Introducción
Objetivos
Cierre y evaluación
Contenido
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CAPACITACIÓNOrganización de archivos de gestión de la Universidad Mariana.
INTRODUCCIÓN
INicio
objetivos
objetivo general
Fortalecer la organización y gestión de los archivos de gestión en la Universidad Mariana mediante la aplicación de principios archivísticos, lineamientos técnicos y normativas vigentes, garantizando la preservación, acceso, integridad y trazabilidad de la documentación institucional durante todo su ciclo de vida.
objetivo especificos
- Identificar y aplicar los principios archivísticos fundamentales (procedencia y orden original) en la organización de los documentos institucionales.
- Implementar correctamente la clasificación documental según la Tabla de Retención Documental (TRD), organizando la información en series, subseries y tipos documentales.
- Garantizar el adecuado manejo del ciclo de vida documental, asegurando la correcta transferencia entre archivo de gestión, archivo central y archivo histórico.
- Establecer lineamientos técnicos de producción documental, cumpliendo con estándares de calidad en diseño, materiales y normativas vigentes (ICONTEC, GTC 185, NTC 4436).
- Aplicar criterios de depuración, ordenación y foliación para conformar expedientes organizados, completos y funcionales.
- Diligenciar correctamente el Formato Único de Inventario Documental (FUID) para asegurar el control, seguimiento y recuperación eficiente de la información.
- Promover buenas prácticas de conservación, higiene y seguridad, protegiendo tanto los documentos como la salud del personal responsable.
- Fomentar el compromiso institucional con la gestión documental como herramienta estratégica para la transparencia, rendición de cuentas y preservación de la memoria institucional.
INicio
CONTEnido
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1. Organización de archivos de gestión
2. Aplicación de las tablas de retención documental
INicio
Clasificación de documentos
Caracteristicas principales
¿Que es un documento archivo
¿Qué es el Archivo?
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INicio
contenido
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Archivo de Gestión (Edad 1)
Archivo Central (Edad 2)
Archivo Histórico (Edad 3)
Ciclo de Vida de los Documentos
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Gestión documental
Procesos de la gestión documental
La gestión documental se estructura en procesos interrelacionados que garantizan el
manejo eficiente de la información desde su creación hasta su destino final. Cada proceso
cumple funciones específicas que contribuyen a la integridad, accesibilidad y preservación
del patrimonio documental institucional.
Estos procesos deben ejecutarse de manera sistemática y coordinada, siguiendo las
normativas archivísticas vigentes y los procedimientos institucionales establecidos. La
correcta implementación de cada etapa garantiza la trazabilidad de los documentos y facilita
su recuperación cuando sea necesario.
¿Que es gestión documental
"Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su
origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación"
La gestión documental es un proceso integral que abarca todas las fases del ciclo de vida de los documentos, desde su creación hasta su disposición final. Este conjunto de prácticas
garantiza que la información institucional sea accesible, segura y útil para la toma de decisiones y el cumplimiento de obligaciones legales.
La implementación efectiva de un sistema de gestión documental requiere la participación coordinada de todas las áreas de la institución, el establecimiento de políticas claras, la
asignación de responsabilidades específicas y la capacitación continua del personal. Además, debe estar respaldada por instrumentos archivísticos como las Tablas de Retención
Documental y los manuales de procedimientos.
Ley 594 de 2000. Artículo 3
Producción documental
Generación de DocumentosLa producción documental comprende el origen, creación y diseño de formatos y documentos, conforme al desarrollo de las funciones propias de cada entidad o dependencia de acuerdo a su razón social y sus funciones específicas. Este proceso inicial es fundamental porque determina la
calidad, utilidad y vida útil de los documentos institucionales. La producción debe realizarse siguiendo estándares institucionales que garanticen la uniformidad, legibilidad y durabilidad de los documentos. Esto incluye el uso de papeles adecuados, tintas estables, formatos normalizados y la aplicación de la identidad corporativa en todas las comunicaciones oficiales.
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Para garantizar la identidad corporativa en las comunicaciones oficiales, todos los documentos producidos por la institución
deben cumplir con lineamientos específicos de diseño y presentación. Estos estándares aseguran coherencia visual y facilitan
la identificación inmediata de los documentos institucionales.
Ubicado en la parte superior izquierda, debe incluir el
logotipo institucional, el nombre completo de la
universidad y, opcionalmente, el número de
identificación tributaria (NIT).
Usa esta cara de la tarjeta para dar más información sobre un tema. Focalízate en un concepto. Haz que el aprendizaje y la comunicación sean más eficientes.
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Centrado en la parte inferior. Debe contener la dirección completa, PBX, fax, ciudad, país, sitio web y correo electrónico institucional.
Título
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Encabezado
Pie de página
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Lineamientos de producción documental (2)
Lineamientos de producción documental (1)
Creación y Diseño Institucional
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organización documental
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Investigación Preliminar
Análisis de procesos
Evaluación de almacenamiento
Estructura de clasificación
Principios fundamentales de organización
Protocolo de ordenación y depuración
Tipos de series documentales
Marcación y almacenamiento
Criterios de ordenación de documentos
Fórmula para la Organización: Organización = Clasificación + Ordenación + Descripción
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Para tener organizado nuestro archivo de gestión debemos cumplir rigurosamente con esta fórmula, aplicando cada componente de
manera sistemática y coherente con los principios archivísticos fundamentales.
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Formato unico de inventario documental
Diligenciamiento del FUID
Observaciones y datos complementarios
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Para acceder al formato FUID ingresa al siguiente enlace:
Formato unico
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Manipulación y uso de documentos
Almacenamiento y organización
Higiene y seguridad en el área de trabajo
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recomendaciones
INicio
contenido
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cierre
Compromiso con la Gestión Documental La organización adecuada de los archivos de gestión es una responsabilidad compartida que requiere el compromiso de todo el personal administrativo y académico de la Universidad Mariana. La correcta
aplicación de los principios, procedimientos y recomendaciones presentados en este documento garantiza la preservación del patrimonio documental institucional. La gestión documental no es simplemente una obligación normativa, sino una herramienta estratégica que facilita la toma de decisiones, garantiza la transparencia administrativa, protege los derechos de la
comunidad universitaria y construye la memoria histórica de nuestra institución. Cada documento correctamente organizado, conservado y descrito contribuye a este objetivo común. La Secretaría General y el Archivo Institucional están comprometidos con acompañar, asesorar y apoyar a todas las dependencias en la implementación de estas prácticas archivísticas. El trabajo colaborativo, la
capacitación continua y la aplicación rigurosa de los estándares presentados nos permitirán alcanzar la excelencia en la gestión de nuestra información institucional.
A continuación accede a nuestra evaluación escanea el codigo QR
Secretaría General Archivo Institucional Universidad Mariana Comprometidos con la preservación de nuestra memoria institucional
INicio
contenido
INicio
contenido
¿Que son las tablas de retención documental TRD
Marco Normativo
Ciclo Vital del Documento
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Formato Tabla de Retención Documental Universidad Mariana
aplicaciones de las tablas de retención documental (TRD)
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INicio
contenido
INicio
contenido
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Tabla de Retención Documental
Como leer la Tabla de retención documental
Pasos para la aplicación diaria
Transferencias documentales
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beneficiones y prohibiciones
BENEFICIOS
- Facilitan el manejo de la información
- Contribuyen a la racionalización de la producción documental
- Permiten a la Institución proporcionar un servicio eficaz y eficiente
- Facilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención en ella estipulados
- Garantizan la selección y conservación de los documentos que tienen carácter permanente
- Regulan las transferencias de los documentos en las diferentes fases de archivo
- Sirven de apoyo para la racionalización de los procesos administrativos
- Identifican y reflejan las funciones institucionales
- Permiten identificar los documentos que sirven de apoyo a la gestión administrativa y que por su carácter pueden eliminarse en el archivo de gestión
PROHIBICIONES NO eliminar documentos sin que la TRD lo autorice y sin acta de eliminación. EVITAR el uso de ganchos de clip o materiales que oxiden el papel. MANTENER la foliación continua y sin tachones. RESPETAR el principio de procedencia (no mezclar documentos de distintas oficinas).
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conclusiones
Herramienta dinámica de trabajo
La TRD no es un documento estático ni meramente decorativo; es una herramienta de trabajo diario que debe consultarse constantemente en el ejercicio de nuestras funciones administrativas. Su aplicación sistemática se convierte en un hábito profesional que optimiza nuestra gestión documental.
Prevención de problemas administrativos
Su correcta aplicación evita la acumulación innecesaria de documentos sin valor, los temidos "archivos muertos" que ocupan espacio físico, dificultan las búsquedas y generan costos innecesarios de almacenamiento y mantenimiento para la institución.
Prevención de problemas administrativos
Protección de responsabilidades El cumplimiento de las TRD protege la responsabilidad administrativa y legal de los funcionarios, proporcionando respaldo documental cuando se requiera demostrar la trazabilidad de decisiones, actuaciones o procedimientos institucionales ante entidades de control o auditorías.
"La gestión documental eficiente es responsabilidad de todos. Cada documento bien organizado hoy es tiempo y recursos ahorrados mañana."
La Universidad Mariana cuenta con el respaldo del Archivo Institucional y el Comité de Archivo para resolver cualquier duda o situación particular que se presente en la aplicación de las TRD. No dude en contactarnos para recibir asesoría y acompañamiento en este importante proceso.
INicio
contenido
INicio
contenido
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- ¿Cuál es el problema?
- ¿Qué documentos producimos?
- ¿Cómo los producimos?
- ¿Para qué los producimos?
Análisis de Procesos
Observaciones y Datos ComplementariosRedacción de Observaciones La columna de observaciones es el elemento más importante del FUID para la recuperación eficiente de información. Debe contener detalles específicos que faciliten la
identificación y el estado de los documentos inventariados.
Datos Finales del Formato Oficina productora: Dependencia o área que produjo la documentación inventariada Fecha de recepción: Fecha en la que se realiza la transferencia documental al archivo central Objeto: Especifique si es transferencia primaria, eliminación o control de archivo administrativo Elaborado y entregado por: Nombres completos de las personas responsables del proceso Recibido por: Persona encargada de recepcionar formalmente el FUID y la documentación
Ciclo vital del documento Para aplicar las Tablas de Retención Documental, se debe entender primero en que fase de archivo se encuentra el documento: Archivo de Gestión: Documentación activa, de uso frecuente en las oficinas (Valores primarios). Archivo Central: Documentación de consulta esporádica que aún debe conservarse por ley. Archivo Histórico: Documentos con valor científico, cultural o técnico que se conservan permanentemente.
Formato Único de Inventario Documental El Formato Único de Inventario Documental (FUID) es un instrumento archivístico obligatorio en Colombia, regulado por el Archivo General de la Nación mediante el Acuerdo 038 de
2002. Este formato está diseñado para describir, organizar, controlar y recuperar documentos de forma precisa en sus diferentes etapas del ciclo vital. El FUID es fundamental para procesos de transferencias documentales primarias y secundarias, para la eliminación controlada de documentos que han cumplido su retención, y
para mantener un control sistemático de los fondos documentales en los archivos de gestión, central e histórico. Su correcto diligenciamiento garantiza la trazabilidad completa de
la documentación institucional.
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Lineamientos de Producción Documental
De acuerdo con la NTC 4436, el papel y las tintas deben cumplir con estándares de conservación:Calidad del Papel: Gramaje entre 75 y 90 g/m, libre de ácido y lignina, con un pH entre 7.0 y 8.5.
Composición: Debe fabricarse principalmente con fibras de algodón, pelusa de algodón, cáñamo, lino o una mezcla de estas.
Tintas: Deben ser químicamente estables, insolubles a la humedad, resistentes al cambio de color y no transmitir acidez al papel.
Archivo Histórico (Edad 3)La etapa inactiva representa la fase final del ciclo documental, donde los documentos adquieren un valor permanente para la conservación. En esta fase se resguardan documentos con valor cultural, científico, histórico o administrativo que son esenciales para la memoria colectiva y la investigación académica. El archivo histórico se encarga de la organización, preservación y difusión de estos documentos inactivos, garantizando su accesibilidad para investigadores, estudiantes y ciudadanos interesados en el patrimonio documental. Estos documentos son fundamentales para la construcción de la identidad institucional y nacional, permitiendo comprender la evolución de las organizaciones y la sociedad. Las funciones del archivo histórico incluyen la implementación de técnicas de conservación preventiva, la digitalización para facilitar el acceso sin comprometer la integridad de los originales, y la elaboración de instrumentos descriptivos que permitan la recuperación eficiente de la información. La consulta pública se facilita mediante servicios especializados que equilibran la preservación con el acceso democrático al conocimiento histórico.
Tipos de Series Documentales Dependiendo de su estructura interna y la complejidad de los trámites que documentan, las series documentales pueden clasificarse
en dos tipos principales, cada uno con características y tratamientos archivísticos específicos.
Almacenamiento y Organización
El almacenamiento adecuado es fundamental para garantizar la conservación a largo plazo de los documentos. Las unidades de conservación deben
seleccionarse cuidadosamente considerando el tipo de documentación, su volumen y las condiciones ambientales del depósito.
¿Qué son las Tablas de Retención Documental TRD?
Definición: Es el listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
¿Para qué sirven?
- Facilitan el manejo de la información.
- Garantizan la transparencia y el acceso a la información.
- Regulan las transferencias y eliminaciones de documentos.
- Racionalizan la producción documental.
.
- ¿Cuál es el problema?
- ¿Qué documentos producimos?
- ¿Cómo los producimos?
- ¿Para qué los producimos?
Investigación Preliminar
Manipulación y Uso de Documentos
Clasificación de Documentos Los documentos de archivo se clasifican principalmente por su soporte (físico,
digital, audiovisual), su finalidad administrativa, legal o histórica, y su forma de
organización en series, expedientes o libros. Esta clasificación permite una
gestión eficiente y garantiza la recuperación oportuna de la información. Cada categoría de documentos cumple funciones específicas dentro del sistema
de gestión documental. Los documentos físicos mantienen su relevancia como
soportes originales, mientras que los digitales facilitan el acceso y la distribución.
Los audiovisuales documentan eventos y actividades de manera dinámica. La clasificación adecuada es fundamental para establecer los tiempos de
retención, determinar el valor de cada documento y aplicar las políticas de
conservación o eliminación correspondientes. Son evidencias únicas de
actividades institucionales que garantizan la transparencia, la rendición de
cuentas y la preservación de la memoria organizacional.
Pasos para la aplicación diaria
1. Identificación y Clasificación: Al recibir o producir un documento, identifique a qué Serie pertenece según la TRD de su oficina.
2. Organización: Cree carpetas respetando el nombre de la serie. Ordene los documentos cronológicamente colocando el documento mas antiguo arriba y el mas reciente de ultimo. 3. Foliación: Numere las hojas en la esquina superior derecha para asegurar la integridad del expediente.
Protocolo de ordenación y depuración Para garantizar que la ordenación de la información sea exitosa y eficiente, es fundamental seguir un protocolo riguroso al conformar expedientes. El primer paso crítico es la limpieza y depuración de documentos.
Limpieza y Depuración: ¿Qué NO Archivar? Antes de incorporar documentos a la carpeta definitiva, debe retirarse todo material que no tenga valor administrativo, legal o probatorio permanente. Esta selección evita el archivo innecesario y facilita consultas posteriores.
Almacenamiento y Organización Fundamentos Legales: Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos): Establece las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado y entidades privadas con funciones públicas. Acuerdo 004 de 2013 (AGN): Por el cual se reglamentan los procedimientos para la elaboración, evaluación, aprobación e implementación de las TRD. Acuerdo 002 de 2014 (AGN): Establece los criterios para la creación, conformación, organización y control de los expedientes de archivo. Normas Internas: Acuerdo 029 de 2011 (Consejo Directivo): Crea el Comité de Archivo de la Universidad Mariana. Acuerdo 022 de 2012( Consejo Directivo): Aprobó el Reglamento de Archivo y correspondencia de la Universidad Mariana. Acuerdo 006 de 2016 ( Consejo Directivo): Aprueban las TRD como instrumento para la organización de los Archivos de Gestión de la Universidad Mariana Acta 001 de 2023 (Comité de Archivo): Aprueban la actualización de las Tablas de Retención Documental de la Universidad Mariana.
¿Qué es un Documento de Archivo? Un documento de archivo es cualquier testimonio material, ya sea físico o electrónico, producido o recibido por una persona o entidad en el ejercicio
de sus funciones. Se conserva como evidencia, prueba o fuente de información sobre actividades administrativas, legales o de gestión realizadas. Estos documentos son únicos, auténticos y reflejan hechos concretos de la gestión administrativa de una institución. Entre los ejemplos más
comunes se encuentran actas, expedientes, contratos, resoluciones, correspondencia oficial y registros contables. Cada uno de ellos documenta
decisiones, transacciones o procesos que son esenciales para la transparencia institucional. La importancia de los documentos de archivo radica en su función probatoria y en su capacidad para reconstruir la historia institucional. Son
fundamentales para garantizar los derechos de las personas, facilitar auditorías, respaldar procesos judiciales y preservar la memoria colectiva. Su
correcta gestión asegura que la información esté disponible cuando se necesite, protegiendo tanto a la institución como a los ciudadanos.
¿Cuándo pasar documentos al Archivo Central?
- Cuando se cumpla el tiempo de retención estipulado en la columna "Archivo de Gestión".
- Siguiendo el Cronograma de Transferencias de la entidad.
- Acompañado siempre del FUID (Formato Único de Inventario Documental).
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Higiene y Seguridad en el Área de TrabajoEl mantenimiento de condiciones higiénicas y de seguridad en las áreas de archivo es fundamental para garantizar la conservación de los documentos y
proteger la salud del personal que los manipula. Estas medidas preventivas deben aplicarse sistemáticamente.
Diligenciamiento del FUID Información de Cabecera y Columnas Técnicas El diligenciamiento del Formato Único de Inventario Documental requiere precisión y conocimiento de los conceptos archivísticos. A continuación se detallan
los pasos para su correcta cumplimentación.
Archivo de Gestión (Edad 1)La primera etapa del ciclo vital documental es la fase activa, donde los documentos se encuentran en consulta constante para trámites administrativos, legales o financieros. Estos documentos son esenciales para las operaciones diarias de la institución y requieren acceso inmediato y frecuente. Los documentos en esta fase están situados físicamente en las oficinas productoras, donde la responsabilidad de su custodia recae en el jefe de cada dependencia. Este funcionario debe garantizar la correcta organización, conservación y acceso controlado a la documentación bajo su cargo, asegurando que los documentos estén disponibles para las actividades cotidianas. El periodo de permanencia en el archivo de gestión es generalmente corto, oscilando entre uno y dos años según lo establecido en la Tabla de Retención Documental. Una vez cumplido este plazo y finalizados los trámites correspondientes, los documentos deben ser evaluados para su transferencia al archivo central, siguiendo los procedimientos institucionales establecidos.
- ¿Cómo los almacenamos?
- ¿Cuánto tiempo los conservamos?
- ¿Qué instrumentos utilizamos?
Evaluación de Almacenamiento
Lineamientos de Producción Documental
Lineamientos de Producción Documental
Para la elaboración de comunicaciones oficiales se deben seguir criterios técnicos
específicos que garanticen la calidad, legibilidad y durabilidad de los documentos
producidos. Estos lineamientos se basan en normas nacionales e internacionales de
gestión documental. Establecer los márgenes institucionales definidos y determinar si la impresión
será a una cara o a doble cara, según el tipo de documento y su destino Se recomienda el uso de la tipografía Arial en tamaño 11 a 12 puntos para
garantizar la legibilidad óptima tanto en pantalla como en formato impreso
La creación de cartas, memorandos y oficios debe alinearse estrictamente con
los manuales internos institucionales, las normas ICONTEC vigentes y la Guía
Técnica Colombiana 185 (GTC-185)
El cumplimiento de estos lineamientos asegura documentos profesionales,
uniformes y conformes con los estándares nacionales de calidad documental.
Criterios de Ordenación de Documentos
Una vez seleccionados los documentos que sí tienen valor legal, administrativo o probatorio (originales firmados, antecedentes y soportes de decisiones), proceda con los siguientes criterios de ordenación sistemática. Sistemas de Orden
Clasifique los documentos por orden cronológico, numérico consecutivo o
alfabético, según la naturaleza específica de la serie documental y las necesidades
de consulta.
Secuencia Cronológica
El documento con la fecha más antigua debe ser el primero que se vea al abrir la
carpeta (al frente), y el de fecha más reciente debe ser el último (al fondo). Esta
secuencia refleja la evolución natural del trámite.
Archivo Central (Edad 2) En la etapa semiactiva, los documentos han sido transferidos desde los archivos de gestión y su consulta es esporádica, aunque aún conservan valores secundarios de
carácter administrativo, legal, fiscal o contable. Esta fase representa una transición crítica en el ciclo vital del documento. El archivo central actúa como una fase intermedia, resguardando aquellos documentos que ya no son necesarios para las operaciones diarias pero que deben
conservarse por razones legales, normativas o de rendición de cuentas. Durante este periodo, los documentos permanecen bajo custodia centralizada, organizados según criterios archivísticos establecidos. La permanencia en el archivo central varía según la tipología documental y los plazos establecidos en las Tablas de Retención Documental. Al finalizar este periodo, los documentos son evaluados para determinar su destino final: eliminación controlada si han cumplido su ciclo, o transferencia al archivo histórico si poseen valor patrimonial o cultural que justifique su conservación permanente.
Marcación y Almacenamiento de Carpetas La marcación correcta de las carpetas institucionales es fundamental para la identificación rápida y la recuperación eficiente de la información. Cada carpeta debe llevar una etiqueta normalizada que contenga todos los datos esenciales para su localización.
Contenido de la Etiqueta
La etiqueta debe ubicarse en la solapa de la carpeta (esquina superior derecha) e incluir obligatoriamente los siguientes elementos
- Nombre de la dependencia productora del documento
- Serie o asunto documental específico
- Año o fechas extremas de los documentos contenidos
- Número total de folios que contiene la carpeta
- Consecutivo de carpeta dentro de la serie
Estructura de Clasificación De acuerdo con la Tabla de Retención Documental (TRD), instrumento archivístico esencial en la gestión documental colombiana, los documentos se agrupan
en categorías jerárquicas que facilitan su organización, recuperación y control. Esta estructura permite identificar claramente cada tipo de información y
aplicar los tratamientos archivísticos correspondientes.
Esta estructura jerárquica permite organizar grandes volúmenes de información de manera lógica y facilita la aplicación de los tiempos de retención,
valoración y disposición final establecidos normativamente.
Gestión documental
Universidad Mariana
Created on February 17, 2026
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Introducción
Objetivos
Cierre y evaluación
Contenido
Haz clic sobre cada ícono para ver mas información
CAPACITACIÓNOrganización de archivos de gestión de la Universidad Mariana.
INTRODUCCIÓN
INicio
objetivos
objetivo general
Fortalecer la organización y gestión de los archivos de gestión en la Universidad Mariana mediante la aplicación de principios archivísticos, lineamientos técnicos y normativas vigentes, garantizando la preservación, acceso, integridad y trazabilidad de la documentación institucional durante todo su ciclo de vida.
objetivo especificos
INicio
CONTEnido
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1. Organización de archivos de gestión
2. Aplicación de las tablas de retención documental
INicio
Clasificación de documentos
Caracteristicas principales
¿Que es un documento archivo
¿Qué es el Archivo?
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contenido
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Archivo Central (Edad 2)
Archivo Histórico (Edad 3)
Ciclo de Vida de los Documentos
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Gestión documental
Procesos de la gestión documental
La gestión documental se estructura en procesos interrelacionados que garantizan el manejo eficiente de la información desde su creación hasta su destino final. Cada proceso cumple funciones específicas que contribuyen a la integridad, accesibilidad y preservación del patrimonio documental institucional.
Estos procesos deben ejecutarse de manera sistemática y coordinada, siguiendo las normativas archivísticas vigentes y los procedimientos institucionales establecidos. La correcta implementación de cada etapa garantiza la trazabilidad de los documentos y facilita su recuperación cuando sea necesario.
¿Que es gestión documental
"Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación"
La gestión documental es un proceso integral que abarca todas las fases del ciclo de vida de los documentos, desde su creación hasta su disposición final. Este conjunto de prácticas garantiza que la información institucional sea accesible, segura y útil para la toma de decisiones y el cumplimiento de obligaciones legales. La implementación efectiva de un sistema de gestión documental requiere la participación coordinada de todas las áreas de la institución, el establecimiento de políticas claras, la asignación de responsabilidades específicas y la capacitación continua del personal. Además, debe estar respaldada por instrumentos archivísticos como las Tablas de Retención Documental y los manuales de procedimientos.
Ley 594 de 2000. Artículo 3
Producción documental
Generación de DocumentosLa producción documental comprende el origen, creación y diseño de formatos y documentos, conforme al desarrollo de las funciones propias de cada entidad o dependencia de acuerdo a su razón social y sus funciones específicas. Este proceso inicial es fundamental porque determina la calidad, utilidad y vida útil de los documentos institucionales. La producción debe realizarse siguiendo estándares institucionales que garanticen la uniformidad, legibilidad y durabilidad de los documentos. Esto incluye el uso de papeles adecuados, tintas estables, formatos normalizados y la aplicación de la identidad corporativa en todas las comunicaciones oficiales.
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Encabezado
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Lineamientos de producción documental (2)
Lineamientos de producción documental (1)
Creación y Diseño Institucional
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organización documental
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Investigación Preliminar
Análisis de procesos
Evaluación de almacenamiento
Estructura de clasificación
Principios fundamentales de organización
Protocolo de ordenación y depuración
Tipos de series documentales
Marcación y almacenamiento
Criterios de ordenación de documentos
Fórmula para la Organización: Organización = Clasificación + Ordenación + Descripción
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Para tener organizado nuestro archivo de gestión debemos cumplir rigurosamente con esta fórmula, aplicando cada componente de manera sistemática y coherente con los principios archivísticos fundamentales.
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Diligenciamiento del FUID
Observaciones y datos complementarios
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Manipulación y uso de documentos
Almacenamiento y organización
Higiene y seguridad en el área de trabajo
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recomendaciones
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Compromiso con la Gestión Documental La organización adecuada de los archivos de gestión es una responsabilidad compartida que requiere el compromiso de todo el personal administrativo y académico de la Universidad Mariana. La correcta aplicación de los principios, procedimientos y recomendaciones presentados en este documento garantiza la preservación del patrimonio documental institucional. La gestión documental no es simplemente una obligación normativa, sino una herramienta estratégica que facilita la toma de decisiones, garantiza la transparencia administrativa, protege los derechos de la comunidad universitaria y construye la memoria histórica de nuestra institución. Cada documento correctamente organizado, conservado y descrito contribuye a este objetivo común. La Secretaría General y el Archivo Institucional están comprometidos con acompañar, asesorar y apoyar a todas las dependencias en la implementación de estas prácticas archivísticas. El trabajo colaborativo, la capacitación continua y la aplicación rigurosa de los estándares presentados nos permitirán alcanzar la excelencia en la gestión de nuestra información institucional.
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Secretaría General Archivo Institucional Universidad Mariana Comprometidos con la preservación de nuestra memoria institucional
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¿Que son las tablas de retención documental TRD
Marco Normativo
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Formato Tabla de Retención Documental Universidad Mariana
aplicaciones de las tablas de retención documental (TRD)
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Tabla de Retención Documental
Como leer la Tabla de retención documental
Pasos para la aplicación diaria
Transferencias documentales
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beneficiones y prohibiciones
BENEFICIOS
PROHIBICIONES NO eliminar documentos sin que la TRD lo autorice y sin acta de eliminación. EVITAR el uso de ganchos de clip o materiales que oxiden el papel. MANTENER la foliación continua y sin tachones. RESPETAR el principio de procedencia (no mezclar documentos de distintas oficinas).
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conclusiones
Herramienta dinámica de trabajo La TRD no es un documento estático ni meramente decorativo; es una herramienta de trabajo diario que debe consultarse constantemente en el ejercicio de nuestras funciones administrativas. Su aplicación sistemática se convierte en un hábito profesional que optimiza nuestra gestión documental.
Prevención de problemas administrativos Su correcta aplicación evita la acumulación innecesaria de documentos sin valor, los temidos "archivos muertos" que ocupan espacio físico, dificultan las búsquedas y generan costos innecesarios de almacenamiento y mantenimiento para la institución.
Prevención de problemas administrativos Protección de responsabilidades El cumplimiento de las TRD protege la responsabilidad administrativa y legal de los funcionarios, proporcionando respaldo documental cuando se requiera demostrar la trazabilidad de decisiones, actuaciones o procedimientos institucionales ante entidades de control o auditorías.
"La gestión documental eficiente es responsabilidad de todos. Cada documento bien organizado hoy es tiempo y recursos ahorrados mañana." La Universidad Mariana cuenta con el respaldo del Archivo Institucional y el Comité de Archivo para resolver cualquier duda o situación particular que se presente en la aplicación de las TRD. No dude en contactarnos para recibir asesoría y acompañamiento en este importante proceso.
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Análisis de Procesos
Observaciones y Datos ComplementariosRedacción de Observaciones La columna de observaciones es el elemento más importante del FUID para la recuperación eficiente de información. Debe contener detalles específicos que faciliten la identificación y el estado de los documentos inventariados.
Datos Finales del Formato Oficina productora: Dependencia o área que produjo la documentación inventariada Fecha de recepción: Fecha en la que se realiza la transferencia documental al archivo central Objeto: Especifique si es transferencia primaria, eliminación o control de archivo administrativo Elaborado y entregado por: Nombres completos de las personas responsables del proceso Recibido por: Persona encargada de recepcionar formalmente el FUID y la documentación
Ciclo vital del documento Para aplicar las Tablas de Retención Documental, se debe entender primero en que fase de archivo se encuentra el documento: Archivo de Gestión: Documentación activa, de uso frecuente en las oficinas (Valores primarios). Archivo Central: Documentación de consulta esporádica que aún debe conservarse por ley. Archivo Histórico: Documentos con valor científico, cultural o técnico que se conservan permanentemente.
Formato Único de Inventario Documental El Formato Único de Inventario Documental (FUID) es un instrumento archivístico obligatorio en Colombia, regulado por el Archivo General de la Nación mediante el Acuerdo 038 de 2002. Este formato está diseñado para describir, organizar, controlar y recuperar documentos de forma precisa en sus diferentes etapas del ciclo vital. El FUID es fundamental para procesos de transferencias documentales primarias y secundarias, para la eliminación controlada de documentos que han cumplido su retención, y para mantener un control sistemático de los fondos documentales en los archivos de gestión, central e histórico. Su correcto diligenciamiento garantiza la trazabilidad completa de la documentación institucional.
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Lineamientos de Producción Documental
De acuerdo con la NTC 4436, el papel y las tintas deben cumplir con estándares de conservación:Calidad del Papel: Gramaje entre 75 y 90 g/m, libre de ácido y lignina, con un pH entre 7.0 y 8.5. Composición: Debe fabricarse principalmente con fibras de algodón, pelusa de algodón, cáñamo, lino o una mezcla de estas. Tintas: Deben ser químicamente estables, insolubles a la humedad, resistentes al cambio de color y no transmitir acidez al papel.
Archivo Histórico (Edad 3)La etapa inactiva representa la fase final del ciclo documental, donde los documentos adquieren un valor permanente para la conservación. En esta fase se resguardan documentos con valor cultural, científico, histórico o administrativo que son esenciales para la memoria colectiva y la investigación académica. El archivo histórico se encarga de la organización, preservación y difusión de estos documentos inactivos, garantizando su accesibilidad para investigadores, estudiantes y ciudadanos interesados en el patrimonio documental. Estos documentos son fundamentales para la construcción de la identidad institucional y nacional, permitiendo comprender la evolución de las organizaciones y la sociedad. Las funciones del archivo histórico incluyen la implementación de técnicas de conservación preventiva, la digitalización para facilitar el acceso sin comprometer la integridad de los originales, y la elaboración de instrumentos descriptivos que permitan la recuperación eficiente de la información. La consulta pública se facilita mediante servicios especializados que equilibran la preservación con el acceso democrático al conocimiento histórico.
Tipos de Series Documentales Dependiendo de su estructura interna y la complejidad de los trámites que documentan, las series documentales pueden clasificarse en dos tipos principales, cada uno con características y tratamientos archivísticos específicos.
Almacenamiento y Organización
El almacenamiento adecuado es fundamental para garantizar la conservación a largo plazo de los documentos. Las unidades de conservación deben seleccionarse cuidadosamente considerando el tipo de documentación, su volumen y las condiciones ambientales del depósito.
¿Qué son las Tablas de Retención Documental TRD?
Definición: Es el listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. ¿Para qué sirven?
- Facilitan el manejo de la información.
- Garantizan la transparencia y el acceso a la información.
- Regulan las transferencias y eliminaciones de documentos.
- Racionalizan la producción documental.
.Investigación Preliminar
Manipulación y Uso de Documentos
Clasificación de Documentos Los documentos de archivo se clasifican principalmente por su soporte (físico, digital, audiovisual), su finalidad administrativa, legal o histórica, y su forma de organización en series, expedientes o libros. Esta clasificación permite una gestión eficiente y garantiza la recuperación oportuna de la información. Cada categoría de documentos cumple funciones específicas dentro del sistema de gestión documental. Los documentos físicos mantienen su relevancia como soportes originales, mientras que los digitales facilitan el acceso y la distribución. Los audiovisuales documentan eventos y actividades de manera dinámica. La clasificación adecuada es fundamental para establecer los tiempos de retención, determinar el valor de cada documento y aplicar las políticas de conservación o eliminación correspondientes. Son evidencias únicas de actividades institucionales que garantizan la transparencia, la rendición de cuentas y la preservación de la memoria organizacional.
Pasos para la aplicación diaria
1. Identificación y Clasificación: Al recibir o producir un documento, identifique a qué Serie pertenece según la TRD de su oficina. 2. Organización: Cree carpetas respetando el nombre de la serie. Ordene los documentos cronológicamente colocando el documento mas antiguo arriba y el mas reciente de ultimo. 3. Foliación: Numere las hojas en la esquina superior derecha para asegurar la integridad del expediente.
Protocolo de ordenación y depuración Para garantizar que la ordenación de la información sea exitosa y eficiente, es fundamental seguir un protocolo riguroso al conformar expedientes. El primer paso crítico es la limpieza y depuración de documentos. Limpieza y Depuración: ¿Qué NO Archivar? Antes de incorporar documentos a la carpeta definitiva, debe retirarse todo material que no tenga valor administrativo, legal o probatorio permanente. Esta selección evita el archivo innecesario y facilita consultas posteriores.
Almacenamiento y Organización Fundamentos Legales: Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos): Establece las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado y entidades privadas con funciones públicas. Acuerdo 004 de 2013 (AGN): Por el cual se reglamentan los procedimientos para la elaboración, evaluación, aprobación e implementación de las TRD. Acuerdo 002 de 2014 (AGN): Establece los criterios para la creación, conformación, organización y control de los expedientes de archivo. Normas Internas: Acuerdo 029 de 2011 (Consejo Directivo): Crea el Comité de Archivo de la Universidad Mariana. Acuerdo 022 de 2012( Consejo Directivo): Aprobó el Reglamento de Archivo y correspondencia de la Universidad Mariana. Acuerdo 006 de 2016 ( Consejo Directivo): Aprueban las TRD como instrumento para la organización de los Archivos de Gestión de la Universidad Mariana Acta 001 de 2023 (Comité de Archivo): Aprueban la actualización de las Tablas de Retención Documental de la Universidad Mariana.
¿Qué es un Documento de Archivo? Un documento de archivo es cualquier testimonio material, ya sea físico o electrónico, producido o recibido por una persona o entidad en el ejercicio de sus funciones. Se conserva como evidencia, prueba o fuente de información sobre actividades administrativas, legales o de gestión realizadas. Estos documentos son únicos, auténticos y reflejan hechos concretos de la gestión administrativa de una institución. Entre los ejemplos más comunes se encuentran actas, expedientes, contratos, resoluciones, correspondencia oficial y registros contables. Cada uno de ellos documenta decisiones, transacciones o procesos que son esenciales para la transparencia institucional. La importancia de los documentos de archivo radica en su función probatoria y en su capacidad para reconstruir la historia institucional. Son fundamentales para garantizar los derechos de las personas, facilitar auditorías, respaldar procesos judiciales y preservar la memoria colectiva. Su correcta gestión asegura que la información esté disponible cuando se necesite, protegiendo tanto a la institución como a los ciudadanos.
¿Cuándo pasar documentos al Archivo Central?
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Higiene y Seguridad en el Área de TrabajoEl mantenimiento de condiciones higiénicas y de seguridad en las áreas de archivo es fundamental para garantizar la conservación de los documentos y proteger la salud del personal que los manipula. Estas medidas preventivas deben aplicarse sistemáticamente.
Diligenciamiento del FUID Información de Cabecera y Columnas Técnicas El diligenciamiento del Formato Único de Inventario Documental requiere precisión y conocimiento de los conceptos archivísticos. A continuación se detallan los pasos para su correcta cumplimentación.
Archivo de Gestión (Edad 1)La primera etapa del ciclo vital documental es la fase activa, donde los documentos se encuentran en consulta constante para trámites administrativos, legales o financieros. Estos documentos son esenciales para las operaciones diarias de la institución y requieren acceso inmediato y frecuente. Los documentos en esta fase están situados físicamente en las oficinas productoras, donde la responsabilidad de su custodia recae en el jefe de cada dependencia. Este funcionario debe garantizar la correcta organización, conservación y acceso controlado a la documentación bajo su cargo, asegurando que los documentos estén disponibles para las actividades cotidianas. El periodo de permanencia en el archivo de gestión es generalmente corto, oscilando entre uno y dos años según lo establecido en la Tabla de Retención Documental. Una vez cumplido este plazo y finalizados los trámites correspondientes, los documentos deben ser evaluados para su transferencia al archivo central, siguiendo los procedimientos institucionales establecidos.
Evaluación de Almacenamiento
Lineamientos de Producción Documental
Lineamientos de Producción Documental Para la elaboración de comunicaciones oficiales se deben seguir criterios técnicos específicos que garanticen la calidad, legibilidad y durabilidad de los documentos producidos. Estos lineamientos se basan en normas nacionales e internacionales de gestión documental. Establecer los márgenes institucionales definidos y determinar si la impresión será a una cara o a doble cara, según el tipo de documento y su destino Se recomienda el uso de la tipografía Arial en tamaño 11 a 12 puntos para garantizar la legibilidad óptima tanto en pantalla como en formato impreso La creación de cartas, memorandos y oficios debe alinearse estrictamente con los manuales internos institucionales, las normas ICONTEC vigentes y la Guía Técnica Colombiana 185 (GTC-185) El cumplimiento de estos lineamientos asegura documentos profesionales, uniformes y conformes con los estándares nacionales de calidad documental.
Criterios de Ordenación de Documentos Una vez seleccionados los documentos que sí tienen valor legal, administrativo o probatorio (originales firmados, antecedentes y soportes de decisiones), proceda con los siguientes criterios de ordenación sistemática. Sistemas de Orden Clasifique los documentos por orden cronológico, numérico consecutivo o alfabético, según la naturaleza específica de la serie documental y las necesidades de consulta. Secuencia Cronológica El documento con la fecha más antigua debe ser el primero que se vea al abrir la carpeta (al frente), y el de fecha más reciente debe ser el último (al fondo). Esta secuencia refleja la evolución natural del trámite.
Archivo Central (Edad 2) En la etapa semiactiva, los documentos han sido transferidos desde los archivos de gestión y su consulta es esporádica, aunque aún conservan valores secundarios de carácter administrativo, legal, fiscal o contable. Esta fase representa una transición crítica en el ciclo vital del documento. El archivo central actúa como una fase intermedia, resguardando aquellos documentos que ya no son necesarios para las operaciones diarias pero que deben conservarse por razones legales, normativas o de rendición de cuentas. Durante este periodo, los documentos permanecen bajo custodia centralizada, organizados según criterios archivísticos establecidos. La permanencia en el archivo central varía según la tipología documental y los plazos establecidos en las Tablas de Retención Documental. Al finalizar este periodo, los documentos son evaluados para determinar su destino final: eliminación controlada si han cumplido su ciclo, o transferencia al archivo histórico si poseen valor patrimonial o cultural que justifique su conservación permanente.
Marcación y Almacenamiento de Carpetas La marcación correcta de las carpetas institucionales es fundamental para la identificación rápida y la recuperación eficiente de la información. Cada carpeta debe llevar una etiqueta normalizada que contenga todos los datos esenciales para su localización. Contenido de la Etiqueta La etiqueta debe ubicarse en la solapa de la carpeta (esquina superior derecha) e incluir obligatoriamente los siguientes elementos
Estructura de Clasificación De acuerdo con la Tabla de Retención Documental (TRD), instrumento archivístico esencial en la gestión documental colombiana, los documentos se agrupan en categorías jerárquicas que facilitan su organización, recuperación y control. Esta estructura permite identificar claramente cada tipo de información y aplicar los tratamientos archivísticos correspondientes.
Esta estructura jerárquica permite organizar grandes volúmenes de información de manera lógica y facilita la aplicación de los tiempos de retención, valoración y disposición final establecidos normativamente.