Gestión Documental

Gestión Documental

Presentado por: Epifania Araujo Martínez. Fernando Yerzid García Martínez. Sandra Milena Vanegas Garavito. Corporación Unificada Nacional CUN

Índice

Selección documental

Principios archivisticos

Introducción

Funcioes de los Actores del Sistema Nacional de Archivos

Ordenación Documental

Procedencia y Orden original

Descripción documental

Clasificación documental

Gestión Documental

Tabla de Retención Documental Normativa Aplicable

Valoración docuemental

Propositos y politica de Archivos

INTRODUCCIÓN

A continuación presentaremos los conceptos fundamentales acerca de la gestión documental. Un engranaje que nos permite entender la importancia de éste componente esencial en la administración pública que permite garantizar la transparencia, la eficiencia administrativa y la preservación de la memoria institucional.

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Funciones de los actores del Sistema Nacional de Archivos

ÓRGANOS COORDINADORES: Archivo General de la Nación (dirige el Sistema Nacional de Archivos) • Coordinar el funcionamiento integral del Sistema Nacional de Archivos. • Emitir normas, directrices y lineamientos técnicos de obligatorio cumplimiento. • Supervisar y asesorar la organización de los archivos públicos del país. • Promover la normalización de procesos archivísticos (clasificación, valoración, conservación, etc.). • Garantizar la preservación del patrimonio documental y el acceso a la información pública. • Ejercer funciones de vigilancia y control archivístico.

ORGANOS EJECUTORES: Archivos de las entidades públicas( aplican las políticas y gestionan los documentos).• Implementar las políticas, normas y procedimientos archivísticos definidos por el AGN. • Organizar y conservar los documentos producidos por su entidad. • Elaborar e implementar Tablas de Retención Documental (TRD) y Tablas de Valoración Documental (TVD). • Asegurar el acceso, consulta y transferencia de los documentos según la normativa. • Proteger los documentos de valor histórico y garantizar su conservación. • Promover el uso de tecnologías para la gestión documental y archivo electrónico.

ORGANOS ASESORES : Consejo Nacional de Archivos (recomiendan políticas y normas). .

• Asesorar al Gobierno Nacional y al Archivo General de la Nación (AGN) en materia de política archivística. • Formular y recomendar normas y directrices técnicas para el funcionamiento del Sistema Nacional de Archivos. • Promover la investigación y capacitación archivística en el país. • Evaluar y conceptuar sobre proyectos de ley o reglamentos relacionados con archivos. • Fomentar la protección del patrimonio documental de la Nación.

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GESTIÓN DOCUMENTAL

Según la Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos): “Se entiende por gestión documental el conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.” (Congreso de la República de Colombia, 2000, art. 21).

A La Política de Gestión Documental y Archivos del Estado Colombiano tiene como propósito establecer directrices que orienten a las entidades públicas en el desarrollo de programas integrales de archivo

PRINCIPIOS DE LA POLITICA DE LA GESTION DOCUMENTAL

L1. Garantizar la transparencia y el acceso a la información pública. La política promueve el derecho de los ciudadanos a conocer la gestión del Estado, en cumplimiento de la Ley 1712 de 2014, la cual consagra el derecho de acceso a la información pública como un pilar de la democracia participativa (Congreso de la República de Colombia, 2014). 2. Asegurar la preservación del patrimonio documental. Busca proteger los documentos con valor histórico, científico y cultural, de modo que la memoria colectiva del país sea conservada como patrimonio de la Nación. 3. Optimizar la gestión administrativa y el uso de recursos públicos. La correcta aplicación de la gestión documental permite una administración más eficiente, al reducir costos de almacenamiento y facilitar la recuperación oportuna de la información. 4. Incorporar tecnologías de la información. La política fomenta la transición hacia la gestión documental electrónica, garantizando la validez jurídica de los documentos digitales y promoviendo la modernización institucional (Presidencia de la República de Colombia, 2015). 5. Fortalecer el Sistema Nacional de Archivos (SNA). Finalmente, la política busca consolidar la articulación entre las entidades públicas y el Archivo General de la Nación, para unificar criterios técnicos y garantizar una gestión documental coherente en todo el territorio nacional.

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PRINCIPIOS ARCHIVISTICOS

ORDEN ORIGINALConsiste en mantener los documentos en el orden en que fueron organizados originalmente por la entidad productora, reflejando la estructura y las actividades de dicha institución. Este principio facilita la comprensión del contexto administrativo y funcional de los documentos (Decreto 2609 de 2012, art. 9).

PROCEDENCIA Este principio establece que los documentos deben conservarse agrupados de acuerdo con la entidad, persona o institución que los produjo o recibió en el ejercicio de sus funciones Según la Ley 594 de 2000, “los documentos de archivo deben conservarse respetando su procedencia, sin mezclar los fondos que provienen de diferentes entidades o personas” (art. 24).

PRINCIPIOS ARCHIVISTICOS

VALORACIÓN DOCUMENTALConsiste en determinar los valores primarios y secundarios de los documentos (administrativo, legal, fiscal, histórico, etc.), con el fin de definir su tiempo de conservación y su destino final.Este proceso es la base para elaborar las Tablas de Retención Documental (TRD). (Ley 594 de 2000, art. 25).

CLASIFICACIÓN DOCUMENTALEs el proceso de identificar y agrupar los documentos de acuerdo con la estructura orgánica y funcional de la entidad. Permite definir series, subseries y tipos documentales, estableciendo su relación con las funciones institucionales. (Decreto 2609 de 2012, art. 11).

PRINCIPIOS ARCHIVISTICOS

ORDENACIÓN DOCUMENTALImplica disponer físicamente o digitalmente los documentos dentro de cada serie o expediente siguiendo un orden lógico o cronológico, respetando el orden original.Su finalidad es facilitar la consulta, control y recuperación de la información. (AGN, Acuerdo 001 de 2024, art. 15).

SELECCIÓN DOCUMENTAL Es la acción mediante la cual se determina qué documentos deben conservarse permanentemente por su valor histórico o probatorio, y cuáles deben eliminarse una vez cumplido su tiempo de retención. Debe realizarse siguiendo criterios técnicos aprobados por el Archivo General de la Nación (Decreto 2609 de 2012, art. 18).

PRINCIPIOS ARCHIVISTICOS

TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTALSegún el Acuerdo 001 de 2024,“Las Tablas de Retención Documental son instrumentos técnicos obligatorios que regulan la gestión de los documentos desde su producción hasta su disposición final, garantizando la eficiencia administrativa y la preservación del patrimonio documental” (art. 25).

DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL Es la elaboración de instrumentos de referencia (inventarios, guías, catálogos) que permiten identificar y localizar los documentos. Su objetivo es facilitar el acceso y la gestión de la información archivística. (Acuerdo 001 de 2024, art. 16).

NORMATIVA APLICABLE

Marco legal colombiano en materia archivistica

Acuerdo 001 del 2024

Decreto 2609 de 2012

Ley 594 del 2000

Actualiza los lineamientos técnicos del AGN (Archivo General de la NAción)

Reglamenta la gestión docuemental .

Ley 594 del 2000, establece los principios y la organización de los archivos.

CONCLUSIÓN

‘ La gestión documental indudablemente es un pilar fundamental para la modernización del Estado colombiano, pues asegura la conservación de la memoria hitórica y cultural del país, garantizando además los principios de eficiencia y transparencia que apuntan a generar confianza en el ciudadano ya que le permite el acceso a la información. pública. La Política de Gestión Documental y Archivos del Estado Colombiano representa un eje estratégico que fortalece la administración pública y permite un Estado más organizado, seguro y comprometido con su haber documental..

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

‘ Congreso de la República de Colombia. (2000, 14 de julio). Ley 594 de 2000: Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones. Diario Oficial No. 44.093. https://www.funcionpublica.gov.co/eva/gestornormativo/norma.php?i=3701 Congreso de la República de Colombia. (2014, 6 de marzo). Ley 1712 de 2014: Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional. Diario Oficial No. 49.084. https://www.funcionpublica.gov.co/eva/gestornormativo/norma.php?i=56838 Presidencia de la República de Colombia. (2015, 26 de mayo). Decreto 1080 de 2015: Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura. Diario Oficial No. 49.523. https://www.funcionpublica.gov.co/eva/gestornormativo/norma.php?i=61758 Archivo General de la Nación de Colombia. (2014). Política de Gestión Documental y Archivos del Estado Colombiano. Bogotá: Subdirección del Sistema Nacional de Archivos. https://www.archivogeneral.gov.co

‘ FRASE " El archivo no solo guarda documentos, conserva la memoria y asegura la transparencia del Estado"

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TRANSPARENCIA

Promueve el derecho de los ciudadanos a acceder a los documentos del Estado, en cumplimiento de la Ley de Transparencia (Ley 1712 de 2014). o Fortalece la rendición de cuentas y la participación ciudadana.