Solicitudes contractuales

Empezar

Objetivo

Conoce cómo generar correctamente los Requerimientos Contractuales dirigidos a los canales de Venta y a los Contratistas de Transporte, cuando se presenten posibles incumplimientos o situaciones específicas relacionadas con sus obligaciones contractuales.

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1. Ingresar a la herramienta

Para ingresar, entra a SAIA o busca el siguiente enlace:

https://inter-rapidisimo.netsaia.com/views/login/login.php

2. Escribe tu usuario y contraseña, y haz clic en “ingresar”.

1. ¿Cómo puedes radicar tu solicitud?

Al entrar verás la pantalla “Mis tareas”, donde tienes tu agenda y el calendario. Para radicar una solicitud documental:

• Haz clic en “+nuevo”.

• Elige “Solicitudes de Requerimientos Contractuales”.

• Selecciona “Iniciar flujo”.

Al hacer clic en “Solicitud de Requerimiento Contractual”, se abrirá el formulario. Llenalo así:

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Haz clic en “Continuar” para radicar el formato.

Al radicar tu solicitud, verás el registro del formato así:

En la ventana de actividad:

• Marca el check para crear el formato.
• Selecciona “Solicitud radicada”.
• Haz clic en “Ejecutar”.
• Luego se generará la actividad “Revisión y Asignación”.

Para ver historial, soportes y comentarios, haz clic en “Proceso”.

2. Revisión y asignación

Tiempo de gestión: 1 día

• Los responsables verán la tarea en su calendario como “Revisión y Asignación” (color amarillo). Para gestionarla:

• Haz clic en “Asignarme”.

Si la información está incompleta: Selecciona “Información incompleta” para devolverla al solicitante.

3. Devolución al solicitante

Tiempos de gestión: 2 días

Si te devuelven la solicitud:

• Verás la tarea “Devolución al Solicitante” (amarillo).
• Al seleccionar la opción asignarme, el flujo será remitido a quién realizó la solicitud.
• Carga los soportes dentro del plazo.

Si no corriges a tiempo, Defensoría puede cancelar el flujo.

Cuando todo esté corregido: Selecciona “Información completa”.

4. Elaboración Requerimiento Contractual

Tiempos de gestión: 3 días

En esta actividad debes llenar el formato Requerimiento Contractual. Es obligatorio.

Incluye:

• Datos iniciales
• Ciudad de creación
• ID o código del contrato
• Cargo
• Nombre del destinatario (persona natural o jurídica)
• Nombre del funcionario que diligencia

• Dirección
• Ciudad
• Teléfono
• Hechos del requerimiento (qué pasó exactamente)

• Dirección de destino
• Nombre de quien prepara la solicitud
• Correo del aliado

Al radicarlo, verás el registro del formato.

Cuando el documento está radicado, deberás hacer clic en el botón azul con flecha para solicitar la aprobación del encargado responsable de revisar el requerimiento elaborado.

Cuando el documento esté listo:

• Haz clic en el botón azul: solicitar aprobación.
• Ingresa el nombre del aprobador.
• Selecciona “Visto Bueno Visible”, supervisión de Defensoría.
• Guarda.

Ajusta la fecha según los tiempos de la actividad. La revisión y aprobación debe hacerse en máximo 2 días, según el manual, para asegurar que el proceso y los ANS se cumplan correctamente.

Para aprobar:

• Clic en el botón azul con flecha
• Luego clic en el botón verde (pulgar arriba)

Después selecciona al responsable del siguiente paso:

• Personal asignado
• O escalado a Subgerencia cuando es la Casa Matriz o las Direcciones Jurídicas Regionales en los casos de Medellín y Barranquilla, si aplica.
• Finalmente, haz clic en “Ejecutar”.

5. Revisado y aprobado

Tiempo de gestión: 2 días

La persona responsable válida:

• Estructura del documento
• Contenido y cumplimiento de requisitos

Si hay novedades:

• Selecciona “Documento incompleto” (vuelve a la etapa anterior).

Si está todo bien:

• Selecciona “Documento completo y a conformidad”

El responsable del cargue:

• Adjunta el Requerimiento Contractual.
• Adjunta soportes de notificación.
• Registra comentarios.
• Hace clic en “Continuar”.

6. Cargar y notificar Requerimiento Contractual

Tiempo de gestión: 2 días

Selecciona la opción correcta según la actuación del aliado:

1. Si se solicita la ampliación del término: desarrolla la actividad correspondiente a la siguiente acción.
2. Al seleccionar la acción “Emite respuesta sin ampliación” y no es canal de venta: se ejecutará la decisión de ANS por parte de Defensoría.

3. Al seleccionar la acción “Emite respuesta sin ampliación” y sí es canal de venta: pasa a revisión por parte de Defensoría para la emisión de su concepto. 4. Al seleccionar la acción “No emite respuesta ni solicita ampliación”: el proceso de Defensoría elaborará el respectivo concepto jurídico.

Luego, haz clic en “Ejecutar”.

7. Ampliar el término de respuesta

Tiempo de gestión: 2 días

Una vez el aliado solicite el plazo adicional, se otorgará un término igual al inicial.

8. Elaboración de concepto jurídico

Tiempo de gestión: 5 días

El funcionario analiza el caso y determina si hubo responsabilidad o no. Este concepto se comunica al solicitante por oficio o comunicado. Una vez culminado el debido proceso y evaluados los soportes, se traslada el caso para que se adelante la gestión o determinación correspondiente, la cual deberá ser aprobada por la Dirección.

9. Revisar y tomar Decisión de ANS

Tiempo de gestión: 5 días

Evalúa el requerimiento según el ANS:

• Tiempos
• Condiciones
• Especificaciones

Define si se aprueba o si requiere ajustes.

10. Revisión de Defensoría de Canales de Venta

Tiempo de gestión: 5 días

Si el aliado es canal de venta y respondió con inconformidad:

• Defensoría registra el reclamo
• Verifica información
• Emite respuesta
• La remite al área de requerimientos para cargarla al flujo

11. Remitir concepto al solicitante

Tiempo de gestión: 5 días

Una vez tengas listo el concepto jurídico, remítelo al solicitante. A partir de esto, el solicitante deberá notificar al canal de venta correspondiente para que, dentro de los plazos establecidos, tome la decisión que corresponda o allegue los soportes que considere pertinentes en su defensa.

Este paso garantiza una comunicación clara, transparente y oportuna. Opciones dentro del flujo:

• No se allega soporte de cumplimiento: Pasa a “Determinar la medida correctiva”.
• Se adjunta soporte de cumplimiento: Pasa a “Verificar soporte”.

12. Determinar la medida correctiva

Tiempo de gestión: 2 días

Se revisa la documentación adjunta en el flujo y, si aún no se cuenta con el soporte de cumplimiento de la notificación, se define la medida correctiva correspondiente. Esta acción permite cerrar el incumplimiento, mantener el proceso en regla y avanzar con seguridad, siempre acorde con los tiempos establecidos por el proceso.

13. Verificar soporte

Tiempo de gestión: 2 días

Valida que el apoyo documental:

• Acredite la notificación
• Cumpla requisitos formales
• Tenga fecha correcta

Si es válido, continúa el proceso. Si no, se solicita corrección.

14. Archivar

Tiempo de gestión: 1 día

Organiza y guarda todos los documentos generados en el historial del aliado.

Si seleccionas “Se archiva la documentación”, el flujo finaliza

Para cerrar completamente:

• Selecciona “Documento divulgado”
• Haz clic en “Ejecutar”

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Hechos que motivan el requerimiento

Describe con claridad modo, tiempo y lugar:

• Modo: cómo ocurrió (procedimientos, acciones u omisiones).
• Tiempo: cuándo ocurrió (fecha y hora aproximada).
• Lugar: dónde ocurrió (dirección o área específica).

Esta descripción contextualiza la situación y justifica el requerimiento.

Lugar de ejecución del contrato: Selecciona municipio, departamento o ciudad donde se ejecuta.

Racol: Elige la RACOL a la que pertenece el aliado.

Tipo de tercero: Selecciona a quién haces el requerimiento PAMI Contratistas Agencia Comercial.

ID y/o código de contrato: Si es aliado, escribe su ID. Si es contratista, escribe el código del contrato.