Rapport d'enquête Itinérant.e.s

ÉTAT DES LIEUX DE L’ITINÉRANCE PARMI LES ARCHIVISTES :

LES PÉRÉGRINATIONS DES NOMADES

let's go

| INTRODUCTION

Sommaire

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| SOMMAIRE

Introduction : voyage dans le monde des itinérants

Panorama des services itinérants

Cadres d’intervention des itinérants

Relations avec les structures bénéficiant des prestations d’archivage

Organisation des services itinérants

Les effectifs au sein des services itinérants

Archivistes itinérants mais pas que …. des spécificités à découvrir

Conclusion : cap vers de nouveaux horizons !

Annexes

Sommaire

Sommaire

Panorama des services itinérants

Structures employant des archivistes itinérants

Création des services itinérants

| Panorama des services itinérants

Sommaire

Dans cette première partie nous présenterons les différents types de structures qui ont des services d’archives itinérants, ainsi que leur date de création.

Structures employant les itinérants

• 5 communautés d’agglomération
• 8 communautés de communes
• 1 métropole
• 1 syndicat intercommunal à vocations multiples (SIVOM)

Pour les EPCI :

• Une association loi 1901
• Une société publique locale (SPL)
• Une coopérative d’activité et d’emploi (CAE)
• Une commune nouvelle
• Deux services d’Archives départementales

Autres :

41

15

| Panorama des services itinérants

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Création des services itinérants

Les services d’archives itinérants apparaissent à partir des années 1980, créés majoritairement par les CDG. Leur nombre connaît une forte progression dans les années 2000.

À partir des années 2010, période marquée par le renforcement des compétences des EPCI, ces derniers développent à leur tour leurs propres services.

Sommaire

Cadres d’intervention des itinérants

Périmètres géographiques d’intervention

Les prestations proposées

| Cadres d’intervention des itinérants

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Périmètres géographiques d’intervention

Le principal territoire d’intervention des archivistes itinérants reste le département

Echelle Nationale

Quelques structures couvrent l’ensemble du territoire :

EPCI

L'action se limite logiquement à leur propre périmètre.

• Une association,
• une coopérative d’activité et d’emploi ,
• une entreprise

Multi-départementales (limitrophes)

Exception ! une communauté de communes intervient également dans une commune en dehors de son territoire de compétence.

L’association intervient également dans les DROM-COM.

Assurées principalement par des archivistes indépendants.

| Cadres d’intervention des itinérants

Sommaire

Les prestations proposées

71 structures proposent un panel varié de prestations afin de répondre aux besoins croissants en matière d’archivage papier, de gestion des données et d’accompagnement.

Info

| Cadres d’intervention des itinérants

Sommaire

Classement des archives papier

Élimination de masse

Formation des agents/élus

Maintenance / suivi annuel

Formation d'un référent archives/archiviste

Récolement réglementaire post électoral

Accompagnement dans l’aménagement de locaux

Accompagnement à la gestion de l’information

Accompagnement à la gestion des documents numériques

Valorisation

Accompagnement à la mise en place d’un SAE

Autres

Sommaire

RELation avec les structures bénéficiant des prestations d’archivage

Les modalités de coopération

Les tarifs pratiqués

| RELATIONS AVEC LES STRUCTURES BÉNÉFICIANT DES PRESTATIONS D’ARCHIVAGE

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Les modalités de coopération

Contrats d’adhésion ou de prestation

Devis

Contrats de travail

Parmi les 71 structures ayant répondu, 37 établissent des devis :

Parmi les 71 structures ayant répondu, 50 établissent des contrats ou conventions (d’adhésion ou de prestations) :

6 structures recourent à des formes contractuelles telles que le CDD ou la mise à disposition pour proposer leurs prestations :

• 23 CDG,
• 3 EPCI,
• 4 entreprises,

• 4 indépendants,
• 3 «Autres».

• 1 entreprise,
• 4 «Autres».

• 35 CDG,
• 10 EPCI

• 3 CDG,
• 2 «Autres»

• 1 indépendant

Parmi les EPCI, 5 élaborent une convention ou un contrat dans le cadre d’un schéma de mutualisation.

| RELATIONS AVEC LES STRUCTURES BÉNÉFICIANT DES PRESTATIONS D’ARCHIVAGE

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Les tarifs pratiqués

Sur 71 structures interrogées, 69 proposent des prestations tarifées aux collectivités. Seules deux EPCI se distinguent en n’appliquant aucune facturation pour leurs interventions.

Le mode de calcul du tarif se fait selon 2 logiques principales :

• Le coût salarial : il inclut le salaire brut de l’agent ainsi que les charges sociales associées.
• Les charges et frais annexes : ils regroupent notamment les frais de déplacement, de repas, d’hébergement, l’utilisation de matériel ou de véhicules, les licences logicielles, ainsi que les charges transversales liées à l’administration, la gestion ou la comptabilité.

+ info

Pour plus de détails :

| RELATIONS AVEC LES STRUCTURES BÉNÉFICIANT DES PRESTATIONS D’ARCHIVAGE

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Les tarifs pratiqués

Tarif à la journée

Tarif à l’heure

Parmi les 71 structures recensées, seuls les EPCI et les CDG (soit un total de 14) proposent ce type de tarification. Le tarif le plus bas étant de 19€64 et le plus élevé est de 79€ mais la majorité des tarifs pratiqués se situe dans une fourchette moyenne comprise entre 40 et 50€ de l’heure.

Sur les 71 structures, 46 proposent ce tarif. Les tarifs vont de 134€ à 400€. Les montants les plus fréquents se situent entre 280 et 350 €/jour.

Tarif à la demi-journée

Sur les 71 structures analysées, seules 2, toutes deux des CDG, proposent ce type de tarification, avec une moyenne d’environ 240 € par demi-journée.

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Organisation des services itinérants

La place des itinérants dans la structure

Partenaires des itinérants : responsables et assistants

| Organisation des services itinérants

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La place des itinérants dans la structure

La position des archivistes itinérants dans l’organigramme varie selon les structures.

Seules 6 sur 71 constituent un pôle archives en soi :

• 4 CDG,
• 2 au sein d’un EPCI.

Rattachement aux moyens généraux

Rattachement à un pôle administratif

Rattachement à un pôle numérique et informatique

Rattachement aux ressources humaines

Rattachement au DGS/DGA

Parmi les 71 structures ayant répondu, 23 services d’archives sont rattachés au DGS ou au Directeur Général Adjoint (DGA) :

Parmi les 71 structures ayant répondu, 18 services d’archives sont rattachés à un Pôle (secrétariat, comptabilité, appui aux collectivités) :

Parmi les 71 structures ayant répondu, 3 services d’archives sont rattachés aux Moyens Généraux :

Parmi les 71 structures ayant répondu, 5 services d’archives sont rattachés au Pôle numérique et informatique :

Parmi les 71 structures ayant répondu, 3 services d’archives sont rattachés au ressources humaines :

• 12 CDG,
• 7 EPCI,
• 2 entreprises,
• 2 « Autres ».

• 4 CDG,
• 1 EPCI.

• 13 CDG,
• 5 EPCI.

• 2 CDG,
• 1 EPCI.

• 2 CDG,
• 1 EPCI.

| Organisation des services itinérants

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Partenaires des itinérants : responsables et assistants

Le responsable est-il archiviste itinérant ?

Le service d’archives itinérant a-t-il un assistant ?

Parmi les 71 structures qui ont répondu, 30 services itinérants disposent d’un chef également itinérant :

Sur les 71 structures ayant répondu, 20 emploient un assistant de coordination, tandis que 47 n’en disposent pas.

• 21 en CDG,
• 7 en EPCI,
• 2 en entreprises

Sommaire

effectifs au sein des services itinérants

Le nombre d’archivistes par service

Les types de contrats

| Les effectifs au sein des services itinérants

Sommaire

Le nombre d’archivistes par service

1 seul archiviste

Plus de 10 archivistes

Les données des graphiques ci-dessous ne prennent pas en compte la taille des structures ou le périmètre d’intervention que les itinérants parcourent. Prendre ces données en compte demanderait un travail plus approfondi qui pourrait faire l’objet d’une autre étude…

2 à 4 archivistes

5 à 10 archivistes

| Les effectifs au sein des services itinérants

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Les types de contrats

Statut des archivistes itinérants hors indépendants

Temps de travail : temps plein, temps partiel

La majorité des archivistes ayant répondu exercent leur métier sur un temps plein.

Dans le secteur public, les archivistes relèvent de trois statuts : fonctionnaires titulaires de la fonction publique territoriale, agents contractuels en CDD et agents en CDI. Dans le secteur privé, les archivistes sont en CDD ou en CDI.

Les indépendants, ainsi que d’autres structures (un CDG, un service d’Archives départementales, une métropole), n’ont pas répondu à cette question.

Sommaire

Archivistes itinérants mais pas que… ...des spécificités à découvrir

let's go

| Archivistes itinérants mais pas que…. des spécificités à découvrir

Sommaire

Plusieurs répondants ont mis en avant des spécificités organisationnelles propres à leur service ou à la fiche de poste de l’archiviste itinérant. Ces particularités montrent la diversité des configurations existantes et l’adaptabilité de ces professionnels aux besoins variés des structures.

Gestionnaire des archives de sa propre structure

Groupement de commandes

Président de salle de lecture

Gardien des données

Organisation collégiale

Numérisation

Ecrivain à ses heures

Projectionniste

Sommaire

CONCLUSION

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| CONCLUSION

Sommaire

Sommaire

Annexes

Le questionnaire diffusé

Lien vers les sites internets de l'AAF et du blog GT

| ANNEXES

Sommaire

Le questionnaire diffusé

| ANNEXES

Sommaire

Lien vers les sites internets de l'AAF et du blog du GT

Formation des agents/élus

Sur 71 structures ayant répondu, 59 proposent cette prestation

Récolement réglementaire suite aux élections municipales/intercommunales

Sur 71 structures ayant répondu, 52 proposent cette prestation

Numérisation

Dans une équipe d’archivistes itinérants, un archiviste n’allant pas sur le terrain s’occupe uniquement de la numérisation des documents.

Président de salle de lecture

Dans une structure, un archiviste accueille du public dans une salle dédiée et répond aux demandes des particuliers au sein d’un organisme public.

• 1 en CDG,
• 1 au sein d’un EPCI,
• 2 en entreprises.

4 services d’archives emploient plus de 10 archivistes

Plus de 10 archivistes

Archiviste proposant un groupement de commandes

Un CDG propose des prestations de reliure et de restauration des documents administratifs et d'état civil qui s’accomplissent via un groupement de commandes

Gardien des données

Dans certaines structures, l’archiviste exerce également des missions en lien avec la protection des données personnelles, en occupant la fonction de Délégué à la Protection des Données (DPD) ou Data Protection Officer (DPO). Ainsi ce sont 13 organismes qui proposent ces missions : 11 sont des CDG et 2 des EPCI. Un service regroupe même à la fois Système d’information (SI) et Archives selon cette organisation : un chef de service informaticien, deux archivistes itinérants, deux techniciens, deux délégués (non itinérants) à la protection des données et une secrétaire à temps partiel.

Maintenance / suivi annuel du classement des archives

Sur 71 structures ayant répondu, 58 proposent cette prestation

Formation d'un agent de la structure en tant que référent archives/archiviste

Sur 71 structures ayant répondu, 56 proposent cette prestation

• 15 en CDG,
• 1 au sein d’un EPCI,
• 2 en entreprises.

18 services d’archives emploient 5 à 10 archivistes

5 à 10 archivistes

Valorisation des fonds d’archives

Sur 71 structures ayant répondu, 27 proposent cette prestation

Accompagnement à la gestion des documents numériques

Sur 71 structures ayant répondu, 45 proposent cette prestation

Projectionniste

Un archiviste s’occupe des documents iconographiques ainsi qu’audiovisuels au sein d’une association dédiée : fonds filmiques, photographiques et vidéographiques.

Classement des archives papier

Sur 71 structures ayant répondu, 70 proposent cette prestation

Accompagnement dans l’aménagement de locaux

Sur 71 structures ayant répondu, 50 proposent cette prestation

Ecrivain à ses heures

Un archiviste est également biographe

Accompagnement à la mise en place d’un Système d’Archivage Électronique (SAE)

Sur 71 structures ayant répondu, 9 proposent cette prestation

• 5 en CDG,
• 9 au sein d’un EPCI,
• 1 en entreprise,
• 3 sont indépendants,
• 1 est dans la catégorie « Autres ».

Parmi les 71 structures ayant répondu, 19 services d’archives n’emploient qu’1 archiviste itinérant :

1 seul archiviste

Concernant la partie « Autres », certaines structures proposent des prestations moins conventionnelles :

• Conseils en conservation préventive, traitements curatifs, restauration (association),
• Accompagnement à la numérisation (association, CDG),
• Mise en conformité par rapport au Règlement général sur la protection des données (RGPD) (CDG),
• Conseils en ressources humaines : aide au recrutement d’un archiviste, aide à la rédaction de la fiche de poste (CDG),
• Accompagnement dans les versements aux Archives départementales ou aux Archives municipales ou aux Archives intercommunales (entreprises, EPCI).

AUTRES

Élimination de masse

Sur 71 structures ayant répondu, 64 proposent cette prestation

Gestionnaire des archives de sa propre structure

Dans certaines structures, les archivistes partagent leur temps entre des missions d’accompagnement auprès des collectivités et des actions sur les archives internes de la structure employeuse. Parmi ces structures, 9 CDG et 2 EPCI mentionnent la gestion de leur fonds interne.

Accompagnement à la gestion de l’information

Sur 71 structures ayant répondu, 46 proposent cette prestation

• 20 en CDG,
• 5 au sein d’un EPCI,
• 2 dans la catégorie « Autres ».

27 services d’archives emploient 2 à 4 archivistes

2 à 4 archivistes

Organisation collégiale

Un service archives d’un CDG précise qu’il n’a pas de chef de service, et donc que son organisation est collégiale. Il précise également que les archivistes sont tout aussi bien itinérants, DPO et chargés des archives propres à leur organisme.