Guide d'utilisation à destination des utilsateurs Alcon

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SOMMAIRE

LES TIPS/ASTUCES

SE CONNECTER A TUCANIA

Tout savoir sur les Workflows

LES CONTRATS DE PDS

Tout savoir sur les Logos

LES CONTRATS DE PARTENARIAT

Tout savoir sur les e-mails

LES EVENEMENTS MERES

LES EVENEMENTS FILLES

LES EVENEMENTS SANS HOSPITALITES

SOMMAIRE

SE CONNECTER A TUCANIA

LES ETAPES D’UN DOSSIER EN AUTORISATION

LES ETAPES D’UN DOSSIER EN RECOMMANDATION

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• Pour les collaborateurs ayant rejoint Alcon après le 1er octobre 2025 :Veuillez informer la compliance champion ou le service Legal & Compliance en amont afin d’anticiper la création de votre accès.

• Connexion SSO à venir

• Changement du mot de passe tous les 3 mois

• Contact du support Tucania :
• support@tucania.com
• 0145637800

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Tous les utilisateurs Alcon n’ont pas les mêmes droits et accès sur Tucania.

LES ETAPES D’UN DOSSIERREGIME DE RECOMMANDATION/DECLARATION

-21 jours maximum

FAIRE SIGNER LES CONTRATS (déclaration) – Compliance Champion

A SOUMETTRE AUX AUTORITES (déclaration) - L&C

TIME OUT POUR SOUMISSION AUX AUTORITES (déclaration) - L&C

CREATION – Compliance Champion

A VALIDER N+1 ET L&C

Slide 10 à 12

Slide 5 à 11

Slide 14 à 18

Slide 19

Slide 19

A VERIFIER POUR PUBLICATION – L&C

SAISIE DES FRAIS REELS

TIME OUT POUR PUBLICATION

EVENEMENT / CONTRAT EN COURS

EN COURS D'EXAMEN PAR LES AUTORITES (déclaration)

LES ETAPES D’UN DOSSIERREGIME D’AUTORISATION

-90 jours maximum

EN COURS D'EXAMEN PAR LES AUTORITES (autorisation)

A SOUMETTRE AUX AUTORITES (déclaration) - L&C

TIME OUT POUR SOUMISSION AUX AUTORITES (déclaration) - L&C

CREATION – Compliance Champion

A VALIDER N+1 ET L&C

Slide

Slide

Slide

Slide

Slide

A VERIFIER POUR PUBLICATION – L&C

SAISIE DES FRAIS REELS

TIME OUT POUR PUBLICATION

EVENEMENT / CONTRAT EN COURS

FAIRE SIGNER LES CONTRATS (autorisation) – Compliance Champion

CREATION – Compliance Champion

A VALIDER N+1 ET L&C

1- CREER LE DOSSIER

L'initiateur est la personne à l'origine de la demande. Une fois l'initiateur ajouté, son N+1 apparait automatiquement (l'initiateur et le N+1 peuvent parfois être la même personne). L'Approbateur est la personne qui va signer le contrat.

Créer le Dossier

Le statut se saisi automatiquement, il n’est pas nécessaire d’y toucher à ce stade

Voir slide 8 pour ajouter documents (préférable de les ajouter une fois le contrat crée)

Rattacher ou créer un évènement lorsque c’est possible – Par exemple, lors d’un contrat pour une formation sur site, ou d’un board en cliquant sur « évènement virtuel ». Pour les contrats PDS "sans évènement" : Prestations de conseil par exemple, ce n’est pas une étape obligatoire

Puis valider.

CREATION – Compliance Champion

A VALIDER N+1 ET L&C

1- CREER LE DOSSIER 1.1 - Rattacher un evenement si possible

Rattacher ou créer un évènement lorsque c’est possible – Par exemple, lors d’un contrat pour une formation sur site, ou d’un board ou d'une location de stand Pour les contrats PDS "sans évènement" : Prestations de conseil par exemple, ce n’est pas une étape obligatoire

CREATION – Compliance Champion

A VALIDER N+1 ET L&C

2- CREER LE CONTRAT

Le dossier est créé. Il faut désormais créer le Contrat : … > Ajouter une convention > Contrat de Prestation de service PDS

CREATION – Compliance Champion

A VALIDER N+1 ET L&C

2- CREER LE CONTRAT – AFFECTER L'EVENEMENT LIE AU CONTRAT (si possible)

Creer un evenment est utile dans Tucania si vous souhaitez avoir une meilleure visibilté dans vos apperçus, et aussi utile pour les contrat "one shot".

Cliquer su rahouter l'evenement

Pour affecter le PDS : Tapper son nom : s'il est déjà connu de l'annuaire interne, le sélectionner puis cliquer sur « Affecter ». S'il n'est pas connu de l'annuaire interne, le rechercher sur l'annuaire externe (Annuaire santé) en tappant son RPPS, son nom et prénom).

Ne pas toucher au statut (il se changera automatiquement en fonction des actions liées au contrat)

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10

CREATION – Compliance Champion

A VALIDER N+1 ET L&C

2- CREER LE CONTRAT 2.2 - AFFECTER LE PDS

Remplir les informations liées au PDS :

Pour affecter le PDS :

1. Inscrire son nom, prénom ou RPPS : s'il est déjà connu de l'annuaire interne, le sélectionner puis cliquer sur « Affecter ».
2. S'il n'est pas connu de l'annuaire interne, le rechercher sur l'annuaire santé en tapant son RPPS, son nom ou son prénom).

Attention, si vous ne trouvez pas de PDS dans l'annuaire santé, merci de vérifier si l'information   transmise par le délégué est correcte. Notamment l'orthographe du prénom ou du nom.

Affecter le PDS concerné en cliquant sur ajouter

Ne pas toucher au statut (il se changera automatiquement en fonction des actions liées au contrat)

NB : Si le PDS n'est ni connu de l'annuaire interne ni de l'annuaire santé (le plus souvent le cas des opticiens ou orthoptistes qui n’ont pas de RPPS), vous pouvez créer sa fiche directement ici. Attention à bien vérifier qu’il ne soit pas étudiant.

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2 - CREER LE CONTRAT 2.3 - Dates et missions

A VALIDER N+1 ET L&C

CREATION – Compliance Champion

Inscrire les missions prévues dans le contrat (si elles sont connues au stade la création) - Vous permet de créer une feuille de route du contrat et apporte une meilleure visibilité pour tous les utilisateurs Tucania (Compliance champions, valideurs, L&C) Attention, ce que vous inscrirez ici apparaitra dans la NH (que vous pourrez tout de même modifier de manière manuelle par la suite – voir slides N°..)

Ajoutez les dates de début et fin du contrat

Vérifier que les informations liées à l'URSSAF soient remplies (sinon cela ne ressortira pas au contrat). Si ce n’est pas rempli, il faut compléter la fiche du PDS en ajoutant son numéro. Vous pouvez d'ailleurs envoyer une Collecte d’informations URSSAF au PDS concerné via les Workflows. Dans tous les cas, il faut cocher la case URSAFF, car c'est d'ici que le taux minimal du 19% apparait (pour obtenir la rémunération nette de charge et de cotisations sociales)

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2 - CREER LE CONTRAT 2.4 - Rémunération et hospitalité

CREATION – Compliance Champion

A VALIDER N+1 ET L&C

Toujours vérifier que la case 19% apparait, si elle n'apparait pas, c'est que la case URSAFF n'a pas été cochée. (voir slide précédente). Pour remédier à ça : il faut cocher la case Urssaf, enregistrer, actualiser et remodifier en cliquer sur stylo en haut à droite.

Commentaire facultatif, l'ajouter si vous souhaitez plus de visibilité dans votre dossier

Dans "Montant unitaire", ajoutez la rémunération brute Pour rappel, la rémunération d'un PDS est ainsi calculée -> Rémunération brute – taux minimal de 19% Pour un PDS (non-Professeur) :

• 200 € -19 % = 162 € net 

Pour un Professeur :

• En reco 246,91 € - 19 % = 199.99 € net (arrondi à 200€ dans le contrat)
• En auto 250 € - 19 % = 202.5 € net

Attention à ne pas se tromper entre Déclaration ou Autorisation : cela conditionne les montants et commentaires inscrits par défaut pour chaque type d'avantage. Pour rappel, les montants configurés sont des montants maximums pour les contrats annuels dont la visibilité de l'année n'est pas encore connue au stade de la création du dossier. Il y a aussi des avantages dits "ARS" pour les nons-médecins (exemple d'un contrat de Prestation de Services avec un orthoptiste). Vous pouvez bien évidemment modifier ces montants si l'hospitalité précise est connue. Par exemple, pour un contrat à l'AEC dont on est certain que le PDS déjeunera à la cantine, vous pouvez effacer le commentaire par défaut et inscrire un montant à 20 €

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2 - CREER LE CONTRAT 2.4 - Ajouter les documents

CREATION – Compliance Champion

A VALIDER N+1 ET L&C

Ce bouton sert à supprimer l'onglet si le document n'est pas necessaire

Ajoutez les documents ici (toujours dans le Contrat) : Attention, il faut veiller à remplir les documents dans les bons onglets car cela conditionne les documents envoyés via les Workflows et aux ordres lors de la soumission).

Ne rien ajouter ici, ces deux documents s'ajouteront automatiquement

Ajouter ACA si nécessaire

Ne rien ajouter ici,  s'ajoutera automatiquement

Ajouter ACA Doyen si Professeur

Ne rien ajouter ici,  s'ajoutera automatiquement

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2 - CREER LE CONTRAT 2.4 - Editer le projet de contrat

CREATION – Compliance Champion

A VALIDER N+1 ET L&C

Une fois toutes les informations remplies, il faut éditer le projet de contrat, il s’agit de la dernière étape à réaliser avant envoi pour validation. A chaque modification, il faut veiller à éditer un projet de contrat : en effet, dans Tucania, le projet de contrat ne se change pas automatiquement si une modification est effectuée dans le dossier. Ce n’est pas rétroactif.

Pour éditer un contrat PDS : … > Documents > Editer > Contrat HCP > Projet de Contrat de prestation de service

Une fois le projet édité, une fenêtre verte s’affiche en haut de l’écran et le projet de contrat s’affiche directement dans les documents (dans l'onglet Projet de Contrat)

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2 - CREER LE CONTRAT 2.5 - Envoyer le contrat en validation

CREATION – Compliance Champion

A VALIDER N+1 ET L&C

Une fois que tout est correctement rempli, il faut absolument cliquer sur « Replanifier » (sert à mettre le processus à jour - Cela permet d’avoir en tête les dates clés du processus). Des dates apparaissent à côté de chaque phase et vous indiquent qu'à cette date précise, vous devez être sorti de la phase

• Maintenant, le dossier est prêt pour quitter l’étape création et aller à l’étape « A valider N+1 et Legal & Compliance » .

Pour cela, il faut cliquer sur l’étape et cliquer sur continuer. Un workflow se lance pour que le N+1 le valide, avec un mail qui lui est automatiquement adressé pour le prévenir

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Il y a 2 manières possibles pour se rendre dans ses Workflows de validation

3 - LA VALIDATION DU CONTRAT 3.1 - La validation du N+1 – Se rendre dans les Workflows

A VALIDER N+1 ET L&C

FAIRE SIGNER LES CONTRATS (déclaration) – Compliance Champion

CREATION – Compliance Champion

Une fois l’étape A valider N+1 et L&C activée par la Compliance Champion, le N+1 doit valider le dossier dans ses Worfklows. Un mail de Alcon@compliant-relations.org lui est automatiquement envoyé pour le notifier qu’il faut valider avec comme objet Dossier « nom du dossier » prêt pour validation manager. ​

Cliquer directement sur « Mes Workflows en attente » sur le mail reçu : cela emmènera directement le valideur à se connecter à Tucania et à valider ses Workflows

Se connecter à Tucania (Tucania, lean compliance) cliquer sur son nom en haut à droite et cliquer sur Mes Workflows.

OU

3 - LA VALIDATION DU CONTRAT 3.2 - La validation du N+1 – Valider et justifier

CREATION – Compliance Champion

FAIRE SIGNER LES CONTRATS (déclaration) – Compliance Champion

A VALIDER N+1 ET L&C

Comment Valider et Justifier sur Tucania ?

2) Confirmez et ajoutez votre justification (écrire quelque chose est obligatoire pour pouvoir valider).

• Pour les evenements : 

Cliquez sur la petite flèche bleue   puis écrivez "Oui" ou "Oui, je confirme"

• Pour les contrats :

Cliquez sur la petite flèche bleue   puis inscrire la justification du choix du recours à ce PDS (comme dans Atrium).

1) Cliquez sur le nom du dossier pour vérifier les informations dans Tucania

Pour refuser : Cliquez sur la croix rouge   et inscrire le motif de refus (Dossier finalement non mis en oeuvre et à supprimer, erreur de date.. etc).

Votre justification s'implémentera automatiquement dans les commentaires du Dossier.

Un workflow de validation expire au bout de 10 jours.

3 - LA VALIDATION DU CONTRAT 3.3 - La validation de L&C – Valider et justifier

CREATION – Compliance Champion

FAIRE SIGNER LES CONTRATS (déclaration) – Compliance Champion

A VALIDER N+1 ET L&C

SLIDE RESERVEE A L&CVALIDATION L&C + RENVOI DU DOSSIER A LA COMPLIANCE CHAMPIONNE POUR SIGNATURE

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CREATION – Compliance Champion

FAIRE SIGNER LES CONTRATS (déclaration) – Compliance Champion

A VALIDER N+1 ET L&C

LA JUSTIFICATION DU N+1

Une nouvelle fonctionnalité est en cours de développement chez TUCANIA :

• Les N+1 pourront prochainement justifier la tenue du contrat directement via la validation des dossiers dans l’outil.

En attendant cette évolution :

• Le N+1 doit justifier la tenue du contrat (de la même manière que dans ATRIUM) en répondant au mail de demande de validation avec la compliance championne + L&C en copie (compliance.france@alcon.com ou diana.chermak@alcon.com).
• La Compliance Championne devra ensuite intégrer cette réponse (en pdf) dans les documents du dossier, en la nommant « Justification N+1 ».

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CREATION – Compliance Champion

FAIRE SIGNER LES CONTRATS (déclaration) – Compliance Champion

A VALIDER N+1 ET L&C

LA VALIDATION ET JUSTIFICATION DU N+1

Comment Valider et Justifier sur Tucania ?

---> Cette Justification s'applique à tous les valideurs Tucania (N+1)

1) Cliquer sur le Nom du dossier pour vérifier les informations dans Tucania

2) Confirmez et ajoutez votre justification (écrire quelque chose est obligatoire pour pouvoir valider). Pour les evenements :   -> Cliquez sur la petite flèche bleue puis écrivez "Oui" ou "Oui, je confirme" Pour les contrats : En plus de confirmer que le dossier est conformes a la LEA, vous devez inscrire la justirication du chix du recours à ce PDS (comme dans notre ancien logiciel Atroium).

4- LA SIGNATURE DU CONTRAT 4.1 Envoyer le contrat en signature

FAIRE SIGNER LES CONTRATS (déclaration) – Compliance Champion

A VALIDER N+1 ET L&C

CREATION – Compliance Champion

Cette phase signifie que la validation a bien été effectuée par le N+1 et L&C. Dans cette phase, la compliance championne doit envoyer le Workflow de signature pour faire signer le contrat.

PROCESS pour envoyer le Worfklow de signature :  … > Workflow > Signature contrat d'expert

Ici, le logo bleu signifie qu'une PJ est prise en compte

NB : S'il y a une ACA (et qu'elle est correctement  ajoutée dans les documents liés au contrat), elle sera automatiquement rattachée au contrat qui va être envoyé en signature.

*Nom du signataire ALCON du Contrat*

*Nom du Professionnel de Santé*

Ce message informatif s'affiche, cliquer sur Oui si vous avez bien vérifié que les annexes correspondants à votre dossier ont bien été ajoutées.

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4- LA SIGNATURE DU CONTRAT 4.2 - La signature de l'Approbateur (signataire Alcon)

FAIRE SIGNER LES CONTRATS (déclaration) – Compliance Champion

CREATION – Compliance Champion

A VALIDER N+1 ET L&C

​ Une fois le Workflow de signature déclenché par la Compliance Champion, l'Approbateur (signataire) doit signer le contrat via sa page Worfklows. Un mail de Alcon@compliant-relations.org lui est automatiquement envoyé pour le notifier qu’il faut signer avec comme objet Contrat / Convention * XXX * pour signature. ​ Il y a 2 manières possibles pour signer le contrat :​

Se connecter directement à Tucania (Tucania, lean compliance) cliquer sur son nom en haut à droite, cliquer sur Mes Workflows.

OU

Le signataire clique sur Mes Workflow dans le mail reçu et se connecte sur Tucania

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4- LA SIGNATURE DU CONTRAT 4.2 - La signature de l'Approbateur (signataire Alcon)

FAIRE SIGNER LES CONTRATS (déclaration) – Compliance Champion

A VALIDER N+1 ET L&C

CREATION – Compliance Champion

Une fois que l'Approbateur (Signataire) est dans ses Workflows, il pourra visualiser les informations globales liés au contrat (Nom du PDS, Montant du Contrat global, visualiser le contrat en PDF et se rendre sur le dossier si besoin et signer

Pour signer directement, il suffit de cliquer sur la flèche bleue à droite.

Si l'Approbateur (Signataire Alcon) souhaite examiner le détail du contrat, il peut cliquer sur la flèche bleue déroulante et cliquer sur le logo bleu, ce qui téléchargera le Projet de contrat en PDF.

Une fois le contrat signé validé par l'Approbateur, il est automatiquement envoyé au PDS pour qu'il signe à son tour

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4- LA SIGNATURE DU CONTRAT 4.3 - La signature du PDS

FAIRE SIGNER LES CONTRATS (déclaration) – Compliance Champion

A VALIDER N+1 ET L&C

A SOUMETTRE AUX AUTORITES (déclaration) - L&C

CREATION – Compliance Champion

Après la signature de l’approbateur, le PDS reçoit automatiquement un mail pour signer son contrat (compliance championne en copie).

Etape 2 : en cliquant sur « signature », le PDS atterrit directement sur une page lui permettant de visualiser sa convention

Etape 1 : Le PDS doit cliquer sur « Signature »

Etape 3 : Le PDS coche la case « J’ai lu et j’accepte (…) », inscrit son numéro de téléphone et reçoit un code qu’il devra ajouter. L’inscription de ce code le fait automatiquement signer.

Etape 4 : Le PDS reçoit dans les 2 minutes qui suivent un mail avec une confirmation de signature et son contrat signé par les deux parties en PJ. La compliance champion est également en copie de ce mail

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4- LA SIGNATURE DU CONTRAT 4.3 - La signature du PDS

FAIRE SIGNER LES CONTRATS (déclaration) – Compliance Champion

A VALIDER N+1 ET L&C

A SOUMETTRE AUX AUTORITES (déclaration) - L&C

CREATION – Compliance Champion

Après la signature de l’approbateur, le PDS reçoit automatiquement un mail pour signer son contrat (compliance championne en copie).

Le contrat signé est automatiquement intégré dans Tucania, la compliance champion n’a pas besoin de télécharger le contrat reçu par mail, le logiciel s’en occupe.

FAIRE SIGNER LES CONTRATS (déclaration) – Compliance Champion

A SOUMETTRE AUX AUTORITES (déclaration) - L&C

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A SOUMETTRE AUX AUTORITES (déclaration) - L&C

FAIRE SIGNER LES CONTRATS (déclaration) – Compliance Champion

A VALIDER N+1 ET L&C

CREATION – Compliance Champion

TIME OUT POUR SOUMISSION AUX AUTORITES (déclaration) - L&C

Si le dossier n'est pas en phase "A soumettre aux autorités - L&C" à -21 jours avant le début du Contrat : il passe en time out (à 21h). Un mail est envoyé à la compliance championne, au N+1 et à L&C pour informer du Time Out. Lorsqu'un dossier passe en Time out, il appartient à la compliance championne OU à son N+1 de justifier les raisons pour lesquelles le dossier n'a pas été transmis dans les délais recquis (ACA non reçue, validation du N+1 manquante, contrat annulé etc.). Cette justification doit être tracée dans tucania : soit en intégrant dans le volet document une copie d'un mail justificatif ou soit par un commentaire de la compliance championne. LA CASE TIME OUT DOIT ETRE LEVEE UNIQUEMENT PAR L&C APRES JUSTIFICATION

Après la signature du contrat par les deux parties, la compliance championne doit envoyer le dossier à L&C pour soumission auprès des Ordres en activant la phase "A soumettre aux autorités (déclaration) - L&C

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A SOUMETTRE AUX AUTORITES (déclaration) - L&C

TIME OUT POUR SOUMISSION AUX AUTORITES (déclaration) - L&C

FAIRE SIGNER LES CONTRATS (déclaration) – Compliance Champion

A VALIDER N+1 ET L&C

CREATION – Compliance Champion

EN COURS D'EXAMEN PAR LES AUTORITES

SLIDE RESERVEE A L&C

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A SOUMETTRE AUX AUTORITES (déclaration) - L&C

TIME OUT POUR SOUMISSION AUX AUTORITES (déclaration) - L&C

EVENEMENT / CONTRAT EN COURS

FAIRE SIGNER LES CONTRATS (déclaration) – Compliance Champion

A VALIDER N+1 ET L&C

CREATION – Compliance Champion

EN COURS D'EXAMEN PAR LES AUTORITES

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8 – LA SAISIE DES FRAIS REELS  8.1 - EDITER ET MODIFER LA NOTE D'HONORAIRE

SAISIE DES FRAIS REELS

TIME OUT POUR PUBLICATION

A VERIFIER POUR PUBLICATION – L&C

Etape 1 : A partir du Dossier, s'assurer de bien être dans la partie réservée au Contrat

Etape 2 : Télécharger le draft de la note d’honoraire au format Word qui se trouve dans l’onglet document dans « Draft d’honoraire/notes de debit"

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8 – LA SAISIE DES FRAIS REELS  8.1 - EDITER ET MODIFER LA NOTE D'HONORAIRE

SAISIE DES FRAIS REELS

TIME OUT POUR PUBLICATION

A VERIFIER POUR PUBLICATION – L&C

Etape 3 : Ouvrir le draft et le modifier a la main (Modifier les heures, la nature de la prestation etc).

Vérifiez les informations du PDS

Ajoutez l'objet de la rémunération

Modifier le temps de prépa et réalisation

Modifier le montant à régler

Une fois la NH modifiée, enregistrez la en PDF la renommant pour la retrouver plus facilement

Etape 4 : TRES IMPORTANT Remplacer le draft tucania par ce fichier renommé

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8 – LA SAISIE DES FRAIS REELS  8.2 - ENVOYER LA NH EN SIGNATURE

FAIRE SIGNER LES CONTRATS (déclaration) – Compliance Champion

A VALIDER N+1 ET L&C

CREATION – Compliance Champion

Une fois la NH modifiée, la compliance championne doit envoyer le Workflow de signature pour faire signer la NH

PROCESS pour envoyer le Worfklow de signature de la NH :  … > Workflow > Signature note d'honoraire expert

Ici, le logo bleu signifie qu'une PJ est prise en compte : CLIQUER DESSUS POUR VERIFIER QUE LE FICHIER QUE VOUS ETES SUR LE POINT D'ENVOYER EST CORRECT

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8 – LA SAISIE DES FRAIS REELS  8.3 - MAIL

FAIRE SIGNER LES CONTRATS (déclaration) – Compliance Champion

A VALIDER N+1 ET L&C

CREATION – Compliance Champion

Un mail est automatiquement envoyé pour que le PDS signe sa NH

Le process de signature est identique à celui des contrats.

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8 – LA SAISIE DES FRAIS REELS  8.4 - AJOUTER LA PRESTATION

TIME OUT POUR PUBLICATION

SAISIE DES FRAIS REELS

A VERIFIER POUR PUBLICATION – L&C

Toujours via le Contrat, cliquer sur "Ajouter Prestation"

Description de la prestation

Ajoutez un descriptif de la prestation (recommandé pour s'y retrouver parmi toutes les prestations que vous allez créer par la suite)

Nombre d'heure relatif à la prestation

Ajouter les justificatifs des Prestations (photo board, e-mail de remerciement etc conformément à la FMV).

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8 – LA SAISIE DES FRAIS REELS  8.5 - AJOUTER LE PAIEMENT

TIME OUT POUR PUBLICATION

SAISIE DES FRAIS REELS

A VERIFIER POUR PUBLICATION – L&C

CLIQUER SUR OUI POUR AJOUTER LE PAIEMENT

Ajouter la NH signée en format PDF correspondante à la prestation (implémentée automatiquement dans le dossier ou dans vos mails)

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Puis valider

8 – LA SAISIE DES FRAIS REELS  8.6 - ENVOYER LE DOSSIER EN PUBLICATION

TIME OUT POUR PUBLICATION

SAISIE DES FRAIS REELS

A VERIFIER POUR PUBLICATION – L&C

Pour info : Le time out publication est programmé pour se déclencher 5 mois après la fin du contrat

Une fois toutes les Prestations et paiements ajoutés : cliquer sur la phase "A vérifier en publication

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LES TIPS TUCANIA

Logo de prédéclaration  Logo de signature de la convention

Les statuts : validé, refusé..

L'expiration d'un Workflow

Le reportings des Workflows

Le s tips

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CREATION – Compliance Champion

A VALIDER N+1 ET L&C

FAIRE SIGNER LES CONTRATS (déclaration) – Compliance Champion

A SOUMETTRE AUX AUTORITES (déclaration) - L&C

TIME OUT POUR SOUMISSION AUX AUTORITES (déclaration) - L&C

EN COURS D'EXAMEN PAR LES AUTORITES

EVENEMENT / CONTRAT EN COURS

SAISIE DES FRAIS REELS

A VERIFIER POUR PUBLICATION – L&C

TIME OUT POUR PUBLICATION

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CREATION – Compliance Champion

A VALIDER N+1 ET L&C

1- CREER LE DOSSIER

L'initiateur est la personne à l'origine de la demande. Une fois l'initiateur ajouté, son N+1 apparait automatiquement (l'initiateur et le N+1 peuvent parfois être la même personne). L'Approbateur est la personne qui va signer le contrat.

Créer le Dossier

Le statut se saisi automatiquement, il n’est pas nécessaire d’y toucher à ce stade

Voir slide 8 pour ajouter documents (préférable de les ajouter une fois le contrat crée)

Rattacher ou créer un évènement lorsque c’est possible – Par exemple, lors d’un contrat pour une formation sur site, ou d’un board en cliquant sur « évènement virtuel ». Pour les contrats PDS "sans évènement" : Prestations de conseil par exemple, ce n’est pas une étape obligatoire

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Puis valider.

CREER UN PDS MANUELLEMENT

Important : le rattachement à l'ordre : ne pazs confondre CNOM et AUCUN

Bien cliquer sur "ACA requise" si une ACA est nécessaire

Inscripiton ordre pharmacien s(sections)

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CREER UNE ASSO/UNE AGENCE MANUELLEMENT

Attention à bien renomer

41

LES LOGOS DANS TUCANIA

Ce logo signifie que la convention* a été signée

Ce logo signifie que la convention a été pré-déclaré

Ce logo signifie que la convention a été déclaré

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* Convention ou Contrat

CREATION – Compliance Champion

A VALIDER N+1 ET L&C

1- CREER LE DOSSIER   1.1 - Location de stand