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Gestión de derechos y solicitudes de las personas usuarias

Implementación de medidas técnicas y organizativas adecuadas

Obtención del consentimiento informado y explícito

Evaluación previa y análisis de riesgos

Registro y documentación de las actividades de tratamiento

Transparencia mediante políticas de privacidad claras y accesibles

Supervisión y auditoría continua del cumplimiento

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La información sobre la captación y tratamiento de datos debe estar plasmada en políticas de privacidad fácilmente accesibles y redactadas en lenguaje claro y sencillo. Estas políticas deben incluir:
  • Identificación del responsable del tratamiento.
  • Finalidades específicas del tratamiento.
  • Base legal para el tratamiento.
  • Destinatarios o categorías de destinatarios de los datos.
  • Plazo de conservación de los datos.
  • Derechos de acceso, rectificación, supresión, limitación, portabilidad y oposición.
  • Procedimientos para ejercer dichos derechos.
  • Información sobre la posibilidad de presentar reclamaciones ante la autoridad de control.
La accesibilidad y claridad de estas políticas fomentan la confianza y el cumplimiento normativo.

3. Transparencia mediante políticas de privacidad claras y accesibles

Antes de iniciar cualquier acción de captación de datos, es imprescindible realizar una evaluación de impacto en la protección de datos (EIPD). Esta evaluación consiste en identificar y analizar los riesgos que la actividad de captación puede suponer para los derechos y libertades de las personas usuarias. La EIPD debe incluir:
  • Descripción detallada del tratamiento de datos previsto.
  • Evaluación de la necesidad y proporcionalidad del tratamiento respecto a los fines perseguidos.
  • Identificación de riesgos potenciales para la privacidad.
  • Medidas previstas para mitigar dichos riesgos.
Este procedimiento permite anticipar posibles incumplimientos y diseñar estrategias para minimizarlos, garantizando una captación responsable y segura.

1. Evaluación previa y análisis de riesgos

El RGPD establece que la captación de datos personales debe basarse en un consentimiento libre, específico, informado e inequívoco por parte de la persona usuaria. Para ello, se deben implementar mecanismos claros y accesibles que permitan:
  • Informar de manera comprensible sobre la finalidad del tratamiento, los datos que se recogen, la identidad del responsable y los derechos de la persona.
  • Facilitar la aceptación activa mediante acciones afirmativas (por ejemplo, marcar casillas no preseleccionadas).
  • Permitir la retirada del consentimiento en cualquier momento con la misma facilidad con la que fue otorgado.
El consentimiento no puede ser tácito ni condicionado a la prestación de un servicio salvo que sea estrictamente necesario para la finalidad principal.

2. Obtención del consentimiento informado y explícito

Es necesario establecer procedimientos de supervisión continua para verificar que las acciones de captación cumplen con la normativa vigente. Esto incluye:
  • Auditorías internas y externas periódicas.
  • Revisión de formularios, consentimientos y políticas de privacidad.
  • Control de la correcta implementación técnica de herramientas de captación.
  • Actualización de procedimientos conforme a cambios normativos o tecnológicos.
La supervisión proactiva permite detectar y corregir desviaciones a tiempo.

6. Supervisión y auditoría continua del cumplimiento

El RGPD obliga a mantener un registro de las actividades de tratamiento que incluya información sobre la captación de datos. Este registro debe contener:
  • Finalidades del tratamiento.
  • Categorías de personas y datos tratados.
  • Destinatarios de los datos.
  • Plazos de conservación.
  • Descripción de las medidas de seguridad aplicadas.
La documentación facilita la supervisión interna y la demostración del cumplimiento ante la autoridad de control.

5. Registro y documentación de las actividades de tratamiento

Para garantizar la seguridad de los datos captados, deben adoptarse medidas técnicas y organizativas que protejan la información frente a accesos no autorizados, pérdida o alteración. Entre estas medidas destacan:
  • Cifrado de datos en tránsito y en reposo.
  • Control de accesos mediante autenticación y autorización.
  • Auditorías y registros de acceso.
  • Formación continua del personal en materia de protección de datos.
  • Protocolos de respuesta ante incidentes de seguridad.
Estas medidas deben revisarse y actualizarse periódicamente para adaptarse a nuevas amenazas y tecnologías.

4. Implementación de medidas técnicas y organizativas adecuadas

Se deben establecer canales accesibles y eficaces para que las personas usuarias puedan ejercer sus derechos en relación con sus datos personales. Esto implica:
  • Procedimientos claros para la recepción, tramitación y respuesta a solicitudes de acceso, rectificación, supresión, limitación, portabilidad y oposición.
  • Plazos legales para la respuesta (generalmente un mes).
  • Registro de todas las solicitudes y acciones realizadas.
Una gestión adecuada de estos derechos es un indicador clave del cumplimiento normativo.

7. Gestión de derechos y solicitudes de las personas usuarias