USO CORRECTO
Estructura Documental
Empezar
Objetivo
Conoce cómo gestionar la estructura documental y sus buenas prácticas, incluyendo cómo manejar los accesos a los nuevos repositorios de reportes de “Reporteador - BI”, para organizar la información de forma sencilla y aportar al trabajo de todos.
Gestión de accesos en Reporteador - BI
Documentos al día
Todo lo que necesitas saber sobre la estructura documental y buenas prácticas.
Aprende a gestionar y documentar los accesos a los nuevos repositorios de reportes.
¿Qué es una Estructura Documental?
Es la forma en que se organizan los documentos para que sean fáciles de encontrar, usar y cuidar.
Usa esta cara de la tarjeta para dar más información sobre un tema. Focalízate en un concepto. Haz que el aprendizaje y la comunicación sean más eficientes.
Usa esta cara de la tarjeta para dar más información sobre un tema. Focalízate en un concepto. Haz que el aprendizaje y la comunicación sean más eficientes.
Usa esta cara de la tarjeta para dar más información sobre un tema. Focalízate en un concepto. Haz que el aprendizaje y la comunicación sean más eficientes.
Usa esta cara de la tarjeta para dar más información sobre un tema. Focalízate en un concepto. Haz que el aprendizaje y la comunicación sean más eficientes.
Los archivos y carpetas siguen un orden lógico que facilita su uso.
Encuentras la información rápido y mantienes mayor control.
Evitas duplicados y mantienes los documentos claros y actualizados.
La estructura refleja cómo funciona el proyecto o la organización.
Título
Título
Título
Título
Organización clara
Acceso sencillo
Conexión con el negocio
Mejor gestión de la información
Escribe aquí una descripción breve
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Uso de Google Drive para Estructura Documental
Es la forma en que se organizan los documentos para que sean fáciles de encontrar, usar y cuidar.
- Plataforma colaborativa: Accede desde cualquier lugar y trabaja con otros en tiempo real.
- Organización de archivos: Crea carpetas y subcarpetas con permisos claros.
- Control de versiones: Mantén documentos actualizados y revisa cambios fácilmente.
- Búsqueda eficiente: Encuentra lo que necesitas rápido con herramientas de búsqueda simple o avanzada.
Ventajas del uso de Estructura Documental
Menos papel:
Centralización:
Mantén todos los documentos en un solo lugar, sin pérdidas ni duplicados.
Reduce espacio físico y costes, avanzando hacia una gestión 100% digital.
Productividad:
Colaboración:
Gana tiempo al encontrar documentos rápido y sin confusiones.
Trabaja con otros de forma controlada y eficiente, sin duplicar información.
No elimines archivos sin autorización.
Establece permisos según roles y necesidades.
Limita los niveles de carpetas para que todo sea sencillo y accesible.
Usa nombres claros, consistentes y fáciles de entender.
Define funciones y actividades clave para organizar las carpetas.
¿Cómo organizar tus documentos?
¿Cómo organizar tus documentos?
Buenas prácticas que debes tener en cuenta
Automatiza y controla tus documentos
Optimización
Seguridad
- Integra flujos de trabajo para aprobaciones y revisiones.
- Usa plantillas para documentos recurrentes y ahorra tiempo.
- Revisa accesos y modificaciones para proteger la información.
- Aplica políticas de retención y eliminación de manera periódica.
Ejemplo práctico en Drive
Google Drive en tu escritorio: Sincroniza y accede fácil
Transferencia de propiedad a ED y sus ventajas
Claridad en la propiedad
Trazabilidad del historial
Optimización con TDP
Evita usar espacio en tu Drive, facilita la búsqueda de archivos y mantiene el orden por registros y características.
Define quién posee y es responsable de cada documento, evitando confusiones.
Permite seguir cambios, versiones y responsables en cada etapa del ciclo de vida.
https://tdp-interrapidisimo.com/autorizar
Activación
Retos comunes y cómo superarlos
Desorden
Accesos no controlados
Documentos duplicados
Resistencia al cambio
Sigue un manual de uso claro para mantener todo organizado.
Revisa permisos de forma periódica.
Usa la búsqueda y controla las versiones.
Mantén formación y comunicación constante.
Cómo superarlo
Cómo superarlo
Cómo superarlo
Cómo superarlo
Reto
Reto
Reto
Reto
Gestión de accesos en Reporteador - BI
Documentos al día
Todo lo que necesitas saber sobre la estructura documental y buenas prácticas.
Aprende a gestionar y documentar los accesos a los nuevos repositorios de reportes.
1. Solicitud del requerimiento
1. Ingresa a GLPI (ITSM): El líder del área registra la solicitud bajo la categoría “Carpeta Compartida”.
- Nombre del reporte requerido o usado en Reporteador-BI.
- Lista de usuarios que necesitan acceso.
- Tipo de acceso necesario: solo lectura o edición.
Incluye la información clave:
Solicitud del requerimiento
2. Gestión de accesos
Verificación inicial: El área de Accesos revisa que la lista de usuarios sea correcta y ajusta permisos en grupos existentes.
- Nuevo reporte: Si no hay grupo, se crea uno con el prefijo “CP_” y el nombre
del reporte.
Asignación de ticket:
- Cambios en permisos de grupos existentes: se resuelven directamente en Accesos.
- Reporte nuevo: se coordina con BI para conocer la ubicación del reporte y con Operación TI para sincronizar la carpeta en Google Drive y asignar el grupo.
3. Entrega y cierre del requerimiento
El área de Soporte Técnico contacta al usuario solicitante y entrega:
Instalación o vinculación de Google Drive para escritorio.
Enlace directo a la carpeta compartida.
Grupo de usuarios creado con la lista indicada (opcional).
4. Vinculación de Google Drive para escritorio
Este procedimiento sincroniza las carpetas institucionales con tu equipo, permitiéndote trabajar localmente sin perder conexión con la nube.
Inicio de sesión: Ingresa con tu correo corporativo (@interrapidisimo.com) usando tus credenciales de Google Workspace.
Responsable de instalación: Soporte Técnico.
Pasos para gestionar tu acceso
Vinculación de la carpeta compartida:
Al generar un reporte desde BI, la visualización en la carpeta compartida puede tardar 1-2 minutos mientras se sincroniza.
Cierre del ticket GLPI
Se registra la evidencia del proceso (captura, enlace o validación del solicitante) y se procede al cierre técnico del requerimiento.
Tu guía final para documentos claros
La estructura importa:
Aprovecha Drive:
Facilita la colaboración y el acceso controlado.
Mantener los documentos organizados mejora eficiencia y seguridad.
Revisa y capacita continuamente:
Sigue buenas prácticas:
Son clave para el éxito y la adopción de la estructura.
La formación y las revisiones mantienen la estructura óptima.
By
¡Felicitaciones, has terminado!
4. Localiza el acceso directo, haz clic derecho y selecciona “Anclar al acceso rápido” para facilitar su uso.
Sigue las reglas: Usa los nombres y ubicaciones definidas.
Actualiza documentos: Modifica los existentes en lugar de crear varias versiones.
Usa etiquetas y comentarios: Facilita la colaboración y el seguimiento.
Evita duplicados: No crees carpetas o archivos fuera de la estructura.
3. En tu equipo, ve a Este equipo → Google Drive → Mi Unidad.
2. En el menú, selecciona “Organizar” → “Agregar acceso directo”.
- Colócalo en “Mi Unidad” → “Agregar”.
1. Ingresa a la URL de la carpeta compartida.
Estructura documental
INTERRAPIDISIMO S.A.
Created on January 8, 2026
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USO CORRECTO
Estructura Documental
Empezar
Objetivo
Conoce cómo gestionar la estructura documental y sus buenas prácticas, incluyendo cómo manejar los accesos a los nuevos repositorios de reportes de “Reporteador - BI”, para organizar la información de forma sencilla y aportar al trabajo de todos.
Gestión de accesos en Reporteador - BI
Documentos al día
Todo lo que necesitas saber sobre la estructura documental y buenas prácticas.
Aprende a gestionar y documentar los accesos a los nuevos repositorios de reportes.
¿Qué es una Estructura Documental?
Es la forma en que se organizan los documentos para que sean fáciles de encontrar, usar y cuidar.
Usa esta cara de la tarjeta para dar más información sobre un tema. Focalízate en un concepto. Haz que el aprendizaje y la comunicación sean más eficientes.
Usa esta cara de la tarjeta para dar más información sobre un tema. Focalízate en un concepto. Haz que el aprendizaje y la comunicación sean más eficientes.
Usa esta cara de la tarjeta para dar más información sobre un tema. Focalízate en un concepto. Haz que el aprendizaje y la comunicación sean más eficientes.
Usa esta cara de la tarjeta para dar más información sobre un tema. Focalízate en un concepto. Haz que el aprendizaje y la comunicación sean más eficientes.
Los archivos y carpetas siguen un orden lógico que facilita su uso.
Encuentras la información rápido y mantienes mayor control.
Evitas duplicados y mantienes los documentos claros y actualizados.
La estructura refleja cómo funciona el proyecto o la organización.
Título
Título
Título
Título
Organización clara
Acceso sencillo
Conexión con el negocio
Mejor gestión de la información
Escribe aquí una descripción breve
Escribe aquí una descripción breve
Escribe aquí una descripción breve
Escribe aquí una descripción breve
Uso de Google Drive para Estructura Documental
Es la forma en que se organizan los documentos para que sean fáciles de encontrar, usar y cuidar.
Ventajas del uso de Estructura Documental
Menos papel:
Centralización:
Mantén todos los documentos en un solo lugar, sin pérdidas ni duplicados.
Reduce espacio físico y costes, avanzando hacia una gestión 100% digital.
Productividad:
Colaboración:
Gana tiempo al encontrar documentos rápido y sin confusiones.
Trabaja con otros de forma controlada y eficiente, sin duplicar información.
No elimines archivos sin autorización.
Establece permisos según roles y necesidades.
Limita los niveles de carpetas para que todo sea sencillo y accesible.
Usa nombres claros, consistentes y fáciles de entender.
Define funciones y actividades clave para organizar las carpetas.
¿Cómo organizar tus documentos?
¿Cómo organizar tus documentos?
Buenas prácticas que debes tener en cuenta
Automatiza y controla tus documentos
Optimización
Seguridad
Ejemplo práctico en Drive
Google Drive en tu escritorio: Sincroniza y accede fácil
Transferencia de propiedad a ED y sus ventajas
Claridad en la propiedad
Trazabilidad del historial
Optimización con TDP
Evita usar espacio en tu Drive, facilita la búsqueda de archivos y mantiene el orden por registros y características.
Define quién posee y es responsable de cada documento, evitando confusiones.
Permite seguir cambios, versiones y responsables en cada etapa del ciclo de vida.
https://tdp-interrapidisimo.com/autorizar
Activación
Retos comunes y cómo superarlos
Desorden
Accesos no controlados
Documentos duplicados
Resistencia al cambio
Sigue un manual de uso claro para mantener todo organizado.
Revisa permisos de forma periódica.
Usa la búsqueda y controla las versiones.
Mantén formación y comunicación constante.
Cómo superarlo
Cómo superarlo
Cómo superarlo
Cómo superarlo
Reto
Reto
Reto
Reto
Gestión de accesos en Reporteador - BI
Documentos al día
Todo lo que necesitas saber sobre la estructura documental y buenas prácticas.
Aprende a gestionar y documentar los accesos a los nuevos repositorios de reportes.
1. Solicitud del requerimiento
1. Ingresa a GLPI (ITSM): El líder del área registra la solicitud bajo la categoría “Carpeta Compartida”.
Incluye la información clave:
Solicitud del requerimiento
2. Gestión de accesos
Verificación inicial: El área de Accesos revisa que la lista de usuarios sea correcta y ajusta permisos en grupos existentes.
- Nuevo reporte: Si no hay grupo, se crea uno con el prefijo “CP_” y el nombre
del reporte.Asignación de ticket:
3. Entrega y cierre del requerimiento
El área de Soporte Técnico contacta al usuario solicitante y entrega:
Instalación o vinculación de Google Drive para escritorio.
Enlace directo a la carpeta compartida.
Grupo de usuarios creado con la lista indicada (opcional).
4. Vinculación de Google Drive para escritorio
Este procedimiento sincroniza las carpetas institucionales con tu equipo, permitiéndote trabajar localmente sin perder conexión con la nube.
Inicio de sesión: Ingresa con tu correo corporativo (@interrapidisimo.com) usando tus credenciales de Google Workspace.
Responsable de instalación: Soporte Técnico.
Pasos para gestionar tu acceso
Vinculación de la carpeta compartida:
Al generar un reporte desde BI, la visualización en la carpeta compartida puede tardar 1-2 minutos mientras se sincroniza.
Cierre del ticket GLPI
Se registra la evidencia del proceso (captura, enlace o validación del solicitante) y se procede al cierre técnico del requerimiento.
Tu guía final para documentos claros
La estructura importa:
Aprovecha Drive:
Facilita la colaboración y el acceso controlado.
Mantener los documentos organizados mejora eficiencia y seguridad.
Revisa y capacita continuamente:
Sigue buenas prácticas:
Son clave para el éxito y la adopción de la estructura.
La formación y las revisiones mantienen la estructura óptima.
By
¡Felicitaciones, has terminado!
4. Localiza el acceso directo, haz clic derecho y selecciona “Anclar al acceso rápido” para facilitar su uso.
Sigue las reglas: Usa los nombres y ubicaciones definidas.
Actualiza documentos: Modifica los existentes en lugar de crear varias versiones.
Usa etiquetas y comentarios: Facilita la colaboración y el seguimiento.
Evita duplicados: No crees carpetas o archivos fuera de la estructura.
3. En tu equipo, ve a Este equipo → Google Drive → Mi Unidad.
2. En el menú, selecciona “Organizar” → “Agregar acceso directo”.
1. Ingresa a la URL de la carpeta compartida.