PREPARATION ET ETAPES DE L'ENTRETIEN

PREPARATION ET ETAPES DE L'ENTRETIEN

la preparation de l'entretien PROFESSIONNEL ANNUEL

L'AGENT

L'encadrant

• Informer l'agent et préciser : date, lieu, horaire, durée
• Analyser le bilan de l’année écoulée de l’agent
• Faire le point sur les objectifs fixés et leur niveau d’atteinte et définir les objectifs de l'année à venir
• Évaluer les compétences mobilisées et développées, identifier les points forts, réussites et axes d’amélioration ->Préparer des exemples concrets et factuels
• Identifier les besoins de formation ou d'accompagnement
• Prévoir des pistes d'évolution professionnelle si cela est pertinent
• Anticiper les évolutions du poste, du service ou des missions.

• Faire le bilan de l’année écoulée (missions, réalisations, difficultés, réussites)
• Réaliser une auto-évaluation (objectifs atteints, compétences, axes de progrès)
• Se projeter sur l’année à venir (objectifs, priorités, évolutions souhaitées)
• Identifier ses besoins de formation ou d’accompagnement
• Préparer des questions et sujets d’échange
• Rassembler, si besoin, des éléments concrets (documents, exemples)

ET

Les étapes de l'Entretien professionnel ANNUEL

Vous trouverez ci-dessous quelques conseils relatifs aux différentes étapes de l'entretien professionnel annuel

Faire le bilan des objectifs de l'année écoulée et fixer les objectifs de l'année à venir

Faire le point sur les formations suivies et les besoins en formation

Prendre rendez-vous

Accueillir

Faire le point sur la période écoulée

Evoquer les perspectives d'évolution professionnelle

la preparation de l'entretien PROFESSIONNEL

L'AGENT

L'encadrant

• Clarifier la raison de la demande (difficulté, malaise, blocage, surcharge, incompréhension…)
• Identifier les situations concrètes qui posent problème
• Repérer les impacts sur le travail (qualité, délais, relations, motivation, santé)
• Préparer des demandes ou questions précises
• Réfléchir à des pistes d'ajustement, d'amélioration, de formation ....

Un outil à dipsosition de l'agent si cela vous parait pertinent : Fiche outil "Oser dire les choses"

• Prévoir un cadre adapté et en informer l'agent : date, lieu, horaire, durée

• Clarifier l'objectif de l'entretien
• Identifier les faits observés (changements, difficultés, signaux faibles)
• Anticiper les ressources mobilisables (formation, appui RH, ajustements de missions)
• Penser des pistes d’actions réalistes et progressives si vous avez une connaissance précise de la problématique

ET

Les étapes de l'Entretien professionnel (AUTRE)

Vous trouverez ci-dessous quelques conseils relatifs aux différentes étapes d'autres types d' entretiens professionnels individuels visant le développement professionnel de l'agent

Fixer un rendez-vous

Accueillir

Faire le point sur la demande

Faire le point sur les besoins identifiés

Fixer des objectifs

Fixer la date de la prochaine rencontre pour faire un point d'etape

MERCI

1. Accueillir avec professionnalisme et neutralité bienveillante : Commencer par un échange bref et neutre pour marquer la transition avec l’activité quotidienne.
2. Rappeler le cadre, les objectifs de l’entretien et la durée prévue
3. Rappeler la place de l'agent dans l'entretien : échange constructif, valoriser sa préparation
4. Présenter le déroulé de l'entretien
5. Donner la parole à l'agent en démarrant par une question ouverte : "Comment évaluez-vous votre année écoulée ? , Quels sont, selon vous, les points marquants de cette année ?"

Définition des objectifs de l'année à venir

Bilan des objectifs de l'année écoulée

• Rappeler les objectifs fixés pour l’année écoulée.
• Faire le bilan de leur réalisation à partir de faits observables et quantifiables.

• Mesurer le résultat du travail de l’agent par rapport à chaque objectif fixé pour l’année écoulée et par rapport aux évolutions en matière d’organisation et de fonctionnement du service : l’objectif ou l’orientation peut être non réalisé, partiellement réalisé ou réalisé, en préciser les raisons en vous appuyant sur des faits concrets.
• Evoquer (le cas échéant) la réalisation d’un objectif fixé en cours d’année.

• Les objectifs doivent être : clairs, réalistes, mesurables et observables, en nombre raisonnable et co-construit avec l'agent -> Aller plus loin avec des objectifs SMARTE

• Il est possible de distinguer deux types d’objectifs : professionnels et directement liés aux objectifs de service,et/ou personnels liés à une évolution de la qualité de travail en termes de responsabilités, comportements, compétences...

Informer l'agent de la date, du lieu et de la durée de l'entretien

Objectif : Comprendre la situation et les attentes réelles. A explorer :

• Le contexte de la demande
• Les attentes de l'agent ou de l'encadrant
• Le niveau d'urgence ou d'enjeu

Objectif : Donner du sens au rendez-vous et sécuriser le cadre avant la rencontre. Clarifier le motif du rendez-vous : -> Dès l’invitation si l'entretien est à votre initiative -> Lors de la demande de rendez-vous si l'agent en est à l'initiative

• Partir de l’auto-évaluation de l’agent et de sa fiche de poste.
• S’appuyer sur des faits concrets (missions, projets, résultats).
• Aborder : les réussites, les difficultés rencontrées, les conditions de réalisation (organisation, moyens, contexte).
• Mettre en lien activité ↔ compétences mobilisées.
• Formuler une synthèse des points abordés par l’agent évalué ;
• Formuler un avis sur le travail réalisé durant l’année écoulée et non sur la personne elle-même, en exposant clairement votre point de vue et en recherchant l’accord du collaborateur sur les points forts, ceux à améliorer et la manière d’y parvenir

Un outil d'aide à la réflexion : Valoriser les savoir-être professionnels ->

• Ne pas se limiter aux derniers mois.
• Distinguer ce qui relève : de l’agent, du contexte (charge, organisation, imprévus).
• Ne pas comparer avec d’autres agents.

Objectif : Co-construire des perspectives concrètes.Les objectifs doivent être : réalistes, atteignables, mesurables, inscrit dans une temporalitéTraduire les besoins en actions, quelques exemples :

• Formation
• Tutorat/Mentorat
• Immersion
• Evolution de missions
• Accompagnement RH
• Mobilité interne...

Objectif : Ancrer l’entretien dans la durée.À prévoir :

• Synthèse orale des décisions.
• Validation des engagements réciproques.
• Fixer une date de suivi.
• Tracer les éléments clés (note, mail…).

• Évaluer l’utilité des formations suivies : faire un retour sur les formations suivies, leur apport concret dans le travail
• Identifier les besoins futurs en formation au regard du poste et des évolutions en les liant aux missions actuelles, aux objectifs à venir, au projet d'évolution professionnelle de l'agent = logique de développement professionnel

Objectif : Transformer la demande en besoins de développement. Explorer plusieurs dimensions pour identifier le ou les besoins :

• Compétences = se former
• Motivation / sens = être accompagné ou évoluer dans ses missions
• Organisation du travail/ Conditions d’exercice : être accompagné ou développer certaines compétences
• Projet professionnel = clarifier son projet, être orienté pour être accompagné

1. Accueil bienveillant et disponibilité réelle
2. Rappeler le cadre : objectif de l’entretien, durée, confidentialité, posture d’écoute