Mejora tus habilidades
Módulo 2
Crear y enviar un mensaje de correo electrónico
Crear y enviar un correo electrónico es la primera habilidad básica que necesitas dominar para manejar eficientemente el correo electrónico institucional. A lo largo de este módulo te darás cuenta de que crear un correo electrónico no sólo es redactar y enviar, sino que lo podrás enriquecerlo agregando elementos como menciones, plantillas, encuestas, archivos adjuntos, firmas, entre otros elementos. Además, podrás indicarle a tu destinatario que tu correo es importante o asegurarte que lo recibió o leyó solicitándole una confirmación de entrega o lectura. Te invito a que revises detalladamente cada una de las herramientas que componen este módulo y una vez aprendidas, las apliques en tu día a día.
Índice
Objetivo
2. ¿Para qué usar bien el correo electrónico?
El uso adecuado del correo electrónico es clave para una comunicación eficiente, profesional y segura dentro de una organización. Cuando el personal domina esta herramienta, se optimizan los flujos de información, se reducen los tiempos de respuesta y se evitan pérdidas de mensajes importantes. Además, permite dejar constancia escrita de acuerdos y decisiones, fortaleciendo la trazabilidad y la transparencia. Un manejo correcto del correo también proyecta una imagen institucional sólida y profesional. Asimismo, el uso responsable del correo electrónico contribuye a la ciberseguridad y protección de datos corporativos. Empleados capacitados en buenas prácticas —como identificar mensajes fraudulentos o proteger contraseñas— reducen el riesgo de ataques o filtraciones. En conjunto, el dominio de esta herramienta mejora la productividad, la coordinación y la cultura digital de la empresa.
2.1 Crear y enviar un nuevo mensaje de correo electrónico
En inicio, da clic sobre el botón Correo nuevo.
Da clic en enviar.
Escribe las direcciones de correo de los destinatarios en los campos (Para, CC, CCO).
Escribe el asunto del mensaje.
Escribe el cuerpo del mensaje.
Ver video
2.2 Plantillas
Si continuamente escribes correos electrónicos cuya información no cambia de un mensaje a otro, crea una plantilla para agilizar este proceso. La herramienta plantillas (My templates) se ubica en la barra de herramientas Insertar de la cinta de opciones.
Ver video
Abre tu correo electrónico institucional y crea una plantilla que utilizarás posteriormente en la redacción de tus correos electrónicos. Sigue los pasos:
Selecciona la pestaña Insertar. Selecciona la herramienta My templates (Mis plantillas). Haz clic sobre la opción +Plantillas. Crea tu plantilla. Da clic en el botón Guardar.
Actividad
BUAP
2.3 Menciones
Si deseas captar la atención de tu destinatario, utiliza una mención con su nombre dentro del cuerpo del mensaje. Una mención podría indicarle al destinatario que la información contenida en el mensaje está dirigida a él.
Ver video
2.4 Encuestas, sondeos o polls
En Outlook, es posible enviar una encuesta a un conjunto de destinatarios con el propósito de recopilar sus respuestas.Los tipos de preguntas que se utilizar en el sondeo son: - Opción o respuesta múltiple.
- Cuestionario.
- Nube de palabras.
- Calificación.
- Clasificación.
Configuración
Respuestas
Ver video
Opción múltiple
Conoce los tipos de preguntas
Nube de palabras
Calificación
Clasificación
2.5 Adjuntar y compartir archivos
Para adjuntar o compartir imágenes, archivos u otros elementos. En la sección de Archivos sugeridos se mostrarán los 3 archivos más recientes en tu nube.
Ver video
2.5.1 Compartir un archivo desde OneDrive
Si estás en un entorno empresarial y compartes un archivo de OneDrive a través de tu correo electrónico, de forma predeterminada, todos los usuarios de la organización podrán visualizar el archivo compartido. Para modificar esta configuración, da clic sobre el enlace del archivo y abre el cuadro de diálogo Configuración de vínculos.
Ver video
Power tip
Usa IA para responder a un correo
¿Sabías que puedes responder un correo con IA?Es muy fácil, solo sigue estos pasos:
- Abre un correo que te haya llegado.
- Da clic en la opción de copilot que aparece arriba a la derecha.
- En el cuadro de enviar un mensaje indica el siguiente prompt: Responde el correo.
¡En automático tendrás una respuesta preparada con IA!
2.6 Firmas en Outlook
Una firma, en Outlook, es un conjunto de texto, imágenes, vínculos y otros elementos que se insertan al final del mensaje de correo electrónico y tiene el propósito de ayudar a los destinatarios a identificar rápidamente quién se pone en contacto con ellos.
Ver video
Editar firma
Configura tu firma de correo electrónico en Outlook y configura la opción necesaria para que se inserte de forma automática en correos nuevos.
Actividad
Ve a la pestaña Insertar de la cinta de opciones. Selecciona la herramienta Firma. Selecciona Firmas.
BUAP
2.7 Correos de alta o baja prioridad
Para los correos electrónicos en Outlook, establece una importancia alta o baja para priorizar la comunicación.
Ejemplo
Ejemplo
Importancia altaSi quieres que los usuarios sepan que tu mensaje necesita atención urgente, establece el mensaje como de importancia alta.Para establecer importancia alta:- Selecciona la pestaña Opciones.
- Haz clic en la herramienta Establecer este elemento como de alta prioridad.
Observa cómo se ha insertado un signo de admiración de color rojo en el Asunto.
Importancia bajaSi consideras que el mensaje de correo electrónico no es tan urgente, puedes establecer el mensaje como de importancia baja.Para establecer importancia baja:- Selecciona la pestaña Opciones.
- Haz clic en la herramienta Establecer este elemento como de baja prioridad.
Observa cómo se ha insertado una flecha con punta hacia abajo en el Asunto.
2.8 Confirmaciones de entrega y lectura
Activar las confirmaciones de entrega y lectura puede ser importante en tu entorno laboral para asegurarte de que los mensajes han sido recibidos y leídos. Esto puede mejorar la comunicación con tus compañeros; sin embargo, algunos pueden considerarlo invasivo, por lo que deberemos usarlas con criterio.
Configuración de confirmación
Confirmación de lectura
Confirmación de entrega
Accede a la configuración del correo electrónico para verificar de qué forma respondes a las solicitudes de lectura.
Accede al cuadro de diálogo de Configuración. Selecciona Correo. Selecciona Administración de mensajes. Ve a la sección Confirmación de lectura.
Actividad
BUAP
2.9 Envío tardío
En un Outlook para la Web es posible programar el envío de un correo electrónico para más tarde.
Seleccione la flecha que está a la derecha del botón Enviar.
Seleccione la opción Programar envío.
Ver video
En resumen
¡Ya terminaste este módulo!
En conclusión, el dominio del correo electrónico institucional no solo implica saber redactar y enviar mensajes, sino aprovechar todas las herramientas que lo convierten en un medio de comunicación profesional y eficiente. Al aplicar lo aprendido en este módulo, podrás optimizar tu tiempo, mejorar la claridad de tus mensajes y fortalecer la comunicación dentro de tu entorno laboral. Recuerda que cada correo bien estructurado y con los elementos adecuados refleja tu compromiso con la calidad y la productividad en el trabajo.
Conoce las referencias de este módulo.
Referencias
Respuestas del sondeo
Una vez enviado el sondeo, podrás:- Observar el número de encuestados y los resultados de la encuesta.
- Cerrar el sondeo para no recibir más respuestas.
- Exportar las respuestas a un archivo de Excel.
Configuración del sondeo
- Para eliminar una pregunta, da clic sobre el icono Eliminar pregunta.
- Para cambiar el orden de las preguntas en el sondeo, haz clic sobre Bajar pregunta o Subir pregunta.
- Da clic en Vista previa si deseas una visualización previa de la encuesta.
Toma en cuenta que no se registrarán los nombres de los destinarios; sin embargo, los resultados del sondeo serán visibles para todos los encuestados.
Editar una firma
Para editar una firma:
Ve a la pestaña Insertar de la cinta de opciones.
Podrás editar el nombre de la firma, la firma, cambiar su formato o eliminarla.
Haz clic sobre la herramienta Firma.
Insertar una mención.
Nube de palabras
Una nube de palabras es una representación visual de las opiniones más populares de la audiencia. Los resultados sólo se mostrarán como palabras clave extraídas, para ver las respuestas de texto completo, tendrás que exportar las respuestas del sondeo a un archivo de Excel.
- Microsoft. (18 de 05 de 2025). Ayuda y formación del Outlook . Obtenido de Soporte técnico: https://support.microsoft.com/es-es/outlook
Crear y enviar un nuevo mensaje de correo electrónico.
2.8.1 Confirmación de entrega
Una confirmación de entrega confirma la entrega del mensaje de correo en el buzón del destinatario, pero no si este lo ha visto o leído.Para solicitar una confirmación de entrega:
- Selecciona la pestaña Opciones de la cinta de opciones.
- Selecciona Solicitar confirmación de entrega.
Una vez hayas enviado tu mensaje de correo electrónico, recibirás otro, confirmando la entrega de este.
Adjuntar y compartir archivos.
Programar un envío tardío.
Inserta un sondeo.
Opción múltiple y cuestionario
En las preguntas de opción múltiple y cuestionario activa la opción Selecciones múltiples si deseas que el destinatario del mensaje tenga la posibilidad de elegir más de una opción. En las preguntas de tipo Cuestionario recuerda marcar la respuesta correcta.
Insertar una mención.
Firmas en Outlook.
2.8.2.1 Configuración de la confirmación de lectura
En Outlook, el destinatario del mensaje puede elegir cómo responder a las solicitudes de confirmación de lectura. Para ello, realice el siguiente proceso.
- Selecciona el botón Configuración.
- Selecciona Correo y posteriormente Administrador de mensajes.
- Elige cómo responder a sus solicitudes.
- Preguntar antes de enviar una respuesta.
- Enviar siempre una respuesta.
- No enviar nunca una respuesta.
Calificación
En las preguntas de tipo calificación deberás:
- Especificar el número de niveles.
- Seleccionar un símbolo.
- Proveer el significado del primer y último nivel. Por ejemplo:
- Nivel 1: Insuficiente.
- Nivel 5: Excelente.
Crea e inserta una plantilla.
Objetivo general
Al finalizar este módulo, el participante será capaz de crear y enviar correos electrónicos enriquecidos en Outlook, incorporando diversos elementos como menciones, plantillas, sondeos, archivos adjuntos, confirmaciones de lectura/escritura y firmas. Aprenderá a utilizar estas herramientas de manera estratégica para mejorar la comunicación e interacción con los destinatarios, asegurando una experiencia de correo más dinámica y efectiva.
Clasificación
Las preguntas de clasificación le permitirán al destinatario ordenar las opciones arrastrando cada una de ellas.
2.8.2 Confirmación de lectura
Una confirmación de lectura confirma que el mensaje se ha abierto.Para solicitar una confirmación de lectura:
- Selecciona la pestaña Opciones de la cinta de opciones.
- Selecciona Confirmación de lectura.
Una vez hayas enviado tu mensaje de correo electrónico, recibirás otro, confirmando la lectura de este, siempre que el destinatario tenga habilitada la opción correspondiente.
Índice de la unidad
2.1 Campos Para, CC, CCO 2.2 Plantillas 2.3 Menciones 2.4 Sondeos 2.5 Archivos adjuntos 2.6 Firmas 2.7 Correos de alta o baja prioridad
2.8 Confirmación de entrega y lectura 2.9 Envío tardío
BU-171-HD Modulo 2
HABILITA - SECRETARIA ADMINISTRATIVA
Created on November 3, 2025
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Mejora tus habilidades
Módulo 2
Crear y enviar un mensaje de correo electrónico
Crear y enviar un correo electrónico es la primera habilidad básica que necesitas dominar para manejar eficientemente el correo electrónico institucional. A lo largo de este módulo te darás cuenta de que crear un correo electrónico no sólo es redactar y enviar, sino que lo podrás enriquecerlo agregando elementos como menciones, plantillas, encuestas, archivos adjuntos, firmas, entre otros elementos. Además, podrás indicarle a tu destinatario que tu correo es importante o asegurarte que lo recibió o leyó solicitándole una confirmación de entrega o lectura. Te invito a que revises detalladamente cada una de las herramientas que componen este módulo y una vez aprendidas, las apliques en tu día a día.
Índice
Objetivo
2. ¿Para qué usar bien el correo electrónico?
El uso adecuado del correo electrónico es clave para una comunicación eficiente, profesional y segura dentro de una organización. Cuando el personal domina esta herramienta, se optimizan los flujos de información, se reducen los tiempos de respuesta y se evitan pérdidas de mensajes importantes. Además, permite dejar constancia escrita de acuerdos y decisiones, fortaleciendo la trazabilidad y la transparencia. Un manejo correcto del correo también proyecta una imagen institucional sólida y profesional. Asimismo, el uso responsable del correo electrónico contribuye a la ciberseguridad y protección de datos corporativos. Empleados capacitados en buenas prácticas —como identificar mensajes fraudulentos o proteger contraseñas— reducen el riesgo de ataques o filtraciones. En conjunto, el dominio de esta herramienta mejora la productividad, la coordinación y la cultura digital de la empresa.
2.1 Crear y enviar un nuevo mensaje de correo electrónico
En inicio, da clic sobre el botón Correo nuevo.
Da clic en enviar.
Escribe las direcciones de correo de los destinatarios en los campos (Para, CC, CCO).
Escribe el asunto del mensaje.
Escribe el cuerpo del mensaje.
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2.2 Plantillas
Si continuamente escribes correos electrónicos cuya información no cambia de un mensaje a otro, crea una plantilla para agilizar este proceso. La herramienta plantillas (My templates) se ubica en la barra de herramientas Insertar de la cinta de opciones.
Ver video
Abre tu correo electrónico institucional y crea una plantilla que utilizarás posteriormente en la redacción de tus correos electrónicos. Sigue los pasos:
Selecciona la pestaña Insertar. Selecciona la herramienta My templates (Mis plantillas). Haz clic sobre la opción +Plantillas. Crea tu plantilla. Da clic en el botón Guardar.
Actividad
BUAP
2.3 Menciones
Si deseas captar la atención de tu destinatario, utiliza una mención con su nombre dentro del cuerpo del mensaje. Una mención podría indicarle al destinatario que la información contenida en el mensaje está dirigida a él.
Ver video
2.4 Encuestas, sondeos o polls
En Outlook, es posible enviar una encuesta a un conjunto de destinatarios con el propósito de recopilar sus respuestas.Los tipos de preguntas que se utilizar en el sondeo son:- Opción o respuesta múltiple.
- Cuestionario.
- Nube de palabras.
- Calificación.
- Clasificación.
Configuración
Respuestas
Ver video
Opción múltiple
Conoce los tipos de preguntas
Nube de palabras
Calificación
Clasificación
2.5 Adjuntar y compartir archivos
Para adjuntar o compartir imágenes, archivos u otros elementos. En la sección de Archivos sugeridos se mostrarán los 3 archivos más recientes en tu nube.
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2.5.1 Compartir un archivo desde OneDrive
Si estás en un entorno empresarial y compartes un archivo de OneDrive a través de tu correo electrónico, de forma predeterminada, todos los usuarios de la organización podrán visualizar el archivo compartido. Para modificar esta configuración, da clic sobre el enlace del archivo y abre el cuadro de diálogo Configuración de vínculos.
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Power tip
Usa IA para responder a un correo
¿Sabías que puedes responder un correo con IA?Es muy fácil, solo sigue estos pasos:
- Abre un correo que te haya llegado.
- Da clic en la opción de copilot que aparece arriba a la derecha.
- En el cuadro de enviar un mensaje indica el siguiente prompt: Responde el correo.
¡En automático tendrás una respuesta preparada con IA!2.6 Firmas en Outlook
Una firma, en Outlook, es un conjunto de texto, imágenes, vínculos y otros elementos que se insertan al final del mensaje de correo electrónico y tiene el propósito de ayudar a los destinatarios a identificar rápidamente quién se pone en contacto con ellos.
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Editar firma
Configura tu firma de correo electrónico en Outlook y configura la opción necesaria para que se inserte de forma automática en correos nuevos.
Actividad
Ve a la pestaña Insertar de la cinta de opciones. Selecciona la herramienta Firma. Selecciona Firmas.
BUAP
2.7 Correos de alta o baja prioridad
Para los correos electrónicos en Outlook, establece una importancia alta o baja para priorizar la comunicación.
Ejemplo
Ejemplo
Importancia altaSi quieres que los usuarios sepan que tu mensaje necesita atención urgente, establece el mensaje como de importancia alta.Para establecer importancia alta:
- Selecciona la pestaña Opciones.
- Haz clic en la herramienta Establecer este elemento como de alta prioridad.
Observa cómo se ha insertado un signo de admiración de color rojo en el Asunto.Importancia bajaSi consideras que el mensaje de correo electrónico no es tan urgente, puedes establecer el mensaje como de importancia baja.Para establecer importancia baja:
- Selecciona la pestaña Opciones.
- Haz clic en la herramienta Establecer este elemento como de baja prioridad.
Observa cómo se ha insertado una flecha con punta hacia abajo en el Asunto.2.8 Confirmaciones de entrega y lectura
Activar las confirmaciones de entrega y lectura puede ser importante en tu entorno laboral para asegurarte de que los mensajes han sido recibidos y leídos. Esto puede mejorar la comunicación con tus compañeros; sin embargo, algunos pueden considerarlo invasivo, por lo que deberemos usarlas con criterio.
Configuración de confirmación
Confirmación de lectura
Confirmación de entrega
Accede a la configuración del correo electrónico para verificar de qué forma respondes a las solicitudes de lectura.
Accede al cuadro de diálogo de Configuración. Selecciona Correo. Selecciona Administración de mensajes. Ve a la sección Confirmación de lectura.
Actividad
BUAP
2.9 Envío tardío
En un Outlook para la Web es posible programar el envío de un correo electrónico para más tarde.
Seleccione la flecha que está a la derecha del botón Enviar.
Seleccione la opción Programar envío.
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En resumen
¡Ya terminaste este módulo!
En conclusión, el dominio del correo electrónico institucional no solo implica saber redactar y enviar mensajes, sino aprovechar todas las herramientas que lo convierten en un medio de comunicación profesional y eficiente. Al aplicar lo aprendido en este módulo, podrás optimizar tu tiempo, mejorar la claridad de tus mensajes y fortalecer la comunicación dentro de tu entorno laboral. Recuerda que cada correo bien estructurado y con los elementos adecuados refleja tu compromiso con la calidad y la productividad en el trabajo.
Conoce las referencias de este módulo.
Referencias
Respuestas del sondeo
Una vez enviado el sondeo, podrás:- Observar el número de encuestados y los resultados de la encuesta.
- Cerrar el sondeo para no recibir más respuestas.
- Exportar las respuestas a un archivo de Excel.
Configuración del sondeo
- Para eliminar una pregunta, da clic sobre el icono Eliminar pregunta.
- Para cambiar el orden de las preguntas en el sondeo, haz clic sobre Bajar pregunta o Subir pregunta.
- Da clic en Vista previa si deseas una visualización previa de la encuesta.
Toma en cuenta que no se registrarán los nombres de los destinarios; sin embargo, los resultados del sondeo serán visibles para todos los encuestados.Editar una firma
Para editar una firma:
Ve a la pestaña Insertar de la cinta de opciones.
Podrás editar el nombre de la firma, la firma, cambiar su formato o eliminarla.
Haz clic sobre la herramienta Firma.
Insertar una mención.
Nube de palabras
Una nube de palabras es una representación visual de las opiniones más populares de la audiencia. Los resultados sólo se mostrarán como palabras clave extraídas, para ver las respuestas de texto completo, tendrás que exportar las respuestas del sondeo a un archivo de Excel.
Crear y enviar un nuevo mensaje de correo electrónico.
2.8.1 Confirmación de entrega
Una confirmación de entrega confirma la entrega del mensaje de correo en el buzón del destinatario, pero no si este lo ha visto o leído.Para solicitar una confirmación de entrega:
- Selecciona la pestaña Opciones de la cinta de opciones.
- Selecciona Solicitar confirmación de entrega.
Una vez hayas enviado tu mensaje de correo electrónico, recibirás otro, confirmando la entrega de este.Adjuntar y compartir archivos.
Programar un envío tardío.
Inserta un sondeo.
Opción múltiple y cuestionario
En las preguntas de opción múltiple y cuestionario activa la opción Selecciones múltiples si deseas que el destinatario del mensaje tenga la posibilidad de elegir más de una opción. En las preguntas de tipo Cuestionario recuerda marcar la respuesta correcta.
Insertar una mención.
Firmas en Outlook.
2.8.2.1 Configuración de la confirmación de lectura
En Outlook, el destinatario del mensaje puede elegir cómo responder a las solicitudes de confirmación de lectura. Para ello, realice el siguiente proceso.
Calificación
En las preguntas de tipo calificación deberás:
Crea e inserta una plantilla.
Objetivo general
Al finalizar este módulo, el participante será capaz de crear y enviar correos electrónicos enriquecidos en Outlook, incorporando diversos elementos como menciones, plantillas, sondeos, archivos adjuntos, confirmaciones de lectura/escritura y firmas. Aprenderá a utilizar estas herramientas de manera estratégica para mejorar la comunicación e interacción con los destinatarios, asegurando una experiencia de correo más dinámica y efectiva.
Clasificación
Las preguntas de clasificación le permitirán al destinatario ordenar las opciones arrastrando cada una de ellas.
2.8.2 Confirmación de lectura
Una confirmación de lectura confirma que el mensaje se ha abierto.Para solicitar una confirmación de lectura:
- Selecciona la pestaña Opciones de la cinta de opciones.
- Selecciona Confirmación de lectura.
Una vez hayas enviado tu mensaje de correo electrónico, recibirás otro, confirmando la lectura de este, siempre que el destinatario tenga habilitada la opción correspondiente.Índice de la unidad
2.1 Campos Para, CC, CCO 2.2 Plantillas 2.3 Menciones 2.4 Sondeos 2.5 Archivos adjuntos 2.6 Firmas 2.7 Correos de alta o baja prioridad
2.8 Confirmación de entrega y lectura 2.9 Envío tardío