à la décision à partir d'une étude de cas. Cette note s'appuie sur vos connaissances et votre expérience professionnelle pour permettre à un supérieur hiérarchique ou à un décideur de prendre une position éclairée.

Etape 1

Réaliser le diagnostic de l'unité d'intervention sociale

Avant de proposer des actions, vous devez établir un diagnostic précis de la situation administrative, logistique et budgétaire décrite dans le dossier. Analyse administrative : repérez les documents réglementaires à mettre en œuvre ou à renseigner. Analyse logistique : identifiez les besoins en matériel et en équipement de l'unité. Analyse budgétaire : évaluez les besoins financiers et les ressources de l'unité d'intervention sociale.

Une matrice FFOM peut vous aider !

Etape 2

Construire des propositions d'action

Votre note doit obligatoirement formuler des propositions concrètes dans les trois domaines clés :Volet Administratif :

• Proposez des mesures pour appliquer les procédures d'hygiène et de sécurité (spécifiquement pour les établissements recevant du public).

• Intégrez les principes du droit de la responsabilité dans vos préconisations. Ne pas oublier la partie RH s'il y a des recrutements à prévoir.

• Prévoyez l'organisation du reporting pour assurer le suivi des décisions.

Etape 2

Construire des propositions d'action

Votre note doit obligatoirement formuler des propositions concrètes dans les trois domaines clés :Volet Logistique :

• Planifiez la gestion du matériel et mobilisez les fonctions d'appui logistique en interne.

• Détaillez la méthode pour négocier les devis et entretenir les relations avec les prestataires et fournisseurs.

• Précisez comment vous représenterez l'établissement auprès de ces partenaires extérieurs.

Etape 2

Construire des propositions d'action

Votre note doit obligatoirement formuler des propositions concrètes dans les trois domaines clés :Volet Budgétaire :

• Élaborez un budget prévisionnel cohérent avec les besoins identifiés.

• Expliquez comment vous comptez affecter les ressources financières et négocier les budgets.

• Définissez des indicateurs de gestion et des outils de pilotage pour suivre l'exécution budgétaire.

• Prévoyez l'établissement d'un bilan budgétaire pour rendre compte de votre gestion.

Etape 3

Structurer la communication

La qualité de votre communication est un critère d'évaluation majeur. Votre note doit démontrer votre capacité à :

• Transmettre de l'information claire sur la gestion de l'unité.

• Formaliser des rapports (rapport d'activité et rapport budgétaire) structurés et professionnels.

Etape 3

Structurer la communication

Utiliser la méthode QQCCOQP La communication dans la gestion de l’unité s’articule autour de sept axes stratégiques : Quoi ? La transmission d’informations précises sur la gestion administrative, logistique et budgétaire, notamment via la formalisation de rapports d’activité et de rapports budgétaires. Ex : réunion d'information (déménagement de l'ESMS situé sur la commune A vers la commune voisine B.). Qui ? Le cadre de l'unité qui communique vers son supérieur hiérarchique, le décideur final ou les prestataires et fournisseurs extérieurs. Ex : le cadre de l'ESMS, les habitants et le maire de la commune B. Comment ? Par la mise en place d'un reporting organisé, l'utilisation d'outils de pilotage et la représentation physique de l'unité auprès des partenaires. Ex : réunion dans l'ESMS, présentation des outils de pilotage etc...

Etape 3

Structurer la communication

Utiliser la méthode QQCCOQP Combien ? En s’appuyant sur des indicateurs de gestion adaptés pour mesurer l'efficience de l'unité. Ex : présentation du rapport d'activité etc... Où ? Au sein de l'unité d'intervention sociale et dans ses interactions avec l'environnement institutionnel. Ex : dans l'ESMS situé sur la commune A. Projection des plans et des nouveaux bâtiments. Quand ? Tout au long du cycle de gestion, de l'élaboration du budget prévisionnel jusqu'à l'établissement du bilan budgétaire final. Ex : présentation des éléments financiers au moment de la réunion : information descendante co-animée avec le maire. Pourquoi ? Afin de rendre compte de la gestion et d'apporter les éléments nécessaires à la prise de décision du supérieur. Ex : mesurer les avantages et inconvénients, les risques etc... et CR à réaliser pour rendre compte à l'équipe de direction.

Critères de notation à garder en tête

Pour maximiser votre note, assurez-vous de couvrir tous les indicateurs de la grille :

• Gestion administrative : respect de la réglementation et de la sécurité.
• Logistique : planification et gestion des prestataires.
• Budget : élaboration, négociation et suivi via des outils de pilotage.
• Communication : capacité à rendre compte et à formaliser des rapports.

Structuration du diagnostic

Pour structurer précisément le diagnostic dans votre note d'aide à la décision, vous devez le diviser selon les trois piliers fondamentaux évalués dans le Bloc 3. Ce diagnostic doit s'appuyer sur les éléments descriptifs fournis dans le dossier de l'étude de cas pour dresser un état des lieux de l'unité.

Diagnostic administratif

L'objectif est d'analyser la conformité et le cadre de gestion de l'unité.

• Analyse du cadre réglementaire : vérifiez si les documents réglementaires obligatoires sont présents et correctement renseignés.

• Évaluation de la sécurité : analysez l'application des procédures d'hygiène et de sécurité spécifiques aux Établissements Recevant du Public (ERP).

• Responsabilité : identifiez les risques potentiels au regard des principes du droit de la responsabilité.

Diagnostic logistique

Il s'agit d'évaluer les moyens matériels actuels par rapport aux besoins du projet ou de l'unité.

• État des lieux matériel : identifiez les besoins existants en matériel et en équipement de l'unité d'intervention sociale.

• Analyse des ressources internes : évaluez la capacité à mobiliser les fonctions d'appui logistique déjà présentes au sein de l'organisation.

Diagnostic budgétaire

C'est une étape cruciale pour justifier les futures propositions d'action.

• Identification des besoins financiers : relevez les manques ou les nécessités de financement propres à l'unité.

• Analyse des outils existants : repérez les indicateurs de gestion et les outils de pilotage actuellement utilisés pour suivre l'exécution du budget.

• Évaluation des ressources : listez les ressources financières affectées et déterminez si elles sont suffisantes par rapport aux besoins identifiés.

Conseils rédactionnels

Pour chaque volet, ne vous contentez pas de décrire. Soulignez les écarts entre la situation actuelle (constatée dans les sources du dossier) et la situation attendue (normes, projet d'établissement, sécurité). Ce diagnostic structuré servira de base logique pour "construire des propositions d'action" pertinentes dans la suite de votre note.

Propositions d'action

Votre note doit obligatoirement formuler des propositions concrètes dans les trois domaines clés :

Volet Administratif :

• Proposez des mesures pour appliquer les procédures d'hygiène et de sécurité (spécifiquement pour les établissements recevant du public).

• Intégrez les principes du droit de la responsabilité dans vos préconisations.

• N'oubliez pas la partie RH si vous devez réaliser des recrutements.

• Prévoyez l'organisation du reporting pour assurer le suivi des décisions.

Propositions d'action

Votre note doit obligatoirement formuler des propositions concrètes dans les trois domaines clés :

Volet Logistique :

• Planifiez la gestion du matériel et mobilisez les fonctions d'appui logistique en interne.

• Détaillez la méthode pour négocier les devis et entretenir les relations avec les prestataires et fournisseurs.

• Précisez comment vous représenterez l'établissement auprès de ces partenaires extérieurs.

Propositions d'action

Votre note doit obligatoirement formuler des propositions concrètes dans les trois domaines clés :

Volet Budgétaire :

• Élaborez un budget prévisionnel cohérent avec les besoins identifiés.

• Expliquez comment vous comptez affecter les ressources financières et négocier les budgets.

• Définissez des indicateurs de gestion et des outils de pilotage pour suivre l'exécution budgétaire.

• Prévoyez l'établissement d'un bilan budgétaire pour rendre compte de votre gestion.

Proposition de plan type

3. Diagnostic et analyse

5. Pliotage, suivi, communication

1. En-tête de la note

Outils de pilotage, bilans, comptes, représentation, communication.

Administratif, logistique et budgétaire.

Destinataire, expéditeur, date, objet.

6. Conclusion

4. Proposition d'actions

2. Introduction

Présentation succincte de l'unité. Annonce de la problématique identifiée. Annonce du plan de la note.

Avis final argumenté pour faciliter la prise de décision du supérieur hiérarchique.

Solutions concrètes pour les 3 volets.

CAFERUIS - Bloc 3

Note d'aide à la décision

Merci de votre attention !

Laurence Borau - Formatrice ITS

• Diagnostic de la situation.
• Identification des enjeux et des acteurs.
• Identification des écarts.
• Points et axes d'amélioration.
• Cadrage théorique et réglementaire.
• Analyse et construction de la problématique.

• Présentation du contexte institutionnel.
• Justification du choix du sujet.
• Problématique et hypothèses de travail.
• Annonce du plan.

• Etude de la population caractéristiques, besoins, demandes, attentes,problématiques des personnes.

• La commande sociale (cadres et orientations des politiques publiques,textes juridiques précisant les missions et le cadre réglementaire relative à la population et aux établissements ou services concernés).

• L’offre de service et son contexte (éléments du projet d’établissement et/ou de service, ressources humaines, organisation du travail, méthodes et pratiques professionnelles, choix théoriques et conceptuels de référence, partenariats / réseaux sur le territoire ...).

• Orientations stratégiques du plan d'action envisagé.
• Objectifs généraux et opérationnels.
• Public cible et partenaires.
• Outils de suivi et d'évaluation.
• Gestion des risques et régulations.
• Méthodologie et démarche adoptée ; stratégie managériale.
• Planning et échéancier.

• Synthèse des apports.
• Retour sur la problématique.
• Ouverture professionnelle => prolongation de la réflexion.