3.3.3 ¿Cómo solicitar un anticipo de fondos y justificación (ATJ)?

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Une fois que le Flux de travail est établi, sélectionnez l'onglet Transactions financières dans le menu latéral du module de gestion financière.

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Seuls les utilisateurs inclus dans la première action du flux de travail appelée Entrer et Envoyer auront ce bouton activé.

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Vous verrez les informations sur le contrat et les soldes en temps réel.

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Cliquez sur Demander dans la boîte de Avance de fonds et justification (ATJ)

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Cette transaction sera activée lorsque le solde aura un montant en attente de justification. Cette transaction crée deux transactions, une ANJ et une ANT.

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Complétez les informations selon les besoins pour chaque élément.

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Détails de la demande : Le numéro de demande et le numéro de pièce seront remplis automatiquement ; cependant, il est possible de les modifier. Pour l'avance de fonds, vous devez inclure la période de planification financière.

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Complétez les informations comme approprié pour chaque élément.

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N'oubliez pas que :

• Vous ne pouvez distribuer qu'entre les composants avec des montants disponibles projetés.
• Le montant justifié doit être compris entre le minimum et le montant total à justifier.
• Vérifiez que les soldes du montant BID à allouer et du montant de contrepartie locale à allouer sont à zéro. Sinon, le système ne vous permettra pas de sauvegarder ou d'envoyer la transaction.

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Montants et composants de justification : Ajoutez le montant de justification et signalez le montant à allouer entre les composants de la structure de coûts à laquelle la justification sera imputée.

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Remplissez les informations comme approprié pour chaque élément.

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Avance de fonds - Montants demandés : Sélectionnez la devise demandée, le montant (exprimé dans la devise demandée) et l'équivalent dans la devise d'approbation

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Complétez les informations comme approprié pour chaque élément.

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Informations sur le bénéficiaire :

• Le système affiche automatiquement les comptes enregistrés de l'institution bénéficiaire.
• Vous devez vérifier que le compte bancaire sélectionné est correct. Vous pouvez voir les informations en faisant défiler vers le bas.
• Cliquez sur Enregistrer/Suivant.

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N'oubliez pas que les flux bancaires doivent être préalablement enregistrés auprès de la BID pour être disponibles dans cet outil.

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Téléchargez les informations comme approprié.

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Documentation de soutien pour la transaction : Cliquez sur Télécharger des fichiers pour ajouter les fichiers nécessaires et sélectionner chaque type de document pour les classer.

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Cliquez ici pour apprendre quelques directives sur le téléchargement de documents.

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Cliquez sur Soumettre la demande pour commencer le flux interne de la transaction. Si vous ne souhaitez pas l'envoyer encore, vous pouvez enregistrer le processus et le reprendre plus tard en cliquant sur Enregistrer.

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N'oubliez pas que lorsque vous soumettez la demande, une notification sera générée par e-mail, le statut de la transaction sera mis à jour et un journal d'audit sera créé.

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Un rapport de transaction sera généré automatiquement.

Vous pouvez accéder au rapport : 

1. En cliquant sur le bouton du haut Télécharger PDF 
2. En cliquant directement sur le fichier généré automatiquement 

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• Les fichiers peuvent être téléchargés en masse (jusqu'à 5 fichiers recommandés)
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