Gobierno Digital y Archivos: Transformación y Retos.
Meléndez Magadán Marla Jubali 7EX02 5 de noviembre del 2025.
esto es un Índice
11. Infraestructura compartida.
6. Expedientes Digitales Ciudadanos.
1. Portales Gubernamentales.
2. Web 2.0 vs Web 3.0
7. ¿Que datos personales puedes consultar en un portal gubernamental?
12. Palabras clave.
3. Archivos en la Gestión Pública Digital.
13. Intercambio de datos.
8. Centralización de expedientes.
4. ¿Dónde se almacenan los documentos en un gobierno digital?
14. SAT vs IMSS.
9. Operación del Gobierno Digital.
15. Interoperabilidad.
5. Importancia
10. Portal único.
Portales Gubernamentales.
Los portales gubernamentales son sitios web que proveen a la ciudadanía información, servicios y formularios en línea de los gobiernos a nivel federal, estatal o municipal. Su propósito principal es facilitar la interacción entre el gobierno y los ciudadanos, permitiendo realizar trámites, consultar datos oficiales, y participar en procesos de toma de decisiones.
Portal Gubernamental Estado de México.
Se trata del Portal Ciudadano del Estado de México, dónde podemos ver un claro ejemplo de un portal gubernamental, página que contiene opciones como lo son la alerta amber, denuncia anónima, 911, eventos y convocatorias, etc.
Web 2.0 vs web 3.0
Internet, tal como lo conocemos, ha pasado por numerosos hitos antes de llegar a su estado actual. La Web 2.0 y la Web 3.0 son generaciones de servicios de internet con variaciones significativas en la forma en que los usuarios interactúan con ella.
Archivos en la Gestión Pública Digital.
El archivo digital puede explicarse como un sustituto del papel: su principal función es almacenar documentos generados en formato digital. Asimismo, este puede ser denominado fichero, el cual equivale a una unidad de datos que puede ser utilizada por medio de aplicaciones instaladas en una computadora.
¿Dónde se almacenan los documentos en un gobierno digital?
Sistema de gestión.
EL PROGRAMA ANUAL.
la preservación.
El Programa Anual de Desarrollo Archivístico de la entidad pública deberá contener las estrategias de preservación a largo plazo de los documentos de archivo electrónicos.
Es primordial que las entidades públicas contemplen en su “Plan de conservación de los documentos y de la información archivística”.
El Glosario de Preservación Archivística Digital señala que la preservación digital (digital preservation) es el “proceso específico para mantener los materiales digitales durante y a través de las diferentes generaciones de la tecnología a lo largo del tiempo, con independencia de los soportes donde residan”.
En la era de la tecnología, los documentos digitales han adquirido una importancia sin precedentes. Desde expedientes de colaboradores, de productos o contables, hasta contratos legales o facturas comerciales, la digitalización de los documentos ha simplificado la forma en que almacenamos, compartimos y gestionamos la información. Con un simple clic, podemos acceder a un archivo y enviarlo a cualquier parte del mundo al instante. Además de ser convenientes, los documentos digitales también son amigables con el medio ambiente. Al eliminar la necesidad de imprimir y almacenar documentos en papel, reducimos el consumo de recursos naturales y disminuimos la generación de residuos.
Importancia del Archivo Digital.
Impacto de los documentos digitales en las empresas.
Formatos populares de documentos digitales.
Herramientas y software para la creación y gestión de documentos digitales.
Ventajas.
Homogeneización de documentos.
Resguardo seguro de documentos.
Ahorro de espacio físico y tiempo.
Aumento del ROI.
Mayor eficiencia en la gestión empresarial.
Eliminación de riesgos.
Expediente digital ciudadano.
Definido por la Ley Nacional para Eliminar Trámites Burocráticos (LNETB), el Expediente Digital Ciudadano es una plataforma que permite a las distintas dependencias gubernamentales interconectar sus bases de datos de forma segura. Su principal objetivo es consultar, integrar y compartir datos y documentos digitales para gestionar trámites sin necesidad de que el ciudadano los presente una y otra vez.
Este expediente contiene un registro que identifica dónde se encuentra cada documento o dato en posesión de las autoridades, facilitando su acceso y consulta. Todo esto, por supuesto, opera con el consentimiento previo del ciudadano y bajo estrictas normas de protección de datos personales.
Este instrumento está diseñado para que las autoridades dejen de solicitar información y documentos que ya tienen en su poder o que pueden consultar fácilmente, agilizando la gestión de trámites y servicios para todos.
¿Qué datos personales puedes consultar en un portal gubernamental?
Registro Federal de Contribuyentes (RFC).
Acta de Nacimiento.
Historial de semanas cotizadas (en el caso del IMSS).
Clave Única de Registro de Población (CURP).
Número de Seguridad Social (NSS).
Pagos de servicios.
Centralización de expedientes.
Consiste en colocar la información de la empresa, ya sean datos o archivos en un lugar accesible por las personas que deben acceder a él.Cuando compras un vuelo, está muy claro. Tu reserva se anota en un sistema que está en algún lugar, existe un registro único. Si no fuera así, otros podrían reservar tu mismo asiento. El sistema informático guarda cada plaza existente en un solo lugar, una base de datos central dónde solo hay un registro. A nadie se le ocurre que los registros de un vuelo existan copiados en los diferentes ordenadores de los empleados de la compañía.
Enlace a mapa conceptual.
Operación del Gobierno Digital.
La estrategia de Gobierno Digital tiene como objetivo aprovechar las Tecnologías de la Información y Comunicaciones para mejorar la gestión de las entidades de la Administración Pública Federal.
El Gobierno Digital es un componente del Sistema Nacional e-México, que promueve el uso intensivo de sistemas digitales, en especial de Internet, como la herramienta principal de trabajo de las unidades que conforman la APF
Portal Único.
El portal único de educación financiera proporciona información económica clara, sencilla y sobre todo útil para las finanzas personales y familiares de la población, así como de las empresas en México.
Los portales únicos también tiene su página web.
Infraestructura compartida.
Si bien es común que las grandes empresas desarrollen sus propios proyectos de infraestructura para lograr economías de escala, en ciertos casos, una forma más costo-eficiente de alcanzarlas es mediante la creación de infraestructura compartida.
Palabras clave.
E-gobierno.
Servicios.
TIC's.
Modernización.
Administración.
Digitalización.
Big data.
Ciberseguridad.
Identidad.
Seguridad.
Innovación.
Ciudadania.
Participación.
Acceso.
Usuario.
Eficiente.
Transparencia.
Intercambio de datos.
INtercambio.
¿Qué es?
El intercambio de datos es el proceso de poner los recursos de datos de una organización a disposición de múltiples aplicaciones, usuarios y otras organizaciones.
¿Qué implica?
El intercambio eficaz de datos implica una combinación de tecnologías, prácticas, marcos legales y esfuerzos organizacionales para facilitar el acceso seguro para múltiples entidades sin comprometer la integridad de los datos.
¿Cómo funciona?
SAT vs IMSS.
El intercambio de datos entre el Servicio de Administración Tributaria (SAT) y el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) es un proceso de colaboración integral que busca fortalecer la fiscalización, combatir la evasión fiscal y la informalidad laboral en México.
- Interacción en tiempo real.
- Verificación de ingresos.
Interoperabilidad.
Es un enfoque basado en estándares para permitir que diferentes sistemas de TI intercambien datos y compartan funcionalidad con una intervención mínima del usuario final.
¿Cuál es su importancia?
Los sistemas interoperables desempeñan un papel cada vez más importante en la atención médica, el gobierno, el comercio y la seguridad pública. La interoperabilidad proporciona una forma eficiente y eficaz para que diversos sistemas de tecnología de la información (TI) en estas áreas se conecten, comuniquen y compartan datos esenciales.
Diagrama.
Impacto de los archivos digitales.
La adopción de documentos digitales ha tenido un impacto significativo en las empresas. Gracias a la digitalización, las organizaciones pueden almacenar grandes cantidades de información de manera más eficiente. Esto facilita la búsqueda, préstamo y recuperación de documentos, lo que ahorra tiempo y recursos. Además, los documentos digitales permiten una colaboración más efectiva, ya que varias personas pueden acceder y editar un archivo simultáneamente.
Hay una amplia variedad de herramientas y software disponibles para crear y administrar documentos digitales en cantidades pequeñas.
Pregunta interactiva
Conclusión.
El archivónomo del futuro.
¿Gestor de datos o custodio físico?
A manera de conclusión, podemos decir que el archivónomo del futuro debe trascender la figura tradicional del custodio físico para convertirse en un gestor integral de información. La transformación digital exige competencias en gestión de datos, preservación digital y tecnologías de la información, sin perder de vista los principios archivísticos que garantizan autenticidad, integridad y acceso. Sin dejar de lado el hecho de que el gobierno digital le da acceso a muchos más usuarios y esto se ha creado con el propósito de ahorro de recursos tanto para las instituciones como para los usuarios.
El avance tecnológico redefine el papel del archivónomo: de custodio de archivos tangibles a gestor estratégico de datos.
Momento de reflexión.
Después de leer esta información es momento de que te plantees, "¿Qué desafíos éticos plantea esta transformación?". El cambio de archivos fisicos a archivos digitales cada vez es más avanzado y más utilizado, ¿Cuánto esto cambiaría lo que hoy conocemos?
Referencias:
- Geroni, D. (2023, 1 mayo). Difference between Web 2.0 and Web 3.0. 101 Blockchains. https://101blockchains.com/web-2-0-and-web-3-0/
- Portal Ciudadano del Gobierno del Estado de México https://edomex.gob.mx/
- Equipo de Docusign. (2025, 11 febrero). Archivo digital: 6 ventajas de utilizarlo. docusign. https://www.docusign.com/es-mx/blog/archivo-digital
- MKTSAI. (2021). La importancia de los documentos digitales en la era de la tecnología. SAI. https://micr-sai.com.mx/la-importancia-de-los-documentos-digitales-en-la-era-de-la-tecnologia/
- Contreras, D. B. (2025, 10 octubre). El Expediente Digital, Clave para la Simplificación Gubernamental. eReform Consulting. https://www.ereform.mx/post/el-expediente-digital-clave-para-la-simplificaci%C3%B3n-gubernamental
- Función Pública. (2024). Procedimientos para administrar expedientes del personal. https://www.gob.mx/cms/uploads/attachment/file/935138/P.198._DGRH.Pro.020.pdf
- IBM. (2024, 23 mayo). ¿Qué es una transferencia de archivos y cómo funciona? | IBM. IBM. https://www.ibm.com/mx-es/think/topics/file-transfer#citation1
- Archivo General de la Nación. (2024, 27 febrero). Archivos públicos y las entregas: Recepción. [Vídeo]. YouTube. https://www.youtube.com/watch?v=Mrq_2nLokUQ&t=786s
- Ruiz, F. (2025, 11 agosto). ¿Qué es centralizar los archivos de la empresa? ¿Qué beneficios aporta? Blog Dataprius. https://dataprius.com/blog/que-es-centralizar-los-archivos-de-la-empresa-que-beneficios-aporta/#:~:text=%C2%BFQu%C3%A9%20es%20centralizar%20la%20informaci%C3%B3n,que%20deben%20acceder%20a%20%C3%A9l.
Referencias:
- El Gobierno Digital en México. (2021, 31 mayo). MasContainer. https://lcg.mx/el-gobierno-digital-en-mexico/#:~:text=l%C3%ADneas%20de%20acci%C3%B3n:-,La%20estrategia%20de%20Gobierno%20Digital%20tiene%20como%20objetivo%20aprovechar%20las,gesti%C3%B3n%20de%20los%20servidores%20p%C3%BAblicos.
- IBM. (2024, noviembre 18). Intercambio de datos. IBM. https://www.ibm.com/mx-es/think/topics/data-sharing
Formatos populares de documentos digitales.
Existen varios formatos populares para los documentos digitales. Algunos de los más comunes son PDF (Portable Document Format), DOCX (formato de documento de Microsoft Word) y XLSX (formato de hoja de cálculo de Microsoft Excel). Cada formato tiene sus propias ventajas y características, por lo que es importante elegir el más adecuado según las necesidades y requisitos específicos.
Información pública (transparencia).
La información disponible públicamente sin necesidad de autenticación se rige por las leyes de transparencia y, por lo general, no incluye datos personales confidenciales de los ciudadanos, ya que estos están protegidos por ley. Sin embargo, puedes encontrar:
- Información de servidores públicos: Directorios de funcionarios, currículums, sueldos, y otra información relacionada con su función pública.
- Versiones públicas de documentos: Solicitudes de información, contratos, o sentencias judiciales donde los datos personales sensibles (como domicilios o números de teléfono privados) han sido eliminados o anonimizados.
- Datos estadísticos y censales: Información agregada y anonimizada sobre población, empleo, clima, etc.
Herramientas y software para la creación y gestión de documentos digitales.
Hay una amplia variedad de herramientas y software disponibles para crear y administrar documentos digitales en cantidades pequeñas. Algunos ejemplos populares incluyen Microsoft Office Suite, Google Docs, Adobe Acrobat y Dropbox. Estas herramientas ofrecen funcionalidades avanzadas, como la capacidad de colaborar en tiempo real, realizar anotaciones y firmar documentos digitalmente.
Aumento del ROI.
Tu empresa experimentará impactos positivos en el ROI, pues gracias al uso del archivo digital podrás reducir costos y aumentar la calidad en el manejo de la información dentro de tu negocio.
Homogeneización de documentos.
Cualquier documento es fácil de convertir a formato digital sin importar su naturaleza: desde facturas y contratos hasta diplomas y fotografías. Además, el archivo digital nos permite clasificar cada uno de ellos para facilitar su uso.
Necesidades del archivo digital.
Las principales necesidades que cubre el archivo digital son la construcción y disposición de un espacio único de consulta y almacenamiento de documentación que facilita el orden de datos y evita la duplicidad de información, cuyo gran objetivo en las organizaciones es ahorrar tiempo y dinero al disponer de una innovadora alternativa para la difusión de documentos.
EVOLUCIÓN DE LA WEB.
Internet ha evolucionado en diferentes fases a lo largo de los años desde su creación. En la primera fase, tuvimos la Web 1.0, que incluía páginas web estáticas cuyo contenido se alojaba en el sistema de archivos de los servidores. La Web 1.0 permitía a los usuarios acceder a datos desde casi cualquier lugar del mundo. Sin embargo, no ofrecía funcionalidades para interactuar con el contenido. Como resultado, la Web 2.0 comenzó a ganar importancia y la posterior identificación de sus limitaciones condujo al desarrollo de la Web 3.0. Para comprender mejor las diferencias entre la Web 2.0 y la Web 3.0, estudiemos qué son ambas.
Eliminación de riesgos.
El archivo digital puede mantener copias incluso de diferentes ubicaciones físicas y elimina el riesgo frente a catástrofes o accidentes como incendios y terremotos. ¿Cómo? Toda la información de una empresa puede estar tanto en un servidor externo como en uno interno: actualmente, crear y conservar copias de seguridad digitales es cada vez más accesible y sencillo.
Ahorro de espacio físico y tiempo.
Eliminar documentos físicos genera espacios libres: los enormes estantes en tu almacén que están llenos de archiveros pueden migrar al formato digital y estar al alcance de pocos clics en tu computadora. El uso del archivo digital permite la visualización de los documentos sin importar la ubicación ni la distancia entre el usuario y el servidor de estos, dando paso a la eliminación de gastos de paquetería o mensajería en tu negocio.
LA PRESERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO.
Las estrategias y acciones relacionadas con la preservación digital a fin de asegurar la estabilidad de los soportes digitales para la utilización de los documentos de archivo y de la información que contienen a corto, mediano y largo plazo, así como cuidar y prevenir los riesgos que pudieran afectarlos durante su ciclo de vida.
Impacto de los documentos digitales en las empresas.
La adopción de documentos digitales ha tenido un impacto significativo en las empresas. Gracias a la digitalización, las organizaciones pueden almacenar grandes cantidades de información de manera más eficiente. Esto facilita la búsqueda, préstamo y recuperación de documentos, lo que ahorra tiempo y recursos. Además, los documentos digitales permiten una colaboración más efectiva, ya que varias personas pueden acceder y editar un archivo simultáneamente.
EL PROGRAMA ANUAL DE DESARROLLO ARCHIVÍSTICO.
Resguardo seguro de documentos.
La utilización del archivo digital permite establecer una jerarquía de acceso por medio de autorizaciones y restricciones de lectura y modificaciones según el perfil de cada usuario; a su vez, ayuda al cumplimiento de normativas, ya que su uso tiene implícito el cumplimiento de la Norma de Protección de Datos Personales.
Mayor eficiencia en la gestión empresarial.
La disposición de un archivo digital permite conectar a todos los departamentos de una empresa y generar sinergia entre estos por medio de acceso a toda la información requerida para hacer negociaciones, compras, listas de inventarios, contratos y facturas, entre otras tareas.
Infraestructura compartida.
Como su nombre lo indica, la infraestructura compartida es el uso compartido de un activo físico, no solo por múltiples usuarios, sino también para múltiples propósitos. Su ventaja radica en el ahorro que trae consigo compartir la inversión entre más partes para obtener los mismos beneficios que si se realizara de forma individual.
Interacción en tiempo real.
Las autoridades fiscales, laborales y de seguridad social interactúan e intercambian información de manera coordinada, a menudo antes de iniciar revisiones formales.
Cruce de información.
Utilizan herramientas tecnológicas avanzadas, incluyendo inteligencia artificial, para comparar la información que los contribuyentes y patrones reportan a cada institución.
Verificación de ingresos.
El IMSS puede verificar con el SAT los ingresos declarados por los trabajadores y patrones para asegurar que las bases de cotización sean correctas y que se cumplan las obligaciones en materia de seguridad social.
Reflexión.
¿El uso de la digitalización hará que se pierdan los papeles físicos? Puede sonar creíble, pero también pueden haber otros puntos a tocar con esta pregunta, ¿Podrá desaparecer el inicio de la archivonomía?
Gobierno Digital y Archivos: Transformación y Retos.
Jubali Meléndez
Created on November 4, 2025
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Gobierno Digital y Archivos: Transformación y Retos.
Meléndez Magadán Marla Jubali 7EX02 5 de noviembre del 2025.
esto es un Índice
11. Infraestructura compartida.
6. Expedientes Digitales Ciudadanos.
1. Portales Gubernamentales.
2. Web 2.0 vs Web 3.0
7. ¿Que datos personales puedes consultar en un portal gubernamental?
12. Palabras clave.
3. Archivos en la Gestión Pública Digital.
13. Intercambio de datos.
8. Centralización de expedientes.
4. ¿Dónde se almacenan los documentos en un gobierno digital?
14. SAT vs IMSS.
9. Operación del Gobierno Digital.
15. Interoperabilidad.
5. Importancia
10. Portal único.
Portales Gubernamentales.
Los portales gubernamentales son sitios web que proveen a la ciudadanía información, servicios y formularios en línea de los gobiernos a nivel federal, estatal o municipal. Su propósito principal es facilitar la interacción entre el gobierno y los ciudadanos, permitiendo realizar trámites, consultar datos oficiales, y participar en procesos de toma de decisiones.
Portal Gubernamental Estado de México.
Se trata del Portal Ciudadano del Estado de México, dónde podemos ver un claro ejemplo de un portal gubernamental, página que contiene opciones como lo son la alerta amber, denuncia anónima, 911, eventos y convocatorias, etc.
Web 2.0 vs web 3.0
Internet, tal como lo conocemos, ha pasado por numerosos hitos antes de llegar a su estado actual. La Web 2.0 y la Web 3.0 son generaciones de servicios de internet con variaciones significativas en la forma en que los usuarios interactúan con ella.
Archivos en la Gestión Pública Digital.
El archivo digital puede explicarse como un sustituto del papel: su principal función es almacenar documentos generados en formato digital. Asimismo, este puede ser denominado fichero, el cual equivale a una unidad de datos que puede ser utilizada por medio de aplicaciones instaladas en una computadora.
¿Dónde se almacenan los documentos en un gobierno digital?
Sistema de gestión.
EL PROGRAMA ANUAL.
la preservación.
El Programa Anual de Desarrollo Archivístico de la entidad pública deberá contener las estrategias de preservación a largo plazo de los documentos de archivo electrónicos.
Es primordial que las entidades públicas contemplen en su “Plan de conservación de los documentos y de la información archivística”.
El Glosario de Preservación Archivística Digital señala que la preservación digital (digital preservation) es el “proceso específico para mantener los materiales digitales durante y a través de las diferentes generaciones de la tecnología a lo largo del tiempo, con independencia de los soportes donde residan”.
En la era de la tecnología, los documentos digitales han adquirido una importancia sin precedentes. Desde expedientes de colaboradores, de productos o contables, hasta contratos legales o facturas comerciales, la digitalización de los documentos ha simplificado la forma en que almacenamos, compartimos y gestionamos la información. Con un simple clic, podemos acceder a un archivo y enviarlo a cualquier parte del mundo al instante. Además de ser convenientes, los documentos digitales también son amigables con el medio ambiente. Al eliminar la necesidad de imprimir y almacenar documentos en papel, reducimos el consumo de recursos naturales y disminuimos la generación de residuos.
Importancia del Archivo Digital.
Impacto de los documentos digitales en las empresas.
Formatos populares de documentos digitales.
Herramientas y software para la creación y gestión de documentos digitales.
Ventajas.
Homogeneización de documentos.
Resguardo seguro de documentos.
Ahorro de espacio físico y tiempo.
Aumento del ROI.
Mayor eficiencia en la gestión empresarial.
Eliminación de riesgos.
Expediente digital ciudadano.
Definido por la Ley Nacional para Eliminar Trámites Burocráticos (LNETB), el Expediente Digital Ciudadano es una plataforma que permite a las distintas dependencias gubernamentales interconectar sus bases de datos de forma segura. Su principal objetivo es consultar, integrar y compartir datos y documentos digitales para gestionar trámites sin necesidad de que el ciudadano los presente una y otra vez. Este expediente contiene un registro que identifica dónde se encuentra cada documento o dato en posesión de las autoridades, facilitando su acceso y consulta. Todo esto, por supuesto, opera con el consentimiento previo del ciudadano y bajo estrictas normas de protección de datos personales.
Este instrumento está diseñado para que las autoridades dejen de solicitar información y documentos que ya tienen en su poder o que pueden consultar fácilmente, agilizando la gestión de trámites y servicios para todos.
¿Qué datos personales puedes consultar en un portal gubernamental?
Registro Federal de Contribuyentes (RFC).
Acta de Nacimiento.
Historial de semanas cotizadas (en el caso del IMSS).
Clave Única de Registro de Población (CURP).
Número de Seguridad Social (NSS).
Pagos de servicios.
Centralización de expedientes.
Consiste en colocar la información de la empresa, ya sean datos o archivos en un lugar accesible por las personas que deben acceder a él.Cuando compras un vuelo, está muy claro. Tu reserva se anota en un sistema que está en algún lugar, existe un registro único. Si no fuera así, otros podrían reservar tu mismo asiento. El sistema informático guarda cada plaza existente en un solo lugar, una base de datos central dónde solo hay un registro. A nadie se le ocurre que los registros de un vuelo existan copiados en los diferentes ordenadores de los empleados de la compañía.
Enlace a mapa conceptual.
Operación del Gobierno Digital.
La estrategia de Gobierno Digital tiene como objetivo aprovechar las Tecnologías de la Información y Comunicaciones para mejorar la gestión de las entidades de la Administración Pública Federal.
El Gobierno Digital es un componente del Sistema Nacional e-México, que promueve el uso intensivo de sistemas digitales, en especial de Internet, como la herramienta principal de trabajo de las unidades que conforman la APF
Portal Único.
El portal único de educación financiera proporciona información económica clara, sencilla y sobre todo útil para las finanzas personales y familiares de la población, así como de las empresas en México.
Los portales únicos también tiene su página web.
Infraestructura compartida.
Si bien es común que las grandes empresas desarrollen sus propios proyectos de infraestructura para lograr economías de escala, en ciertos casos, una forma más costo-eficiente de alcanzarlas es mediante la creación de infraestructura compartida.
Palabras clave.
E-gobierno.
Servicios.
TIC's.
Modernización.
Administración.
Digitalización.
Big data.
Ciberseguridad.
Identidad.
Seguridad.
Innovación.
Ciudadania.
Participación.
Acceso.
Usuario.
Eficiente.
Transparencia.
Intercambio de datos.
INtercambio.
¿Qué es?
El intercambio de datos es el proceso de poner los recursos de datos de una organización a disposición de múltiples aplicaciones, usuarios y otras organizaciones.
¿Qué implica?
El intercambio eficaz de datos implica una combinación de tecnologías, prácticas, marcos legales y esfuerzos organizacionales para facilitar el acceso seguro para múltiples entidades sin comprometer la integridad de los datos.
¿Cómo funciona?
SAT vs IMSS.
El intercambio de datos entre el Servicio de Administración Tributaria (SAT) y el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) es un proceso de colaboración integral que busca fortalecer la fiscalización, combatir la evasión fiscal y la informalidad laboral en México.
Interoperabilidad.
Es un enfoque basado en estándares para permitir que diferentes sistemas de TI intercambien datos y compartan funcionalidad con una intervención mínima del usuario final.
¿Cuál es su importancia?
Los sistemas interoperables desempeñan un papel cada vez más importante en la atención médica, el gobierno, el comercio y la seguridad pública. La interoperabilidad proporciona una forma eficiente y eficaz para que diversos sistemas de tecnología de la información (TI) en estas áreas se conecten, comuniquen y compartan datos esenciales.
Diagrama.
Impacto de los archivos digitales.
La adopción de documentos digitales ha tenido un impacto significativo en las empresas. Gracias a la digitalización, las organizaciones pueden almacenar grandes cantidades de información de manera más eficiente. Esto facilita la búsqueda, préstamo y recuperación de documentos, lo que ahorra tiempo y recursos. Además, los documentos digitales permiten una colaboración más efectiva, ya que varias personas pueden acceder y editar un archivo simultáneamente.
Hay una amplia variedad de herramientas y software disponibles para crear y administrar documentos digitales en cantidades pequeñas.
Pregunta interactiva
Conclusión.
El archivónomo del futuro.
¿Gestor de datos o custodio físico?
A manera de conclusión, podemos decir que el archivónomo del futuro debe trascender la figura tradicional del custodio físico para convertirse en un gestor integral de información. La transformación digital exige competencias en gestión de datos, preservación digital y tecnologías de la información, sin perder de vista los principios archivísticos que garantizan autenticidad, integridad y acceso. Sin dejar de lado el hecho de que el gobierno digital le da acceso a muchos más usuarios y esto se ha creado con el propósito de ahorro de recursos tanto para las instituciones como para los usuarios.
El avance tecnológico redefine el papel del archivónomo: de custodio de archivos tangibles a gestor estratégico de datos.
Momento de reflexión.
Después de leer esta información es momento de que te plantees, "¿Qué desafíos éticos plantea esta transformación?". El cambio de archivos fisicos a archivos digitales cada vez es más avanzado y más utilizado, ¿Cuánto esto cambiaría lo que hoy conocemos?
Referencias:
Referencias:
Formatos populares de documentos digitales.
Existen varios formatos populares para los documentos digitales. Algunos de los más comunes son PDF (Portable Document Format), DOCX (formato de documento de Microsoft Word) y XLSX (formato de hoja de cálculo de Microsoft Excel). Cada formato tiene sus propias ventajas y características, por lo que es importante elegir el más adecuado según las necesidades y requisitos específicos.
Información pública (transparencia).
La información disponible públicamente sin necesidad de autenticación se rige por las leyes de transparencia y, por lo general, no incluye datos personales confidenciales de los ciudadanos, ya que estos están protegidos por ley. Sin embargo, puedes encontrar:
Herramientas y software para la creación y gestión de documentos digitales.
Hay una amplia variedad de herramientas y software disponibles para crear y administrar documentos digitales en cantidades pequeñas. Algunos ejemplos populares incluyen Microsoft Office Suite, Google Docs, Adobe Acrobat y Dropbox. Estas herramientas ofrecen funcionalidades avanzadas, como la capacidad de colaborar en tiempo real, realizar anotaciones y firmar documentos digitalmente.
Aumento del ROI.
Tu empresa experimentará impactos positivos en el ROI, pues gracias al uso del archivo digital podrás reducir costos y aumentar la calidad en el manejo de la información dentro de tu negocio.
Homogeneización de documentos.
Cualquier documento es fácil de convertir a formato digital sin importar su naturaleza: desde facturas y contratos hasta diplomas y fotografías. Además, el archivo digital nos permite clasificar cada uno de ellos para facilitar su uso.
Necesidades del archivo digital.
Las principales necesidades que cubre el archivo digital son la construcción y disposición de un espacio único de consulta y almacenamiento de documentación que facilita el orden de datos y evita la duplicidad de información, cuyo gran objetivo en las organizaciones es ahorrar tiempo y dinero al disponer de una innovadora alternativa para la difusión de documentos.
EVOLUCIÓN DE LA WEB.
Internet ha evolucionado en diferentes fases a lo largo de los años desde su creación. En la primera fase, tuvimos la Web 1.0, que incluía páginas web estáticas cuyo contenido se alojaba en el sistema de archivos de los servidores. La Web 1.0 permitía a los usuarios acceder a datos desde casi cualquier lugar del mundo. Sin embargo, no ofrecía funcionalidades para interactuar con el contenido. Como resultado, la Web 2.0 comenzó a ganar importancia y la posterior identificación de sus limitaciones condujo al desarrollo de la Web 3.0. Para comprender mejor las diferencias entre la Web 2.0 y la Web 3.0, estudiemos qué son ambas.
Eliminación de riesgos.
El archivo digital puede mantener copias incluso de diferentes ubicaciones físicas y elimina el riesgo frente a catástrofes o accidentes como incendios y terremotos. ¿Cómo? Toda la información de una empresa puede estar tanto en un servidor externo como en uno interno: actualmente, crear y conservar copias de seguridad digitales es cada vez más accesible y sencillo.
Ahorro de espacio físico y tiempo.
Eliminar documentos físicos genera espacios libres: los enormes estantes en tu almacén que están llenos de archiveros pueden migrar al formato digital y estar al alcance de pocos clics en tu computadora. El uso del archivo digital permite la visualización de los documentos sin importar la ubicación ni la distancia entre el usuario y el servidor de estos, dando paso a la eliminación de gastos de paquetería o mensajería en tu negocio.
LA PRESERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO.
Las estrategias y acciones relacionadas con la preservación digital a fin de asegurar la estabilidad de los soportes digitales para la utilización de los documentos de archivo y de la información que contienen a corto, mediano y largo plazo, así como cuidar y prevenir los riesgos que pudieran afectarlos durante su ciclo de vida.
Impacto de los documentos digitales en las empresas.
La adopción de documentos digitales ha tenido un impacto significativo en las empresas. Gracias a la digitalización, las organizaciones pueden almacenar grandes cantidades de información de manera más eficiente. Esto facilita la búsqueda, préstamo y recuperación de documentos, lo que ahorra tiempo y recursos. Además, los documentos digitales permiten una colaboración más efectiva, ya que varias personas pueden acceder y editar un archivo simultáneamente.
EL PROGRAMA ANUAL DE DESARROLLO ARCHIVÍSTICO.
Resguardo seguro de documentos.
La utilización del archivo digital permite establecer una jerarquía de acceso por medio de autorizaciones y restricciones de lectura y modificaciones según el perfil de cada usuario; a su vez, ayuda al cumplimiento de normativas, ya que su uso tiene implícito el cumplimiento de la Norma de Protección de Datos Personales.
Mayor eficiencia en la gestión empresarial.
La disposición de un archivo digital permite conectar a todos los departamentos de una empresa y generar sinergia entre estos por medio de acceso a toda la información requerida para hacer negociaciones, compras, listas de inventarios, contratos y facturas, entre otras tareas.
Infraestructura compartida.
Como su nombre lo indica, la infraestructura compartida es el uso compartido de un activo físico, no solo por múltiples usuarios, sino también para múltiples propósitos. Su ventaja radica en el ahorro que trae consigo compartir la inversión entre más partes para obtener los mismos beneficios que si se realizara de forma individual.
Interacción en tiempo real.
Las autoridades fiscales, laborales y de seguridad social interactúan e intercambian información de manera coordinada, a menudo antes de iniciar revisiones formales.
Cruce de información.
Utilizan herramientas tecnológicas avanzadas, incluyendo inteligencia artificial, para comparar la información que los contribuyentes y patrones reportan a cada institución.
Verificación de ingresos.
El IMSS puede verificar con el SAT los ingresos declarados por los trabajadores y patrones para asegurar que las bases de cotización sean correctas y que se cumplan las obligaciones en materia de seguridad social.
Reflexión.
¿El uso de la digitalización hará que se pierdan los papeles físicos? Puede sonar creíble, pero también pueden haber otros puntos a tocar con esta pregunta, ¿Podrá desaparecer el inicio de la archivonomía?