PNO SURTIDO DE DISPOSITIVOS MEDICOS

P-OTB-ALM-05

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PNO SURTIDO DE DISPOSITIVOS MÉDICOS

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ÍNDICE

• OBJETIVO
• ALCANCE
• RESPONSABILIDADES
• DEFINICIONES
• PROCEDIMIENTO
• REFERENCIAS

OBJETIVO

Establecer los lineamientos, metodología y requisitos para el surtido de los dispositivos médicos para la salud en el almacén de Orthopbone & Spine S.A. de C.V.

ALCANCE

Aplica a todos los insumos que se surten en el almacén de Orthopbone & Spine S.A. de C.V.

RESPONSABILIDADES

definiciones

dESVIACIONES / NO CONFORMIDAD

PEPS

PCPS

ERP

Charola

TRANSFERENCIA DE STOCK

SOLICITUD DE TRASLADO

LISTADO OFICIAL

PNO

PROCEDIMIENTOS - GENERALIDADES

Es necesario establecer una serie de pasos para lograr que la cadena de suministro de productos que se lleva a cabo en el almacén de Orthopbone & Spine para lograr que los dispositivos médicos y demás insumos para la salud lleguen en las mejores condiciones a los usuarios finales.El manejo de los dispositivos médicos y demás insumos para la salud debe realizarse solo por personal de almacén, conforme a lo indicado en el procedimiento P-OTB-ALM-04 “Control y registro de distribución de insumos” vigente.

PROCEDIMIENTOS DESARROLLO DEL PROCESO

PRIORIZAR PEDIDOS

El Coordinador operativo y/o Jefe administrativo coordina al personal para las funciones implicadas en el proceso de surtido con apoyo del Líder de almacén y marca prioridad a los pedidos que así lo ameriten.

SURTIDO DE PEDIDOS

Los pedidos se reciben mediante el departamento de atención a clientes, ventas o promotores quirúrgicos (aplica para OTB – foráneo), los cuales le comunican la información al Coordinador operativo o persona designada.Los pedidos surtidos son:

• Implantes: El área comercial genera una solicitud de traslado (orden de pedido) que comparte al personal de almacén.
• Instrumentales: La solicitud de se recibe por los contactos habituales y se comparte al personal de almacén para su programación y entrega.

PROCEDIMIENTOS DESARROLLO DEL PROCESO

El Líder de almacén y/o personal del almacén deben surtir los dispositivos médicos mediante el proceso de PEPS y para los insumos que tengan fecha de caducidad se debe seguir el proceso de PCPS. El Líder de almacén y/o personal del almacén identifican la ubicación del producto a surtir, acude al pasillo asignado, selecciona el producto requerido y surte las piezas solicitadas en base a la cantidad de piezas indicadas en la orden de pedido colocándolas en un contenedor o charola, según corresponda. En caso de no haber existencia de producto en la ubicación, se deberá realizar lo siguiente:

• Para instrumental se hace un recuento de las piezas en existencia, se arman las charolas con el instrumental de stock y se envía para el servicio.
• Para implantes se avisa al Coordinador operativo y/o Jefe administrativo para que se ponga en contacto con el cliente directamente. Le indica al cliente las piezas con las que se cuentan para el servicio, si el cliente está de acuerdo se envía el pedido con las piezas existentes, si el cliente no está de acuerdo se cancela la entrega.

Al terminar de surtir todos los pedidos el Líder de almacén y/o personal de almacén coloca las charolas completas en la mesa de trabajo.

CORROBORAR CANTIDADES Y DOCUMENTACION

El personal de almacén y/o persona designada, toma los implantes o la charola e identifica que la lista de insumos solicitada este completa, posteriormente identifica los insumos o la charola con su destino revisando que no haya errores de surtido (producto y cantidad de piezas correctas), contando las piezas una por una.Una vez surtido el pedido de implantes, el Personal de almacén y/o persona asignada debe registrar en el sistema ERP la “Transferencia de Stock” correspondiente siguiendo el procedimiento P-OTB-ALM-09 “Generación de transferencias de stock en sistema SAP” vigente. Una vez surtido el pedido de instrumentales el Personal de almacén y/o persona asignada debe registrar el movimiento en portal VALCO (Aplica solo para OTB – foráneo) y siguiendo el procedimiento P-OTB-ALM-11 “Llenado y salida de charolas” vigente. Se procede a imprimir as copias necesarias de el “Listado Oficial”. Si durante el registro se detecta alguna diferencia, se procede a repetir el paso anterior, de tal manera, qué si existe producto sobrante, lo devuelve a su logar de origen y si hay producto faltante, acude a la ubicación indicada y toma el producto.

EMBARQUE Y EMPAQUE DE DISPOSITIVOS MEDICOS

El líder de almacén coloca los pedidos y la documentación surtidos, en el área de embarque. Realizar el embarque y la entrega acorde al procedimiento P-OTB-ALM-10 “Embarque, transporte y distribución de dispositivos médicos”. El Personal de almacén revisa si hay pedidos pendientes por surtir, de no ser así, el Líder de almacén y/o persona asignada autoriza el embarque. Mensajero y/o persona asignada coteja el documento de salida con los dispositivos médicos a distribuir. Mensajero y/o persona asignada deben empacar los pedidos de venta surtidos asegurando que se cumpla con lo siguiente:

• Se garantice la identificación del producto.
• Se garantice la integridad del producto.
• Fácil manipulación a lo largo de toda la cadena de distribución.
• Los dispositivos médicos son separados y empacados por destino.

. NOM-241-SSA1-2021. Buenas prácticas de fabricación de Dispositivos Médicos. . NOM-241-SSA1-2025. Buenas prácticas de fabricación de Dispositivos Médicos. . FEUM. Suplemento para establecimientos dedicados a la venta y suministro de medicamentos y demás insumos para la salud. Sexta Edición 2018. . Guía de Prácticas Adecuadas en Almacenes de la Industria Farmacéutica. COFEPRIS, primera edición 2016. . Norma ISO13485:2012 Dispositivos Médicos – Sistemas de Gestión de Calidad

REFERENCIAS

Es un documento el cual especifica la cantidad de piezas que contiene una Charola.

Documento que contiene las instrucciones necesarias para llevar a cabo de manera reproducible una operación.

Documento creado a partir de una orden de venta, la cual se considera una orden de pedido.

Sistema de información para la gestión, inventario y logística de la empresa, para la gestión de las operaciones de la empresa logrando aumentar la productividad.

Líder de Almacén:

• Tener conocimiento del presente procedimiento.
• Apoyar y vigilar al personal de almacén para coordinar las funciones implicadas en el proceso de surtido.
• Vigilar que el personal de almacén realice las actividades descritas en este procedimiento.
• Surtir los dispositivos médicos siguiendo el sistema PEPS y PCPS según corresponda.

Al no cumplimiento de un requisito previamente establecido

Responsable Sanitario:

• Autorizar el procedimiento.
• Verificar el cumplimiento de este presente procedimiento.
• Levantar las desviaciones cuando no se esté cumpliendo el presente procedimiento.

Líder de logística o Coordinador Operativo:

• Programar el envío de los dispositivos médicos solicitados por el cliente.

Auxiliar de Almacén:

• Tener conocimiento del presente procedimiento.
• Surtir los dispositivos médicos siguiendo el sistema PEPS y PCPS según corresponda.
• Emitir los documentos de entrega al cliente.

Para fines prácticos de este procedimiento la charola se define como el Set que contiene el conjunto de instrumentales quirúrgicos requeridos para una cirugía en específico.

Mensajero, Líder de logística y/o persona designada:

• Entregar al cliente y/o agente de ventas los pedidos transportados.

También conocida como transferencia de inventario o transferencia de almacén. Implica transferir o registrar una salida de productos de un punto de ubicación de almacén a otro, o a otra área de la compañía, basado en una Solicitud de Traslado y/o en el material requerido por el cliente para cubrir la programación.

Auxiliar de Responsable Sanitario:

• Verificar el cumplimiento de este presente procedimiento.
• Levantar las desviaciones cuando no se esté cumpliendo el presente procedimiento.

Recursos Humanos:

• Capacitar al personal en lo indicado en este procedimiento.

APLICA SOLO PARA ALMACÉN FORANEO:

• Promotor Quirúrgico, Atención a clientes, Personal de ventas y/o persona asignada:
• Recibir los pedidos solicitados por el cliente cuando aplique.
• Mensajero, Chofer, Líder de logística y/o persona asignada:
• Entregar los dispositivos médicos solicitados por el cliente.
• Todo el personal:
• Levantar desviaciones cuando no se esté llevando a cabo el presente procedimiento.
• Líder de Almacén – foráneo:
• Realizar las actividades implicadas en el proceso de surtido de Dispositivos Médicos.
• Surtir los dispositivos médicos siguiendo el sistema PEPS y PCPS según corresponda.
• Emitir y resguardar los documentos de salida según aplique.