Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía Licenciatura en Archivonomía Nombre de la materia: Gestión de la Calidad "Auditoría" Profesor: L. C. Ángel Luis Pineda Aguirre
Actividad 4
"Diseño de una Campaña de Difusión Archivística"
Alumno: FLORES AGUILAR GABRIELA Grupo: 7EX01 Boleta: 20230D0023 Fecha de entrega: 2 de noviembre de 2025.
ÍNDICE
Introducción
1. Selección del ArchivoArchivo Histórico Justificación de la selección
2. Investigación PreliminarNormas aplicables Identificación de problemas comunes
3. Desarrollo del Plan3.1 Introducción e implementación del Sistema de Gestión
Datos Generales Introducción al Personal Capacitación
3.2 Calidad en los Archivos3.2.1 Estructura y Elementos del PlanObjetivos Generales y EspecíficosAlcanceResponsables, roles y funciones
ÍNDICE
3.3 Calidad en los Procesos y Servicios Archivísticos
3.3.1 Archivo HistóricoProcesos claveServicios
3.4 Auditoría de los Sistemas de CalidadIndicadores Frecuencia de evaluaciones
3.5 Certificaciones en ArchivosNormas aplicables Requisitos para obtener certificaciones
3.6 Mantenimiento del Sistema de Gestión de CalidadPropuesta de Mejora Continua Actualización de Protocolos
Conclusiones
Bibliografía
Introducción
El Archivo Histórico del Servicio Postal Mexicano (SEPOMEX) constituye un valioso acervo documental que resguarda la memoria institucional y social de una de las entidades más antiguas del país. Su contenido refleja la evolución de las comunicaciones postales en México, así como los procesos administrativos, tecnológicos y culturales que han acompañado al desarrollo del servicio público de correos. Sin embargo, a pesar de su relevancia patrimonial, gran parte de la sociedad desconoce la existencia y los servicios que ofrece este archivo. Por ello, el diseño de una campaña de difusión se presenta como una estrategia fundamental para acercar el archivo al público, promover el uso social de sus fondos documentales y fortalecer la identidad histórica del SEPOMEX. Esta campaña busca visibilizar el valor cultural, educativo y patrimonial de los documentos que conserva, además de fomentar el interés por la preservación de la memoria postal mexicana.
Introducción
El proyecto se basa en los principios de la comunicación archivística, integrando medios tradicionales y digitales para llegar a diversos públicos: investigadores, estudiantes, trabajadores postales y ciudadanía en general. A través de mensajes claros, materiales atractivos y actividades participativas, la campaña pretende posicionar al Archivo Histórico del SEPOMEX como un espacio vivo de conocimiento, historia y servicio público.
1. Selección del Archivo
1. Selección de tipo de Archivo
Archivo Histórico
Archivo de Histórico del Servicio Postal Mexicano
1. Selección de tipo de Archivo
Justificación de la selección
Se eligió el Archivo Histórico del Servicio Postal Mexicano, ya que constituye un valioso acervo documental que resguarda la memoria institucional y social de una de las entidades más antiguas del país. Su contenido refleja la evolución de las comunicaciones postales en México, así como los procesos administrativos, tecnológicos y culturales que han acompañado al desarrollo del servicio público de correos. Sin embargo, a pesar de su relevancia patrimonial, gran parte de la sociedad desconoce la existencia y los servicios que ofrece este archivo.
2. Investigación Preliminar
2. Investigación Preliminar
Normas aplicables
Ley General de Archivos (LGA)
Objeto: Regular la organización, conservación, administración y preservación homogénea de los archivos en posesión de los sujetos obligados del Estado mexicano. Relevancia para archivos históricos:
- Define los archivos históricos como aquellos que conservan documentos con valor permanente.
- Establece la obligación de garantizar el acceso público a estos documentos, salvo excepciones legales.
- Determina los criterios para la valoración, transferencia y organización documental.
Autoridad responsable: Archivo General de la Nación (AGN).
2. Investigación Preliminar
Normas aplicables
Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos del Poder Ejecutivo Federal
Objeto: Emitidos por: Archivo General de la Nación (AGN). Finalidad: Establecen los procedimientos técnicos para el tratamiento archivístico, incluyendo la clasificación, ordenación, descripción, valoración y conservación de documentos. Aplicación: Obliga a todas las dependencias públicas a seguir estos lineamientos para garantizar la correcta gestión de sus archivos históricos y administrativos.
2. Investigación Preliminar
Normas aplicables
Acuerdo del Consejo Nacional del Sistema Nacional de Transparencia, Acceso a la Información Pública y Protección de Datos
Personales, por el que se aprueban los Lineamientos para la Organización y Conservación de los Archivos
Objeto: Regular los procesos técnicos de gestión documental en las dependencias federales. Relevancia:
- Define las fases del ciclo vital del documento (trámite, concentración e histórico).
- Determina los procedimientos de transferencia secundaria al archivo histórico.
- Promueve la implementación de sistemas archivísticos integrales.
2. Investigación Preliminar
Normas aplicables
ISAD (G) Norma Internacional Gneral de Descripción Archivística
Emitida por: Consejo Internacional de Archivos (ICA). Propósito: Proporcionar una estructura estandarizada para describir los documentos de archivo. Aplicación en México: Adoptada por el AGN para la descripción de fondos históricos y la elaboración de inventarios y guías.
2. Investigación Preliminar
Identificación de problemas comunes
Escasez de recursos humanos y financieros
Insuficiente presencia digital
Poca vinculación con medios de comunicación y redes sociales
Desconocimiento general del público
3. Desarrollo del Plan
3. Desarrollo del Plan
3.1 Introducción e Implementación del Sistema de Gestión
Datos Generales
Archivo Histórico del Servicio Postal Mexicano Responsable del archivo.
Mtra. Quetzalli Rosas Montes Dirección del archivo.
Tacuba No. 1, 2° piso, Colonia Centro, C.P. 06000, Alcaldía Cuauhtémoc, Ciudad de México.
55 51304100 @qrosascorreosdemexico Lunes a viernes de 10:00 a 14:00 horas.
3. Desarrollo del Plan
3.1 Introducción e Implementación del Sistema de Gestión
Datos Generales
EstructuraDirectora General del Servicio Postal Mexicano, Lic. Rocío Bárcena Molina
Titular del Área Coordinadora de Archivos, Mtro. Rafael Freyre Martínez Responsable del Archivo Histórico, Mtra Quetzalli Rosas Montes
3. Desarrollo del Plan
3.1 Introducción e Implementación del Sistema de Gestión
Inducción
Se realizará una sesión de apertura para explicar qué es el Sistema de Gestión del Archivo Histórico del SEPOMEX por qué se implementa, beneficios concretos (menor pérdida de tiempo, mejor conservación, cumplimiento normativo) y qué esperar del personal.
3. Desarrollo del Plan
3.1 Introducción e Implementación del Sistema de Gestión
FODA
Se aplicará un diagnóstico que identifique las debilidades en el Archivo de Histórico del SEPOMEX que reflejan la necesidad de modernizar y fortalecer los procesos archivísticos. La falta de actualización en los cuadros de clasificación y la dependencia de procedimientos manuales limitan la eficiencia en la recuperación y control de la información. Asimismo, la escasa capacitación del personal en herramientas digitales y la débil difusión de los servicios archivísticos dificultan la transición hacia una gestión documental más moderna y accesible.
3. Desarrollo del Plan
3.1 Introducción e Implementación del Sistema de Gestión
Políticas
Se elaborarán criterios de calidad, así como objetivos para mejorar tiempo de respuesta, aumentar cumplimiento de inventarios.
3. Desarrollo del Plan
3.1 Introducción e Implementación del Sistema de Gestión
Difusión
Se difundirán el plan con los objetivos a cumplir y el cronograma de actividades por correo, intranet y durante reuniones de trabajo.
3. Desarrollo del Plan
3.1 Introducción e Implementación del Sistema de Gestión
Capacitación
Se diseñará un programa anual de capacitración con módulos formativos, relativos a conceptos SGC, instrumentos archivísticos, procedimientos estandarizados, registro de no conformidades.
3. Desarrollo del Plan
3.1 Introducción e Implementación del Sistema de Gestión
Procesos
Se elaborarán procedimientos escritos (instructivos breves para recepción, clasificación, préstamo, baja documental), formatos y registros requeridos por el Sistema de Gestión del Archivo Histórico del SEPOMEX.
3. Desarrollo del Plan
3.1 Introducción e Implementación del Sistema de Gestión
Estandarización
Se implementarán los procedimientos en un área o con un tipo de expediente para ajustar pasos y formatos antes de generalizar.
3. Desarrollo del Plan
3.1 Introducción e Implementación del Sistema de Gestión
Difusión formal
Se difundirán los procedimientos a toda la DCAF; realizar la designación formal de Enlaces que se comuniquen con la persona Responsable de Archivo de Trámite para dar seguimiento continuo.
3. Desarrollo del Plan
3.1 Introducción e Implementación del Sistema de Gestión
Medición
Se establecerán indicadores clave (consultas atendidas, cumplimiento de inventarios, tiempos de respuesta, asistencia a capacitación) y colectar datos periódicamente.
3. Desarrollo del Plan
3.1 Introducción e Implementación del Sistema de Gestión
Auditorías
Se elaborarán auditorías para comprobar cumplimiento; la dirección revisa resultados y prioriza acciones de mejora.
3. Desarrollo del Plan
3.1 Introducción e Implementación del Sistema de Gestión
Mejora Continua
Se dará seguimiento a las acciones correctivas, ajuste procesos y reconocimiento al personal o áreas con mejoras destacadas.
3. Desarrollo del Plan
3.1 Introducción e Implementación del Sistema de Gestión
Capacitación
En el Programa Anual de Capacitación Archivística (PACA) del SEPOMEX, se integra la oferta de cursos dirigidos a personal del Archivo Histórico y a cualquier persona servidora pública relacionada o interesada en la gestión documental histórica, que durante el 2026 impartirá de manera virtual en el SEPOMEX.
3. Desarrollo del Plan
3.1 Introducción e Implementación del Sistema de Gestión
Capacitación
El Curso de Procesos del Archivo Histórico incluirá los siguientes temas: I Antecedentes y funciones del Archivo Histórico.
1.1 Antecedentes
1.2 Concepto de Archivo Histórico
1.3 Importancia y Formación del Archivo Histórico
1.4 Funciones del Archivo Histórico
3. Desarrollo del Plan
3.1 Introducción e Implementación del Sistema de Gestión
Capacitación
El Curso de Procesos del Archivo Histórico incluirá los siguientes temas: II Procesos Técnicos del Archivo Histórico.2.1 Recepción de la Transferencia Secundaria.
2.2 Ordenación y Clasificación documental.
2.3 Instalación
2.4 Descripción
2.5 Instrumentos descripción archivística
2.6 Normas internacionales descripción archivística.
2.7 Cuadro de Clasificación archivística para Fondos Colecciones documentales que no pertenecen a Transferencias Secundarias. 2.8 Elaboración de la Guía de Archivo Documental del Archivo Histórico. 2.9 Servicios del Archivo Histórico (Préstamo y Consulta de Expedientes).
3. Desarrollo del Plan
3.1 Introducción e Implementación del Sistema de Gestión
Capacitación
El Curso de Procesos del Archivo Histórico incluirá los siguientes temas: III Conservación y Medidas Preventivas
3.1 Húmedad.
3.2 Temperatura.
3.3 Restauración.
3.4 Formas de reproducción.
IV Difusión
3. Desarrollo del Plan
3.1 Introducción e Implementación del Sistema de Gestión
Capacitación
Plataforma Educativa Virtual y Gratuita del Archivo General de la Nación
3. Desarrollo del Plan
3.2 Calidad en los Archivos
La planificación de la calidad en la gestión archivística consiste en establecer y formalizar las políticas, procedimientos, criterios y metas específicas para la administración, preservación y acceso a los archivos de una organización. Esto asegura que los procesos de gestión documental se realicen de manera sistemática, eficiente y alineada con los estándares de calidad y normativas vigentes, garantizando la integridad, accesibilidad y conservación de la información a lo largo del tiempo.
3. Desarrollo del Plan
3.2 Calidad en los Archivos
3.2.1 Estructura y Elementos del Plan
Objetivo General
Los objetivos en la gestión de la calidad son fundamentales porque proporciona un marco claro y estructurado para orientar los esfuerzos de mejora y asegurar el cumplimiento de las metas estratégicas de la organización.
3. Desarrollo del Plan
3.2 Calidad en los Archivos
3.2.1 Estructura y Elementos del Plan
Objetivos Específicos
Garantizar la integridad y autenticidad de los archivos
Mejorar la eficiencia en los procesos archivísticos
Asegurar la accesibilidad y disponibilidad
Cumplir con normativas y estándares
Fomentar la conservación a largo plazo
Promover la mejora continua
3. Desarrollo del Plan
3.2 Calidad en los Archivos
3.2.1 Estructura y Elementos del Plan
Alcance
El Plan de Gestión de la Calidad del Archivo Histórico del Servicio Postal Mexicano abarca todas las actividades, procesos y servicios relacionados con la preservación, organización, descripción, acceso y difusión del patrimonio documental histórico del SEPOMEX, con el propósito de garantizar la eficiencia, transparencia, conservación y satisfacción de los usuarios internos y externos.
3. Desarrollo del Plan
3.2 Calidad en los Archivos
3.2.1 Estructura y Elementos del Plan
Alcance
Este plan aplica a:
- Los procesos técnicos archivísticos, que incluyen la recepción, clasificación, ordenación, descripción, conservación y digitalización de los fondos históricos.
- Los servicios al usuario, que comprenden la consulta, préstamo, reproducción, difusión cultural y asesoría técnica.
- La gestión administrativa vinculada con la planeación, control, mejora continua y seguimiento de los indicadores de calidad.
- La infraestructura y recursos (humanos, tecnológicos y físicos) necesarios para el cumplimiento de los objetivos de calidad.
3. Desarrollo del Plan
3.2 Calidad en los Archivos
3.2.1 Estructura y Elementos del Plan
Responsables (roles y funciones)
Dirección del Archivo Histórico
3. Desarrollo del Plan
3.2 Calidad en los Archivos
3.2.1 Estructura y Elementos del Plan
Responsables (roles y funciones)
Coordinación de Gestión de la Calidad
3. Desarrollo del Plan
3.2 Calidad en los Archivos
3.2.1 Estructura y Elementos del Plan
Responsables (roles y funciones)
Área de Procesos Técnicos Archivísticos
3. Desarrollo del Plan
3.2 Calidad en los Archivos
3.2.1 Estructura y Elementos del Plan
Responsables (roles y funciones)
Área de Conservación y Digitalización
3. Desarrollo del Plan
3.2 Calidad en los Archivos
3.2.1 Estructura y Elementos del Plan
Responsables (roles y funciones)
Área de Servicios al Usuario y Difusión
3. Desarrollo del Plan
3.2 Calidad en los Archivos
3.2.1 Estructura y Elementos del Plan
Responsables (roles y funciones)
Personal Técnico y Administrativo
3. Desarrollo del Plan
3.3 Calidad en los Procesos y Servicios Archivísticos
La calidad en los procesos y servicios archivísticos se refiere a la eficiencia, efectividad y confiabilidad con la que se llevan a cabo las actividades relacionadas con la gestión, organización, conservación y distribución de los archivos y la información que estos contienen. Este concepto implica que los procesos deben ser adecuados, estandarizados y orientados a satisfacer las necesidades de los usuarios internos y externos, garantizando que la información esté accesible en el momento y forma adecuados.
3. Desarrollo del Plan
3.3 Calidad en los Procesos y Servicios Archivísticos
3.3.1 Archivo Histórico
El Archivo Histórico del SEPOMEX representa un valioso patrimonio documental que resguarda la memoria institucional y social del correo en México, una de las instituciones más antiguas del país. Sus fondos contienen información esencial sobre la evolución de las comunicaciones, los servicios postales, las políticas públicas y los cambios tecnológicos que han marcado el desarrollo nacional. Sin embargo, a pesar de su relevancia cultural e histórica, este acervo continúa siendo poco conocido por el público en general.
3. Desarrollo del Plan
3.3 Calidad en los Procesos y Servicios Archivísticos
3.3.1 Archivo Histórico
Procesos clave
Proceso de Ingreso y Registro Documental
Proceso de Clasificación y Ordenación Archivística
Proceso de Descripción y Control Documental
Proceso de Conservación y Preservación
Proceso de Consulta y Acceso a la Información
Proceso de Digitalización y Gestión Electrónica
Proceso de Evaluación y Mejora Continua
Proceso de Difusión y Comunicación Institucional
3. Desarrollo del Plan
3.3 Calidad en los Procesos y Servicios Archivísticos
3.3.1 Archivo Histórico
Servicios
Asesoría archivística
Préstamo y Consulta de Expedientes
Visitas Guiadas
Consulta de Información
Archivo de Histórico del Servicio Postal Mexicano
Digitalización de documentos
3. Desarrollo del Plan
3.4 Auditoría de los Sistemas de Calidad
El Archivo General de la Nación para incentivar el cumplimiento normativo y de los procesos técnicos de la gestión documental en la Administración Pública Federal y consolidar los sistemas institucionales de archivo, en concordancia con las líneas de acción del Programa para un Gobierno Cercano y Moderno. Estableció la Guía para la auditoría archivística aplicable a todos los archivos de las dependencias y entidades para la planeación, ejecución y documentación de las revisiones de control que realicen los Órganos Internos de Control en materia de archivo.
Guía para la auditoría archivística
3. Desarrollo del Plan
3.4 Auditoría de los Sistemas de Calidad
Indicadores
Indicadores de conformidad
Indicadores de satisfacción del cliente
Indicadores de desempeño
Indicadores de eficacia
Indicadores de mejora
Indicadores de proceso
Indicadores de recursos
3. Desarrollo del Plan
3.4 Auditoría de los Sistemas de Calidad
Indicadores
3. Desarrollo del Plan
3.4 Auditoría de los Sistemas de Calidad
Frecuencia de evaluaciones
Trimestrales
Semestrales o anuales
Revisión continua
3. Desarrollo del Plan
3.5 Certificaciones en Archivos
Normas aplicables
ISO 9001 Empresa de consultoría para obtención de ISO 9001.
ISO 30301: Blog de consultoría.
3. Desarrollo del Plan
3.5 Certificaciones en Archivos
Requisitos para obtener certificaciones
El proceso de auditoría y obtención de una certificación de calidad, generalmente comprende varias etapas que aseguran que el Organismo requiriente cumple con las características y requisitos del estándar y que el sistema de gestión de la calidad está implementado de manera efectiva.
Qué es el proceso de certificación?
3. Desarrollo del Plan
3.5 Certificaciones en Archivos
Requisitos para obtener certificaciones
Acciones correctivas
Preparación previa
Decisión de certificación
Selección de certificador
Auditoría inicial
Mantenimiento y seguimiento
Informe de auditoría
3. Desarrollo del Plan
3.6 Mantenimiento de Sistema de Gestión de Calidad
Propuesta de Mejora Continua
Digitalización progresiva de documentos
Implementación de un sistema automatizado de gestión documental
Capacitación continua del personal archivístico
Evaluaciones periódicas de control de calidad
Actualización de cuadros de clasificación y catálogos de disposición documental
Fortalecimiento de la seguridad de la información
Establecimiento de indicadores de desempeño
Gestión de riesgos documentales
3. Desarrollo del Plan
3.6 Mantenimiento de Sistema de Gestión de Calidad
Actualización de Protocolos
La actualización de protocolos es una fase esencial dentro del mantenimiento del Sistema de Gestión de la Calidad (SGC), ya que garantiza la vigencia, pertinencia y eficacia de los procedimientos, manuales y normativas internas que regulan las actividades del Archivo Histórico del Servicio Postal Mexicano (SEPOMEX). Este proceso busca asegurar que todas las operaciones archivísticas se mantengan alineadas con los requisitos normativos nacionales e internacionales, así como con las necesidades institucionales y de los usuarios.
3. Desarrollo del Plan
3.6 Mantenimiento de Sistema de Gestión de Calidad
Actualización de Protocolos
Revisión periódica de procedimientos
Identificación de mejoras
Actualización documental controlada
Validación y aprobación
Difusión y capacitación
Integración con plataformas digitales
Conclusión
El Plan de Gestión de la Calidad del Archivo Histórico del Servicio Postal Mexicano (SEPOMEX) representa un instrumento estratégico fundamental para garantizar la eficiencia, transparencia y mejora continua de los procesos archivísticos. Su implementación fortalece la administración, conservación y acceso al patrimonio documental postal de la nación, asegurando la trazabilidad y autenticidad de los documentos históricos bajo principios de calidad, integridad y servicio público. Este plan permite integrar las normas nacionales e internacionales en materia de gestión documental, calidad y preservación de archivos, fomentando una cultura organizacional basada en la responsabilidad, la capacitación y el compromiso con la excelencia institucional.
Conclusión
Asimismo, promueve la participación activa de todos los niveles del personal en el cumplimiento de los objetivos de calidad, consolidando un sistema sostenible y adaptable a los cambios tecnológicos, normativos y sociales. En síntesis, el Plan de Gestión de la Calidad no solo busca mantener estándares operativos, sino también elevar el valor del Archivo Histórico del SEPOMEX como depositario de la memoria postal mexicana, garantizando su preservación, accesibilidad y difusión para las generaciones presentes y futuras.
Conclusión
- Bustelo Ruesta, C. (2019) Novedades en UNE ISO 30301 (2019) Sistemas de gestión para los documentos. Requisitos. Disponible en https://share.google/wyy8b3fysPTcckT9Z, Recuperado el 13 de octubre de 2025.
- Guía de identidad gráfica (2025) Disponible en https://www.gob.mx/cms/uploads/attachment/file/993331/Gu_a_de_identidad_gr_fica_P.1-25.pdf, Recuperado el13 de octubre de 2025.
- Guía para la Elaboración de un Plan de Calidad (s/a) Disponible en https://www.plataformaong.org/ARCHIVO/documentos/biblioteca/3.pdf, Recuperado el 13 de octubre de 2025.
- Ley General de Archivos, Disponible en https://www.diputados.gob.mx/LeyesBiblio/pdf/LGA.pdf Recuperada el 30 de octubre de 2025.
Objetivo: Garantizar el acceso controlado y eficiente a los documentos históricos conforme a la normatividad vigente.Actividades principales:
- Recepción y registro de solicitudes de consulta.
- Búsqueda, localización y préstamo controlado de documentos.
- Aplicación de políticas de acceso y confidencialidad.
- Evaluación de la satisfacción del usuario.
Resultado esperado: Servicios de consulta eficientes y transparentes que fomenten el acceso a la memoria institucional.
Objetivo: Monitorear el desempeño del Sistema de Gestión de la Calidad y promover su mejora constante.Actividades principales:
- Aplicación de auditorías internas de calidad.
- Análisis de indicadores y métricas de desempeño.
- Identificación de no conformidades y aplicación de acciones correctivas.
- Retroalimentación con base en la satisfacción del usuario y la eficiencia operativa.
Resultado esperado: Sistema de gestión eficiente, en mejora continua y alineado a la norma ISO 30301.
La información sobre el archivo, sus colecciones y servicios no siempre está disponible o actualizada en plataformas en línea oficiales.
Objetivo: Garantizar la correcta recepción, identificación y registro de los documentos transferidos al Archivo Histórico. Actividades principales:
- Recepción formal de transferencias primarias y secundarias.
- Revisión de inventarios de entrega y actas de transferencia.
- Asignación de códigos de identificación y foliado.
- Registro de ingresos en bases de datos o sistemas de gestión archivística.
Resultado esperado: Documentos registrados y trazables desde su ingreso.
Para indicadores estratégicos como nivel de conservación, satisfacción del usuario y accesibilidad.
- La organización debe responder a las no conformidades identificadas, implementando acciones correctivas en un plazo establecido.
- El organismo certificador verifica la efectividad de estas acciones.
Objetivo: Facilitar la localización y consulta del acervo mediante instrumentos técnicos archivísticos.Actividades principales:
- Elaboración de inventarios, catálogos e índices.
- Aplicación de las normas ISAD(G) e ISAAR(CPF) para la descripción normalizada.
- Incorporación de los registros descriptivos a sistemas informáticos.
Resultado esperado: Documentos descritos bajo estándares internacionales que garanticen accesibilidad.
Realiza la conversión de expedientes físicos a formato digital para facilitar su acceso, consulta y preservación.
Ajustes inmediatos ante incidencias críticas o cambios en procesos y normatividad.
Archivo Histórico del Servicio Postal Mexicano Responsable del archivo.
Mtra. Quetzalli Rosas Montes Dirección del archivo.
Tacuba No. 1, 2° piso, Colonia Centro, C.P. 06000, Alcaldía Cuauhtémoc, Ciudad de México.
55 51304100 @qrosascorreosdemexico Lunes a viernes de 10:00 a 14:00 horas.
Se acerca al público el patrimonio documental del SEPOMEX, mostrando la importancia de la conservación de la memoria histórica, cultural y administrativa, buscando sensibilizar a los ciudadanos sobre el papel de los archivos para la administración pública, la investigación y la identidad nacional, a través de un recorrido por las instalaciones y los fondos documentales.
Se emite un informe detallando las conclusiones, incluyendo no conformidades y recomendaciones.
Orientación técnica sobre la organización, clasificación, integración y conservación de los documentos históricos, en el marco de las normas y lineamientos archivísticos institucionales.
Objetivo: Proteger la integridad física y digital de los documentos históricos para asegurar su disponibilidad a largo plazo.Actividades principales:
- Monitoreo de condiciones ambientales (temperatura, humedad, iluminación).
- Implementación de medidas de conservación preventiva y restauración.
- Digitalización de documentos frágiles o de alto valor histórico.
- Control de acceso y manipulación del acervo.
Resultado esperado: Documentos preservados en condiciones óptimas de conservación.
- La organización debe familiarizarse con los requisitos del estándar (por ejemplo, ISO 9001) y preparar su sistema de gestión de la calidad para la auditoría.
- Se recomienda realizar auditorías internas para identificar áreas de mejora y ajustar los procesos, asegurando que cumplen con los requisitos.
La organización debe someterse a auditorías de vigilancia periódicas (anuales o según lo establecido) para asegurar la continuidad del cumplimiento y la mejora del sistema de gestión.
Rol: Encargada de preservar y proteger los fondos documentales físicos y digitales. Funciones:
- Implementar medidas de conservación preventiva y correctiva.
- Realizar procesos de digitalización bajo criterios de calidad técnica.
- Mantener condiciones ambientales adecuadas en depósitos y salas de consulta.
- Llevar registros de intervenciones, copias de seguridad y respaldos digitales.
Rol: Apoyo operativo en la ejecución de procesos y cumplimiento de normas de calidad. Funciones:
- Cumplir con los procedimientos y registros establecidos en el manual de calidad.
- Participar en las capacitaciones y auditorías internas.
- Reportar incidencias o no conformidades detectadas en su área.
- Contribuir a la mejora continua de los procesos archivísticos.
Archivo Histórico del Servicio Postal Mexicano Responsable del archivo.
Mtra. Quetzalli Rosas Montes Dirección del archivo.
Tacuba No. 1, 2° piso, Colonia Centro, C.P. 06000, Alcaldía Cuauhtémoc, Ciudad de México.
55 51304100 @qrosascorreosdemexico Lunes a viernes de 10:00 a 14:00 horas.
Objetivo: Promover el conocimiento y uso del patrimonio documental del SEPOMEX y fortalecer su imagen institucional.Actividades principales:
- Diseño y ejecución de campañas de difusión archivística.
- Publicación de catálogos, exposiciones y contenidos digitales.
- Colaboración con instituciones culturales, educativas y de investigación.
Resultado esperado: Mayor visibilidad, participación ciudadana y valorización del acervo histórico postal.
Permite la consulta directa de documentos en resguardo dentro del Archivo Histórico, asegurando el control y registro de los préstamos realizados.
Las actividades, exposiciones o hallazgos del archivo suelen tener una difusión mínima o nula.
El auditor evalúa la conformidad, identifica inconformidades si las hubiera, y recopila evidencia para emitir un juicio objetivo.
Rol: Responsable directo de la planificación, seguimiento y evaluación del sistema de calidad. Funciones:
- Elaborar, actualizar y controlar la documentación del sistema de gestión de la calidad.
- Coordinar auditorías internas y acciones correctivas.
- Monitorear los indicadores de desempeño de los procesos archivísticos.
- Promover la capacitación y sensibilización del personal sobre calidad y buenas prácticas archivísticas.
- Reportar los resultados a la Dirección y proponer mejoras.
Para indicadores operativos como tiempo de respuesta, cumplimiento de plazos y tasa de incidencias.
Rol: Responsable de la atención al público y la proyección social del archivo. Funciones:
- Gestionar las solicitudes de consulta, préstamo y reproducción documental.
- Aplicar procedimientos de registro y control de usuarios.
- Difundir los servicios del archivo mediante exposiciones, publicaciones y plataformas digitales.
- Recopilar retroalimentación de los usuarios para mejorar la calidad del servicio.
La organización debe escoger un organismo de certificación acreditado, que realizará la auditoría oficial para verificar la conformidad con el estándar.
El personal disponible suele concentrarse en tareas técnicas de conservación o gestión documental, dejando en segundo plano la promoción y atención al público.
Rol: Responsable de la correcta aplicación de los procedimientos archivísticos conforme a normas nacionales e internacionales. Funciones:
- Ejecutar las fases del tratamiento documental: clasificación, ordenación, descripción y transferencia.
- Aplicar las normas ISAD(G), ISAAR(CPF) y las Tablas de Valoración Documental.
- Garantizar la integridad, autenticidad y disponibilidad de los documentos históricos.
- Colaborar con el área de calidad en la definición de estándares y controles.
Muchas personas desconocen la existencia del Archivo Histórico del SEPOMEX o no comprenden su función y relevancia social.
Facilitar el acceso al patrimonio documental del SEPOMEX para la investigación, la transparencia y la preservación de la memoria colectiva. Esto permite a los ciudadanos, historiadores y otras entidades comprender el pasado, defender derechos y contribuir a la construcción de un futuro más informado.
Objetivo: Optimizar el acceso y preservación mediante la conversión digital de los fondos documentales.Actividades principales:
- Escaneo de documentos conforme a estándares técnicos (resolución, formato, metadatos).
- Incorporación en el Sistema de Gestión Documental Electrónica.
- Respaldo y conservación digital a largo plazo.
Resultado esperado: Fondos documentales disponibles en formato electrónico, con integridad y trazabilidad garantizadas.
Archivo Histórico del Servicio Postal Mexicano Responsable del archivo.
Mtra. Quetzalli Rosas Montes Dirección del archivo.
Tacuba No. 1, 2° piso, Colonia Centro, C.P. 06000, Alcaldía Cuauhtémoc, Ciudad de México.
55 51304100 @qrosascorreosdemexico Lunes a viernes de 10:00 a 14:00 horas.
Decisión de certificación
- Si la organización cumple todos los requisitos establecidos y las no conformidades están resueltas, el organismo acreditado otorga el certificado de conformidad.
- La validez inicial usualmente es de tres años, con auditorías de seguimiento para mantener la certificación.
Rol: Máxima autoridad y responsable general del sistema de gestión de la calidad. Funciones:
-
Aprobar y supervisar la implementación del Plan de Gestión de la Calidad.
- Garantizar la disponibilidad de recursos humanos, técnicos y financieros.
- Establecer políticas, objetivos y estrategias alineadas con las normas ISO 9001:2015 e ISO 30301:2019.
- Revisar periódicamente los resultados del sistema de calidad y promover la mejora continua.
Objetivo: Facilitar la localización y consulta del acervo mediante instrumentos técnicos archivísticos.Actividades principales:
- Elaboración de inventarios, catálogos e índices.
- Aplicación de las normas ISAD(G) e ISAAR(CPF) para la descripción normalizada.
- Incorporación de los registros descriptivos a sistemas informáticos.
Resultado esperado: Documentos descritos bajo estándares internacionales que garanticen accesibilidad.
Actividad 4 CALIDAD Diseño de Campaña Flores Aguilar Gabriela 02112025
Gabriela Flores
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Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía Licenciatura en Archivonomía Nombre de la materia: Gestión de la Calidad "Auditoría" Profesor: L. C. Ángel Luis Pineda Aguirre
Actividad 4
"Diseño de una Campaña de Difusión Archivística"
Alumno: FLORES AGUILAR GABRIELA Grupo: 7EX01 Boleta: 20230D0023 Fecha de entrega: 2 de noviembre de 2025.
ÍNDICE
Introducción
1. Selección del ArchivoArchivo Histórico Justificación de la selección
2. Investigación PreliminarNormas aplicables Identificación de problemas comunes
3. Desarrollo del Plan3.1 Introducción e implementación del Sistema de Gestión
Datos Generales Introducción al Personal Capacitación
3.2 Calidad en los Archivos3.2.1 Estructura y Elementos del PlanObjetivos Generales y EspecíficosAlcanceResponsables, roles y funciones
ÍNDICE
3.3 Calidad en los Procesos y Servicios Archivísticos
3.3.1 Archivo HistóricoProcesos claveServicios
3.4 Auditoría de los Sistemas de CalidadIndicadores Frecuencia de evaluaciones
3.5 Certificaciones en ArchivosNormas aplicables Requisitos para obtener certificaciones
3.6 Mantenimiento del Sistema de Gestión de CalidadPropuesta de Mejora Continua Actualización de Protocolos
Conclusiones
Bibliografía
Introducción
El Archivo Histórico del Servicio Postal Mexicano (SEPOMEX) constituye un valioso acervo documental que resguarda la memoria institucional y social de una de las entidades más antiguas del país. Su contenido refleja la evolución de las comunicaciones postales en México, así como los procesos administrativos, tecnológicos y culturales que han acompañado al desarrollo del servicio público de correos. Sin embargo, a pesar de su relevancia patrimonial, gran parte de la sociedad desconoce la existencia y los servicios que ofrece este archivo. Por ello, el diseño de una campaña de difusión se presenta como una estrategia fundamental para acercar el archivo al público, promover el uso social de sus fondos documentales y fortalecer la identidad histórica del SEPOMEX. Esta campaña busca visibilizar el valor cultural, educativo y patrimonial de los documentos que conserva, además de fomentar el interés por la preservación de la memoria postal mexicana.
Introducción
El proyecto se basa en los principios de la comunicación archivística, integrando medios tradicionales y digitales para llegar a diversos públicos: investigadores, estudiantes, trabajadores postales y ciudadanía en general. A través de mensajes claros, materiales atractivos y actividades participativas, la campaña pretende posicionar al Archivo Histórico del SEPOMEX como un espacio vivo de conocimiento, historia y servicio público.
1. Selección del Archivo
1. Selección de tipo de Archivo
Archivo Histórico
Archivo de Histórico del Servicio Postal Mexicano
1. Selección de tipo de Archivo
Justificación de la selección
Se eligió el Archivo Histórico del Servicio Postal Mexicano, ya que constituye un valioso acervo documental que resguarda la memoria institucional y social de una de las entidades más antiguas del país. Su contenido refleja la evolución de las comunicaciones postales en México, así como los procesos administrativos, tecnológicos y culturales que han acompañado al desarrollo del servicio público de correos. Sin embargo, a pesar de su relevancia patrimonial, gran parte de la sociedad desconoce la existencia y los servicios que ofrece este archivo.
2. Investigación Preliminar
2. Investigación Preliminar
Normas aplicables
Ley General de Archivos (LGA)
Objeto: Regular la organización, conservación, administración y preservación homogénea de los archivos en posesión de los sujetos obligados del Estado mexicano. Relevancia para archivos históricos:
- Define los archivos históricos como aquellos que conservan documentos con valor permanente.
- Establece la obligación de garantizar el acceso público a estos documentos, salvo excepciones legales.
- Determina los criterios para la valoración, transferencia y organización documental.
Autoridad responsable: Archivo General de la Nación (AGN).2. Investigación Preliminar
Normas aplicables
Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos del Poder Ejecutivo Federal
Objeto: Emitidos por: Archivo General de la Nación (AGN). Finalidad: Establecen los procedimientos técnicos para el tratamiento archivístico, incluyendo la clasificación, ordenación, descripción, valoración y conservación de documentos. Aplicación: Obliga a todas las dependencias públicas a seguir estos lineamientos para garantizar la correcta gestión de sus archivos históricos y administrativos.
2. Investigación Preliminar
Normas aplicables
Acuerdo del Consejo Nacional del Sistema Nacional de Transparencia, Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales, por el que se aprueban los Lineamientos para la Organización y Conservación de los Archivos
Objeto: Regular los procesos técnicos de gestión documental en las dependencias federales. Relevancia:
2. Investigación Preliminar
Normas aplicables
ISAD (G) Norma Internacional Gneral de Descripción Archivística
Emitida por: Consejo Internacional de Archivos (ICA). Propósito: Proporcionar una estructura estandarizada para describir los documentos de archivo. Aplicación en México: Adoptada por el AGN para la descripción de fondos históricos y la elaboración de inventarios y guías.
2. Investigación Preliminar
Identificación de problemas comunes
Escasez de recursos humanos y financieros
Insuficiente presencia digital
Poca vinculación con medios de comunicación y redes sociales
Desconocimiento general del público
3. Desarrollo del Plan
3. Desarrollo del Plan
3.1 Introducción e Implementación del Sistema de Gestión
Datos Generales
Archivo Histórico del Servicio Postal Mexicano Responsable del archivo. Mtra. Quetzalli Rosas Montes Dirección del archivo. Tacuba No. 1, 2° piso, Colonia Centro, C.P. 06000, Alcaldía Cuauhtémoc, Ciudad de México. 55 51304100 @qrosascorreosdemexico Lunes a viernes de 10:00 a 14:00 horas.
3. Desarrollo del Plan
3.1 Introducción e Implementación del Sistema de Gestión
Datos Generales
EstructuraDirectora General del Servicio Postal Mexicano, Lic. Rocío Bárcena Molina Titular del Área Coordinadora de Archivos, Mtro. Rafael Freyre Martínez Responsable del Archivo Histórico, Mtra Quetzalli Rosas Montes
3. Desarrollo del Plan
3.1 Introducción e Implementación del Sistema de Gestión
Inducción
Se realizará una sesión de apertura para explicar qué es el Sistema de Gestión del Archivo Histórico del SEPOMEX por qué se implementa, beneficios concretos (menor pérdida de tiempo, mejor conservación, cumplimiento normativo) y qué esperar del personal.
3. Desarrollo del Plan
3.1 Introducción e Implementación del Sistema de Gestión
FODA
Se aplicará un diagnóstico que identifique las debilidades en el Archivo de Histórico del SEPOMEX que reflejan la necesidad de modernizar y fortalecer los procesos archivísticos. La falta de actualización en los cuadros de clasificación y la dependencia de procedimientos manuales limitan la eficiencia en la recuperación y control de la información. Asimismo, la escasa capacitación del personal en herramientas digitales y la débil difusión de los servicios archivísticos dificultan la transición hacia una gestión documental más moderna y accesible.
3. Desarrollo del Plan
3.1 Introducción e Implementación del Sistema de Gestión
Políticas
Se elaborarán criterios de calidad, así como objetivos para mejorar tiempo de respuesta, aumentar cumplimiento de inventarios.
3. Desarrollo del Plan
3.1 Introducción e Implementación del Sistema de Gestión
Difusión
Se difundirán el plan con los objetivos a cumplir y el cronograma de actividades por correo, intranet y durante reuniones de trabajo.
3. Desarrollo del Plan
3.1 Introducción e Implementación del Sistema de Gestión
Capacitación
Se diseñará un programa anual de capacitración con módulos formativos, relativos a conceptos SGC, instrumentos archivísticos, procedimientos estandarizados, registro de no conformidades.
3. Desarrollo del Plan
3.1 Introducción e Implementación del Sistema de Gestión
Procesos
Se elaborarán procedimientos escritos (instructivos breves para recepción, clasificación, préstamo, baja documental), formatos y registros requeridos por el Sistema de Gestión del Archivo Histórico del SEPOMEX.
3. Desarrollo del Plan
3.1 Introducción e Implementación del Sistema de Gestión
Estandarización
Se implementarán los procedimientos en un área o con un tipo de expediente para ajustar pasos y formatos antes de generalizar.
3. Desarrollo del Plan
3.1 Introducción e Implementación del Sistema de Gestión
Difusión formal
Se difundirán los procedimientos a toda la DCAF; realizar la designación formal de Enlaces que se comuniquen con la persona Responsable de Archivo de Trámite para dar seguimiento continuo.
3. Desarrollo del Plan
3.1 Introducción e Implementación del Sistema de Gestión
Medición
Se establecerán indicadores clave (consultas atendidas, cumplimiento de inventarios, tiempos de respuesta, asistencia a capacitación) y colectar datos periódicamente.
3. Desarrollo del Plan
3.1 Introducción e Implementación del Sistema de Gestión
Auditorías
Se elaborarán auditorías para comprobar cumplimiento; la dirección revisa resultados y prioriza acciones de mejora.
3. Desarrollo del Plan
3.1 Introducción e Implementación del Sistema de Gestión
Mejora Continua
Se dará seguimiento a las acciones correctivas, ajuste procesos y reconocimiento al personal o áreas con mejoras destacadas.
3. Desarrollo del Plan
3.1 Introducción e Implementación del Sistema de Gestión
Capacitación
En el Programa Anual de Capacitación Archivística (PACA) del SEPOMEX, se integra la oferta de cursos dirigidos a personal del Archivo Histórico y a cualquier persona servidora pública relacionada o interesada en la gestión documental histórica, que durante el 2026 impartirá de manera virtual en el SEPOMEX.
3. Desarrollo del Plan
3.1 Introducción e Implementación del Sistema de Gestión
Capacitación
El Curso de Procesos del Archivo Histórico incluirá los siguientes temas: I Antecedentes y funciones del Archivo Histórico. 1.1 Antecedentes 1.2 Concepto de Archivo Histórico 1.3 Importancia y Formación del Archivo Histórico 1.4 Funciones del Archivo Histórico
3. Desarrollo del Plan
3.1 Introducción e Implementación del Sistema de Gestión
Capacitación
El Curso de Procesos del Archivo Histórico incluirá los siguientes temas: II Procesos Técnicos del Archivo Histórico.2.1 Recepción de la Transferencia Secundaria. 2.2 Ordenación y Clasificación documental. 2.3 Instalación 2.4 Descripción 2.5 Instrumentos descripción archivística 2.6 Normas internacionales descripción archivística. 2.7 Cuadro de Clasificación archivística para Fondos Colecciones documentales que no pertenecen a Transferencias Secundarias. 2.8 Elaboración de la Guía de Archivo Documental del Archivo Histórico. 2.9 Servicios del Archivo Histórico (Préstamo y Consulta de Expedientes).
3. Desarrollo del Plan
3.1 Introducción e Implementación del Sistema de Gestión
Capacitación
El Curso de Procesos del Archivo Histórico incluirá los siguientes temas: III Conservación y Medidas Preventivas 3.1 Húmedad. 3.2 Temperatura. 3.3 Restauración. 3.4 Formas de reproducción. IV Difusión
3. Desarrollo del Plan
3.1 Introducción e Implementación del Sistema de Gestión
Capacitación
Plataforma Educativa Virtual y Gratuita del Archivo General de la Nación
3. Desarrollo del Plan
3.2 Calidad en los Archivos
La planificación de la calidad en la gestión archivística consiste en establecer y formalizar las políticas, procedimientos, criterios y metas específicas para la administración, preservación y acceso a los archivos de una organización. Esto asegura que los procesos de gestión documental se realicen de manera sistemática, eficiente y alineada con los estándares de calidad y normativas vigentes, garantizando la integridad, accesibilidad y conservación de la información a lo largo del tiempo.
3. Desarrollo del Plan
3.2 Calidad en los Archivos
3.2.1 Estructura y Elementos del Plan
Objetivo General
Los objetivos en la gestión de la calidad son fundamentales porque proporciona un marco claro y estructurado para orientar los esfuerzos de mejora y asegurar el cumplimiento de las metas estratégicas de la organización.
3. Desarrollo del Plan
3.2 Calidad en los Archivos
3.2.1 Estructura y Elementos del Plan
Objetivos Específicos
Garantizar la integridad y autenticidad de los archivos
Mejorar la eficiencia en los procesos archivísticos
Asegurar la accesibilidad y disponibilidad
Cumplir con normativas y estándares
Fomentar la conservación a largo plazo
Promover la mejora continua
3. Desarrollo del Plan
3.2 Calidad en los Archivos
3.2.1 Estructura y Elementos del Plan
Alcance
El Plan de Gestión de la Calidad del Archivo Histórico del Servicio Postal Mexicano abarca todas las actividades, procesos y servicios relacionados con la preservación, organización, descripción, acceso y difusión del patrimonio documental histórico del SEPOMEX, con el propósito de garantizar la eficiencia, transparencia, conservación y satisfacción de los usuarios internos y externos.
3. Desarrollo del Plan
3.2 Calidad en los Archivos
3.2.1 Estructura y Elementos del Plan
Alcance
Este plan aplica a:
3. Desarrollo del Plan
3.2 Calidad en los Archivos
3.2.1 Estructura y Elementos del Plan
Responsables (roles y funciones)
Dirección del Archivo Histórico
3. Desarrollo del Plan
3.2 Calidad en los Archivos
3.2.1 Estructura y Elementos del Plan
Responsables (roles y funciones)
Coordinación de Gestión de la Calidad
3. Desarrollo del Plan
3.2 Calidad en los Archivos
3.2.1 Estructura y Elementos del Plan
Responsables (roles y funciones)
Área de Procesos Técnicos Archivísticos
3. Desarrollo del Plan
3.2 Calidad en los Archivos
3.2.1 Estructura y Elementos del Plan
Responsables (roles y funciones)
Área de Conservación y Digitalización
3. Desarrollo del Plan
3.2 Calidad en los Archivos
3.2.1 Estructura y Elementos del Plan
Responsables (roles y funciones)
Área de Servicios al Usuario y Difusión
3. Desarrollo del Plan
3.2 Calidad en los Archivos
3.2.1 Estructura y Elementos del Plan
Responsables (roles y funciones)
Personal Técnico y Administrativo
3. Desarrollo del Plan
3.3 Calidad en los Procesos y Servicios Archivísticos
La calidad en los procesos y servicios archivísticos se refiere a la eficiencia, efectividad y confiabilidad con la que se llevan a cabo las actividades relacionadas con la gestión, organización, conservación y distribución de los archivos y la información que estos contienen. Este concepto implica que los procesos deben ser adecuados, estandarizados y orientados a satisfacer las necesidades de los usuarios internos y externos, garantizando que la información esté accesible en el momento y forma adecuados.
3. Desarrollo del Plan
3.3 Calidad en los Procesos y Servicios Archivísticos
3.3.1 Archivo Histórico
El Archivo Histórico del SEPOMEX representa un valioso patrimonio documental que resguarda la memoria institucional y social del correo en México, una de las instituciones más antiguas del país. Sus fondos contienen información esencial sobre la evolución de las comunicaciones, los servicios postales, las políticas públicas y los cambios tecnológicos que han marcado el desarrollo nacional. Sin embargo, a pesar de su relevancia cultural e histórica, este acervo continúa siendo poco conocido por el público en general.
3. Desarrollo del Plan
3.3 Calidad en los Procesos y Servicios Archivísticos
3.3.1 Archivo Histórico
Procesos clave
Proceso de Ingreso y Registro Documental
Proceso de Clasificación y Ordenación Archivística
Proceso de Descripción y Control Documental
Proceso de Conservación y Preservación
Proceso de Consulta y Acceso a la Información
Proceso de Digitalización y Gestión Electrónica
Proceso de Evaluación y Mejora Continua
Proceso de Difusión y Comunicación Institucional
3. Desarrollo del Plan
3.3 Calidad en los Procesos y Servicios Archivísticos
3.3.1 Archivo Histórico
Servicios
Asesoría archivística
Préstamo y Consulta de Expedientes
Visitas Guiadas
Consulta de Información
Archivo de Histórico del Servicio Postal Mexicano
Digitalización de documentos
3. Desarrollo del Plan
3.4 Auditoría de los Sistemas de Calidad
El Archivo General de la Nación para incentivar el cumplimiento normativo y de los procesos técnicos de la gestión documental en la Administración Pública Federal y consolidar los sistemas institucionales de archivo, en concordancia con las líneas de acción del Programa para un Gobierno Cercano y Moderno. Estableció la Guía para la auditoría archivística aplicable a todos los archivos de las dependencias y entidades para la planeación, ejecución y documentación de las revisiones de control que realicen los Órganos Internos de Control en materia de archivo.
Guía para la auditoría archivística
3. Desarrollo del Plan
3.4 Auditoría de los Sistemas de Calidad
Indicadores
Indicadores de conformidad
Indicadores de satisfacción del cliente
Indicadores de desempeño
Indicadores de eficacia
Indicadores de mejora
Indicadores de proceso
Indicadores de recursos
3. Desarrollo del Plan
3.4 Auditoría de los Sistemas de Calidad
Indicadores
3. Desarrollo del Plan
3.4 Auditoría de los Sistemas de Calidad
Frecuencia de evaluaciones
Trimestrales
Semestrales o anuales
Revisión continua
3. Desarrollo del Plan
3.5 Certificaciones en Archivos
Normas aplicables
ISO 9001 Empresa de consultoría para obtención de ISO 9001.
ISO 30301: Blog de consultoría.
3. Desarrollo del Plan
3.5 Certificaciones en Archivos
Requisitos para obtener certificaciones
El proceso de auditoría y obtención de una certificación de calidad, generalmente comprende varias etapas que aseguran que el Organismo requiriente cumple con las características y requisitos del estándar y que el sistema de gestión de la calidad está implementado de manera efectiva.
Qué es el proceso de certificación?
3. Desarrollo del Plan
3.5 Certificaciones en Archivos
Requisitos para obtener certificaciones
Acciones correctivas
Preparación previa
Decisión de certificación
Selección de certificador
Auditoría inicial
Mantenimiento y seguimiento
Informe de auditoría
3. Desarrollo del Plan
3.6 Mantenimiento de Sistema de Gestión de Calidad
Propuesta de Mejora Continua
Digitalización progresiva de documentos
Implementación de un sistema automatizado de gestión documental
Capacitación continua del personal archivístico
Evaluaciones periódicas de control de calidad
Actualización de cuadros de clasificación y catálogos de disposición documental
Fortalecimiento de la seguridad de la información
Establecimiento de indicadores de desempeño
Gestión de riesgos documentales
3. Desarrollo del Plan
3.6 Mantenimiento de Sistema de Gestión de Calidad
Actualización de Protocolos
La actualización de protocolos es una fase esencial dentro del mantenimiento del Sistema de Gestión de la Calidad (SGC), ya que garantiza la vigencia, pertinencia y eficacia de los procedimientos, manuales y normativas internas que regulan las actividades del Archivo Histórico del Servicio Postal Mexicano (SEPOMEX). Este proceso busca asegurar que todas las operaciones archivísticas se mantengan alineadas con los requisitos normativos nacionales e internacionales, así como con las necesidades institucionales y de los usuarios.
3. Desarrollo del Plan
3.6 Mantenimiento de Sistema de Gestión de Calidad
Actualización de Protocolos
Revisión periódica de procedimientos
Identificación de mejoras
Actualización documental controlada
Validación y aprobación
Difusión y capacitación
Integración con plataformas digitales
Conclusión
El Plan de Gestión de la Calidad del Archivo Histórico del Servicio Postal Mexicano (SEPOMEX) representa un instrumento estratégico fundamental para garantizar la eficiencia, transparencia y mejora continua de los procesos archivísticos. Su implementación fortalece la administración, conservación y acceso al patrimonio documental postal de la nación, asegurando la trazabilidad y autenticidad de los documentos históricos bajo principios de calidad, integridad y servicio público. Este plan permite integrar las normas nacionales e internacionales en materia de gestión documental, calidad y preservación de archivos, fomentando una cultura organizacional basada en la responsabilidad, la capacitación y el compromiso con la excelencia institucional.
Conclusión
Asimismo, promueve la participación activa de todos los niveles del personal en el cumplimiento de los objetivos de calidad, consolidando un sistema sostenible y adaptable a los cambios tecnológicos, normativos y sociales. En síntesis, el Plan de Gestión de la Calidad no solo busca mantener estándares operativos, sino también elevar el valor del Archivo Histórico del SEPOMEX como depositario de la memoria postal mexicana, garantizando su preservación, accesibilidad y difusión para las generaciones presentes y futuras.
Conclusión
Objetivo: Garantizar el acceso controlado y eficiente a los documentos históricos conforme a la normatividad vigente.Actividades principales:
- Recepción y registro de solicitudes de consulta.
- Búsqueda, localización y préstamo controlado de documentos.
- Aplicación de políticas de acceso y confidencialidad.
- Evaluación de la satisfacción del usuario.
Resultado esperado: Servicios de consulta eficientes y transparentes que fomenten el acceso a la memoria institucional.Objetivo: Monitorear el desempeño del Sistema de Gestión de la Calidad y promover su mejora constante.Actividades principales:
- Aplicación de auditorías internas de calidad.
- Análisis de indicadores y métricas de desempeño.
- Identificación de no conformidades y aplicación de acciones correctivas.
- Retroalimentación con base en la satisfacción del usuario y la eficiencia operativa.
Resultado esperado: Sistema de gestión eficiente, en mejora continua y alineado a la norma ISO 30301.La información sobre el archivo, sus colecciones y servicios no siempre está disponible o actualizada en plataformas en línea oficiales.
Objetivo: Garantizar la correcta recepción, identificación y registro de los documentos transferidos al Archivo Histórico. Actividades principales:
- Recepción formal de transferencias primarias y secundarias.
- Revisión de inventarios de entrega y actas de transferencia.
- Asignación de códigos de identificación y foliado.
- Registro de ingresos en bases de datos o sistemas de gestión archivística.
Resultado esperado: Documentos registrados y trazables desde su ingreso.Para indicadores estratégicos como nivel de conservación, satisfacción del usuario y accesibilidad.
Objetivo: Facilitar la localización y consulta del acervo mediante instrumentos técnicos archivísticos.Actividades principales:
- Elaboración de inventarios, catálogos e índices.
- Aplicación de las normas ISAD(G) e ISAAR(CPF) para la descripción normalizada.
- Incorporación de los registros descriptivos a sistemas informáticos.
Resultado esperado: Documentos descritos bajo estándares internacionales que garanticen accesibilidad.Realiza la conversión de expedientes físicos a formato digital para facilitar su acceso, consulta y preservación.
Ajustes inmediatos ante incidencias críticas o cambios en procesos y normatividad.
Archivo Histórico del Servicio Postal Mexicano Responsable del archivo. Mtra. Quetzalli Rosas Montes Dirección del archivo. Tacuba No. 1, 2° piso, Colonia Centro, C.P. 06000, Alcaldía Cuauhtémoc, Ciudad de México. 55 51304100 @qrosascorreosdemexico Lunes a viernes de 10:00 a 14:00 horas.
Se acerca al público el patrimonio documental del SEPOMEX, mostrando la importancia de la conservación de la memoria histórica, cultural y administrativa, buscando sensibilizar a los ciudadanos sobre el papel de los archivos para la administración pública, la investigación y la identidad nacional, a través de un recorrido por las instalaciones y los fondos documentales.
Se emite un informe detallando las conclusiones, incluyendo no conformidades y recomendaciones.
Orientación técnica sobre la organización, clasificación, integración y conservación de los documentos históricos, en el marco de las normas y lineamientos archivísticos institucionales.
Objetivo: Proteger la integridad física y digital de los documentos históricos para asegurar su disponibilidad a largo plazo.Actividades principales:
- Monitoreo de condiciones ambientales (temperatura, humedad, iluminación).
- Implementación de medidas de conservación preventiva y restauración.
- Digitalización de documentos frágiles o de alto valor histórico.
- Control de acceso y manipulación del acervo.
Resultado esperado: Documentos preservados en condiciones óptimas de conservación.La organización debe someterse a auditorías de vigilancia periódicas (anuales o según lo establecido) para asegurar la continuidad del cumplimiento y la mejora del sistema de gestión.
Rol: Encargada de preservar y proteger los fondos documentales físicos y digitales. Funciones:
Rol: Apoyo operativo en la ejecución de procesos y cumplimiento de normas de calidad. Funciones:
Archivo Histórico del Servicio Postal Mexicano Responsable del archivo. Mtra. Quetzalli Rosas Montes Dirección del archivo. Tacuba No. 1, 2° piso, Colonia Centro, C.P. 06000, Alcaldía Cuauhtémoc, Ciudad de México. 55 51304100 @qrosascorreosdemexico Lunes a viernes de 10:00 a 14:00 horas.
Objetivo: Promover el conocimiento y uso del patrimonio documental del SEPOMEX y fortalecer su imagen institucional.Actividades principales:
- Diseño y ejecución de campañas de difusión archivística.
- Publicación de catálogos, exposiciones y contenidos digitales.
- Colaboración con instituciones culturales, educativas y de investigación.
Resultado esperado: Mayor visibilidad, participación ciudadana y valorización del acervo histórico postal.Permite la consulta directa de documentos en resguardo dentro del Archivo Histórico, asegurando el control y registro de los préstamos realizados.
Las actividades, exposiciones o hallazgos del archivo suelen tener una difusión mínima o nula.
El auditor evalúa la conformidad, identifica inconformidades si las hubiera, y recopila evidencia para emitir un juicio objetivo.
Rol: Responsable directo de la planificación, seguimiento y evaluación del sistema de calidad. Funciones:
Para indicadores operativos como tiempo de respuesta, cumplimiento de plazos y tasa de incidencias.
Rol: Responsable de la atención al público y la proyección social del archivo. Funciones:
La organización debe escoger un organismo de certificación acreditado, que realizará la auditoría oficial para verificar la conformidad con el estándar.
El personal disponible suele concentrarse en tareas técnicas de conservación o gestión documental, dejando en segundo plano la promoción y atención al público.
Rol: Responsable de la correcta aplicación de los procedimientos archivísticos conforme a normas nacionales e internacionales. Funciones:
Muchas personas desconocen la existencia del Archivo Histórico del SEPOMEX o no comprenden su función y relevancia social.
Facilitar el acceso al patrimonio documental del SEPOMEX para la investigación, la transparencia y la preservación de la memoria colectiva. Esto permite a los ciudadanos, historiadores y otras entidades comprender el pasado, defender derechos y contribuir a la construcción de un futuro más informado.
Objetivo: Optimizar el acceso y preservación mediante la conversión digital de los fondos documentales.Actividades principales:
- Escaneo de documentos conforme a estándares técnicos (resolución, formato, metadatos).
- Incorporación en el Sistema de Gestión Documental Electrónica.
- Respaldo y conservación digital a largo plazo.
Resultado esperado: Fondos documentales disponibles en formato electrónico, con integridad y trazabilidad garantizadas.Archivo Histórico del Servicio Postal Mexicano Responsable del archivo. Mtra. Quetzalli Rosas Montes Dirección del archivo. Tacuba No. 1, 2° piso, Colonia Centro, C.P. 06000, Alcaldía Cuauhtémoc, Ciudad de México. 55 51304100 @qrosascorreosdemexico Lunes a viernes de 10:00 a 14:00 horas.
Decisión de certificación
Rol: Máxima autoridad y responsable general del sistema de gestión de la calidad. Funciones:
Objetivo: Facilitar la localización y consulta del acervo mediante instrumentos técnicos archivísticos.Actividades principales:
- Elaboración de inventarios, catálogos e índices.
- Aplicación de las normas ISAD(G) e ISAAR(CPF) para la descripción normalizada.
- Incorporación de los registros descriptivos a sistemas informáticos.
Resultado esperado: Documentos descritos bajo estándares internacionales que garanticen accesibilidad.