Vous menez un projet dans le contexte particulier d'un système de santé apprenant (SSA)? Cet outil vous permettra de:
- Comprendre la gouvernance et les rôles et responsabilités des acteurs clés;
- Identifier les processus de planification;
- Comprendre les flux de communication;
- Établir la gouvernance.
Gouvernance et gestion d'un projet en contexte de SSA
Marche à suivre
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Qu'est-ce qu'un projet?
- Un projet est un ensemble d’activités coordonnées dans un plan d'action visant à atteindre un objectif précis, dans un échéancier déterminé, en mobilisant des ressources définies (humaines, matérielles, financières).
- Il s’agit d’une démarche temporaire, organisée pour produire un résultat dans le but de répondre aux objectifs fixés, qu’il s’agisse d’un produit, d’un service, d’un changement ou d’une amélioration.
Quelles sont les étapes d'un projet?
Initiation
Clôture
Exécution
Planification
Bilan du projet
Prédemande et rédaction de la charte de projet
Mise en oeuvre du plan et suivi
Plan d'action détaillé
6 caractéristiques
5 exemples
01
02
Pourquoi est-il important de définir la gouvernance d'un projet?
Qu’est-ce que la gouvernance d’un projet ?
+info
+info
04
03
En résumé
Quand est-il important de définir la gouvernance d'un projet ?
+info
+info
Système de santé apprenant
Dans un contexte de système de santé apprenant (SSA), la gouvernance traditionnelle est adaptée afin de favoriser la collaboration entre les personnes qui font la recherche, les personnes qui soignent et les patient(e)s). Elle intègre également les principes d’amélioration continue. Cette approche de gouvernance s’aligne sur le modèle SSA de l'Unité de soutien SSA Québec.
+Modèle SSA
Structure de gouvernance d'un projet SSA
Initiation
Exécution
Planification
Clôture
Plan d'action détaillé
Prédemande et charte de projet
Mise en oeuvre du plan et suivi
Bilan du projet
Niveau opérationnel
Niveau stratégique
Niveau tactique
Comité de pilotage incluant au moins un(e) patient(e) partenaire
Comité d'orientation incluant au moins un(e) patient(e) partenaire
+info
+info
Copromoteur rechercheCopromoteur clinique
+info
Chargé(e) de projetExpert(e) de contenu rechercheExpert(e) de contenu du milieu
+info
Équipe projet multisectorielle incluant au moins un(e) patient(e) partenaire
+info
Cette couleur représente les particularités d'un projet SSA | La description des rôles proposée peut évoluer selon votre réalité.
Initiation
Processus de planification de projet et responsabilités
Exécution
Planification
Clôture
Niveau opérationnel
Niveau stratégique
Niveau tactique
Phase
Tâches
Responsable(s), collaborateur(-trice)s et personnes détenant l'autorité décisionnelle
Équipe projet avec patient(e) partenaire
Copromoteur(-trice)s SSA recherche et clinique
Expert(e)s de contenu recherche et du milieu
Chargé(e) de projet
Initiation, prédemande et rédaction de la charte de projet
Comité de pilotage avec patient(e) partenaire
Équipe projet avec patient(e) partenaire
Chargé(e) de projet
Copromoteur(-trice)s SSA recherche et clinique
Expert(e)s de contenu recherche et du milieu
Planification et rédaction du plan d'action
Chargé(e) de projet
Équipe projet avec patient(e) partenaire
Expert(e)s de contenu recherche et du milieu
Copromoteur(-trice)s SSA recherche et clinique
Lancement de projet en présentiel
Expert(e)s de contenu recherche et du milieu
Chargé(e) de projet
Équipe projet avec patient(e) partenaire
Copromoteur(-trice)s SSA recherche et clinique
Exécution du projet
Expert(e)s de contenu recherche et du milieu
Copromoteur(-trice)s SSA recherche et clinique
Chargé(e) de projet
Rédaction de demandes de changement en cours d'exécution du projet
Équipe projet avec patient(e) partenaire
Expert(e)s de contenu recherche et du milieu
Copromoteur(-trice)s SSA recherche et clinique
Dépôt des livrables
Équipe projet avec patient(e) partenaire
Expert(e)s de contenu recherche et du milieu
Chargé(e) de projet
Copromoteur(-trice)s SSA recherche et clinique
Rédiger le bilan de projet
Cette couleur représente les particularités d'un projet SSA
Le flux d'information
Communiquer les résultats, bénéfices et valeurs souhaités
chargé(e) de projet
Projet
Équipe projet incluant un(e) patient(E) partenaire
Opérations
Communiquer les livrables attendus, les outils disponibles et le soutien possible
Opérations
Expert(e) de contenu de recherche
Expert(E) de contenu DU MILIEU
Opérations
Communiquer la stratégie
comité de pilotage
Consultation
CoPromoteur(-trice)s recherche et clinique
Projet et liaison dans son milieu
Haute direction
Informer sur les livrables, les résultats et la valeur
Informer des mises à jour des enjeux
Informer sur la performance, la progression et les enjeux
Informer des mises à jour, des adaptations, des corrections et des risques
Il est essentiel, en début de projet, d’identifier clairement vos parties prenantes afin de préciser leurs besoins en communication et d’établir, pour chacune, les objectifs, la fréquence, les canaux et les outils de communication appropriés. Voici un exemple.
Mécanismes de communication et de coordination & processus de suivi et de contrôle
- Comité de pilotage incluant au moins un(e) patient(e) partenaire
- Copromoteur(-trice) de recherche SSA
- Copromoteur(-trice) clinique SSA
- Chargé(e) de projet
- Expert(e) de contenu recherche
- Expert(e) de contenu du milieu
- Expert(e) de contenu recherche
- Expert(e) de contenu du milieu
- Équipe projet incluant au moins un(e) patient(e) partenaire
Objectifs de communication, processus de suivi et de contrôle et canaux de communication
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+info
+info
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: est Responsable, Autorise, est Consulté ou est Informé
Voici la matrice RACI
Pour citer l'outil
Gestion d'un projet en contexte de SSA © 2026 par France Lemieux, Pascale Maude Salvail, Malorie Vuillemin, Mélanie Lussier, Mylène Lévesque, Myra Drolet, Valérie Grenier, Katherine Desjardins, Rénald Breton, Antoine Groulx
Équipe et affiliation
France Lemieux, Pascale Maude Salvail, Malorie Vuillemin, Mélanie Lussier, Mylène Lévesque, Myra Drolet, Valérie Grenier, Katherine Desjardins, Rénald Breton, Antoine Groulx
Sources
Savoirs expérientiels de l'Unité soutien SSA Québec en gestion de projet
Références
Abdel-Baki, A., Ferrari, M., Leblanc, A., Arbaud, C., Rabouin, D., Roy, M.-A., & Iyer, S. N. (2025). SARPEP, a rapid-learning healthcare system of early intervention services for psychosis in Quebec, Canada: Feasibility, acceptability and early impacts. Schizophrenia Research, 277, 20–30. https://doi.org/10.1016/j.schres.2025.02.001 Enticott, J., Braaf, S., Johnson, A., Jones, A., & Teede, H. J. (2020). Leaders’ perspectives on learning health systems: a qualitative study. BMC Health Services Research, 20(1), 1087. https://doi.org/10.1186/s12913-020-05924-w Emerson, Kirk, Nabatchi, Tina, & Balogh, Stephen. (2012). An Integrative Framework for Collaborative Governance. Journal of Public Administration Research and Theory, 22(1), 1–29. https://doi.org/10.1093/jopart/mur011 Kraft, S., Caplan, W., Trowbridge, E., Davis, S., Berkson, S., Kamnetz, S., & Pandhi, N. (2017). Building the learning health system: Describing an organizational infrastructure to support continuous learning. Learning Health Systems, 1(4). https://doi.org/10.1002/lrh2.10034
Paprica, P. A. (2024). Research project management and leadership : a handbook for everyone. University of Toronto Press. Project Management Institute. (2021). Le Standard pour le management de projet et Guide du Corpus des connaissances en management de projet (Guide PMBOK®) (Septième édition). Project Management Institute.
Cueillette de données
- Dix entrevues dirigées auprès d'experts en gouvernance de projet pour nous aider à concevoir un cadre adapté à une approche en mode système de santé apprenant.
- Revue de littérature empirique et scientifique.
Objectif de la demande changement Utiliser un processus de demande de changement dans la gestion de projet est essentiel pour assurer la traçabilité des décisions et modifications dans le but d'assurer la cohérence avec les objectifs du projet.
Objectif du lancement du projet La rencontre de lancement
- permet de partager une vision commune et de synchroniser les parties prenantes en présentant le projet.
- permet de clarifier les objectifs, les rôles, les responsabilités et les échéanciers.
- constitue également une opportunité de créer une dynamique de groupe et de concrétiser la mise en œuvre du projet.
- Un lancement en présentiel, avec l’ensemble des parties prenantes, renforce la communication, favorise la collaboration et encourage l'implication active de chacun.
Les rôles doivent être clairement définis et les responsabilités connues par chaque personne impliquée afin de permettre des décisions éclairées, d’assurer une compréhension commune, d'éviter les doublons et de clarifier les attentes.
Exercise
Objectif des livrables Le dépôt du livrable constitue une étape déterminante du projet. Les promoteur(-trice)s valident chaque livrable du projet afin de s'assurer de la conformité aux objectifs fixés.
Objectif du bilan de projet Le bilan
- permet une capitalisation plus large du projet.
- intègre les résultats du projet et l’expérience de sa gestion : la planification, la coordination de l’équipe, les ressources mobilisées, les difficultés rencontrées et les leviers de réussite.
- constitue ainsi un outil de retour d’expérience global, utile pour améliorer les pratiques de gestion et renforcer l’efficacité des projets futurs.
Les membres de l’équipe apportent une connaissance concrète du terrain, des ressources et des contraintes techniques. Leur participation contribue à garantir la faisabilité des actions prévues et renforce leur engagement envers le projet. Toutefois, il est possible que l’équipe ne soit pas encore entièrement constituée à cette étape.
Comme chaque partie prenante interagit différemment avec le projet, leurs besoins en information varient également. Il est donc essentiel d’adapter votre message, la fréquence des communications et les outils utilisés en fonction du rôle et des besoins spécifiques des individus.
Comité de pilotage
RôleLe comité de pilotage joue un rôle central dans la gouvernance du projet en veillant à son alignement avec les objectifs initiaux. En favorisant la communication entre les acteurs et en maintenant un lien constant avec leurs environnements respectifs, il soutient l’avancement du projet dans une perspective de réussite collective.
Responsabilités
- Faire rayonner le projet
- Appuyer les décisionnaires dans la gestion des enjeux politiques internes à l’organisation
- Valider la portée et les grandes orientations (lignes directrices) du projet
- Soutenir, au besoin, le(la) promoteur(-trice) dans la résolution de conflits majeurs
- Conseiller et soutenir les copromoteur(-trice)s dans la prise de décisions ou la gestion des risques
- Identifier et mobiliser les ressources pour répondre aux opportunités ou aux risques
- Suivre les livrables critiques
Autorité décisionnelle Ce comité est régulièrement tenu informé de l’évolution du projet et peut formuler des recommandations lorsque cela est requis.Composition du comité: ce comité est défini selon la nature et les besoins du projet: Direction et gouvernance
- Gestionnaire des politiques
- Représentant(e)s des bailleurs de fonds
- Représentant(e)s de la direction de l'établissement
- Copromoteur(-trice)s recherche et clinique
- Gestionnaire de portefeuille (si applicable)
Partenaires stratégiques et institutionnels
- Représentant(e)s clés du projet (associations professionnelles, organismes clés, cliniques médicales, pharmacies, organismes communautaires, hébergement, hôpital, secteur privé, établissement d'enseignement, municipalité, etc.)
Équipe projet et opérationnelle
- Utilisateur(-trice) du livrable attendu
- Bénéficiaires du livrable attendu
Cette couleur représente les particularités d'un projet SSA
Exercise
Vrai. Définir rapidement le cadre de gouvernance de votre projet dès la planification permet d’assurer une orientation claire avant le début des activités, ainsi qu’un suivi efficace et une collaboration optimale de toutes les personnes impliquées (parties prenantes) tout au long du projet.
Les membres de l’équipe apportent une connaissance concrète du terrain, des ressources et des contraintes techniques. Leur participation contribue à garantir la faisabilité des actions prévues et renforce leur engagement envers le projet. Toutefois, il est possible que l’équipe ne soit pas encore entièrement constituée à cette étape.
Particularité de la gouvernance d'un projet SSA La gouvernance de projet est largement documentée dans la littérature. L’Unité n’a pas la prétention de réinventer ce concept bien établi et largement utilisé dans l’écosystème de la gestion de projets. Toutefois, dans la mise en œuvre de projets s’inscrivant dans la démarche SSA proposée par l’Unité, certaines adaptations sont nécessaires afin de tirer parti de la nature apprenante propre à ce type d’initiative.
Objectifs de communication
Niveau micro Ce groupe se concentre sur le suivi des tâches assignées, le contrôle de la qualité et des délais ainsi que la communication des problèmes rencontrés. Rencontre Pour discuter des tâches en cours et les prochaines étapes, les problèmes rencontrés et les risques potentiels, la dépendances entre les activités et collecter la rétroaction pour d'éventuels ajustements afin de formuler des demandes de changement. Objectif de communication Ce qui doit être communiqué à l'équipe projet : transmettre l’information nécessaire au suivi des tâches, à la détection des problèmes et des risques, et à la coordination opérationnelle pour permettre les ajustements requis.
Processus de suivi et de contrôle et canaux de communication: des exemples
Fréquence
Canaux
- Plateforme collaborative
- Messagerie instantanée
- Miro, Smartsheet, Ms Project, Teams, Zoom
Outils
- Plan d'action
- Listes à cocher
Chargé(e) de projet
Expert(e)s de contenu
Rôle de l'expert(e) de contenu en recherche Dans un projet SSA, il est fortement recommandé qu'un(e) professionnel(le) de recherche agisse à titre d'expert(e) de contenu en recherche afin de s'assurer de la rigueur scientifique du processus.
Bien que la fonction de chargé(e) de projet soit habituellement assumée par une seule personne, les projets en systèmes de santé apprenants fondés sur les données probantes bénéficient d’une approche complémentaire grâce à la mise en place d’une instance de consultation. La mobilisation conjointe d’expertises en gestion de projet (contenant) et d’expertises de contenu permet de mieux répondre à la complexité et à la nature interdisciplinaire de ces initiatives. RôleLe(la) chargé(e) de projet est la personne responsable de mener à bien un projet en respectant sa portée, son budget et ses délais. Cette personne coordonne les efforts de l'équipe et gère les interactions avec les parties prenantes pour atteindre les objectifs fixés. Responsabilités
- Soutenir le(la) promoteur(-trice) dans la complétion de la charte de projet
- Coordonner les rencontres avec les expert(e)s de contenu
- Coordonner les rencontres avec les copromoteur(-trice)s
- Se concentrer sur l’exécution, le respect des délais, du budget et des livrables
- Suivre les risques potentiels identifiés dans la charte de projet
- Compléter le formulaire de demande de changement
- Faire des suivis avec le(la) promoteur(-trice) et le comité de pilotage
- S'assurer de transmettre les décisions aux équipes et les recommandations aux instances décisionnelles
- Coordonner la clôture administrative
- Coordonner la rédaction du bilan de projet
- Mettre en place des activités pour soutenir, inspirer et autonomiser l'équipe projet, par exemple en dénouant les enjeux
- Fournir des outils de travail en gestion de projet
- Former les acteurs concernés à l'utilisation des outils
Autorité décisionnelle Formuler des recommandations pour identifier des enjeux rencontrés
Rôle de l'expert(e) de contenu du milieu Dans un projet SSA, il est préférable que ce rôle soit assuré par un(e) expert(e) de l'organisation ou un expert(e) de contenu afin de maintenir et de capitaliser les connaissances à l’intérieur de l’organisation.
Responsabilités
- Participer activement à la rédaction de la prédemande et de la charte de projet
- S'assurer de disposer des ressources nécessaires pour la réalisation du projet
- Faciliter, en soutien au(à la) chargé(e) de projet, la réalisation des tâches
- Faciliter, en soutien au(à la) chargé(e) de projet, la mise à jour de l'avancement du projet
- Aviser le(la) chargé(e) de projet en cas de concrétisation d’un risque en enjeu
- Participer activement à la rédaction du bilan
- Mettre en place des activités pour soutenir, inspirer et autonomiser son équipe projet, par exemple dénouer les enjeux
Autorité décisionnelle Formuler des recommandations au chargée de projet pour le bon déroulement du projet
Cette couleur représente les particularités d'un projet SSA
Les membres de l’équipe apportent une connaissance concrète du terrain, des ressources et des contraintes techniques. Leur participation contribue à garantir la faisabilité des actions prévues et renforce leur engagement envers le projet. Toutefois, il est possible que l’équipe ne soit pas encore entièrement constituée à cette étape.
L’information doit circuler de manière structurée au sein de votre équipe. Elle commence par une compréhension claire de la stratégie du projet, passe par la communication des résultats et des bénéfices attendus, descend vers le niveau opérationnel avec la transmission des livrables à produire, puis remonte régulièrement à travers des mises à jour sur l’avancement et les enjeux rencontrés, pour enfin revenir à la source avec la remise des livrables attendus. Pour privilégier les solutions déjà en place et favoriser la fluidité des échanges, les canaux de communication au sein de votre équipe doivent être choisi en fonction de: - la nature et de la fréquence des informations échangées;
- la préférence et le niveau de familiarité de l’équipe avec les technologies.
Exercise
Les membres de l’équipe apportent une connaissance concrète du terrain, des ressources et des contraintes techniques. Leur participation contribue à garantir la faisabilité des actions prévues et renforce leur engagement envers le projet. Toutefois, il est possible que l’équipe ne soit pas encore entièrement constituée à cette étape.
Objectifs de communication
Niveau macro Ce groupe se concentre sur des éléments de suivi du projet dont, s'il y a lieu, des livrables critiques (un livrable nécessaire à l'avancement du projet), le contrôle des enjeux et l'arbitrage des changements. Trois rencontres
- Début de projet: pour définir les stratégies, les objectifs (but) et les grandes lignes directrices (comment) du projet
- Milieu de projet: pour discuter de l'état d'avancement du projet par rapport aux objectifs stratégiques du projet, des indicateurs de performance et des changements nécessaires advenant des enjeux.
- Fin de projet: pour valider l'alignement des livrables avec l'objectif visé.
Objectif de communication Ce qui doit être communiqué au comité de pilotage: des informations claires et concises sur l’avancement, les enjeux et les changements pour soutenir l’alignement stratégique.
Processus de suivi et de contrôle et canaux de communication: des exemples
Fréquence
- Approche trimestrielle pour un projet d'une année, avec des rencontres extraordinaires
Canaux
- Courriel
- Réunion en présentiel
- Réunion en vidéoconférence
- Site web de l'organisation
- Bulletin d'information, infolettre
Outils
- Registre des risques
- Tableau de bord du projet à haut niveau
- Technologie sous forme d'outils de rétroaction (Excel, Power BI)
Objectifs de communication Types d’informations à transmettre, notamment l’avancement du projet, les risques et problèmes, les décisions importantes et les indicateurs de performance.
Canaux de communication Ils doivent être choisis en fonction de la nature et de la fréquence des échanges. Il convient également de prendre en compte des variables telles que les préférences et la familiarité avec la technologie afin de privilégier les solutions déjà existantes et d’éviter d’alourdir inutilement la fluidité des communications.
Fréquence des communications La fréquence des échanges doit s'adapter selon la taille, la complexité et le caractère critique du projet.
Objectifs de communication
Niveau micro Ce groupe se concentre sur le suivi rapproché des tâches, la gestion des risques opérationnels et la qualité des livrables. Rencontre Pour le suivi des tâches et des livrables, la gestion des problèmes opérationnels, la coordination avec les différences instances de l'équipe, l'ajustement du plan et la communication des risques devenus des enjeux avérés. Objectif de communication Ce qui doit être communiqué au(à la) chargé(e) de projet et aux expert(e)s : transmettre rapidement des informations précises sur l’avancement, la qualité et les risques pour faciliter la coordination et les ajustements opérationnels.
Processus de suivi et de contrôle et canaux de communication: des exemples
Fréquence
Canaux
- Plateforme collaborative
- Messagerie instantanée
- Miro, Smartsheet, Ms Project, Teams, Zoom
Outils
- Charte de projet
- Plan d'action
- Tableau de bord d'avancement du projet
- Registre de changements
- Registre des risques
- D'assurer une adoption durable du changement et en mesurer l'impact et la valeur selon les cinq dimensions du quintuple objectif (mesure d'impact).
Soutenir et guider l’implantation des changements en déployant les systèmes, processus et outils nécessaires pour faciliter chaque étape du changement, de l’identification du besoin à l’intégration durable des nouvelles pratiques. Les objectifs sont :
- D'accélérer la reconnaissance, l’adoption et l’intégration agile des connaissances et des pratiques cliniques et organisationnelles les plus efficaces pour tendre vers de meilleurs pratiques (l’implantation);
- De mettre en place des processus d’amélioration continue et des boucles de rétroaction régulières fondées sur les retours d’expérience et l’évolution des connaissances scientifiques (amélioration continue);
Gestion du changement
Renforcement des capacités
Développer et renforcer un milieu en soutenant un processus continu d’acquisition et de maintien des compétences, en mobilisant activement les nouvelles connaissances avec les parties prenantes.
Modèle du système de santé apprenant
Gestion et valorisation des données
Optimiser la compréhension et l’utilisation des données en mettant en place un processus précis de traitement et d’analyse des données qui permet de définir clairement les problèmes et les besoins réels, d’identifier les solutions possibles et de soutenir la prise de décision éclairée et fondée sur des faits démontrés plutôt que sur des perceptions. Il est essentiel d'assurer une gestion rigoureuse et sécuritaire des données en identifiant les variables et les sources pertinentes et en organisant, structurant, conservant et utilisant l’information de manière efficace et conforme aux politiques et réglementations. Cela permet de soutenir une prise de décision éclairée et de maximiser la valeur créée pour l’organisation.
Partenariat
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Mettre en place et soutenir des partenariats collaboratifs entre les parties prenantes, notamment les patientes et patients partenaires, la communauté, les équipes de recherche, le personnel professionnel de la santé et les décionnaires, afin d’appuyer efficacement la mise en œuvre d’un système de santé apprenant tenant compte des réalités de toutes les parties.
Un SSA est un écosystème de soins et services dynamique où les dimensions scientifiques, sociales, culturelles, technologiques, politiques et éthiques s’harmonisent et permettent d’intégrer aux pratiques courantes des cycles d’apprentissage continus entre l’action, les données et les connaissances dans le système, améliorant ainsi la valeur des soins de santé.
Plus précisément, le SSA met de l’avant l’intégration de quatre concepts essentiels à l’apprentissage continu d’un système :
- les données et leur valorisation
- la relation patient(e)/ chercheur(-euse)/ clinicien(ne)/ décisionnaire
- la mobilisation
- le développement d’une culture d’apprentissage continu, ce qui requiert des actions coordonnées du réseau de la santé dans son ensemble.
- Clarifier les rôles et responsabilités pour limiter la confusion et les doublons
- Faciliter la prise de décision rapide et cohérente
- Assurer un suivi efficace du budget, des délais, de la qualité et des risques
- Améliorer la communication et la collaboration entre toutes les parties prenantes
- Garantir l’alignement avec les objectifs stratégiques de l’organisation
Promoteur(-trice) de projet
Responsabilités
Il est généralement préférable que le(la) promoteur(-trice) soit une seule personne. Toutefois, dans le cadre d’un projet en système de santé apprenant (SSA), la mise en place d’un binôme associant deux expertises complémentaires représente une véritable plus-value.
Copromoteur(-trice) recherche
- Appuyer le(la) chargé(e) de projet et l'expert(e) de contenu de recherche
- Valider les méthodologies de recherche tout en encadrant la rigueur scientifique
- Soumettre le projet aux instances éthiques ou réglementaires
- Appuyer les chercheur(-euse)s impliqué(e)s dans le projet
- Veiller à la saine gestion financière du projet
- Assurer la liaison entre les universités et centres de recherche affiliés, les instances décisionnelles et les milieux de pratique
- Représenter le projet au niveau plus élevé hiérarchiquement
- S'assurer de l'embauche des ressources pour la réalisation du projet
- Publier les résultats
Rôle Le(la) promoteur (-trice) est la personne qui assume la responsabilité et l’imputabilité de l’initiation, de la gestion, du financement et de la supervision tactique ainsi que des résultats du projet. Cette personne joue un rôle clé de liaison stratégique entre l’équipe projet et l’organisation ou l’établissement porteur. En tant qu’instance décisionnelle, cette personne est chargée de trancher sur les orientations et décisions majeures liées au projet, selon son niveau d'autorité dans l'organisation.
Copromoteur(-trice) recherche Le rôle consiste à produire des savoirs afin de soutenir des décisions et des interventions fondées sur des données probantes. Il vise à établir et à communiquer une orientation de recherche alignée avec les objectifs organisationnels, tout en veillant sur la rigueur scientifique du projet. Ce rôle favorise également la mobilisation et le transfert des connaissances.
Copromoteur(-trice) clinique
- Appuyer le(la) chargé(e) de projet et l'expert(e) de contenu clinique
- Veiller à la saine gestion financière du projet
- Assurer la liaison entre les instances cliniques, les instances décisionnelles et la recherche
- Soutenir et encadrer les activités d'amélioration continue
- Représenter le projet au niveau plus élevé hiérarchiquement dans son milieu
- S'assurer de l'embauche des ressources pour la réalisation du projet
- Veiller à la disponibilité des ressources cliniques
Copromoteur(-trice) clinique Il s'agit d'un rôle clé dans l’implantation des savoirs ou des outils développés en collaboration avec son binôme recherche. Cette personne veille à ce que la mise en œuvre reste centrée sur les besoins des patient(e)s et cohérente avec les priorités cliniques et organisationnelles. Elle établit et communique l'orientation clinique, mobilise les connaissances et veille à la cohérence entre les objectifs de recherche et les objectifs cliniques. Elle s'assure de la mise en œuvre opérationnelle du projet en mobilisant les ressources disponibles sur le terrain.
Autorité décisionnelle
- Approuver la charte de projet
- Accepter ou refuser les livrables d'un point de vue scientifique
- Prendre les décisions nécessaires à la réussite du projet
Cette couleur représente les particularités d'un projet SSA
Vrai. Ces partenariats, qui incluent notamment les patientes et patients partenaires, la communauté, les décisionnaires, les équipes de recherche et le personnel professionnel en santé et service sociaux, permettent de tenir compte des réalités, des expertises et des besoins de chacun. Il en résulte des décisions mieux informées et des actions plus pertinentes, dans une perspective d’amélioration des pratiques.
Exercise
Il est crucial de définir le cadre de gouvernance dès le début de la phase de planification du projet pour assurer une direction claire avant que les activités ne commencent et ainsi permettre un suivi efficace et une collaboration optimale tout au long du projet.
Approbation pour passer à l'étape suivante
Objectif du plan d'action Le plan d’action
- permet de traduire la stratégie et les objectifs du projet en actions concrètes, planifiées et suivies dans le temps.
- est un outil de pilotage qui permet d’organiser, coordonner et contrôler la mise en œuvre du projet tout en attribuant les tâches à chaque partie prenante et en assurant le respect des contraintes de qualité, de temps et de budget.
Exemples de projets:
- Développer un nouvel outil ou un nouveau service
- Améliorer une trajectoire de soins
- Déployer une innovation
- Concevoir une formation ou réaliser un évènement
- Améliorer un processus existant
Caractéristiques essentielles d'un projet
Un objectif clair
Une organisation structurée (plan d'action)
Un début et une fin
Le projet n’est pas une activité permanente
Les rôles, les étapes et le calendrier
Il représente ce que l’on veut atteindre
Une gestion du risque
Des ressources limitées
Un résultat / livrable
Un projet vise toujours la production d’un livrable conçu pour répondre à l’objectif défini au départ
Un projet implique toujours un niveau de risque et d’apprentissage
L'équipe, le budget et le temps
Définir les besoins prioriraires avec le milieu d'abord
Avant d'établir la gouvernance de la gestion de votre projet SSA, rappelez-vous la première étape du processus de gestion de projet: l'initiation.
Dans cette phase d’initiation, un outil appelé la prédemande peut être utilisé. Il consiste à présenter le projet de manière succincte et préliminaire. Cet outil permet une présélection basée sur la priorité, l’intérêt et la faisabilité du projet, évitant ainsi la rédaction d’un dossier complet si le projet n’est pas éligible.
À cette étape, il peut être utile de former un comité d'orientation.
La gouvernance d’un projet est le cadre qui définit rôles, responsabilités et processus, permettant de prendre des décisions efficaces et d'assurer la coordination et le suivi du projet. En pratique, la gouvernance inclut :
- La structure de la gouvernance (par exemple, comité de pilotage, comité d'orientation, promoteur ou promotrice, etc.)
- La répartition des rôles et responsabilités entre les parties prenantes
- Le processus de décision
- Les processus de coordination et de suivi (rapports d’avancement, indicateurs, gestion des risques)
- Les mécanismes de communication et de coordination
Les membres de l’équipe apportent une connaissance concrète du terrain, des ressources et des contraintes techniques. Leur participation contribue à garantir la faisabilité des actions prévues et renforce leur engagement envers le projet. Toutefois, il est possible que l’équipe ne soit pas encore entièrement constituée à cette étape.
Objectifs de communication
Niveau méso Ce groupe se concentre sur le contrôle des budgets et des ressources, tout en veillant au suivi des bénéfices attendus et à la validation des décisions stratégiques. Rencontre Pour communiquer l'avancement et la synthèse des progrès, les bloquants nécessitant l'arbitrage, les risques et le suivi des budget et des ressources. Objectif de communication Ce qui doit être communiqué aux promoteur(-trice)s: des informations claires et régulières sur l’avancement, les risques et les ressources pour soutenir les décisions stratégiques.
Processus de suivi et de contrôle et canaux de communication: des exemples
Fréquence Rencontres mensuelles ou à chaque jalon important ou en cas de décision stratégique (revue des risques tous les trois mois) Canaux
- Courriel
- Réunion
- Document partagé (Intranet, google drive)
Outils
- Rapport financier
- Tableau de bord d’indicateurs d’avancement
- Tableau de bord d'enjeux
- Technologie offrant une vue d’ensemble rapide du projet et soutenant les communications officielles
La gouvernance d'un projet, c’est le cadre qui permet que le projet soit dirigé de manière cohérente, transparente et alignée sur ses objectifs.
Objectif de la charte de projet La charte de projet
- est une représentation narrative qui résume les grandes balises du projet.
- est un document émis par le (la) promoteur(-trice) du projet qui confirme officiellement l’existence du projet et décrit ses principaux aspects.
- permet aux parties prenantes du projet de comprendre les principaux livrables, la portée, la gouvernance ainsi que les rôles et les responsabilités de chaque personne impliquée à chaque étape du projet.
Équipe projet multisectorielle (incluant un(e) patiente partenaire)
RôleGroupe de personnes qui réalisent les activités du projet dans le respect des budgets et des échéanciers. La contribution peut être ponctuelle pour des livrables spécifiques ou d'une durée plus longue. Responsabilités
- Participer à la rencontre de lancement du projet
- Participer à la planification des activités du projet
- Fournir une expertise technique, fonctionnelle ou expérientielle
- Par l’expertise expérientielle, le projet s’appuie sur une perspective transversale centrée sur les besoins, préférences et priorités des patient(e)s, tout en aidant à mettre en lumière les irritants, les zones d’ombre et les leviers d’amélioration au sein des pratiques
- Signaler les risques
- Mettre à jour l'avancement de ses tâches
- Produire les livrables
- Collaborer pour résoudre les conflits
Autorité décisionnelleFormuler des recommandations auprès de son expert de contenuComposition de l'équipeL’équipe projet doit rassembler l’ensemble des expertises nécessaires à la réalisation du projet et à l’atteinte de ses objectifs, tout en respectant les principes directeurs d’un projet SSA. Il est donc pertinent d’inclure, au sein de l’équipe ou à titre de contributeurs externes, des spécialistes en implantation, en amélioration continue, en mesure d’impact et, au besoin, en mise à l’échelle, etc.
Cette couleur représente les particularités d'un projet SSA
Les membres de l’équipe apportent une connaissance concrète du terrain, des ressources et des contraintes techniques. Leur participation contribue à garantir la faisabilité des actions prévues et renforce leur engagement envers le projet. Toutefois, il est possible que l’équipe ne soit pas encore entièrement constituée à cette étape.
Objectif de l'exécution du projet L'exécution
- est la mise en oeuvre du plan établi afin de réaliser les activités prévues et produire les livrables attendus.
- consiste à mobiliser les ressources, coordonner les équipes et assurer le suivi de l’avancement pour atteindre les objectifs fixés, tout en respectant les contraintes de temps, de budget et de qualité.
- implique également la résolution des problèmes qui peuvent survenir ainsi que la gestion proactive des risques, afin d’assurer le bon déroulement du projet.
Le comité d’orientation
RôleLe comité d’orientation guide les choix stratégiques dans la sélection des projets, en fournissant un encadrement à la planification, conformément aux exigences du bailleur de fonds. Il veille à ce que les projets soient alignés sur les objectifs organisationnels, financiers et opérationnels définis par les orientations stratégiques. Pour soutenir son rôle, ce comité peut s'appuyer sur la création de comités consultatifs chargés d'alimenter la réflexion et de contribuer à l'identification des véritables priorités dans la pratique.Responsabilités
- Valider des priorités
- Évaluer des propositions (le comité d'orientation pourrait désigner un comité de sélection chargé d'évaluer et de sélectionner les projets répondant aux critères d’admissibilité et alignés sur les priorités établies)
- Suggérer des ajustements en fonction du contexte et des contraintes
- Assurer des liaisons avec des instances décisionnelles
Autorité décisionnelle
Composition du comitéCe comité est défini selon la nature de l'enveloppe budgétaire et de la structure de l'organisation. Il regroupe les gens suivants:
- Représentant(e) de la haute direction de l'organisation
- Représentant(e) financier(-ière) de l'organisation (le cas échéant, du bailleur de fonds)
- Gestionnaire des politiques (ex: le MSSS)
- Représentant(e)s clé(e)s des partenaires stratégiques de l'organisation
- SSA: Patient(e)s partenaires
- SSA: Représentant(e) de la recherche
Cette couleur représente les particularités d'un projet SSA
Projets 1.3
Unité
Created on January 8, 2026
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Vous menez un projet dans le contexte particulier d'un système de santé apprenant (SSA)? Cet outil vous permettra de:
Gouvernance et gestion d'un projet en contexte de SSA
Marche à suivre
Vous pouvez parcourir cet outil de deux façons:
- En utilisant les flèches de gauche (page précédente) et de droite (page suivante)
- En sélectionnant les numéros situés à droite de l’écran pour accéder rapidement à une section précise
Validez aussi votre compréhension à l’aide des exercices associés à l’icôneQu'est-ce qu'un projet?
Quelles sont les étapes d'un projet?
Initiation
Clôture
Exécution
Planification
Bilan du projet
Prédemande et rédaction de la charte de projet
Mise en oeuvre du plan et suivi
Plan d'action détaillé
6 caractéristiques
5 exemples
01
02
Pourquoi est-il important de définir la gouvernance d'un projet?
Qu’est-ce que la gouvernance d’un projet ?
+info
+info
04
03
En résumé
Quand est-il important de définir la gouvernance d'un projet ?
+info
+info
Système de santé apprenant
Dans un contexte de système de santé apprenant (SSA), la gouvernance traditionnelle est adaptée afin de favoriser la collaboration entre les personnes qui font la recherche, les personnes qui soignent et les patient(e)s). Elle intègre également les principes d’amélioration continue. Cette approche de gouvernance s’aligne sur le modèle SSA de l'Unité de soutien SSA Québec.
+Modèle SSA
Structure de gouvernance d'un projet SSA
Initiation
Exécution
Planification
Clôture
Plan d'action détaillé
Prédemande et charte de projet
Mise en oeuvre du plan et suivi
Bilan du projet
Niveau opérationnel
Niveau stratégique
Niveau tactique
Comité de pilotage incluant au moins un(e) patient(e) partenaire
Comité d'orientation incluant au moins un(e) patient(e) partenaire
+info
+info
Copromoteur rechercheCopromoteur clinique
+info
Chargé(e) de projetExpert(e) de contenu rechercheExpert(e) de contenu du milieu
+info
Équipe projet multisectorielle incluant au moins un(e) patient(e) partenaire
+info
Cette couleur représente les particularités d'un projet SSA | La description des rôles proposée peut évoluer selon votre réalité.
Initiation
Processus de planification de projet et responsabilités
Exécution
Planification
Clôture
Niveau opérationnel
Niveau stratégique
Niveau tactique
Phase
Tâches
Responsable(s), collaborateur(-trice)s et personnes détenant l'autorité décisionnelle
Équipe projet avec patient(e) partenaire
Copromoteur(-trice)s SSA recherche et clinique
Expert(e)s de contenu recherche et du milieu
Chargé(e) de projet
Initiation, prédemande et rédaction de la charte de projet
Comité de pilotage avec patient(e) partenaire
Équipe projet avec patient(e) partenaire
Chargé(e) de projet
Copromoteur(-trice)s SSA recherche et clinique
Expert(e)s de contenu recherche et du milieu
Planification et rédaction du plan d'action
Chargé(e) de projet
Équipe projet avec patient(e) partenaire
Expert(e)s de contenu recherche et du milieu
Copromoteur(-trice)s SSA recherche et clinique
Lancement de projet en présentiel
Expert(e)s de contenu recherche et du milieu
Chargé(e) de projet
Équipe projet avec patient(e) partenaire
Copromoteur(-trice)s SSA recherche et clinique
Exécution du projet
Expert(e)s de contenu recherche et du milieu
Copromoteur(-trice)s SSA recherche et clinique
Chargé(e) de projet
Rédaction de demandes de changement en cours d'exécution du projet
Équipe projet avec patient(e) partenaire
Expert(e)s de contenu recherche et du milieu
Copromoteur(-trice)s SSA recherche et clinique
Dépôt des livrables
Équipe projet avec patient(e) partenaire
Expert(e)s de contenu recherche et du milieu
Chargé(e) de projet
Copromoteur(-trice)s SSA recherche et clinique
Rédiger le bilan de projet
Cette couleur représente les particularités d'un projet SSA
Le flux d'information
Communiquer les résultats, bénéfices et valeurs souhaités
chargé(e) de projet
Projet
Équipe projet incluant un(e) patient(E) partenaire
Opérations
Communiquer les livrables attendus, les outils disponibles et le soutien possible
Opérations
Expert(e) de contenu de recherche
Expert(E) de contenu DU MILIEU
Opérations
Communiquer la stratégie
comité de pilotage
Consultation
CoPromoteur(-trice)s recherche et clinique
Projet et liaison dans son milieu
Haute direction
Informer sur les livrables, les résultats et la valeur
Informer des mises à jour des enjeux
Informer sur la performance, la progression et les enjeux
Informer des mises à jour, des adaptations, des corrections et des risques
Il est essentiel, en début de projet, d’identifier clairement vos parties prenantes afin de préciser leurs besoins en communication et d’établir, pour chacune, les objectifs, la fréquence, les canaux et les outils de communication appropriés. Voici un exemple.
Mécanismes de communication et de coordination & processus de suivi et de contrôle
Objectifs de communication, processus de suivi et de contrôle et canaux de communication
+info
+info
+info
+info
: est Responsable, Autorise, est Consulté ou est Informé
Voici la matrice RACI
Pour citer l'outil
Gestion d'un projet en contexte de SSA © 2026 par France Lemieux, Pascale Maude Salvail, Malorie Vuillemin, Mélanie Lussier, Mylène Lévesque, Myra Drolet, Valérie Grenier, Katherine Desjardins, Rénald Breton, Antoine Groulx
Équipe et affiliation
France Lemieux, Pascale Maude Salvail, Malorie Vuillemin, Mélanie Lussier, Mylène Lévesque, Myra Drolet, Valérie Grenier, Katherine Desjardins, Rénald Breton, Antoine Groulx
Sources
Savoirs expérientiels de l'Unité soutien SSA Québec en gestion de projet
Références
Abdel-Baki, A., Ferrari, M., Leblanc, A., Arbaud, C., Rabouin, D., Roy, M.-A., & Iyer, S. N. (2025). SARPEP, a rapid-learning healthcare system of early intervention services for psychosis in Quebec, Canada: Feasibility, acceptability and early impacts. Schizophrenia Research, 277, 20–30. https://doi.org/10.1016/j.schres.2025.02.001 Enticott, J., Braaf, S., Johnson, A., Jones, A., & Teede, H. J. (2020). Leaders’ perspectives on learning health systems: a qualitative study. BMC Health Services Research, 20(1), 1087. https://doi.org/10.1186/s12913-020-05924-w Emerson, Kirk, Nabatchi, Tina, & Balogh, Stephen. (2012). An Integrative Framework for Collaborative Governance. Journal of Public Administration Research and Theory, 22(1), 1–29. https://doi.org/10.1093/jopart/mur011 Kraft, S., Caplan, W., Trowbridge, E., Davis, S., Berkson, S., Kamnetz, S., & Pandhi, N. (2017). Building the learning health system: Describing an organizational infrastructure to support continuous learning. Learning Health Systems, 1(4). https://doi.org/10.1002/lrh2.10034
Paprica, P. A. (2024). Research project management and leadership : a handbook for everyone. University of Toronto Press. Project Management Institute. (2021). Le Standard pour le management de projet et Guide du Corpus des connaissances en management de projet (Guide PMBOK®) (Septième édition). Project Management Institute.
Cueillette de données
Objectif de la demande changement Utiliser un processus de demande de changement dans la gestion de projet est essentiel pour assurer la traçabilité des décisions et modifications dans le but d'assurer la cohérence avec les objectifs du projet.
Objectif du lancement du projet La rencontre de lancement
Les rôles doivent être clairement définis et les responsabilités connues par chaque personne impliquée afin de permettre des décisions éclairées, d’assurer une compréhension commune, d'éviter les doublons et de clarifier les attentes.
Exercise
Objectif des livrables Le dépôt du livrable constitue une étape déterminante du projet. Les promoteur(-trice)s valident chaque livrable du projet afin de s'assurer de la conformité aux objectifs fixés.
Objectif du bilan de projet Le bilan
Les membres de l’équipe apportent une connaissance concrète du terrain, des ressources et des contraintes techniques. Leur participation contribue à garantir la faisabilité des actions prévues et renforce leur engagement envers le projet. Toutefois, il est possible que l’équipe ne soit pas encore entièrement constituée à cette étape.
Comme chaque partie prenante interagit différemment avec le projet, leurs besoins en information varient également. Il est donc essentiel d’adapter votre message, la fréquence des communications et les outils utilisés en fonction du rôle et des besoins spécifiques des individus.
Comité de pilotage
RôleLe comité de pilotage joue un rôle central dans la gouvernance du projet en veillant à son alignement avec les objectifs initiaux. En favorisant la communication entre les acteurs et en maintenant un lien constant avec leurs environnements respectifs, il soutient l’avancement du projet dans une perspective de réussite collective.
Responsabilités
Autorité décisionnelle Ce comité est régulièrement tenu informé de l’évolution du projet et peut formuler des recommandations lorsque cela est requis.Composition du comité: ce comité est défini selon la nature et les besoins du projet: Direction et gouvernance
- Gestionnaire des politiques
- Représentant(e)s des bailleurs de fonds
- Représentant(e)s de la direction de l'établissement
- Copromoteur(-trice)s recherche et clinique
- Gestionnaire de portefeuille (si applicable)
Partenaires stratégiques et institutionnels- Représentant(e)s clés du projet (associations professionnelles, organismes clés, cliniques médicales, pharmacies, organismes communautaires, hébergement, hôpital, secteur privé, établissement d'enseignement, municipalité, etc.)
Équipe projet et opérationnelleCette couleur représente les particularités d'un projet SSA
Exercise
Vrai. Définir rapidement le cadre de gouvernance de votre projet dès la planification permet d’assurer une orientation claire avant le début des activités, ainsi qu’un suivi efficace et une collaboration optimale de toutes les personnes impliquées (parties prenantes) tout au long du projet.
Les membres de l’équipe apportent une connaissance concrète du terrain, des ressources et des contraintes techniques. Leur participation contribue à garantir la faisabilité des actions prévues et renforce leur engagement envers le projet. Toutefois, il est possible que l’équipe ne soit pas encore entièrement constituée à cette étape.
Particularité de la gouvernance d'un projet SSA La gouvernance de projet est largement documentée dans la littérature. L’Unité n’a pas la prétention de réinventer ce concept bien établi et largement utilisé dans l’écosystème de la gestion de projets. Toutefois, dans la mise en œuvre de projets s’inscrivant dans la démarche SSA proposée par l’Unité, certaines adaptations sont nécessaires afin de tirer parti de la nature apprenante propre à ce type d’initiative.
Objectifs de communication
Niveau micro Ce groupe se concentre sur le suivi des tâches assignées, le contrôle de la qualité et des délais ainsi que la communication des problèmes rencontrés. Rencontre Pour discuter des tâches en cours et les prochaines étapes, les problèmes rencontrés et les risques potentiels, la dépendances entre les activités et collecter la rétroaction pour d'éventuels ajustements afin de formuler des demandes de changement. Objectif de communication Ce qui doit être communiqué à l'équipe projet : transmettre l’information nécessaire au suivi des tâches, à la détection des problèmes et des risques, et à la coordination opérationnelle pour permettre les ajustements requis.
Processus de suivi et de contrôle et canaux de communication: des exemples
Fréquence
- Rencontres hebdomadaires
Canaux- Plateforme collaborative
- Messagerie instantanée
- Miro, Smartsheet, Ms Project, Teams, Zoom
OutilsChargé(e) de projet
Expert(e)s de contenu
Rôle de l'expert(e) de contenu en recherche Dans un projet SSA, il est fortement recommandé qu'un(e) professionnel(le) de recherche agisse à titre d'expert(e) de contenu en recherche afin de s'assurer de la rigueur scientifique du processus.
Bien que la fonction de chargé(e) de projet soit habituellement assumée par une seule personne, les projets en systèmes de santé apprenants fondés sur les données probantes bénéficient d’une approche complémentaire grâce à la mise en place d’une instance de consultation. La mobilisation conjointe d’expertises en gestion de projet (contenant) et d’expertises de contenu permet de mieux répondre à la complexité et à la nature interdisciplinaire de ces initiatives. RôleLe(la) chargé(e) de projet est la personne responsable de mener à bien un projet en respectant sa portée, son budget et ses délais. Cette personne coordonne les efforts de l'équipe et gère les interactions avec les parties prenantes pour atteindre les objectifs fixés. Responsabilités
- Soutenir le(la) promoteur(-trice) dans la complétion de la charte de projet
- Coordonner les rencontres avec les expert(e)s de contenu
- Coordonner les rencontres avec les copromoteur(-trice)s
- Se concentrer sur l’exécution, le respect des délais, du budget et des livrables
- Suivre les risques potentiels identifiés dans la charte de projet
- Compléter le formulaire de demande de changement
- Faire des suivis avec le(la) promoteur(-trice) et le comité de pilotage
- S'assurer de transmettre les décisions aux équipes et les recommandations aux instances décisionnelles
- Coordonner la clôture administrative
- Coordonner la rédaction du bilan de projet
- Mettre en place des activités pour soutenir, inspirer et autonomiser l'équipe projet, par exemple en dénouant les enjeux
- Fournir des outils de travail en gestion de projet
- Former les acteurs concernés à l'utilisation des outils
Autorité décisionnelle Formuler des recommandations pour identifier des enjeux rencontrésRôle de l'expert(e) de contenu du milieu Dans un projet SSA, il est préférable que ce rôle soit assuré par un(e) expert(e) de l'organisation ou un expert(e) de contenu afin de maintenir et de capitaliser les connaissances à l’intérieur de l’organisation.
Responsabilités
Autorité décisionnelle Formuler des recommandations au chargée de projet pour le bon déroulement du projet
Cette couleur représente les particularités d'un projet SSA
Les membres de l’équipe apportent une connaissance concrète du terrain, des ressources et des contraintes techniques. Leur participation contribue à garantir la faisabilité des actions prévues et renforce leur engagement envers le projet. Toutefois, il est possible que l’équipe ne soit pas encore entièrement constituée à cette étape.
L’information doit circuler de manière structurée au sein de votre équipe. Elle commence par une compréhension claire de la stratégie du projet, passe par la communication des résultats et des bénéfices attendus, descend vers le niveau opérationnel avec la transmission des livrables à produire, puis remonte régulièrement à travers des mises à jour sur l’avancement et les enjeux rencontrés, pour enfin revenir à la source avec la remise des livrables attendus. Pour privilégier les solutions déjà en place et favoriser la fluidité des échanges, les canaux de communication au sein de votre équipe doivent être choisi en fonction de:- la nature et de la fréquence des informations échangées;
- la préférence et le niveau de familiarité de l’équipe avec les technologies.
Exercise
Les membres de l’équipe apportent une connaissance concrète du terrain, des ressources et des contraintes techniques. Leur participation contribue à garantir la faisabilité des actions prévues et renforce leur engagement envers le projet. Toutefois, il est possible que l’équipe ne soit pas encore entièrement constituée à cette étape.
Objectifs de communication
Niveau macro Ce groupe se concentre sur des éléments de suivi du projet dont, s'il y a lieu, des livrables critiques (un livrable nécessaire à l'avancement du projet), le contrôle des enjeux et l'arbitrage des changements. Trois rencontres
- Début de projet: pour définir les stratégies, les objectifs (but) et les grandes lignes directrices (comment) du projet
- Milieu de projet: pour discuter de l'état d'avancement du projet par rapport aux objectifs stratégiques du projet, des indicateurs de performance et des changements nécessaires advenant des enjeux.
- Fin de projet: pour valider l'alignement des livrables avec l'objectif visé.
Objectif de communication Ce qui doit être communiqué au comité de pilotage: des informations claires et concises sur l’avancement, les enjeux et les changements pour soutenir l’alignement stratégique.Processus de suivi et de contrôle et canaux de communication: des exemples
Fréquence
- Approche trimestrielle pour un projet d'une année, avec des rencontres extraordinaires
Canaux- Courriel
- Réunion en présentiel
- Réunion en vidéoconférence
- Site web de l'organisation
- Bulletin d'information, infolettre
OutilsObjectifs de communication Types d’informations à transmettre, notamment l’avancement du projet, les risques et problèmes, les décisions importantes et les indicateurs de performance.
Canaux de communication Ils doivent être choisis en fonction de la nature et de la fréquence des échanges. Il convient également de prendre en compte des variables telles que les préférences et la familiarité avec la technologie afin de privilégier les solutions déjà existantes et d’éviter d’alourdir inutilement la fluidité des communications.
Fréquence des communications La fréquence des échanges doit s'adapter selon la taille, la complexité et le caractère critique du projet.
Objectifs de communication
Niveau micro Ce groupe se concentre sur le suivi rapproché des tâches, la gestion des risques opérationnels et la qualité des livrables. Rencontre Pour le suivi des tâches et des livrables, la gestion des problèmes opérationnels, la coordination avec les différences instances de l'équipe, l'ajustement du plan et la communication des risques devenus des enjeux avérés. Objectif de communication Ce qui doit être communiqué au(à la) chargé(e) de projet et aux expert(e)s : transmettre rapidement des informations précises sur l’avancement, la qualité et les risques pour faciliter la coordination et les ajustements opérationnels.
Processus de suivi et de contrôle et canaux de communication: des exemples
Fréquence
- Rencontres régulières
Canaux- Plateforme collaborative
- Messagerie instantanée
- Miro, Smartsheet, Ms Project, Teams, Zoom
OutilsSoutenir et guider l’implantation des changements en déployant les systèmes, processus et outils nécessaires pour faciliter chaque étape du changement, de l’identification du besoin à l’intégration durable des nouvelles pratiques. Les objectifs sont :
Gestion du changement
Renforcement des capacités
Développer et renforcer un milieu en soutenant un processus continu d’acquisition et de maintien des compétences, en mobilisant activement les nouvelles connaissances avec les parties prenantes.
Modèle du système de santé apprenant
Gestion et valorisation des données
Optimiser la compréhension et l’utilisation des données en mettant en place un processus précis de traitement et d’analyse des données qui permet de définir clairement les problèmes et les besoins réels, d’identifier les solutions possibles et de soutenir la prise de décision éclairée et fondée sur des faits démontrés plutôt que sur des perceptions. Il est essentiel d'assurer une gestion rigoureuse et sécuritaire des données en identifiant les variables et les sources pertinentes et en organisant, structurant, conservant et utilisant l’information de manière efficace et conforme aux politiques et réglementations. Cela permet de soutenir une prise de décision éclairée et de maximiser la valeur créée pour l’organisation.
Partenariat
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Mettre en place et soutenir des partenariats collaboratifs entre les parties prenantes, notamment les patientes et patients partenaires, la communauté, les équipes de recherche, le personnel professionnel de la santé et les décionnaires, afin d’appuyer efficacement la mise en œuvre d’un système de santé apprenant tenant compte des réalités de toutes les parties.
Un SSA est un écosystème de soins et services dynamique où les dimensions scientifiques, sociales, culturelles, technologiques, politiques et éthiques s’harmonisent et permettent d’intégrer aux pratiques courantes des cycles d’apprentissage continus entre l’action, les données et les connaissances dans le système, améliorant ainsi la valeur des soins de santé.
Plus précisément, le SSA met de l’avant l’intégration de quatre concepts essentiels à l’apprentissage continu d’un système :
Promoteur(-trice) de projet
Responsabilités
Il est généralement préférable que le(la) promoteur(-trice) soit une seule personne. Toutefois, dans le cadre d’un projet en système de santé apprenant (SSA), la mise en place d’un binôme associant deux expertises complémentaires représente une véritable plus-value.
Copromoteur(-trice) recherche
Rôle Le(la) promoteur (-trice) est la personne qui assume la responsabilité et l’imputabilité de l’initiation, de la gestion, du financement et de la supervision tactique ainsi que des résultats du projet. Cette personne joue un rôle clé de liaison stratégique entre l’équipe projet et l’organisation ou l’établissement porteur. En tant qu’instance décisionnelle, cette personne est chargée de trancher sur les orientations et décisions majeures liées au projet, selon son niveau d'autorité dans l'organisation.
Copromoteur(-trice) recherche Le rôle consiste à produire des savoirs afin de soutenir des décisions et des interventions fondées sur des données probantes. Il vise à établir et à communiquer une orientation de recherche alignée avec les objectifs organisationnels, tout en veillant sur la rigueur scientifique du projet. Ce rôle favorise également la mobilisation et le transfert des connaissances.
Copromoteur(-trice) clinique
Copromoteur(-trice) clinique Il s'agit d'un rôle clé dans l’implantation des savoirs ou des outils développés en collaboration avec son binôme recherche. Cette personne veille à ce que la mise en œuvre reste centrée sur les besoins des patient(e)s et cohérente avec les priorités cliniques et organisationnelles. Elle établit et communique l'orientation clinique, mobilise les connaissances et veille à la cohérence entre les objectifs de recherche et les objectifs cliniques. Elle s'assure de la mise en œuvre opérationnelle du projet en mobilisant les ressources disponibles sur le terrain.
Autorité décisionnelle
Cette couleur représente les particularités d'un projet SSA
Vrai. Ces partenariats, qui incluent notamment les patientes et patients partenaires, la communauté, les décisionnaires, les équipes de recherche et le personnel professionnel en santé et service sociaux, permettent de tenir compte des réalités, des expertises et des besoins de chacun. Il en résulte des décisions mieux informées et des actions plus pertinentes, dans une perspective d’amélioration des pratiques.
Exercise
Il est crucial de définir le cadre de gouvernance dès le début de la phase de planification du projet pour assurer une direction claire avant que les activités ne commencent et ainsi permettre un suivi efficace et une collaboration optimale tout au long du projet.
Approbation pour passer à l'étape suivante
Objectif du plan d'action Le plan d’action
Exemples de projets:
Caractéristiques essentielles d'un projet
Un objectif clair
Une organisation structurée (plan d'action)
Un début et une fin
Le projet n’est pas une activité permanente
Les rôles, les étapes et le calendrier
Il représente ce que l’on veut atteindre
Une gestion du risque
Des ressources limitées
Un résultat / livrable
Un projet vise toujours la production d’un livrable conçu pour répondre à l’objectif défini au départ
Un projet implique toujours un niveau de risque et d’apprentissage
L'équipe, le budget et le temps
Définir les besoins prioriraires avec le milieu d'abord
Avant d'établir la gouvernance de la gestion de votre projet SSA, rappelez-vous la première étape du processus de gestion de projet: l'initiation.
Dans cette phase d’initiation, un outil appelé la prédemande peut être utilisé. Il consiste à présenter le projet de manière succincte et préliminaire. Cet outil permet une présélection basée sur la priorité, l’intérêt et la faisabilité du projet, évitant ainsi la rédaction d’un dossier complet si le projet n’est pas éligible.
À cette étape, il peut être utile de former un comité d'orientation.
La gouvernance d’un projet est le cadre qui définit rôles, responsabilités et processus, permettant de prendre des décisions efficaces et d'assurer la coordination et le suivi du projet. En pratique, la gouvernance inclut :
Les membres de l’équipe apportent une connaissance concrète du terrain, des ressources et des contraintes techniques. Leur participation contribue à garantir la faisabilité des actions prévues et renforce leur engagement envers le projet. Toutefois, il est possible que l’équipe ne soit pas encore entièrement constituée à cette étape.
Objectifs de communication
Niveau méso Ce groupe se concentre sur le contrôle des budgets et des ressources, tout en veillant au suivi des bénéfices attendus et à la validation des décisions stratégiques. Rencontre Pour communiquer l'avancement et la synthèse des progrès, les bloquants nécessitant l'arbitrage, les risques et le suivi des budget et des ressources. Objectif de communication Ce qui doit être communiqué aux promoteur(-trice)s: des informations claires et régulières sur l’avancement, les risques et les ressources pour soutenir les décisions stratégiques.
Processus de suivi et de contrôle et canaux de communication: des exemples
Fréquence Rencontres mensuelles ou à chaque jalon important ou en cas de décision stratégique (revue des risques tous les trois mois) Canaux
- Courriel
- Réunion
- Document partagé (Intranet, google drive)
OutilsLa gouvernance d'un projet, c’est le cadre qui permet que le projet soit dirigé de manière cohérente, transparente et alignée sur ses objectifs.
Objectif de la charte de projet La charte de projet
Équipe projet multisectorielle (incluant un(e) patiente partenaire)
RôleGroupe de personnes qui réalisent les activités du projet dans le respect des budgets et des échéanciers. La contribution peut être ponctuelle pour des livrables spécifiques ou d'une durée plus longue. Responsabilités
- Participer à la rencontre de lancement du projet
- Participer à la planification des activités du projet
- Fournir une expertise technique, fonctionnelle ou expérientielle
- Par l’expertise expérientielle, le projet s’appuie sur une perspective transversale centrée sur les besoins, préférences et priorités des patient(e)s, tout en aidant à mettre en lumière les irritants, les zones d’ombre et les leviers d’amélioration au sein des pratiques
- Signaler les risques
- Mettre à jour l'avancement de ses tâches
- Produire les livrables
- Collaborer pour résoudre les conflits
Autorité décisionnelleFormuler des recommandations auprès de son expert de contenuComposition de l'équipeL’équipe projet doit rassembler l’ensemble des expertises nécessaires à la réalisation du projet et à l’atteinte de ses objectifs, tout en respectant les principes directeurs d’un projet SSA. Il est donc pertinent d’inclure, au sein de l’équipe ou à titre de contributeurs externes, des spécialistes en implantation, en amélioration continue, en mesure d’impact et, au besoin, en mise à l’échelle, etc.Cette couleur représente les particularités d'un projet SSA
Les membres de l’équipe apportent une connaissance concrète du terrain, des ressources et des contraintes techniques. Leur participation contribue à garantir la faisabilité des actions prévues et renforce leur engagement envers le projet. Toutefois, il est possible que l’équipe ne soit pas encore entièrement constituée à cette étape.
Objectif de l'exécution du projet L'exécution
Le comité d’orientation
RôleLe comité d’orientation guide les choix stratégiques dans la sélection des projets, en fournissant un encadrement à la planification, conformément aux exigences du bailleur de fonds. Il veille à ce que les projets soient alignés sur les objectifs organisationnels, financiers et opérationnels définis par les orientations stratégiques. Pour soutenir son rôle, ce comité peut s'appuyer sur la création de comités consultatifs chargés d'alimenter la réflexion et de contribuer à l'identification des véritables priorités dans la pratique.Responsabilités
- Valider des priorités
- Évaluer des propositions (le comité d'orientation pourrait désigner un comité de sélection chargé d'évaluer et de sélectionner les projets répondant aux critères d’admissibilité et alignés sur les priorités établies)
- Suggérer des ajustements en fonction du contexte et des contraintes
- Assurer des liaisons avec des instances décisionnelles
Autorité décisionnelle- Approuver les projets
Composition du comitéCe comité est défini selon la nature de l'enveloppe budgétaire et de la structure de l'organisation. Il regroupe les gens suivants:Cette couleur représente les particularités d'un projet SSA