Etykieta korespondencji elektronicznej

Etykieta korespondencji elektronicznej

Pisanie wiadomości e-mail. Bezpieczne korzystanie ze skrzynki pocztowej.

wzajemny szacunek dla osobowości i pozycji drugiej strony

zasady zachowania w sieciach komputerowych, mające na celu nieutrudnianie życia innym

Netykieta (Sieć + Etykieta)

Punktualność

Uwaga dla interesów oponenta (osoby sprzeciwiającej się, niezgadzającej się)

NETIQUETTE

zrozumienie ważności kwestii poufności (prywatności, nieujawniania)

(terminowość) w wymianie informacji

Net - sieć + Etiquette - etykieta

W wiadomości e-mail wypełniaj wszystkie pola

• Adres i nazwa nadawcy.
• Adres odbiorcy.
• Temat wiadomości.
• Treść wiadomości
• powitanie,
• główna treść wiadomości,
• zakończenie,
• podpis.
• Załączniki (dołączone pliki)

Zasada 1

Adres e-mail i nazwa nadawcy powinny być zrozumiałe

• Największe zaufanie budzi adres e-mail zawierający nazwisko i imię, na przykład JanKowalski@wp.pl.
• Jeśli adres e-mail wygląda jak czarodziejskaformula123@gmail.com, nie każdy odbiorca wiadomości z takiego adresu odważy się ją otworzyć, obawiając się wirusów lub spamu.
• Najlepiej mieć dwie skrzynki pocztowe – główną i dodatkową. Główny adres e-mail powinien być poważny i znaczący, dodatkowy może być dowolny.

Zasada 2

Temat (tytuł, nazwę) wiadomości należy zawsze podawać

• Tytuł wiadomości to jedyna rzecz, którą widzi odbiorca, podejmując decyzję: otworzyć lub usunąć bez czytania.
• Tytuł wiadomości to klucz do zainteresowania odbiorcy, aby otworzył wiadomość, „zahaczenia”, przyciągnięcia uwagi.
• Tytuł wiadomości powinien być zwięzły (do 50 znaków), interesujący i wyrażać istotę wiadomości.
• W trakcie korespondencji, jeśli odbiorca odpisał nadawcy, tytuł wiadomości nie powinien ulegać zmianie.
• Jeśli w trakcie korespondencji temat dyskusji ulega zmianie, sensownie jest zmienić temat wiadomości lub ewentualnie utworzyć nową wiadomość z nowym tematem do dalszej korespondencji.

Zasada 3

Używaj „Re:” tylko dla odpowiedzi

• Odpowiadając na wiadomość e-mail, należy nacisnąć odpowiedni przycisk; natychmiast otwiera się formularz odpowiedzi, w który automatycznie wstawiono adres twojego rozmówcy, treść jego wiadomości oraz temat jego wiadomości, przed którym widnieje „Re:”

„Re:” jest skrótem od angielskiego słowa „Reply:” lub „Response:” i oznacza „Moja odpowiedź na:”. Jeśli temat wiadomości ulega zmianie, należy koniecznie usunąć symbol „Re:”; w połączeniu z nowym tematem „Re:” wprowadzi adresata w błąd, ponieważ może on pomyśleć, że otrzymał odpowiedź na wiadomość, której nie pisał.

Zasada 4

Adres e-mail odbiorcy (Do) wypełniaj w ostatniej kolejności

• Pole „Do” najlepiej wypełnić po napisaniu i sprawdzeniu wiadomości. Pozwoli to uniknąć przypadkowego wysłania jej do adresata w niedokończonej formie poprzez przypadkowe naciśnięcie przycisku „Wyślij”.
• – Przed naciśnięciem przycisku „Wyślij” należy przede wszystkim sprawdzić, do kogo wiadomość jest wysyłana, szczególnie jeśli zawiera ona informacje osobiste lub poufne.

Zasada 5

Zapisz treść wiadomości w oddzielnym pliku przed jej wysłaniem

• Jest to bardzo dobra zasada, która znacznie ułatwia życie, jeśli:
• podczas wysyłania wiadomości z „dużą ilością tekstu” wprowadzonego ręcznie, a nie skopiowanego skądś, nastąpił nieoczekiwany błąd,
• poproszono o ponowne wysłanie wiadomości, ponieważ nie została ona odebrana z jakichś powodów.

Zasada 6

Treść wiadomości powinna spełniać określone wymagania:

• zawierać powitanie,
• być poprawna językowo i nie zawierać błędów,
• być zrozumiała pod względem treści,
• dotyczyć jednego tematu,
• być uporządkowana pod względem treści i wizualnego odbioru,
• mieć optymalny rozmiar,
• być napisana powszechnie używaną czcionką, która będzie wyświetlana we wszystkich serwisach pocztowych,
• być napisana czcionką jednolitego rozmiaru,
• być napisana bez nadużywania wielkich i drukowanych liter,
• ton wiadomości w żadnym wypadku nie powinien mieć cech agresywności, drażliwości,
• być podpisana (imię, nazwisko, pseudonim, stanowisko w przypadku listów biznesowych), zawierać ewentualne życzenia dla rozmówcy.

Zasada 7

Pracuj ostrożnie z załącznikami

• Jeśli zamierzasz wysłać załącznik, dołącz go na samym początku: często wiadomości, których celem było przesłanie załącznika, przychodzą bez niego z powodu nieostrożności lub roztargnienia.
• Nie przesyłaj niepotrzebnych plików:
• gdy piszesz do kogoś po raz pierwszy, nie dołączaj żadnych załączników,
• jeśli jednak wysyłasz załącznik bez uzgodnienia z odbiorcą, napisz w treści wiadomości, co to za plik, aby nie został usunięty jako wirus bez czytania,
• nie dołączaj załączników o rozmiarze większym niż 5 MB: duże pliki należy wysyłać po uzgodnieniu za pomocą [specjalnych metod/chmury].

Zasada 8

Na wiadomości e-mail należy odpowiadać

Zasada 9

Czas odpowiedzi nie powinien przekraczać trzech dni.– Jeśli potrzeba więcej czasu na odpowiedź, warto pisemnie uprzedzić i wyjaśnić powody opóźnienia.– Koniecznie należy potwierdzić, że załącznik w wiadomości dotarł i normalnie się otwiera.– Na nieproszone wiadomości od nieznanych osób można nie odpowiadać i usuwać je bez czytania: nieproszona wiadomość może okazać się spamem, a każda odpowiedź pozwoli spamerowi uznać, że kontakt został nawiązany.– Załączony plik nieproszonej wiadomości należy usunąć bez rozpakowywania: często jest on źródłem wirusa komputerowego.

Nie wysyłaj poufnych informacji pocztą elektroniczną

Zawsze uwzględniaj fakt, że pocztę elektroniczną można zhakować lub przechwycić: zapisane w wiadomościach e-mail hasła, numery kart bankowych, kody PIN itp. mogą stać się dostępne dla osób trzecich, które mogą je wykorzystać w nieuczciwych celach. – Nie zapominaj, że wysłana wiadomość e-mail pozostaje również w pamięci komputera.

Zasada 10

Używaj podpisu elektronicznego

– Podpis to krótki fragment tekstu na końcu wiadomości, zazwyczaj zawierający informacje kontaktowe, który automatycznie „przykleja się” do wychodzących wiadomości. – Podpis powinien identyfikować Cię i zawierać dane o innych kanałach komunikacji (telefon stacjonarny, faks). – Podpis powinien mieć długość 4-7 wierszy. – Niektóre serwery pocztowe pozwalają dodawać losowe wiersze do Twojego podpisu: zachowaj przy tym ostrożność.

Zasada 11

Nie publikuj informacji z prywatnych wiadomości bez zgody ich nadawców

Nie przekazuj dalej i nie cytuj nikomu wiadomości e-mail bez pozwolenia jej autora. Szanując cudze poufne informacje, szanujesz także siebie i swoje prawo do prywatności.

Zasada 12

Poczta elektroniczna jest często wykorzystywana do ataków informacyjnych przez reklamodawców. Wiadomości zawierające takie treści są klasyfikowane jako spam, a osoby zajmujące się ich rozsyłaniem nazywane są spammerami. Spamem nazywa się niechciane wiadomości e-mail, czyli pocztę przychodzącą bez zgody użytkownika.

Główne oznaki spamu

Aby zabezpieczyć się przed spamem, przestrzegaj następujących zasad:

• nie podawaj swojego adresu e-mail na podejrzanych stronach internetowych;
• jeśli spam mimo wszystko trafił do Twojej skrzynki pocztowej, nigdy nie odpowiadaj na te wiadomości i nie korzystaj z linków w nich podanych.

Główne oznaki spamu

• Phishing – jeden z najpopularniejszych i najbardziej dochodowych (dla tych, którzy go realizują) rodzajów oszustw w Internecie.
• Scenariusz ataków phishingowych: osoba atakująca tworzy stronę internetową, która dokładnie kopiuje design i funkcje strony: Następnie zamawia spamową rozsyłkę wiadomości, w których przekonuje swoje ofiary do wejścia na stronę poprzez link i wypełnienia dowolnego formularza z podaniem danych osobowych. Celem jest zbieranie poufnych informacji – haseł, kodów i tym podobnych.

Główne oznaki phishingu