Los Magos del Archivo
Cuidar la información es cuidar la memoria de todos
Empezar
Bienvenido a Los Magos del Archivo
¡Hola!En este curso conocerás cómo realizar transferencias documentales de forma correcta, garantizando el acceso, la conservación y el cumplimiento normativo. Ser guardián del archivo significa proteger la historia, la trazabilidad y la eficiencia de nuestra información.
Siguiente
Haz clic sobre los modulos para continuar
Módulo 1
El valor de nuestro archivo
Todo empieza por entender por qué archivamos.
Siguiente
Objetivo del procedimiento
Nuestro propósito es coordinar la transferencia correcta y oportuna de los documentos al Archivo Central para:
Garantizar el acceso a la información. Evitar acumulación o pérdida de documentos. Cumplir con la normatividad y las TRD.
Siguiente
Alcance
El proceso inicia con la planificación y finaliza cuando la Unidad Productora recibe la certificación de la transferencia y cierra la tarea en la herramienta de gestión documental.
Siguiente
Fundamentos clave: TRD
Las Tablas de Retención Documental (TRD) definen:
Cuánto tiempo conservar un documento.
Cuándo debe transferirse.
Dato importante:
El Cronograma de Transferencias se define anualmente por el Director de Archivo (Formato GPL-GPL-R-36).
Mantente atento a su divulgación.
Siguiente
Haz clic sobre los modulos para continuar
Módulo 2:
Pasos para una transferencia sin errores
Orden, precisión y trazabilidad en cada etapa.
Siguiente
Preparación y organización
Antes de transferir, organiza tu documentación siguiendo el Instructivo GSG-DOC-I-03 y realiza la foliación correcta (Instructivo GSG-DOC-I-01). Asegúrate de que la numeración sea consecutiva y legible.
Siguiente
Notificación y diligenciamiento
supervisor.documental@interrapidisimo.com director.documental@interrapidisimo.com auxiliar2.documental@interrapidisimo.com
Recuerda: los aprendices no deben firmar los formatos.
Correos de notificación:
Siguiente
Manejo de novedades
Si el Archivo Central reporta una novedad:
Corrige el error en la herramienta de gestión.
Responde el correo con el soporte de la solución.
Si se devuelve físicamente, ajusta y crea una nueva guía interna.
Tu pronta respuesta mantiene el flujo documental sin interrupciones.
Siguiente
Cierre de la transferencia
Al finalizar, recibirás la certificación de transferencia (formato GPL-ACH-R-09 firmado o comunicado interno). Luego, cierra la tarea asignada en la herramienta de gestión documental, cargando la certificación. Este paso confirma que tu proceso se completó correctamente.
Siguiente
Haz clic sobre los modulos para continuar
Módulo 3:
Cuando algo no funciona (Plan de continuidad)
El orden continúa, incluso en contingencia.
Siguiente
Fallas en la herramienta de gestión documental
Si la herramienta presenta fallas:Realiza las notificaciones y envíos por correo electrónico.
Aplica tanto para la notificación del Archivo Central como para la Unidad Productora. 📧 La comunicación oportuna evita retrasos y mantiene la trazabilidad.
Siguiente
Haz clic sobre los modulos para continuar
Módulo 4:
Tus responsabilidades como mago
Tu rol hace la diferencia.
Siguiente
Líder de Proceso / Responsable
Checklist visual:
Solucionar novedades.
Organizar y foliar documentación.
Diligenciar formato GPL-ACH-R-09 y generar guía interna.
Cerrar la tarea con la certificación
Notificar el envío de cajas y crear la transferencia digital.
Cumple siempre según el cronograma de transferencias.
Siguiente
¡Felicidades,
Mago del Archivo!
Has completado tu recorrido por la cultura archivística.
Cada acción que realizas garantiza que la información fluya, que los procesos sean auditables y que la memoria institucional se conserve.
Ser guardián del archivo es ser parte del orden que hace posible nuestro trabajo
Notifica el envío por correo electrónico, anexando el formato editable y el PDF firmado por el líder responsable.
Diligencia el Formato GPL-ACH-R-09 y genera la guía interna en el software logístico.
Recibirás la notificación de transferencia desde la herramienta de gestión documental.
Adhiere la guía a la caja física.
Guardianes del archivo
INTERRAPIDISIMO S.A.
Created on November 10, 2025
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Los Magos del Archivo
Cuidar la información es cuidar la memoria de todos
Empezar
Bienvenido a Los Magos del Archivo
¡Hola!En este curso conocerás cómo realizar transferencias documentales de forma correcta, garantizando el acceso, la conservación y el cumplimiento normativo. Ser guardián del archivo significa proteger la historia, la trazabilidad y la eficiencia de nuestra información.
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El valor de nuestro archivo
Todo empieza por entender por qué archivamos.
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Objetivo del procedimiento
Nuestro propósito es coordinar la transferencia correcta y oportuna de los documentos al Archivo Central para:
Garantizar el acceso a la información. Evitar acumulación o pérdida de documentos. Cumplir con la normatividad y las TRD.
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Alcance
El proceso inicia con la planificación y finaliza cuando la Unidad Productora recibe la certificación de la transferencia y cierra la tarea en la herramienta de gestión documental.
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Fundamentos clave: TRD
Las Tablas de Retención Documental (TRD) definen:
Cuánto tiempo conservar un documento.
Cuándo debe transferirse.
Dato importante:
El Cronograma de Transferencias se define anualmente por el Director de Archivo (Formato GPL-GPL-R-36).
Mantente atento a su divulgación.
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Pasos para una transferencia sin errores
Orden, precisión y trazabilidad en cada etapa.
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Preparación y organización
Antes de transferir, organiza tu documentación siguiendo el Instructivo GSG-DOC-I-03 y realiza la foliación correcta (Instructivo GSG-DOC-I-01). Asegúrate de que la numeración sea consecutiva y legible.
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Notificación y diligenciamiento
supervisor.documental@interrapidisimo.com director.documental@interrapidisimo.com auxiliar2.documental@interrapidisimo.com
Recuerda: los aprendices no deben firmar los formatos.
Correos de notificación:
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Si el Archivo Central reporta una novedad:
Corrige el error en la herramienta de gestión.
Responde el correo con el soporte de la solución.
Si se devuelve físicamente, ajusta y crea una nueva guía interna.
Tu pronta respuesta mantiene el flujo documental sin interrupciones.
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Cierre de la transferencia
Al finalizar, recibirás la certificación de transferencia (formato GPL-ACH-R-09 firmado o comunicado interno). Luego, cierra la tarea asignada en la herramienta de gestión documental, cargando la certificación. Este paso confirma que tu proceso se completó correctamente.
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Cuando algo no funciona (Plan de continuidad)
El orden continúa, incluso en contingencia.
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Fallas en la herramienta de gestión documental
Si la herramienta presenta fallas:Realiza las notificaciones y envíos por correo electrónico.
Aplica tanto para la notificación del Archivo Central como para la Unidad Productora. 📧 La comunicación oportuna evita retrasos y mantiene la trazabilidad.
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Módulo 4:
Tus responsabilidades como mago
Tu rol hace la diferencia.
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Líder de Proceso / Responsable
Checklist visual:
Solucionar novedades.
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Diligenciar formato GPL-ACH-R-09 y generar guía interna.
Cerrar la tarea con la certificación
Notificar el envío de cajas y crear la transferencia digital.
Cumple siempre según el cronograma de transferencias.
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Mago del Archivo!
Has completado tu recorrido por la cultura archivística. Cada acción que realizas garantiza que la información fluya, que los procesos sean auditables y que la memoria institucional se conserve.
Ser guardián del archivo es ser parte del orden que hace posible nuestro trabajo
Notifica el envío por correo electrónico, anexando el formato editable y el PDF firmado por el líder responsable.
Diligencia el Formato GPL-ACH-R-09 y genera la guía interna en el software logístico.
Recibirás la notificación de transferencia desde la herramienta de gestión documental.
Adhiere la guía a la caja física.