Enregistrement d'un courrier départ
Accueil
Formulaire indexation
Lorsque vous êtes sur
la page d’accueil de
l’application, vous avez 2 possibilités pour enregistrer votre courrier Option A : en passant par le raccourci situé en haut à gauche Option B : en passant par le menu situé en haut à droite cliquez
sur le bouton « + » afin
d’« Enregistrer un
nouveau
courrier ».
Rubrique Courrier
Rubrique Contact
Rubrique Traitement
L'attribution
L'ajout d'une P.J.
..............
La paged’enregistrement de courrier s’ouvre, autrement appelé : formulaire d'indexation (modèle d'enregistrement défini par défaut dans l'administration). Le modèle « Courrier départ» est pré-sélectionné, l'écran de saisie s'adapte dynamiquement en fonction de la catégorie. Choisissez le courrier scanné dans votre dossier de destination.
Lors de l'enregistrement du courrier, vous avez la possibilité d'utiliser : - la méthode de "glisser-déposer" - un modèle de document enregistré - de ne pas joindre de document à ce stade mais via l'écran d'ajout de pièces jointes qui sera alors affiché après validation Vous pourrez ajouter un document au courrier en cliquant sur "téléverser un autre fichier" et le supprimer si nécessaire.
Il existe plusieurs catégories (arrivée, départ, interne) dans la gestion de courrier : Les différents modèles d'enregistrement pourront proposées des informations plus approndies, telles que : Numéro de recommandé, Suivi Marianne, Autres informations... Le type de courrier conditionne le mode (document ou formulaire), le délai de traitement, les index complémentaires.
L’enregistrement d'un courrier implique la saisie de quelques informations de suivi : RUBRIQUE COURRIER Sélectionner le Type de courrier, Il est possible de rechercher rapidement un type en tapant au moins 3 lettres dans le champ "Filtrer" qui apparait.La liste des types de document est classée dans un plan de classement (Typologies documentaires) et conditionne le délai de traitement et de relance : - la date limite de traitement et - la priorité sont complétées automatiquement en fonction du type.
Les champs marqués d'une étoile * sont obligatoires
Saisir la Date du courrier = ModifiableCette date est laissée vide par défaut pour obliger l'utilisateur à mettre la date figurant sur la correspondance.Date de départ = Modifiable Cette date est laissée vide par défaut pour obliger l'utilisateur à mettre la date.Saisir un ObjetIl est possible de faire un copier/coller Choisir une priorité Une priorité autre que « Normal » remplace le délai de traitement associé au type par celui associé à la priorité. Dans le cas de « Très urgent », le délai passe à 4 jours ouvrés.
Les champs marqués d'une étoile * sont obligatoires
RUBRIQUE CONTACT Saisir un destinataireAu moment de saisir le contact dans l'enregistrement du courrier, commencez par taper les premiers caractères. Maarch Courrier propose les contacts existants par auto-complétion. Si le destinataire n’est pas enregistré dans la base, cliquer sur le + Créer un contact, saisir sa fiche puis valider.
CREER UN CONTACT Saisir la fiche d'information et l'adresse du contact Maarch Courrier gère un annuaire de contacts administrable (importation, dédoublonnage). Une fois créés, ils sont retrouvés par auto-complétion.
Maarch Courrier utilise, s’il est configuré pour cela, le référentiel national des adresses. (BAN ou Base Adresse Nationale - https://adresse.data.gouv.fr/) Cela permets de sécuriser la saisie des adresses par les utilisateurs et permettre notamment leur exploitation pour le publipostage selon la norme NF Z10-011 « Règles de présentation du courrier de petit format pour son traitement automatisé ».
Saisir par exemple le début de l’adresse « 12 r » Cliquez sur les choix proposés, l’adresse sera renseignée automatiquement dans les rubriques correspondantes.
RUBRIQUE TRAITEMENT L’entité initiatrice, c'est le service qui démarre le processus dans Maarch Courrier. exemple : Bureau d’ordre, Secrétariat général, Direction juridique ... L'entité traitante, c'est le service interne qui reçoit officiellement le courrier pour instruction, action ou réponse. exemple : Secrétariat de direction, Secrétariat général, Cabinet de direction, service juridique ...
Pour sélectionner l'entité traitante commencez par saisir les 4 premières lettres dans la zone de saisie du filtre pour activer l'auto-complétion.Chaque service présente une liste de diffusion par défaut avec destinataire principal et personnes ou services en copie. La liste est modifiable.
Attention, lors de la selection de l'entité traitante, votre adresse mail "nominative" se mets automatiquement dans la liste des attributaires, pensez à vous supprimer !
L'ATTRIBUTION Un fois la saisie terminée, Valider l'action par défaut "Attribuer au service"
L'AJOUT D'UNE PIECE JOINTE La fiche détaillée du courrier s'affiche alors. Si aucun document n'a été joint, l'écran d'ajout de pièce jointe est affiché automatiquement.
Choisissez un modèlepour que les informations s’ajoutentautomatiquement.
Sélectionnez le modèle de votrechoix dans la liste. Puis cliquez sur « Ok » pour poursuivre et lorsque le pop-ups’affiche pour passer à l’édition dudocument.
Le document s’ouvredans Collabora. Modifiez-le : vous pouvez le mettre en grand écran.Il n’y a pas besoin d’enregistrer lecourrier.
Le document choisi reste en édition sur la droite de l’écran. Cliquez sur « Valider »pour enregistrer le courrier.
Vérifiez que tous leschamps obligatoires, marqués d’unastérisque (*) sont bien remplis. Dans le cas contraire, un message d’erreur s’affiche : « Veuillez corriger les erreurs ».
Une fois toutes : - les informations renseignées et - le document ajouté, le courrier est enregistré et ajouté à la bannette correspondante.
Un courrier départ peut être rédigé en ouvrant un modèle de courrier ou en intégrant un courrier présent sur le posteinformatique. Pour que le numéro chrono soit intégré sur le courrier départ, il faut que le champ [res_letterbox_alt_identifier] soitpositionné sur le modèle de courrier
MODELE D'ENREGISTREMENT Il est possible de créer des modèles d’enregistrement en pré-renseignant les informations d’enregistrement ou qualification d’un courrier.
Enregistrement d'un courrier départ
Académie de Police
Created on January 27, 2026
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Enregistrement d'un courrier départ
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Formulaire indexation
Lorsque vous êtes sur la page d’accueil de l’application, vous avez 2 possibilités pour enregistrer votre courrier Option A : en passant par le raccourci situé en haut à gauche Option B : en passant par le menu situé en haut à droite cliquez sur le bouton « + » afin d’« Enregistrer un nouveau courrier ».
Rubrique Courrier
Rubrique Contact
Rubrique Traitement
L'attribution
L'ajout d'une P.J.
..............
La paged’enregistrement de courrier s’ouvre, autrement appelé : formulaire d'indexation (modèle d'enregistrement défini par défaut dans l'administration). Le modèle « Courrier départ» est pré-sélectionné, l'écran de saisie s'adapte dynamiquement en fonction de la catégorie. Choisissez le courrier scanné dans votre dossier de destination.
Lors de l'enregistrement du courrier, vous avez la possibilité d'utiliser : - la méthode de "glisser-déposer" - un modèle de document enregistré - de ne pas joindre de document à ce stade mais via l'écran d'ajout de pièces jointes qui sera alors affiché après validation Vous pourrez ajouter un document au courrier en cliquant sur "téléverser un autre fichier" et le supprimer si nécessaire.
Il existe plusieurs catégories (arrivée, départ, interne) dans la gestion de courrier : Les différents modèles d'enregistrement pourront proposées des informations plus approndies, telles que : Numéro de recommandé, Suivi Marianne, Autres informations... Le type de courrier conditionne le mode (document ou formulaire), le délai de traitement, les index complémentaires.
L’enregistrement d'un courrier implique la saisie de quelques informations de suivi : RUBRIQUE COURRIER Sélectionner le Type de courrier, Il est possible de rechercher rapidement un type en tapant au moins 3 lettres dans le champ "Filtrer" qui apparait.La liste des types de document est classée dans un plan de classement (Typologies documentaires) et conditionne le délai de traitement et de relance : - la date limite de traitement et - la priorité sont complétées automatiquement en fonction du type.
Les champs marqués d'une étoile * sont obligatoires
Saisir la Date du courrier = ModifiableCette date est laissée vide par défaut pour obliger l'utilisateur à mettre la date figurant sur la correspondance.Date de départ = Modifiable Cette date est laissée vide par défaut pour obliger l'utilisateur à mettre la date.Saisir un ObjetIl est possible de faire un copier/coller Choisir une priorité Une priorité autre que « Normal » remplace le délai de traitement associé au type par celui associé à la priorité. Dans le cas de « Très urgent », le délai passe à 4 jours ouvrés.
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RUBRIQUE CONTACT Saisir un destinataireAu moment de saisir le contact dans l'enregistrement du courrier, commencez par taper les premiers caractères. Maarch Courrier propose les contacts existants par auto-complétion. Si le destinataire n’est pas enregistré dans la base, cliquer sur le + Créer un contact, saisir sa fiche puis valider.
CREER UN CONTACT Saisir la fiche d'information et l'adresse du contact Maarch Courrier gère un annuaire de contacts administrable (importation, dédoublonnage). Une fois créés, ils sont retrouvés par auto-complétion.
Maarch Courrier utilise, s’il est configuré pour cela, le référentiel national des adresses. (BAN ou Base Adresse Nationale - https://adresse.data.gouv.fr/) Cela permets de sécuriser la saisie des adresses par les utilisateurs et permettre notamment leur exploitation pour le publipostage selon la norme NF Z10-011 « Règles de présentation du courrier de petit format pour son traitement automatisé ».
Saisir par exemple le début de l’adresse « 12 r » Cliquez sur les choix proposés, l’adresse sera renseignée automatiquement dans les rubriques correspondantes.
RUBRIQUE TRAITEMENT L’entité initiatrice, c'est le service qui démarre le processus dans Maarch Courrier. exemple : Bureau d’ordre, Secrétariat général, Direction juridique ... L'entité traitante, c'est le service interne qui reçoit officiellement le courrier pour instruction, action ou réponse. exemple : Secrétariat de direction, Secrétariat général, Cabinet de direction, service juridique ...
Pour sélectionner l'entité traitante commencez par saisir les 4 premières lettres dans la zone de saisie du filtre pour activer l'auto-complétion.Chaque service présente une liste de diffusion par défaut avec destinataire principal et personnes ou services en copie. La liste est modifiable.
Attention, lors de la selection de l'entité traitante, votre adresse mail "nominative" se mets automatiquement dans la liste des attributaires, pensez à vous supprimer !
L'ATTRIBUTION Un fois la saisie terminée, Valider l'action par défaut "Attribuer au service"
L'AJOUT D'UNE PIECE JOINTE La fiche détaillée du courrier s'affiche alors. Si aucun document n'a été joint, l'écran d'ajout de pièce jointe est affiché automatiquement.
Choisissez un modèlepour que les informations s’ajoutentautomatiquement.
Sélectionnez le modèle de votrechoix dans la liste. Puis cliquez sur « Ok » pour poursuivre et lorsque le pop-ups’affiche pour passer à l’édition dudocument.
Le document s’ouvredans Collabora. Modifiez-le : vous pouvez le mettre en grand écran.Il n’y a pas besoin d’enregistrer lecourrier.
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Vérifiez que tous leschamps obligatoires, marqués d’unastérisque (*) sont bien remplis. Dans le cas contraire, un message d’erreur s’affiche : « Veuillez corriger les erreurs ».
Une fois toutes : - les informations renseignées et - le document ajouté, le courrier est enregistré et ajouté à la bannette correspondante.
Un courrier départ peut être rédigé en ouvrant un modèle de courrier ou en intégrant un courrier présent sur le posteinformatique. Pour que le numéro chrono soit intégré sur le courrier départ, il faut que le champ [res_letterbox_alt_identifier] soitpositionné sur le modèle de courrier
MODELE D'ENREGISTREMENT Il est possible de créer des modèles d’enregistrement en pré-renseignant les informations d’enregistrement ou qualification d’un courrier.