Présentation Note de Frais - Salariés

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saisie de MES NOTES DE FRAIS

AJOUT D'UN EN-TÊTE

-> Rdv sur : Dossier personnel > Mes notes de Frais > + Ajouter

• Pour saisir la période du mois correspondant, il faut se reporter aux dates du calendrier de validation des notes de frais -

1 période = 1 mois = plusieurs dépenses

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SCANNER MES NOTES DE FRAIS

-> Rdv sur : Dossier personnel > Mes notes de Frais > Scan de justificatif

3 solutions s’offrent à vous pour importer votre fichier :

• Via son ordinateur ( + "déposer un fichier")
• Via son téléphone avec un QR Code

• Via l’application mobile

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SCANNER MES NOTES DE FRAIS

Importer un fichier via son téléphone avec un QR Code :

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• Cliquez sur “Scanner un code” (QR Code).
• Prenez votre téléphone et scannez le QR Code.
• Prenez en photo votre justificatif. Attendez la validation.
• Visualiser la photo en cliquant sur l'oeil.
• Retournez sur votre écran. L'image doit être importée.
• Cliquez sur "Analysez l’image" ou "ajouter".

SCANNER MES NOTES DE FRAIS

Importer un ficher via l’application mobile :

Vous souhaitez installer l'application ? Voici la procédure à suivre :

L'application mobile implique la double authentification à chaque connexion.

SCANNER MES NOTES DE FRAIS

Bravo, vous avez importé votre première dépense !

Mon Portail RH analyse automatiquement le document. Les informations qu’il contient sont alors extraites et affichées à l’écran.

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verification de MES lignes DE FRAIS

Important !

Vérifiez attentivement les éléments suivants avant de valider votre dépense :

• Le montant de la TVA
• Le montant TTC
• Le montant HT
• La catégorie de dépense

Pensez également à recalculer le montant de TVA si le plafond de remboursement applicable est inférieur au montant de la dépense, conformément à la politique de l’entreprise.

Exemple : Si le montant de la dépense est de 20 € et que le plafond de remboursement applicable est de 18 €, il est nécessaire de recalculer le montant de la TVA sur la base du montant plafonné (18 €). Cliquez ici pour accéder à la politique des frais de déplacements & des repas.

Une fois les informations renseignées et vérifiées, cliquez sur « Créer la dépense » pour finaliser l’enregistrement.

l'importance des catégories

Important !

Il est essentiel de sélectionner la catégorie de dépense appropriée afin d’assurer une bonne affectation des coûts.Vous pouvez selectionner soit :

• Frais
• Frais dans le cadre d’une formation (non disponible aujourd’hui)

DÉCLARer mes KILOMETRES professionnels

DÉCLARer DES KILOMETRES

-> Rdv sur : Dossier personnel > Mes notes de Frais > Mes notes de frais > Ajouter

• Devise
• La période
• Commentaire si besoin

> Ajouter

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Si votre note de frais est déjà créée, vous pouvez passer à l’étape suivante.Il n’est pas nécessaire d’en créer une nouvelle.

DÉCLARer DES KILOMETRES

> Descendre jusqu’à “3. Détail des frais (dépenses liées à des kilomètres)” > Ajouter une déclaration de kilomètres

• Précisez la date et la catégorie de dépense.
• Sélectionnez le type de véhicule
• Saisissez vos kilomètres parcourus et ajouter une justification.
• Ajoutez la dépense.
• Cliquez sur "Finalisez la note" afin que votre manager puisse aller la valider.

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Un bouton permet d'accéder à votre carte grise !

VOTRE CARTE GRISE N'EST PAS à JOUR ?

> Dossier personnel > Mes données personnelles > Demandes aux RH > Ajouter une pièce administrative

Sélectionnez "Certifications et diplômes" dans Catégorie de pièces.

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GESTION DE MES NOTES DE FRAIS

GESTION DE MES NOTES DE FRAIS

Vous pouvez visualiser l’état de vos notes de frais :

> Dossier personnel > Mes notes de Frais > Mes notes de frais

• Si votre note de frais n’est pas encore validée, retournez dessus et cliquez sur "Finaliser la note".
• Vous pouvez également vérifier si elle a été validée par votre manager.
• Tant que le manager n’a pas validé, vous pouvez ré-ouvrir la note finalisée pour la modifier (en cliquant sur « note finalisée »). Une fois validée, seul le manager peut la ré-ouvrir ou faire la modification.

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suivi des tickets restaurant

Vous pouvez visualiser le suivi des tickets restaurants

> Dossier personnel > Mes notes de Frais > Suivi des titres restaurant

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ce qu'il faut savoir

ce qu'il faut savoir

• 1 note de frais = 1 période = plusieurs dépenses (voir les périodes couvertes dans la slide suivante)

• Vous avez aussi la possibilité d’ajouter une nouvelle note de frais en cliquant sur « Ajouter » ou « Scanner un justificatif ».

• La note de frais doit être validée uniquement lorsque toutes les dépenses ont été saisies.

• Il n’est pas possible de créer plusieurs notes de frais dont les périodes se chevauchent.

Calendrier des validations des notes de frais

Voici les dates limites de saisie et validation des notes de frais par collaborateur. Veuillez respecter les dates butoirs de validation de vos notes de frais chaque mois. Les remboursements seront désormais effectués avec la paie, le 27 du mois (décalage d'un mois entre la saisie et le paiement).

Période du 01/03 au 31/03

Période du 01/06 au 30/06

Période du 01/05 au 31/05

Période du 01/04 au 30/04

Période du 01/07 au 31/07

30 juin 2026 au soir

31 juillet 2026 au soir

30 avril 2026 au soir

31 mars 2026 au soir

31 mai 2026 au soir

Période du 01/08 au 31/08

Période du 01/10 au 31/10

Période du 01/11 au 30/11

Période du 01/09 au 30/09

Période du 01/12 au 31/12

30 novembre 2026 au soir

30 septembre 2026 au soir

31 décembre 2026 au soir

31 août 2026 au soir

31 octobre 2026 au soir

Conservation des justificatifs papier

Plus besoin de nous transmettre vos justificatifs au format papier. Veuillez toutefois les conserver dans une enveloppe dédiée : ils pourront vous être demandés uniquement en cas de contrôle exceptionnel.

Le service RH est à votre disposition