Gestion de rupture GCS MAJ

GESTION DE RUPTURE

Rupture à la PUI (Pharmacie à Usage Intérieure)

Définition Rupture à la PUI = incapacité de délivrer la totalité ou une partie de la demande par manque de stock (stock =0) Cette formation concerne les médicaments et les dispositifs médicaux stériles (DMS) hors DMI 5 actions à réaliser 1. Vérifier que la rupture est avérée2. Suivre une commande en cours ou Commander 3. Communiquer : pharmacie et service de soins 4. Se dépanner si besoin 5. Mettre à jour stock dans Qualiac

1. Vérifier que la rupture est avérée

ÉtapeS SUIVANTEs

2. Suivre une commande en cours ou commander 3. Communiquer : pharmacie et service de soins 4. Se dépanner si besoin 5. Mettre à jour stock dans Qualiac

Vérifier que la rupture est avérée

• Absence de réception récente : DM et médicament non rangé
• Absence de réserve au dessus des armoires
• Absence de caisse OCP non rangée

2. Suivre une commande en cours dans Qualiac

ÉtapeS SUIVANTEs

3. Communiquer : pharmacie et service de soins 4. Se dépanner si besoin 5. Mettre à jour stock dans Qualiac

1. Regarder si un commentaire CKART est rédigé

• Information de rupture
• Proposition de substitution

2. S’assurer qu’une commande est en cours

• Si date de la commande sup à 3j => appel labo pour connaitre date de livraison

comment voir qu’une commande est en cours ?

Étape en cours

2. Suivre une commande en cours ou commander

2. Suivre une commande en cours supérieure à 3j

Étapes suivantes

3. Communiquer : pharmacie et service de soins 4. Se dépanner si besoin 5. Mettre à jour stock dans Qualiac

• Contacter le laboratoire pour connaitre la date de livraison

Si contingentement : demander les quantités allouées

Si le labo informe d’une rupture / arrêt d’un DM : demander au laboratoire

• Durée de rupture
• Ref de remplacement : Fiche technique de la référence actuelle et de substitution et le marquage CE
• Nom et mail d’un délégué
• Ces documents sont à transmettre sur le mail de Roselyne : roselyne.campus@ramsaysante.fr

commander

Étape en cours

2. Suivre une commande en cours ou commander

Si pas de commande : mettre en commande urgente (laboratoire avec pool commande et/ou OCP)

Au laboratoire

• En complétant le fichier Excel \GCS PREPA PHARMA\Commande Urgente
• Après avoir passé la commande : le pool appro s’assure du bon paramétrage de la fiche Qualiac (réappro coché et seuil…)

Au grossiste de ville : l’OCP

• Dans la case « Rechercher un produit » : saisir le CIP du médicament ou la référence du DM ou le nom du produit
• En complétant le fichier Excel\GCS PREPA PHARMA\Commande OCP
• Une commande passée avant 12h est livrée en début d’après-midi
• En cas d'urgence, il est possible d'envoyer un taxi à l'OCP pour récupérer la commande : on parle de challand

3. Communiquer

Étapes suivantes

4. Se dépanner si besoin 5. Mettre à jour stock dans Qualiac

Avec ses collègues de la pharmacie

• En complétant le commentaire CKART : informations du labo + prénom + date
• Par mail à Roselyne roselyne.campus@ramsaysante.fr et information du pharmacien pilote

Avec le service de soins demandeur

• Mettre un commentaire dans ZAP en précisant le délai et les substitutions possibles
• En cas de rupture longue : • Contacter le service par téléphone pour connaitre le niveau d’urgence • Et proposer une solution : dépannage, substitution

4. Se dépanner en cas de besoin urgent du service

Étapes suivantes

5. Mettre à jour stock dans Qualiac

Dépannage entre services du Médipôle

• Consulter les dernières distributions depuis Qualiac « Histo mouvements »
• Consultation des services ayant le produit en dotation depuis ZAP

SAVOIR si un Produit est en dotation dans un AUtre service

Étape en cours

4. Se dépanner si besoin

SAVOIR si un Produit est en dotation dans un AUtre service

Étape en cours

4. Se dépanner si besoin

SAVOIR si un Produit est en dotation dans un AUtre service

Étape en cours

4. Se dépanner si besoin

SAVOIR si un Produit est en dotation dans un AUtre service

Étape en cours

4. Se dépanner si besoin

SAVOIR si un Produit est en dotation dans un AUtre service

Étape en cours

4. Se dépanner si besoin

SAVOIR si un Produit est en dotation dans un AUtre service

Étape en cours

4. Se dépanner si besoin

4. Se dépanner en cas de besoin urgent du service

Étapes suivantes

5. Mettre à jour stock dans Qualiac

Dépannage vers un établissement extérieur

• fichier Excel \GCS PREPA PHARMA\PRET ET EMPRUNT

5. Mettre à jour les stocks Qualiac le jour même

Analyser la discordance stock physique / informatique

• Erreur de réception (quantité mal saisie …)
• Erreur de distribution (non sortie d’une référence de substitution …)
• Erreur de retour

Traiter les GSPVL et mettre à jour le stock en utilisant GTRF (pas de GKMVS)

6. Gestion de la rupture à long terme

Analyser la rupture

• Informer Roselyne => point avec Pharmaciens DM ou Med

Une affiche « Rupture » est élaborée et affichée en rayon : cette affiche apporte les informations de la rupture (durée, alternative, conduite à tenir …)

• Réflexion sur des substitutions à proposer aux utilisateurs

• Sollicitation de la Centrale Ramsay
• Mettre en place « contingentement des dotations »

MERCI DE VOTRE ATTENTION