Guía de Recomendaciones y Buenas Prácticas
GESTIÓN DE PROYECTOS DE EXTENSIÓN
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Introducción
¿QUÉ BUSCA LA GUÍA?
PRESENTACIÓN
Orientar a quienes intervienen en el ciclo de vida de los proyectos de Extensión y fortalecer la gestión de los proyectos de Extensión en todas sus fases, con el respaldo normativo y metodológico de la División de Extensión de la Sede Bogotá (DEB).
La EXTENSIÓN es uno de los ejes misionales —junto con la Formación y la Investigación— de la Universidad Nacional de Colombia. Se concibe como el vínculo dinámico entre el conocimiento de la academia y las necesidades o complejidades de la sociedad.
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Introducción » Justificación
Esta guía, elaborada por el Equipo de Gestión de Riesgos de la DEB, fortalece los lazos con las FIC y reafirma el compromiso con el PIMRE, ofreciendo insumos que apoyen la gestión y ejecución de proyectos de Extensión. Hace parte de las estrategias de prevención, formación y divulgación, articulada con la iniciativa DEB a las FIC, promoviendo mejores prácticas en Facultades, Centros e Institutos.
Introducción » Objetivos
Brindar insumos, y recomendaciones para la buena gestión y desarrollo de los proyectos de Extensión de la Universidad Nacional de Colombia.
Presentar insumos, herramientas y metodologías clave para la Gestión de Proyectos.
Ofrecer pautas generales para la Gestión de Proyectos de acuerdo con sus etapas.
Título
Título
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UNO
DOS
Subtítulo
Subtítulo
Explicitar las pautas generales para la gestión de riesgos en los proyectos de Extensión.
Compartir casos de éxito en la gestión de proyectos de Extensión en la UNAL.
Título
Título
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TRES
CUATRO
Subtítulo
Subtítulo
Introducción » Índice
5. Glosario
4. Preguntas frecuentes
2. Pautas por etapa del ciclo del proyecto
3. Marco integral para la gestión de riesgo
1. Insumos para la gestión de proyectos
1. Insumos para la gestión de proyectos
1.1 Generalidades de la Extensión
1.2 Herramientas y metodologías
1. Insumos para la gestión de proyectos » 1.1. Generalidades de la Extensión
A. Estructura de la extensión
La información consignada a continuación es tomada del Acuerdo 036 de 2009. Documento que rige los procesos de Extensión en la Universidad Nacional de Colombia. Actualmente este acuerdo se encuentra en proceso de revisión y actualización.
B. Funciones de los Cuerpos Colegiados en cada Facultad
C. Modalidades de extensión
Acuerdo 036 de 2009
D. Sistemas de información (Hermes y QUIPU)
1.1. Generalidades de la Extensión » A. Estructura de la Extensión
La extensión en la Universidad Nacional, contempla en su estructura dependencias y cuerpos colegiados en los distintos niveles (nacional, sede y facultad). Todos y cada uno se articulan de modo que sea posible la gestión de los proyectos.
NIVEL NACIONAL
CUERPOS COLEGIADOS
CSU
Consejo Académico
Comité de vicerrectores
Comité Nacional de Extensión
Comité del Fondo de Riesgos para la Extensión
Comité del Fondo Nacional de Extensión Solidaria
Comité Nacionalde PI
DEPENDENCIAS
Rectoría
Oficina Jurídica Nacional
Editorial
ORI
GNFA
Unimedios
Vicerrectoría de Investigación
Dirección Nacional de Extensión
NIVEL SEDE
CUERPOS COLEGIADOS
Consejo de Sede
Comité de Extensión de Sede
Consejo de Centro o Instituto de Sede
Comité de PI
DEPENDENCIAS
Vicerrectoría de Sede
Dirección de Extensión de Sede
Oficina Jurídica de Sede
Dirección de Sede de Presencia Nacional
Dirección Administrativa de Sede
Unidad de Gestión Tecnológica
Centro o Instituto de Sede
NIVEL FACULTAD
CUERPOS COLEGIADOS
Consejo de Facultad
Comité de Extensión de Facultad
Comité Asesor de Programa Curricular
DEPENDENCIAS
UAB
Decanatura
Vicedecanatura o Dirección de Extensión de Facultad
Vicedecanatura o Dirección de Bienestar de Facultad
Director de proyecto
Director de Programas Curriculares
Docente
1.1. Generalidades de la Extensión » B. Funciones de los Cuerpos Colegiados
Vicedecanatura de investigación y extensión
01
En las distintas facultades de la sede se desarrolla gran parte de las actividades relacionadas con la gestión de proyectos de extensión.
Por ello, es fundamental comprender las funciones de las dependencias, actores y cuerpos colegiados que participan directamente en estos procesos.
A continuación, se presentan algunas de sus principales funciones:
STEP
02
Comité de Extensión de Facultad
STEP
Consejo de facultad
03
STEP
Decanatura
04
1.1. Generalidades de la Extensión » B. Funciones de los Cuerpos Colegiados
STEP
STEP
Unidad Académica Básica
Director
01
04
STEP
STEP
Unidad Administrativa
02
Centro o Unidad de Extensión
05
STEP
Oficina Jurídica
STEP
Unidad de Gestión Documental y/o archivo
03
06
1.1. Generalidades de la Extensión » C. Modalidades de la Extensión
Las modalidades en las que se estructura la Extensión definen los lineamientos para la gestión y ejecución de los proyectos y responden a las necesidades de diversos contextos sociales. A continuación, se presentan las nueve modalidades establecidas en el Acuerdo 036 de 2009:
Servicios académicos
Servicio docente asistencial
Servicios de educación
Proyectos de creación artística
Educación continua y permanente
Prácticas y pasantías
Extensión solidaria
Proyectos de cooperación Int/nal.
Participación en Proyectos de Innovación y Gestión Tecnológica
1.1. Generalidades de la Extensión » D. Sistemas de información
En la Universidad Nacional de Colombia, los sistemas de información son herramientas fundamentales para la gestión eficiente de los proyectos y los recursos institucionales. Entre ellos, se destacan Hermes Extensión y Quipu, dos sistemas de información que apoyan la planeación, ejecución y control de actividades académicas, administrativas y financieras. Ambos sistemas contribuyen al fortalecimiento de la transparencia y la organización de los proyectos.
QUIPU
HERMES
1.2. Herramientas y metodologías
Varias herramientas y metodologías han sido desarrolladas con el objetivo de contribuir con la correcta y eficaz gestión de los proyectos. Identificar las características y las funciones de estas herramientas permite establecer, de manera estratégica, en qué etapa del ciclo de vida del proyecto pueden resultar más apropiadas o útiles.
Para conocer más de estos mecanismos, consulta nuestra guía formato PDF página 13.
1.2. Herramientas y metodologías
EJEMPLOS:
Estructura de desglose del producto
Mapa de flujo de valor
2. PAUTAS POR ETAPA DEL CICLO DEL PROYECTO
2. Pautas por etapa del ciclo del proyecto
La gestión de proyectos integra la planificación, ejecución y control de recursos para cumplir objetivos y plazos, garantizando transparencia y uso eficiente. A continuación, se presentan los aspectos clave de cada etapa:
2.1 Búsqueda de oportunidades
2.3 Legalización
2.5 Liquidación
2.2 Formulación
2.4 Ejecución
Búsqueda de oportunidades
2.1. Búsqueda de oportunidades
Conocimiento de la oportunidad o posibilidad de formulación y ejecución de proyecto
Los proyectos de Extensión surgen de cuatro fuentes principales:
En esta fase se reconocen las oportunidades para desarrollar proyectos de extensión y se determina si son viables para formular y ejecutar dentro de la Universidad Nacional.
Para identificar si un proyecto es viable para formular y ejecutar se debe:
2.1. Búsqueda de oportunidades
Pautas para la negociación previa a la formulación
Concursos de mérito o licitaciones
En el proceso de gestión de la prospección de proyectos, es común que hayan acciones o se generen situaciones, por parte de las entidades, que, con el fin de avanzar a la etapa de formulación y legalización del proyecto, requieran especial atención y trabajo de detalle. A continuación, un par de elementos a tener en cuenta.
Presentación de experiencia e idoneidad
LECCIÓN APRENDIDA
Formulación
2.2. Formulación
En esta etapa se estructura el proyecto con base en la información técnica, financiera y jurídica recopilada en la fase anterior. La formulación busca traducir la viabilidad del proyecto en un plan concreto, con objetivos claros, presupuesto coherente, estrategias de ejecución y gestión de riesgos definidas. Su adecuada elaboración garantiza la eficiencia durante la ejecución y el cumplimiento de los compromisos adquiridos con la entidad contratante.
2.1 Aspectos técnicos
2.2 Aspectos financieros
2.3 Aspectos logísticos
2.4 Aspectos administrativos
2.5 Matriz de Riesgos
2.6 Etapa de Formulación
2.2. Formulación » 2.1. Aspectos técnicos
Analizar los requerimientos y necesidades de la entidad, definiendo objetivos, actividades y productos del proyecto. Se establecen fases, entregables y el equipo de trabajo necesario, asegurando la claridad técnica y la coherencia entre los recursos humanos y los resultados esperados. Aspectos a tener en cuenta: - Revisar a deralle los requerimientos y necesidades de la entidad.
- Determinar la factibilidad en el alcance de los objetivos y en el cumplimiento con productos parciales y finales.
- Dividir el proyecto en fases con objetivos y entregables claros. - Definir el equipo de trabajo desde la planeación.
2.1 Aspectos técnicos
2.2 Aspectos financieros
2.3 Aspectos logísticos
2.4 Aspectos administrativos
2.5 Matriz de Riesgos
2.6 Etapa de Formulación
LECCIÓN APRENDIDA
2.2. Formulación » 2.2. Aspectos financieros
Este componente busca garantizar la coherencia entre presupuesto, fuentes de financiación y duración del proyecto. Se evalúa la suficiencia de los recursos, la correcta distribución del gasto, las contrapartidas y la incorporación de costos indirectos, de acuerdo con la normativa institucional y los procedimientos establecidos en el sistema QUIPU. Normatividad CLAVE: Acuerdo 036 de 2009.
Circular No. 08. Instructivo 0002 de 2011 de rectoría . Identificar normativa y formatos establecidos internamente por la Facultad correspondiente.
2.1 Aspectos técnicos
2.2 Aspectos financieros
2.3 Aspectos logísticos
2.4 Aspectos administrativos
2.5 Matriz de Riesgos
2.6 Etapa de Formulación
LECCIÓN APRENDIDA
2.2. Formulación » 2.3. Aspectos logísticos
En esta sección se identifican los requerimientos de desplazamiento, equipamiento y apoyo logístico necesarios para la ejecución del proyecto. Se planifican los tiempos, las solicitudes administrativas y financieras, y la posible vinculación de aliados estratégicos, asegurando una implementación ordenada y oportuna.
2.1 Aspectos técnicos
2.2 Aspectos financieros
2.3 Aspectos logísticos
2.4 Aspectos administrativos
2.5 Matriz de Riesgos
Normatividad CLAVE: Listado de requisitos para tramite orden contractual con persona natural (U-FT-12.002.013). Creación y actualización de terceros (U.FT.12.010.038).
2.6 Etapa de Formulación
LECCIÓN APRENDIDA
2.2. Formulación » 2.4. Aspectos administrativos
2.1 Aspectos técnicos
Este apartado aborda la organización interna del proyecto. Se define el cronograma de ejecución, la estructura de gobernanza, los mecanismos de seguimiento y la distribución de responsabilidades. Además, se analiza la capacidad institucional y operativa para garantizar el cumplimiento de los objetivos dentro de los plazos establecidos.
2.2 Aspectos financieros
2.3 Aspectos logísticos
2.4 Aspectos administrativos
Normatividad CLAVE: Circular No.016 Circular Conjunta No. 01 de 2020
2.5 Matriz de Riesgos
2.6 Etapa de Formulación
LECCIÓN APRENDIDA
2.2. Formulación » 2.5. Matriz de Riesgos
Define el cronograma de ejecución, la estructura de gobernanza, los mecanismos de seguimiento y la distribución de responsabilidades. Además, se analiza la capacidad institucional y operativa para garantizar el cumplimiento de los objetivos dentro de los plazos establecidos. MATRIZ DE RIESGOS: El equipo de Gestión de Riesgos de la DEB diseñó la Guía de Preguntas orientadoras, la cual incluye preguntas iniciales para identificar posibles riesgos durante la ejecución del proyecto. Por ello, es importante que todos los miembros involucrados en la formulación —incluidos directivos y equipo de apoyo— participen en un espacio de construcción colectiva que les permita diligenciar la matriz y reconocer, desde el inicio hasta la finalización de la formulación, los riesgos que deben mitigarse durante la ejecución.
2.1 Aspectos técnicos
2.2 Aspectos financieros
2.3 Aspectos logísticos
2.4 Aspectos administrativos
2.5 Matriz de Riesgos
2.6 Etapa de Formulación
LECCIÓN APRENDIDA
2.2. Formulación » 2.6. Etapa de formulación
Consolidación de documentos técnicos, financieros y administrativos que sustentan el proyecto. Se genera de forma interna (registrada en el sistema Hermes Extensión) y externa (propuesta técnica y económica, anexos y certificaciones), garantizando trazabilidad, transparencia y alineación con las políticas institucionales. - Documentación interna: registro de la información técnica y financiera en el sistema Hermes Extensión.
- Documentación externa: propuesta técnica y económica presentada a la entidad contratante y sus anexos. Instructivo para el registro de proyectos de Extensión en el Sistema de información Hermes. Resolución Rectoría RG 08 de 2011.
2.1 Aspectos técnicos
2.2 Aspectos financieros
2.3 Aspectos logísticos
2.4 Aspectos administrativos
2.5 Matriz de Riesgos
2.6 Etapa de Formulación
LECCIÓN APRENDIDA
Legalización
2.3. Legalización
La legalización se realiza en paralelo: externamente ante la entidad contratante e internamente en los cuerpos colegiados, dependencias y sistemas de información de la UNAL vinculados al proceso de Extensión.
Legalización interna:
Al revisar la minuta y documentos legales, se debe verificar:
- Acto administrativo o Acta de aprobación del proyecto del Cuerpo Colegiado.
- Legalización en el sistema Hermes.
- Creación de ficha administrativa y financiera en QUIPU.
- Apertura de cuenta bancaria exclusiva.
UN TIP EXTRA
LECCIÓN APRENDIDA
2.3. Legalización
A diferencia de la legalización interna, la legalización externa abarca las gestiones con la entidad contratante para formalizar el acuerdo de voluntades. Según el tipo de contratante, los procesos pueden variar: las entidades públicas exigen más formalidades y revisiones, mientras que las privadas presentan mayor flexibilidad pero condiciones más estrictas.
Legalización externaAl revisar la minuta y documentos legales, se debe verificar:
- Correspondencia entre la propuesta técnica y el acuerdo de voluntades.
- Cláusulas que puedan afectar el equilibrio económico contractual.
- Gestión anticipada de propiedad intelectual.
- Expedición de pólizas o garantías solicitadas (si aplica).
- Acta de inicio.
Normativa CLAVE:
- Manual de convenios y contratos UNAL - Ley 80 de 1993
LECCIÓN APRENDIDA
Ejecución
2.4. Ejecución Liquidación
La etapa de ejecución está destinada al desarrollo de las actividades necesarias para el alcance y cumplimiento de los objetivos pactados entre la entidad contratante y la Universidad Nacional de Colombia.Es posible, en esta etapa, servirse de algunos recursos que permiten sortear impases o dificultades en la ejecución del proyecto:
Modificaciones
Otrosí
Prórroga
Tiempo de ejecución
Adición o disminución
Recurso Financiero
Las modificaciones deben ser acordadas entre las partes y contar con la revisión técnica, administrativa y jurídica correspondiente.
LECCIÓN APRENDIDA
Importante:Es recomendable apoyarse en las herramientas de seguimiento y monitoreo definidas para la etapa de ejecución, según lo establecido en la presente guía, con el fin de garantizar un desarrollo adecuado conforme a lo planeado y, en caso de presentarse imprevistos, poder solucionarlos con prontitud.
Liquidación
2.5.1 Liquidación » Legalización Externa
La etapa de liquidación requiere haber finalizado todas las actividades del proyecto. Incluye los cierres técnicos y financieros ante la entidad contratante (liquidación externa) para obtener el documento de liquidación, y el cierre interno en los sistemas Hermes y QUIPU por parte de la UNAL.LIQUIDACIÓN EXTERNA
- Cierre técnico: recibido a satisfacción de todos los entregables por parte de la entidad contratante.
- Cierre financiero: informe final o cruce de cuentas según requerimientos, pago total a la UNAL y a su equipo/proveedores, y devolución de recursos no ejecutados (si aplica).
- Acta de liquidación: firmada por ambas partes, con aspectos técnicos, financieros y revisión jurídica consolidados. Debe cargarse en Hermes Extensión.
Legalización Externa
Legalización Interna
LECCIÓN APRENDIDA
2.5.2 Liquidación » Legalización Interna
LIQUIDACIÓN INTERNA
Se debe validar:
- Archivo UNAL: cada dependencia debe conservar la información del proyecto según la TRD correspondiente.
- Productos académicos: su entrega y cargue en Hermes Extensión es requisito para el cierre interno y para fortalecer la articulación academia–sector externo.
- Cierre financiero interno: incluye pagos finales, transferencias del acuerdo de extensión y resolución liquidatoria en Hermes. Esto habilita el último pago del SAR al director(a) (si aplica).
- Registro Único de Proponentes (RUP): diligenciamiento en Hermes y cargue de certificación.
Cierre en sistemas: Hermes y QUIPU deben quedar completamente cerrados.
4. Ejecución
Legalización Externa
Legalización Interna
LECCIÓN APRENDIDA
3. MARCO INTEGRAL PARA LAGESTIÓN DEL RIESGO
1.1 Generalidades de la Extensión
1.2 Herramientas y metodologías
3. Gestión del riesgo
Conoce el marco jurídico y pautas generales para el manejo de riesgos en proyectos de extensión en la UNAL.
3.2 Pautas generales para el manejo de riesgos
3.1 Marco Jurídico para la extensión y el manejo de riesgos.
3. Gestión del riesgo » 3.1 Marco jurídico para la Extensión y el manejo del riesgo
Los acuerdos, expedidos por el CSU y el Comité del Fondo de Riesgos para la Extensión, son el principal instrumento normativo de la UNAL. Regulan materias de alto nivel y, en virtud de la autonomía universitaria, tienen fuerza de ley, prevaleciendo sobre otros instrumentos y orientando la interpretación del ordenamiento interno.
A continuación, se presentan los acuerdos vigentes que regulan la Extensión en la Universidad Nacional de Colombia y en la Sede Bogotá.
Acuerdo 011
Consejo Superior Universitario
2023
Acuerdo 018Consejo Superior Universitario 2024
Acuerdo 018
Consejo Sede Bogotá
2022
Acuerdo 022
Consejo Superior Universitario
2024
Acuerdo 10Consejo Superior Universitario 2024
Acuerdo 007
Consejo Sede Bogotá
2023
3. Gestión del riesgo » 3.2 Pautas generales para el manejo del riesgo
En los proyectos de Extensión, desde la formulación hasta la liquidación, es clave identificar situaciones adversas que puedan derivar en incumplimientos, pérdida de objetivos, afectación de la reputación de la UNAL o riesgos de corrupción.
La gestión del riesgo implica enfrentar la incertidumbre mediante acciones que, aunque no la eliminan, reducen su probabilidad e impacto, garantizando el cumplimiento de los objetivos.
B. Elementos clave para definir un riesgo
A. Generalidades del proceso de gestión de riesgo UNAL
C. Elementos clave para definir controles
E. Opciones de tratamiento del riesgo
D. Cómo priorizar los riesgos
F. Diseño de planes de acción
3.2 Pautas generales para el manejo del riesgo » A. Generalidades del proceso
El proceso incluye en término generales:
- Definir el contexto, desde lo social, político, cultural, tecnológico, económico y ambiental, por mencionar algunos.
- Identificar,
analizar,
valorar,
comunicar,
tratar,
monitorear,
registrar e
informar los riesgos que pueden presentarse en los proyectos de extensión
A. Generalidades del proceso
B. Elementos clave | riesgo
C. Elementos clave | controles
D. Cómo priorizar los riesgos
E. Tratamiento del riesgo
F. Planes de acción
LECCIÓN APRENDIDA
3.2 Pautas generales para el manejo del riesgo » B. Elementos clave | riesgo
Un riesgo de proyecto es cualquier amenaza que pueda afectar sus objetivos, metas, actividades, entregables o recursos. Para definirlo claramente, se deben identificar:
A. Generalidades del proceso
B. Elementos clave | riesgo
COMPONENTE AMENAZADO
AMENAZA
VARIABLES AMENAZADAS
Componente amenazado + Amenaza = RIESGO DE PROYECTO
Para profundizar en la identificación de los riesgos, es útil distinguir adicionalmente:
C. Elementos clave | controles
D. Cómo priorizar los riesgos
E. Tratamiento del riesgo
Presupuesto/costo
F. Planes de acción
LECCIÓN APRENDIDA
CALIDAD
Tiempo/programación
Alcance
3.2 Pautas generales para el manejo del riesgo » C. Elementos clave | controles
Un control es un mecanismo diseñado para modificar un riesgo, actuando sobre su probabilidad o impacto para prevenirlo, detectarlo o mitigarlo.
- Controles de probabilidad: actúan sobre las causas para evitar la ocurrencia del riesgo.
- Controles de impacto: actúan sobre las consecuencias para reducir sus efectos.
Para evaluar los controles se consideran:
- Eficiencia: qué tan bien está diseñado un control y su capacidad de reducir el riesgo en coste, tiempo o esfuerzo.
- Eficacia: resultado del control en su implementación y cumplimiento del objetivo.
A. Generalidades del proceso
B. Elementos clave | riesgo
C. Elementos clave | controles
D. Cómo priorizar los riesgos
E. Tratamiento del riesgo
F. Planes de acción
3.2 Pautas generales para el manejo del riesgo » D. Cómo piorizar los riesgos
Para gestionar riesgos, es clave identificarlos y priorizarlos considerando experiencias previas y el contexto del proyecto, evaluando su pertinencia y definición.Conceptos clave:
- Impacto: consecuencias si el riesgo se materializa.
- Causa inmediata: factores evidentes que pueden generar el riesgo.
- Causa raíz: razón principal que origina el riesgo.
Fórmula:
Impacto + Causa inmediata + Causa raíz = Riesgo
Según cada proyecto, se puede actuar sobre la causa inmediata o la raíz para modificar el riesgo, según la coyuntura y el contexto.
A. Generalidades del proceso
B. Elementos clave | riesgo
C. Elementos clave | controles
D. Cómo priorizar los riesgos
E. Tratamiento del riesgo
F. Planes de acción
3.2 Pautas generales para el manejo del riesgo » E. Tratamiento del riesgo
Para dar seguimiento a los riesgos y definir controles, es esencial usar la matriz de riesgos y conocer estos conceptos:
Riesgo inherente: nivel de riesgo antes de aplicar controles.
Riesgo residual: nivel de riesgo después de aplicar controles.
Perfil de riesgo: consolidación de los niveles de riesgo inherente y residual.
Mapa de calor: gráfico que muestra la ubicación y distribución de los riesgos, considerando su nivel y aceptabilidad. Opciones de tratamientos de datos:
Asumir (aceptar): cuando probabilidad e impacto son bajos y no comprometen la institución.
Reducir: disminuir la probabilidad mediante más controles.
Transferir (compartir): trasladar a un tercero, como mediante pólizas o seguros.
Evitar: no ejecutar, eliminar o sustituir la actividad que genera el riesgo.
A. Generalidades del proceso
B. Elementos clave | riesgo
C. Elementos clave | controles
D. Cómo priorizar los riesgos
E. Tratamiento del riesgo
F. Planes de acción
3.2 Pautas generales para el manejo del riesgo » F. Planes de acción
Los planes de acción complementan los controles y deben considerar:Relación costo-beneficio a nivel institucional. Actividades claramente definidas. Responsables para implementación y seguimiento. Recursos disponibles para evitar retrasos o incumplimientos. Fechas de ejecución. Resultados esperados para medir eficacia y reducción del riesgo. Los planes de acción pueden enfocarse en:
Diseñar o mejorar controles: para riesgos residuales con opción de reducir.
Gestionar causas: para riesgos residuales con opción de reducir o evitar.
Gestionar riesgos materializados: actividades para disminuir impactos, restaurar condiciones normales (plan de contingencia) y evitar la repetición del riesgo.
A. Generalidades del proceso
B. Elementos clave | riesgo
C. Elementos clave | controles
D. Cómo priorizar los riesgos
E. Tratamiento del riesgo
F. Planes de acción
4. PREGUNTAS FRECUENTES
1.1 Generalidades de la Extensión
1.2 Herramientas y metodologías
4. Preguntas Frecuentes
¿Cuál es el Formato de Informe Final para Hermes?
¿Qué se debe hacer en caso de que el director no esté?
¿Cómo liquidar un proyecto que excedió los 30 meses de plazo?
¿Dónde hacer búsqueda de oportunidades y qué se recomienda para hacerlas?
¿Cuál es la Importancia del RUP en la búsqueda de oportunidades?¿Cuál es la importancia
del cargue de información en el RUP?
¿Cuáles son los procedimientos guía en softexpert para cada fase de ejecución de proyectos?
¿Cuál es la diferencia entre modalidades? ¿A qué modalidad pertenece x proyecto?
¿Qué debo hacer si un riesgo se materializa en mi proyecto de extensión?
5. Glosario
5. GLOSARIO
1.1 Generalidades de la Extensión
1.2 Herramientas y metodologías
5. Glosario
CAPACITACIONES RIESGOS EN EXTENSIÓN
Capacitaciones Riesgos en Extensión
Comprende cursos de extensión, actualización o profundización; diplomados y programas de formación docente articulados con los programas académicos de pregrado y posgrado. Estos cursos pueden ser presenciales, semipresenciales o virtuales; abiertos o cerrados.- Cursos de Extensión- Cursos de actualización o de profundización- Diplomados- Programas de Formación Docente- Eventos
Servicios orientados a la atención de demandas y necesidades específicas de los agentes sociales con el concurso de la comunidad académica.- Consultorías y asesorías.- Interventorías.- Evaluación de programas y políticas.- Conceptos.
- Asegura el cabal cumplimiento de las obligaciones que la Universidad Nacional de Colombia adquiera en la ejecución y en el desarrollo del componente académico de los proyectos.
- Garantiza la calidad, la excelencia y la pertinencia académica, tanto en la coordinación, ejecución y cierre de los proyectos, como en los productos pactados en los objetivos de cada proyecto.
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Captamos mejor el contenido visual. El contenido visual está asociado a mecanismos cognitivos y psicológicos. Las cosas entran por los ojos, la primera imagen es la que cuenta. Asociamos el contenido visual con emociones.
Si quieres aportar información adicional o desarrollar el contenido con más detalle puedes hacerlo a través de tu exposición oral. Te recomendamos que entrenes tu voz y ensayes: ¡la mejor improvisación siempre es la más trabajada!
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No nos gusta aburrir. No queremos ser repetitivos. Comunicar como siempre aburre y no engancha. Lo hacemos diferente. Hacemos sabotaje al aburrimiento. Creamos lo que al cerebro le gusta consumir porque le estimula.
Se enmarca en el Plan Integral de Manejo de Riesgos (PIMRE) para impulsar una cultura de prevención, mejora continua y excelencia académica en los procesos de Extensión.
Dependencia encargada de las compras, gestión de viáticos, contratación de personas naturales o jurídicas y demás trámites contractuales requeridos por el proyecto.
- Cuando se requiere la apertura de una cuenta bancaria, este proceso se realiza ante el área de contabilidad de la Tesorería. Es importante contemplar el tiempo que requiere este proceso para incluirlo en la planeación de las actividades iniciales del proyecto. - Tenga en cuenta los tiempos de emisión del acto administrativo, el cargue del proyecto en el sistema Hermes y la aprobación de cada uno de los actores responsables (aval del director de la UAB correspondiente, aval de la Vicedecanatura de Investigación y Extensión —si aplica— y aprobación de la Unidad Administrativa de la FIC). En caso de requerirse, también deberá contemplarse la creación de acuerdos interfacultades. Lo anterior permitirá prever posibles retrasos en el inicio de la ejecución y estimar una fecha de inicio más precisa para el contrato.
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La docencia asistencial es la prestación de servicios de la comunidad universitaria en áreas como la salud —humana y animal—, la asistencia jurídica y la atención psicológica.
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Sistema de información financiera que facilita la programación, administración y control de las operaciones financieras y administrativas de la Universidad Nacional de Colombia.
Su propósito es organizar, controlar y agilizar los procesos relacionados con la gestión financiera de los proyectos, tales como pagos, contrataciones, manejo presupuestal y reportes económicos, entre otros.
- Establecer desde la etapa de formulación un rubro específico para la vinculación del personal de apoyo hasta el cierre del proyecto permite asegurar la continuidad operativa y evitar la fuga de conocimiento durante la etapa final, una situación recurrente en los proyectos de extensión.
- Garantizar que todo el equipo administrativo y directivo conozca los procedimientos administrativos y normativos asociados a la liquidación y cierre de proyectos facilita una gestión eficiente y evita retrasos en el cumplimiento de los requisitos institucionales.
- Organizar la documentación final del proyecto conforme a la Tabla de Retención Documental (TRD) asegura la conservación adecuada de la información y facilita su consulta eficiente en revisiones futuras con entidades contratantes, auditoras o de control.
- Cumplir con la entrega de los productos académicos en el Sistema Hermes fortalece la articulación entre la academia y el sector externo, y constituye un requisito indispensable para el cierre interno del proyecto.
- Realizar el cierre financiero completo —incluyendo transferencias, pagos y resolución liquidatoria— garantiza la correcta culminación presupuestal y habilita la gestión del último pago SAR, cuando aplique.
Su finalidad es favorecer el desarrollo profesional, social y comunitario de los estudiantes de pregrado y posgrado matriculados en la Universidad, mediante la aplicación de sus conocimientos y el aprendizaje en la práctica.
- Invitación directa - Convocatoria pública en SECOP - Gestión de un docente - Gestión de una facultad/sede de la UNAL.
- Avala la propuesta para el desarrollo de una actividad, proyecto, plan o programa de Educación Continua y Permanente —en adelante ECyP—. - - Asegura la pertinencia y calidad de las ofertas de ECyP.
Una vez la propuesta está terminada, se presenta ante el contratista con los respectivos avales institucionales. Tras su aprobación por parte del contratante, inicia el proceso de legalización entre las partes.
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- Consolidar oportunamente los cierres técnico y financiero permite evitar retrasos en la obtención del acta de liquidación, asegurando una finalización ordenada del proyecto frente a la entidad contratante. - Mantener una trazabilidad documental completa de los entregables, informes y comunicaciones con el contratante garantiza una validación ágil de inconformidades. - Verificar con anticipación los requisitos financieros de cierre (como formatos, informes o devoluciones de recursos no ejecutados) facilita el cumplimiento de los procedimientos establecidos por cada entidad y evita reprocesos. - Coordinar el proceso jurídico de liquidación desde etapas previas permite consolidar adecuadamente los aspectos técnicos y financieros, agilizando la firma del acta de liquidación.
Si la propuesta es viable en términos jurídicos, financieros y técnicos, es posible iniciar con la formulación del proyecto.
Mapa flujo de valor
Es una herramienta visual que permite analizar y optimizar los procesos de una organización al representar todas las etapas necesarias para entregar un producto o servicio al cliente. En su diagramación se utilizan símbolos estandarizados para identificar actividades que agregan o no valor. Su enfoque integral facilita la comprensión del flujo de trabajo completo y es aplicable en diversos sectores.
- Aprueba la estructura académica, técnica y presupuestal de los proyectos de Extensión.- Designa y aprueba un Director por cada proyecto, actividad o programa de Extensión.- Autoriza, mediante acto administrativo, tanto las actividades de Extensión, como las prácticas académicas y las de investigación — creación.
- Asesora en la implementación de políticas y estrategias, así como en la supervisión, seguimiento y evaluación de la Extensión en cada Facultad.
- Asesora a la Decanatura, al Consejo de Facultad y a las UAB en materia de Extensión. Determina las reglas básicas para su funcionamiento.
- Registrar toda la documentación en el sistema institucional (Hermes Extensión) para tener trazabilidad. - Los anexos de experiencia certificada, cronograma, matriz de riesgos, presupuestos, etc., deben estar completos y actualizados al momento de presentar externamente la propuesta. - Es útil producir documentación “tipo” o modelos internos que sirvan de referencia para futuras formulaciones, para ahorrar tiempo y aumentar consistencia entre proyectos.
- Registrar toda la documentación en el sistema institucional (Hermes Extensión) para tener trazabilidad. - Los anexos de experiencia certificada, cronograma, matriz de riesgos, presupuestos, etc., deben estar completos y actualizados al momento de presentar externamente la propuesta.
- Es útil producir documentación “tipo” o modelos internos que sirvan de referencia para futuras formulaciones, para ahorrar tiempo y aumentar consistencia entre proyectos.
- Las modificaciones deben planearse de manera preventiva, evitando hechos cumplidos que generen riesgos jurídicos o financieros. - Es fundamental cumplir los hitos y entregables dentro de los plazos establecidos, debido que suelen estar vinculados a los pagos o desembolsos parciales.
- Llevar la trazabilidad de los productos entregados y aceptados, así como una correcta gestión documental, garantiza que, ante cambios significativos —como el reemplazo de supervisores o directores—, se cuente con una trazabilidad idónea que permita continuar con la ejecución y la futura liquidación del proyecto.
- Monitorear la matriz de riesgos permite identificar alertas tempranas y aplicar medidas correctivas oportunas.
- La gestión contractual involucra tanto a la entidad contratante como al equipo interno de la universidad; por ello, deben verificarse las contrataciones, pagos de seguridad social y cumplimiento de los requisitos laborales.
Programas cuyo objetivo es la transmisión, a instituciones públicas o privadas, de la experiencia de la Universidad Nacional de Colombia en materia de formulación de programas académicos y estrategias pedagógicas.
- Revisar con Jurídica las cláusulas contractuales previene dificultades en la ejecucion y liquidación, evitando exigencias financieras desproporcionadas.
- Identificar desde el inicio la normativa aplicable orienta las decisiones y asegura el cumplimiento legal durante la ejecución del proyecto.
- Validar la última versión de la minuta contractual antes de firmar evita errores y conflictos en la negociación o liquidación.
- Registrar toda la documentación en el sistema institucional (Hermes Extensión) para tener trazabilidad. - Los anexos de experiencia certificada, cronograma, matriz de riesgos, presupuestos, etc., deben estar completos y actualizados al momento de presentar externamente la propuesta.
- Es útil producir documentación “tipo” o modelos internos que sirvan de referencia para futuras formulaciones, para ahorrar tiempo y aumentar consistencia entre proyectos.
- No esperar hasta la ejecución para identificar riesgos significativos; idealmente, construir la matriz tempranamente en la formulación con participación de todos los actores clave. - Incluir no sólo riesgos técnicos o financieros, sino también los logísticos, sociales, institucionales (por ejemplo, cambios de personal, demoras administrativas, tiempos de contratación ).
- Establecer controles claros y responsables asignados desde la formulación, para que no queden tareas “difusas” o sin seguimiento.
- Implementar planes de seguridad y seguros adecuados reduce riesgos al trabajar en zonas con condiciones especiales o de conflicto.
- Evaluar riesgos físicos, químicos o biológicos protege al personal y garantiza un entorno laboral seguro.
- Planificar la firma y ejecución en periodos de cambio de gobierno evita demoras por transición administrativa o restricciones presupuestales.
Conjunto de actividades de cooperación académica, científica, técnica, cultural y deportiva, enmarcado en la série de estrategias nacionales de cooperación internacional o en programas internacionales oficiales de fomento a la cooperación en estos campos.
Se recomienda contar con información categorizada según la tipología de los proyectos y los datos requeridos. En dicho documento debe registrarse la experiencia certificada consignada en el Registro Único de Proponentes (RUP), información que debe consultarse en el sistema HERMES
Para identificar riesgos más detalladamente, se consideran también las variables amenazadas, que pueden afectar:
Costo: presupuesto del proyecto.
Tiempo: cronograma de ejecución.
Alcance: entregables y actividades necesarias para cumplir objetivos.
Calidad: de la gestión y de los entregables.
Combinaciones: como costo-tiempo o costo-calidad.
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Vela por el cumplimiento de los objetivos de los programas de extensión.
Programas y proyectos científicos, tecnológicos, artísticos y culturales de alta incidencia social, que se desarrollan y financian total o parcialmente con recursos de la Universidad Nacional de Colombia.
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- Cuando el proyecto involucra desplazamientos a regiones distintas, prever con tiempo los permisos, recursos logísticos, contratación de tiquetes, hospedajes y tiempos de transporte, para evitar cuellos de botella.
- Identificar aliados locales o terceros colaboradores con antelación, establecer roles claros, y anticipar dificultades en la logística local (por ejemplo, transporte, comunicaciones, infraestructura).
- Alinear el cronograma con los calendarios académicos y la carga docente del equipo garantiza una planeación realista y sostenible.
Dependencia encargada de hacer el análisis de viabilidad jurídica de los convenios o contratos a suscribir. Verifica los requerimientos legales de cada proyecto desde su legalización hasta su liquidación.
Circunstancias o eventos adversos que pueden ocurrir en cualquier etapa del proyecto y generar consecuencias. No debe confundirse causa (amenaza) con efecto (consecuencia), y no importa si es controlable o no.
Es fundamental garantizar que los perfiles profesionales requeridos estén disponibles en el mercado y en los territorios necesarios, para evitar sobrecostos, falta de personal idóneo y retrasos en la ejecución.
Comunicar y validar los requerimientos técnicos con todas las áreas involucradas (docencia, investigación, administración, extensión) desde el inicio, para prevenir malentendidos o revisiones múltiples.
Desglosar claramente las fases y actividades con entregables específicos mejora la transparencia y facilita el seguimiento institucional.
A. Análisis técnica, financiera y jurídica del proyecto a participar.
B. Identificación de la UAB o persona experta.
C. Obtención del aval de la Dirección Nacional de Extensión
(cuando aplique).
D. Registro en Hermes si la propuesta resulta viable (cuando aplique).
Revisar a fondo los requerimientos técnicos, financieros y jurídicos, descartando opciones de baja viabilidad. Esto, especialmente, con el objetivo de remitir observaciones o solicitudes —según los cronogramas estipulados— a la respectiva institución.
Proyectos cuyo fin es producir obras artísticas y literarias de distinta índole y por medio de técnicas diversas.
Elemento del proyecto más afectado si la amenaza se materializa, como objetivos, metas, entregables, actividades, recursos o activos.
Dependencia que si bien no existe en todas las facultades, se convierte en un actor clave, como centro que se encarga de la gestión de la extensión, seguimiento, etc.
- El cronograma debe estar alineado con todos los recursos (humanos, técnicos, financieros y administrativos); cambios en uno de estos elementos afectan los demás. - Asegurar la capacidad de la facultades o institutos involucradas cuenten con experiencia, capacidad operativa y soporte administrativo para cumplir con lo formulado. - Es importante tener presente toda normativa existente y vigente que estipule por ejemplo, precios de alquiler de espacios en las facultades u otros valores por conceptos de servicios y/o recursos susceptibles a ser incluidos dentro de las propuestas económicas, como contrapartidas. - Tener en cuenta las vigencias futuras y las fechas de cierre contable y administrativo de la Universidad, permite planificar adecuadamente la ejecución del proyecto, evitando retrasos o inconvenientes. - Incluir en la etapa de formulación a las unidades administrativas. - Evitar condicionar los hitos del proyecto a publicaciones o licenciamientos externos previene retrasos innecesarios en el cronograma.
Dependencia encargada de la gestión documental en cada FIC. Se rige bajo los lineamientos de las Tablas de Retención Documental -TRD que apliquen de acuerdo a cada proceso.
- Verificar con anticipación la normativa institucional (costos indirectos, contrapartidas y transferencias ) para evitar rechazos de propuestas por temas formales. - Asegurar que el presupuesto sea realista en tiempo y montos; realice una correcta estimación de costos logísticos, viajes, honorarios y requerimientos imprevistos. Asimismo, el posible aumento de costos en el transcurso de los periodos. - Planificar los flujos de caja de acuerdo con los hitos de entrega y de pago, con el fin de evitar desfinanciamientos parciales durante la ejecución. Asimismo, validar con la Unidad Administrativa, o con la dependencia correspondiente, que se cuente con la liquidez requerida. - Realizar cotizaciones previas de insumos, materiales, pólizas (en caso de ser requeridas) y otras compras necesarias. - Validar posibles impuestos no contemplados en la planificación del proyecto. - Validar las formas de pago y politicas con la entidad evita conflictos y demoras administrativas. - Gestionar vigencias futuras desde la planeación asegura la continuidad y estabilidad financiera de los proyectos de largo plazo.
Estructura de desglose del producto
Esta herramienta representa de manera jerárquica todos los componentes físicos y tangibles que conforman el producto final del proyecto. Se enfoca exclusivamente en los entregables del producto, facilitando su comprensión y desarrollo.
- Iniciar con anticipación la gestión de pólizas y garantías permite cumplir con los plazos establecidos y evitar costos no contemplados. - Identificar desde el inicio los posibles derechos de propiedad intelectual facilita acuerdos transparentes y previene conflictos futuros. Consulte la normativa interna de propiedad Intelectual.
- Reconocer las diferencias en la contratación entre entidades públicas y privadas mejora la planeación y reduce riesgos en los tiempos de legalización.
- Mantener comunicación constante con la entidad contratante agiliza la emisión del acta de inicio y el comienzo oportuno del proyecto.
- Establecer desde la negociación las fechas y los entregables asociados a los pagos, e informarse con anticipación sobre los mecanismos y tiempos de pago definidos por la entidad contratante, es fundamental para realizar la radicación de documentos o facturas dentro de los plazos establecidos y evitar afectaciones en el flujo de caja del proyecto.
- Los procesos de negociación de acuerdos de voluntades deben estar acompañados por profesionales con conocimientos y capacidades técnicas y jurídicas en extensión.
- Realizar un análisis financiero y jurídico del contratante antes de la firma de los acuerdos de voluntades permitirá evitar posibles casos de insolvencia o incumplimiento en los pagos por parte del mismo.
Es la plataforma de información en la que deben estar debidamente consignados todos los datos de cada uno de los proyectos de Extensión que se formulan y ejecutan en la Universidad Nacional de Colombia.En el sistema de información Hermes reposa el ciclo de vida del proyecto. Relaciona dependencias, procesos y registros que pueden ser consultados y gestionados por los distintos actores de la Extensión.
Guía de Recomendaciones y Buenas Prácticas
Riesgos Division De Extension Sede Bogot
Created on November 14, 2025
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Guía de Recomendaciones y Buenas Prácticas
GESTIÓN DE PROYECTOS DE EXTENSIÓN
Iniciar
Introducción
¿QUÉ BUSCA LA GUÍA?
PRESENTACIÓN
Orientar a quienes intervienen en el ciclo de vida de los proyectos de Extensión y fortalecer la gestión de los proyectos de Extensión en todas sus fases, con el respaldo normativo y metodológico de la División de Extensión de la Sede Bogotá (DEB).
La EXTENSIÓN es uno de los ejes misionales —junto con la Formación y la Investigación— de la Universidad Nacional de Colombia. Se concibe como el vínculo dinámico entre el conocimiento de la academia y las necesidades o complejidades de la sociedad.
+ Info
Introducción » Justificación
Esta guía, elaborada por el Equipo de Gestión de Riesgos de la DEB, fortalece los lazos con las FIC y reafirma el compromiso con el PIMRE, ofreciendo insumos que apoyen la gestión y ejecución de proyectos de Extensión. Hace parte de las estrategias de prevención, formación y divulgación, articulada con la iniciativa DEB a las FIC, promoviendo mejores prácticas en Facultades, Centros e Institutos.
Introducción » Objetivos
Brindar insumos, y recomendaciones para la buena gestión y desarrollo de los proyectos de Extensión de la Universidad Nacional de Colombia.
Presentar insumos, herramientas y metodologías clave para la Gestión de Proyectos.
Ofrecer pautas generales para la Gestión de Proyectos de acuerdo con sus etapas.
Título
Título
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UNO
DOS
Subtítulo
Subtítulo
Explicitar las pautas generales para la gestión de riesgos en los proyectos de Extensión.
Compartir casos de éxito en la gestión de proyectos de Extensión en la UNAL.
Título
Título
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TRES
CUATRO
Subtítulo
Subtítulo
Introducción » Índice
5. Glosario
4. Preguntas frecuentes
2. Pautas por etapa del ciclo del proyecto
3. Marco integral para la gestión de riesgo
1. Insumos para la gestión de proyectos
1. Insumos para la gestión de proyectos
1.1 Generalidades de la Extensión
1.2 Herramientas y metodologías
1. Insumos para la gestión de proyectos » 1.1. Generalidades de la Extensión
A. Estructura de la extensión
La información consignada a continuación es tomada del Acuerdo 036 de 2009. Documento que rige los procesos de Extensión en la Universidad Nacional de Colombia. Actualmente este acuerdo se encuentra en proceso de revisión y actualización.
B. Funciones de los Cuerpos Colegiados en cada Facultad
C. Modalidades de extensión
Acuerdo 036 de 2009
D. Sistemas de información (Hermes y QUIPU)
1.1. Generalidades de la Extensión » A. Estructura de la Extensión
La extensión en la Universidad Nacional, contempla en su estructura dependencias y cuerpos colegiados en los distintos niveles (nacional, sede y facultad). Todos y cada uno se articulan de modo que sea posible la gestión de los proyectos.
NIVEL NACIONAL
CUERPOS COLEGIADOS
CSU
Consejo Académico
Comité de vicerrectores
Comité Nacional de Extensión
Comité del Fondo de Riesgos para la Extensión
Comité del Fondo Nacional de Extensión Solidaria
Comité Nacionalde PI
DEPENDENCIAS
Rectoría
Oficina Jurídica Nacional
Editorial
ORI
GNFA
Unimedios
Vicerrectoría de Investigación
Dirección Nacional de Extensión
NIVEL SEDE
CUERPOS COLEGIADOS
Consejo de Sede
Comité de Extensión de Sede
Consejo de Centro o Instituto de Sede
Comité de PI
DEPENDENCIAS
Vicerrectoría de Sede
Dirección de Extensión de Sede
Oficina Jurídica de Sede
Dirección de Sede de Presencia Nacional
Dirección Administrativa de Sede
Unidad de Gestión Tecnológica
Centro o Instituto de Sede
NIVEL FACULTAD
CUERPOS COLEGIADOS
Consejo de Facultad
Comité de Extensión de Facultad
Comité Asesor de Programa Curricular
DEPENDENCIAS
UAB
Decanatura
Vicedecanatura o Dirección de Extensión de Facultad
Vicedecanatura o Dirección de Bienestar de Facultad
Director de proyecto
Director de Programas Curriculares
Docente
1.1. Generalidades de la Extensión » B. Funciones de los Cuerpos Colegiados
Vicedecanatura de investigación y extensión
01
En las distintas facultades de la sede se desarrolla gran parte de las actividades relacionadas con la gestión de proyectos de extensión. Por ello, es fundamental comprender las funciones de las dependencias, actores y cuerpos colegiados que participan directamente en estos procesos. A continuación, se presentan algunas de sus principales funciones:
STEP
02
Comité de Extensión de Facultad
STEP
Consejo de facultad
03
STEP
Decanatura
04
1.1. Generalidades de la Extensión » B. Funciones de los Cuerpos Colegiados
STEP
STEP
Unidad Académica Básica
Director
01
04
STEP
STEP
Unidad Administrativa
02
Centro o Unidad de Extensión
05
STEP
Oficina Jurídica
STEP
Unidad de Gestión Documental y/o archivo
03
06
1.1. Generalidades de la Extensión » C. Modalidades de la Extensión
Las modalidades en las que se estructura la Extensión definen los lineamientos para la gestión y ejecución de los proyectos y responden a las necesidades de diversos contextos sociales. A continuación, se presentan las nueve modalidades establecidas en el Acuerdo 036 de 2009:
Servicios académicos
Servicio docente asistencial
Servicios de educación
Proyectos de creación artística
Educación continua y permanente
Prácticas y pasantías
Extensión solidaria
Proyectos de cooperación Int/nal.
Participación en Proyectos de Innovación y Gestión Tecnológica
1.1. Generalidades de la Extensión » D. Sistemas de información
En la Universidad Nacional de Colombia, los sistemas de información son herramientas fundamentales para la gestión eficiente de los proyectos y los recursos institucionales. Entre ellos, se destacan Hermes Extensión y Quipu, dos sistemas de información que apoyan la planeación, ejecución y control de actividades académicas, administrativas y financieras. Ambos sistemas contribuyen al fortalecimiento de la transparencia y la organización de los proyectos.
QUIPU
HERMES
1.2. Herramientas y metodologías
Varias herramientas y metodologías han sido desarrolladas con el objetivo de contribuir con la correcta y eficaz gestión de los proyectos. Identificar las características y las funciones de estas herramientas permite establecer, de manera estratégica, en qué etapa del ciclo de vida del proyecto pueden resultar más apropiadas o útiles.
Para conocer más de estos mecanismos, consulta nuestra guía formato PDF página 13.
1.2. Herramientas y metodologías
EJEMPLOS:
Estructura de desglose del producto
Mapa de flujo de valor
2. PAUTAS POR ETAPA DEL CICLO DEL PROYECTO
2. Pautas por etapa del ciclo del proyecto
La gestión de proyectos integra la planificación, ejecución y control de recursos para cumplir objetivos y plazos, garantizando transparencia y uso eficiente. A continuación, se presentan los aspectos clave de cada etapa:
2.1 Búsqueda de oportunidades
2.3 Legalización
2.5 Liquidación
2.2 Formulación
2.4 Ejecución
Búsqueda de oportunidades
2.1. Búsqueda de oportunidades
Conocimiento de la oportunidad o posibilidad de formulación y ejecución de proyecto
Los proyectos de Extensión surgen de cuatro fuentes principales:
En esta fase se reconocen las oportunidades para desarrollar proyectos de extensión y se determina si son viables para formular y ejecutar dentro de la Universidad Nacional.
Para identificar si un proyecto es viable para formular y ejecutar se debe:
2.1. Búsqueda de oportunidades
Pautas para la negociación previa a la formulación
Concursos de mérito o licitaciones
En el proceso de gestión de la prospección de proyectos, es común que hayan acciones o se generen situaciones, por parte de las entidades, que, con el fin de avanzar a la etapa de formulación y legalización del proyecto, requieran especial atención y trabajo de detalle. A continuación, un par de elementos a tener en cuenta.
Presentación de experiencia e idoneidad
LECCIÓN APRENDIDA
Formulación
2.2. Formulación
En esta etapa se estructura el proyecto con base en la información técnica, financiera y jurídica recopilada en la fase anterior. La formulación busca traducir la viabilidad del proyecto en un plan concreto, con objetivos claros, presupuesto coherente, estrategias de ejecución y gestión de riesgos definidas. Su adecuada elaboración garantiza la eficiencia durante la ejecución y el cumplimiento de los compromisos adquiridos con la entidad contratante.
2.1 Aspectos técnicos
2.2 Aspectos financieros
2.3 Aspectos logísticos
2.4 Aspectos administrativos
2.5 Matriz de Riesgos
2.6 Etapa de Formulación
2.2. Formulación » 2.1. Aspectos técnicos
Analizar los requerimientos y necesidades de la entidad, definiendo objetivos, actividades y productos del proyecto. Se establecen fases, entregables y el equipo de trabajo necesario, asegurando la claridad técnica y la coherencia entre los recursos humanos y los resultados esperados. Aspectos a tener en cuenta: - Revisar a deralle los requerimientos y necesidades de la entidad. - Determinar la factibilidad en el alcance de los objetivos y en el cumplimiento con productos parciales y finales. - Dividir el proyecto en fases con objetivos y entregables claros. - Definir el equipo de trabajo desde la planeación.
2.1 Aspectos técnicos
2.2 Aspectos financieros
2.3 Aspectos logísticos
2.4 Aspectos administrativos
2.5 Matriz de Riesgos
2.6 Etapa de Formulación
LECCIÓN APRENDIDA
2.2. Formulación » 2.2. Aspectos financieros
Este componente busca garantizar la coherencia entre presupuesto, fuentes de financiación y duración del proyecto. Se evalúa la suficiencia de los recursos, la correcta distribución del gasto, las contrapartidas y la incorporación de costos indirectos, de acuerdo con la normativa institucional y los procedimientos establecidos en el sistema QUIPU. Normatividad CLAVE: Acuerdo 036 de 2009. Circular No. 08. Instructivo 0002 de 2011 de rectoría . Identificar normativa y formatos establecidos internamente por la Facultad correspondiente.
2.1 Aspectos técnicos
2.2 Aspectos financieros
2.3 Aspectos logísticos
2.4 Aspectos administrativos
2.5 Matriz de Riesgos
2.6 Etapa de Formulación
LECCIÓN APRENDIDA
2.2. Formulación » 2.3. Aspectos logísticos
En esta sección se identifican los requerimientos de desplazamiento, equipamiento y apoyo logístico necesarios para la ejecución del proyecto. Se planifican los tiempos, las solicitudes administrativas y financieras, y la posible vinculación de aliados estratégicos, asegurando una implementación ordenada y oportuna.
2.1 Aspectos técnicos
2.2 Aspectos financieros
2.3 Aspectos logísticos
2.4 Aspectos administrativos
2.5 Matriz de Riesgos
Normatividad CLAVE: Listado de requisitos para tramite orden contractual con persona natural (U-FT-12.002.013). Creación y actualización de terceros (U.FT.12.010.038).
2.6 Etapa de Formulación
LECCIÓN APRENDIDA
2.2. Formulación » 2.4. Aspectos administrativos
2.1 Aspectos técnicos
Este apartado aborda la organización interna del proyecto. Se define el cronograma de ejecución, la estructura de gobernanza, los mecanismos de seguimiento y la distribución de responsabilidades. Además, se analiza la capacidad institucional y operativa para garantizar el cumplimiento de los objetivos dentro de los plazos establecidos.
2.2 Aspectos financieros
2.3 Aspectos logísticos
2.4 Aspectos administrativos
Normatividad CLAVE: Circular No.016 Circular Conjunta No. 01 de 2020
2.5 Matriz de Riesgos
2.6 Etapa de Formulación
LECCIÓN APRENDIDA
2.2. Formulación » 2.5. Matriz de Riesgos
Define el cronograma de ejecución, la estructura de gobernanza, los mecanismos de seguimiento y la distribución de responsabilidades. Además, se analiza la capacidad institucional y operativa para garantizar el cumplimiento de los objetivos dentro de los plazos establecidos. MATRIZ DE RIESGOS: El equipo de Gestión de Riesgos de la DEB diseñó la Guía de Preguntas orientadoras, la cual incluye preguntas iniciales para identificar posibles riesgos durante la ejecución del proyecto. Por ello, es importante que todos los miembros involucrados en la formulación —incluidos directivos y equipo de apoyo— participen en un espacio de construcción colectiva que les permita diligenciar la matriz y reconocer, desde el inicio hasta la finalización de la formulación, los riesgos que deben mitigarse durante la ejecución.
2.1 Aspectos técnicos
2.2 Aspectos financieros
2.3 Aspectos logísticos
2.4 Aspectos administrativos
2.5 Matriz de Riesgos
2.6 Etapa de Formulación
LECCIÓN APRENDIDA
2.2. Formulación » 2.6. Etapa de formulación
Consolidación de documentos técnicos, financieros y administrativos que sustentan el proyecto. Se genera de forma interna (registrada en el sistema Hermes Extensión) y externa (propuesta técnica y económica, anexos y certificaciones), garantizando trazabilidad, transparencia y alineación con las políticas institucionales. - Documentación interna: registro de la información técnica y financiera en el sistema Hermes Extensión. - Documentación externa: propuesta técnica y económica presentada a la entidad contratante y sus anexos. Instructivo para el registro de proyectos de Extensión en el Sistema de información Hermes. Resolución Rectoría RG 08 de 2011.
2.1 Aspectos técnicos
2.2 Aspectos financieros
2.3 Aspectos logísticos
2.4 Aspectos administrativos
2.5 Matriz de Riesgos
2.6 Etapa de Formulación
LECCIÓN APRENDIDA
Legalización
2.3. Legalización
La legalización se realiza en paralelo: externamente ante la entidad contratante e internamente en los cuerpos colegiados, dependencias y sistemas de información de la UNAL vinculados al proceso de Extensión.
Legalización interna:
Al revisar la minuta y documentos legales, se debe verificar:
UN TIP EXTRA
LECCIÓN APRENDIDA
2.3. Legalización
A diferencia de la legalización interna, la legalización externa abarca las gestiones con la entidad contratante para formalizar el acuerdo de voluntades. Según el tipo de contratante, los procesos pueden variar: las entidades públicas exigen más formalidades y revisiones, mientras que las privadas presentan mayor flexibilidad pero condiciones más estrictas.
Legalización externaAl revisar la minuta y documentos legales, se debe verificar:
Normativa CLAVE: - Manual de convenios y contratos UNAL - Ley 80 de 1993
LECCIÓN APRENDIDA
Ejecución
2.4. Ejecución Liquidación
La etapa de ejecución está destinada al desarrollo de las actividades necesarias para el alcance y cumplimiento de los objetivos pactados entre la entidad contratante y la Universidad Nacional de Colombia.Es posible, en esta etapa, servirse de algunos recursos que permiten sortear impases o dificultades en la ejecución del proyecto:
Modificaciones
Otrosí
Prórroga
Tiempo de ejecución
Adición o disminución
Recurso Financiero
Las modificaciones deben ser acordadas entre las partes y contar con la revisión técnica, administrativa y jurídica correspondiente.
LECCIÓN APRENDIDA
Importante:Es recomendable apoyarse en las herramientas de seguimiento y monitoreo definidas para la etapa de ejecución, según lo establecido en la presente guía, con el fin de garantizar un desarrollo adecuado conforme a lo planeado y, en caso de presentarse imprevistos, poder solucionarlos con prontitud.
Liquidación
2.5.1 Liquidación » Legalización Externa
La etapa de liquidación requiere haber finalizado todas las actividades del proyecto. Incluye los cierres técnicos y financieros ante la entidad contratante (liquidación externa) para obtener el documento de liquidación, y el cierre interno en los sistemas Hermes y QUIPU por parte de la UNAL.LIQUIDACIÓN EXTERNA
Legalización Externa
Legalización Interna
LECCIÓN APRENDIDA
2.5.2 Liquidación » Legalización Interna
LIQUIDACIÓN INTERNA Se debe validar: - Archivo UNAL: cada dependencia debe conservar la información del proyecto según la TRD correspondiente. - Productos académicos: su entrega y cargue en Hermes Extensión es requisito para el cierre interno y para fortalecer la articulación academia–sector externo. - Cierre financiero interno: incluye pagos finales, transferencias del acuerdo de extensión y resolución liquidatoria en Hermes. Esto habilita el último pago del SAR al director(a) (si aplica). - Registro Único de Proponentes (RUP): diligenciamiento en Hermes y cargue de certificación. Cierre en sistemas: Hermes y QUIPU deben quedar completamente cerrados.
4. Ejecución
Legalización Externa
Legalización Interna
LECCIÓN APRENDIDA
3. MARCO INTEGRAL PARA LAGESTIÓN DEL RIESGO
1.1 Generalidades de la Extensión
1.2 Herramientas y metodologías
3. Gestión del riesgo
Conoce el marco jurídico y pautas generales para el manejo de riesgos en proyectos de extensión en la UNAL.
3.2 Pautas generales para el manejo de riesgos
3.1 Marco Jurídico para la extensión y el manejo de riesgos.
3. Gestión del riesgo » 3.1 Marco jurídico para la Extensión y el manejo del riesgo
Los acuerdos, expedidos por el CSU y el Comité del Fondo de Riesgos para la Extensión, son el principal instrumento normativo de la UNAL. Regulan materias de alto nivel y, en virtud de la autonomía universitaria, tienen fuerza de ley, prevaleciendo sobre otros instrumentos y orientando la interpretación del ordenamiento interno. A continuación, se presentan los acuerdos vigentes que regulan la Extensión en la Universidad Nacional de Colombia y en la Sede Bogotá.
Acuerdo 011 Consejo Superior Universitario 2023
Acuerdo 018Consejo Superior Universitario 2024
Acuerdo 018 Consejo Sede Bogotá 2022
Acuerdo 022 Consejo Superior Universitario 2024
Acuerdo 10Consejo Superior Universitario 2024
Acuerdo 007 Consejo Sede Bogotá 2023
3. Gestión del riesgo » 3.2 Pautas generales para el manejo del riesgo
En los proyectos de Extensión, desde la formulación hasta la liquidación, es clave identificar situaciones adversas que puedan derivar en incumplimientos, pérdida de objetivos, afectación de la reputación de la UNAL o riesgos de corrupción. La gestión del riesgo implica enfrentar la incertidumbre mediante acciones que, aunque no la eliminan, reducen su probabilidad e impacto, garantizando el cumplimiento de los objetivos.
B. Elementos clave para definir un riesgo
A. Generalidades del proceso de gestión de riesgo UNAL
C. Elementos clave para definir controles
E. Opciones de tratamiento del riesgo
D. Cómo priorizar los riesgos
F. Diseño de planes de acción
3.2 Pautas generales para el manejo del riesgo » A. Generalidades del proceso
El proceso incluye en término generales: - Definir el contexto, desde lo social, político, cultural, tecnológico, económico y ambiental, por mencionar algunos. - Identificar, analizar, valorar, comunicar, tratar, monitorear, registrar e informar los riesgos que pueden presentarse en los proyectos de extensión
A. Generalidades del proceso
B. Elementos clave | riesgo
C. Elementos clave | controles
D. Cómo priorizar los riesgos
E. Tratamiento del riesgo
F. Planes de acción
LECCIÓN APRENDIDA
3.2 Pautas generales para el manejo del riesgo » B. Elementos clave | riesgo
Un riesgo de proyecto es cualquier amenaza que pueda afectar sus objetivos, metas, actividades, entregables o recursos. Para definirlo claramente, se deben identificar:
A. Generalidades del proceso
B. Elementos clave | riesgo
COMPONENTE AMENAZADO
AMENAZA
VARIABLES AMENAZADAS
Componente amenazado + Amenaza = RIESGO DE PROYECTO Para profundizar en la identificación de los riesgos, es útil distinguir adicionalmente:
C. Elementos clave | controles
D. Cómo priorizar los riesgos
E. Tratamiento del riesgo
Presupuesto/costo
F. Planes de acción
LECCIÓN APRENDIDA
CALIDAD
Tiempo/programación
Alcance
3.2 Pautas generales para el manejo del riesgo » C. Elementos clave | controles
Un control es un mecanismo diseñado para modificar un riesgo, actuando sobre su probabilidad o impacto para prevenirlo, detectarlo o mitigarlo. - Controles de probabilidad: actúan sobre las causas para evitar la ocurrencia del riesgo. - Controles de impacto: actúan sobre las consecuencias para reducir sus efectos. Para evaluar los controles se consideran: - Eficiencia: qué tan bien está diseñado un control y su capacidad de reducir el riesgo en coste, tiempo o esfuerzo. - Eficacia: resultado del control en su implementación y cumplimiento del objetivo.
A. Generalidades del proceso
B. Elementos clave | riesgo
C. Elementos clave | controles
D. Cómo priorizar los riesgos
E. Tratamiento del riesgo
F. Planes de acción
3.2 Pautas generales para el manejo del riesgo » D. Cómo piorizar los riesgos
Para gestionar riesgos, es clave identificarlos y priorizarlos considerando experiencias previas y el contexto del proyecto, evaluando su pertinencia y definición.Conceptos clave: - Impacto: consecuencias si el riesgo se materializa. - Causa inmediata: factores evidentes que pueden generar el riesgo. - Causa raíz: razón principal que origina el riesgo. Fórmula: Impacto + Causa inmediata + Causa raíz = Riesgo Según cada proyecto, se puede actuar sobre la causa inmediata o la raíz para modificar el riesgo, según la coyuntura y el contexto.
A. Generalidades del proceso
B. Elementos clave | riesgo
C. Elementos clave | controles
D. Cómo priorizar los riesgos
E. Tratamiento del riesgo
F. Planes de acción
3.2 Pautas generales para el manejo del riesgo » E. Tratamiento del riesgo
Para dar seguimiento a los riesgos y definir controles, es esencial usar la matriz de riesgos y conocer estos conceptos: Riesgo inherente: nivel de riesgo antes de aplicar controles. Riesgo residual: nivel de riesgo después de aplicar controles. Perfil de riesgo: consolidación de los niveles de riesgo inherente y residual. Mapa de calor: gráfico que muestra la ubicación y distribución de los riesgos, considerando su nivel y aceptabilidad. Opciones de tratamientos de datos: Asumir (aceptar): cuando probabilidad e impacto son bajos y no comprometen la institución. Reducir: disminuir la probabilidad mediante más controles. Transferir (compartir): trasladar a un tercero, como mediante pólizas o seguros. Evitar: no ejecutar, eliminar o sustituir la actividad que genera el riesgo.
A. Generalidades del proceso
B. Elementos clave | riesgo
C. Elementos clave | controles
D. Cómo priorizar los riesgos
E. Tratamiento del riesgo
F. Planes de acción
3.2 Pautas generales para el manejo del riesgo » F. Planes de acción
Los planes de acción complementan los controles y deben considerar:Relación costo-beneficio a nivel institucional. Actividades claramente definidas. Responsables para implementación y seguimiento. Recursos disponibles para evitar retrasos o incumplimientos. Fechas de ejecución. Resultados esperados para medir eficacia y reducción del riesgo. Los planes de acción pueden enfocarse en: Diseñar o mejorar controles: para riesgos residuales con opción de reducir. Gestionar causas: para riesgos residuales con opción de reducir o evitar. Gestionar riesgos materializados: actividades para disminuir impactos, restaurar condiciones normales (plan de contingencia) y evitar la repetición del riesgo.
A. Generalidades del proceso
B. Elementos clave | riesgo
C. Elementos clave | controles
D. Cómo priorizar los riesgos
E. Tratamiento del riesgo
F. Planes de acción
4. PREGUNTAS FRECUENTES
1.1 Generalidades de la Extensión
1.2 Herramientas y metodologías
4. Preguntas Frecuentes
¿Cuál es el Formato de Informe Final para Hermes?
¿Qué se debe hacer en caso de que el director no esté?
¿Cómo liquidar un proyecto que excedió los 30 meses de plazo?
¿Dónde hacer búsqueda de oportunidades y qué se recomienda para hacerlas?
¿Cuál es la Importancia del RUP en la búsqueda de oportunidades?¿Cuál es la importancia del cargue de información en el RUP?
¿Cuáles son los procedimientos guía en softexpert para cada fase de ejecución de proyectos?
¿Cuál es la diferencia entre modalidades? ¿A qué modalidad pertenece x proyecto?
¿Qué debo hacer si un riesgo se materializa en mi proyecto de extensión?
5. Glosario
5. GLOSARIO
1.1 Generalidades de la Extensión
1.2 Herramientas y metodologías
5. Glosario
CAPACITACIONES RIESGOS EN EXTENSIÓN
Capacitaciones Riesgos en Extensión
Comprende cursos de extensión, actualización o profundización; diplomados y programas de formación docente articulados con los programas académicos de pregrado y posgrado. Estos cursos pueden ser presenciales, semipresenciales o virtuales; abiertos o cerrados.- Cursos de Extensión- Cursos de actualización o de profundización- Diplomados- Programas de Formación Docente- Eventos
Servicios orientados a la atención de demandas y necesidades específicas de los agentes sociales con el concurso de la comunidad académica.- Consultorías y asesorías.- Interventorías.- Evaluación de programas y políticas.- Conceptos.
- Asegura el cabal cumplimiento de las obligaciones que la Universidad Nacional de Colombia adquiera en la ejecución y en el desarrollo del componente académico de los proyectos. - Garantiza la calidad, la excelencia y la pertinencia académica, tanto en la coordinación, ejecución y cierre de los proyectos, como en los productos pactados en los objetivos de cada proyecto.
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Captamos mejor el contenido visual. El contenido visual está asociado a mecanismos cognitivos y psicológicos. Las cosas entran por los ojos, la primera imagen es la que cuenta. Asociamos el contenido visual con emociones.
Si quieres aportar información adicional o desarrollar el contenido con más detalle puedes hacerlo a través de tu exposición oral. Te recomendamos que entrenes tu voz y ensayes: ¡la mejor improvisación siempre es la más trabajada!
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No nos gusta aburrir. No queremos ser repetitivos. Comunicar como siempre aburre y no engancha. Lo hacemos diferente. Hacemos sabotaje al aburrimiento. Creamos lo que al cerebro le gusta consumir porque le estimula.
Se enmarca en el Plan Integral de Manejo de Riesgos (PIMRE) para impulsar una cultura de prevención, mejora continua y excelencia académica en los procesos de Extensión.
Dependencia encargada de las compras, gestión de viáticos, contratación de personas naturales o jurídicas y demás trámites contractuales requeridos por el proyecto.
- Cuando se requiere la apertura de una cuenta bancaria, este proceso se realiza ante el área de contabilidad de la Tesorería. Es importante contemplar el tiempo que requiere este proceso para incluirlo en la planeación de las actividades iniciales del proyecto. - Tenga en cuenta los tiempos de emisión del acto administrativo, el cargue del proyecto en el sistema Hermes y la aprobación de cada uno de los actores responsables (aval del director de la UAB correspondiente, aval de la Vicedecanatura de Investigación y Extensión —si aplica— y aprobación de la Unidad Administrativa de la FIC). En caso de requerirse, también deberá contemplarse la creación de acuerdos interfacultades. Lo anterior permitirá prever posibles retrasos en el inicio de la ejecución y estimar una fecha de inicio más precisa para el contrato.
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La docencia asistencial es la prestación de servicios de la comunidad universitaria en áreas como la salud —humana y animal—, la asistencia jurídica y la atención psicológica.
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Sistema de información financiera que facilita la programación, administración y control de las operaciones financieras y administrativas de la Universidad Nacional de Colombia. Su propósito es organizar, controlar y agilizar los procesos relacionados con la gestión financiera de los proyectos, tales como pagos, contrataciones, manejo presupuestal y reportes económicos, entre otros.
- Establecer desde la etapa de formulación un rubro específico para la vinculación del personal de apoyo hasta el cierre del proyecto permite asegurar la continuidad operativa y evitar la fuga de conocimiento durante la etapa final, una situación recurrente en los proyectos de extensión. - Garantizar que todo el equipo administrativo y directivo conozca los procedimientos administrativos y normativos asociados a la liquidación y cierre de proyectos facilita una gestión eficiente y evita retrasos en el cumplimiento de los requisitos institucionales. - Organizar la documentación final del proyecto conforme a la Tabla de Retención Documental (TRD) asegura la conservación adecuada de la información y facilita su consulta eficiente en revisiones futuras con entidades contratantes, auditoras o de control. - Cumplir con la entrega de los productos académicos en el Sistema Hermes fortalece la articulación entre la academia y el sector externo, y constituye un requisito indispensable para el cierre interno del proyecto. - Realizar el cierre financiero completo —incluyendo transferencias, pagos y resolución liquidatoria— garantiza la correcta culminación presupuestal y habilita la gestión del último pago SAR, cuando aplique.
Su finalidad es favorecer el desarrollo profesional, social y comunitario de los estudiantes de pregrado y posgrado matriculados en la Universidad, mediante la aplicación de sus conocimientos y el aprendizaje en la práctica.
- Invitación directa - Convocatoria pública en SECOP - Gestión de un docente - Gestión de una facultad/sede de la UNAL.
- Avala la propuesta para el desarrollo de una actividad, proyecto, plan o programa de Educación Continua y Permanente —en adelante ECyP—. - - Asegura la pertinencia y calidad de las ofertas de ECyP.
Una vez la propuesta está terminada, se presenta ante el contratista con los respectivos avales institucionales. Tras su aprobación por parte del contratante, inicia el proceso de legalización entre las partes.
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- Consolidar oportunamente los cierres técnico y financiero permite evitar retrasos en la obtención del acta de liquidación, asegurando una finalización ordenada del proyecto frente a la entidad contratante. - Mantener una trazabilidad documental completa de los entregables, informes y comunicaciones con el contratante garantiza una validación ágil de inconformidades. - Verificar con anticipación los requisitos financieros de cierre (como formatos, informes o devoluciones de recursos no ejecutados) facilita el cumplimiento de los procedimientos establecidos por cada entidad y evita reprocesos. - Coordinar el proceso jurídico de liquidación desde etapas previas permite consolidar adecuadamente los aspectos técnicos y financieros, agilizando la firma del acta de liquidación.
Si la propuesta es viable en términos jurídicos, financieros y técnicos, es posible iniciar con la formulación del proyecto.
Mapa flujo de valor
Es una herramienta visual que permite analizar y optimizar los procesos de una organización al representar todas las etapas necesarias para entregar un producto o servicio al cliente. En su diagramación se utilizan símbolos estandarizados para identificar actividades que agregan o no valor. Su enfoque integral facilita la comprensión del flujo de trabajo completo y es aplicable en diversos sectores.
- Aprueba la estructura académica, técnica y presupuestal de los proyectos de Extensión.- Designa y aprueba un Director por cada proyecto, actividad o programa de Extensión.- Autoriza, mediante acto administrativo, tanto las actividades de Extensión, como las prácticas académicas y las de investigación — creación.
- Asesora en la implementación de políticas y estrategias, así como en la supervisión, seguimiento y evaluación de la Extensión en cada Facultad. - Asesora a la Decanatura, al Consejo de Facultad y a las UAB en materia de Extensión. Determina las reglas básicas para su funcionamiento.
- Registrar toda la documentación en el sistema institucional (Hermes Extensión) para tener trazabilidad. - Los anexos de experiencia certificada, cronograma, matriz de riesgos, presupuestos, etc., deben estar completos y actualizados al momento de presentar externamente la propuesta. - Es útil producir documentación “tipo” o modelos internos que sirvan de referencia para futuras formulaciones, para ahorrar tiempo y aumentar consistencia entre proyectos.
- Registrar toda la documentación en el sistema institucional (Hermes Extensión) para tener trazabilidad. - Los anexos de experiencia certificada, cronograma, matriz de riesgos, presupuestos, etc., deben estar completos y actualizados al momento de presentar externamente la propuesta. - Es útil producir documentación “tipo” o modelos internos que sirvan de referencia para futuras formulaciones, para ahorrar tiempo y aumentar consistencia entre proyectos.
- Las modificaciones deben planearse de manera preventiva, evitando hechos cumplidos que generen riesgos jurídicos o financieros. - Es fundamental cumplir los hitos y entregables dentro de los plazos establecidos, debido que suelen estar vinculados a los pagos o desembolsos parciales. - Llevar la trazabilidad de los productos entregados y aceptados, así como una correcta gestión documental, garantiza que, ante cambios significativos —como el reemplazo de supervisores o directores—, se cuente con una trazabilidad idónea que permita continuar con la ejecución y la futura liquidación del proyecto. - Monitorear la matriz de riesgos permite identificar alertas tempranas y aplicar medidas correctivas oportunas. - La gestión contractual involucra tanto a la entidad contratante como al equipo interno de la universidad; por ello, deben verificarse las contrataciones, pagos de seguridad social y cumplimiento de los requisitos laborales.
Programas cuyo objetivo es la transmisión, a instituciones públicas o privadas, de la experiencia de la Universidad Nacional de Colombia en materia de formulación de programas académicos y estrategias pedagógicas.
- Revisar con Jurídica las cláusulas contractuales previene dificultades en la ejecucion y liquidación, evitando exigencias financieras desproporcionadas. - Identificar desde el inicio la normativa aplicable orienta las decisiones y asegura el cumplimiento legal durante la ejecución del proyecto. - Validar la última versión de la minuta contractual antes de firmar evita errores y conflictos en la negociación o liquidación.
- Registrar toda la documentación en el sistema institucional (Hermes Extensión) para tener trazabilidad. - Los anexos de experiencia certificada, cronograma, matriz de riesgos, presupuestos, etc., deben estar completos y actualizados al momento de presentar externamente la propuesta. - Es útil producir documentación “tipo” o modelos internos que sirvan de referencia para futuras formulaciones, para ahorrar tiempo y aumentar consistencia entre proyectos.
- No esperar hasta la ejecución para identificar riesgos significativos; idealmente, construir la matriz tempranamente en la formulación con participación de todos los actores clave. - Incluir no sólo riesgos técnicos o financieros, sino también los logísticos, sociales, institucionales (por ejemplo, cambios de personal, demoras administrativas, tiempos de contratación ). - Establecer controles claros y responsables asignados desde la formulación, para que no queden tareas “difusas” o sin seguimiento. - Implementar planes de seguridad y seguros adecuados reduce riesgos al trabajar en zonas con condiciones especiales o de conflicto. - Evaluar riesgos físicos, químicos o biológicos protege al personal y garantiza un entorno laboral seguro. - Planificar la firma y ejecución en periodos de cambio de gobierno evita demoras por transición administrativa o restricciones presupuestales.
Conjunto de actividades de cooperación académica, científica, técnica, cultural y deportiva, enmarcado en la série de estrategias nacionales de cooperación internacional o en programas internacionales oficiales de fomento a la cooperación en estos campos.
Se recomienda contar con información categorizada según la tipología de los proyectos y los datos requeridos. En dicho documento debe registrarse la experiencia certificada consignada en el Registro Único de Proponentes (RUP), información que debe consultarse en el sistema HERMES
Para identificar riesgos más detalladamente, se consideran también las variables amenazadas, que pueden afectar: Costo: presupuesto del proyecto. Tiempo: cronograma de ejecución. Alcance: entregables y actividades necesarias para cumplir objetivos. Calidad: de la gestión y de los entregables. Combinaciones: como costo-tiempo o costo-calidad.
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Retenemos un 42% más cuando el contenido se mueve.
Vela por el cumplimiento de los objetivos de los programas de extensión.
Programas y proyectos científicos, tecnológicos, artísticos y culturales de alta incidencia social, que se desarrollan y financian total o parcialmente con recursos de la Universidad Nacional de Colombia.
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- Cuando el proyecto involucra desplazamientos a regiones distintas, prever con tiempo los permisos, recursos logísticos, contratación de tiquetes, hospedajes y tiempos de transporte, para evitar cuellos de botella. - Identificar aliados locales o terceros colaboradores con antelación, establecer roles claros, y anticipar dificultades en la logística local (por ejemplo, transporte, comunicaciones, infraestructura). - Alinear el cronograma con los calendarios académicos y la carga docente del equipo garantiza una planeación realista y sostenible.
Dependencia encargada de hacer el análisis de viabilidad jurídica de los convenios o contratos a suscribir. Verifica los requerimientos legales de cada proyecto desde su legalización hasta su liquidación.
Circunstancias o eventos adversos que pueden ocurrir en cualquier etapa del proyecto y generar consecuencias. No debe confundirse causa (amenaza) con efecto (consecuencia), y no importa si es controlable o no.
Es fundamental garantizar que los perfiles profesionales requeridos estén disponibles en el mercado y en los territorios necesarios, para evitar sobrecostos, falta de personal idóneo y retrasos en la ejecución. Comunicar y validar los requerimientos técnicos con todas las áreas involucradas (docencia, investigación, administración, extensión) desde el inicio, para prevenir malentendidos o revisiones múltiples. Desglosar claramente las fases y actividades con entregables específicos mejora la transparencia y facilita el seguimiento institucional.
A. Análisis técnica, financiera y jurídica del proyecto a participar. B. Identificación de la UAB o persona experta. C. Obtención del aval de la Dirección Nacional de Extensión (cuando aplique). D. Registro en Hermes si la propuesta resulta viable (cuando aplique).
Revisar a fondo los requerimientos técnicos, financieros y jurídicos, descartando opciones de baja viabilidad. Esto, especialmente, con el objetivo de remitir observaciones o solicitudes —según los cronogramas estipulados— a la respectiva institución.
Proyectos cuyo fin es producir obras artísticas y literarias de distinta índole y por medio de técnicas diversas.
Elemento del proyecto más afectado si la amenaza se materializa, como objetivos, metas, entregables, actividades, recursos o activos.
Dependencia que si bien no existe en todas las facultades, se convierte en un actor clave, como centro que se encarga de la gestión de la extensión, seguimiento, etc.
- El cronograma debe estar alineado con todos los recursos (humanos, técnicos, financieros y administrativos); cambios en uno de estos elementos afectan los demás. - Asegurar la capacidad de la facultades o institutos involucradas cuenten con experiencia, capacidad operativa y soporte administrativo para cumplir con lo formulado. - Es importante tener presente toda normativa existente y vigente que estipule por ejemplo, precios de alquiler de espacios en las facultades u otros valores por conceptos de servicios y/o recursos susceptibles a ser incluidos dentro de las propuestas económicas, como contrapartidas. - Tener en cuenta las vigencias futuras y las fechas de cierre contable y administrativo de la Universidad, permite planificar adecuadamente la ejecución del proyecto, evitando retrasos o inconvenientes. - Incluir en la etapa de formulación a las unidades administrativas. - Evitar condicionar los hitos del proyecto a publicaciones o licenciamientos externos previene retrasos innecesarios en el cronograma.
Dependencia encargada de la gestión documental en cada FIC. Se rige bajo los lineamientos de las Tablas de Retención Documental -TRD que apliquen de acuerdo a cada proceso.
- Verificar con anticipación la normativa institucional (costos indirectos, contrapartidas y transferencias ) para evitar rechazos de propuestas por temas formales. - Asegurar que el presupuesto sea realista en tiempo y montos; realice una correcta estimación de costos logísticos, viajes, honorarios y requerimientos imprevistos. Asimismo, el posible aumento de costos en el transcurso de los periodos. - Planificar los flujos de caja de acuerdo con los hitos de entrega y de pago, con el fin de evitar desfinanciamientos parciales durante la ejecución. Asimismo, validar con la Unidad Administrativa, o con la dependencia correspondiente, que se cuente con la liquidez requerida. - Realizar cotizaciones previas de insumos, materiales, pólizas (en caso de ser requeridas) y otras compras necesarias. - Validar posibles impuestos no contemplados en la planificación del proyecto. - Validar las formas de pago y politicas con la entidad evita conflictos y demoras administrativas. - Gestionar vigencias futuras desde la planeación asegura la continuidad y estabilidad financiera de los proyectos de largo plazo.
Estructura de desglose del producto
Esta herramienta representa de manera jerárquica todos los componentes físicos y tangibles que conforman el producto final del proyecto. Se enfoca exclusivamente en los entregables del producto, facilitando su comprensión y desarrollo.
- Iniciar con anticipación la gestión de pólizas y garantías permite cumplir con los plazos establecidos y evitar costos no contemplados. - Identificar desde el inicio los posibles derechos de propiedad intelectual facilita acuerdos transparentes y previene conflictos futuros. Consulte la normativa interna de propiedad Intelectual. - Reconocer las diferencias en la contratación entre entidades públicas y privadas mejora la planeación y reduce riesgos en los tiempos de legalización. - Mantener comunicación constante con la entidad contratante agiliza la emisión del acta de inicio y el comienzo oportuno del proyecto. - Establecer desde la negociación las fechas y los entregables asociados a los pagos, e informarse con anticipación sobre los mecanismos y tiempos de pago definidos por la entidad contratante, es fundamental para realizar la radicación de documentos o facturas dentro de los plazos establecidos y evitar afectaciones en el flujo de caja del proyecto. - Los procesos de negociación de acuerdos de voluntades deben estar acompañados por profesionales con conocimientos y capacidades técnicas y jurídicas en extensión. - Realizar un análisis financiero y jurídico del contratante antes de la firma de los acuerdos de voluntades permitirá evitar posibles casos de insolvencia o incumplimiento en los pagos por parte del mismo.
Es la plataforma de información en la que deben estar debidamente consignados todos los datos de cada uno de los proyectos de Extensión que se formulan y ejecutan en la Universidad Nacional de Colombia.En el sistema de información Hermes reposa el ciclo de vida del proyecto. Relaciona dependencias, procesos y registros que pueden ser consultados y gestionados por los distintos actores de la Extensión.