La traçabilité dans la conservation des actes et le traitement des données personnelles
La conservation des actes et des données
Suite à la signification, l’acte est régularisé. Régulariser un acte signifié, c’est procédé à son enregistrement dans le système informatique de l’étude, en ayant, au préalable, pris soin de rédiger la modalité de remise adéquate et correspondante. C’est, dans le langage commun des études, "enregistrer l’acte au répertoire", "passer l’acte au répertoire", "régulariser ou enregistrer la tournée". La régularisation de l’acte permettra ainsi l’établissement de l’original (aussi appelé "minute" de l’acte) et des expéditions.
La conservation des actes et des données
L’ensemble des actes régularisés constitue le répertoire de chacune des études de commissaire de justice. Ces dernières sont astreintes à une obligation de conservation des originaux de leurs actes, qui constituent de véritables archives publiques, conformément aux dispositions de l’article L211-4 du Code du Patrimoine.
N.B : A contrario, les dossiers de clients sont considérés comme des archives privées et ne sont pas soumis aux mêmes obligations.
Article L211-4
En savoir +
La conservation des actes et des données
Ce principe de conservation s’applique tant au répertoire, c’est-à-dire à la liste de l’ensemble des actes signifiés, qu’aux originaux des actes en eux-mêmes.
Modalité de conservation
Durée de conservation des actes
Le répertoire
Le répertoire des actes (et donc nécessairement l’enregistrement individuel de chacun d’eux) est un document essentiel dans une étude de commissaires de justice. Il emporte des conséquences qu’il convient de mesurer :
À noter que le répertoire des actes, qui mentionne par ordre chronologique et de manière irréversible les actes dressés par le commissaire de justice, peut lui-même être établi sur support électronique.
En savoir +
Le traitement des données conservées
Les études de Commissaires de justice doivent, dans ce cadre, se conformer au Règlement Général sur la Protection des données, communément appelé « RGPD », émis par l’Union européenne pour renforcer la protection des données à caractère personnel des citoyens européens, et applicable depuis le 25/05/2018.
En sa qualité de juriste de terrain et dans le cadre de la signification des actes de procédure, le clerc significateur est appelé à recueillir puis à consigner un certain nombre d’informations personnelles relatives aux personnes signifiées, qui lui auront été communiquées au moment de la délivrance des actes.
Le règlement en adopte une lecture très large : traiter une donnée personnelle c’est réaliser une opération sur cette dernière. Il peut être informatisé ou non : les fichiers papier sont également concernés par le règlement.
Le règlement a un large champ d’application car est considérée comme donnée personnelle toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable.
Use this side of the card to provide more information about a topic. Focus on one concept. Make learning and communication more efficient.
Use this side of the card to provide more information about a topic. Focus on one concept. Make learning and communication more efficient.
La nature du traitement
Les données concernées
Title
Title
Write a brief description here
Write a brief description here
Exemples
"Traiter", ce peut être :
CollecterExemple : le clerc significateur sollicite les nom, prénom et qualité de la personne à laquelle il remet un acte « à domicile »
Enregistrer Exemple : le clerc significateur enregistre l’acte au répertoire, lequel contient nécessairement des données personnelles
Conserver Après le passage au répertoire des actes, les études de Commissaires de Justice sont astreintes à une obligation de conservation
Communiquer
Le traitement des données conservées
Vous l’aurez compris, le clerc significateur est appelé à traiter QUOTIDIENNEMENT de nombreuses données personnelles.
Le RGPD pose deux principes :
- Le principe de minimisation des données : les données collectées doivent être pertinentes par rapport à l’objectif pour lequel elles sont collectées. Chaque traitement de données doit être affecté à un but spécifique, qui doit être légal et légitime au regard de l’activité professionnelle
- L’obligation de tenir à jour la liste des fichiers
Feedback sur la pertinence de la nature des données collectées
L’activité de signification est une activité de terrain : elle permettra souvent, au moment de la remise de l’acte par le clerc significateur, de collecter un certain nombre de données personnelles. La légitimité d’une donnée collectée peut être justifiée par la nature de l’acte signifié mais aussi par le stade procédural atteint et le recours potentiel à une mesure d’exécution adaptée à la créance ou à la situation du débiteur.
Exemple
Feedback sur la pertinence de la nature des données collectées
Le clerc significateur est un juriste de terrain. Il a l’opportunité de la collecte des données ET CONCOMITTEMMENT, se doit de respecter la légitimité de cette collecte. De retour à l’étude, après sa journée de signification, il sera un relais essentiel pour transmettre au commissaire de justice ou au gestionnaire de dossier, les données concernées. Ce travail de transmission doit être précis, fidèle et respectueux du RGPD. Diligenté dans ces conditions, l’action du clerc significateur est déterminante dans l’orientation des procédures et donc dans l’aboutissement fructueux du dossier.
Feedback sur la pertinence de la nature des données collectées
L’intérêt particulier porté à la pertinence de la donnée à caractère personnel collectée est double :
- Il permet de s’assurer du respect du RGPD
- Il permet au commissaire de justice de choisir une procédure d’exécution opportune, gage d’efficacité pour le client et de limitation des frais engagés pour le débiteur
Par principe
Par exception
Les sanctions
Elles peuvent atteindre jusqu’à 20 millions d’euros ou 4% du chiffre d’affaires annuel total de l’exercice précédent
Les recommandations pour être en conformité avec le RGPD
- Être capable de démontrer sa bonne foi et les procédés mis en œuvre
- Effectuer un recensement des fichiers comportant des données personnelles
- Effectuer un contrôle de la gestion des données
En résumé
Régulariser l’acte est un passage incontournable et à part entière du processus de signification. Il en fait partie intégrante. Il permet de l’enregistrer définitivement au répertoire de l’étude, et par conséquent, de dresser l’original ainsi que les expéditions (tous identiques). Une fois enregistré, ou "régularisé", l’acte sera ainsi conservé par l’étude de commissaires de justice durant un quart de siècle !
En résumé
L’acte contient des données à caractère personnel, qui peuvent être recueillies par le clerc significateur, au moment de la signification. Ces données, de par leur nature, sont soumises à un statut protecteur particulier imposé par le RGPD. Ce dernier doit être scrupuleusement respecté par les études de commissaires de justice, tant dans le cadre du recensement des données que dans leur gestion.
- Un acte régularisé (c’est-à-dire un acte enregistré ou répertorié) ne peut plus, à postériori, être modifié, dès lors que le répertoire est validé. Pour rappel, tous les exemplaires, c’est-à-dire l’original, les expéditions et la copie éventuellement remise au moment de la signification, doivent être strictement identiques, sous peine de nullité et d’engagement de responsabilités
- L’établissement du répertoire des actes permet le calcul du SCT (service de compensation des transports) dû par l’étude de commissaires de justice aux ordres professionnels. Chaque acte signifié DOIT être répertorié, sans exception.
- Le répertoire des actes peut servir de support aux contrôles annuels auxquels sont astreints les études de commissaires de justice. Le contrôleur est en droit de solliciter ce document, pour vérifier les actes signifiés et leur opportunité procédurale
c’est-à-dire vérifier que les données stockées sont nécessaires à l’activité, que les personnes qui y ont accès sont bien habilitées ou encore si les données ne sont pas conservées au-delà du délai autorisé.
Il convient de distinguer selon que les originaux des actes sont établis sur support papier, ou sur support numérique :
- Les originaux établis sur support papier : Ils sont enliassés et numérotés, par année. Ils portent le numéro de leur inscription au répertoire
- Les originaux établis sur support numérique : Ils doivent l’être au moyen d’un système de traitement, de conservation et de transmission de l’information agréé par la chambre nationale des commissaires de justice et garantissant l’intégrité et la confidentialité de leur contenu. Ils sont revêtus de la signature électronique qualifiée de celui qui les a dressés. Prenons l’exemple des saisies attributions : ces actes, désormais dématérialisés, sont de ipso facto et dès leur régularisation, conservés, via le module SECUR’ACT, dans le minutier central géré par l’ADEC.
à chaque traitement de données à caractère personnel
En cas de recouvrement forcé d’une somme modeste, inférieure à 535 euros, et afin d’honorer le principe de subsidiarité, il sera particulièrement opportun de déterminer les coordonnées bancaires de la personne poursuivie ou l’identité de son employeur, pour privilégier une procédure de saisie attribution ou de saisie des rémunérations (sur la procédure de saisie vente).
La durée de conservation du répertoire et des originaux des actes est fixée à 25 ans, conformément aux dispositions de l’article R212-15 du Code du Patrimoine. De même que les notaires, chaque commissaire de justice est donc responsable du stockage et de la protection de ces documents publics durant toute cette période. Matériellement, le stockage papier peut être une réelle difficulté. Elle engendre parfois même, pour les études de commissaires de justice, la location d’annexes supplémentaires (garage par exemple) pour stocker. La Chambre Nationale des Commissaires de Justice met également à disposition un minutier central, dématérialisé, mais cette option demeure payante.
Si la personne signifiée n’a pas donné son accord au traitement, le traitement demeure licite s’il repose sur les fondements suivants :
- Le traitement est nécessaire à l’exécution d’un contrat auquel la personne concernée est partie ou à l’exécution de mesures précontractuelles (article 6.1.b du RGPD)
Exemple : recouvrement d’une créance suite à une inexécution d’une obligation de payer du débiteur dans le cadre d’un contrat conclu avec le donneur d’ordre
- Le traitement est nécessaire à l’exécution d’une mission d’intérêt public ou relevant de l’exercice de l’autorité publique dont est investi le responsable du traitement. Le commissaire de justice, en tant que dépositaire d’une parcelle d’autorité publique, a en effet la capacité d’imposer aux justiciables, contre leurs volontés, ses actes et diligences, tant dans l’exécution forcée que dans la transmission de l’information judiciaire.
"Les archives publiques sont :
1° Les documents qui procèdent de l'activité de l'Etat, des collectivités territoriales, des établissements publics et des autres personnes morales de droit public. Les actes et documents des assemblées parlementaires sont régis par l'ordonnance n° 58-1100 du 17 novembre 1958 relative au fonctionnement des assemblées parlementaires ;
2° Les documents qui procèdent de la gestion d'un service public ou de l'exercice d'une mission de service public par des personnes de droit privé ;
3° Les minutes et répertoires des officiers publics ou ministériels et les registres de conventions notariées de pacte civil de solidarité."
Exemples : le nom, le prénom de la personne, son numéro de téléphone, ou tout autres éléments propres à son identité, tels que la date ou le lieu de naissance, le numéro de sécurité sociale, les coordonnées bancaires…
Il convient, pour cela, d’identifier les activités principales qui nécessitent la collecte et le traitement des données, puis de les inscrire, dans un second temps, dans un registre susceptible de révéler rapidement les différents traitements, les catégories de données, les objectifs poursuivis, les acteurs du traitement des données, leur origine et leur destination (recommandation de la CNIL).
Le RGPD suppose le recueil du consentement de la personne concernée par les données à caractère personnel collectée.
Obj1-Part1.4.3
EFSCO
Created on January 26, 2026
Start designing with a free template
Discover more than 1500 professional designs like these:
View
Basic Interactive Microsite
View
Beauty catalog mobile
View
3D Corporate Reporting
View
Higher Education Microsite
View
Basic Shapes Microsite
View
Microsite Vibrant Travel Guide
View
Tourism Guide Microsite
Explore all templates
Transcript
La traçabilité dans la conservation des actes et le traitement des données personnelles
La conservation des actes et des données
Suite à la signification, l’acte est régularisé. Régulariser un acte signifié, c’est procédé à son enregistrement dans le système informatique de l’étude, en ayant, au préalable, pris soin de rédiger la modalité de remise adéquate et correspondante. C’est, dans le langage commun des études, "enregistrer l’acte au répertoire", "passer l’acte au répertoire", "régulariser ou enregistrer la tournée". La régularisation de l’acte permettra ainsi l’établissement de l’original (aussi appelé "minute" de l’acte) et des expéditions.
La conservation des actes et des données
L’ensemble des actes régularisés constitue le répertoire de chacune des études de commissaire de justice. Ces dernières sont astreintes à une obligation de conservation des originaux de leurs actes, qui constituent de véritables archives publiques, conformément aux dispositions de l’article L211-4 du Code du Patrimoine.
N.B : A contrario, les dossiers de clients sont considérés comme des archives privées et ne sont pas soumis aux mêmes obligations.
Article L211-4
En savoir +
La conservation des actes et des données
Ce principe de conservation s’applique tant au répertoire, c’est-à-dire à la liste de l’ensemble des actes signifiés, qu’aux originaux des actes en eux-mêmes.
Modalité de conservation
Durée de conservation des actes
Le répertoire
Le répertoire des actes (et donc nécessairement l’enregistrement individuel de chacun d’eux) est un document essentiel dans une étude de commissaires de justice. Il emporte des conséquences qu’il convient de mesurer :
À noter que le répertoire des actes, qui mentionne par ordre chronologique et de manière irréversible les actes dressés par le commissaire de justice, peut lui-même être établi sur support électronique.
En savoir +
Le traitement des données conservées
Les études de Commissaires de justice doivent, dans ce cadre, se conformer au Règlement Général sur la Protection des données, communément appelé « RGPD », émis par l’Union européenne pour renforcer la protection des données à caractère personnel des citoyens européens, et applicable depuis le 25/05/2018.
En sa qualité de juriste de terrain et dans le cadre de la signification des actes de procédure, le clerc significateur est appelé à recueillir puis à consigner un certain nombre d’informations personnelles relatives aux personnes signifiées, qui lui auront été communiquées au moment de la délivrance des actes.
Le règlement en adopte une lecture très large : traiter une donnée personnelle c’est réaliser une opération sur cette dernière. Il peut être informatisé ou non : les fichiers papier sont également concernés par le règlement.
Le règlement a un large champ d’application car est considérée comme donnée personnelle toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable.
Use this side of the card to provide more information about a topic. Focus on one concept. Make learning and communication more efficient.
Use this side of the card to provide more information about a topic. Focus on one concept. Make learning and communication more efficient.
La nature du traitement
Les données concernées
Title
Title
Write a brief description here
Write a brief description here
Exemples
"Traiter", ce peut être :
CollecterExemple : le clerc significateur sollicite les nom, prénom et qualité de la personne à laquelle il remet un acte « à domicile »
Enregistrer Exemple : le clerc significateur enregistre l’acte au répertoire, lequel contient nécessairement des données personnelles
Conserver Après le passage au répertoire des actes, les études de Commissaires de Justice sont astreintes à une obligation de conservation
Communiquer
Le traitement des données conservées
Vous l’aurez compris, le clerc significateur est appelé à traiter QUOTIDIENNEMENT de nombreuses données personnelles.
Le RGPD pose deux principes :
Feedback sur la pertinence de la nature des données collectées
L’activité de signification est une activité de terrain : elle permettra souvent, au moment de la remise de l’acte par le clerc significateur, de collecter un certain nombre de données personnelles. La légitimité d’une donnée collectée peut être justifiée par la nature de l’acte signifié mais aussi par le stade procédural atteint et le recours potentiel à une mesure d’exécution adaptée à la créance ou à la situation du débiteur.
Exemple
Feedback sur la pertinence de la nature des données collectées
Le clerc significateur est un juriste de terrain. Il a l’opportunité de la collecte des données ET CONCOMITTEMMENT, se doit de respecter la légitimité de cette collecte. De retour à l’étude, après sa journée de signification, il sera un relais essentiel pour transmettre au commissaire de justice ou au gestionnaire de dossier, les données concernées. Ce travail de transmission doit être précis, fidèle et respectueux du RGPD. Diligenté dans ces conditions, l’action du clerc significateur est déterminante dans l’orientation des procédures et donc dans l’aboutissement fructueux du dossier.
Feedback sur la pertinence de la nature des données collectées
L’intérêt particulier porté à la pertinence de la donnée à caractère personnel collectée est double :
Par principe
Par exception
Les sanctions
Elles peuvent atteindre jusqu’à 20 millions d’euros ou 4% du chiffre d’affaires annuel total de l’exercice précédent
Les recommandations pour être en conformité avec le RGPD
En résumé
Régulariser l’acte est un passage incontournable et à part entière du processus de signification. Il en fait partie intégrante. Il permet de l’enregistrer définitivement au répertoire de l’étude, et par conséquent, de dresser l’original ainsi que les expéditions (tous identiques). Une fois enregistré, ou "régularisé", l’acte sera ainsi conservé par l’étude de commissaires de justice durant un quart de siècle !
En résumé
L’acte contient des données à caractère personnel, qui peuvent être recueillies par le clerc significateur, au moment de la signification. Ces données, de par leur nature, sont soumises à un statut protecteur particulier imposé par le RGPD. Ce dernier doit être scrupuleusement respecté par les études de commissaires de justice, tant dans le cadre du recensement des données que dans leur gestion.
c’est-à-dire vérifier que les données stockées sont nécessaires à l’activité, que les personnes qui y ont accès sont bien habilitées ou encore si les données ne sont pas conservées au-delà du délai autorisé.
Il convient de distinguer selon que les originaux des actes sont établis sur support papier, ou sur support numérique :
à chaque traitement de données à caractère personnel
En cas de recouvrement forcé d’une somme modeste, inférieure à 535 euros, et afin d’honorer le principe de subsidiarité, il sera particulièrement opportun de déterminer les coordonnées bancaires de la personne poursuivie ou l’identité de son employeur, pour privilégier une procédure de saisie attribution ou de saisie des rémunérations (sur la procédure de saisie vente).
La durée de conservation du répertoire et des originaux des actes est fixée à 25 ans, conformément aux dispositions de l’article R212-15 du Code du Patrimoine. De même que les notaires, chaque commissaire de justice est donc responsable du stockage et de la protection de ces documents publics durant toute cette période. Matériellement, le stockage papier peut être une réelle difficulté. Elle engendre parfois même, pour les études de commissaires de justice, la location d’annexes supplémentaires (garage par exemple) pour stocker. La Chambre Nationale des Commissaires de Justice met également à disposition un minutier central, dématérialisé, mais cette option demeure payante.
Si la personne signifiée n’a pas donné son accord au traitement, le traitement demeure licite s’il repose sur les fondements suivants :
- Le traitement est nécessaire à l’exécution d’un contrat auquel la personne concernée est partie ou à l’exécution de mesures précontractuelles (article 6.1.b du RGPD)
Exemple : recouvrement d’une créance suite à une inexécution d’une obligation de payer du débiteur dans le cadre d’un contrat conclu avec le donneur d’ordre"Les archives publiques sont : 1° Les documents qui procèdent de l'activité de l'Etat, des collectivités territoriales, des établissements publics et des autres personnes morales de droit public. Les actes et documents des assemblées parlementaires sont régis par l'ordonnance n° 58-1100 du 17 novembre 1958 relative au fonctionnement des assemblées parlementaires ; 2° Les documents qui procèdent de la gestion d'un service public ou de l'exercice d'une mission de service public par des personnes de droit privé ; 3° Les minutes et répertoires des officiers publics ou ministériels et les registres de conventions notariées de pacte civil de solidarité."
Exemples : le nom, le prénom de la personne, son numéro de téléphone, ou tout autres éléments propres à son identité, tels que la date ou le lieu de naissance, le numéro de sécurité sociale, les coordonnées bancaires…
Il convient, pour cela, d’identifier les activités principales qui nécessitent la collecte et le traitement des données, puis de les inscrire, dans un second temps, dans un registre susceptible de révéler rapidement les différents traitements, les catégories de données, les objectifs poursuivis, les acteurs du traitement des données, leur origine et leur destination (recommandation de la CNIL).
Le RGPD suppose le recueil du consentement de la personne concernée par les données à caractère personnel collectée.