Fases para la preparaciòn de una reunión exitosa

fases para la preparaciòn de una reunión exitosa

iMPORTANCIA DE LA PREPARACIÓN:

Las reuniones hay que prepararlas. Antes de la reunión hemos de saber si esta es necesaria o si vamos a lograr los objetivos propuestos. Hemos de tener en cuenta una serie de aspectos fundamentales a la hora de preparar una reunión

índice

OBJETIVOS Y MOTIVOS

PREPARAR MATERIAL Y DOCUMENTACIÓN

REALIZAR CONVOCATORIA

CREAR BUEN CLIMA

Objetivos y motivos de la reunión

La determinación del objetivo de la reunión debe indicarse en la convocatoria con claridad y precisión. Los objetivos han de estar reflejados en la orden del día y la determinación de las personas que deben asistir.

Preparar material y documentación para la reunión

La sala en la que se va a celebrar la reunión, los recursos materiales que se necesitan, las características del ambiente.

Realizar la convocatoria en tiempo oportuno

Preparar la convocatoria con tiempo suficiente. Esta debe incluir: o Fecha, lugar y hora. o Duración. o Orden del día (tema de la reunión). o Documentación con datos, problemas y propuestas. Todo lo que pueda ser analizado y estudiado por las personas que van a asistir.

Ayudar a crear una buena atmósfera y dinámica grupal.

Considerar los factores del entorno físico y del entorno psicosocial (o personal). Debemos cuidar el espacio donde se va a desarrollar la reunión, disponiendo de todo lo que nos pueda hacer falta. En cuanto al entorno psicosocial, se pretende conseguir un ambiente cordial y amigable. Es imprescindible que haya una adecuación entre las dimensiones del local y el tamaño del grupo.

“Las reuniones eficaces no ocurren por casualidad: se planifican antes, se gestionan con método y se evalúan después.”

-John Adair, Effective Leadership

GRACIAS

MARÍA RODRÍGUEZ PRIETO 2º CFGS INTEGRACIÓN SOCIAL - ESCUELA SAMU CURSO 2025/2026