Gestion administrative du Personnel
( avec ou sans SIRH )
Description
Objectif ?
Intérêt de la gestion et suivi du personnelCe cours permet de savoir comment organiser concrètement la gestion administrative du personnel dans une entreprise, même lorsqu’il n’existe pas de SIRH. Il donne les clés pour comprendre quels documents doivent être conservés, comment les classer, les sécuriser et les retrouver facilement, afin d’éviter les erreurs, les pertes d’informations et les risques juridiques.Objectif : gestion et suivi du personnelL’objectif est de savoir mettre en place une organisation administrative RH fiable et conforme : tenir les documents obligatoires, structurer les dossiers du personnel, respecter les durées de conservation, sécuriser les données et être en mesure de fournir les preuves nécessaires en cas de contrôle, de litige ou de demande interne.
Partie 1
Cadre général de la gestion administrative du personnel
Partie 1
Cadre général de la gestion administrative du personnel
Ce module pose les bases de la gestion administrative du personnel en expliquant ce que l’employeur est tenu de mettre en place, indépendamment des outils ou logiciels utilisés. Il permet de comprendre pourquoi l’organisation, la conformité et la capacité à produire des preuves sont au cœur de l’administration du personnel.
Partie 2
Les obligations administratives fondamentales
Partie 2
Ce module présente les obligations légales qui encadrent la gestion administrative du personnel, issues du code du travail et du rgpd. Il permet d’identifier ce qui est obligatoire, ce qui relève des bonnes pratiques et les risques en cas de non-conformité.
Les obligations administratives fondamentales
les obligations issues du code du travail
Le code du travail impose à l’employeur de pouvoir formaliser, suivre et justifier la relation de travail. Concrètement, cela implique notamment :
- tenir un registre unique du personnel, à jour et conforme
- établir et conserver les contrats de travail et avenants
- assurer le suivi du temps de travail
- gérer et tracer les absences et congés
- produire et conserver les bulletins de paie
- remettre les documents obligatoires de fin de contrat
- conserver certains documents pendant des durées légales précises
- être en mesure de fournir des preuves en cas de contrôle ou de litige
Ces obligations visent un objectif central : permettre à l’employeur de démontrer qu’il respecte le droit du travail et ses obligations sociales.
les obligations issues du rgpd
Le RGPD encadre la manière dont les données personnelles des salariés sont collectées, utilisées et conservées. Il impose à l’employeur une responsabilité directe sur les données RH. Cela implique notamment :
- collecter uniquement des données strictement nécessaires
- informer les salariés sur l’usage de leurs données
- sécuriser l’accès aux dossiers du personnel
- limiter l’accès aux personnes habilitées
- éviter la diffusion ou le stockage non autorisé des données
- respecter des durées de conservation limitées
- archiver ou supprimer les données arrivées à échéance
- garantir la confidentialité et l’intégrité des informations
CNIL
les Principes légaux et RGPD
Principe de finalité et de minimisation des données
RGPD
Principe de sécurité et de confidentialité
Principe de durée de conservation limitée
Legal
Le Registre Unique du Personnel
Le suivi du temps de travail
Video
Partie 3
Le registre unique du personnel
Partie 3
Le registre unique du personnel
Ce module explique le rôle du registre unique du personnel, son caractère obligatoire et les informations qu’il doit contenir. Il permet de comprendre son utilité en cas de contrôle et les conséquences d’une tenue incomplète ou inexistante.
Partie 3
le registre unique du personnel : c’est quoi exactement ?
Le registre unique du personnel est un registre obligatoire, au sens juridique du terme.Ce n’est pas un simple document isolé, ni un formulaire ponctuel.👉 On peut l’apparenter à un registre chronologique, qui recense toutes les personnes ayant travaillé dans l’entreprise.
Partie 3
juridiquement, c’est quoi un « registre » ?
Dans le langage du droit du travail, un registre est :un support tenu dans la durée,mis à jour en continu,destiné à être présenté en cas de contrôle.👉 Le registre unique du personnel est donc :un outil de traçabilité,une preuve administrative permanente.
Partie 3
support papier ou électronique : que dit la loi ?
✔️ les deux sont autorisésLe registre unique du personnel peut être :papier (cahier, classeur, registre relié),électronique (fichier informatique, tableur, outil dédié).👉 La loi n’impose aucun format précis.Ce qui compte, ce n’est pas le support, mais le respect de certaines conditions.
Partie 3
conditions à respecter, quel que soit le support
Que le registre soit papier ou numérique, il doit être :unique (un seul registre pour l’entreprise),tenu à jour à chaque embauche et départ,chronologique (ordre d’entrée des salariés),lisible et compréhensible,conservé 5 ans après le départ du dernier salarié inscrit,accessible en cas de contrôle (inspection du travail).
Partie 4
le dossier administratif du personnel
Partie 4
Ce module est consacré au dossier administratif du personnel et à sa fonction centrale dans l’organisation rh. Il permet de comprendre pourquoi ce dossier est indispensable pour prouver le respect des obligations de l’employeur.
le dossier administratif du personnel
Partie 4
Le dossier administratif du personnel est le support central de la relation de travail entre l’employeur et le salarié. Il permet de regrouper, au même endroit, l’ensemble des documents qui prouvent l’existence du contrat de travail et le respect des obligations légales tout au long du parcours professionnel.Ce dossier est indispensable car il constitue la mémoire administrative du salarié au sein de l’entreprise. Il permet à l’employeur de justifier ses pratiques en cas de contrôle, de litige ou de demande interne, et d’assurer un suivi cohérent, sécurisé et conforme des informations liées au personnel.👉 Il est important de comprendre pourquoi le dossier existe et à quoi il sert, avant d’entrer dans le détail de son contenu.
Partie 5
constitution du dossier du personnel
Partie 5
Ce module détaille les documents qui doivent être réunis tout au long de la relation de travail, de l’embauche à la fin du contrat. Il aide à identifier les pièces obligatoires et à structurer le suivi administratif du salarié.
constitution du dossier du personnel
Partie 5
documents liés à l’embauche
contrat de travail signéavenants éventuels dès l’embauchedéclaration préalable à l’embauche (DPAE)justificatifs d’identité (dans la limite de ce qui est nécessaire)coordonnées personnellesrelevé d’identité bancaire (RIB)affiliation mutuelle et prévoyanceautorisations spécifiques si nécessaires (travailleur étranger, permis, etc.)
Partie 5
documents liés à l’exécution du contrat
avenants au contrat de travailbulletins de paieéléments variables de paiesuivi du temps de travaildemandes et validations de congésjustificatifs d’absences (maladie, événements familiaux, etc.)documents liés à la formationentretiens obligatoires (professionnel, annuel si formalisé)visites médicales et suivi de santé au travailcourriers administratifs RH
Partie 5
documents spécifiques à conserver avec accès restreint
avertissements et sanctions disciplinaireséchanges sensibles liés à la relation de travail👉 Ces documents doivent être conservés séparément et avec des règles d’accès renforcées.
Partie 5
documents liés à la fin de contrat
courrier de rupture ou de démissionsolde de tout comptecertificat de travailattestation France Travaildocuments de clôture administrativecorrespondances liées au départ
Partie 6
classement des documents et arborescence
Partie 6
Ce module aborde les règles de classement des documents rh et l’importance d’une arborescence claire et cohérente. Il permet de mettre en place un système de rangement facilitant l’accès, la traçabilité et la sécurisation des dossiers.
classement des documents et arborescence
Partie 7
gestion des absences, congés et temps de travail
Partie 7
Ce module traite du suivi administratif des absences, des congés et du temps de travail. Il met en évidence les obligations de traçabilité et de justification imposées à l’employeur.
gestion des absences, congés et temps de travail
Module 7
La gestion des absences, des congés et du temps de travail fait partie des sujets les plus sensibles en administration du personnel, car elle a un impact direct à la fois sur l’organisation de l’entreprise et sur la rémunération des salariés. Ce n’est pas seulement une question de planning, mais avant tout une obligation de suivi et de traçabilité pour l’employeur.Ce module permet de comprendre que chaque absence, chaque congé et chaque heure travaillée doivent pouvoir être justifiés, suivis et retrouvés. Demandes de congés, validations, justificatifs d’absence ou relevés d’heures constituent des éléments essentiels du dossier administratif du salarié. Sans organisation claire, les risques sont nombreux : erreurs de paie, incompréhensions, contestations ou litiges. L’enjeu principal est donc d’installer une gestion administrative fiable du temps : savoir où sont stockées les informations, comment elles sont validées et combien de temps elles doivent être conservées. Une bonne gestion des absences et du temps de travail permet de sécuriser l’entreprise tout en garantissant l’équité et la transparence vis-à-vis des salariés.
Module 8
durées légales de conservation des documents rh
Partie 8
Ce module explique les règles de conservation des documents rh et le principe de limitation dans le temps. Il permet de comprendre quand conserver, archiver ou supprimer les documents afin de rester conforme aux obligations légales.
durées légales de conservation des documents rh
Partie 8
documents liés à la paiebulletins de paie (copie employeur) :→ 5 anséléments de paie (primes, variables, justificatifs) :→ 5 anscharges sociales et déclarations :→ 6 ans (obligations fiscales et sociales)
documents liés au contrat de travailcontrat de travail et avenants :→ 5 ans après la fin du contratdocuments relatifs à l’exécution du contrat :→ 5 ans après la fin du contrat
Partie 8
documents liés aux absences et congésdemandes et validations de congés :→ 1 à 3 ans selon l’usage internejustificatifs d’absence (arrêt maladie, événements familiaux) :→ durée strictement nécessaire + archivage limité
documents liés au temps de travaildécomptes du temps de travail, heures supplémentaires :→ 1 an (contrôle administratif)→ jusqu’à 3 ans en cas de litigeplannings et horaires collectifs :→ 1 an minimum
Module 8
documents liés à la santé au travailavis d’aptitude ou d’inaptitude :→ durée de la relation de travail + archivage limitédocuments médicaux :→ soumis à des règles spécifiques (accès très restreint)
documents liés à la formationattestations de formation :→ 5 ansdocuments relatifs aux obligations de formation :→ durée permettant de justifier du respect des obligations légales
Module 8
documents liés aux candidatscandidatures non retenues :→ 2 ans maximum après le dernier contact(sauf accord explicite du candidat pour une conservation plus longue)
documents disciplinairesavertissements et sanctions :→ 3 ans maximum👉 au-delà, ils ne doivent plus être utilisés ni conservés dans le dossier actif
Module 9
archivage et fin de contrat
Module 9
Ce module aborde la gestion administrative de la fin de la relation de travail, depuis la clôture du dossier salarié jusqu’à son archivage. Il permet de comprendre comment organiser les dossiers des salariés sortants et éviter les erreurs liées à la conservation excessive ou désordonnée des documents.
archivage et fin de contrat
Module 9
La fin du contrat de travail ne marque pas la fin des obligations administratives de l’employeur. Au contraire, elle ouvre une nouvelle phase de gestion : celle de la clôture du dossier du salarié et de son archivage. Ce module permet de comprendre comment organiser cette étape de manière simple, conforme et sécurisée.Lorsqu’un contrat prend fin, certains documents doivent être remis au salarié (certificat de travail, solde de tout compte, attestation France Travail), tandis que d’autres doivent être conservés par l’entreprise pendant des durées légales précises. Il est donc essentiel de savoir distinguer ce qui relève de la remise au salarié, de la conservation interne et de l’archivage.L’archivage consiste à sortir le dossier du circuit actif, sans pour autant le supprimer. Les dossiers des salariés sortants doivent être clairement identifiés, séparés des dossiers actifs et stockés dans des conditions sécurisées. Cette organisation permet de répondre rapidement à une demande ultérieure (litige, contrôle, attestation), tout en respectant les règles de confidentialité et de conservation des données.Ce module montre enfin que bien gérer la fin de contrat, c’est éviter deux erreurs fréquentes :conserver indéfiniment des dossiers sans justification,ou supprimer trop tôt des documents encore nécessaires.Une procédure d’archivage simple, connue et appliquée garantit une gestion administrative du personnel cohérente jusqu’au bout du parcours du salarié.
Module 10
sécurité et confidentialité des données rh
Module 10
Ce module traite des obligations de sécurité et de confidentialité applicables aux données du personnel. Il permet de comprendre comment limiter les accès, protéger les informations sensibles et prévenir les risques liés à la divulgation ou à l’accès non autorisé aux données rh.
sécurité et confidentialité des données rh
Module 10
Les données RH font partie des informations les plus sensibles d’une entreprise. Elles concernent l’identité, la situation professionnelle, la rémunération, la santé ou encore la vie personnelle des salariés. Ce module permet de comprendre pourquoi leur sécurité et leur confidentialité sont des obligations majeures pour l’employeur, et non de simples bonnes pratiques.La sécurité des données RH repose avant tout sur des règles d’organisation. Il s’agit de déterminer qui a le droit d’accéder aux dossiers du personnel, à quelles informations et dans quel cadre. Tous les salariés n’ont pas vocation à accéder aux mêmes données, et certaines informations doivent être protégées de manière renforcée (discipline, santé, données personnelles sensibles).Ce module met également en évidence que la confidentialité ne dépend pas uniquement des outils numériques. Même sans SIRH, l’employeur doit mettre en place des mesures concrètes : accès restreint aux dossiers, armoires sécurisées, mots de passe, règles de transmission des documents et interdiction du stockage non contrôlé. La perte, la divulgation ou l’accès non autorisé à des données RH peut engager directement la responsabilité de l’entreprise.Enfin, ce module rappelle que sécuriser les données RH, c’est à la fois protéger les salariés et protéger l’entreprise. Une gestion rigoureuse de la confidentialité renforce la confiance, limite les risques juridiques et garantit une administration du personnel conforme aux exigences du RGPD.
Module 11
preuves à produire et contrôles
Module 11
Ce module explique quelles preuves l’employeur doit être en mesure de fournir en cas de contrôle ou de litige. Il permet d’identifier les documents clés attendus par les différentes autorités et juridictions, et d’anticiper les conséquences d’une absence ou d’une mauvaise organisation des preuves.
Preuves à produire et contrôles
Module 10
En matière de gestion administrative du personnel, une règle est incontournable : ce qui ne peut pas être prouvé est considéré comme inexistant. Ce module permet de comprendre pourquoi l’employeur doit être en mesure de produire, à tout moment, un certain nombre de documents pour justifier ses pratiques.Les contrôles peuvent provenir de différentes instances : inspection du travail, URSSAF, organismes sociaux, juridictions prud’homales ou autorités de protection des données. Dans tous les cas, l’entreprise ne dispose que de peu de temps pour répondre. Ce n’est donc pas au moment du contrôle qu’il faut chercher les documents, mais bien en amont, grâce à une organisation administrative fiable.Cela met en evidence les documents clés que l’employeur doit pouvoir fournir : contrats de travail, registre du personnel, bulletins de paie, décomptes du temps de travail, justificatifs d’absences, documents de fin de contrat ou encore preuves du respect des durées de conservation. Ces pièces constituent la colonne vertébrale de la défense de l’entreprise en cas de contestation.L’objectif est de faire comprendre que la gestion administrative du personnel n’est pas seulement une obligation quotidienne, mais aussi une préparation permanente au contrôle. Une organisation claire, des dossiers complets et des documents accessibles permettent de répondre sereinement à toute demande, sans stress ni improvisation.
Module 12
synthèse : organiser la gestion administrative du personnel
Module 12
Ce module propose une vision globale et structurée de la gestion administrative du personnel. Il permet de relier l’ensemble des obligations abordées et de comprendre comment construire une organisation rh cohérente, fiable et sécurisée, indépendamment des outils utilisés.
Preuves à produire et contrôles
Gestion administrative du Personnel
Stephane Universityr
Created on January 29, 2026
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Gestion administrative du Personnel
( avec ou sans SIRH )
Description
Objectif ?
Intérêt de la gestion et suivi du personnelCe cours permet de savoir comment organiser concrètement la gestion administrative du personnel dans une entreprise, même lorsqu’il n’existe pas de SIRH. Il donne les clés pour comprendre quels documents doivent être conservés, comment les classer, les sécuriser et les retrouver facilement, afin d’éviter les erreurs, les pertes d’informations et les risques juridiques.Objectif : gestion et suivi du personnelL’objectif est de savoir mettre en place une organisation administrative RH fiable et conforme : tenir les documents obligatoires, structurer les dossiers du personnel, respecter les durées de conservation, sécuriser les données et être en mesure de fournir les preuves nécessaires en cas de contrôle, de litige ou de demande interne.
Partie 1
Cadre général de la gestion administrative du personnel
Partie 1
Cadre général de la gestion administrative du personnel
Ce module pose les bases de la gestion administrative du personnel en expliquant ce que l’employeur est tenu de mettre en place, indépendamment des outils ou logiciels utilisés. Il permet de comprendre pourquoi l’organisation, la conformité et la capacité à produire des preuves sont au cœur de l’administration du personnel.
Partie 2
Les obligations administratives fondamentales
Partie 2
Ce module présente les obligations légales qui encadrent la gestion administrative du personnel, issues du code du travail et du rgpd. Il permet d’identifier ce qui est obligatoire, ce qui relève des bonnes pratiques et les risques en cas de non-conformité.
Les obligations administratives fondamentales
les obligations issues du code du travail
Le code du travail impose à l’employeur de pouvoir formaliser, suivre et justifier la relation de travail. Concrètement, cela implique notamment :
- tenir un registre unique du personnel, à jour et conforme
- établir et conserver les contrats de travail et avenants
- assurer le suivi du temps de travail
- gérer et tracer les absences et congés
- produire et conserver les bulletins de paie
- remettre les documents obligatoires de fin de contrat
- conserver certains documents pendant des durées légales précises
- être en mesure de fournir des preuves en cas de contrôle ou de litige
Ces obligations visent un objectif central : permettre à l’employeur de démontrer qu’il respecte le droit du travail et ses obligations sociales.les obligations issues du rgpd
Le RGPD encadre la manière dont les données personnelles des salariés sont collectées, utilisées et conservées. Il impose à l’employeur une responsabilité directe sur les données RH. Cela implique notamment :
CNIL
les Principes légaux et RGPD
Principe de finalité et de minimisation des données
RGPD
Principe de sécurité et de confidentialité
Principe de durée de conservation limitée
Legal
Le Registre Unique du Personnel
Le suivi du temps de travail
Video
Partie 3
Le registre unique du personnel
Partie 3
Le registre unique du personnel
Ce module explique le rôle du registre unique du personnel, son caractère obligatoire et les informations qu’il doit contenir. Il permet de comprendre son utilité en cas de contrôle et les conséquences d’une tenue incomplète ou inexistante.
Partie 3
le registre unique du personnel : c’est quoi exactement ?
Le registre unique du personnel est un registre obligatoire, au sens juridique du terme.Ce n’est pas un simple document isolé, ni un formulaire ponctuel.👉 On peut l’apparenter à un registre chronologique, qui recense toutes les personnes ayant travaillé dans l’entreprise.
Partie 3
juridiquement, c’est quoi un « registre » ?
Dans le langage du droit du travail, un registre est :un support tenu dans la durée,mis à jour en continu,destiné à être présenté en cas de contrôle.👉 Le registre unique du personnel est donc :un outil de traçabilité,une preuve administrative permanente.
Partie 3
support papier ou électronique : que dit la loi ?
✔️ les deux sont autorisésLe registre unique du personnel peut être :papier (cahier, classeur, registre relié),électronique (fichier informatique, tableur, outil dédié).👉 La loi n’impose aucun format précis.Ce qui compte, ce n’est pas le support, mais le respect de certaines conditions.
Partie 3
conditions à respecter, quel que soit le support
Que le registre soit papier ou numérique, il doit être :unique (un seul registre pour l’entreprise),tenu à jour à chaque embauche et départ,chronologique (ordre d’entrée des salariés),lisible et compréhensible,conservé 5 ans après le départ du dernier salarié inscrit,accessible en cas de contrôle (inspection du travail).
Partie 4
le dossier administratif du personnel
Partie 4
Ce module est consacré au dossier administratif du personnel et à sa fonction centrale dans l’organisation rh. Il permet de comprendre pourquoi ce dossier est indispensable pour prouver le respect des obligations de l’employeur.
le dossier administratif du personnel
Partie 4
Le dossier administratif du personnel est le support central de la relation de travail entre l’employeur et le salarié. Il permet de regrouper, au même endroit, l’ensemble des documents qui prouvent l’existence du contrat de travail et le respect des obligations légales tout au long du parcours professionnel.Ce dossier est indispensable car il constitue la mémoire administrative du salarié au sein de l’entreprise. Il permet à l’employeur de justifier ses pratiques en cas de contrôle, de litige ou de demande interne, et d’assurer un suivi cohérent, sécurisé et conforme des informations liées au personnel.👉 Il est important de comprendre pourquoi le dossier existe et à quoi il sert, avant d’entrer dans le détail de son contenu.
Partie 5
constitution du dossier du personnel
Partie 5
Ce module détaille les documents qui doivent être réunis tout au long de la relation de travail, de l’embauche à la fin du contrat. Il aide à identifier les pièces obligatoires et à structurer le suivi administratif du salarié.
constitution du dossier du personnel
Partie 5
documents liés à l’embauche
contrat de travail signéavenants éventuels dès l’embauchedéclaration préalable à l’embauche (DPAE)justificatifs d’identité (dans la limite de ce qui est nécessaire)coordonnées personnellesrelevé d’identité bancaire (RIB)affiliation mutuelle et prévoyanceautorisations spécifiques si nécessaires (travailleur étranger, permis, etc.)
Partie 5
documents liés à l’exécution du contrat
avenants au contrat de travailbulletins de paieéléments variables de paiesuivi du temps de travaildemandes et validations de congésjustificatifs d’absences (maladie, événements familiaux, etc.)documents liés à la formationentretiens obligatoires (professionnel, annuel si formalisé)visites médicales et suivi de santé au travailcourriers administratifs RH
Partie 5
documents spécifiques à conserver avec accès restreint
avertissements et sanctions disciplinaireséchanges sensibles liés à la relation de travail👉 Ces documents doivent être conservés séparément et avec des règles d’accès renforcées.
Partie 5
documents liés à la fin de contrat
courrier de rupture ou de démissionsolde de tout comptecertificat de travailattestation France Travaildocuments de clôture administrativecorrespondances liées au départ
Partie 6
classement des documents et arborescence
Partie 6
Ce module aborde les règles de classement des documents rh et l’importance d’une arborescence claire et cohérente. Il permet de mettre en place un système de rangement facilitant l’accès, la traçabilité et la sécurisation des dossiers.
classement des documents et arborescence
Partie 7
gestion des absences, congés et temps de travail
Partie 7
Ce module traite du suivi administratif des absences, des congés et du temps de travail. Il met en évidence les obligations de traçabilité et de justification imposées à l’employeur.
gestion des absences, congés et temps de travail
Module 7
La gestion des absences, des congés et du temps de travail fait partie des sujets les plus sensibles en administration du personnel, car elle a un impact direct à la fois sur l’organisation de l’entreprise et sur la rémunération des salariés. Ce n’est pas seulement une question de planning, mais avant tout une obligation de suivi et de traçabilité pour l’employeur.Ce module permet de comprendre que chaque absence, chaque congé et chaque heure travaillée doivent pouvoir être justifiés, suivis et retrouvés. Demandes de congés, validations, justificatifs d’absence ou relevés d’heures constituent des éléments essentiels du dossier administratif du salarié. Sans organisation claire, les risques sont nombreux : erreurs de paie, incompréhensions, contestations ou litiges. L’enjeu principal est donc d’installer une gestion administrative fiable du temps : savoir où sont stockées les informations, comment elles sont validées et combien de temps elles doivent être conservées. Une bonne gestion des absences et du temps de travail permet de sécuriser l’entreprise tout en garantissant l’équité et la transparence vis-à-vis des salariés.
Module 8
durées légales de conservation des documents rh
Partie 8
Ce module explique les règles de conservation des documents rh et le principe de limitation dans le temps. Il permet de comprendre quand conserver, archiver ou supprimer les documents afin de rester conforme aux obligations légales.
durées légales de conservation des documents rh
Partie 8
documents liés à la paiebulletins de paie (copie employeur) :→ 5 anséléments de paie (primes, variables, justificatifs) :→ 5 anscharges sociales et déclarations :→ 6 ans (obligations fiscales et sociales)
documents liés au contrat de travailcontrat de travail et avenants :→ 5 ans après la fin du contratdocuments relatifs à l’exécution du contrat :→ 5 ans après la fin du contrat
Partie 8
documents liés aux absences et congésdemandes et validations de congés :→ 1 à 3 ans selon l’usage internejustificatifs d’absence (arrêt maladie, événements familiaux) :→ durée strictement nécessaire + archivage limité
documents liés au temps de travaildécomptes du temps de travail, heures supplémentaires :→ 1 an (contrôle administratif)→ jusqu’à 3 ans en cas de litigeplannings et horaires collectifs :→ 1 an minimum
Module 8
documents liés à la santé au travailavis d’aptitude ou d’inaptitude :→ durée de la relation de travail + archivage limitédocuments médicaux :→ soumis à des règles spécifiques (accès très restreint)
documents liés à la formationattestations de formation :→ 5 ansdocuments relatifs aux obligations de formation :→ durée permettant de justifier du respect des obligations légales
Module 8
documents liés aux candidatscandidatures non retenues :→ 2 ans maximum après le dernier contact(sauf accord explicite du candidat pour une conservation plus longue)
documents disciplinairesavertissements et sanctions :→ 3 ans maximum👉 au-delà, ils ne doivent plus être utilisés ni conservés dans le dossier actif
Module 9
archivage et fin de contrat
Module 9
Ce module aborde la gestion administrative de la fin de la relation de travail, depuis la clôture du dossier salarié jusqu’à son archivage. Il permet de comprendre comment organiser les dossiers des salariés sortants et éviter les erreurs liées à la conservation excessive ou désordonnée des documents.
archivage et fin de contrat
Module 9
La fin du contrat de travail ne marque pas la fin des obligations administratives de l’employeur. Au contraire, elle ouvre une nouvelle phase de gestion : celle de la clôture du dossier du salarié et de son archivage. Ce module permet de comprendre comment organiser cette étape de manière simple, conforme et sécurisée.Lorsqu’un contrat prend fin, certains documents doivent être remis au salarié (certificat de travail, solde de tout compte, attestation France Travail), tandis que d’autres doivent être conservés par l’entreprise pendant des durées légales précises. Il est donc essentiel de savoir distinguer ce qui relève de la remise au salarié, de la conservation interne et de l’archivage.L’archivage consiste à sortir le dossier du circuit actif, sans pour autant le supprimer. Les dossiers des salariés sortants doivent être clairement identifiés, séparés des dossiers actifs et stockés dans des conditions sécurisées. Cette organisation permet de répondre rapidement à une demande ultérieure (litige, contrôle, attestation), tout en respectant les règles de confidentialité et de conservation des données.Ce module montre enfin que bien gérer la fin de contrat, c’est éviter deux erreurs fréquentes :conserver indéfiniment des dossiers sans justification,ou supprimer trop tôt des documents encore nécessaires.Une procédure d’archivage simple, connue et appliquée garantit une gestion administrative du personnel cohérente jusqu’au bout du parcours du salarié.
Module 10
sécurité et confidentialité des données rh
Module 10
Ce module traite des obligations de sécurité et de confidentialité applicables aux données du personnel. Il permet de comprendre comment limiter les accès, protéger les informations sensibles et prévenir les risques liés à la divulgation ou à l’accès non autorisé aux données rh.
sécurité et confidentialité des données rh
Module 10
Les données RH font partie des informations les plus sensibles d’une entreprise. Elles concernent l’identité, la situation professionnelle, la rémunération, la santé ou encore la vie personnelle des salariés. Ce module permet de comprendre pourquoi leur sécurité et leur confidentialité sont des obligations majeures pour l’employeur, et non de simples bonnes pratiques.La sécurité des données RH repose avant tout sur des règles d’organisation. Il s’agit de déterminer qui a le droit d’accéder aux dossiers du personnel, à quelles informations et dans quel cadre. Tous les salariés n’ont pas vocation à accéder aux mêmes données, et certaines informations doivent être protégées de manière renforcée (discipline, santé, données personnelles sensibles).Ce module met également en évidence que la confidentialité ne dépend pas uniquement des outils numériques. Même sans SIRH, l’employeur doit mettre en place des mesures concrètes : accès restreint aux dossiers, armoires sécurisées, mots de passe, règles de transmission des documents et interdiction du stockage non contrôlé. La perte, la divulgation ou l’accès non autorisé à des données RH peut engager directement la responsabilité de l’entreprise.Enfin, ce module rappelle que sécuriser les données RH, c’est à la fois protéger les salariés et protéger l’entreprise. Une gestion rigoureuse de la confidentialité renforce la confiance, limite les risques juridiques et garantit une administration du personnel conforme aux exigences du RGPD.
Module 11
preuves à produire et contrôles
Module 11
Ce module explique quelles preuves l’employeur doit être en mesure de fournir en cas de contrôle ou de litige. Il permet d’identifier les documents clés attendus par les différentes autorités et juridictions, et d’anticiper les conséquences d’une absence ou d’une mauvaise organisation des preuves.
Preuves à produire et contrôles
Module 10
En matière de gestion administrative du personnel, une règle est incontournable : ce qui ne peut pas être prouvé est considéré comme inexistant. Ce module permet de comprendre pourquoi l’employeur doit être en mesure de produire, à tout moment, un certain nombre de documents pour justifier ses pratiques.Les contrôles peuvent provenir de différentes instances : inspection du travail, URSSAF, organismes sociaux, juridictions prud’homales ou autorités de protection des données. Dans tous les cas, l’entreprise ne dispose que de peu de temps pour répondre. Ce n’est donc pas au moment du contrôle qu’il faut chercher les documents, mais bien en amont, grâce à une organisation administrative fiable.Cela met en evidence les documents clés que l’employeur doit pouvoir fournir : contrats de travail, registre du personnel, bulletins de paie, décomptes du temps de travail, justificatifs d’absences, documents de fin de contrat ou encore preuves du respect des durées de conservation. Ces pièces constituent la colonne vertébrale de la défense de l’entreprise en cas de contestation.L’objectif est de faire comprendre que la gestion administrative du personnel n’est pas seulement une obligation quotidienne, mais aussi une préparation permanente au contrôle. Une organisation claire, des dossiers complets et des documents accessibles permettent de répondre sereinement à toute demande, sans stress ni improvisation.
Module 12
synthèse : organiser la gestion administrative du personnel
Module 12
Ce module propose une vision globale et structurée de la gestion administrative du personnel. Il permet de relier l’ensemble des obligations abordées et de comprendre comment construire une organisation rh cohérente, fiable et sécurisée, indépendamment des outils utilisés.
Preuves à produire et contrôles