Copia - PORTAL DE OPERACIONES

PORTAL DE OPERACIONES

11

10

12

13

14

Portal de Operaciones

Envío de incidencias, sugerencias y solicitud de permisos del Portal del Tutor

Wiki

IMPORTANTE: guarda en favoritos el link de procedimientos de Solicitudes.

10

11

Otros: Tarjeta ECTS

Una Tarjeta de ECTS consiste en la cancelación de asignaturas por créditos, con el objetivo de generar un documento en PDF (Tarjeta) por el coste de los créditos educativos que el estudiante pagó y se matriculó. Con esto, se gestionan las solicitudes de estudiantes a los que se les ha presentado una situación excepcional o sobrevenida, que cambia las condiciones de su vida, comparando su situación personal del momento en el que se matriculó con la situación inesperada que le fuerza a pedirnos ayuda y reducirle la carga de asignaturas. Se refiere a la solicitud de aplazamiento de asignaturas, para que el alumno pueda matricularlas en el próximo periodo académico o convocatoria de su estudio. Un alumno no solicita esto desde su campus virtual, en este caso, es el Mentor-UNIR quien escucha la situación y consulta con su Jefe de Equipo directo si es posible solicitar esto, teniendo en cuenta la situación del alumno. Si se ve viable se procederá con la solicitud a través del Portal del Tutor. Dicha tarjeta de créditos será aceptada o rechazada por parte del Gerente de Facultad y en caso de aceptación será expedida por parte de Secretaría. Le llegará un correo al alumno con un PDF. La caducidad de la tarjeta es de 18 meses.

Cómo realizar la solicitud de Tarjeta ECTS

Cómo queda reflejada esta solicitud en el alumno

Menu Seguimiento

Envío de códigos promocionales

Cuando termina un curso, los estudiantes que tienen asignaturas pendientes entran en período de rematriculación o renovación de matrícula. Aquí, cada Mentor-UNIR recibe orientaciones sobre el procedimiento a seguir según la Facultad y el estudio a rematricular. . La herramienta Envío códigos promocionales se utiliza para enviar un enlace al estudiante que ya ha decidido renovar su matrícula y también nos ha comentado las condiciones de pago correspondientes.

1. Cómo buscar el precio base

2. CP estudiantes Nacionales

3. CP estudiantes Internacionales

4. CP estudios a 2 años

5. Cómo enviar un CP

Mis etiquetas

En Etiquetas tenemos que completar la siguiente información, para que se puedan automatizar correctamente las publicaciones del Cronograma:1. Teléfono de mentorías y nuestra extensión personal. 2. Nuestra firma indicando nombre y apellido, y la extensión. 3. Género, y nuestro nombre y apellido. 4. Le damos a Guardar.

Acciones de terceros - Inspector

El inspector tiene triple funcionalidad ya que nos notifica de los avisos que nosotros dejamos a la persona que sustituimos, de los mensajes que nos deja la persona que nos sustituye y las llamadas que nos entran del ACD de referencia:1. Borde azul: acciones realizadas por el mentor que nos sustituye. 2. Borde mostaza: acciones realizadas a estudiantes cuyo mentor estamos sustituyendo. 3. Flecha roja: acciones de llamadas llegadas por el ACD de referencia. 4. Tintado rojo: muestran las líneas sin leer, una vez que lo cerramos se marcan como leidas y quedan en fondo blanco. 5. Filtros y búsqueda textual. 6. Sí pulsamos en el nombre del alumno/Estudio, se abre la ficha del estudiante. 7. Aparece el icono de comentario en las llamadas, y podemos acceder al resumen de la misma.

Avisos Centralita

Muestra las llamadas y citas sin leer, así como el histórico de llamadas.AVISOS:1. Tintado rojo: elementos sin leer. Una vez leídos, se mantiene en esta vista hasta el día siguiente, en la que pasan a la pestaña histórico. Durante el día en curso se siguen mostrando, pero en fondo blanco. 2. Si pulsamos en el nombre del estudiante, se abre su ficha. 3. Motivo: apareece el motivo de la cita o texto del mensaje que han dejado en el buzón de voz. 4. Aparecerá este icono si el estudiante tiene más de un estudio activo como mentor. Les aparecerá el aviso a todos los mentores. 5. Filtros y búsqueda textual. 6. Pestaña de histórico. HISTÓRICO: 1. Listado de las llamadas y citas. 2. Filtro de ripo: citas y/o llamadas. 3. Filtro de rango de fecha.

Cursos a mentorizar

Para abrir los LOTES de estudiantes y acceder a la información de cada uno, debes dar clic sobre el icono con líneas azules. Cuando das clic en la tipología se abre una nueva pestaña de color negro y allí encuentras tus grupos/lotes.

Para ver la lista de alumnos (Control de ciclos de contacto), debes hacer clic sobre el lote que corresponde. Estas columnas nos permiten ver información importante, así como también personalizar información de cada alumno.

Aspectos a tener en cuenta en una sustitución

Ejemplos plantillas sustitución

Planificador

El Planificador es una herramienta de gestión del trabajo, que organiza de manera automática las llamadas salientes / citas / llamadas de rematrículas que debemos hacer en nuestra semana, por lo cual, nos indica el día y la hora en la que podemos llamar al estudiante para estar al día con nuestro trabajo y el cumplimiento de los ciclos de mentoría.

Con los siguientes vídeos tendrás una idea más clara de la utilidad de la herramienta del Planificador:

Recomendaciones

¡RETO!

Información Planificador

Información Planificador

Información Planificador

LOTES - Control de Ciclos de Contacto

10

12

11

13

17

16

14

15

34

22

30

21

18

31

29

24

33

32

28

27

26

25

23

20

19

LOTE inicio campaña de rematrícula

LOTE inicio campaña de rematrícula

A continuación explicamos los iconos y columnas que aparecerán en el Lote de seguimiento cuando comienza la campaña de rematriculación.

Ejemplo pasos envío SMS a Lote

Envío y respuesta WhatsApp

Cuando damos clic en este icono, podemos abrir una vista parecida a la de WhatsApp Web y desde aquí iniciar conversaciones individuales o responder mensajes de estudiantes que nos han escrito:

Es importante tener en cuenta las indicaciones del Cronograma acerca de los mensajes a enviar por esta aplicación y también las respuestas que debemos dar a los estudiantes, porque nuestra prioridad será el contacto telefónico con ellos.

Ejemplo pasos envío WhatsApp a Lote

Pasos envío Email a Lote

1. Mismos filtros que se encuentran en WhatsApp y SMS. 2. Puedes escoger a qué tipo de correo enviar tu mensaje: al correo personal del alumno o el correo de Office 365 de Comunidad Unir. 3. Permite la edición de las direcciones de email. 4. Permite la previsualización del email antes de su envío. 5. Etiquetas que se incluyen en el mensaje para obtener datos de cada alumno. 6. Escribes el cuerpo del mensaje a enviar. 7. Envías a tus estudiantes.

Ejemplo visión email que se envía

Signos que aparecen al lado del nombre

Si aparece este símbolo significa que es el cumpleaños de nuestro estudiante. Debemos llamarle para felicitarle. En el caso que no nos atienda le enviaremos una tarjeta de felicitación a su mail personal. La felicitación, la tenemos ubicada en el Cronograma - Sección

Si nos consta el símbolo de la R rosa significa que el Mentor-UNIR del alumno que tuvo el curso anterior, cuando lo rematriculó nos dejó una anotación importante con respecto al estudiante. Si clicamos encima del símbolo podremos acceder al comentario.

Si nos consta el símbolo de estrella nos quiere decir que si, por ejemplo, el curso académico ha comenzado el día 9 de septiembre, este alumno aún no constaba en nuestro Lote y se ha incorporado durante las semanas introductorias, antes del inicio de la docencia. De esta manera nos alertará para remitirle el videomensaje, correo de bienvenida y llamarle.

Si se presenta el símbolo de BE azul, nos quiere decir que es alumno con Beca Empleado, por lo que es un compañero que trabaja en UNIR, puede que en el mismo Departamento u otro.

Si se presenta el símbolo de CUA azul, nos indica que el alumno está matriculado del Curso Universitario Avanzado del Máster que está realizado. Sería un curso especialista a parte de la titulación.

Si se presenta una N roja nos quiere decir que el alumno es nuevo en la Universidad en ese estudio, y anteriormente no ha estudiado nada con nosotros. Debemos priorizar su contacto.

Si se presenta el símbolo de PUA azul, nos indica que el alumno está matriculado del Programa Universitario Avanzado del Máster que va a realizar. Adelanta una asignatura antes de comenzar el Máster y si la supera se le reconocería en el expediente.

Identifica a los estudiantes que están cursando el Complemento de Formación en el mismo año que el estudio oficial.

Si aparece una bola del mundo nos indica que es un alumno LATAM, de Latino América.

Personales

Para poder ingresar al apartado de Personales del estudiante, debemos acceder al nombre del estudiante, allí podemos ver todos los datos personales del alumno e información muy útil para nuestro trabajo diario.

Administrativos

En la sección de Administrativos nos encontraremos aspectos relevantes de la matrícula, de la solicitud de reconocimientos, y las solicitudes de títulos y otros certificados.

Reconocimiento de créditos

En esta casilla puedes verificar si tu alumno ha realizado solicitud de reconocimiento de créditos. Puedes validar las observaciones del proceso y el estado del mismo.

Gestión de cambios de plan

En este apartado puedes validar si el plan de estudios que está cursando el alumno está en un proceso de adaptación a un plan nuevo o no. Si estas mentorizando un Lote que está en plan antiguo, en cada renovación de matrícula que haga el estudiante, y previo a la realización de la misma, tendremos que remitirme el plan de adaptación para que lo rechace o acepte.

Ver Plan de Adaptación Personalizado

Desde esta sección podremos ver el Plan de adaptación personalizado del estudiante, en el que nos aparece por un lado el resumen de créditos pendientes en el plan antiguo (columna izquierda) y resumen de créditos pendientes si decide adaptarse al nuevo plan de estudios (columna derecha). También veremos la relación de las asignaturas pendientes en un plan u otro.

Para enviar el estudio de adaptación al alumno tendremos que dar al siguiente icono

Perfil de abandono del estudiante

En esta columna tenemos la posibilidad de revisar la previsión de baja del estudiante. También, contamos con una encuesta que los estudiantes diligencian en la semana 0 de su estudio, algo que nos permite tener más información al momento de realizar las mentorías. Luego, tenemos el Guión perfil, que permite diligenciar una ficha de caracterización de cada alumno. Adicional, cuando damos clic en el perfil de cada estudiante, un enlace nos dirigirá a la ficha del alumno y a una pestaña llamada Plan de carrera, cuyas opciones permite ofrecer al alumno matricularse en otros estudios para continuar con su formación.

También podemos acceder a esta sección a través de la columna del muñequito, sección de Perfil.

Inscripción exámenes online

Cuando los alumnos inscriben sus exámenes en modalidad online, debes estar muy pendiente a los "Requisitos Exámenes Online". Todo ello lo podremos revisar desde la columna "Ex".

Pasos que debe realizar el estudiante: 1. Realizar Registro. 2. Descargar e instalar la herramienta Smowl. 3. Realizar por completo la prueba de conectividad. 4. Revisar en el tablón de exámenes la colocación correcta de la cámara externa una vez que nosotros la validemos.

Pasos que debe realizar el Mentor-UNIR: 1. En las llamadas de seguimiento, ir verificando con el alumno la inscripción de sus exámenes online: registro y prueba de conectividad.2. Validar las imágenes de la cámara externa del estudiante.

Inscripción exámenes online

PRUEBA DE CONECTIVIDAD

REGISTRO

No se ha hecho el registro

Registro hecho, pendiente de validación

Realizada por completo

No realizada

Registro hecho y verificado

VISUALIZACIÓN ESTADO EXAMEN POR ALUMNO

Ha hecho la inscripción a los exámenes en modalidad online. Le falta hacer el registro y la prueba de conectividad.

Ha completado todos los pasos correctamente para realizar sus exámenes online: inscripción, registro y prueba de conectividad completa.

Ha hecho la inscripción a los exámenes en modalidad online, y el registro. Ha comenzado a realizar la prueba de conectividad pero no la ha concluido.

Ha hecho la inscripción a los exámenes en modalidad online, y el registro. Le falta hacer la prueba de conectividad.

Inscripción exámenes presencial

Cuando los alumnos inscriben sus exámenes en modalidad presencial, podemos revisar en la columna de "Ex" los horarios de inscripción, ciudad dónde se presentan y sede/hotel al que tienen que acudir.

¿Qué necesita llevar el estudiante a sus exámenes presenciales?- DNI/NIE/Célula de identidad/Pasaporte. - Formulario de inscripción impreso (justificante). - Bolígrafo negro o azul. - Cinta correctora. - Antelación de 30 minutos. - Material que tengan permitido para realizar el exámen según asignatura.

*NOTA IMPORTANTE: el hotel/sede de los exámenes se publicará con unos días de antelación al cierre del formulario. 30 días previos a los exámenes.

Ciclo Actual

Para ingresar a la ficha de cada uno de nuestros estudiantes tendremos que dirigirnos a la columna identificada con el icono El número que aparece al frente de cada estudiante en esta columna nos indica cuántas acciones, diferentes a una mentoría, hemos añadido en el ciclo de mentorías actual. Cada vez que añadimos una mentoría, el número de acciones vuelve a cero, porque cuando haces una mentoría efectiva de seguimiento, el ciclo se reinicia.Cuando dejamos el puntero sobre el icono de la columna de la ficha del alumno, aparece el título "Ciclo Actual" y cuando dejamos el puntero sobre el número al frente del estudiante aparece "Añadir acción", para abrir la ficha del alumno, debes dar clic en el número que aparece al frente de cada estudiante.

Para seguir profundizando en este apartado te recomendamos revisar el siguiente vídeo.

FICHA DEL ALUMNO

Ficha del alumno

Preparador de llamada

Cuando accedemos a la ficha del alumno, podemos desplegar el Preparador de llamada con el icono Nos dará información de los datos generales, los objetivos que hemos marcado al alumno en la llamada anterior, y si le hemos remitido el plan de estudios personalizado.

Seguimiento

10

11

Contacto - Sin llamar

Cuando NO hacemos llamada al estudiante, pero queremos registrar un contacto por Teams, WhatsApp, correo, cita, trámite (cobros internacional o rematriculación), y/o hacer propuesta al SOA/SANNEE, debemos ir a la ficha del estudiante y en contacto nos dejará elegir entre las siguientes opciones. Vemos cada una de ellas a continuación:

Siguiente

Contacto - Llamada

Cuando llamemos a un estudiante por teléfono se nos abrirán las siguientes pestañas para poder seleccionar el objetivo de llamada, si el alumno es posible baja dejar anotado para la retención, y podremos guardar la llamada que hemos realizado. A continuación, detallamos cada una de las opciones:

LLAMADAS NO CONTACTADAS

12

10

11

NOTA IMPORTANTE: si se nos cierra el Portal de Operaciones sin guardar la llamada, cuando accedamos de nuevo al estudiante nos saltará un mensaje y nos permitirá guardarla. En caso de no acceder de nuevo al estudiante, al día siguiente a las 7h, se guardará automáticamente como llamada SIN mentoría.

Estándar

En este tipo de plantilla nos apoyaremos cuando realicemos una llamada de seguimiento a nuestro estudiante. A continuación detallamos cada uno de los ítems a tratar:

Bienvenida

Este tipo de plantilla nos ayudará a preparar nuestras llamadas de Bienvenida. ¿Qué ítems trabajaremos en este tipo de llamada?. A continuación los detallamos:

10

11

Rematrícula

Este tipo de plantilla la utilizaremos cuando realicemos la llamada de rematrícula con nuestro estudiante. A continuación detallamos cada uno de los ítems a tratar:

Cita de defensa

Este tipo de plantilla la utilizaremos cuando realicemos la llamada de confirmación de cita de defensa a nuestro estudiante. A continuación detallamos cada uno de los ítems a tratar:

Despedida

Este tipo de plantilla la utilizaremos cuando realicemos la llamada de despedida con nuestro estudiante. A continuación detallamos cada uno de los ítems a tratar:

Nueva Onboarding

Este tipo de plantilla la utilizaremos cuando estemos mentorizando estudios tipo Programas Universitarios Avanzados. Tienen un seguimiento esencial, solo llamada de bienvenida y resolución de dudas a demanda del estudiante. A continuación detallamos cada uno de los ítems a tratar:

Histórico

Académicos

Datos de TFE

A continuación detallamos cómo vemos reflejada esta información en el Portal: 1. Veremos el nombre del Director asignado. 2. En + Ver historial estados, podemos revisar si ha hecho la Propuesta de Tema. 3. Una vez que el alumno haya obtenido el apto y realice el Depósito de TFE a través de la plataforma nos aparecerá Depositado y posteriormente Autorizado.

*NOTA IMPORTANTE: las entregas de borrador podremos revisarlas desde el Campus en el aula de TFE.

Practicum

En la sección de Practicum podemos revisar toda la información con respecto a la gestión del centro/empresa de prácticas.

Si el estudiante no está matriculado de las prácticas o no ha realizado aún la solicitud de centro nos aparecerá lo siguiente:

Si el estudiante ha realizado la solicitud de centro nos aparecerá ya información en esta sección:

*NOTA IMPORTANTE: recuerda que también puedes acceder a esta sección desde el Preparador de Llamada.

Practicum: Solicitud

Cuando accedemos al icono de la Asignatura tendremos información en la pestaña de Solicitud:1. Centro asignado, Comunidad y Provincia. 2. Fecha de la solicitud, de cuándo se asignó el centro, cuándo se completo el anexo y se autorizaron las prácticas. También la fecha que iniciará y finalizará la estancia. 3. Quién es el Gestor de centro que se encarga de hacer las gestiones.4. Estado de la solicitud. 5. Observaciones que ha indicado el alumno en la propia solicitud.

Siguiente

Practicum: Todas las evidencias

Cuando accedemos a la sección de Todas las evidencias tenemos acceso a ver: 1. Fecha de inicio y fin de estancia en el centro, y horas. 2. Estados de los informes de prácticas a enviar. También lo podremos ver desde la pestaña de Evaluación Continua accediendo a la asignatura de prácticas. 3. Nombre del tutor de centro del alumno y en que estado se encuentra la Evaluación del tutor de centro.

Siguiente

Practicum: Comentarios gestores

Cuando accedemos a la sección de Comentarios gestores tenemos acceso a ver todos los comentarios que dejen registro los Gestores de centro del alumno desde que inician con la búsqueda de centro. Si le damos al signo de más, podemos ver mayor detalle.

Practicum: Estados

Los estados por los que pasa una Solicitud de centro son los siguientes:

1º

La solicitud se ha quedado registrada correctamente y está pendiente de asignación de Gestor y que comiencen las gestiones.

Ya tiene Gestor asignado y se ha comenzado la búsqueda de centro.

2º

El Gestor ha informado al estudiante que tiene ya centro asignado. Es el alumno quien debe ahora contactar con el centro para organizarse con las horas, y concretar día de inicio y fin de sus prácticas teniendo de referencia el periodo estipulado para hacerlas.

3º

El alumno ya ha contactado con el centro y completa la solicitud a través Mis prácticas del campus. Es importante que lo completen con antelación al día de inicio de la estancia en el centro de prácticas.

4º

Este estado aparecerá cuando el anexo es firmado por todas las partes, está completo y validado. El alumno ya puede comenzar su estancia en el centro de prácticas.

5º

Cuando el alumno ya haya finalizado la estancia en el centro, tenga calificado el informe, esté la evaluación del tutor de centro, y haya salido ya la nota final superada, nos aparecerá este estado.

6º

Nos constará cuando el alumno ha hecho la solicitud de centro, pero ha hecho también la solicitud de reconocimiento de las prácticas. Si el reconocimiento es apto, el estado de su solicitud de centro cambiará a reconocidas.

7º

Evaluación

Plan personalizado - Actividades

Para poder enviar un plan personalizado deberemos desplegar las asignaturas y seleccionar las actividades que queremos que aparezcan, o que hayamos marcado como objetivo a enviar con el alumno en nuestra mentoría de seguimiento. Se os muestra el paso a paso a continuación:

EC - Asignaturas

Podemos desplegar la asignatura y ahí nos constará toda la información sobre las entregas que tiene que hacer y la puntuación de EC acumulada.

1. Nombre de la asignatura, PER y ECTS.2. Actividades a entregar.3. Fecha límite de entrega. 4. Estado de la actividad: Entregada / No entregada 5. Fecha que ha entregado el alumno la actividad.6. Valor de la actividad. 7. Nota obtenida y acumulada.8. Comentario del docente.8. Puntos máximos y puntos acumulados.

*NOTA IMPORTANTE: la puntuación máxima es de 15 puntos, que equivale a 6; por lo que si el alumno de esos 15 puntos tiene acumulados 5 ya tendría 2 puntos de EC, y si tiene los 10, significa que ha alcanzado los 4 puntos máximos de EC.

Exámenes

En esta pestaña nos constará la nota final obtenida en la asignatura.

Expediente

En esta sección nos aparecerán las notas provisionales y definitivas del expediente de nuestro estudiante.

También tenemos posibilidad de ver las asignaturas anuladas del estudiante y las identificamos de la siguiente forma en el expediente:

Plan

En esta pestaña nos encontraremos el plan de estudios del estudiante, y nos ayudará mucho a la hora de matricular a nuestro alumno de cara al próximo curso.

Perfil

En esta sección podremos indentificar la previsión de baja del estudiante, si han hecho la encuesta 0, el guión perfil, y todos los registros que hagamos si establecemos un Plan de Carrera con el estudiante. También podemos acceder a esta sección a través de la columna PA, de Perfil de Abandono del estudiante.

Ritmo académico medio del estudiante

Nos permite percibir cuál es el progreso que está llevando el alumno de manera global en la Evaluación Continua entre todas las asignaturas que está cursando. Se obtiene teniendo en cuenta la media del ritmo académico de cada asignatura activa del alumno ponderado por el número de créditos de cada asignatura para calcular el peso específico de ese ritmo académico en relación a la cantidad de ECTS matriculados. Se expresa con un número de 0 a 100. El RA implicar cambios en la periodicidad de la mentoría: cuando un estudiante tiene un RA <50, la columna DC puede cambiar automáticamente al momento en que introducimos una llamada de mentoría y disminuir su número, con esto, tendríamos que contactar con más frecuencia a nuestro estudiante.

Si el RA consta en color amarillo, quiere decir que hay pendiente correcciones, por lo que dependiendo de la nota que se obtenga ese RA puede aumentar o disminuir.

Si el RA consta en color blanco, quiere decir que el alumno no tiene pendiente ninguna corrección, por el momento.

Si consta una X puede ser que el aún no haya habido ninguna actividad a enviar de las asignaturas que está cursando (así nos aparecerá al inicio de cada cuatrimestre). También nos aparece una X cuando el alumno solo está cursando prácticas y/o TFE, ya que ambas no tienen una Evaluación Continua a entregar que se les puntúe.

Ver otros comentarios

En esta sección podemos revisar el información al respecto de si le han enviado claves de acceso al campus, claves de la cuenta Office 365, si ha habido incidencia con alguna clase y se le ha enviado el acceso por mail, y todas las acciones que registran otros compañeros mentores que hayan estado en contacto con el alumno.

Enviar Email a Lote

En el Portal de Operaciones se añade un tercer icono en el encabezado de los lotes con la opción de envío masivo de email personalizado.

Vídeotutorial mensajería masiva

Pasos envío Email

Espacio SOA

El SOA tiene como misión diseñar estrategias y herramientas de aprendizaje para todos los estudiantes, y asistir a los alumnos con dificultades de aprendizaje debidamente acreditadas, con el objetivo de que adquieran las competencias necesarias para finalizar sus estudios, detectando sus necesidades formativas para generar los contenidos más adecuados. Este espacio lo encuentran todos los alumnos en el Campus virtual.

Días por ciclo del alumno

La columna DC, hace referencia a la frecuencia con la que llamaremos a los estudiantes y haremos la mentoría con ellos. Este número el portal de operaciones lo asignará de forma automática en función del Rendimiento Académico del estudiante.

Matrículas

Estado de matrículas

En esta sección podemos reviar el estado de la matrícula del estudiante y así podemos matricular si tiene una previsión, ha hecho un borrador, la ha anulado, está reclamada o validada. También podemos acceder a enviar la reserva de plaza.

ATENCIÓN!

Cuando accedemos a la ficha de nuestro estudiante pueden saltarnos las siguientes alertas: Esto sucede cuando en la columna de preferencia de contacto tenemos registrado el horario de llamada, y estamos fuera de ese horario para poderle localizar en ese momento. Nos saltará esta alerta cuando el alumno puede que esté asistiendo a una sesión virtual en directo, por lo que es probable que no nos atienda al teléfono por dicho motivo.

Objetivos llamada anterior

Siempre debemos de establecer objetivos a corto y/o largo plazo al estudiante, para que en la siguiente mentoría podamos revisar con ellos si los han cumplido o no. Se irán registrando en función de la transcripción de llamada.

Objetivo cumplido

Objetivo no cumplido

Eliminar objetivo

Añadir objetivo

Acceso al histórico de objstivos

Última acción

Aquí se refleja la última acción que se ha tenido con el estudiante. Dentro de las mismas destacan las siguientes:

• Llamada M (Llamada del mentor efectiva).
• Llamada A (Llamada del alumno efectiva).
• E/R Correo.
• Fuera ciclo.
• Llamada NC (No contactada).
• Envío WhatsApp.
• Trámite.
• Envío información de Mentoría.
• *Mentoría contactada por app / correo

Servicios

La columna de Servicios nos muestra el estado de la solicitud de estudiantes que hemos postulado a servicios transversales: al SOA (Servicio de Orientación Académica) o al SANNEE (Servicio de Atención a las Necesidades Especiales). Los estados por los que pasa la solicitud son los siguientes:

NARANJA: el estudiante ha sido propuesto y aún no hay ninguna respuesta del Servicio. VERDE: quiere decir que el estudiante ha sido admitido para recibir atención del servicio transversal al que se propuso. GRIS: nuestro estudiante ha sido rechazado en el Servicio.

Para proponer a un estudiante a cualquiera de estos servicios, lo haremos desde la ficha del alumno para el SANNEE, y a través del correo soa@unir.net para el SOA.

*IMPORTANTE: solo podemos proponer al SOA alumnos con dificultades de aprendizaje debidamente acreditadas; y al SANNEE estudiantes en situación de diversidad funcional, temporal o permanente.

Leyenda de colores columna Rema

Desde aquí podemos ver la información de qué significa cada color que nos aparecerá en los hitos de la columna de Rema, cada vez que dejemos un registro en la ficha del estudiante.

Mentoría

• Cuando llamamos al estudiante siempre debemos presentarnos: "Hola, buenos días xxx, soy xxxx xxxx tu Mentor/a-UNIR".

• Siempre preguntar al alumno si se encuentra en buen momento para hablar. Si no es así concretaremos cita con él para otro momento que esté más tranquilo.

• Explicamos nuestra función a lo largo del PUA como su Mentor/a-UNIR, qué tipo de seguimiento le haremos.

• Confirmamos la recepción de claves y si ha accedido a la plataforma para familiarizarse con ella.

• Reforzamos que en el correo de claves tienen acceso a su Correo Office 365 de Comunidad Unir.

TFE

Si el estudiante está matriculado de TFE hablaremos al respecto:

• Si está en el periodo de envio de propuesta de tema, reforzar con él que revise el apartado de Temas - Elaboración del TFE, el repositorio de UNIR. Para el envío de la propuesta lo hará a través de la pestaña Solicitud TFE / Gestión de TFE del aula. Reforzar normativa de citas bibliográficas (https://bibliografiaycitas.unir.net/documentos/APA_7ed_UNIR.pdf).
• Si el alumno ya tiene aceptada la propuesta de tema y asignado director, animar a que haga una búsqueda bibliográfica, se descargue la plantilla y formatos del trabajo, contacte con su director para la primera tutoría antes del 1º borrador.
• Si no tiene aceptado el tema, reforzar que debe de enviar de nuevo la propuesta con las indicaciones dadas.

• Cuando ya han comenzado las entregas revisar si las va haciendo, repasar con él las fechas de entrega, si ya tiene corrección interesarnos por cómo avanza y el feedback del director. También si han programado próximas tutorías.
• Cuando está a punto de hacer el predepósito de ordinaria/extraordinaria, que se cerciore que ha hecho todas las correcciones propuestas, ya que no hay opción de modificaciones muy extensas.
• Si ha recibido apto a deposito de ordinaria/extraordinaria explicarle los pasos para hacer el Depósito de TFE. Adelantar información sobre la preparación de la Defensa de TFE y previsión de semana.
• Si no tiene el apto en ordinaria explicarle que tiene oportunidad de una entrega final de extraordinaria. Entre ordinaria y extraordinaria apenas hay tres semanas, que sea consciente de ello.
• Si no tiene el apto en extraordinaria explicarle los pasos a seguir para la rematriculación del TFE de cara al próximo curso académico.

Explicación del proceso

• Apoyaremos al alumno y le explicaremos el paso a paso que debe hacer para poder formalizar su matrícula.

• Informaremos de la fecha fin de rematriculación y la fecha de inicio del nuevo curso académico.

• Resolveremos dudas que le surjan de asignaturas a matricularse y de cada uno de los apartados que debe completar hasta firmar y enviar su matrícula.

Ver solo activas

Si tenemos el check solo nos aparecerá la EC de las asignaturas del cuatrimestre actual.

Si no tenemos el check azul nos aparecerá el desglose de EC de todas las asignaturas matriculadas en ese curso académico.

Ver otros estudios

Si no tenemos el check azul nos aparecerá el desglose de EC no solo del estudio que mentorizamos nosotros, sino que si el alumno está cursando simultanemente algún otro estudio nos aparecerá también su avance en EC.

Si tenemos el check solo nos aparecerá la EC de las asignaturas del cuatrimestre actual y estudio que mentorizamos nosotros.

Cursos a mentorizar

Los Lotes los podemos identificar en Eliminados, Inactivos y Activos. A continuación explicamos que significa cada color. - Rojo: el alumno ha sido baja del estudio. - Gris: el lote y la rematrícula está finalizada, pero no han pasado más de 90 días desde el final. - Azul: el estudio está activo. - Morado: el estudio está en periodo de rematriculación.

IMPORTANTE revisar el siguiente contenido para una profundización total de la pestaña LOTES.

Envío código promocional

• En el caso de que el estudiante necesite que se le envíe un código promocional, recuerda que debes revisar la sección de Administrativos - Información de pagos (Códigos promocionales), y ver si en su última matrícula tenía algún código asociado. Es importante comprobar el precio base para remitirle el código que le corresponde.
• Tendrá que hacer la matrícula a través del enlace que le hemos enviado.
• Una vez realizada, en Documentación adicional tendrá que adjuntar la justificación oportuna para que desde Secretaría puedan validarle la matrícula.

SOA - Propuesta estudiante

Desde esta sección podemos proponer a un estudiante al Servicio de Orientación Académica. *IMPORTANTE: Esta funcionalidad ya no la utilizamos. Si queremos proponer alguien al SOA tendrá que ser a través del correo soa@unir.net Importante recordar que deben acreditar que presentan dificultades de aprendizaje.

Os dejamos acceso a la última Formación del SOA-SANNEE:

Recordar los estados por los que pasa la solicitud:

NARANJA: el estudiante ha sido propuesto y aún no hay ninguna respuesta del Servicio. VERDE: el estudiante ha sido admitido para recibir atención del Servicio. GRIS: nuestro estudiante ha sido rechazado en el Servicio.

Buscar

Cuando accedemos al Lote, se nos habilita la ventana de Buscar y podemos directamente buscar a un alumno por su nombre, primer apellido y/o segundo apellido.

Una vez que busquemos, el Portal lo que hará es filtrarlo y me redigirá al alumno. Nos ayuda a que de forma ágil encontremos a un alumno dentro del Lote. La flecha azul nos permite filtrar aquellos alumnos en función de la tipificación del lote: alumnos estrella, nuevos, con beca empleado, con comentario del mentor anterior, el cumpleaños, alumnos LATAM, que tienen CUA o PUA.

EC

Si el estudiante está matriculado de asignaturas, durante las llamadas de seguimiento trataremos aspectos importantes de la Evaluación Continua.

• En la llamada de bienvenida les preguntamos por cuantas horas podrá dedicarle al estudio. En cada llamada es importante confirmar que está cumpliendo con esas horas que se ha propuesto.

• Repasaremos con él la EC, asignatura por asignatura. Próximas entregas y fechas. Actividades grupales.

• Reforzaremos con él positivamente el avance, y sobre todo si ya ha alcanzado los 2 puntos mínimos.

• Importante marcar objetivos con el alumno a corto plazo, sobre todo si no está haciendo entregas. Generar el compromiso con él. Dejar registro de los objetivos marcados en el preparador de llamada.
• Para hacer un seguimiento de esta parte, previamente revisaremos el apartado de Evaluación.

Plan de estudios personalizado

Para poder enviar un Plan de estudios personalizado a un estudiante debemos acceder a la pestaña de Evaluación continua y de cada asignatura, seleccionar las actividades a añadir en ese Plan. Le daremos a guardar plan sin enviar por mail. Podemos revisar el listado de planes que hemos guardado y una vez que lo tengamos claro le damos al icono del sobre para poder editar la plantilla y enviárselo al alumno a su mail personal. Una vez que lo enviamos, nos constará en el Preparador de llamada.

Paneles

Cuando iniciamos sesión en el Portal del Tutor y cerramos, o terminamos de ver los 9 vídeos iniciales; la primera pestaña que avistaremos será la de Paneles. En dicha sección nos aparecerán los alumnos de nuestros cursos activos y que próximamente les va a terminar el ciclo.

Despedida y felicitación por finalizar el estudio/curso

• Felicitaremos al estudiante por los logros y esfuerzo dedicado durante todo el estudio/curso académico.
• Haremos un resumen de los puntos que se han tratado.
• Nos despediremos del alumno siempre mostrando su disposición para lo que pueda precisar.
• Mostraremos disposición por correo y teléfono siempre que lo precise.
• Si hemos establecido Plan de Carrera, seguiremos en contacto con él para realizar la matrícula.
• Desearemos que vaya todo bien y que ha ido un placer acompañarle en este curso académico.

Rematriculado en campaña anterior

Este estado lo pondremos en periodo de Rematriculación, si el alumno es a NO rematricular, ya que se ha matriculado en una campaña anterior.

Asignaturas

Si el estudiante está matriculado de asignaturas, durante las llamadas de seguimiento hablaremos sobre las mismas y le aportaremos valor:

• Interesarnos por qué asignatura le gusta más y cual menos.

• Qué tal le están resultando las sesiones presenciales, metodología y docentes.

• Si está pudiendo ver las sesiones en directo, y en caso de que no si las lleva al día en diferido.

• Si nos muestra interés especial por alguna de ellas podemos indicarle si se ha planteado especializarse sobre el tema. Podemos establecer un Plan de carrera con el estudiante base a sus intereses formativos. O también si tiene dudas con la propuesta de tema del TFE podemos orientarle de que elija un tema relacionado con la asignatura, ya que es algo que le motiva.

Resumen de créditos

Es este apartado nos sale un resumen de los créditos, organizados por carácter. El primer número que nos aparece serían los que tiene superados hasta el momento, y el segundo son los que debería tener superados para poder culminar el estudio.

La última opción que nos aparece son los Créditos planificados, en el caso de que hayamos hecho un plan personalizado de cara a las pr´oximas rematrículas.

Solicitud Especial

• La solicitud de adelanto de TFE a 1ºQ y distorsión de prácticas se la remitiremos nosotros firmada, y el alumno deberá de adjuntarla en la matrícula.
• Antes de remitir la autorización, debemos cerciorarnos de que cumple los requisitos para la misma y que la coordinación del estudio permite adelantar TFE o distorsionar las prácticas.
• En el caso de quererse matricular de más de 90 créditos deberá solicitarlo a Gabinete Rector. En cuanto tenga una respuesta podrá realizar la matrícula. Ante ello el alumno firmará un compromiso.

Ejemplo visión Email

Nota sobre el alumno

En esta sección podemos escribir pequeñas anotaciones del alumno que queramos resaltar y recordar, ya que cuando entremos a su ficha para llamarle y hacer seguimiento lo podremos leer de un vistazo. Por ejemplo, podemos dejar anotación de a qué se dedica, si tiene hijos, horario, si tiene solicitud pendiente de RCT, trámites pendientes, aspectos importantes... Podemos añadir o borrar aspectos puestos con antelación, pero para que se modifique, deberemos dar al botón de *NOTA IMPORTANTE: es importante que no anotemos aspectos personales delicados.

Nota media expediente

En la sección de Expediente también nos aparecerá la nota media del expediente en tiempo real, con dos decimales. Podéis consultar la Normativa de calificaciones y Medias de Expediente a través del siguiente enlace

Preferencia de Contacto

En este apartado dejaremos el horario en el cual el alumno nos indica que lo podemos llamar, nos encontraremos diferentes franjas horarias: mañana, tarde, noche, durante el día y email. Dejaremos establecido según la indicación del alumno, de igual manera es muy importante, antes de ello, indicarle al estudiante nuestro horario y jornada laboral. Si tenemos la preferencia horaria del estudiante en el portal, esta se enlazará con el planificador una vez que dejemos planificado nuestro trabajo de la semana.

Envío SMS a Lote

El SMS es una herramienta que nos permite tener un contacto directo con los estudiantes, más cuando inician su curso académico y están esperando algún contacto en estos primeros días.

SMS Cronograma

Pasos envío SMS

*NOTA IMPORTANTE: esta funcionalidad actualmente NO la utilizamos. En la sección de Enviar Email a Lote nos encontraremos un vídeotutorial de esta funcionalidad.

Plan de carrera

• Es probable que esta llamada de rematriculación, se establezca un Plan de Carrera, y que a la par de orientarle en la renovación de su matrícula de cara al próximo curso, también le estamos orientando para matricularse del estudio de Plan de Carrera que está interesado.

• Indicaremos el estudio del qué se va a matricular y le ayudaremos en el proceso.

A tener en cuenta + Despedida de llamada

Aspectos a tener en cuenta para la próxima mentoría y recordarlos en un vistazo.

Despediremos la llamada:

• Haciendo un resumen de los puntos que se han tratado.

• Concretaremos cita para el próximo seguimiento.
• Mostraremos disposición por correo y teléfono siempre que lo precise.
• Desearemos ánimos y buen día.

Exámenes Ordinaria

Nos constará únicamente la nota final obtenida en la asignatura en convocatoria ordinaria. Si queremos ver mayor información sobre el desglose de notas deberemos acceder al campus virtual - asignatura concreta - Calificaciones finales. Ahí nos constará lo que ha obtenido en el examen, su EC y la nota final obtenida. Si el alumno ha suspendido, tendrá que presentarse a la convocatoria extraordinaria.

TFE

Si el estudiante está matriculado de TFE hablaremos al respecto:

• Si está en el periodo de envio de propuesta de tema, reforzar con él que revise el apartado de Temas - Elaboración del TFE, el repositorio de UNIR. Para el envío de la propuesta lo hará a través de la pestaña Solicitud TFE / Gestión de TFE del aula. Reforzar normativa de citas bibliográficas (https://bibliografiaycitas.unir.net/documentos/APA_7ed_UNIR.pdf).
• Si el alumno ya tiene aceptada la propuesta de tema y asignado director, animar a que haga una búsqueda bibliográfica, se descargue la plantilla y formatos del trabajo, contacte con su director para la primera tutoría antes del 1º borrador.
• Si no tiene aceptado el tema, reforzar que debe de enviar de nuevo la propuesta con las indicaciones dadas.

• Cuando ya han comenzado las entregas revisar si las va haciendo, repasar con él las fechas de entrega, si ya tiene corrección interesarnos por cómo avanza y el feedback del director. También si han programado próximas tutorías.
• Cuando está a punto de hacer el predepósito de ordinaria/extraordinaria, que se cerciore que ha hecho todas las correcciones propuestas, ya que no hay opción de modificaciones muy extensas.
• Si ha recibido apto a deposito de ordinaria/extraordinaria explicarle los pasos para hacer el Depósito de TFE. Adelantar información sobre la preparación de la Defensa de TFE y previsión de semana.
• Si no tiene el apto en ordinaria explicarle que tiene oportunidad de una entrega final de extraordinaria. Entre ordinaria y extraordinaria apenas hay tres semanas, que sea consciente de ello.
• Si no tiene el apto en extraordinaria explicarle los pasos a seguir para la rematriculación del TFE de cara al próximo curso académico.

WhatsApp

De esta forma deberemos registrar aquellas mentorías de contacto que hagamos con alguno de nuestros estudiantes a través de WhatsApp. Nos dará la opción de seleccionar el tipo de contacto: Envío-recibo chat, Envío información de Mentoría, y *Mentoría contactada por app.

*NOTA IMPORTANTE: el contacto de mentoría con nuestros estudiantes debe de primar por teléfono y/o correo. WhatsApp lo utilizaremos para dar aviso de asuntos urgentes que nos marca el Cronograma o en caso de que ya llevemos varios intentos por teléfono o seguimiento por correo.

Estudio Plan Ahora

• Explicaremos a modo general el funcionamiento del estudio Plan Ahora: metodología, duración, sistema de evaluación (solo actividades, no hay examen).

• Qué es lo que va a encontrarse en la asignatura: dónde ubicar el temario, contará con un foro de consulta al docente, tendrá sesiones virtuales en directo y si no puede asistir podrá verlas en diferido, dónde ubicar las actividades con las instrucciones y fechas de entrega...

• Confirmar con el alumno tema de Reconocimientos:
• Si hace el Plan Ahora no puede reconocer prácticas posteriormente. Por lo tanto si quiere reconocer las prácticas no debería estar cursando el Plan Ahora.

Marcar estudiante PROUNIR

Desde esta sección podemos marcar al estudiante como PROUNIR, lo que indica que podemos contar con él para JOPAS, ANECA... Hay que indicar una breve descripción indicando los motivos de la selección. En el caso que lo marquemos se pondrá de color azul. Podemos revertir la selección y desmarcarlo como PROUNIR.

Organigrama

Sirve como un buscador de todos los estudios activos junto con el Mentor-UNIR y los grupos que actualmente está mentorizando. Esto puede servirte para buscar otros compañeros que hayan llevado o estén actualmente mentorizando los mismos estudios que tú, por si necesitas hacer alguna consulta. Simplemente basta con ingresar al apartado y hacer una búsqueda (por nombre de estudio, PER o tutor), aquí también encontrarás los grupos que lleve ese Mentor-UNIR y los profesores que imparten a esos grupos de estudiantes.

Solicitudes

Desde este apartado podemos encontrar un enlace con algunas posibles solicitudes que requieren los estudiantes, aquí vemos el paso a paso a donde enviarlas y que respuesta se le brinda al alumno. Es muy importante que este enlace lo tengamos en favoritos.

TFE

Si el estudiante está matriculado de TFE durante este curso académico se va a hablar de ello en la llamada de bienvenida.

• Si está matriculado en el 1ºQ: el aula genérica de TFE la tendrá activa desde la semana introductoria, y apenas tendrá una semana o dos para remitir la propuesta de tema, por lo que tiene que tenerlo claro.

• Si está matriculado en el 2ºQ: el aula genérica de TFE la tendrá activa durante el 1ºQ para que pueda revisar el aula e ir pensando la temática. La propuesta de tema suele activarse durante dos semanas y se junta con el fin de semana de exámenes. Por ello es importante reforzar en cada llamada desde el inicio que vaya revisando el aula en cuanto la tenga activa y piense la temática.

• La propuesta de tema se remite desde el Campus Virtual en la sección Gestión Trabajo Final.

• Información sobre el tipo de propuesta: sección Temas del aula - Fase 2 Elaboración del TFE. Adicionalmente le remitimos al repositorio de UNIR (https://reunir.unir.net/)

Llamar

Cuando queramos contactar con uno de nuestros estudiantes deberemos acceder a su ficha, y dar al botón del teléfono. Previo a ello, deberemos de acceder a nuestro Smart Contact y ponerlo en Disponible. Es importante que las herramientas de Smart Contact y el Portal de Operaciones las tengáis abiertas desde el navegador Google Chrome, de esta manera se vincularán correctamente las llamadas y no tendréis ningún error.

Plan de estudios - Información

Nos da información sobre el curso, el cuatrimestre, el nombre de las asignaturas, los ECTS de cada asignatura, su carácter (básica, obligatoria, optativa, prácticas, TFE....), la nota obtenida, el estado y el curso asignado (si hacemos un plan de estudio personalizado para la rematriculación). En la sección de podemos ver el desplegado de las asignaturas optativas. En los Estados nos podemos encontrar los siguientes:

Nuestro objetivo es que el Estudio de reconocimiento lo finalicen y se vuelque al expediente correctamente, ya que de no ser así no tendría el expediente completo.

Estos tres estados nos mantendrán en alerta, ya que son asignaturas no superadas, por lo que se tendrá que matricular de las mismas para superar el estudio.

***** CITA *****

Pondremos este tipo de contacto como Cita cuando programemos el seguimiento con el estudiante. De esta forma se nos vinculará al planificador y nos saltará a llamar. Tendremos que indicar Fecha de necesidad, hora, asunto/tema y añadir observaciones.

Plan de Carrera

En esta sección tendremos información al respecto del Plan de Carrera. Es desde donde pondremos los cupones y alimentaremos los mismos hasta efectuar la matrícula con el alumno.

Portal del Asesor

Alimentar el cupón

Renovación

En este apartado encontraremos planes de recomendación de asignaturas detallados de algunos de los estudios más demandados para poder orientar de cara a la renovación de matrícula en las asignaturas de esos estudios. Os ponemos un ejemplo a continuación:

Días que quedan hasta el final del ciclo actual

La columna D, se refiere a los días que quedan para que termine el plazo de hacer la mentoría. Los números que nos aparecen nos permiten realizar un filtro de cuales son los más próximos a vencer.

Plan de Carrera

Es importante que tengamos como objetivo el poder establecer plan de carrera con nuestros estudiantes:

• Si aún no hemos establecido Plan de carrera con el estudiante, según vayamos conociendo a nuestro estudiante debemos sacar información en nuestras mentorías de: intereses, futuro laboral, hobbies, asignaturas que más le motivan..., de esta manera podremos orientar al alumno en estudios que puedan ser de su interés si se quiere seguir formando. Cuando el alumno miestra un mínimo de interés por alguno de nuestros estudios, es importante que ya pongamos el cupón en la sección de Plan de carrera.

• Si ya hemos establecido Plan de carrera y creado cupón, el alumno está interesado, pero debemos de alimentar el cupón en cada una de nuestras llamadas, hasta que el alumno realice la matrícula.

¿Cómo ponemos un cupón de Plan de Carrera?

¿Cómo alimentamos el cupón?

Portal del Asesor

Plan de Carrera

En esta sección tendremos información al respecto del Plan de Carrera. Es desde donde pondremos los cupones y alimentaremos los mismos hasta efectuar la matrícula con el alumno.

Portal del Asesor

Alimentar el cupón

Alumnos Activos

En esta pestaña nos aparecen todos los alumnos que actualmente están en activo y hay que realizarles seguimiento, puesto que tienen asignaturas, prácticas o TFE cursando.

Evolución de ciclos

Aquí encontramos todos los ciclos que han pasado desde el inicio de su estudio y almacenando su ritmo académico. Encontramos los ciclos por colores y por formas.

ROJO: ciclo de seguimiento SIN intentos de contacto. Esto hay que EVITARLO.

VERDE: ciclo de seguimiento contactado.

AMARILLO: ciclo de seguimiento con intentos de contacto, pero sin llegar a realizar el ciclo dentro de los días.

LILA: se le ha enviado al alumno correo de seguimiento pero aún no ha sido repondido por su parte.

colores

NARANJA: ciclo de seguimiento con más de 4 intentos de contacto, pero sin llegar a realizar el ciclo dentro de los días.

MORADO: ciclo de seguimiento contactado por correo. El alumno ha contestado el correo de seguimiento

CUADRADA: tiene corregidas todas las actividades que ha enviado hasta el momento.

OVALADA: tiene pendiente alguna corrección de evaluación continua.

FORMAS

*NOTA IMPORTANTE: el número que consta hace referencia al RA (Rendimiento Académico). En el caso de que conste una X significa que el alumno aún no ha comenzado a puntuar en la Evaluación Continua de las asignaturas, o bien, que no cursa asignaturas como tal y solo tiene prácticas y/o trabajo fin de estudio.

TF - Estado Trabajo Final

Esta columna nos aparecerá a lo largo de todo el curso académico y nos mantendrá en todo momento en que estado se encuentra el TF. A continuación, explicamos cada uno de los estados.

TFE no depositado.

TFE solicitud entregada.

TFE cerrado, se convoco a defensa de extraordinaria, pero no se presentó.

TFE Solicitud Aceptada Provisional.

TFE Director asignado definitivo.

TFE apto, ha defendido y lo ha superado.

TFE no matriculado.

TFE NO apto, ha defendido y NO lo ha superado.

TFE depositado.

Defensa TFE agendada.

TFE autorizado para defender.

Convocado a defensa de TFE.

TFE denegado para defender.

TFE autorizado a defensa y tiene cambio de fecha.

TFE no autorizado para defender.

Priorización del trabajo

Esta columna se vincula directamente con el planificador. Debemos realizar el check azul con aquellos alumnos que queremos que nos planifique de cara a la próxima semana para la realización del seguimiento. Para ello podemos revisar la columna DSC (Días sin contactar).

Si marcamos aparecera check azul, y el alumno constará en el planificador a llamar para seguimiento.

Si no marcamos el check azul, no constará el alumno en el planificador a llamar, a no ser que se den los siguientes supuestos:

• Si es el cumpleaños del alumno, directamente sin yo hacer check azul me aparecerá en el planificador a llamar.
• Si hemos hecho algún filtro en la columna de filtro especial.

Extraordinaria

Es importante, tras los exámenes del 1º cuatrimestre, si alguno de nuestros estudiantes tiene pendiente ya alguna asignatura para la convocatoria extraordinaria, ir hablando en las llamadas de seguimiento sobre ello:

• Cómo se organizará con el estudio.

• Aconsejar repasar las sesiones presenciales y de refuerzo.
• Tener clara la estructura de examen.
• Repasar las actividades enviadas en EC por si alguna puede entrar como práctica en el examen. Si no ha hecho alguna de las actividades que las repase, por si le preguntan en el examen.

Plan de Carrera

Es importante que tengamos como objetivo el poder establecer plan de carrera con nuestros estudiantes:

• Si aún no hemos establecido Plan de carrera con el estudiante, según vayamos conociendo a nuestro estudiante debemos sacar información en nuestras mentorías de: intereses, futuro laboral, hobbies, asignaturas que más le motivan..., de esta manera podremos orientar al alumno en estudios que puedan ser de su interés si se quiere seguir formando. Cuando el alumno miestra un mínimo de interés por alguno de nuestros estudios, es importante que ya pongamos el cupón en la sección de Plan de carrera.

• Si ya hemos establecido Plan de carrera y creado cupón, el alumno está interesado, pero debemos de alimentar el cupón en cada una de nuestras llamadas, hasta que el alumno realice la matrícula.

¿Cómo ponemos un cupón de Plan de Carrera?

¿Cómo alimentamos el cupón?

Portal del Asesor

Rema

Se irán activando los hitos, en función del estado de la columna R (Estado de Rematrícula)

Aparecen los hitos para llamar al estudiante a rematrícula, ya que en la columna R nos consta que es rematrícula.

No constan los hitos a llamar para rematrícula, ya que el alumno se ha rematriculado y ha llegado su matrícula.

No constan los hitos a llamar para rematrícula, ya que el alumno no ha superado alguna asignatura y está pendiente de presentarse en extraordinaria.

Plan de estudios personalizado - Rematrícula

Antes de que comience la campaña de rematrículas debemos de enviar a nuestros estudiantes el plan personalizado de rematrícula. Por ello es importante que antes de los exámenes del 2º cuatrimestre, ya planifiquemos con nuestros alumnos de lo que se van a matrícular el próximo curso. Aplica, sobre todo, a alumnos de Grado.

También tenemos la opción de remitir distorsión del plan de estudios. MUCHO CUIDADO con ello, ya que hay estudios y/o asignaturas que no se pueden hacer distorsión. Hay que consultar previamente si se puede.

Enviar Plan de adaptación personalizado

Cuando damos al botón le enviamos la adaptación al alumno a su mail personal. En el asunto del correo les aparece: Estudio PERSONALIZADO de ADAPTACIÓN. Y adjunto en un PDF el estudio de adaptación. En el documento le constará lo mismo que vemos nosotros en el estudio:

Al final del documento tendrá que confirmar la opción elegida dando a un botón u otro. Si quiere adaptarse al nuevo plan de estudios, botón verde. Si quiere continuar el estudio en el plan antiguo, botón azul. Una vez confirmado, el alumno podrá realizar su matrícula correctamente.

EC

Si el estudiante está matriculado de asignaturas, durante las llamadas de seguimiento trataremos aspectos importantes de la Evaluación Continua.

• En la llamada de bienvenida les preguntamos por cuantas horas podrá dedicarle al estudio. En cada llamada es importante confirmar que está cumpliendo con esas horas que se ha propuesto.

• Repasaremos con él la EC, asignatura por asignatura. Próximas entregas y fechas. Actividades grupales.

• Reforzaremos con él positivamente el avance, y sobre todo si ya ha alcanzado los 2 puntos mínimos.

• Importante marcar objetivos con el alumno a corto plazo, sobre todo si no está haciendo entregas. Generar el compromiso con él. Dejar registro de los objetivos marcados en el preparador de llamada.
• Para hacer un seguimiento de esta parte, previamente revisaremos el apartado de Evaluación.

Pasos para la obtención del Título

• Si ya tiene la nota volcada al expediente indicaremos pasos a seguir para la obtención del título.
• Si aún no tiene la nota volcada le indicaremos igualmente los pasos, pero debe esperar a tener la nota volcada, ya que sino no le validarán la solicitud.
• Pasos a seguir:
• Acceder a la pestaña de Secretaría de su campus - Solicitar Título, Certificados u otras documentos.
• Realizar la solicitud. En unos 15 días laborales se le validará la solicitud, si está todo correcto.
• Una vez validada podrá continuar con su solicitud en Estado de mis solicitudes y realizar el pago de las tasas administrativas.
• Una vez pagado recibirá el título supletorio digitalizado a su mail personal
• Pasado un año de la expedición, Secretaría le informará mediante mail las opciones de recogida del Título oficial.

Teléfonos adicionales

En esta sección tenemos la opción de añadir teléfonos adicionales. Si consta en rojo es que no hemos añadido ningún teléfono y si nos aparece en verde es que hemos añadido algún teléfono adicional De esta forma, si el alumno nos indica que es mejor llamarte a ese número, nosotros accederemos a esta sección y daremos al botón del teléfono para que se nos vincule con el Smartcontact y se nos quede anotado el registro de la llamada correctamente.

Plan nueva matrícula

• Confirmaremos con el alumno las asignaturas que se matriculará el próximo curso académico. Orientaremos al respecto si tiene dudas.
• Recuerda que puedes enviar al alumno un Plan personalizado de rematriculación a través de la sección de Plan. De esta manerá tendrá organizado qué asignaturas seleccionar cuando realice la matrícula.
• Orientaremos al alumno teniendo en cuenta su situación y realidad. Debemos tener conocimiento de las asignaturas del plan de estudios para poderle asesorar. La idea es que mínimo se matricule de una asignatura por cada cuatrimestre.

Exámenes

Si el estudiante está matriculado de asignaturas durante el curso académico hablaremos de uno de los ítems importantes, que es el de Exámenes:

• Cuando se active la inscripción de exámenes, reforzaremos con el alumno que realice la inscripción y la fecha límite. Si se ha inscrito, repasaremos con él modalidad, asignaturas, horas y días escogidos. Toda esta información la encontraremos en la columna Ex.
• Online: reforzaremos que debe de hacer registro, descarga de Smowl, prueba de conectividad.
• Presencial: sede, dni, materiales, tiempo, formulario de exámenes impreso que les servirá de justificante.
• Es importante informar al estudiante cuando se irán publicando las notas, hasta cuando, y dónde saldrán publicadas. Tendrán 48 horas desde la publicación para solicitar la revisión.

• Si son los exámenes del 1ºQ reforzaremos también que impartiremos una sesión explicativa.
• Previo a exámenes nos interesaremos por cómo se ha organizado con el estudio de las asignaturas y cómo lo lleva.
• Tras los exámenes haremos un repaso por las sensaciones, y según salgan notas iremos también hablando de las mismas. Recuerda que las notas podemos revisarlas en la pestaña de Exámenes.

Información LOTE

En esta pestaña vamos a tener toda la información general del LOTE:- Número de Lote/Grupo. - Nombre del estudio, plan y curso académico. - PER: es el periodo de inicio de dicho estudio. - Tipología de seguimiento: *Grados: Incondicional. *Postgrados: Incondicional y Esencial Plus.- Plataforma: Campus virtual que se utiliza en el estudio.

Información de pagos (códigos promocionales)

En esta sección podemos revisar el año y convocatoria en el que el estudiante realizó su primera matrícula, para comprobar en el pdf que nos enviarán con el inicio de campaña el precio base. También revisaremos si el alumno tiene un CP asociado el curso anterior y confirmaremos con él si este curso académico también le corresponde.

Recuerda la formación sobre Códigos Promocionales

CP curso anterior

1º matrícula precio base

Calendario rematrícula

Desde aquí podemos acceder al Calendario de rematrícula con todos los hitos a realizar y fechas importantes de la campaña.

Plan de Carrera

Es importante que tengamos como objetivo el poder establecer plan de carrera con nuestros estudiantes:

• Si aún no hemos establecido Plan de carrera con el estudiante, según lo vayamos conociendo debemos sacar información en nuestras mentorías de: intereses, futuro laboral, hobbies, asignaturas que más le motivan..., de esta manera podremos orientar al alumno en estudios que puedan ser de su interés, si se quiere seguir formando. Cuando el alumno muestra un mínimo de interés por alguno de nuestros estudios, es importante que ya pongamos el cupón en la sección de Plan de carrera.

• Si ya hemos establecido Plan de carrera y creado cupón, el alumno está interesado, pero debemos de alimentar el cupón en cada una de nuestras llamadas, hasta que el alumno realice la matrícula.

¿Cómo ponemos un cupón de Plan de Carrera?

¿Cómo alimentamos el cupón?

Portal del Asesor

Estudio Oficial

• En esa llamada de bienvenida no solamente vamos a tratar aspectos del PUA, sino que también le vamos a adelantar información sobre el estudio oficial que tras el mismo va a cursar porque ya está matriculado.

• Informaremos de fechas de inicio y aspectos relevantes.

• Explicaremos la Experiencia UNIR y los talleres que van a tener a disposición cuando inicia el estudio oficial: Inteligencia Artificial, Neurociencia aplicada al aprendizaje, Desing Thinking, Metodologías ágiles, y Herramientas básicas para el estudio. Son de habilidades básicas, formación complementaria (no obligatoria para superar el estudio). Accesible a poderlos ver en directo en semanas introductorias y en diferido durante todo el curso académico.

Financiero: Cobros

En esta pestaña puedes consultar la información financiera de tu alumno y los datos que consigna su gestor de cobros. En caso de que el estudiante quiera contactar con su gestor de cobros ¿qué debemos hacer?: -Nacional: escribir correo con la información del estudiante y el motivo de consulta a gestioncobros.nacional@unir.net -Internacional: poner un trámite a través del alumno a Pagos Internacional.

Exámenes EXT

Nos constará únicamente la nota final obtenida en la asignatura en convocatoria extraordinaria. Si queremos ver mayor información sobre el desglose de notas deberemos acceder al campus virtual - asignatura concreta - Calificaciones finales. Ahí nos constará lo que ha obtenido en el examen, su EC y la nota final obtenida. Si el alumno ha suspendido deberá matricularse de nuevo.

Perfil estimado para el alumno

Aquí nos aparece la información actualizada de la retención proactiva de bajas de estudiante.

Blanco: estos estudiantes no corresponden a primeras matriculas o son in company.

Salmón: la probabilidad de baja del estudiante está por encima del 50% hasta un 70%.

Verde: hay menor probabilidad de baja del estudiante. De un 0% hasta un 50%.

Rojo: estudiantes con alto porcentaje de baja, por encima del 70% hasta el 100%.

Exámenes

Si el estudiante está matriculado de asignaturas durante el curso académico hablaremos de uno de los ítems importantes, que es el de Exámenes:

• Cuando se active la inscripción de exámenes, reforzaremos con el alumno que realice la inscripción y la fecha límite. Si se ha inscrito, repasaremos con él modalidad, asignaturas, horas y días escogidos. Toda esta información la encontraremos en la columna Ex.
• Online: reforzaremos que debe de hacer registro, descarga de Smowl, prueba de conectividad.
• Presencial: sede, dni, materiales, tiempo, formulario de exámenes impreso que les servirá de justificante.
• Es importante informar al estudiante cuando se irán publicando las notas, hasta cuando, y dónde saldrán publicadas. Tendrán 48 horas desde la publicación para solicitar la revisión.

• Si son los exámenes del 1ºQ reforzaremos también que impartiremos una sesión explicativa.
• Previo a exámenes nos interesaremos por cómo se ha organizado con el estudio de las asignaturas y cómo lo lleva.
• Tras los exámenes haremos un repaso por las sensaciones, y según salgan notas iremos también hablando de las mismas. Recuerda que las notas podemos revisarlas en la pestaña de Exámenes.

Feedback paso por UNIR

• Previo a llamar al estudiante es importante revisar en el Expediente si se ha volcado la nota del TFE. De esta manera podremos comenzar la llamada o bien felicitando si la vemos o sino preguntándole por cómo fue la defensa y qué nota a obtenido en la misma.
• Nos interesaremos por cómo fue el día de la defensa, que recomendaciones le hicieron y sensaciones que tuvo.
• También es importante que nos de feedback de su paso por UNIR durante los años o periodo que ha estado con nosotros.

Prácticas

Si el estudiante está matriculado de prácticas hablaremos al respecto:

• Si está en un periodo de gestión de centro, revisaremos con él en que estado se encuentra su solicitud. Si no la ha enviado reforzaremos con él que la envíe y la fecha límite.
• Si el alumno quiere reconocer las prácticas, explicaremos pasos, requisitos y fecha límite para hacer la solicitud. En caso de que haya hecho la solicitud de reconocimientos debemos de revisar con él el estado en que se encuentra hasta lograr finalizarla.
• Una vez que el alumno tiene el centro asignado, indicaremos que contacte con él centro y firme el anexo previamente al inicio de sus prácticas.
• Una vez que ha comenzado la estancia de prácticas preguntaremos al alumno por su estancia, cuales son las funciones que desempeña, qué tal con su tutor de centro...
• También una vez que las comience reforzaremos fechas de envío del borrador de la memoria de prácticas y entrega final. También dónde puede encontrar la información en el Campus Virtual (Aula prácticas - Temas/Paso a paso - Elaboración Memoria de prácticas)

Profesorado

En esta pestaña podemos revisar quienes son los docentes de nuestros alumnos. Tendremos información al respecto:1. Acceso directo al correo del docente, nombre asignatura y del docente.2. Tipo de docente:- Corrector: es el docente que responde dudas en el foro, corrige las actividades y los exámenes.- Impartidor: es quien imparte las sesiones virtuales. - Impartidor y Corrector: hace todo lo anterior.

EC

Si el estudiante está matriculado de asignaturas, durante las llamadas de seguimiento trataremos aspectos importantes de la Evaluación Continua.

• En la llamada de bienvenida les preguntamos por cuantas horas podrá dedicarle al estudio. En cada llamada es importante confirmar que está cumpliendo con esas horas que se ha propuesto.

• Repasaremos con él la EC, asignatura por asignatura. Próximas entregas y fechas. Actividades grupales.

• Reforzaremos con él positivamente el avance, y sobre todo si ya ha alcanzado los 2 puntos mínimos.

• Importante marcar objetivos con el alumno a corto plazo, sobre todo si no está haciendo entregas. Generar el compromiso con él. Dejar registro de los objetivos marcados en el preparador de llamada.
• Para hacer un seguimiento de esta parte, previamente revisaremos el apartado de Evaluación.

Publicaciones Cronograma

Desde aquí podemos ver la información sobre el historial de publicaciones que se han lanzado del Cronograma de forma automática.

Si filtramos por Previstas-Buscar, podemos ver en color salmon las publicaciones próximas que se lanzarán de forma automática del Cronograma.

Extraordinaria

Es importante, tras los exámenes del 1º cuatrimestre, si alguno de nuestros estudiantes tiene pendiente ya alguna asignatura para la convocatoria extraordinaria, ir hablando en las llamadas de seguimiento sobre ello:

• Cómo se organizará con el estudio.

• Aconsejar repasar las sesiones presenciales y de refuerzo.
• Tener clara la estructura de examen.
• Repasar las actividades enviadas en EC por si alguna puede entrar como práctica en el examen. Si no ha hecho alguna de las actividades que las repase, por si le preguntan en el examen.

Asignaturas

Si el estudiante está matriculado de asignaturas, durante las llamadas de seguimiento hablaremos sobre las mismas y le aportaremos valor:

• Interesarnos por qué asignatura le gusta más y cual menos.

• Qué tal le están resultando las sesiones presenciales, metodología y docentes.

• Si está pudiendo ver las sesiones en directo, y en caso de que no si las lleva al día en diferido.

• Si nos muestra interés especial por alguna de ellas podemos indicarle si se ha planteado especializarse sobre el tema. Podemos establecer un Plan de carrera con el estudiante base a sus intereses formativos. O también si tiene dudas con la propuesta de tema del TFE podemos orientarle de que elija un tema relacionado con la asignatura, ya que es algo que le motiva.

Asignaturas

Tanto con el alumno nuevo como con el veterano tendremos que comprobar las asignaturas que se ha matriculado, si está todo correcto. Por lo que con ayuda de la sección Cursos en los que está matriculado - Documentación, comprobaremos con el estudiante si su matrícula es correcta. Haremos distinción entre nuevo y veterano en lo que continuar hablando:

• Alumno nuevo: explicaremos funcionamiento de las asignaturas (temario, sesiones directo y diferido, programación semanal, foro de dudas al docente, actividades, fechas...) y el sistema de evaluación continua (60% examen - 40% EC).

• Alumno veterano: el funcionamiento y la EC ya se la conoce, por lo que revisaremos notas del curso anterior, felicitaremos, y hablaremos de las metas que se propone este curso con respecto al anterior. También qué organización/planificación llevará este curso académico.

Trámites

• Si el alumno tiene algún trámite pendiente con la Universidad, lo dejaremos registrada en esta sección, ya que de forma ágil, cuando volvamos a llamarle nos lo mostrará en el histórico y recordaremos dicho trámite pendiente y en que estado se encuentra.

• El objetivo de ello es solventar cuanto antes dicho trámite y reforzar en cada llamada.

• Normalmente se deja anotación al respecto de trámites del tipo Solicitud de reconocimientos, Solicitudes generales especiales...

Información Planes Personalizados

Cuando damos al icono de la información lo que nos permite ver son los planes personalizados que hemos guardado, y podemos acceder a ellos. Si clicamos encima desplegamos el mail a enviar al estudiante.

Calendario Académico

Desde este icono nos descargaremos el calendario académico del estudio a mentorizar. Es importante desde el inicio del estudio que tengamos en cuenta las fechas que se muestran en él en cuanto a semanas introductorias, exámenes, inicios de docencia, depósitos de TFE...; de cara a orientar a nuestros estudiantes y hacer las publicaciones del cronograma en el Campus virtual.

Trámite pendiente

• Si el alumno tiene algún trámite pendiente con la Universidad, lo hablaremos con el estudiante en llamada, así de forma ágil, cuando volvamos a llamarle, nos lo mostrará en el histórico y recordaremos dicho trámite pendiente y en que estado se encuentra.

• El objetivo de ello es solventar cuanto antes dicho trámite y reforzar en cada llamada.

• Normalmente hablamos sobre trámites del tipo: Solicitud de reconocimientos, Solicitudes generales especiales...

Documentación

En ese apartado puedes consultar la matrícula del estudiante. Puedes validar cuáles son los documentos que el alumno ha entregado para su matrícula y cuáles están pendientes por subsanar. Hay documentos que se registran desde su matrícula online y otros que habrán sido enviados como documentación original o copia compulsada (titulación de acceso a la Universidad o para Reconocimientos), cuya adecuación podremos confirmar.

Envío WhatsApp a Lote

La primera opción para abrir WhatsApp se encuentra en la esquina inferior derecho de nuestro portal. Si haces clic sobre el icono encontrarás información de la funcionalidad.

También puedes encontrar el icono de WhatsApp en la vista de Lotes o en la ficha del alumno. Si pinchas en él verás su funcionalidad.

El Cronograma nos va a guiar en los tipos de WhatsApp a enviar y los momentos durante el curso que debemos de enviarlos.

*NOTA IMPORTANTE: en la sección de Enviar Email a Lote nos encontraremos un vídeotutorial de esta funcionalidad.

Próximas clases presenciales

En esta pestaña veremos de un vistazo las próximas sesiones virtuales que tiene el alumno agendadas en su campus, de las asignaturas matriculadas. Tendremos información al respecto:1. Nombre de la asignatura. 2. Tipo de sesión: clase de temario, sesión de refuerzo, o clase + refuerzo. 3. El estado de la sesión y el docente que la imparte. 4. Fecha de la sesión, hora de inicio y hora de fin.

Observaciones de Reconocimiento

Aquí obtenemos información de qué compañeros de Reconocimientos están gestionando la solicitud y las anotaciones que van dejando. Nos ayuda mucho esta información que queda registrada, es importante revisarla previamente para evitamos poner Jiras al Departamento.

Estados de Reconocimiento

Es muy importante que desde el primer contacto que establecemos con nuestro estudiante revisemos si tiene una solicitud de reconocimiento activa y corroboremos con el alumno en qué estado se encuentra. Nuestro objetivo es que esa solicitud de reconocimiento se encuentre en estado Finalizado.*NOTA IMPORTANTE: si tienes alumnos matriculados de TFE, presta atención especial a aquellos que aún no han finalizado su estudio de reconocimiento, ya que no les citarán a defender si su expediente no lo tienen completo.

Exámenes

Si el estudiante está matriculado de asignaturas durante el curso académico hablaremos de uno de los ítems importantes, que es el de Exámenes:

• Cuando se active la inscripción de exámenes, reforzaremos con el alumno que realice la inscripción y la fecha límite. Si se ha inscrito, repasaremos con él modalidad, asignaturas, horas y días escogidos. Toda esta información la encontraremos en la columna Ex.
• Online: reforzaremos que debe de hacer registro, descarga de Smowl, prueba de conectividad.
• Presencial: sede, dni, materiales, tiempo, formulario de exámenes impreso que les servirá de justificante.
• Es importante informar al estudiante cuando se irán publicando las notas, hasta cuando, y dónde saldrán publicadas. Tendrán 48 horas desde la publicación para solicitar la revisión.

• Si son los exámenes del 1ºQ reforzaremos también que impartiremos una sesión explicativa.
• Previo a exámenes nos interesaremos por cómo se ha organizado con el estudio de las asignaturas y cómo lo lleva.
• Tras los exámenes haremos un repaso por las sensaciones, y según salgan notas iremos también hablando de las mismas. Recuerda que las notas podemos revisarlas en la pestaña de Exámenes.

Guión Perfil

En este apartado encontramos la encuesta que se debe realizar a los alumnos durante las tres primeras llamadas apróximadamente. Tiene un total de 29 ítems a completar. Es importante que esta encuesta se realice de manera natural, incluyendo conectores como si fuera una conversación, para que los alumnos no lo vean como una simple encuesta.

Borradores

En esta sección podemos acceder a aquellos Borradores de mentorías pendientes que no hemos llegado a darle a la pestaña "Añadir" y aún no constan en el histórico de llamadas de nuestro estudiante.

De aquellos alumnos que hayamos guardado Borrador, vamos a identificarlos desde la pestaña de Alumnos activos con una línea naranja.

Al acceder a la pestaña de Ciclo actual nos va a saltar el siguiente mensaje y nos va a preguntar si queremos recuperar el borrador y retomar la transquipción de la llamada para Añadir y que conste en el histórico del alumno. O nos da la opción de descartar. Una vez que descartemos, el borrador guardado nos desaparecerá.

Semana 0

En esta sección tenemos acceso a la encuesta de semana 0 que ha realizado el alumno, si la ha realizado. En caso de que no la haya realizado no aparecerá nada, y si la ha realizado nos aparecerá el desplejable de preguntas y respuestas. Son un total de 25 ítems. Nos da mucha información sobre el estudiante.

Notas ordinaria y extraordinaria

Aquí nos aparecerán las notas volcadas en el expediente de ordinaria, y en caso de no superarlo, también nos aparecerá en la convocatoria extraordinaria. Si el acta del docente ha sido registrado aparecerá la nota. En caso de que aún no se haya registrado el acta correctamente o estemos en periodo de revisiones, constará la nota como provisional. AO, significa Aprobado en Ordinaria.

A tener en cuenta + Despedida de llamada

Aspectos a tener en cuenta para la próxima mentoría y recordarlos en un vistazo.

Despediremos la llamada:

• Haciendo un resumen de los puntos que se han tratado.

• Concretaremos con él que la próxima llamada sera tras la defensa.
• Mostraremos disposición por correo y teléfono siempre que lo precise.
• Desearemos ánimos con la preparación y suerte para su defensa de TFE.

Exámenes

Es probable que en la llamada de bienvenida el alumno pregunte algunas cuestiones sobre los exámenes, sobre todo si es alumno nuevo. Ante cualquier duda al respecto podemos darle esta información:

• Podemos informar de las fechas de los exámenes de uno u otro cuatrimestre, según consten en el calendario académico.

• En un mes y medio previo a sus exámenes se le habilitará el formulario de inscripción. Se le dará aviso por diferentes medios, y le impartirás una sesión explicativa al respecto.

• Tendrán una fecha límite para hacer la inscripción, y/o modificaciones dentro del formulario.

• En el formulario podrá seleccionar modalidad presencial y la sede, o modalidad online.
• Online: tras la inscripción deben de hacer el registro y la prueba de conectividad para comprobar que todo funciona correctamente.

Logros

Este apartado permite revisar los logros que cada estudiante lleva a lo largo del curso y se pueden identificar de la siguiente manera.

VERDE: cuando el estudiante ha aprobado todas las asignaturas en un cuatrimestre. AMARILLO: el estudiante ha suspendido la mitad o más de la mitad de las asignaturas. ROJO: el estudiante ha suspendido todas las asignaturas que está cursando en el cuatrimestre, o no se ha presentado a ningun examen.

Este logro al inicio de cada cuatrimestre estará en gris, y significa que el alumno aún no ha alcanzado la puntuación mínima de 2 puntos en la evaluación continua en todas o alguna de las asignaturas que está cursando.

Este logro se activa en verde cuando el estudiante alcanza el mínimo de 2 puntos de evaluación continua en todas las asignaturas que está cursando en ese cuatrimestre.

Llamadas centralita

En este apartado podrás controlar el histórico de las llamadas que haces desde el Portal a tus estudiantes, con un filtro de zona horaria, fecha de inicio y fecha de fin, puedes encontrar todas las llamadas que se han hecho en el rango de días que designes.

Tareas grupales (GRUPOS)

En esta pestaña tendremos información de las tareas grupales de cada una de las asignaturas: 1. Número de grupo y alumnos que componen el grupo. 2. Cuenta de Office 365. 3. Mentor del alumno.

*NOTA IMPORTANTE: hay que tener en cuenta que esta sección solo es utilizada por algunas de las Facultades.

Envío código promocional

• En el caso de que el estudiante necesite que se le envíe un código promocional, recuerda que debes revisar la sección de Administrativos - Información de pagos (Códigos promocionales), y ver si en su última matrícula tenía algún código asociado. Es importante comprobar el precio base para remitirle el código que le corresponde.
• Tendrá que hacer la matrícula a través del enlace que le hemos enviado.
• Una vez realizada, en Documentación adicional tendrá que adjuntar la justificación oportuna para que desde Secretaría puedan validarle la matrícula.

Baja - Retención

Si el estudiante está en peligro de que se convierta en baja durante el curso, es importante trabajar con él para lograr retenerle.

• Revisar el Rendimiento Académico del estudiante es uno de los puntos importantes a tener en cuenta. Aquellos estudiantes con un rendimiento menor al 60% -50%, deberemos hacer un seguimiento más de cerca.

• Utilizaremos palancas y estrategias de retención, nuestro objetivo es que no se vaya.

• Quizás el motivo de la baja sea por situaciones que se han dado con otros Departamentos, por algún tramite en concreto. Es importante que demos con la situación y contactemos con el Departamento implicado para dar una solución al estudiante, si es ese el motivo de que lo quiere dejar.

• Estos casos debes tratarlos con tu Jefe de Equipo, juntos podréis ver las opciones o acciones a poder realizar con el estudiante, para lograr que continúe con nosotros y así lograr alcanzar las metas propuestas.

WhatsApp

Para mejorar la comunicación vía WhatsApp con nuestro estudiante, se establece un único número de teléfono.El número inicial que nos aparecerá será el que ha indicado el alumno en su matrícula. Podremos modificar el número mediante el icono del lápiz indicando el motivo del cambio.

Asignaturas

Si el estudiante está matriculado de asignaturas, durante las llamadas de seguimiento hablaremos sobre las mismas y le aportaremos valor:

• Interesarnos por qué asignatura le gusta más y cual menos.

• Qué tal le están resultando las sesiones presenciales, metodología y docentes.

• Si está pudiendo ver las sesiones en directo, y en caso de que no si las lleva al día en diferido.

• Si nos muestra interés especial por alguna de ellas podemos indicarle si se ha planteado especializarse sobre el tema. Podemos establecer un Plan de carrera con el estudiante base a sus intereses formativos. O también si tiene dudas con la propuesta de tema del TFE podemos orientarle de que elija un tema relacionado con la asignatura, ya que es algo que le motiva.

Prácticas

Si el estudiante está matriculado de prácticas hablaremos al respecto:

• Si está en un periodo de gestión de centro, revisaremos con él en que estado se encuentra su solicitud. Si no la ha enviado reforzaremos con él que la envíe y la fecha límite.
• Si el alumno quiere reconocer las prácticas, explicaremos pasos, requisitos y fecha límite para hacer la solicitud. En caso de que haya hecho la solicitud de reconocimientos debemos de revisar con él el estado en que se encuentra hasta lograr finalizarla.
• Una vez que el alumno tiene el centro asignado, indicaremos que contacte con él centro y firme el anexo previamente al inicio de sus prácticas.
• Una vez que ha comenzado la estancia de prácticas preguntaremos al alumno por su estancia, cuales son las funciones que desempeña, qué tal con su tutor de centro...
• También una vez que las comience reforzaremos fechas de envío del borrador de la memoria de prácticas y entrega final. También dónde puede encontrar la información en el Campus Virtual (Aula prácticas - Temas/Paso a paso - Elaboración Memoria de prácticas)

Recomendaciones Planificador

Para que se planifique automáticamente, es importante introducir el horario una vez. Para los Mentores-UNIR de completa que se encuentran en Logroño, que tienen horarios distintos, posteriormente, solo será necesario indicar si estamos en una semana normal o una semana alternativa. Esa semana alternativa nos sirve para introducir cualquier horario en una semana especial (cuando tenemos defensas, exámenes, vacaciones, compensación, etc.)

1. Selecciono la semana e introduzco el horario para cada una. La semana alternativa es la semana en la que se trabaja el viernes por la tarde o en la que se tiene cualquier otro horario.2. El viernes, antes de irnos, marcamos activo la semana en la que nos encontraremos la semana que viene para que el domingo, cuando planifique, nos planifique en función de ese horario. Si la semana que viene tengo el mismo horario que esta semana, no será necesario realizar ninguna acción.

UM - Última Matrícula

Es la misma columna que nos constaba en el lote anterior de Rematrículas. Nos dará información del estado de la matrícula. Vemos los estados:

Matrícula recepcionada

Borrador de matrícula

Matrícula recepcionada en otro estudio

Matrícula anulada

Matrícula realizada

Matrícula anulada en otro estudio

Matrícula realizada en otro estudio

Baja matrícula

Última acción

En esta sección nos aparecerá la última acción que hayamos registrado en el estudiante, como por ejemplo: Envío de WhatsApp, Llamada NC, Fuera de ciclo, Trámite...En el caso de que la última acción sea una Mentoría de contacto quedará registrada también en esta sección.

Mostrar todos los años académicos

Si marcamos esta sección y el alumno es veterano podemos ver desglosado el expediente de todos los cursos anteriores. Si lo dejamos sin seleccionar, solo nos constará el expediente del curso académico actual.

Perfil estimado para el alumno

Aquí nos aparece la información actualizada de la retención proactiva de bajas de estudiante.

Blanco: estos estudiantes no corresponden a primeras matrículas o son in company.

Salmón: la probabilidad de baja del estudiante está por encima del 50% hasta un 70%.

Verde: hay menor probabilidad de baja del estudiante. De un 0% hasta un 50%.

Rojo: estudiantes con alto porcentaje de baja, por encima del 70% hasta el 100%.

Excel de Inscritos

Desde esta sección nos podemos descargar un excel con datos de nuestro grupo de estudiantes, como el nombre, fecha de nacimiento, teléfono, email personal y de office 365, domicilio, localidad, provincia, país, id de matrícula...

Bienvenida a UNIR

• Cuando llamamos al estudiante siempre debemos presentarnos: "Hola, buenos días xxx, soy xxxx xxxx tu Mentor/a-UNIR".

• Siempre preguntar al alumno si se encuentra en buen momento para hablar. Si no es así, concretaremos cita con él para otro momento que esté más tranquilo.

• Explicamos nuestra función a lo largo del curso académico como su Mentor/a-UNIR, en qué momentos vamos a acompañarle.

• Confirmamos la recepción de claves y si ha accedido a la plataforma para familiarizarse con ella (solo alumnos nuevos). Con veteranos confirmamos que tiene acceso al campus, como el curso pasado.

• Reforzamos que en el correo de claves tienen acceso a su Correo Office 365 de Comunidad Unir.

Exámenes Información

Podemos ver en un simple vistazo la información de:- Plataforma.- Año académico.- Cuatrimestre. - De qué curso son las asignaturas.- Nombre de la asignatura.

Días sin contactar

La columna DSC, esta relacionada con los días que han pasado desde el último contacto (de mentoría) que que hicimos con el estudiante. El color rojo indica que ya el ciclo esta vencido y que se debe llamar cuanto antes. Esta columna permite filtrarla para una mejor organización en el día a día del trabajo. Se recomienda estar pendiente de todos los estudiantes y así evitar que esta columna este en rojo.

Campus

• Con el alumno nuevo nos interesaremos si se está familiarizando con el campus. Explicaremos, a modo general, funcionamiento y apartados importantes. Animaremos a que vea nuestra sesión de bienvenida (si aún no se ha impartido indicaremos fecha y cómo acceder, si se ha impartido recordaremos dónde puede revisar la grabación).

• Con el alumno veterano, que ya se conoce la plataforma, reforzaremos aspectos del campus si se ha producido alguna novedad o cambio.
• Presentaremos al estudiante el espacio SOA (Aula de Información General - ¿Quién te acompaña? - SOA - Repositorio de recursos que ofrece el SOA).

• Explicaremos la Experiencia UNIR y los talleres que van a tener a disposición: Inteligencia Artificial, Neurociencia aplicada al aprendizaje, Desing Thinking, Metodologías ágiles, y Herramientas básicas para el estudio. Son de habilidades básicas, formación complementaria (no obligatoria para superar el estudio). Accesible a poderlos ver en directo en semanas introductorias y en diferido durante todo el curso académico.

Prácticas

Si el estudiante está matriculado de prácticas durante este curso académico podéis tratar dos temas al inicio:

• Solicitud de centro:
• 1ºQ, el aula de prácticas se le habilitará el primer día de semana introductoria y tendrá un periodo corto de tiempo para hacer la solicitud de centro. La solicitud la realizan desde el aula sección Mis prácticas.
• 2ºQ, el aula de prácticas se le habilitará durante la semana introductoria y tendrá un periodo de unas 3 semanas para realizar la solicitud de centro. La solicitud la realizan desde el aula sección Mis prácticas.

• Reconocimiento de prácticas: tienen un periodo de tiempo para poder realizar la solicitud. Debe de cumplir una serie de requisitos. Los pasos y requerimientos para poder reconocer las prácticas los tendrá en el propio aula sección Temas/Paso a paso - Paso 1 Reconocimiento, y en Documentación habrá un archivo al respecto. La solicitud la realizan desde la pestaña de Secretaría.

Guión Perfil

En este apartado encontramos la encuesta que se debe realizar a los alumnos durante las tres primeras llamadas, apróximadamente. Tiene un total de 29 ítems a completar. Es importante que esta encuesta se realice de manera natural, incluyendo conectores como si fuera una conversación, para que los alumnos no lo vean como una simple encuesta.

Plan de carrera

• Es probable que en esta llamada de rematriculación, se establezca un Plan de Carrera. A la par de orientarle en la renovación de su matrícula de cara al próximo curso, también le estamos orientando para matricularse del estudio de Plan de Carrera que está interesado.

• Indicaremos el estudio del qué se va a matricular y le ayudaremos en el proceso.

Alumnos inactivos

En esta pestaña nos encontraremos aquellos alumnos que tenemos inactivos a realizar seguimiento. Dependiendo del motivo por el que están inactivos nos podemos encontrar las siguientes casuísticas y podremos identificar dicho motivo por el color de la línea que aparezca.

Confirmación de cita defensa

Una vez que nos confirmen que los alumnos han recibido su cita de defensa procederemos a llamarle para confirmar el día y hora de su defensa. Podremos revisar el día y hora de la cita en la columna del muñeco - Académicos - Tribunales (DEFENSAS).

Estado envíos SMS

Desde aquí, podrás controlar los mensajes de texto que envías a tus estudiantes, para comprobar que se hayan enviado correctamente, o, si hubiera algún error, comprobar el número al cual le enviaste y corregir los datos necesarios.

Esta función es muy similar a Llamadas centralita y Mensajes WhatsApp:1. Se establece una zona horaria. 2. y 3. Fecha de inicio y fecha de fin de búsqueda. 4. Puedes ver el estado del mensaje que enviaste. 5. Puedes ver el SMS enviado.

*IMPORTANTE: la funcionalidad de envío de SMS, actualmente, no se está utilizando.

Ver histórico Tutor

En esta sección podemos revisar el histórico completo del alumno, incluido si es un alumno veterano, todas las acciones registradas y contactos de años anteriores.

Trámites

• Si el alumno tiene algún trámite pendiente con la Universidad, lo dejaremos registrada en esta sección, ya que de forma ágil, cuando volvamos a llamarle nos lo mostrará en el histórico y recordaremos dicho trámite pendiente y en que estado se encuentra.

• El objetivo de ello es solventar cuanto antes dicho trámite y reforzar en cada llamada.

• Normalmente se deja anotación al respecto de trámites del tipo Solicitud de reconocimientos, Solicitudes generales especiales...

Asignaturas

Si el estudiante está matriculado de asignaturas, durante las llamadas de seguimiento hablaremos sobre las mismas y le aportaremos valor:

• Interesarnos por qué asignatura le gusta más y cual menos.

• Qué tal le están resultando las sesiones presenciales, metodología y docentes.

• Si está pudiendo ver las sesiones en directo, y en caso de que no si las lleva al día en diferido.

• Si nos muestra interés especial por alguna de ellas podemos indicarle si se ha planteado especializarse sobre el tema. Podemos establecer un Plan de carrera con el estudiante base a sus intereses formativos. O también si tiene dudas con la propuesta de tema del TFE podemos orientarle de que elija un tema relacionado con la asignatura, ya que es algo que le motiva.

Extraordinaria

Es importante, tras los exámenes del 1º cuatrimestre, si alguno de nuestros estudiantes tiene pendiente ya alguna asignatura para la convocatoria extraordinaria, ir hablando en las llamadas de seguimiento sobre ello:

• Cómo se organizará con el estudio.

• Aconsejar repasar las sesiones presenciales y de refuerzo.
• Tener clara la estructura de examen.
• Repasar las actividades enviadas en EC por si alguna puede entrar como práctica en el examen. Si no ha hecho alguna de las actividades que las repase, por si le preguntan en el examen.

Buscador de alumnos

A través del buscador podrás localizar a cualquier alumno de UNIR por su nombre, nif/dni, teléfono, y/o email. En el primer resultado de búsqueda aparecerán tus estudiantes y, en caso de querer hacer una búsqueda entre todos los estudiantes de UNIR, utiliza el botón "Buscar Todos". También podemos acceder al Buscador avanzado de alumnos a través del icono de flecha para una búsqueda más detallada en cuanto a nombre/apellidos, NIF, Teléfono, Email, y/o Id del Alumno.

Filtro Plan estudios

Cuando accedemos a la pestaña de Perfil veremos el plan de estudios del estudiante por completo, desde las pestañas estas pestañas podemos filtrar para que solo nos consten las asignaturas:

Rechazar la adaptación en nombre del alumno

Esta acción nunca debemos hacerla, a no ser que el estudiante nos de su consentimiento. El alumno para rechazar la adaptación y continuar sus estudios en el plan antiguo de forma autónoma deberá abrir el PDF de la adaptación personalizada que le hemos enviado y dar al botón azul.

EC - Información

Podemos ver en un simple vistazo la información de:- Plataforma.- Estudio que está cursando. - Año académico. - Cuatrimestre. - De qué curso son las asignaturas qué está cursando.

A tener en cuenta + Despedida de llamada

Registraremos en este apartado aquello que queramos que nos aparezca en el recuadro gris a la hora de entrar en la ficha del alumno de Seguimiento. Normalmente registramos aspectos a tener en cuenta para la próxima mentoría y recordarlos en un vistazo.

Despediremos la llamada:

• Haciendo un resumen de los puntos que se han tratado.

• Concretaremos cita para el próximo seguimiento.
• Mostraremos disposición por correo y teléfono siempre que lo precise.
• Desearemos ánimos y buen día.

SANNEE - propuesta estudiante

Desde esta sección podemos proponer a un estudiante al Servicio de Atención a las Necesidades Especiales.

La plantilla que nos aparecerá a completar es la siguiente: tendremos que adjuntar el Certificado de discapacidad y añadir observaciones.

Os dejamos acceso a la última Formación del SOA-SANNEE:

Recordar los estados por los que pasa la solicitud:

NARANJA: el estudiante ha sido propuesto y aún no hay ninguna respuesta del Servicio. VERDE: el estudiante ha sido admitido para recibir atención del Servicio. GRIS: nuestro estudiante ha sido rechazado en el Servicio.

EC

Si el estudiante está matriculado de asignaturas, durante las llamadas de seguimiento trataremos aspectos importantes de la Evaluación Continua.

• En la llamada de bienvenida les preguntamos por cuantas horas podrá dedicarle al estudio. En cada llamada es importante confirmar que está cumpliendo con esas horas que se ha propuesto.

• Repasaremos con él la EC, asignatura por asignatura. Próximas entregas y fechas. Actividades grupales.

• Reforzaremos con él positivamente el avance, y sobre todo si ya ha alcanzado los 2 puntos mínimos.

• Importante marcar objetivos con el alumno a corto plazo, sobre todo si no está haciendo entregas. Generar el compromiso con él. Dejar registro de los objetivos marcados en el preparador de llamada.
• Para hacer un seguimiento de esta parte, previamente revisaremos el apartado de Evaluación.

Expediente Información

Podemos ver en un simple vistazo la información de:- Estudio y año académico. - Curso de las asignaturas matriculadas. - Cuatrimestre y nombre de la asignatura. - ECTS de la asignatura. - Caracter de la asignatura: básica, obligatoria, optativa, TFE, prácticas...

Plan de Carrera

Es importante que tengamos como objetivo el poder establecer plan de carrera con nuestros estudiantes:

• Si aún no hemos establecido Plan de carrera con el estudiante, según vayamos conociendo a nuestro estudiante debemos sacar información en nuestras mentorías de: intereses, futuro laboral, hobbies, asignaturas que más le motivan..., de esta manera podremos orientar al alumno en estudios que puedan ser de su interés si se quiere seguir formando. Cuando el alumno miestra un mínimo de interés por alguno de nuestros estudios, es importante que ya pongamos el cupón en la sección de Plan de carrera.

• Si ya hemos establecido Plan de carrera y creado cupón, el alumno está interesado, pero debemos de alimentar el cupón en cada una de nuestras llamadas, hasta que el alumno realice la matrícula.

¿Cómo ponemos un cupón de Plan de Carrera?

¿Cómo alimentamos el cupón?

Portal del Asesor

Exámenes activos

En esta columna podemos estar al tanto de la inscripción a exámenes que nuestros estudiantes deben de realizar cuando se activa la convocatoria. De dicha activación les damos aviso por medio del campus con las publicaciones que automatiza el Cronograma. Deberemos estar pendientes de los avisoa a dar por Cronograma, con respecto a la inscripción de exámenes, ya que algunos de ellos no están automatizados.

Si el cuadro aparece verde y con una letra O, significa que el alumno se ha inscrito a los exámenes en modalidad ONLINE.

Si el cuadro aparece verde y con una letra P, significa que el alumno se ha inscrito a los exámenes en modalidad PRESENCIAL.

Si el cuadro aparece en blanco, significa que el alumno aún no ha realizado la inscripción de sus exámenes. Recuerda tener en cuenta que solo deben inscribirse aquellos alumnos que cursen asignaturas.

*NOTA IMPORTANTE: puede aparecer también en la columna de exámenes una letra M, eso significará que el estudiante se ha inscrito en modalidad MIXTA (hace unos exámenes en modalidad presencial y otros en modalidad online). En el caso de que las letras O, P, M aparezcan en rojo, significará que el alumno ha dejado pendiente de inscribir alguna asignatura, por lo que nos alertará de que falta alguna asignatura por inscribirse a exámenes.

Horario de contacto

Es importante que en el primer contacto que establezcamos con nuestro estudiante le preguntemos por cuando le viene bien que le contactemos para hacerle el seguimiento.

• Os recomendamos que primero informemos al alumno de nuestro horario de trabajo.
• Una vez que el alumno tiene claro cuándo estamos disponibles, le preguntamos por su horario de contacto.
• Tras ello registramos en la columna C de Preferencia de contacto el/los horario/s que nos ha indicado. De esta forma el planificador nos los organizará en sus franjas horarias.

Futuro Académico

• Si hemos establecido con el alumno Plan de Carrera durante el curso académico, reforzaremos información y le ayudaremos a formalizar la matrícula.

• Si no hemos logrado establecer con el estudiante Plan de Carrera durante el curso académico, es el momento de plantearle la pregunta una vez culminado el estudio, quizás es en ese momento cuando él se replantee seguir formándose.

• Si nos indica que se quiere preparar idiomas podemos recomendar Cursos y exámenes de idiomas de UNIR y establecer así Plan de Carrera también.

Trámites

• Si el alumno tiene algún trámite pendiente con la Universidad, lo dejaremos registrada en esta sección, ya que de forma ágil, cuando volvamos a llamarle nos lo mostrará en el histórico y recordaremos dicho trámite pendiente y en que estado se encuentra.

• El objetivo de ello es solventar cuanto antes dicho trámite y reforzar en cada llamada.

• Normalmente se deja anotación al respecto de trámites del tipo Solicitud de reconocimientos, Solicitudes generales especiales...

Información de Tarjeta ECTS en el alumno

Solicitada Rechazada Aceptada Emitida

• Si das clic en la solicitud, te saldrán más detalles.

• Recuerda, no debes asegurar al estudiante que esta solicitud será aceptada y cuenta siempre con la orientación de tu Jefe de Equipo antes de hacer este proceso.

Explicación defensa

Una vez que confirmemos con el alumno la recepción de la cita, daremos indicaciones a tener en cuenta para la preparación y día de la defensa:

• Debe de tener a mano el DNI / Pasaporte, ya que antes de comenzar el Tribunal pedirá que lo muestre a cámara.

• El Tribunal le pedirá hacer una barrido previo de la estancia en la que está.
• Debe de acudir a la defensa con unos 15 minutos de antelación.
• Que revise el manual de Adobe Connect y haga una prueba de conectividad para que compruebe que le funciona la cámara, el audio, que puede cargar el PPT y sabe manejar la herramienta.
• Indicarle dónde tiene ubicada la plantilla de PPT para la realización de su defensa. La tienen ubicada en la pestaña Temas del aula de TFE - Fase 3: Depósito y defensa.

TFE

Si el estudiante está matriculado de TFE hablaremos al respecto:

• Si está en el periodo de envio de propuesta de tema, reforzar con él que revise el apartado de Temas - Elaboración del TFE, el repositorio de UNIR. Para el envío de la propuesta lo hará a través de la pestaña Solicitud TFE / Gestión de TFE del aula. Reforzar normativa de citas bibliográficas (https://bibliografiaycitas.unir.net/documentos/APA_7ed_UNIR.pdf).
• Si el alumno ya tiene aceptada la propuesta de tema y asignado director, animar a que haga una búsqueda bibliográfica, se descargue la plantilla y formatos del trabajo, contacte con su director para la primera tutoría antes del 1º borrador.
• Si no tiene aceptado el tema, reforzar que debe de enviar de nuevo la propuesta con las indicaciones dadas.

• Cuando ya han comenzado las entregas revisar si las va haciendo, repasar con él las fechas de entrega, si ya tiene corrección interesarnos por cómo avanza y el feedback del director. También si han programado próximas tutorías.
• Cuando está a punto de hacer el predepósito de ordinaria/extraordinaria, que se cerciore que ha hecho todas las correcciones propuestas, ya que no hay opción de modificaciones muy extensas.
• Si ha recibido apto a deposito de ordinaria/extraordinaria explicarle los pasos para hacer el Depósito de TFE. Adelantar información sobre la preparación de la Defensa de TFE y previsión de semana.
• Si no tiene el apto en ordinaria explicarle que tiene oportunidad de una entrega final de extraordinaria. Entre ordinaria y extraordinaria apenas hay tres semanas, que sea consciente de ello.
• Si no tiene el apto en extraordinaria explicarle los pasos a seguir para la rematriculación del TFE de cara al próximo curso académico.

Solicitud Tarjeta ECTS

1. Busca al estudiante, encuentra su plan de estudios y anota el importe pendiente de su matrícula (puedes revisarlo en la sección Datos Administrativos - Financiero Cobros ).2. Luego selecciona las asignaturas de las cuales se va a solicitar la tarjeta de ECTS, podrás ver que con cada clic en cada una de las asignaturas, el número de créditos aumenta según los créditos que esa asignatura represente. 3. Luego resume el caso y/o la situación del estudiante, también, describe la solicitud o lo que quieres que se haga con esos créditos escogidos (generar una tarjeta para aplazar dichas asignaturas). 4. No olvides adjuntar los justificantes del alumno, sin ellos, esta solicitud será desestimada. Finalmente, da clic en Solicitar.

R - Estado Rematrícula

Vemos a continuación los diferentes estados y casuísticas:

Extraordinaria. No todas las asignaturas matriculadas están superadas

No depositado, pdte. de depósito de TFE. Todas las asignaturas matriculadas superadas + TFE pdte. de depósito en el curso actual

En espera

Pdte. de defensa de TFE. Todas las asignaturas matriculadas superadas + TFE depositado en el curso actual

No depositado, pdte. de depósito de TFE + Extraordinaria. No todas las asignaturas matriculadas superadas + TFE pdte. de depósito en el curso actual

Faltan notas.

Rematrícula parada por Aplazamiento / Baja / Etc...

Rematrícula. Alguna asignatura suspensa y/o TFE no matriculado o no depositado. O se ha forzado mediante interesado en rematricularse.

A rematricular

Rematrícula parada por reclamación de documentación.

Finaliza estudio. Todas las asignaturas matriculadas superadas + TFE superado en el curso actual.

A NO rematricular

Rematriculado. Llega la matrícula

Tipificación del alumno

Esta columna nos permite identificar de un solo vistazo si el alumno tiene alguna condición especial en su matrícula y nos permite saber, sin necesidad previa de revisar su matrícula, de qué está matriculado.

Hay tipificaciones que vienen automáticas como las siguientes:

Hay tipificaciones que son no automáticas, pero que una vez que revisamos la matrícula con el alumno, podemos realizarlas para que consten de una forma más visual:

Info Mentor próximo año

Desde aquí podemos indicar comentarios de cara al mentor del próximo curso. Una vez que pongamos el comentario, le deberemos dar al botón de Grabar y se quedará registrado en el histórico. En el próximo curso aparecerá el siguiente icono al lado del nombre del alumno, y el nuevo mentor podrá ver las anotaciones que le ha dejado el mentor del curso anterior.

Dedicación y motivación

• Es esencial indagar a qué se dedica el alumno a nivel laboral, si trabaja, si no. También las horas que tendrá disponibles para poderle dedicar al estudio que cursa.

• Debemos preguntarle el qué le ha motivado cursar este estudio con nosotros. Es importante tener dicha información para que si el alumno en cierto momento quiere darse de baja, lo utilizaremos como primera palanca. También para poder establecer un Plan de carrera con él a lo largo del curso académico.

• Preguntar al alumno por sus intereses y metas profesionales.

Recuerda registrar también todos estos datos en la pestaña de Plan de Carrera - Información.

Conteo de Ciclos

En este apartado encontramos dos columnas con unos números que nos indican cuantos ciclos contactados llevamos con nuestro estudiante.

El primer número corresponde al total de ciclos de mentoría que se han cumplido por nuestra parte.

El segundo número corresponde al total de ciclos de mentoría que debían haberse cumplido.

Trámites

• Si el alumno tiene algún trámite pendiente con la Universidad, lo hablaremos con el alumno en la llamada, así de forma ágil, cuando volvamos a llamarle nos lo mostrará en el histórico y recordaremos dicho trámite pendiente y en que estado se encuentra.

• El objetivo de ello es solventar cuanto antes dicho trámite y reforzar en cada llamada.

• Normalmente se habla de trámites del tipo Solicitud de reconocimientos, Solicitudes generales especiales...

Cursos en los que está matriculado

En esta sección comprobaremos junto al estudiante su matrícula en la llamada de Bienvenida. Podemos encontrar lo que está cursando actualmente y/o si damos a Incluir todos los cursos, podemos ver lo que ha estado matriculado en cursos anteriores. Nos aparecerá la fecha de inicio y fin de cada asignatura, que coincidirá con la activación de las aulas en el campus.

Situación laboral

En esta sección, y tras haber realizado con el alumno la llamada de bienvenida y preguntarle a qué se dedica laboralmente, anotaremos su situación laboral actual: desempleado o empleado, y si está en búsqueda/mejora de empleo.

Prácticas

Si el estudiante está matriculado de prácticas hablaremos al respecto:

• Si está en un periodo de gestión de centro, revisaremos con él en que estado se encuentra su solicitud. Si no la ha enviado reforzaremos con él que la envíe y la fecha límite.
• Si el alumno quiere reconocer las prácticas, explicaremos pasos, requisitos y fecha límite para hacer la solicitud. En caso de que haya hecho la solicitud de reconocimientos debemos de revisar con él el estado en que se encuentra hasta lograr finalizarla.
• Una vez que el alumno tiene el centro asignado, indicaremos que contacte con él centro y firme el anexo previamente al inicio de sus prácticas.
• Una vez que ha comenzado la estancia de prácticas preguntaremos al alumno por su estancia, cuales son las funciones que desempeña, qué tal con su tutor de centro...
• También una vez que las comience reforzaremos fechas de envío del borrador de la memoria de prácticas y entrega final. También dónde puede encontrar la información en el Campus Virtual (Aula prácticas - Temas/Paso a paso - Elaboración Memoria de prácticas)

A tener en cuenta + Despedida de llamada

Aspectos a tener en cuenta para la próxima mentoría y recordarlos en un vistazo.

Despediremos la llamada:

• Haciendo un resumen de los puntos que se han tratado.

• Concretaremos cita para el próximo seguimiento.
• Mostraremos disposición por correo y teléfono siempre que lo precise.
• Desearemos ánimos y buen día.

Tribunales (DEFENSAS)

En esta sección tendremos acceso a información sobre la Cita de defensa del estudiante: 1. Título del trabajo, convocatoria, nombre del director de TFE y si es grupal o no.2. Día y hora de la defensa. 3. Se mostrarán las observaciones anotadas por el departamento de logística sobre la solicitud del alumno en relación con su defensa, de esta forma, podréis ver si su petición se está gestionando y que indican al respecto.

Se nos avisará mediante mail que se han remitido a los estudiantes la cita de defensa, por lo que comenzaremos a llamar nuestros estudiantes para confirmar la recepción de la cita, dar indicaciones y desear suerte.

Teams

De esta forma deberemos registrar aquellas mentorías de contacto que hagamos con alguno de nuestros estudiantes a través de Teams. Nos dará la opción de seleccionar el tipo de contacto:

Incidencias

• Debemos comprobar el expediente con el estudiante antes de dejar matricularse del TFE. Debemos tener en cuenta de que el alumno no se puede matricular del TFE si le queda algo pendiente de matriculación.

• En la llamada deberemos comentar cualquier incidencia que el alumno tenga a la hora de formalizar su matrícula.

Asignaturas / Profesores

En este icono podremos acceder a la información de asignaturas y profesores del estudio y lote que estamos mentorizando.

• Profesor Corrector: docente que se encarga de la corrección de actividades y exámenes de una asignaturas. También atiende el foro de dudas.
• Profesor Impartidor: docente que se encarga solo de la impartición de las sesiones presenciales.
• Profesor Corrector e Impartidor: el mismo docente de una asignatura se encarga de impartir, corregir actividades y exámenes, y da respuesta a las dudas del foro de consulta.

Trámite

Hay departamentos que no han migrado aún a JIRA y se sigue poniendo los trámites a través del alumno desde el Portal de Operaciones. Los departamentos son Cobros Internacional y Rematriculación. Dentro de las categorías podemos seleccionar las siguientes:

Recuerda que podemos hacer seguimiento del Trámite a través del icono

EXT/Def/ND

Cuando comience la campaña de rematrículas se ocultarán las columnas de los ciclos de seguimiento y la columna de Logros. Únicamente nos constará esta columna. Sí queremos ver desplegados los ciclos de seguimiento le daremos al botón de Expandir Evolución de Ciclos.

Aceptar la adaptación en nombre del alumno

Esta acción nunca debemos hacerla, a no ser que el estudiante nos de su consentimiento. El alumno para aceptar la adaptación de forma autónoma deberá abrir el PDF de la adaptación personalizada que le hemos enviado y dar al botón verde.

Correo

De esta forma deberemos registrar aquellas mentorías de contacto que hagamos con alguno de nuestros estudiantes a través de correo. Nos dará la opción de seleccionar el tipo de contacto:

• Envío-recibo correo: registro de correos importantes, que no sean de seguimiento.
• Envío información de Mentoría: hacemos este registro cuando hemos enviado al alumno un mail interno/externo de seguimiento.
• *Mentoría contactada por correo: registraremos esta opción cuando el alumno nos haya dado respuesta al mail de seguimiento.

Semana 0

En esta sección tenemos acceso a la encuesta de semana 0 si la ha realizado el alumno. En caso de que no la haya realizado no aparecerá nada, y si la ha realizado nos aparecerá el desplejable de preguntas y respuestas. Son un total de 25 ítems. Nos da mucha información sobre el estudiante.

Datos EC - Canvas / Moodle

1. Evaluación continua que lleva el alumno acumulada. 2. Puntuación máxima.3. Puntuación posible máxima. *La destacamos en verde cuando accedemos a la asignatura y seleccionamos actividades para enviar plan personalizado. *Si viene destacada en amarillo significa que el alumno tiene pendiente correcciones y si tiene buena nota puede llegar a obtener esa puntuación. 4. Rendimiento académico de esa asignatura. Sí está destacada en amarillo puede variar porque tiene pendiente correcciones.

*NOTA IMPORTANTE: solo suman aquellas actividades aprobadas (>= 5). Las actividades valoradas con <5 sumarán 0 puntos en la EC.

Visualizar estado examen por Alumno

Si hacemos clic en este icono podremos ver en la columna de "Ex", en los alumnos que se han inscrito de forma online, si han cumplimentado los 3 pasos a realizar previo a sus exámenes.

Ha hecho la inscripción a los exámenes en modalidad online, y el registro. Ha comenzado a realizar la prueba de conectividad pero no la ha concluido.

Ha hecho la inscripción a los exámenes en modalidad online. Le falta hacer el registro y la prueba de conectividad.

Ha hecho la inscripción a los exámenes en modalidad online, y el registro. Le falta hacer la prueba de conectividad.

Ha completado todos los pasos correctamente para realizar sus exámenes online: inscripción, registro y prueba de conectividad completa.

A tener en cuenta

• Despediremos la llamada haciendo un resumen de los puntos que se han tratado. Mostraremos disposición por correo y teléfono siempre que lo precise.

• Si tiene algún trámite pendiente lo hablaremos en la llamada para que quede registrado.

Última conexión

En esta sección podemos comprobar la última conexión del alumno en el Campus virtual. Nos aparecerá en color negro si el alumno hace pocos días que se ha conectado en el campus. Si nos consta en rojo, nos quiere decir que hace muchos días que no se ha conectado, y puede llegar a ser algo alarmante, ya que no va al día con las clases y/o entregas, por lo que se le acumulará el trabajo. *NOTA IMPORTANTE: En el caso de que el alumno sea nuevo y no se haya conectado aún al campus, este apartado no nos aparecerá.

Explicación del proceso

• Apoyaremos al alumno y le explicaremos el paso a paso que debe hacer para poder formalizar su matrícula.

• Informaremos de la fecha fin de rematriculación y la fecha de inicio del nuevo curso académico.

• Resolveremos dudas que le surjan de asignaturas a matricularse y de cada uno de los apartados que debe completar hasta firmar y enviar su matrícula.

Exámenes

Si el estudiante está matriculado de asignaturas durante el curso académico hablaremos de uno de los ítems importantes, que es el de Exámenes:

• Cuando se active la inscripción de exámenes, reforzaremos con el alumno que realice la inscripción y la fecha límite. Si se ha inscrito, repasaremos con él modalidad, asignaturas, horas y días escogidos. Toda esta información la encontraremos en la columna Ex.
• Online: reforzaremos que debe de hacer registro, descarga de Smowl, prueba de conectividad.
• Presencial: sede, dni, materiales, tiempo, formulario de exámenes impreso que les servirá de justificante.
• Es importante informar al estudiante cuando se irán publicando las notas, hasta cuando, y dónde saldrán publicadas. Tendrán 48 horas desde la publicación para solicitar la revisión.

• Si son los exámenes del 1ºQ reforzaremos también que impartiremos una sesión explicativa.
• Previo a exámenes nos interesaremos por cómo se ha organizado con el estudio de las asignaturas y cómo lo lleva.
• Tras los exámenes haremos un repaso por las sensaciones, y según salgan notas iremos también hablando de las mismas. Recuerda que las notas podemos revisarlas en la pestaña de Exámenes.

Ver todas las acciones

En esta sección podemos revisar todos los contactos y acciones que hemos realizado con el estudiante desde el inicio del curso académico.

Si damos al icono del ojo, podremos acceder qué es lo que hemos hablado con él.

Prácticas

Si el estudiante está matriculado de prácticas hablaremos al respecto:

• Si está en un periodo de gestión de centro, revisaremos con él en que estado se encuentra su solicitud. Si no la ha enviado reforzaremos con él que la envíe y la fecha límite.
• Si el alumno quiere reconocer las prácticas, explicaremos pasos, requisitos y fecha límite para hacer la solicitud. En caso de que haya hecho la solicitud de reconocimientos debemos de revisar con él el estado en que se encuentra hasta lograr finalizarla.
• Una vez que el alumno tiene el centro asignado, indicaremos que contacte con él centro y firme el anexo previamente al inicio de sus prácticas.
• Una vez que ha comenzado la estancia de prácticas preguntaremos al alumno por su estancia, cuales son las funciones que desempeña, qué tal con su tutor de centro...
• También una vez que las comience reforzaremos fechas de envío del borrador de la memoria de prácticas y entrega final. También dónde puede encontrar la información en el Campus Virtual (Aula prácticas - Temas/Paso a paso - Elaboración Memoria de prácticas)

Tickets de JIRA

Existe un botón que muestra los tickets/trámites creados en JIRA tanto por el alumno como por el Mentor-UNIR:

Expandir Evolución de Ciclos

Esta sección permite ampliar todos los ciclos efectuados o no, a lo largo del curso académico de nuestro grupo de alumnos, desde la semana de bienvenida hasta la convocatoria extraordinaria.

Extraordinaria

Es importante, tras los exámenes del 1º cuatrimestre, si alguno de nuestros estudiantes tiene pendiente ya alguna asignatura para la convocatoria extraordinaria, ir hablando en las llamadas de seguimiento sobre ello:

• Cómo se organizará con el estudio.

• Aconsejar repasar las sesiones presenciales y de refuerzo.
• Tener clara la estructura de examen.
• Repasar las actividades enviadas en EC por si alguna puede entrar como práctica en el examen. Si no ha hecho alguna de las actividades que las repase, por si le preguntan en el examen.

Cursos a sustituir

En el momento que sustituyas a un compañero, o te sustituyan a ti, por día compensatorio, asistencia a convocatoria de exámenes o defensas, tu jefe de equipo cargará los lotes activos al Portal de la persona que llevará a cabo la sustitución, solo en la duración de la misma. Esta herramienta nos permite sustituir de una manera mucho más ágil. Cuando un estudiante de la persona que sustituyes contacte, podrás encontrar sus datos sin tener que recurrir al buscador.

Asignar adaptación a Mentor-UNIR

Antes de enviarle nada al estudiante, nos lo asignaremos para que cuando le enviamos el plan de adaptación lo reciba desde nuestro mail personal de UNIR.

Una vez que lo tenemos asignado, ya podremos enviarle el Plan de adaptación.

Datos generales

En este apartado obtenemos información de los estados en los que se encuentran las solicitudes de prácticas y/o reconocimientos*. También nos datalla las actividades más próximas a entrega.

*NOTA IMPORTANTE: para obtener mayor información de prácticas debemos ir a Académicos - Practicum; y de reconocimientos tenemos que ir a Administrativos - Reconocimientos. Si clicamos al icono nos redirigirá directamente.

Etiquetas

Cuando nos den acceso a nuevos Lotes a mentorizar deberemos ir a la sección de Etiquetas de cada uno de nuestros Lotes y completar las fechas de las sesiones que vamos a impartir a lo largo del curso académico:

Cada vez que registramos una fecha debemos darle a

Reconocimientos

Es importante que desde la primera llamada que hagamos al estudiante revisemos si tiene un estudio de Reconocimientos activo. Nuestro objetivo es lograr que lo finalice en los próximos meses. Hay que tener en cuenta que si un estudiante está matriculado del TFE y logra depositar su trabajo, si no tiene la solicitud de reconocimientos finalizada y volcadas las asignaturas reconocidas al expediente, no le van a citar a defensar su TFE, ya que no tiene su expediente completo.

• Si nos preguntan sobre los criterios para poder reconocer asignaturas y/o prácticas en la titulación, explicaremos o derivaremos a la información.
• Explicaremos el proceso de reconocimientos y los pasos que debe seguir: Secretaría - Solicitud de reconocimientos.
• Recordar la documentación que deberá aportar y el formato.

Cronograma

Es una herramienta situada en Sharepoint, la aplicación de Office 365 a la cual tenemos acceso desde el correo institucional. En ella encontraremos tablones, foros, correos entre otros temas necesarios para mantener informados a los estudiantes sobre cualquier novedad relacionada con su estudio. Es muy importante tener presente las fechas de cada publicación revisar las automatizaciones en el campus virtual y sino están publicadas hacer las publicaciones en tiempo y forma de forma manual.

CRONOGRAMA FACULTADES

CRONOGRAMA UNIR FP

Títulos y certificados

Aquí podrás verificar si tu alumno ha iniciado la gestión de expedición de título y/u otros certificados, y validar como avanza su solicitud mediante el Estado. En caso de que sea preciso iniciar un trámite urgente, podrás identificarlo mediante su Código mediante una tarea a través de Jira al Departamento de Expedición de Títulos.

TFE

Si el estudiante está matriculado de TFE hablaremos al respecto:

• Si está en el periodo de envio de propuesta de tema, reforzar con él que revise el apartado de Temas - Elaboración del TFE, el repositorio de UNIR. Para el envío de la propuesta lo hará a través de la pestaña Solicitud TFE / Gestión de TFE del aula. Reforzar normativa de citas bibliográficas (https://bibliografiaycitas.unir.net/documentos/APA_7ed_UNIR.pdf).
• Si el alumno ya tiene aceptada la propuesta de tema y asignado director, animar a que haga una búsqueda bibliográfica, se descargue la plantilla y formatos del trabajo, contacte con su director para la primera tutoría antes del 1º borrador.
• Si no tiene aceptado el tema, reforzar que debe de enviar de nuevo la propuesta con las indicaciones dadas.

• Cuando ya han comenzado las entregas revisar si las va haciendo, repasar con él las fechas de entrega, si ya tiene corrección interesarnos por cómo avanza y el feedback del director. También si han programado próximas tutorías.
• Cuando está a punto de hacer el predepósito de ordinaria/extraordinaria, que se cerciore que ha hecho todas las correcciones propuestas, ya que no hay opción de modificaciones muy extensas.
• Si ha recibido apto a deposito de ordinaria/extraordinaria explicarle los pasos para hacer el Depósito de TFE. Adelantar información sobre la preparación de la Defensa de TFE y previsión de semana.
• Si no tiene el apto en ordinaria explicarle que tiene oportunidad de una entrega final de extraordinaria. Entre ordinaria y extraordinaria apenas hay tres semanas, que sea consciente de ello.
• Si no tiene el apto en extraordinaria explicarle los pasos a seguir para la rematriculación del TFE de cara al próximo curso académico.

Plan nueva matrícula

• Confirmaremos con el alumno las asignaturas que se matriculará el próximo curso académico. Orientaremos al respecto si tiene dudas.
• Recuerda que puedes enviar al alumno un Plan personalizado de rematriculación a través de la sección de Plan. De esta manerá tendrá organizado qué asignaturas seleccionar cuando realice la matrícula.
• Orientaremos al alumno teniendo en cuenta su situación y realidad. Debemos tener conocimiento de las asignaturas del plan de estudios para poderle asesorar. La idea es que mínimo se matricule de una asignatura por cada cuatrimestre.

Incidencias

• Debemos comprobar el expediente con el estudiante antes de dejar matricularse del TFE. Debemos tener en cuenta de que el alumno no se puede matricular del TFE si le queda algo pendiente de matriculación.

• En la llamada deberemos comentar cualquier incidencia que el alumno tenga a la hora de formalizar su matrícula.

Posible baja

En este apartado nos da la opción de dejar anotado si uno de nuestros estudiantes es posible baja y los motivos. Nuestro objetivo es prevenir que el alumno NO se de de baja. *NOTA IMPORTANTE: antes de dejar registro de ello, debes de trasladarlo a tu Jefe de Equipo que te asesorará sobre cómo dejar el registro y dará orientaciones al respecto.

Mensajes de WhatsApp

Desde aquí, podrás controlar los mensajes de WhatsApp que envías a tus estudiantes, para comprobar que se hayan enviado correctamente, o, si hubiera algún error, comprobar el número al cual le enviaste y corregir los datos necesarios.

Esta función es muy similar a la de Estado envíos SMS:1. Se establece una zona horaria. 2. y 3. Fecha de inicio y fecha de fin de búsqueda. 4. Puedes ver al nombre del alumno y el teléfono 5. Puedes ver el WhatsApp enviado.

Trámites

Son los trámites que generamos a los Departamentos de Cobros Internacional y Rematriculación. Desde aquí podemos reisar si hemos puesto una tarea y en qué estado se encuentra.

A tener en cuenta + Despedida de llamada

Registraremos en este apartado aquello que queramos que nos aparezca en el recuadro gris a la hora de entrar en la ficha del alumno de Seguimiento. Normalmente registramos aspectos a tener en cuenta para la próxima mentoría y recordarlos en un vistazo.

Despediremos la llamada:

• Haciendo un resumen de los puntos que se han tratado.

• Concretaremos cita para el próximo seguimiento.
• Mostraremos disposición por correo y teléfono siempre que lo precise.
• Desearemos ánimos y buen día.

Guardar mentoría

Cuando hagamos una llamada de mentoría, registraremos el objetivo, y daremos al botón de Guardar mentoría. Es posible guardar la llamada, sin haber colgado, en este supuesto, no se registrará en el histórico hasta que no colguemos y se genere la transcripción de la misma. *NOTA IMPORTANTE: nos aparecerá la plantilla de llamada, pero no podremos seleccionar los ítems, simplemente nos servirá de guía para realizar la llamada específica. Si queremos anotar algo de la llamada, iremos al Histórico, accederemos a la misma, podemos añadir observaciones y actualizar.

Último contacto

En esta sección nos aparecerá el último contacto que hayamos registrado como Guardar Mentoría en la ficha del estudiante. Nos viene muy bien para que de un solo vistazo recordemos lo último que hablamos con el alumno antes de hacerle la próxima llamada.

Reloj - Login

Nos muestra la fecha y hora de la última conexión del estudiante en la plataforma en una nueva columna, a la que llamamos Login. La fecha se muestra en rojo, si hace más de 15 días que no se ha contactado.

Vídeo tutoriales Portal del Tutor

Cuando ingresamos por primera vez al Portal del Tutor, o cada vez que accedemos desde una ventana de incógnito, se abrirá un tour, compuesto por 9 vídeos que explican algunas de las principales funcionalidades que tenemos en esta herramienta. Aunque termines los vídeos de este tutorial, siempre puedes verlos desde este apartado:

Filtrar Planificador Especial

Con el filtrado de la sección Planificador Especial podemos añadir en la columna de AP (Alumnos Pendientes) de realizar uno de los siguientes trámites:

Guardar SIN mentoría

Seleccionaremos la opción de Guardar SIN mentoría, en el caso de que realizamos una llamada de resolución de dudas y no estemos haciendo seguimiento al estudiante. Cuando lo hagamos nos saltará el siguiente mensaje, y podremos indicar el objetivo de la llamada.

Correo automático Outlook

Correo a enviar a los alumnos a través del campus

Llamadas NO Contactadas

Si una llamada saliente es No Contactada, pulsando fuera del lote se cierra la ficha del estudiante y la llamada se añade automáticamente como NC, sin necesidad de guardarla. Este funcionamiento solo aplica a las NC, para el resto de llamadas pedirá guardar el contacto. Si se guarda (con cualquiera de los dos botones de Guardar mentoría o Guardar SIN mentoría), detecta que es NC y la guarda como tal. Cuando la espera es de + de 16 segundos, deberemos hacer el registro de NC de forma manual con el botón Guardar SIN mentoría.