ONBOARDING

Facilitez-vous les clés

LES CLES

LES CLES, solution Saas et application mobileassurent grâce au TROUSSEAU le suivi,les échanges, le partage, l'historiqueet la sécurisation des moyens d’accès aux biens. Un TROUSSEAU ne se contente pas de porter les clés et les boîtiers de télécommande :il sécurise les codes d’accès, centralise toutes les informations utiles sur le bien (notes, photos, vidéos, PDF, etc.) et offre au détenteurune interface simple pour communiquer et partager ses retours.

Un TROUSSEAU est étiqueté, détaillé, photographié et suivi. Il est porteuret fournisseur d'informations.

LES CLES assure les transferts de TROUSSEAUX entre contactsou par l'intermédiaire des dépôts-relais. Le modèle économique s'appuie exclusivement sur le nombre de transferts effectués c'est-à-dire à l'usage. Le nombre de trousseaux, d'utilisateurs, de dépôts-relais est illimité.

LES CLES en détail ...

01.

GESTION DES TROUSSEAUX

04.

INTRODUCTION

LES TRANSFERTS

05.

02.

ONBOARDING

LA SOLUTION

03.

06.

PARAMÉTRAGE

FONCTIONNEMENT

07.

01.

INTRODUCTION

LES ÉLÉMENTS DE BASE

TROUSSEAUX

CONTACTS

BIENS

des éléments physiques...

des éléments virtuels...

UN SUIVI EN TEMPS RÉEL

Un trousseau connecté

Une étiquette porteuse d'un code d'identification

Des codes pour serrure électronique, digicode, alarme...

+INFO

Des fonctions de suivi, de validation, de communication et d'alertes. Des notifications, alertes, contrôles ...

+INFO

Des clés

Des instructions, notices ...

Des digiks, télécommandes ,...

+INFO

ETIQUETTE PORTEUSE DU CODE D'IDENTIFICATION DU TROUSSEAU

Le code d'identification est formé de trois groupes d’informations sous la forme DDD-CCC-XXXXXX -ETF Identifie le distributeur - VOS Identifie le client - 12345 correspond au numéro unique du trousseau chez le client

EFT-VOS-12345

DES CODES :

ALARME, DIGICODE, SERRURE ELECTRONIQUE, COFFRE ...

+ Nom

ex : Alarme porte entrée

+ Type

Code

ex : Tapez # pour activer - affichage "Code ?" Tapez 12345 et * puis OK

+ Notes

+ Photos

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DES INTRUCTIONS ET NOTICES

Ajoutez : - Instructions et précautions sur le bien, - Notices d'utilisation des appareils, de l'environnement...

Toutes les informations sont directement accessibles par lecture du QRCode sous forme texte, pdfs, photos, vidéos

VALIDATION , ALERTES, SUIVIS

Déclaration synthetique ou détaillée, de l'arrivée dans les lieux, d'un problème, de la validation du passage...

Pour Laetitia: Le but est d'expliquer que, flashe du QRCode, le trousseau est affiché: un bouton permet de saisir du texte + audio + photo qui montre un pb, un questionnement, un constat, une heure d'arrivée,...et qui est directement adressé au manager sans avoir à utiliser un autre logiciel,... de plus le retour est stocké et historisé... Je suis en discussion avec le dev pour voir ce qui sera dans la v1, puis V1.1 etc...

LES CONTACTS

Extérieur à l’organisation mais contact enregistré et validé dans la solution

dépôt relais

Indépendantou dépendant de l’organisation.Stockage et transferts de trousseaux

Contactexterne

Extérieur à l’organisation ne dispose pas de l'application

Contactde confiance

Collaborateur et collaborateur plus

Dépendant directement de l’organisation dispose ou non de droits restreints d’administration

Administrateur

Dépendant directement de l’organisation, administrateur de la solution chez le client

LES BIENS

Mise en place d'API suivant logiciel éditeur

Imports .csv

Saisie des informations de base : - adresse - contact

+INFO

+INFO

BIENS + IMPORTS.CSV

La page d’import détaille les conditions de l'import de données et les champs obligatoires. L'utilisateur charge le fichier CSV.Une affectation automatique des champs attendus aux champs du fichier client est affichée, cette affectation peut être modifiée manuellement. Puis le système vérifie la cohérence et la conformité de l'intégralité du fichier et effectue l'import ou signale les erreurs relevées à corriger préalablement.

02.

ONBOARDING

ONBOARDING

• Connexion à l’url (HTTPS://xxxx.yy) saisie d’un email • Réception d'un lien et code de sécurité via email • Clic sur le lien ou saisie du code de sécurité • Création automatique du compte • Sélection du distributeur • Mise à jour du compte (nom, adresse, numéro de téléphone) • Sélection d'un plan / abonnement • Configuration et commande des étiquettes • Paiement via Stripe

PARAMÈTRAGE

03.

PARAMÈTRAGES

Configuration des premiers contacts- administrateurs et collaborateurs- contacts de confiance- contacts- dépôts-relais

Suivant le logiciel partenaire

• Intégration automatisée des biens • Intégration automatisée des contacts de confiance

GESTIONDES TROUSSEAUX

04.

GESTION DES TROUSSEAUX

CRÉATION

01.

AFFECTATION

04.

MODIFICATION

DÉSACTIVATION

05.

02.

DUPLICATION

03.

01. CRÉATION D'UN TROUSSEAU

2. Créer ou sélectionner un bien

3. Enregistrer les éléments constitutifs du trousseau

1. Sélectionner une étiquette

Clé

Codes

Badge

4. Ajouter un commentaire, une note, ...

5. Ajouter des photos

02. MODIFICATION D'UN TROUSSEAU

3. Modifier des éléments constitutifs (clés, badges, …)

Garage

1. Sélectionnerle trousseau de départ

2. Ajouter ou supprimer des éléments

4. Modifier des noteset commentaires

5. Ajouter des photos

03. DUPLICATION D'UN TROUSSEAU

2. Choisir une étiquette

3. Dupliquer le trousseau

1. Sélectionnerle trousseau de départ

4. Modifier les éléments constitutifs (option)

Trousseau supplémentaire

Trousseau de départ

5. Modifier des commentaires

6. Ajouter des photos

04. AFFECTATION D'UN TROUSSEAU

Affecter à un contact,un dépôt-relais

Sélectionnerle trousseau

Affecter par défautà l’organisationet enregistrementdu lieu de stockage

(Tableau 1, Tableau 2, casier, bureau, …)

05. DÉSACTIVATION D'UN TROUSSEAU

1. Sélectionnerle trousseau

3. Désactiver et archiver

2. Détacher l’étiquette

4. Sortir définitivement les éléments

LES TRANSFERTS

05.

LES TRANSFERTS

ENTRE COLLABORATEURS

01.

VERS UN DÉPÔT

03.

VERS UN INTERVENANT EXTERNE

02.

DEPUIS UN DÉPÔT

04.

01. TRANSFERT ENTRE COLLABORATEURS

2. Celui qui prend le trousseau scanne le QRCode avec l'applicationdepuis son smartphone

3. Le transfert est effectué et enregistré !

1. Transfert de trousseauentre deux collaborateurs

4. Les collaborateurs sont avisés de la validation du transfert

02. TRANSFERT VERS UN INTERVENANT EXTERNE

2. Le collaborateur scannele QRCode avec l'application depuis son smartphone

3. Il saisit les coordonnées de l'intervenant et la durée prévue du prêt

1. Transfert de trousseau vers un intervenant externe

5. Le transfert est effectuéet enregistré !

4. L'intervenant validele transfert en signant

6. Les deux sont avisésde la validation du transfert

03. TRANSFERT VERS UN DÉPÔT

2. Le responsable du dépôt scanne le QRCode

1. Le collaborateur apporte le trousseau au dépôt

3. Le responsable du dépôt valide le transfert en signant

4. Le transfert est effectuéet enregistré !

5. Les deux sont avisésde la validation du transfert

04. TRANSFERT ET RETRAIT DEPUIS UN DÉPÔT

2. Le gestionnaire enregistrela demande de retrait du trousseau indique le dépot-relais et envoie une autorisation de retrait

1. Un intervenant demandele trousseau pour accéderau local à peindre

3. L'intervenant reçoitune notification,et se rend au dépôt-relais

5. Puis scannele trousseau

6. L'intervenant validele transfert en signant

4. Le gestionnaire du dépôt scanne l'autorisation

7. Les deux sont avisés de la validation du transfert

LA SOLUTION

06.

LA SOLUTION

BACK-OFFICE

01.

APPLICATION

02.

BACKOFFICE

01. GESTIONDES RESSOURCES

BACKOFFICE - MENUS

03. GESTIONDES DÉPÔTS-RELAIS

02. GESTIONDES INTERVENANTS

01. GESTIONDE l'ORGANISATION

Dépôt-relais

Entreprises

Organisations

Membres

Contacts

Utilisateurs

05. GESTIONDES TROUSSEAUX

04. GESTIONDES BIENS

Biens

Trousseaux

Contacts

Éléments

Agences

Liste des organisations

Agences

Détail d'une organisation avec liste des utilisateurs

Agence - Utilisateur

Ajouter un utilisateur à l'organisation

Agences - Utilisateur

Modifier un utilisateur

Agence Modification

Modifier une agence

Agences - Commande - Étiquettes d'identification

Commander des étiquettes

Agences - Commandes

Liste des commandes d'étiquettes effectuées par l'agence

Agence - Etiquettes d'identification

Liste des étiquettes détenues par l'agence

Agences - Paramètres

Paramètres de l'organisation

Biens - Liste

Liste des biens gérés

Bien - Détail

Détail d'un bien

Biens - Ajouter contact

Ajouter un contact au bien

Entreprises - Prestataires

Liste des entreprises

Entreprises - Prestataires

Ajouter une entreprise

Contacts des Entreprises - Prestataires

Liste globale des contacts

Entreprise - Prestataire

Ajouter un contact

Trousseaux

Liste des trousseaux de l'agence

Trousseaux

Détail d'un trousseau

Trousseaux

Modifier un trousseau

Trousseaux Éléments

Liste des éléments d'un trousseau

Trousseaux

Trousseaux Éléments

Ajouter un élément à un trousseau

Trousseaux

Trousseaux Éléments

Liste des documents associés à un trousseau

Trousseaux Éléments

Liste des photos des éléments d'un trousseau

Trousseaux activités

Calendrier du trousseau

Trousseaux Réservations

Réservations

Trousseaux - Réservations

Ajouter une réservation

Trousseaux - Réservations

Liste des réservations associéesà un trousseau après ajout d'une réservation

Trousseaux - Réservations

Modifier une réservation

Trousseaux - Réservations

Réservations associées à un trousseauaprès modification d'une réservation

Trousseaux -Transferts

Transferts associés à un trousseau

Trousseaux -Transferts

Ajouter un transfert

Trousseaux -Transferts

Transferts associés à un trousseau après ajout

Dépôt-relais

Liste des points de retrait disponibles

Dépôt-relais et contacts

Détail d'un dépôt-relais

Dépôt-relais

Détails du dépôt-relais

Contacts du dépôt-relais

Dépôt relais

Ajouter un contact à un dépôt-relais

Application - lescles.pro

Connexion

Tout membre de l'agence, contact de confiance, d'une entreprise, gestionnaire d'un dépôt-relais enregistré, validé et activé par le gestionnaire de l'agence peut se connecter à l'application. Sélectionner : "Se connecter par email "-> Saisie de l'email, réception par mail d'un code d'authentification, saisie du code et validation. Pas de login, mot de passe et tant que l'application n'est pas désinstallée , ou que le gestionnaire n'a pas changé les droits d'accès, il n'est pas nécessaire de se reconnecter..

Application - lescles.pro

Accueil

L'écran d'accueil pérsente les coordonnées de la personne connectée, quelques informations générales. La barre de menus donnant accès: - aux trousseaux - à la fonction de scan d'un QRCode de trousseau - aux paramètres de l'utilisateur connecté

Application - lescles.pro

Les trousseaux

Liste des trousseaux enregistrés par l'agence

Application - lescles.pro

Application - lescles.pro

Trousseau Détail Détenteur / Bien

Début 1/2 La sélection d'un trousseau dans la liste présente le détail du trousseau: - Code -> GNC-0003 - Détenteur actuel -> Jean MARTINET - Bien auquel le trousseau est rattaché ->MRS-13SCOTTO-1 ...

Application - lescles.pro

Trousseau DétailComposition / Transferts / Photos

Suite 2/2 La sélection d'un trousseau dans la liste présente le détail du trousseau: - Composition -> 1 étiquette + 6 éléments - Dernier transfert -> en cours - Photos -> Photos globales du trousseau...

Application - lescles.pro

Application - lescles.pro

Composition Liste des éléments

La composition détaillée du trousseau est affichée par clic sur Voir tous -> La liste des éléments constitutifs du trousseau est affichée. La sélection d'un élément permet d'accéder au détail.

Application - lescles.pro

Application - lescles.pro

Détail d'un élément

Visualisation du détail d'un élément Pour Modifier l'élément -> Clic sur Modifier

Application - lescles.pro

Application - lescles.pro

Modification d'un élément 1/2

Les différentes informations peuvent être modifiées: - Nom de l'élément - Type - Note,...

Application - lescles.pro

Application - lescles.pro

Modification d'un élément 2/2

Les différentes informations peuvent être modifiées: - Note - Photos...

Application - lescles.pro

Application - lescles.pro

Ajouter un élément

Des éléments peuvent être ajoutés au trousseau

Application - lescles.pro

Application - lescles.pro

Réservations, transfert courant et passés

Détail des réservations, transferts passés et transefrt courant

Transferts passés

Réservations

Application - lescles.pro

Application - lescles.pro

Réservations, transfert courant et passés

Détail des réservations, transferts passés et transfert courant

Transferts passés

Réservations

Application - lescles.pro

Application - lescles.pro

Modifier un trousseau

Le Nom du trousseau ainsi que le bien auquel il est rattaché peuvent être modifiés.

Application - lescles.pro

Application - lescles.pro

Transfert - Préparation

Depuis la page Détail d'un trousseau le bouton ci-dessous permet d'initier le transfert du trousseau.

Après avoir scanné le QRCode d'authentification du trousseau à transférer, le transfert peut être renseigné.

Application - lescles.pro

Application - lescles.pro

Effectuer un transfert

Renseigner les informations nécessaires et valider le transfert. immédiat. Des contrôles permettent d'éviter de transférer un trousseau réservé dans la période

FONCTIONNEMENT

07.

01. CRÉATION D'UN TROUSSEAU

3. Saisir une description globale

2. Rattacher le trousseau à un bien

1. Sélectionner une étiquette disponible

4. Ajouter des photos

5. Transférer le trousseau

02. TRANSFERT D'UN TROUSSEAU

1. Scanner l'étiquette

3. Transférer le trousseau

2. Trousseau affiché

4. Transfert enregistré