Introducción al
Control Interno
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Revisa los temas que conocerás
- El Control Interno: Tu guía para el logro de objetivos.
- El modelo de las 3 Líneas: ¿Conoces tu rol?
- El Control Interno en tu día a día.
- Políticas y Procedimientos: Las reglas y el paso a paso para hacerlo bien, siempre.
- Riesgos: ¿Qué son y qué hacemos con ellos?
- Controles: Actividades clave que reducen riesgos.
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Objetivo
Al finalizar el curso, serás capaz de identificar cómo el Control Interno apoya al cumplimiento de nuestros objetivos como Grupo, de manera eficiente y segura.
Bienvenidos
Introducción al
Control Interno
¡Hola! Soy Alex, del área de Riesgos y Control Interno. Bienvenido al curso Introducción al Control Interno.
Honestamente, quiero aprender cómo aplicar el Control Interno para ayudar a mi equipo a alcanzar nuestros objetivos diarios sin contratiempos.
Donde descubrirás cómo nuestras acciones diarias fortalecen el cumplimiento y seguridad en todo el Grupo.
Aquí, vamos a identificar cómo el Control Interno apoya a su cumplimiento de manera eficiente y segura.
¡Hola, Alex! Yo soy Mónica y estoy a cargo de una Gerencia Operativa.
Excelente, Mónica. Y ese es precisamente el objetivo de este curso.
El Control Interno: Tu guía para el logro de objetivos.
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¿Qué es
Control Interno?
¿Qué es
El conjunto de políticas, procedimientos y acciones que nos ayudan a realizar las cosas bien, llegar a nuestros objetivos y saber cómo actuar ante los riesgos.
Control Interno?
Info
Exacto, esto es parte del Control Interno: El conjunto de políticas, procedimientos y acciones que nos ayudan a realizar las cosas bien, llegar a nuestros objetivos y saber cómo actuar ante los riesgos.
supongo que es algo relacionado con la disciplina, de seguir las reglas y los procesos que ya tenemos definidos, ¿verdad?
Ahora, para comenzar. ¿Tienes una idea de cómo logramos que todo funcione correctamente y de manera consistente aquí en Grupo Herdez?
El Control Interno: Tu guía para el logro de objetivos.
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Ojo: no podemos prometer que el riesgo desaparecerá por completo, pero sí reducimos la probabilidad de que ocurran y, si suceden, minimizamos el impacto negativo.
Entiendo que nos ayuda a alcanzar nuestros objetivos, pero... ¿A qué te refieres exactamente con "protegernos de riesgos"? ¿De qué nos estamos cuidando?
El Control interno nos ayuda a anticipar y prevenir los posibles riesgos por ejemplo: el mal uso de recursos, fallas operativas o incluso fraudes.
Nos cuidamos de los problemas que pueden afectar al Grupo y a todos los que hacemos parte de él.
El Control Interno: Tu guía para el logro de objetivos.
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Para ayudar a las organizaciones a implementar un adecuado control interno, existe una guía reconocida a nivel mundial llamada Marco Integrado de Control Interno, emitido por COSO (Por sus siglas en inglés - “Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission”) que proporciona un lenguaje común y una forma estándar de entender y aplicar el control interno.
¿De quién es la responsabilidad
Control Interno
del Control Interno?
es responsabilidad de todos
Desde la alta dirección hasta el personal operativo. Recuerda bien esto: ¡El Control Interno es responsabilidad de todos!
¡Ya veo! Entonces, si se trata de recursos y finanzas, ¿El Control Interno es una tarea exclusiva de la gente de Administración y Contabilidad?
¡Esa es una idea muy común, pero es importante corregirla! La responsabilidad del Control Interno es de TODOS en Grupo Herdez.
El Control Interno: Tu guía para el logro de objetivos.
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Voy entendiendo, pero para saber qué nos referimos a lo mismo, ¿me podrías explicar algunos conceptos clave para entender mejor el control interno?
Claro, veamos algunos conceptos que nos ayudarán a lo largo del curso. Para comprenderlo mejor, los explicaré con la preparación de un envío de producto:
El Control Interno: Tu guía para el logro de objetivos.
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Conoce algunos conceptos clave para comprender mejor el Control Interno. Da clic en cada boton.
Proceso
Riesgos
Control
Políticas y Procedimientos
Completa la frase
Ejercicio 1
Lee atentamente cada oración y completa la idea arrastrando las palabras de la parte inferior hacia los espacios en blanco.
Empezar
Completa la frase
Completa la frase
Conoce tu rol a través del modelo de las 3 líneas
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Objetivo: meter goles para ganar el partido
Riesgo: que el equipo oponente meta gol
Ok, ahora comprendo todos los elementos que conforman el Control Interno, pero... entonces, ¿Es mi responsabilidad definir los procesos, políticas y riesgos de mi día a día?
¡Excelente pregunta, Mónica! Para saber quién hace qué en la gestión de riesgos en Grupo Herdez, existe el Modelo de las Tres Líneas. Es muy sencillo, imagina un partido de fútbol.
El objetivo del equipo: meter goles para ganar el partido
Riesgo: que el EQUIPO OPONENTE meta gol
Conoce tu rol a través del modelo de las 3 líneas.
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El Modelo de las Tres Líneas es la estructura que busca coordinar y organizar los roles y responsabilidades para gestionar riesgos y controles en una organización. Conócelo dando clic en cada botón.
1era línea
2da línea
3ra línea
Conoce tu rol a través del modelo de las 3 líneas
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Objetivo: meter goles para ganar el partido
Riesgo: que el equipo oponente meta gol
En resumen tú manejas el balón (Línea 1), nosotros te asesoramos (Línea 2), y Auditoría verifica que todo se haga bien (Línea 3).
¡Claro! Ya entiendo de forma general cómo nos organizamos para la gestión de riesgos y controles.
Piensa en tus actividades diarias y reflexiona sobre qué rol cumples sobre el modelo de las tres líneas. Recuerda que, tu función es muy importante para fortalecer el Control Interno.
Arrastra los ejemplos de funciones o áreas de Grupo Herdez hacia la línea que corresponde cada uno.
Une los elementos
Ejercicio 2
Empezar
Continuar
Respuestas correctas
Primera línea
El área de Auditoría Interna realizando una revisión del proceso de compras para verificar su cumplimiento.
Un Gerente de Planta
El área de Riesgos y Control Interno ayudando a una Gerencia a diseñar un nuevo control para evitar errores en reportes.
Segunda línea
El área de Tecnologías de la Información definiendo políticas para proteger los datos de la empresa.
El personal operativo que sigue la instrucción de usar el equipo de protección personal (EPP).
Tercera línea
El departamento Legal revisando un nuevo contrato para identificar y alertar sobre cláusulas de riesgo.
Enviar
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De la teoría a la acción: Control Interno en tu día a día
Control Interno
Cada acción que realizas con responsabilidad es parte del Control Interno
¡Esa es una excelente pregunta! Cada acción que realizas con responsabilidad es parte del Control Interno. Cumplir políticas, seguir procedimientos y mantener buenas prácticas protege a Grupo Herdez y asegura operaciones confiables.
Ya tengo mayor claridad respecto a la gestión de riesgos y controles. Pero, ¿Cómo se ve eso en mi puesto de trabajo?
Veamos con ejemplos cómo tu acción diaria contribuye a que el Control Interno funcione, evitando fallas y asegurando la eficiencia.
Desliza las tarjetas para ver todos los ejemplos
De la teoría a la acción: Control Interno en tu día a día
Contribución a la Seguridad (Uso de Equipo de Protección Personal)
Contribución al uso de documentos actualizados
Contribución a la integridad de la información
Contribución a la inocuidad de los productos
Contribución a la documentación de procesos
Seguridad de la información
Título
Usa esta cara para dar más información sobre un tema.
Usa esta cara para dar más información sobre un tema.
Usa esta cara para dar más información sobre un tema.
Usa esta cara para dar más información sobre un tema.
Usa esta cara para dar más información sobre un tema.
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Subtítulo
- Cuando usas formatos vigentes y autorizados para registrar información de tus actividades, garantizas información confiable y cumples con el control interno.
- Si usas un formato obsoleto: El Control Interno falla, ya que la información es inconsistente o se procesa con reglas que no son vigentes. Esto genera errores y falta de credibilidad en los datos.
- Verificar los datos antes de enviar un reporte: evita retrabajos y mantiene la integridad de los procesos.
- Si olvidas verificar los datos: El control falla, lo que provoca retrabajo, pérdida de tiempo y un reporte incorrecto.
- Seguir los protocolos de limpieza y sanitización asegura que nuestros productos sean seguros y cumplan con el control para asegurar la inocuidad.
- Si no seguimos el protocolo de limpieza: El Control Interno falla, lo que puede resultar en la contaminación del producto, y provocar un riesgo de salud pública y de reputación para la marca.
- Documentar y actualizar los procedimientos de tu área después de un cambio, evita confusiones y mantiene la alineación del equipo.
- Si no documentas tus procesos: El Control Interno falla, ya que podría provocar que los colaboradores sigan actividades obsoletas y no haya claridad de sus responsabilidades.
- En la operación, cuando utilizas tu Equipo de Protección Personal (EPP): Cumples con un control clave, proteges tu seguridad y previenes accidentes.
- Si no usas tu EPP: Estás fallando al control interno, incumpliendo con políticas y aumentan los riesgos.
- Proteger tu contraseña y bloquear tu sesión mantiene a salvo los datos sensibles de Grupo Herdez.
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De la teoría a la acción: Control Interno en tu día a día
¡Entiendo! Nuestro cumplimiento con cada política y procedimiento es lo que mantiene activo y fuerte el Control Interno. Al contribuir con estas acciones, aseguramos que el Grupo opere de forma eficiente, segura y con ética.
Como ves, cada acción cuenta. Los controles internos robustos previenen fraudes, errores significativos y comportamientos no éticos que podrían afectar la estabilidad y la reputación de Grupo Herdez.
VERDADERO O FALSO
Ejercicio 3
Lee atentamente cada oración y selecciona si lo que dice es verdadero o falso, después da clic en el botón "Enviar".
Empezar
Verdadero o falso
Verdadero o falso
Verdadero o falso
Verdadero o falso
Verdadero o falso
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Políticas y Procedimientos: Las reglas y el paso a paso para hacerlo bien, siempre.
Procedimientos
Políticas
Ahora que ya identifico, qué es control interno, cuál es mi rol y cómo lo aplico en mis actividades diarias, tengo otra pregunta. ¿Existe alguna documentación oficial que nos guíe en estas prácticas de Control Interno?
¡Sí! El Control Interno funciona gracias a la documentación formal. En Grupo Herdez, distinguimos principalmente entre dos tipos de documentos que nos dan esa estructura: las Políticas y los Procedimientos
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Políticas y Procedimientos: Las reglas y el paso a paso para hacerlo bien, siempre.
Recuerda: La Política es el lineamiento o la regla que define "LO QUE DEBEMOS HACER" para alcanzar un objetivo.
"En Grupo Herdez, favorecemos una cultura que fomenta el respeto a los derechos humanos de todos y cada uno de nosotros, en un ambiente diverso e incluyente."
La importancia de tenerla documentada y formalizada es que asegura que el compromiso del Grupo con los Derechos Humanos y la no discriminación sea un estándar oficial.
Recuerdo: la Política responde al ¿Qué?, es decir, son las reglas generales, ¿cierto?
¡Correcto! La Política es el lineamiento o la regla que define LO QUE DEBEMOS HACER para alcanzar un objetivo.
Por ejemplo: dentro de nuestra: “Política de diversidad, inclusión y no discriminación”, contamos con este lineamiento que nos dice:
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Políticas y Procedimietos: Las reglas y el paso a paso para hacerlo bien, siempre.
Procedimientos
Políticas
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Políticas y Procedimientos: Las reglas y el paso a paso para hacerlo bien, siempre.
Recuerda: Los Procedimientos nos dicen de forma ordenada CÓMO EJECUTAR esa Política.
¡Así es! Y para que esas políticas funcionen, necesitamos el Procedimiento, que responde al ¿Cómo? Los Procedimientos son las actividades detalladas, paso a paso, que nos dicen de forma ordenada CÓMO EJECUTAR esa Política.
Ahora comprendo que todas las Políticas con las que contamos, nos ayudan a tener las reglas más claras, como por ejemplo la "Política de Compras" o la "Política de Conflicto de Interés", entre otras
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Políticas y Procedimientos: Las reglas y el paso a paso para hacerlo bien, siempre.
Verificación de la sanitización
Limpieza y posterior aplicación de "solución detergente"
Política
Procedimiento
¿Qué hacer?
¿Cómo hacerlo?
Veamos el ejemplo del “Procedimiento de Desarrollo de Limpieza y Sanitización”Primero, el Operador realiza la limpieza de área o equipo, y posteriormente, procede a aplicar la “solución detergente” al equipo.
¡Claro! Como el "Procedimiento de Alta de Proveedores" o de "Liberación de Producto Terminado".
En resumen: Una política me dice la regla (Qué hacer) y el procedimiento me dice los pasos (Cómo hacerlo)
Luego, el Supervisor de Aseguramiento de Calidad, verifica con el equipo luminómetro o en forma visual, la sanitización de los equipos.
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Políticas y Procedimietos: Las reglas y el paso a paso para hacerlo bien, siempre.
Procedimientos
Políticas
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Políticas y Procedimientos: Las reglas y el paso a paso para hacerlo bien, siempre.
Estructura del Control Interno
El dueño del proceso Es el responsable integral del proceso, desde que lo diseña hasta que lo mejora.
Política
Procedimiento
¿QUÉ?
¿CÓMO?
El responsable es el Dueño del Proceso.
Es la persona encargada de principio a fin de la gestión integral de un proceso de negocio: desde que lo diseña y lo ejecuta, hasta que lo mejora.
Si tu área tiene una política o un procedimiento, tú eres el responsable de asegurar que estos se cumplan correctamente. Y si algo cambia en la realidad, es responsabilidad de la Gerencia o Líder del área actualizar esa documentación para el resto del equipo
Como ves, las Políticas y Procedimientos no son solo documentos; son la base y estructura formal del Control Interno, que establece qué hacer y cómo hacerlo, asegurando que el trabajo sea consistente
Entiendo su importancia, pero me surge una duda, ¿de quién es la tarea de crear y mantener esas políticas y procedimientos?
Da clic en el botón "enlace" para conocer el sitio web.
Da clic en el botón "Siguiente" para continuar.
Políticas y Procedimientos: Las reglas y el paso a paso para hacerlo bien, siempre.
Enlace
No te preocupes, ¡Para eso tenemos una solución lista!. Contamos con el "Sitio de Riesgos y Control Interno". Ahí encontrarás los formatos oficiales de Política y Procedimiento, así como instructivos de cómo documentarlos correctamente.
Este sitio es tu punto de partida para formalizar el trabajo de tu área.
Y si me doy cuenta de que no tengo mis políticas y procedimientos documentados en lo absoluto ¿Por dónde empiezo?
Políticas y Procedimientos: Las reglas y el paso a paso para hacerlo bien, siempre.
Desliza las tarjetas para ver todos los ejemplos
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Beneficios
Usa esta cara de la tarjeta para dar más información sobre un tema. Focalízate en un concepto. Haz que el aprendizaje y la comunicación sean más eficientes.
Todos hacemos lo mismo, de la misma manera, en todas partes.
Ayudando a cumplir con las normas y regulaciones externas e internas.
Logrando una rápida y efectiva incorporación del nuevo colaborador.
Identificando cómo operar si el dueño del proceso está ausente.
Protegiendo el conocimiento de la empresa.
Estandariza las actividades.
Salvaguarda la información.
Facilita la capacitación.
Título
Garantiza el cumplimiento.
Asegura la continuidad.
Escribe aquí una descripción breve
Perfecto, me parece muy útil que ya contemos con estos formatos en el sitio, pero realmente ¿es tan importante documentar? ¿Cuáles serían los beneficios?
La documentación no es solo papeleo. Tener claridad en nuestras políticas y procedimientos nos da cinco grandes beneficios:
Es decir, la documentación hace que nuestro trabajo sea fácil de enseñar, de replicar y seguro de ejecutar.
Cuestionario
Ejercicio 4
Lee atentamente cada una de las preguntas, selecciona la opción correcta y da clic en el botón "Enviar".
Empezar
Selecciona la respuesta correcta
Selecciona la respuesta correcta
Selecciona la respuesta correcta
Selecciona la respuesta correcta
Selecciona la respuesta correcta
Da clic en el botón "Ver más" para continuar.
Riesgos: ¿Qué son y qué hacemos con ellos?
¿Cómo fortalecer el Control Interno?
Acción preventiva: Gestión de riesgos
Con los beneficios claros, sé que debo cumplir las Políticas y ejecutar los procedimientos, pero ¿qué más puedo hacer para fortalecer activamente el Control Interno?
Esa es una excelente pregunta, lo que debemos hacer es pasar a la acción preventiva, que se le conoce como: Gestión de Riesgos. ¿Recuerdas que el riesgo es todo aquello que amenaza nuestros objetivos?
Lo recuerdo, pero, ¿cómo puedo prevenir aquello que me impide lograr mis objetivos?
Da clic en los botones para ver la información.
Da clic en el botón "Siguiente" para continuar.
Riesgos: ¿Qué son y qué hacemos con ellos?
Un pequeño vistazo: Para ayudar a las empresas a establecer una metodología adecuada para la gestión de riesgos, existe una guía internacional muy importante llamada ISO 31000.
Esta norma se utiliza en Grupo Herdez como Marco de referencia para poder gestionar riesgos de una forma adecuada.
1. Identificar
2. Analizar
¿Qué puede pasar?
¿Qué tan grave es?
3. Evaluar
4. Tratar o entender
¿Qué tan urgente es?
¿Cómo lo arreglamos?
Para adelantarnos a los problemas, nuestra estrategia es hacerlo a través de un ciclo continuo de 4 pasos clave.
Da clic en los botones "Ver más" para ver la información
Gestión de riesgos
3.Evaluamos
+info
4 pasos clave
#3
#1
#4
1.Identificamos
2.Analizamos
#2
+info
+info
4.Tratamos (Atendemos)
+info
Para entenderlo mejor, exploremos el riesgo de que un proveedor clave de chiles falle en la entrega a tiempo. Haz clic en cada paso para conocer el detalle.
Da clic en el botón "Ver más" para continuar.
Controles: Actividades clave que reducen riesgos.
Controles
Son actividades que se implementan y ejecutan para reducir el riesgo
¡Claro, ya entiendo. Al Identificar, Analizar, Evaluar y Tratar los riesgos, puedo gestionarlos de forma estructurada para lograr mis objetivos, pero, ¿cómo llamamos a esas acciones que usamos para reducir el riesgo, como el stock de seguridad?
¡Esa es la pregunta clave! Esas acciones las llamamos Controles. Son actividades que se implementan y ejecutan para reducir el riesgo. Analicemos a detalle este concepto a continuación.
Da clic en el botón "Ver más" para continuar.
Da clic en el botón "Reproducir" para continuar.
Da clic en el botón "Siguiente" para continuar.
Controles: Actividades clave que reducen riesgos.
1. Asegurar eficiencia operativa
2. Dar fiabilidad de la información
3. Garantizar el cumplimiento
Como acabamos de ver, un Control es una actividad que reduce un riesgo que no podemos aceptar.
En palabras sencillas, los controles nos ayudan a tres cosas clave:
¡Me encantaría verlo en acción!
Por supuesto, veamos algunos ejemplos de controles en Grupo Herdez.
Da clic en el botón "Siguiente" para continuar.
Controles: Actividades clave que reducen riesgos.
Haz clic en los botones para conocer los ejemplos
Da clic en el botón "Siguiente" para continuar.
Controles: Actividades clave que reducen riesgos.
Recuerda: Dueñ@ del proceso, diseña y documenta los controles directamente en políticas y procedimientos.
No necesariamente. Un solo control puede ayudarnos a mitigar varios riesgos o varios controles pueden enfocarse en un solo riesgo.
Lo importante es que el control sea adecuado, es decir, que realmente mitigue el riesgo que queremos evitar.
Como lo mencionamos, las políticas y procedimientos nos indican qué tenemos que hacer y cómo tenemos que realizar las actividades. En éstos es donde documentamos los controles para que todos sepan cómo, cuándo y quién debe ejecutarlos.
En resumen, como dueña del proceso, diseño y documento los controles directamente en mis políticas y procedimientos, asegurando que se ejecuten.
Si el proceso cambia o el riesgo evoluciona, los controles pueden y deben cambiar. Siempre deben estar documentados, esto es algo muy importante.
¡Yo puedo guiarte con metodologías! Pero tú, Mónica, como Dueña del Proceso, eres la responsable directa de diseñarlos, implementarlos y asegurar que tu equipo los ejecute.
Entiendo la importancia de los controles, ¿podrías ayudarme a diseñar los de mi área?
Y los controles, ¿deben ser fijos o podemos modificarlos si no funcionan?
Ok, entonces pondré muchísimos controles para mitigar más riesgos, sería lo mejor, ¿cierto?
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Da clic en el botón "Siguiente" para continuar.
Controles: Actividades clave que reducen riesgos.
Gracias a los Controles
Diversificación de Proveedores: El área de Compras debe garantizar que al menos dos proveedores estén activos para el mismo período. Esto reduce la probabilidad de que una causa externa paralice el abasto.
Mitigamos el riesgo
Para visualizarlo mejor, retomaremos el ejemplo del riesgo de "Incumplimiento de entrega de materia prima (chiles)". Podemos considerar como controles los siguientes:
Diversificación de Proveedores: El área de Compras debe garantizar que al menos dos proveedores estén activos para el mismo período. Esto reduce la probabilidad de que una causa externa paralice el abasto.
Con este control, mitigamos el riesgo de un incumplimiento de entrega de materia prima..
Cuestionario
Ejercicio 5
Lee atentamente cada una de las preguntas, selecciona la opción correcta y da clic en el botón "Enviar".
Empezar
Selecciona la respuesta correcta
Selecciona la respuesta correcta
Selecciona la respuesta correcta
Selecciona la respuesta correcta
Selecciona la respuesta correcta
Da clic en el botón "Siguiente" para continuar.
Has finalizado
¡Felicidades!
Has completado el curso Introducción al Control Interno.
¡Felicidades! Has completado el curso Básico de Control Interno. Ahora identificas las acciones que desde tu rol puedes realizar para fortalecer el control interno en Grupo Herdez
Comprendí que el Control Interno está presente en cada proceso: desde cumplir políticas hasta gestionar riesgos y aplicar controles
En resumen nuestra disciplina mantiene activo en Control Interno y fortalece Grupo Herdez.
¡Tu acción diaria es la prueba de que el Control Interno funciona! ¡Gracias por tu compromiso con un Grupo Herdez más seguro, confiable y exitoso!
Aquí, vamos a identificar cómo el Control Interno apoya al cumplimiento de nuestros objetivos de manera eficiente y segura.
Aprobación de Gastos de Viaje y Viáticos
Mitiga: Fraude en viáticos, gastos personales cubiertos por el grupo, o incumplimiento de la política de gastos y viajes.
2. Analizar
¿Qué tan grave es?
Medimos la Probabilidad (qué tan posible) y el Impacto (qué tan grave), y definimos el nivel de riesgo.
Controles de acceso a las instalaciones
Mitiga: Ingresos no autorizados y protege de los robos de activos, espionaje industrial o riesgos de seguridad física.
Riesgo. Error en el el embarque de los productos
Probabilidad ¿qué tan posible es que nos equivoquemos en el envió del producto?
Impacto. ¿cómo nos afectaría esta equivocación?
Probabilidad. ¿Qué tan posible es que esto ocurra?
Impacto. ¿qué tan grave sería el daño o la consecuencia?
Veamos un par de ejemplos: En el Proceso de Almacenaje y distribución, un riesgo podría ser error en el embarque de los productos,
es decir, entregar producto incorrecto, cantidad equivocada, o mercancía dañada al cliente.
La probabilidad sería, ¿qué tan posible es que nos equivoquemos en el envió del producto? y el impacto ¿cómo nos afectaría esta equivocación?
Por otra parte tenemos lo que conocemos como: Riesgos.
Generalmente, pensamos en riesgos como amenazas, que pueden causar daño o problemas.
Entender los riesgos nos ayuda a prepararnos mejor y tomar decisiones correctas para evitar que ocurran o minimicen el daño.
Para entender un riesgo, nos preguntamos dos cosas: ¿Qué tan posible es que esto ocurra? A esto lo llamamos Probabilidad.
Y si ocurre, ¿qué tan grave sería el daño o la consecuencia? Esto es conocido como Impacto.
Pero ¿a qué nos referimos cuando hablamos de riesgos?
Un Riesgo es algo incierto que podría afectar a que Grupo Herdez logre sus objetivos.
Limpieza e higiene personal (antes y durante)
Mitiga: Contaminación del producto, problemas de inocuidad alimentaria, incumplimiento de normativas sanitarias.
3. Evaluamos
Decidimos qué hacer y cómo actuar ante el riesgo. Quedarnos sin la materia prima es un riesgo que no podemos aceptar, por lo tanto, requiere medidas inmediatas.
En Grupo Herdez, son roles de soporte como las áreas de Riesgos y Control Interno ,Tecnología de la Información, Calidad, Legal o Finanzas, entre otros.
mediante la adopción de mejores prácticas, diseño de controles que contribuyan a la mitigación de los riesgos, etc.
La Segunda Línea: El Cuerpo Técnico (Asesores Expertos). es el entrenador y su asistente en la banda.
Ellos no juegan el partido directamente, pero proporcionan orientación, supervisión y apoyo experto a los jugadores.
Su función es ayudar a la primera línea para que ejecute sus
actividades de manera segura,
Quienes tienen el balón, toman las decisiones en el momento y están concentrados en anotar el gol (es decir, en cumplir el objetivo de la empresa).
La Primera Línea. Los Jugadores en la Cancha: son todos los jugadores que están en el campo de juego.
Son los roles que diseñan e implementan los controles necesarios para que el proceso o procesos de sus áreas se ejecuten de manera eficiente y segura.
Entonces, ¡Todo el personal que ejecuta forma parte de la primera línea!
1. Identificamos
El riesgo es: "Incumplimiento de entrega de materia prima (chiles)" Las causas pueden ser muchas, como: problemas climáticos en la cosecha, una falla logística del proveedor, etc.
1. Identificar
¿Qué puede pasar?
Encontramos qué eventos (internos o externos) nos pueden afectar.
Políticas y procedimientos
Procedimientos (¿Cómo?, ¿Cuándo?, ¿Quién?)
Políticas (¿Qué?)
donde se describe CÓMO se deben realizar las actividades desde la revisión del transporte hasta el embarque de producto especificando responsables,
Finalmente, para formalizar el Control Interno en Grupo Herdez, debemos establecer la documentación oficial.
por ejemplo, - El “Checador de embarque” cuenta y revisa el producto - El controlador de entradas y salidas valida los conteos contra el sistema.
La Política: Son los lineamientos/reglas que establecen que se deben de cumplir (Responden al ¿Qué?).
donde se establecen QUÉ lineamientos/reglas debemos cumplir para la correcta toma de inventarios.
El Procedimiento son los pasos detallados que indican CÓMO, CUÁNDO y QUIÉN,
Dentro del Proceso de Almacenaje y distribución, existe el procedimiento de “Embarque y carga de consignas”,
Por ejemplo, dentro del Proceso de Almacenaje y distribución, existe la Política de Inventarios físicos generales y cíclicos,
Existen dos documentos principales: las Políticas y los Procedimientos.
debe ejecutar una actividad para cumplir con la política (es el CÓMO).
Un control sería la doble verificación de la mercancía. Que una persona prepare el pedido y otra lo revise antes de cargar los productos al transporte.
¡Muy bien! Esos son riesgos que amenazan la satisfacción del cliente y la integridad del inventario.
Retomando el ejemplo, ¿Qué control se implementa en los embarques de producto?
Un Control es una actividad implementada para reducir (mitigar) la probabilidad o el impacto de un riesgo.
Con esto, reducimos el riesgo de entregar un producto incorrecto.
Para reducir esos riesgos, establecemos Controles.
Garantizar el cumplimiento
Promoviendo la estandarización del trabajo y el seguimiento de los cómo la empresa definió que deben hacerse las cosas.
Aseguramos el cumplimiento de Políticas, procedimientos y/o regulaciones aplicables.
2. Analizamos
Estudiamos la probabilidad: ¿Qué tan posible es que falle la entrega a tiempo?
Analizamos el impacto: ¿Qué tanto nos afectaría no contar con ella?, ¿Cuánto tiempo se detendría la operación?
4. Tratamos (atendemos)
¿Qué acciones aplicamos para reducir este riesgo?
-Mantener un inventario de seguridad de materia prima en nuestros almacenes que cubra el tiempo de un posible retraso. -Diversificar nuestra base de proveedores, asegurando que podemos contar con al menos dos opciones, para no depender de una sola entrega.
Aprobación de vacaciones
Mitiga: Ausentismo no planificado, sobrecarga de trabajo al área o errores en la nómina.
4. Tratar o atender
¿Cómo lo arreglamos?
Aplicamos acciones para reducir el impacto o probabilidad, o decidimos aceptarlo si es muy pequeño.
3. Evaluar
¿Qué tan urgente es?
Decidimos si el riesgo es tan grande que requiere de una acción inmediata.
Finalmente, la Tercera Línea es el árbitro imparcial. Su único trabajo es asegurar que todos sigan las reglas y que el juego se desarrolle de manera justa.
Este es el rol de Auditoría Interna. Ellos proporcionan una evaluación independiente y objetiva para ver si la gestión de riesgos (Línea 1) y los controles de apoyo (Línea 2) están funcionando como deberían.
La Tercera Línea: El Árbitro (Evaluación Objetiva).
Proceso
Que implica desde el correcto manejo de inventarios, asegurar correctas prácticas de almacén y embarcar productos.
Primero está el Proceso. Es el conjunto de actividades organizadas para lograr un resultado específico.
¿Te refieres al flujo de trabajo que existe en un área, es decir nuestras actividades diarias?
Exacto. Por ejemplo, el Proceso de Almacenaje y distribución en un Centro de Distribución.
Eficiencia Operativa
Es la capacidad del grupo para alcanzar sus objetivos
- Utilizando la menor cantidad de recursos posibles (tiempo, materiales y esfuerzo)
- Minimizando el desperdicio.
- Maximizando la calidad del resultado.
Dar fiabilidad de la información
Garantía de que los datos y reportes (financieros y no financieros) generados por el grupo son exactos, completos, oportunos y válidos. Es la certeza de que la información que usamos y compartimos es verdadera y útil, eliminando el riesgo de tomar decisiones basadas en datos incorrectos u obsoletos.
Introducción al Control Interno
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Created on November 3, 2025
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Objetivo
Al finalizar el curso, serás capaz de identificar cómo el Control Interno apoya al cumplimiento de nuestros objetivos como Grupo, de manera eficiente y segura.
Bienvenidos
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¡Hola! Soy Alex, del área de Riesgos y Control Interno. Bienvenido al curso Introducción al Control Interno.
Honestamente, quiero aprender cómo aplicar el Control Interno para ayudar a mi equipo a alcanzar nuestros objetivos diarios sin contratiempos.
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Aquí, vamos a identificar cómo el Control Interno apoya a su cumplimiento de manera eficiente y segura.
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Control Interno?
¿Qué es
El conjunto de políticas, procedimientos y acciones que nos ayudan a realizar las cosas bien, llegar a nuestros objetivos y saber cómo actuar ante los riesgos.
Control Interno?
Info
Exacto, esto es parte del Control Interno: El conjunto de políticas, procedimientos y acciones que nos ayudan a realizar las cosas bien, llegar a nuestros objetivos y saber cómo actuar ante los riesgos.
supongo que es algo relacionado con la disciplina, de seguir las reglas y los procesos que ya tenemos definidos, ¿verdad?
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El Control Interno: Tu guía para el logro de objetivos.
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Ojo: no podemos prometer que el riesgo desaparecerá por completo, pero sí reducimos la probabilidad de que ocurran y, si suceden, minimizamos el impacto negativo.
Entiendo que nos ayuda a alcanzar nuestros objetivos, pero... ¿A qué te refieres exactamente con "protegernos de riesgos"? ¿De qué nos estamos cuidando?
El Control interno nos ayuda a anticipar y prevenir los posibles riesgos por ejemplo: el mal uso de recursos, fallas operativas o incluso fraudes.
Nos cuidamos de los problemas que pueden afectar al Grupo y a todos los que hacemos parte de él.
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Para ayudar a las organizaciones a implementar un adecuado control interno, existe una guía reconocida a nivel mundial llamada Marco Integrado de Control Interno, emitido por COSO (Por sus siglas en inglés - “Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission”) que proporciona un lenguaje común y una forma estándar de entender y aplicar el control interno.
¿De quién es la responsabilidad
Control Interno
del Control Interno?
es responsabilidad de todos
Desde la alta dirección hasta el personal operativo. Recuerda bien esto: ¡El Control Interno es responsabilidad de todos!
¡Ya veo! Entonces, si se trata de recursos y finanzas, ¿El Control Interno es una tarea exclusiva de la gente de Administración y Contabilidad?
¡Esa es una idea muy común, pero es importante corregirla! La responsabilidad del Control Interno es de TODOS en Grupo Herdez.
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Voy entendiendo, pero para saber qué nos referimos a lo mismo, ¿me podrías explicar algunos conceptos clave para entender mejor el control interno?
Claro, veamos algunos conceptos que nos ayudarán a lo largo del curso. Para comprenderlo mejor, los explicaré con la preparación de un envío de producto:
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Conoce algunos conceptos clave para comprender mejor el Control Interno. Da clic en cada boton.
Proceso
Riesgos
Control
Políticas y Procedimientos
Completa la frase
Ejercicio 1
Lee atentamente cada oración y completa la idea arrastrando las palabras de la parte inferior hacia los espacios en blanco.
Empezar
Completa la frase
Completa la frase
Conoce tu rol a través del modelo de las 3 líneas
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Objetivo: meter goles para ganar el partido Riesgo: que el equipo oponente meta gol
Ok, ahora comprendo todos los elementos que conforman el Control Interno, pero... entonces, ¿Es mi responsabilidad definir los procesos, políticas y riesgos de mi día a día?
¡Excelente pregunta, Mónica! Para saber quién hace qué en la gestión de riesgos en Grupo Herdez, existe el Modelo de las Tres Líneas. Es muy sencillo, imagina un partido de fútbol.
El objetivo del equipo: meter goles para ganar el partido Riesgo: que el EQUIPO OPONENTE meta gol
Conoce tu rol a través del modelo de las 3 líneas.
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El Modelo de las Tres Líneas es la estructura que busca coordinar y organizar los roles y responsabilidades para gestionar riesgos y controles en una organización. Conócelo dando clic en cada botón.
1era línea
2da línea
3ra línea
Conoce tu rol a través del modelo de las 3 líneas
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Objetivo: meter goles para ganar el partido Riesgo: que el equipo oponente meta gol
En resumen tú manejas el balón (Línea 1), nosotros te asesoramos (Línea 2), y Auditoría verifica que todo se haga bien (Línea 3).
¡Claro! Ya entiendo de forma general cómo nos organizamos para la gestión de riesgos y controles.
Piensa en tus actividades diarias y reflexiona sobre qué rol cumples sobre el modelo de las tres líneas. Recuerda que, tu función es muy importante para fortalecer el Control Interno.
Arrastra los ejemplos de funciones o áreas de Grupo Herdez hacia la línea que corresponde cada uno.
Une los elementos
Ejercicio 2
Empezar
Continuar
Respuestas correctas
Primera línea
El área de Auditoría Interna realizando una revisión del proceso de compras para verificar su cumplimiento.
Un Gerente de Planta
El área de Riesgos y Control Interno ayudando a una Gerencia a diseñar un nuevo control para evitar errores en reportes.
Segunda línea
El área de Tecnologías de la Información definiendo políticas para proteger los datos de la empresa.
El personal operativo que sigue la instrucción de usar el equipo de protección personal (EPP).
Tercera línea
El departamento Legal revisando un nuevo contrato para identificar y alertar sobre cláusulas de riesgo.
Enviar
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De la teoría a la acción: Control Interno en tu día a día
Control Interno
Cada acción que realizas con responsabilidad es parte del Control Interno
¡Esa es una excelente pregunta! Cada acción que realizas con responsabilidad es parte del Control Interno. Cumplir políticas, seguir procedimientos y mantener buenas prácticas protege a Grupo Herdez y asegura operaciones confiables.
Ya tengo mayor claridad respecto a la gestión de riesgos y controles. Pero, ¿Cómo se ve eso en mi puesto de trabajo?
Veamos con ejemplos cómo tu acción diaria contribuye a que el Control Interno funcione, evitando fallas y asegurando la eficiencia.
Desliza las tarjetas para ver todos los ejemplos
De la teoría a la acción: Control Interno en tu día a día
Contribución a la Seguridad (Uso de Equipo de Protección Personal)
Contribución al uso de documentos actualizados
Contribución a la integridad de la información
Contribución a la inocuidad de los productos
Contribución a la documentación de procesos
Seguridad de la información
Título
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Subtítulo
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De la teoría a la acción: Control Interno en tu día a día
¡Entiendo! Nuestro cumplimiento con cada política y procedimiento es lo que mantiene activo y fuerte el Control Interno. Al contribuir con estas acciones, aseguramos que el Grupo opere de forma eficiente, segura y con ética.
Como ves, cada acción cuenta. Los controles internos robustos previenen fraudes, errores significativos y comportamientos no éticos que podrían afectar la estabilidad y la reputación de Grupo Herdez.
VERDADERO O FALSO
Ejercicio 3
Lee atentamente cada oración y selecciona si lo que dice es verdadero o falso, después da clic en el botón "Enviar".
Empezar
Verdadero o falso
Verdadero o falso
Verdadero o falso
Verdadero o falso
Verdadero o falso
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Políticas y Procedimientos: Las reglas y el paso a paso para hacerlo bien, siempre.
Procedimientos
Políticas
Ahora que ya identifico, qué es control interno, cuál es mi rol y cómo lo aplico en mis actividades diarias, tengo otra pregunta. ¿Existe alguna documentación oficial que nos guíe en estas prácticas de Control Interno?
¡Sí! El Control Interno funciona gracias a la documentación formal. En Grupo Herdez, distinguimos principalmente entre dos tipos de documentos que nos dan esa estructura: las Políticas y los Procedimientos
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Políticas y Procedimientos: Las reglas y el paso a paso para hacerlo bien, siempre.
Recuerda: La Política es el lineamiento o la regla que define "LO QUE DEBEMOS HACER" para alcanzar un objetivo.
"En Grupo Herdez, favorecemos una cultura que fomenta el respeto a los derechos humanos de todos y cada uno de nosotros, en un ambiente diverso e incluyente."
La importancia de tenerla documentada y formalizada es que asegura que el compromiso del Grupo con los Derechos Humanos y la no discriminación sea un estándar oficial.
Recuerdo: la Política responde al ¿Qué?, es decir, son las reglas generales, ¿cierto?
¡Correcto! La Política es el lineamiento o la regla que define LO QUE DEBEMOS HACER para alcanzar un objetivo.
Por ejemplo: dentro de nuestra: “Política de diversidad, inclusión y no discriminación”, contamos con este lineamiento que nos dice:
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Políticas y Procedimietos: Las reglas y el paso a paso para hacerlo bien, siempre.
Procedimientos
Políticas
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Políticas y Procedimientos: Las reglas y el paso a paso para hacerlo bien, siempre.
Recuerda: Los Procedimientos nos dicen de forma ordenada CÓMO EJECUTAR esa Política.
¡Así es! Y para que esas políticas funcionen, necesitamos el Procedimiento, que responde al ¿Cómo? Los Procedimientos son las actividades detalladas, paso a paso, que nos dicen de forma ordenada CÓMO EJECUTAR esa Política.
Ahora comprendo que todas las Políticas con las que contamos, nos ayudan a tener las reglas más claras, como por ejemplo la "Política de Compras" o la "Política de Conflicto de Interés", entre otras
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Verificación de la sanitización
Limpieza y posterior aplicación de "solución detergente"
Política
Procedimiento
¿Qué hacer?
¿Cómo hacerlo?
Veamos el ejemplo del “Procedimiento de Desarrollo de Limpieza y Sanitización”Primero, el Operador realiza la limpieza de área o equipo, y posteriormente, procede a aplicar la “solución detergente” al equipo.
¡Claro! Como el "Procedimiento de Alta de Proveedores" o de "Liberación de Producto Terminado". En resumen: Una política me dice la regla (Qué hacer) y el procedimiento me dice los pasos (Cómo hacerlo)
Luego, el Supervisor de Aseguramiento de Calidad, verifica con el equipo luminómetro o en forma visual, la sanitización de los equipos.
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Procedimientos
Políticas
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Estructura del Control Interno
El dueño del proceso Es el responsable integral del proceso, desde que lo diseña hasta que lo mejora.
Política
Procedimiento
¿QUÉ?
¿CÓMO?
El responsable es el Dueño del Proceso. Es la persona encargada de principio a fin de la gestión integral de un proceso de negocio: desde que lo diseña y lo ejecuta, hasta que lo mejora.
Si tu área tiene una política o un procedimiento, tú eres el responsable de asegurar que estos se cumplan correctamente. Y si algo cambia en la realidad, es responsabilidad de la Gerencia o Líder del área actualizar esa documentación para el resto del equipo
Como ves, las Políticas y Procedimientos no son solo documentos; son la base y estructura formal del Control Interno, que establece qué hacer y cómo hacerlo, asegurando que el trabajo sea consistente
Entiendo su importancia, pero me surge una duda, ¿de quién es la tarea de crear y mantener esas políticas y procedimientos?
Da clic en el botón "enlace" para conocer el sitio web.
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Políticas y Procedimientos: Las reglas y el paso a paso para hacerlo bien, siempre.
Enlace
No te preocupes, ¡Para eso tenemos una solución lista!. Contamos con el "Sitio de Riesgos y Control Interno". Ahí encontrarás los formatos oficiales de Política y Procedimiento, así como instructivos de cómo documentarlos correctamente. Este sitio es tu punto de partida para formalizar el trabajo de tu área.
Y si me doy cuenta de que no tengo mis políticas y procedimientos documentados en lo absoluto ¿Por dónde empiezo?
Políticas y Procedimientos: Las reglas y el paso a paso para hacerlo bien, siempre.
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Beneficios
Usa esta cara de la tarjeta para dar más información sobre un tema. Focalízate en un concepto. Haz que el aprendizaje y la comunicación sean más eficientes.
Todos hacemos lo mismo, de la misma manera, en todas partes.
Ayudando a cumplir con las normas y regulaciones externas e internas.
Logrando una rápida y efectiva incorporación del nuevo colaborador.
Identificando cómo operar si el dueño del proceso está ausente.
Protegiendo el conocimiento de la empresa.
Estandariza las actividades.
Salvaguarda la información.
Facilita la capacitación.
Título
Garantiza el cumplimiento.
Asegura la continuidad.
Escribe aquí una descripción breve
Perfecto, me parece muy útil que ya contemos con estos formatos en el sitio, pero realmente ¿es tan importante documentar? ¿Cuáles serían los beneficios?
La documentación no es solo papeleo. Tener claridad en nuestras políticas y procedimientos nos da cinco grandes beneficios:
Es decir, la documentación hace que nuestro trabajo sea fácil de enseñar, de replicar y seguro de ejecutar.
Cuestionario
Ejercicio 4
Lee atentamente cada una de las preguntas, selecciona la opción correcta y da clic en el botón "Enviar".
Empezar
Selecciona la respuesta correcta
Selecciona la respuesta correcta
Selecciona la respuesta correcta
Selecciona la respuesta correcta
Selecciona la respuesta correcta
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Riesgos: ¿Qué son y qué hacemos con ellos?
¿Cómo fortalecer el Control Interno?
Acción preventiva: Gestión de riesgos
Con los beneficios claros, sé que debo cumplir las Políticas y ejecutar los procedimientos, pero ¿qué más puedo hacer para fortalecer activamente el Control Interno?
Esa es una excelente pregunta, lo que debemos hacer es pasar a la acción preventiva, que se le conoce como: Gestión de Riesgos. ¿Recuerdas que el riesgo es todo aquello que amenaza nuestros objetivos?
Lo recuerdo, pero, ¿cómo puedo prevenir aquello que me impide lograr mis objetivos?
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Riesgos: ¿Qué son y qué hacemos con ellos?
Un pequeño vistazo: Para ayudar a las empresas a establecer una metodología adecuada para la gestión de riesgos, existe una guía internacional muy importante llamada ISO 31000. Esta norma se utiliza en Grupo Herdez como Marco de referencia para poder gestionar riesgos de una forma adecuada.
1. Identificar
2. Analizar
¿Qué puede pasar?
¿Qué tan grave es?
3. Evaluar
4. Tratar o entender
¿Qué tan urgente es?
¿Cómo lo arreglamos?
Para adelantarnos a los problemas, nuestra estrategia es hacerlo a través de un ciclo continuo de 4 pasos clave.
Da clic en los botones "Ver más" para ver la información
Gestión de riesgos
3.Evaluamos
+info
4 pasos clave
#3
#1
#4
1.Identificamos
2.Analizamos
#2
+info
+info
4.Tratamos (Atendemos)
+info
Para entenderlo mejor, exploremos el riesgo de que un proveedor clave de chiles falle en la entrega a tiempo. Haz clic en cada paso para conocer el detalle.
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Controles: Actividades clave que reducen riesgos.
Controles
Son actividades que se implementan y ejecutan para reducir el riesgo
¡Claro, ya entiendo. Al Identificar, Analizar, Evaluar y Tratar los riesgos, puedo gestionarlos de forma estructurada para lograr mis objetivos, pero, ¿cómo llamamos a esas acciones que usamos para reducir el riesgo, como el stock de seguridad?
¡Esa es la pregunta clave! Esas acciones las llamamos Controles. Son actividades que se implementan y ejecutan para reducir el riesgo. Analicemos a detalle este concepto a continuación.
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Controles: Actividades clave que reducen riesgos.
1. Asegurar eficiencia operativa
2. Dar fiabilidad de la información
3. Garantizar el cumplimiento
Como acabamos de ver, un Control es una actividad que reduce un riesgo que no podemos aceptar. En palabras sencillas, los controles nos ayudan a tres cosas clave:
¡Me encantaría verlo en acción!
Por supuesto, veamos algunos ejemplos de controles en Grupo Herdez.
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Controles: Actividades clave que reducen riesgos.
Haz clic en los botones para conocer los ejemplos
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Controles: Actividades clave que reducen riesgos.
Recuerda: Dueñ@ del proceso, diseña y documenta los controles directamente en políticas y procedimientos.
No necesariamente. Un solo control puede ayudarnos a mitigar varios riesgos o varios controles pueden enfocarse en un solo riesgo. Lo importante es que el control sea adecuado, es decir, que realmente mitigue el riesgo que queremos evitar.
Como lo mencionamos, las políticas y procedimientos nos indican qué tenemos que hacer y cómo tenemos que realizar las actividades. En éstos es donde documentamos los controles para que todos sepan cómo, cuándo y quién debe ejecutarlos.
En resumen, como dueña del proceso, diseño y documento los controles directamente en mis políticas y procedimientos, asegurando que se ejecuten.
Si el proceso cambia o el riesgo evoluciona, los controles pueden y deben cambiar. Siempre deben estar documentados, esto es algo muy importante.
¡Yo puedo guiarte con metodologías! Pero tú, Mónica, como Dueña del Proceso, eres la responsable directa de diseñarlos, implementarlos y asegurar que tu equipo los ejecute.
Entiendo la importancia de los controles, ¿podrías ayudarme a diseñar los de mi área?
Y los controles, ¿deben ser fijos o podemos modificarlos si no funcionan?
Ok, entonces pondré muchísimos controles para mitigar más riesgos, sería lo mejor, ¿cierto?
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Controles: Actividades clave que reducen riesgos.
Gracias a los Controles
Diversificación de Proveedores: El área de Compras debe garantizar que al menos dos proveedores estén activos para el mismo período. Esto reduce la probabilidad de que una causa externa paralice el abasto.
Mitigamos el riesgo
Para visualizarlo mejor, retomaremos el ejemplo del riesgo de "Incumplimiento de entrega de materia prima (chiles)". Podemos considerar como controles los siguientes:
Diversificación de Proveedores: El área de Compras debe garantizar que al menos dos proveedores estén activos para el mismo período. Esto reduce la probabilidad de que una causa externa paralice el abasto.
Con este control, mitigamos el riesgo de un incumplimiento de entrega de materia prima..
Cuestionario
Ejercicio 5
Lee atentamente cada una de las preguntas, selecciona la opción correcta y da clic en el botón "Enviar".
Empezar
Selecciona la respuesta correcta
Selecciona la respuesta correcta
Selecciona la respuesta correcta
Selecciona la respuesta correcta
Selecciona la respuesta correcta
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Has finalizado
¡Felicidades!
Has completado el curso Introducción al Control Interno.
¡Felicidades! Has completado el curso Básico de Control Interno. Ahora identificas las acciones que desde tu rol puedes realizar para fortalecer el control interno en Grupo Herdez
Comprendí que el Control Interno está presente en cada proceso: desde cumplir políticas hasta gestionar riesgos y aplicar controles
En resumen nuestra disciplina mantiene activo en Control Interno y fortalece Grupo Herdez.
¡Tu acción diaria es la prueba de que el Control Interno funciona! ¡Gracias por tu compromiso con un Grupo Herdez más seguro, confiable y exitoso!
Aquí, vamos a identificar cómo el Control Interno apoya al cumplimiento de nuestros objetivos de manera eficiente y segura.
Aprobación de Gastos de Viaje y Viáticos
Mitiga: Fraude en viáticos, gastos personales cubiertos por el grupo, o incumplimiento de la política de gastos y viajes.
2. Analizar
¿Qué tan grave es?
Medimos la Probabilidad (qué tan posible) y el Impacto (qué tan grave), y definimos el nivel de riesgo.
Controles de acceso a las instalaciones
Mitiga: Ingresos no autorizados y protege de los robos de activos, espionaje industrial o riesgos de seguridad física.
Riesgo. Error en el el embarque de los productos
Probabilidad ¿qué tan posible es que nos equivoquemos en el envió del producto?
Impacto. ¿cómo nos afectaría esta equivocación?
Probabilidad. ¿Qué tan posible es que esto ocurra?
Impacto. ¿qué tan grave sería el daño o la consecuencia?
Veamos un par de ejemplos: En el Proceso de Almacenaje y distribución, un riesgo podría ser error en el embarque de los productos,
es decir, entregar producto incorrecto, cantidad equivocada, o mercancía dañada al cliente.
La probabilidad sería, ¿qué tan posible es que nos equivoquemos en el envió del producto? y el impacto ¿cómo nos afectaría esta equivocación?
Por otra parte tenemos lo que conocemos como: Riesgos.
Generalmente, pensamos en riesgos como amenazas, que pueden causar daño o problemas.
Entender los riesgos nos ayuda a prepararnos mejor y tomar decisiones correctas para evitar que ocurran o minimicen el daño.
Para entender un riesgo, nos preguntamos dos cosas: ¿Qué tan posible es que esto ocurra? A esto lo llamamos Probabilidad.
Y si ocurre, ¿qué tan grave sería el daño o la consecuencia? Esto es conocido como Impacto.
Pero ¿a qué nos referimos cuando hablamos de riesgos?
Un Riesgo es algo incierto que podría afectar a que Grupo Herdez logre sus objetivos.
Limpieza e higiene personal (antes y durante)
Mitiga: Contaminación del producto, problemas de inocuidad alimentaria, incumplimiento de normativas sanitarias.
3. Evaluamos
Decidimos qué hacer y cómo actuar ante el riesgo. Quedarnos sin la materia prima es un riesgo que no podemos aceptar, por lo tanto, requiere medidas inmediatas.
En Grupo Herdez, son roles de soporte como las áreas de Riesgos y Control Interno ,Tecnología de la Información, Calidad, Legal o Finanzas, entre otros.
mediante la adopción de mejores prácticas, diseño de controles que contribuyan a la mitigación de los riesgos, etc.
La Segunda Línea: El Cuerpo Técnico (Asesores Expertos). es el entrenador y su asistente en la banda.
Ellos no juegan el partido directamente, pero proporcionan orientación, supervisión y apoyo experto a los jugadores.
Su función es ayudar a la primera línea para que ejecute sus actividades de manera segura,
Quienes tienen el balón, toman las decisiones en el momento y están concentrados en anotar el gol (es decir, en cumplir el objetivo de la empresa).
La Primera Línea. Los Jugadores en la Cancha: son todos los jugadores que están en el campo de juego.
Son los roles que diseñan e implementan los controles necesarios para que el proceso o procesos de sus áreas se ejecuten de manera eficiente y segura.
Entonces, ¡Todo el personal que ejecuta forma parte de la primera línea!
1. Identificamos
El riesgo es: "Incumplimiento de entrega de materia prima (chiles)" Las causas pueden ser muchas, como: problemas climáticos en la cosecha, una falla logística del proveedor, etc.
1. Identificar
¿Qué puede pasar?
Encontramos qué eventos (internos o externos) nos pueden afectar.
Políticas y procedimientos
Procedimientos (¿Cómo?, ¿Cuándo?, ¿Quién?)
Políticas (¿Qué?)
donde se describe CÓMO se deben realizar las actividades desde la revisión del transporte hasta el embarque de producto especificando responsables,
Finalmente, para formalizar el Control Interno en Grupo Herdez, debemos establecer la documentación oficial.
por ejemplo, - El “Checador de embarque” cuenta y revisa el producto - El controlador de entradas y salidas valida los conteos contra el sistema.
La Política: Son los lineamientos/reglas que establecen que se deben de cumplir (Responden al ¿Qué?).
donde se establecen QUÉ lineamientos/reglas debemos cumplir para la correcta toma de inventarios.
El Procedimiento son los pasos detallados que indican CÓMO, CUÁNDO y QUIÉN,
Dentro del Proceso de Almacenaje y distribución, existe el procedimiento de “Embarque y carga de consignas”,
Por ejemplo, dentro del Proceso de Almacenaje y distribución, existe la Política de Inventarios físicos generales y cíclicos,
Existen dos documentos principales: las Políticas y los Procedimientos.
debe ejecutar una actividad para cumplir con la política (es el CÓMO).
Un control sería la doble verificación de la mercancía. Que una persona prepare el pedido y otra lo revise antes de cargar los productos al transporte.
¡Muy bien! Esos son riesgos que amenazan la satisfacción del cliente y la integridad del inventario.
Retomando el ejemplo, ¿Qué control se implementa en los embarques de producto?
Un Control es una actividad implementada para reducir (mitigar) la probabilidad o el impacto de un riesgo.
Con esto, reducimos el riesgo de entregar un producto incorrecto.
Para reducir esos riesgos, establecemos Controles.
Garantizar el cumplimiento
Promoviendo la estandarización del trabajo y el seguimiento de los cómo la empresa definió que deben hacerse las cosas.
Aseguramos el cumplimiento de Políticas, procedimientos y/o regulaciones aplicables.
2. Analizamos
Estudiamos la probabilidad: ¿Qué tan posible es que falle la entrega a tiempo? Analizamos el impacto: ¿Qué tanto nos afectaría no contar con ella?, ¿Cuánto tiempo se detendría la operación?
4. Tratamos (atendemos)
¿Qué acciones aplicamos para reducir este riesgo? -Mantener un inventario de seguridad de materia prima en nuestros almacenes que cubra el tiempo de un posible retraso. -Diversificar nuestra base de proveedores, asegurando que podemos contar con al menos dos opciones, para no depender de una sola entrega.
Aprobación de vacaciones
Mitiga: Ausentismo no planificado, sobrecarga de trabajo al área o errores en la nómina.
4. Tratar o atender
¿Cómo lo arreglamos?
Aplicamos acciones para reducir el impacto o probabilidad, o decidimos aceptarlo si es muy pequeño.
3. Evaluar
¿Qué tan urgente es?
Decidimos si el riesgo es tan grande que requiere de una acción inmediata.
Finalmente, la Tercera Línea es el árbitro imparcial. Su único trabajo es asegurar que todos sigan las reglas y que el juego se desarrolle de manera justa.
Este es el rol de Auditoría Interna. Ellos proporcionan una evaluación independiente y objetiva para ver si la gestión de riesgos (Línea 1) y los controles de apoyo (Línea 2) están funcionando como deberían.
La Tercera Línea: El Árbitro (Evaluación Objetiva).
Proceso
Que implica desde el correcto manejo de inventarios, asegurar correctas prácticas de almacén y embarcar productos.
Primero está el Proceso. Es el conjunto de actividades organizadas para lograr un resultado específico.
¿Te refieres al flujo de trabajo que existe en un área, es decir nuestras actividades diarias?
Exacto. Por ejemplo, el Proceso de Almacenaje y distribución en un Centro de Distribución.
Eficiencia Operativa
Es la capacidad del grupo para alcanzar sus objetivos
Dar fiabilidad de la información
Garantía de que los datos y reportes (financieros y no financieros) generados por el grupo son exactos, completos, oportunos y válidos. Es la certeza de que la información que usamos y compartimos es verdadera y útil, eliminando el riesgo de tomar decisiones basadas en datos incorrectos u obsoletos.