UT11 PROTOCOLO EMPRESARIAL

UT11 PROTOCOLO EMPRESARIAL

1ºCFGS AIP PROTOCOLO Y ORGANIZACIÓN DE EVENTOS PROFESORA NIEVES LIGERO

• El asesor debe conocer las normas de protocolo y cortesía empresarial, ya que la asesoría de imagen en el ámbito laboral es uno de los trabajos más demandados hoy en día.
• El protocolo empresarial está constituido por los códigos de conducta y comportamiento que establece una organización de manera interna (entre sus empleados de igual rango y superiores e inferiores) e externa (entre los trabajadores de una empresa y otras empresas).
• El ámbito laboral es competitivo por lo que los trabajadores deben dar una imagen adecuada y mostrar unas cualidades personales correctas.
• La primera impresión que se tiene de una persona es su imagen y en el ámbito laboral, es aún más importante, pues representa la imagen de la empresa.

I. LAS EMPRESAS Y SU ORGANIZACIÓN

• La RAE define empresa como la unidad de organización dedicada a actividades industriales, mercantiles o de prestación de servicios con fines lucrativos.
• Desde un punto de vista exclusivamente económico, podemos definir la empresa como una serie de factores de producción, dirigidos y controlados por el empresario, con el fin de poner en marcha una determinada actividad productiva o de servicios, teniendo como principal objetivo, lógicamente, la obtención de beneficios.
• Las personas que en la empresa ocupan puestos con poder de decisión, deben tener habilidades directivas y personales, que les permitan relacionarse y establecer negociaciones con naturalidad, sin alterar el entorno social o cultural en que se desarrollen. Aquí interviene el experto en Protocolo

• El personal de la empresa en su conjunto, y principalmente, aquellos que tengan contacto con el extranjero también deben conocer las fórmulas sociales y técnicas correctas propias de cada país, con el fin de que la empresa proyecte una imagen corporativa, uniforme y profesional.

→ ¿Qué aporta el protocolo a la empresa?

▶ El protocolo de empresa ayuda a divulgar la imagen de la empresa mediante actos y apariciones públicas. ▶ El protocolo ayuda a la proyección social de la empresa ya que contribuye a mejorar las relaciones con los públicos. ▶ El protocolo favorece la comunicación de los mensajes de la empresa de modo eficaz. ▶ El protocolo establece unos procedimientos de actuación que aportan calidad a los actos y a las relaciones. ▶ El protocolo de empresa le confiere rentabilidad, ya que es una herramienta que consigue incrementar los beneficios de la misma, optimizando el resultado de cada acto. ▶ El protocolo otorga prestigio a la empresa, ya que le ayuda a mejorar la imagen de la empresa como consecuencia de una actuación excelente.

¿EN QUÉ SE DIFERENCIAN EL PROTOCOLO OFICIAL Y EL EMPRESARIAL?

• En la empresa, el protocolo carece de normativas, ya que en los reglamentos de régimen interior no se suele hacer referencia al protocolo.
• En la mayoría de las empresas, el protocolo no posee tampoco de una autoridad de referencia, ya que no suele haber una figura que imponga criterios en este aspecto.
• En la empresa no existen tampoco referencias acerca de lo correcto o lo incorrecto en cuanto a los actos, ceremonias o escenarios, como ocurre en el mundo oficial.

1.1. ORGANIGRAMA EMPRESARIAL

• El organigrama empresarial es la representación gráfica de la estructura de una empresa.
• Representa las estructuras departamentales, las personas que las dirigen, las relaciones jerárquicas y competenciales de la empresa.
• Todo sistema necesita una estructuración jerárquica para su funcionamiento en la que estén definidos los cargos y sus competencias.
• Contar con un organigrama en la empresa ayuda a:

• ▶ Asignar responsabilidades, porque el organigrama describe las tareas a realizar y a quién le corresponden.
• ▶ Facilitar a los empleados un mejor conocimiento de la organización en la que trabajan, evitando equívocos y duplicidad de tareas.
• ▶ Establecer relaciones de autoridad y coordinación, ya que el organigrama marca los canales de comunicación y la jerarquía a la hora de establecer centros de control.
• ▶ Obtener información de la empresa, ya que muestran los puestos, departamentos y funciones y proveen de una visión global de la organización.

Tipos de organigrama

▶ Organigrama horizontal. En él las jerarquías se muestran de izquierda a derecha.▶ Organigrama vertical. En este tipo las jerarquías se presentan en forma de pirámide, es decir, arriba estará la autoridad más importante y abajo el trabajador con menos poder de decisión.

► Organigrama circular. En el centro del mismo se sitúa a la autoridad más importante dentro de la empresa y partiendo de éste se van formando los círculos que van representando al resto de miembros de aquella en base a su cargo.

► Organigrama mixto. Este tipo se caracteriza por ser una mezcla de los dos primeros tipos citados. ► Organigrama escalar. Es aquel en el que los niveles jerárquicos se señalan por sangrías. En las empresas nos encontramos con un gran respeto por las jerarquías. Las relaciones entre superiores y subalternos, entre ejecutivos y clientes o proveedores. Los rangos estarán claramente diferenciados, siendo fundamental que cada persona conozca su posición y la haga respetar. La finalidad del protocolo y buenas maneras en el entorno laboral es la de que todo el mundo se sienta cómodo independientemente del cargo que ostente.

1.2. LOS DEPARTAMENTOS CON REPERCUSIÓN EN PROTOCOLO EMPRESARIAL

• El protocolo de empresa se ha convertido en un instrumento más de las políticas de comunicación corporativa.
• El protocolo empresarial constituye un doble instrumento de relación, de un lado, como comunicación interna en la actividad de la propia empresa, y de otro, como comunicación externa, orientada a transmitir una determinada imagen de la empresa.

EL PROTOCOLO EMPRESARIAL ES NECESARIO PORQUE:

• Ayuda a la organización de actos públicos internos y externos.
• Otorga identidad a la institución, diferenciándola de la competencia.
• Optimiza los beneficios.
• Mejora el comportamiento social de los trabajadores de una empresa.
• Favorece las relaciones internas y externas.
• Proporciona identidad (Logotipos, Imagen corporativa, eslogan, etc.).
• Ayuda a comprender y a aplicar la ordenación de cargos o precedencias, y por tanto a resolver los actos con éxito.

• Las empresas del siglo XXI, altamente especializadas y muy competitivas, poseen por lo general un departamento dedicado al protocolo, relaciones públicas, relaciones externas, y relaciones institucionales. Cuando el número de actos públicos que dedica la empresa sea alto, sí es aconsejable contar con un departamento destinado únicamente a las cuestiones de protocolo.
• Lo mismo suele suceder en fundaciones, asociaciones de interés general (partidos políticos, sindicatos), asociaciones empresariales y profesionales, asociaciones voluntarias (culturales, recreativas, deportivas...), y las órdenes y corporaciones nobiliarias.

Tareas

Algunas de las tareas del departamento de protocolo empresarial son:

• ▶ Gestionar cualquier acto institucional, social o protocolario en el que participe la empresa.
• Desde la planificación inicial, la coordinación de profesionales y el desarrollo del mismo.
• Algunos ejemplos son: recepciones, cócteles, presentaciones, mesas redondas, seminarios, congresos, ruedas de prensa, inauguraciones, etc.

• ▶ Organizar reuniones de trabajo, formativas e informativas, o cualquier otro acontecimiento que requiera una planificación previa.
• ▶ Tramitar viajes, comerciales, de promoción o sociales, recepciones, o eventos de la empresa dentro y fuera de esta.
• ▶ Encargarse de los regalos específicos para agasajar a ciertos clientes con motivo de algún evento.
• ▶ Ante un acontecimiento determinado, preparar la decoración del lugar, buscar logotipos, patrocinios, etc. ▶ Mantener y potenciar las relaciones con otras empresas.
• ▶ Organizar reuniones de trabajo, de formación o informativas.
• ▶ Coordinar visitas de los directivos de la empresa a otras compañías, o planificar la visita de algún grupo a la propia compañía.

• ▶ Facilitar las relaciones con la Administración, con sus propios empleados, clientes, o proveedores.
• ▶ Cuidar la imagen de la empresa, lo que ayudan a alcanzar el reconocimiento profesional y social.

• ▶ Establecer entrevistas y encuentros aplicando las normas generales de cortesía empresarial, como el saludo, el tratamiento, recomendaciones en vestimenta, las presentaciones, el intercambio de tarjetas de visita, etc.
• ▶ Saber actuar en actos oficiales. Respetar la prelación de las autoridades asistentes en actos empresariales a los que asisten autoridades y miembros de la directiva de la empresa. Las empresas privadas deberán tener presente el ordenamiento de autoridades establecido en el Real Decreto 2099/83, por el que se establece el orden de precedencias del estado. También debe conocer la colocación de banderas oficiales.
• ▶ Mantener la comunicación de la empresa a nivel externo e interno. Redactar cartas de agradecimiento, definir regalos corporativos, dar respuesta a invitaciones, asesorar acerca del comportamiento en la mesa y etiqueta social de los ejecutivos, etc.
• ▶ Asesorar a los empleados en tareas de comunicación eficaz, por ejemplo a la hora de pronunciar un discurso, o intervenir en una conferencia.
• ▶ Representación, este departamento actúa en muchas ocasiones en representación de la empresa ante los medios de comunicación, otras empresas o entidades.

¡NO TE CONFUNDAS!

PROTOCOLO, RELACIONES PÚBLICAS Y GABINETE DE PRENSA

• Protocolo > conjunto de normas oficiales para actos oficiales > Organización.
• Relaciones públicas > es la gestión integral de las relaciones orientada a lograr la identificación de los públicos con la organización > Persuasión.
• Gabinete de prensa > se encargan de diseñar y hacer llegar a la opinión pública una información veraz que emana siempre de la dirección de la empresa > Información.

• Interesante... La Revista Internacional de Protocolo nº 12 expone que el protocolo y el ceremonial en la empresa son necesarios porque:
• ▶ Crea identidad con la institución o comunidad.
• ▶ Establece el sentido de alteridad: «el otro» con el que nos sentimos identificados.
• ▶ Determina un estado de satisfacción y plenitud personal.

• ▶ Legitima la autoridad y la reconoce.
• ▶ Crea en el participante un estado de elevación espiritual que lo ubica en un nivel superior.
• ▶ Origina un tiempo particular y un espacio simbolizado y orientado.
• ▶ Mantiene el estado de «normalidad» institucional.

2. LOS ACTOS EMPRESARIALES PÚBLICOS Y PRIVADOS

• El éxito de un buen trabajo en protocolo, depende en gran medida de la buena planificación previa.
• El protocolo empresarial es el conjunto de normas escritas que regulan la actuación de una empresa, tanto interna como externamente.
• Las normas escritas otorgan las herramientas necesarias para proyectar una imagen de éxito, positiva y segura; tanto en el área laboral como personal.

• El protocolo se constituye como una herramienta fundamental de comunicación que facilita y asegura un adecuado desenvolvimiento en sociedad, ya que protocolo es la herramienta que permite ordenar las relaciones sociales de la empresa, empleados y directivos.
• También el protocolo empresarial es el conjunto de reglas sociales y formales que deben cumplirse en el seno de una empresa.
• El protocolo empresarial bien gestionado incurre en el estilo de trabajo de la empresa:
• La educación,
• La cortesía,
• La tolerancia,
• El interés de formar parte de la empresa,
• El afán por crear un buen ambiente de trabajo.
• Un acto organizado en manos de un experto en protocolo está destinado a convertirse en un acontecimiento que porta un mensaje que es reflejo de la cultura, principios y valores con los que se identifica la empresa.

• Los distintos tipos de eventos empresariales más comunes son:
• ▶ Juntas Generales de accionistas.
• ▶ Reuniones de trabajo.
• ▶ Seminarios y Congresos.
• ▶ Exposiciones y exhibiciones.
• ▶ Inauguraciones.
• ▶ Visitas a empresas.

• ▶ Entrega de distinciones.
• ▶ Rueda de prensa o conferencias de prensa.
• ▶ Recepción.
• ▶Reuniones de trabajo tipo comida (desayunos, almuerzos, aperitivo, café).
• ▶ Banquetes y comidas

2.1. ÁMBITOS DE APLICACIÓN

Un congreso, la inauguración de una obra pública, o una visita a la empresa son algunos ejemplos de actos empresariales, y pueden ser:

• ▶ Externos: aquellos que se celebran como consecuencia de las relaciones corporativas de la empresa.
• ▶ Internos: los relacionados con la actividad interna de la empresa, sin participación de personas ajenas a esta y sin repercusión pública.

A su vez estos actos empresariales pueden ser públicos y privados:

• ▶ Son actos empresariales públicos aquellos que tienen lugar ante un número indeterminado de personas y se caracterizan por presentar un notable alcance ante la sociedad, bien porque se produzcan ante un gran número de personas o bien porque los medios de comunicación presentes lo difundan ante la sociedad.
• Los actos públicos pueden ser oficiales o no oficiales, según sean programados por personas o instituciones que integran el sector público (actos públicos oficiales "van autoridades") o el sector privado (actos públicos no oficiales "no van autoridades"). Nesidades especiales como requerimiento de seguridad.

• ▶ Son actos empresariales privados los que se ejecutan a nivel interno y sin excesiva formalidad ni ceremonia relevante.

Los actos empresariales se rigen por las normas de protocolo empresarial, que aunque no esté normativizado a través de decretos y reglamentos, podríamos decir que las medidas que se toman en el entorno laboral, son una serie de normas de carácter formal, encaminadas a:

• ▶ Definir la presidencia de un acto.
• ▶ Respetar la prelación de autoridades y miembros de la directiva.
• ▶ Detallar los símbolos y respetar las banderas en los actos organizados por la empresa.
• ▶ Concretar las intervenciones.
• ▶ Establecer los comportamientos en actos sociales, para dar una imagen fiel de lo que representan las autoridades y personalidades que lo protagonizan o asisten al acto empresarial y del mensaje que con estos eventos se pretenden transmitir.necesidades especiales como requerimiento de seguridad.

¿Cuáles son los elementos fundamentales para organizar un acto empresarial?

• Antes de planificar un acto el asesor debe tener muy claro cuál es el mensaje que se pretende transmitir con el acto, a qué público va dirigido, cuándo y cómo va a llevarse a cabo. Una vez definido esto el asesor seguirá los siguientes pasos:
• Planificar el acto. Implica un seguimiento riguroso de cada paso del acto por escrito de manera clara y precisa. El documento resultante será un índice que deberán tener las personas involucradas en el acto.
• También es importante conocer muy bien a la empresa que organiza el acto; quiénes son sus directivos, quién es la persona encargada de protocolo y relaciones públicas, cuál es la finalidad empresarial que persigue con este acto, quiénes son sus invitados al acto y porqué, etc.
• Definir la estructura. El asesor definirá la estructura del acto acompañándola de unas directrices a todo el personal implicado.

• Organizar la documentación del acto. Según la naturaleza del acto empresarial el asesor puede necesitar documentación de tipo oficial, dosieres de prensa, documentación específica de protocolo como invitaciones, tarjetas, programas, y demás, y documentación administrativa como son cartas, permisos, etc.
• Invitaciones enviadas mínimo 10 días antes y espera de confirmación
• Programa del evento, permisos, seguros, notas de prensa, documentos publicitarios, fichero de asistentes, fichero de comidas, contratos colaboradores, acreditaciones, entradas y documentos de inscripción, etcccc
• Definir los Recursos Humanos que intervendrán. El asesor debe saber el número de personas que son necesarias para llevar a cabo el acto. Es muy importante conocer la lista de invitados y asistentes al acto y saber si habrá algún invitado de honor y si este tiene necesidades especiales como requerimiento de seguridad.

• Describir los medios materiales necesarios. Se debe definir qué hará falta para montar la oficina administrativa, la oficina de información, así como definir los materiales y espacios necesarios según el tipo de acto. Si el acto se va a celebrar al aire libre, como por ejemplo la inauguración de una autopista, debemos prever la climatología, y si se prevé mal tiempo buscar toldos, al menos, para las personalidades. Si el acto es un lugar cerrado se tendrá en cuenta su calefacción, nivel de humedad, y en general la adecuación del lugar para llevarlo a cabo. También se deberá tener en cuenta la necesidad de traslados en cuyo caso habrá que contratar autobuses o coches..
• Cuantificar el presupuesto del acto. Hay que definir el presupuesto estimado del acto. Los gastos e ingresos que derivarán del mismo.

Algunas recomendaciones que deben seguir el jefe o responsable de protocolo a la hora de organizar un acto empresarial son: ▶ Trabajar con profesionalidad. ▶ Llevar al día la agenda y el calendario con actividades futuras. ▶ Diseñar un fichero con personas, dirección, teléfono, cargo, títulos, tratamientos, etc. de los asistentes y responsables del acto. ▶ Llevar un registro de control de regalos para evitar repetir. ▶ Tener a mano una agenda de los servicios de Protocolo de otras empresas e instituciones para la consulta personal, así como de otros gabinetes como los de comunicación, de publicidad, o marketing. ▶ Crear una lista actualizada con las autoridades de Estado. Es preciso estar al día de las cesiones de cargos o nuevos nombramientos y sobre todo, de las situaciones empresariales para no caer en un error.

▶ Solicitar al departamento de comunicación correspondiente el dossier de prensa. ▶ Elaborar de modelos de invitaciones, saluda, informes, cartas, tarjetones, programas, etc. ▶ Disponer de un archivo de datos sobre reglas de protocolo en otros países que mantengan actividades comerciales con la empresa. ▶ Ir creando un archivo documental de los actos con su valoración correspondiente.

2.2. PATROCINIO

• La RAE define patrocinio como «defender, proteger, amparar, favorecer. Sufragar una empresa, con fines publicitarios, los gastos de un programa de radio o televisión, de una competición deportiva o de un concurso».
• Los actos empresariales son los derivados de la propia actividad de la empresa, en lo que al ejercicio profesional se refiere, ya sean convocados desde la Directiva o desde cualquiera de los departamentos correspondientes.

• El patrocinio externo es la ayuda económica que se otorga a una empresa para que realice su actividad empresarial general o para evento específico a cambio de alguna contrapartida, generalmente en el campo de la imagen y la comunicación.
• Las empresas buscan patrocinio de ámbitos tan diversos como la cultura, la sanidad o el medio ambiente. La empresa organizadora puede buscar patrocinio externo para la realización de alguno de sus actos.
• Por otro lado, la empresa dentro de sus actividades de promoción externa, puede actuar como patrocinadora de determinados eventos.

Patrocinio empresarial

• Multitud de instituciones y entidades públicas y privadas recurren al patrocinio empresarial para la financiación de sus proyectos. Las empresas patrocinadoras consideran su actividad como parte de su estrategia de comunicación.
• El patrocinador o sponsor es la persona física o jurídica que garantiza una determinada producción cultural y obtiene con ello una ventaja negociada de antemano, casi siempre en forma de publicidad. El patrocinador busca un determinado beneficio, casi siempre de carácter comercial y/o publicitario, mediante la figura del patrocinio..

• Hay que diferenciar el patrocinio de la publicidad. La publicidad es un área afín al patrocinio empresarial pero con notables diferencias en su naturaleza y propósito. Una acción de patrocinio bien diseñada y bien comunicada puede ser más eficaz que la publicidad convencional, muy intensificada en las últimas décadas.

Los tipos de patrocinio empresarial pueden ser:

• ▶ Patrocinio de notoriedad. Consiste en dar a conocer el nombre de un producto o de una empresa a un público determinado, tratando de captar la atención de los medios de comunicación para que multipliquen la audiencia del acontecimiento. Puede provocar la saturación del público, o una mala retención con el consiguiente derroche de recursos. Por ejemplo que de unas 30 marcas aparecidas en un evento, un espectador que no haya prestado especial atención recordará tres o cuatro.
• ▶ Patrocinio de imagen. Con este tipo de patrocinio se busca formar o reforzar la imagen de marca, provocando en el pensamiento del público una fuerte asociación entre el evento y un producto o entidad. Actúa de una forma más sutil que el patrocinio de notoriedad, orientándose hacia la evocación y a la sugerencia más que a la simple exposición. El patrocinio de imagen solo es eficaz en una estrategia comunicativa a largo plazo. Por ejemplo, el ex tenista Boris Becker firmó un contrato con un fabricante de detergentes, debido a que a este le agradaba el especial aire de limpieza del tenista.

• ▶ Patrocinio de credibilidad. Es parecido al patrocinio de imagen, ya que se aprovecha de la asociación entre un acontecimiento y un producto o empresa, pero solo participará en los sectores directamente vinculados con su actividad comercial. Por ejemplo, los neumáticos y aceites de motor patrocinan regularmente acciones automovilismo y motociclismo (Motul, Shell, Pirelli, Michelin, Bridgestone, etc.).

• El patrocinio empresarial es una forma complementaria de captación de recursos.
• Es imposible organizar un evento de gran tamaño sin la presencia de patrocinadores. Por lo tanto los actos de cierto tamaño necesitan contar con patrocinadores locales, nacionales, y/o internacionales. A la hora de planificar el evento, es aconsejable hacer un listado de los patrocinadores de anteriores convocatorias o eventos de naturaleza similar para que el asesor pueda comprobar cuáles puede esperar de ellos en esta ocasión. También es importante, contar con organizadores nacionales y/o internacionales de prestigio que con sus logotipos acrediten la organización del acto.
• Los patrocinadores pueden aportar dinero o materiales de valor equivalente, entre los cuales pueden incluir regalos, publicidad, impresión, eventos sociales, etc.

• El patrocinador espera la devolución de su inversión, que puede ofrecerse incluyendo su nombre en el material promocional, anuncios en la impresión del congreso, logotipos en trípticos del evento, etc.
• Es importante contactar con patrocinadores lo antes posible, ya que muchas organizaciones gestionan sus fondos con mucha antelación.
• Algunos ejemplos de patrocinadores son:
• ▶ Organizaciones internacionales como la Unión Europea o Naciones Unidas.
• ▶ Organizaciones especializadas en la materia del acto o evento.
• ▶ Compañías comerciales que trabajen con materiales o equipamientos del acto.
• ▶ Editoriales de publicaciones profesionales.
• ▶ Gobierno autonómico o municipal de la ciudad donde se celebra el acto.
• ▶ Hoteles que ofrecen descuento en sus habitaciones el tiempo que dura el evento.
• ▶ Compañías aéreas que ofrecen descuentos para los desplazamientos.

¿CUÁLES SON LOS BENEFICIOS DEL PATROCINIO PARA LA EMPRESA ORGANIZADORA DEL ACTO?

• Las aportaciones económicas que recibe y le ayudan a acometer el acto. La publicidad y creatividad publicitaria que le otorga la empresa patrocinadora.
• El asesoramiento en marketing por parte de los responsables de comunicación y marketing de las empresas patrocinadoras. La imagen integradora de la empresa ante la sociedad.
• La difusión y promoción de la empresa a través de sus patrocinadores.

¿Cómo conseguir patrocinio empresarial externo?

• Cuando un asesor busca patrocinio para un proyecto concreto debe seguir los siguientes pasos:
• Preparar un dossier de presentación donde explique el proyecto. Se trata de un documento que explique de forma ordenada y completa, aunque resumida, el tema objeto de patrocinio y la institución que lo solicita.
• Preparar una propuesta de patrocinio donde se definan las motivaciones o argumentos que justifiquen el patrocinio, el formato concreto del patrocinio que se propone, y la propuesta económica y contrapartidas que se ofrecen.
• Seleccionar empresas teniendo en cuenta la coherencia entre el proyecto y el posicionamiento de la empresa. Contactar con la persona responsable de patrocinio con quien debe negociarse el convenio y firmar el contrato. Efectuar un seguimiento muy cuidadoso de la eficacia del patrocinio efectuado. ¿Qué se debe tener en cuenta en una negociación de patrocinio? ▶ La información del evento. Definir las características, datos de interés, antecedentes del evento. ▶ La cobertura garantizada por los medios. Recuerda que sin medios de comunicación no hay patrocinio. ▶ El impacto que tendrá el medio en el target o mercado objetivo de la empresa. De la audiencia (del evento, telespectadores, oyentes, lectores) a los targets de la empresa. ▶ Las modalidades y el tipo de colaboración solicitada. Definir si es patrocinador exclusivo, principal, colaborador, u otras modalidades. ▶ Las contraprestaciones previstas. De la audiencia (del evento, telespectadores, oyentes, lectores) a los targets de la empresa. ▶ La rentabilidad del dinero. Comparar con otros eventos similares y su impacto mediante técnicas convencionales de publicidad.

• Seleccionar empresas teniendo en cuenta la coherencia entre el proyecto y el posicionamiento de la empresa.
• Contactar con la persona responsable de patrocinio con quien debe negociarse el convenio y firmar el contrato.
• Efectuar un seguimiento muy cuidadoso de la eficacia del patrocinio efectuado.

¿Qué se debe tener en cuenta en una negociación de patrocinio?

• ▶ La información del evento. Definir las características, datos de interés, antecedentes del evento.
• ▶ La cobertura garantizada por los medios. Recuerda que sin medios de comunicación no hay patrocinio.
• ▶ El impacto que tendrá el medio en el target o mercado objetivo de la empresa. De la audiencia (del evento, telespectadores, oyentes, lectores) a los targets de la empresa.
• ▶ Las modalidades y el tipo de colaboración solicitada. Definir si es patrocinador exclusivo, principal, colaborador, u otras modalidades.

• ▶ Las contraprestaciones previstas. De la audiencia (del evento, telespectadores, oyentes, lectores) a los targets de la empresa.
• ▶ La rentabilidad del dinero. Comparar con otros eventos similares y su impacto mediante técnicas convencionales de publicidad.

2.3. SIMBOLOGÍA: IMAGEN EMPRESARIAL

• La imagen corporativa es la percepción que de la compañía tienen en su mente los clientes actuales y potenciales, y la identidad corporativa es la personalidad de la compañía y engloba todas las formas de expresión de la organización, ya sean verbales, simbólicas o de comportamiento.
• Las formas de expresión de la identidad de una compañía pueden ser:
• ▶ Información. Son los mensajes visuales o verbales que emite la compañía y son recibidos por clientes, proveedores, y otras empresas.
• ▶ Símbolismo. Es lo que la compañía quiere representar.

• ▶ Comportamiento. Es el medio fundamental para la creación de la imagen corporativa.

CORTESÍA EN LA EMPRESA No se debe caer en el error de pensar que las relaciones empresariales nada tienen que ver con la buena educación en sociedad.

• En la empresa la mujer está considerada por razón de su cargo, y no de su sexo.
• Cuando se reciba una visita en la empresa será el secretario o la secretaria quien conduzca a la visita hasta el lugar donde esté la persona a la que va a visitar.
• La puntualidad debe ser ineludible.
• En el entorno empresarial los trabajadores no deben quitarse la chaqueta, ni aflojar-se la corbata.
• Los trabajadores se sentarán correctamente en sus sillas de trabajo.
• A los superiores se les tratará de usted.
• Solo en un ambiente de respeto mutuo entre los trabajadores (en todas las jerarquías) se consigue un buen clima de trabajo y prosperas relaciones entre sus miembros.

• La simbología se utiliza para nombrar al sistema de los símbolos que identifican a los diferentes elementos de algún ámbito. Los símbolos tienen mayor poder de atracción que los logotipos, y se graban más fuertemente en la memoria, y tienen mayor carga emotiva, ya que las imágenes se graban mucho más rápido y consistencia que las palabras.
• Son símbolos empresariales el logotipo, las enseñas, banderas, los himnos, etc.

Logotipo

• Etimológicamente, logos significa palabra y tipo grabar la piedra con un punzón.
• Lo que se persigue con un logotipo es grabar en la memoria visual del cliente el nombre de la organización.
• El logotipo suele asociarse con una imagen o icono.
• El logotipo es el distintivo formado por letras, abreviaturas, etc., peculiar de una empresa, conmemoración, marca o producto.

• El logotipo es el símbolo empresarial que aparece en los elementos de marketing publicitario, con objeto de reforzar la imagen de marca y establecer vínculos entre la compañía y el público, a través de la fácil y rápida asociación del logotipo a la compañía en cuestión.
• El logotipo de la empresa deberá estar descrito detalladamente en un anexo del libro de reglamento interno de la empresa. Este anexo debe incluir el detalle del diseño y tamaño del logotipo.
• El logotipo define simbólicamente la imagen de la empresa que previamente se ha establecido. La memoria visual es mucho más efectiva y duradera que la memoria verbal

Enseña y bandera de la empresa

• La enseña, insignia o estandarte es el emblema distintivo de una institución, asociación, o marca comercial, que se usa como muestra de vinculación o simpatía. La enseña más común es la bandera.
• La bandera empresarial, es una tela de forma comúnmente rectangular, que se asegura por uno de sus lados a un asta o a una driza, y se emplea como enseña o señal de una institución.
• Las banderas empresariales irán colocadas en los actos organizados por la empresa y a los que concurrirán altas autoridades.
• Las banderas oficiales se situarán a la derecha de la presidencia, y las enseñas de las entidades o instituciones privadas a la izquierda.

3. ORGANIZACIÓN DE UN ACTO EMPRESARIAL

En la organización de los actos el protocolo tiene que estar presente siempre tres elementos esenciales:

1. La configuración de las presidencias.
2. Las precedencias.
3. La estructura de los actos, en tres fases:
1. ▶ Fase de Proyecto (lista de invitados, invitaciones, escenario, convocatoria de prensa).
2. ▶ Fase de Ejecución (desarrollo de los actos, guion orientativo, colocación de invitados, colocación de presidencia, cesión de presidencia).
3. ▶ Fase de Valoración (fichas, archivo, documentación futura, tarjetones de agradecimiento, dossier de prensa).

COLOCACIÓN EN UN ACTO EMPRESARIAL: PERSONALIDADES Y PÚBLICOSiempre:

1. Primera autoridad
2. Presidente de la empresa

Banderas Acto empresarial. Se pueden poner solo las banderas de la empresa. Acto empresarial al que acude una primera autoridad y en el que esta participe activamente. Es obligatorio poner banderas oficiales junto a las de la compañía. Izquierda (empresa) – derecha (oficial).

COLOCACIÓN DE PARTICIPANTES EN REUNIONES EMPRESARIALES (TIPOS)

Disertaciones, discursos y conferencias. Este tipo de actos tienen lugar en un auditorio y su estructura es la siguiente: Organización de la presidencia: Hay que tener en cuenta que:

• Detrás de la presidencia a la derecha se colocan las banderas oficiales. La de la empresa se coloca a la izquierda.
• Hay otras posibles ubicaciones de las banderas como todas juntas, levemente separadas las oficiales de la empresarial, al lado derecho de la presidencia, o detrás de la presidencia si hubiera espacio.
• El podio suele colocarse delante y a la derecha de la presidencia. Rara vez este lugar, desde donde se habla, está incorporado a la mesa, aunque puede ser.

Colocación del público:

• Las primeras filas se reservan para los asistentes importantes, en el sector de la derecha desde la entrada, los de mayor relevancia: galardonados, miembros del jurado si hay, y las personas que intervienen activamente en el acto.

Fila doble en auditorio.

Fila única impar.

Fila única par.

Otras formas.

Recuerda... ¿Pero cuál es la derecha para ordenar a las personas asistentes al acto?

• Si es un auditorio y las personas son espectadoras del acto, se considera la derecha, mirando hacia la presidencia.
• Si es en un auditorio y las personas están en el escenario, se considera la derecha mirando desde la presidencia.
• En la colocación de las mesas en un banquete, se considera la derecha, mirando desde la presidencia.
• En una iglesia se considera la derecha mirando desde el altar.
• Los concejales en el salón de plenos del ayuntamiento, se colocan considerando la derecha mirando desde la mesa presidencial.

3.1. PRESIDENCIA DE LOS ACTOS

En un acto la presidencia está formada por el conjunto de personas que ocupan el lugar más relevante y destacado de un acto. La Presidencia está diferenciada del resto de los participantes, generalmente mira hacia estos, y su ubicación, que habitualmente es al extremo contrario de la puerta de acceso, es fácilmente reconocida por las técnicas de ornamentación. El número de las personas que la componen va en proporción a los invitados y a las características del tipo de acto, y entorno físico donde se lleve a cabo. La presidencia en actos promovidos por empresas privadas recae en el anfitrión o la directiva de la empresa. Si acuden autoridades públicas se debe ceder la presidencia a la persona que se considere primera autoridad siguiendo el R.D. de Ordenamiento General de Precedencias del Estado. Si el acto está patrocinado por otra entidad, la empresa que organiza el acto empresarial debe reservar a efectos protocolarios un puesto en la presidencia al representante del patrocinio.

Cesión de la presidencia

Ceder la presidencia es el mayor ejercicio de cortesía por parte del anfitrión a su invitado.

DOBLE PRESIDENCIA

También se puede optar por una presidencia doble, en la que los dos puestos centrales los ocupan: a la derecha el anfitrión (primera presidencia) y a la izquierda el invitado de honor (segunda presidencia).

Cuando este es una autoridad o tiene una categoría muy elevada, ocupará el puesto de honor a la derecha; pues el anfitrión le cede la primera presidencia, pasando este a ocupar la segunda.

EJEMPLOS

CASO 1

• Colocar en un acto de la empresa «Gas Panamá» la mesa presidencial.
• Allí deben estar
• El Presidente de la empresa (Anfitrión),
• Director general de la empresa,
• Patrocinador,
• Consejero Delegado de la empresa,
• y el Ministro del Interior.
• Disponer cesión por la derecha e izquierda

EJEMPLOS: solución

CASO 1 Colocar en un acto de la empresa «Gas Panamá» la mesa presidencial. Allí deben estar el Presidente de la empresa (Anfitrión), Director general de la empresa, el Patrocinador, el Consejero Delegado de la empresa, y el Ministro del Interior.

CASO 2 Colocar en un acto de la empresa «Marometas» en una mesa presidencial

1. Presidente de la empresa (Anfitrión)
2. Presidente del Congreso
3. Presidente de la Comunidad de Madrid
4. Consejero de Agricultura
5. Vicepresidente de la empresa

Ordenar sin cesión de la presidencia y con cesión por la izquierda

CASO 2 Colocar en un acto de la empresa «Marometas» en una mesa presidencial

1. Presidente de la empresa (Anfitrión)
2. Presidente del Congreso
3. Presidente de la Comunidad de Madrid
4. Consejero de Agricultura
5. Vicepresidente de la empresa

CASO 3 Colocar en un acto autonómico de la empresa «Energía segura» en una mesa presidencial al:

1. Presidente de la empresa (Anfitrión).
2. Alcalde del ayuntamiento de Zaragoza.
3. Director General de la empresa.
4. Consejero autonómico de Industria de la C.A. de Navarra.
5. Patrocinador.

Disponer orden de precedencia y cesión de la presidencia por la derecha

CASO 2 soluciónColocar en un acto de la empresa «Marometas» en una mesa presidencial

1. Presidente de la empresa (Anfitrión)
2. Presidente del Congreso
3. Presidente de la Comunidad de Madrid
4. Consejero de Agricultura
5. Vicepresidente de la empresa

CASO 3 solución Colocar en un acto autonómico de la empresa «Energía segura» en una mesa presidencial al:

1. Presidente de la empresa (Anfitrión).
2. Alcalde del ayuntamiento de Zaragoza.
3. Director General de la empresa.
4. Consejero autonómico de Industria de la C.A. de Navarra.
5. Patrocinador.

COLOCACIÓN DE PERSONALIDADES EN UN VEHÍCULO

La persona de más rango sube al vehículo por la derecha (en el sentido de la marcha del vehículo) y se sienta en el asiento trasero contrario al conductor. El de menos categoría se accederá al vehículo por la izquierda quedando sentado detrás del conductor.

3.2. PRECEDENCIAS EMPRESARIALES

• La precedencia consiste en la ordenación de las personas que asisten a un determinado acto en función del cargo y distinción de cada una.
• El protocolo que debemos aplicar en un acto empresarial vendrá determinado por la naturaleza del acto organizado por la empresa.
• Los criterios que rigen la precedencia vendrán determinados, además por sus asistentes.
• Se pueden dar tres casos:
• Que al acto empresarial solo acudan miembros de la empresa que organiza el acto en cuyo caso la precedencia de los directivos viene dada por el criterio particular que establece la jerarquía de la empresa.
• Que al acto acudan otras empresas, la presidencia la mantiene la empresa anfitriona y es habitual ofrecer a los invitados los puestos inmediatos a la presidencia como acción de cortesía.

• Que al acto asista alguna autoridad oficial, se dará precedencia al sector público.

ACTOS PÚBLICOS

• No hay que olvidar que la empresa anfitriona es la que convoca, diseña y organiza el acto según su juicio.
• La presidencia debe ocuparla la persona que se considere primera autoridad. Y especialmente, si la empresa anfitriona tiene algún tipo de dependencia con la institución a la que la autoridad representa deberá cederle la presidencia a dicha autoridad.

LA DERECHA EN EL LENGUAJE PROTOCOLARIO

La derecha es el puesto de honor en el Protocolo. Sobre este principio se fundamenta el régimen de precedencias en los actos protocolarios. Por tanto:

• El lugar de honor en un acto es la derecha del anfitrión.
• Entre dos sillas, la de la derecha es más importante.
• En un coche, el asiento de la derecha es más de honor que el de la izquierda.
• Entre dos banderas, la de la derecha tiene mayor rango que la de la izquierda.

Pero ¡cuidado! en Protocolo la orientación derecha-izquierda se hace en relación con el que preside, por lo que visto desde la posición de espectador habría que invertir los términos.

PREEMINENCIA DE LOS JEFES DE ESTADO

• Todos los estados son iguales ante la ley. Por esta razón un monarca (Jefe de estado en una monarquía) no tiene porqué preceder a un presidente de la república (Jefe del estado de una república).
• El criterio de precedencia será la antigüedad de su toma de posesión de su cargo. La esposa de un rey es considerada una reina, y la esposa de un jefe de estado es considerada primera dama, y recibirá el tratamiento de «Su excelentísima la Señora de...». El esposo de una reina soberana es considerado príncipe consorte y será tratado como «Su Alteza Real, el Príncipe Consorte», pero el esposo de una presidenta de una república tendrá la misma categoría que tenía antes de que su esposa accediera al cargo.

ACTOS PRIVADOS

• Son la mayoría de los actos empresariales.
• El protocolo será determinado por el organizador, empresas y a las entidades privadas, siguiendo los usos y costumbres y, el sentido común.

• Para la ordenación de sus invitados se seguirán los criterios fijados por el anfitrión, primando el puesto a aquellos invitados que tengan una relación directa con los objetivos del acto.
• Normalmente el orden de precedencias sigue los criterios de cargo y antigüedad en la empresa.
• Si a dichos actos concurrieran autoridades estas se colocarán entre los miembros de la empresa de acuerdo a la normativa oficial, procurando alternar los puestos entre autoridades, directivos de la empresa y otros invitados especiales de la empresa. Es lo que se conoce como «peinado protocolario». En estos casos no es habitual ceder la presidencia, salvo que concurriera una muy alta autoridad del Estado o similar, o que según los objetivos del acto se considerara conveniente la cesión a favor de algún invitado de honor.

EJEMPLO DE ORDEN DE PRECEDENCIAS DE UNA EMPRESA 1. Presidente. 2. Vicepresidentes 3. Consejero Delegado. . 4. Consejeros por orden de antigüedad de nombramiento. 5. Director General. 6. Secretario General 7. Director de Finanzas.

8. Director de Recursos Humanos. 9. Director de Producción. 10. Director Comercial 11. Director del Gabinete Técnico de la Secretaría General. 12. Jefe de la Asesoría Jurídica.. 13. Demás empleados de la empresa. Estos se ordenarán por antigüedad en la compañía.

Ideas fundamentales ▶ El protocolo empresarial es el conjunto de normas escritas que regulan la actuación de una empresa, tanto interna como externamente. Ayuda a divulgar la imagen y a la proyección social de la empresa mediante actos y apariciones públicas. ▶ El responsable del departamento de protocolo de una empresa es el encargado de coordinar y dirigir los actos de la empresa, así como de amparar los símbolos de la entidad que se utilicen en los actos. ▶ El protocolo se constituye como una herramienta de comunicación que permite ordenar las relaciones sociales de la empresa, empleados y directivos. ▶ El organigrama empresarial es la representación gráfica de la estructura de una empresa. ▶ El patrocinio es «defender, proteger, amparar, favorecer». Sufragar una empresa, con fines publicitarios, los gastos de un programa de radio o televisión, de una competición deportiva o de un concurso. ▶ La imagen corporativa es la percepción que de la compañía tienen en su mente los clientes actuales y potenciales, y la identidad corporativa es la personalidad de la compañía y engloba todas las formas de expresión de la organización, ya sean verbales, simbólicas o de comportamiento.

Actividades Explica y relaciona

1. ¿Qué aporta el protocolo a la empresa?
2. ¿Por qué es recomendable contar con un organigrama en una empresa?
3. ¿Por qué crees que es necesario contar con un departamento de protocolo en una empresa?
4. Cita las tareas de un departamento de protocolo empresarial.

Pon en práctica

1. El director general de una empresa, que se dedica a la comercialización de maquillaje y cuenta con más de 300 empleados, nos ha encargado la logística para la asistencia a la feria «Make up forever» que se celebrará en un Centro de Convenciones durante tres días. Para el stand se necesita un espacio entre 60 y 80 m2, situado en un cruce de pasillo con dos de sus laterales abiertos. Tendrá los siguientes elementos: mesa de reunión con 8 sillas, mostrador de 2 m de largo para folletos y otra documentación, 2 expositores de maquillaje y 4 sillones abatibles para realizar demostraciones de maquillaje; también 1 pantalla plana donde pasar vídeos de maquillaje profesional mientras no hay demostraciones prácticas.

La inauguración será el primer día a las 12,30 h, la presidirá el director general de la empresa acompañado por un director general de la Consejería de Educación. Ambos dirigirán unas palabras a los asistentes; a continuación se hará la primera demostración. A diario se harán dos demostraciones: a las 13 h y 18 h. Van a contratar a una azafata de forma permanente, excepto de 14 a 16 h. Estará siempre presente un representante de la empresa, miembro del departamento de marketing. En las demostraciones estará el director de marketing.

a) Realizar el cronograma para la asistencia de la empresa a la feria.b) Realizar una lista de los recursos necesarios: instalaciones, mobiliario, audiovisuales. c) Preparar un presupuesto de la asistencia a la feria, incluyendo el coste de las azafatas. No computar al personal de la empresa. d) Diseñar una carta de invitación a la inauguración del stand para enviar a todos los clientes: peluquerías, centros de estética, spas, etc. e) Elaborar un cuadro con las actividades a realizar, indicando quién es el responsable de cada una de ellas.