INSTITUTO POLITÉCNICO NACIONAL ESCUELA NACIONAL DE BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMíA (ENBA)
Alumno: Francisco Javier Ramírez Rodríguez. Matrícula: 20220D0044 Fecha de elaboración: 18 de octubrebre de 2025. Nombre de la Unidad de Aprendizaje: Diagnóstico y Auditoria Archivística. Número y nombre de la Evidencia de Aprendizaje: PRACTICA 2 AUDITORIA DOCUMENTAL DE LOS ARCHIVOS Profesora: Mtra. Evelin Adriana Zea Elizalde.
PRESENTACIÓN.
ARCHIVO HISTÓRICO DE SEDENA.
Presentación del Archivo
El Archivo Histórico de la Secretaría de la Defensa Nacional (SEDENA) constituye uno de los acervos documentales más relevantes del país, ya que resguarda la memoria institucional de las fuerzas armadas mexicanas, desde el siglo XIX hasta la actualidad. Este archivo conserva documentos que registran la evolución administrativa, operativa y social del Ejército y Fuerza Aérea Mexicanos, lo que lo convierte en una fuente indispensable para la investigación histórica, la transparencia y la rendición de cuentas.
Presentación del Archivo
De acuerdo con la Guía para la Auditoría Archivística del AGN, la existencia de un archivo histórico responde a la necesidad de consolidar un sistema institucional de archivos ordenado y eficiente, capaz de garantizar la conservación, disponibilidad y acceso a los documentos con valor permanente. En este sentido, el archivo histórico de la SEDENA cumple una función doble: preservar la memoria documental institucional y asegurar el acceso público bajo los criterios de confidencialidad y reserva que la ley determine.
OBJETIVOS.
ARCHIVO HISTÓRICO DE SEDENA.
Los objetivos de la auditoría archivística, aplicados al caso de la SEDENA, son los siguientes:
- Evaluar el cumplimiento normativo en materia de organización, conservación y difusión del acervo histórico militar, conforme a la Ley General de Archivos, la Ley General de Transparencia y la propia guía del AGN.
- Verificar los procesos técnicos archivísticos de clasificación, descripción, valoración, transferencia y disposición documental que realiza la institución en su archivo histórico.
OBJETIVOS
- Promover el mejoramiento continuo del sistema institucional de archivos, mediante la identificación de áreas de oportunidad y la emisión de recomendaciones que fortalezcan la gestión documental de la SEDENA.
- Garantizar la integridad, accesibilidad y conservación de los documentos históricos, especialmente aquellos con alto valor probatorio y testimonial, que reflejan la historia del Ejército mexicano.
OBJETIVOS
En suma, el propósito es asegurar que el Archivo Histórico de la SEDENA funcione bajo estándares de calidad y normatividad archivística nacional e internacional, siendo ejemplo de conservación institucional.
OBJETIVOS
Ámbito de Aplicación.
ARCHIVO HISTÓRICO DE SEDENA.
El ámbito de aplicación de la Guía para la Auditoría Archivística comprende todos los archivos de las dependencias federales, incluyendo las áreas de trámite, concentración e históricas. En el caso de la SEDENA, la auditoría se aplica de manera específica al Archivo Histórico Militar, el cual depende del área coordinadora de archivos de la Secretaría y se sujeta al Sistema Institucional de Archivos. Este ámbito también abarca las unidades administrativas generadoras de documentos, las direcciones y mandos operativos que transfieren información al archivo de concentración y, posteriormente, al histórico. Por lo tanto, la revisión no sólo implica el acervo histórico, sino el ciclo completo de vida de los documentos militares.
Ámbito de Aplicación
Método de Aplicación
ARCHIVO HISTÓRICO DE SEDENA.
El método de auditoría establecido por el AGN se compone de tres etapas principales, aplicadas a la SEDENA:
- Entrevista en sitio: Se entrevista al responsable del área coordinadora de archivos y al encargado del Archivo Histórico Militar para conocer los procedimientos, instrumentos de control y situación general del acervo.
- Inspección física: Se revisan las condiciones de infraestructura, conservación, almacenamiento, seguridad y acceso del archivo histórico, verificando su conformidad con la normatividad archivística y los lineamientos de preservación.
Método de Aplicación
- Revisión documental y registros: Se analizan los instrumentos de control y consulta (Cuadro General de Clasificación Archivística, Catálogo de Disposición Documental, Inventario General y Guía Simple de Archivos), así como los registros de transferencias y bajas documentales.
El resultado de este método permite calificar el cumplimiento de la SEDENA con los criterios de “cumple”, “cumple parcialmente” o “no cumple”, estableciendo recomendaciones específicas para la mejora del sistema archivístico.
Método de Aplicación
ARCHIVO HISTÓRICO DE SEDENA.
Área coordinadora de archivos
Área coordinadora de archivos
El Área Coordinadora de Archivos en la Secretaría de la Defensa Nacional (SEDENA) es la instancia responsable de normar, supervisar y dirigir el funcionamiento de los archivos de trámite, concentración e histórico. Según la Guía del AGN, esta área debe garantizar la homogeneidad archivística y la correcta aplicación de los instrumentos de control y consulta.En el contexto militar, esta área enfrenta un doble reto: asegurar la adecuada gestión documental de una dependencia con gran volumen informativo y cumplir con los principios de confidencialidad propios de la institución. El área debe contar con un responsable designado oficialmente, capacitado en normatividad archivística, y con atribuciones para coordinar políticas internas de organización, valoración y conservación.
Área coordinadora de archivos
Asimismo, la Coordinación debe elaborar y mantener actualizados los instrumentos técnicos archivísticos (Cuadro General de Clasificación Archivística, Catálogo de Disposición Documental, Inventarios y Guía Simple), además de diseñar el Plan Anual de Desarrollo Archivístico (PADA). En la SEDENA, este plan es fundamental para la modernización documental y para integrar tecnologías de automatización seguras. Valoración general: La Coordinación de Archivos de la SEDENA cumple con la estructura normativa, aunque requiere fortalecer la capacitación archivística en mandos medios y garantizar la interoperabilidad entre los sistemas electrónicos de gestión documental y las áreas operativas del archivo militar.
ARCHIVO HISTÓRICO DE SEDENA.
Unidad de correspondencia
Unidad de correspondencia
La Unidad de Correspondencia de la SEDENA se encarga de la recepción, registro, distribución y despacho de la correspondencia oficial tanto interna como externa. De acuerdo con la Guía del AGN, esta unidad debe garantizar el manejo ordenado y seguro de los documentos, respetando los principios de privacidad, autenticidad y trazabilidad. En el contexto castrense, el flujo documental es constante y sensible, por lo que la unidad debe aplicar procedimientos estandarizados de registro y control, utilizando sistemas electrónicos de seguimiento que permitan rastrear la entrada y salida de documentos. La existencia de un sistema de control de correspondencia, con folios, acuses y canales de envío seguros, asegura la transparencia y la trazabilidad administrativa.
Unidad de correspondencia
La Guía recomienda además implementar controles físicos y digitales para evitar extravíos, así como establecer un manual de procedimientos actualizado. En la SEDENA, estos mecanismos son esenciales por el carácter confidencial de gran parte de la documentación militar. Valoración general: La Unidad de Correspondencia de la SEDENA cumple parcialmente con los estándares de la Guía del AGN, aunque podría fortalecerse mediante la digitalización del registro de correspondencia y la interoperabilidad con los archivos de trámite.
ARCHIVO HISTÓRICO DE SEDENA.
Archivo de trámite
El Archivo de Trámite es el espacio donde se conserva la documentación activa generada por las diferentes direcciones y mandos militares durante el ejercicio de sus funciones. La Guía del AGN establece que debe existir en cada unidad administrativa y que su organización debe realizarse conforme al Cuadro General de Clasificación Archivística y el Catálogo de Disposición Documental. En el caso de la SEDENA, el archivo de trámite es esencial para la gestión administrativa y operativa, ya que permite el acceso rápido a expedientes de personal, logística, operaciones, adquisiciones y justicia militar. Cada área debe contar con personal capacitado para la correcta integración, foliación y ordenación de expedientes, evitando duplicidades y pérdidas de información.
Archivo de trámite
La transferencia primaria al archivo de concentración debe realizarse una vez que los documentos hayan concluido su trámite y se haya cumplido su periodo de conservación en el archivo de trámite. Asimismo, debe llevarse un control mediante inventarios actualizados. Valoración general: El Archivo de Trámite en la SEDENA muestra una estructura sólida y jerarquizada, pero se recomienda reforzar la estandarización de los procesos de clasificación entre las diferentes áreas administrativas y fomentar el uso de herramientas electrónicas seguras para la gestión documental.
Archivo de trámite
ARCHIVO HISTÓRICO DE SEDENA.
Archivo de concentración
El Archivo de Concentración de la SEDENA actúa como depósito intermedio, donde se resguarda documentación semiactiva que aún tiene valor administrativo, legal o fiscal, pero que ya no se consulta de forma cotidiana. Según la Guía del AGN, este archivo debe estar adscrito al Área Coordinadora de Archivos y contar con la infraestructura necesaria para su conservación. En la SEDENA, este archivo juega un papel clave en la transición documental, ya que centraliza grandes volúmenes de información generados por unidades militares en todo el país. Es responsable de aplicar los plazos de conservación y los procedimientos de valoración documental establecidos en el Catálogo de Disposición Documental, así como de preparar las transferencias secundarias hacia el Archivo Histórico Militar.
Archivo de concentración
Debe llevarse control de inventarios generales y específicos, asegurar condiciones ambientales óptimas y aplicar medidas de seguridad física y digital. Además, es vital que el personal a cargo posea formación archivística y que existan protocolos para la destrucción controlada de documentos sin valor histórico. Valoración general: El Archivo de Concentración de la SEDENA cumple funcionalmente con la Guía del AGN, aunque se recomienda fortalecer los procesos de valoración documental y documentar las transferencias secundarias con instrumentos oficiales del AGN.
Archivo de CONCENTRACIÓN
ARCHIVO HISTÓRICO DE SEDENA.
Archivo histórico
El Archivo Histórico Militar de la SEDENA conserva la documentación con valor permanente, que constituye el patrimonio documental del Ejército Mexicano. De acuerdo con la Guía del AGN, esta área debe fungir como fuente pública de información, preservando la memoria institucional y promoviendo la difusión responsable de los acervos. En este archivo se resguardan documentos que datan desde el siglo XIX, incluyendo expedientes de campañas militares, registros de personal, fotografías, correspondencia, órdenes, planos y materiales audiovisuales. El archivo debe contar con instalaciones seguras, control ambiental y procedimientos de restauración y digitalización.
Archivo histórico
Asimismo, debe elaborar y mantener actualizados sus instrumentos técnicos: el Cuadro General de Clasificación Archivística, el Catálogo de Disposición Documental, el Inventario General y la Guía Simple de Archivos. También es indispensable su vinculación con el área coordinadora de archivos, para garantizar la transferencia secundaria y la correcta valoración documental. El acceso a los documentos debe realizarse conforme a la Ley General de Archivos y la Ley General de Transparencia, estableciendo restricciones en los casos de información clasificada o reservada por razones de seguridad nacional.
Archivo histórico
Valoración general: El Archivo Histórico Militar de la SEDENA cumple con los principios fundamentales de la Guía del AGN, destacando su papel en la preservación del patrimonio documental nacional. No obstante, es necesario continuar fortaleciendo la infraestructura archivística, la digitalización de fondos y los mecanismos de acceso público controlado.
Archivo histórico
ARCHIVO HISTÓRICO DE SEDENA.
Marco Normativo
El marco normativo del Archivo Histórico Militar de la Secretaría de la Defensa Nacional (SEDENA) se fundamenta en la obligación del Estado mexicano de preservar su memoria documental, garantizando la organización, conservación y acceso a los documentos públicos. Esta obligación se desprende de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, que reconoce el derecho de acceso a la información y la transparencia gubernamental como principios rectores de la administración pública. El Archivo General de la Nación (AGN), como órgano rector del Sistema Nacional de Archivos, establece las directrices para la gestión documental a través de instrumentos normativos como la Guía para la Auditoría Archivística (2015), que sirve como referencia para evaluar el cumplimiento de los procesos técnicos archivísticos en dependencias federales, incluyendo la SEDENA.
Marconormativo
El marco normativo del Archivo Histórico Militar de la Secretaría de la Defensa Nacional (SEDENA) se fundamenta en la obligación del Estado mexicano de preservar su memoria documental, garantizando la organización, conservación y acceso a los documentos públicos. Esta obligación se desprende de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, que reconoce el derecho de acceso a la información y la transparencia gubernamental como principios rectores La Ley General de Archivos (LGA), publicada en 2018, constituye la norma principal en materia archivística en México. Esta ley regula la organización y conservación de los archivos públicos, y establece que todas las dependencias federales, incluidas las de carácter militar, deben integrar un Sistema Institucional de Archivos (SIA) que garantice la integridad, autenticidad y disponibilidad de la documentación. Dentro del marco de la LGA, la SEDENA está obligada a aplicar los principios de procedencia y orden original, asegurando que los documentos se mantengan conforme a su contexto de creación y no se altere su estructura ni contenido. Este principio garantiza la fidelidad histórica de los fondos documentales militares.
Marconormativo
Asimismo, la Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública (LGTAIP) establece la obligación de las dependencias federales de permitir el acceso a los documentos públicos, salvo aquellos clasificados como reservados por razones de seguridad nacional o confidencialidad. En el caso de la SEDENA, esta disposición adquiere especial relevancia, dado que gran parte de su acervo contiene información sensible. El Reglamento de la Ley Federal de Archivos y los Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos del AGN complementan la regulación, detallando los procedimientos técnicos para la clasificación, valoración, transferencia y disposición final de los documentos. Estas disposiciones son de aplicación directa en la gestión archivística militar.
Marconormativo
El Manual Administrativo de Aplicación General en las Materias de Transparencia y de Archivos orienta la operación archivística cotidiana en las dependencias públicas, estableciendo obligaciones como la elaboración del Plan Anual de Desarrollo Archivístico (PADA), el Cuadro General de Clasificación Archivística (CGCA) y el Catálogo de Disposición Documental (CDD), instrumentos que la SEDENA debe mantener actualizados. La Ley Orgánica de la Administración Pública Federal (LOAPF) define la estructura y competencias de las Secretarías de Estado, incluyendo la SEDENA. De esta manera, las atribuciones de la Secretaría deben vincularse con los procesos archivísticos, pues toda función administrativa, operativa o técnica genera documentos sujetos a conservación.
Marconormativo
Otro instrumento relevante es la Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos, que establece sanciones por el mal manejo, pérdida o destrucción indebida de documentos públicos. En la SEDENA, esta disposición garantiza la rendición de cuentas en la administración documental militar. La Ley General de Bienes Nacionales también incide en el marco jurídico del archivo, ya que considera a los documentos históricos como bienes del dominio público de la nación. Por tanto, el acervo histórico militar de la SEDENA no puede ser enajenado, destruido ni trasladado sin autorización del AGN. La Norma General de Información Financiera Gubernamental 004, relativa al Archivo Contable Gubernamental, regula la conservación de documentos contables y financieros. Su aplicación en la SEDENA asegura la custodia de la documentación presupuestal y de gasto público con fines de transparencia y fiscalización.
Marconormativo
El Instructivo para la Elaboración del Catálogo de Disposición Documental del AGN proporciona las bases para determinar los valores primarios y secundarios de los documentos, los plazos de conservación y el destino final. La SEDENA debe utilizar este instrumento para definir qué expedientes se transfieren al archivo histórico y cuáles pueden darse de baja. De igual forma, el Instructivo para Elaborar el Cuadro General de Clasificación Archivística establece las categorías que reflejan la estructura funcional de las dependencias. En el caso de la SEDENA, esto permite clasificar los fondos documentales por áreas operativas, administrativas y estratégicas del ámbito militar. El Instructivo para la Transferencia Secundaria de Archivos con Valor Histórico, emitido por el AGN, define el procedimiento mediante el cual los archivos de concentración remiten documentación al archivo histórico. En la SEDENA, este proceso garantiza que sólo los documentos con valor permanente sean conservados de forma definitiva.
Marconormativo
Además, los Lineamientos para la Elaboración de Versiones Públicas y los Criterios para la Clasificación y Desclasificación de Información establecen reglas para equilibrar el acceso a la información con la protección de la seguridad nacional. En el Archivo Histórico Militar, estos lineamientos son esenciales para regular la consulta pública de documentos sensibles. La Guía para Determinar la Viabilidad de Proyectos de Digitalización de Documentos de Archivo, también del AGN, regula los procesos de digitalización. La SEDENA puede aplicar esta guía para preservar electrónicamente documentos históricos, siempre garantizando la autenticidad e integridad de los registros digitales. En materia internacional, la Norma ISO 15489-1:2016 sobre gestión de documentos es un referente técnico complementario. Su adopción por parte de la SEDENA contribuiría a estandarizar procesos de gestión documental, promoviendo la trazabilidad, eficiencia y seguridad de la información.
Marconormativo
Por otro lado, el Decreto por el cual se crea la Sección de Archivos Presidenciales del AGN establece precedentes importantes para la administración de documentos históricos en dependencias federales. La SEDENA puede basarse en este modelo para la creación de secciones especializadas de archivos militares históricos. El Acuerdo sobre el Esquema de Interoperabilidad y Datos Abiertos de la Administración Pública Federal complementa este marco al promover el uso de tecnologías que faciliten el acceso controlado a la información gubernamental. Su aplicación en la SEDENA debe realizarse de forma gradual, priorizando la seguridad de los datos y la transparencia institucional. En conjunto, este marco normativo garantiza que el Archivo Histórico Militar de la SEDENA opere con apego a los principios de legalidad, autenticidad y transparencia. La observancia de las normas del AGN y de la legislación federal no sólo preserva la memoria documental del Ejército Mexicano, sino que también fortalece la rendición de cuentas, el acceso a la información pública y la identidad histórica nacional.
Marconormativo
ARCHIVO HISTÓRICO DE SEDENA.
Conclusiones
El análisis del Archivo Histórico Militar de la Secretaría de la Defensa Nacional demuestra que la institución posee una estructura archivística sólida y alineada con los principios establecidos por el Archivo General de la Nación (AGN). Su sistema de archivos, compuesto por áreas de trámite, concentración e histórico, refleja la aplicación gradual del ciclo vital de los documentos y garantiza la conservación de la memoria documental de las Fuerzas Armadas. El Área Coordinadora de Archivos cumple un papel esencial como órgano rector dentro del sistema institucional de archivos de la SEDENA. Su función de establecer políticas, coordinar procesos técnicos y supervisar el cumplimiento normativo es indispensable para mantener la homogeneidad archivística. No obstante, se requiere fortalecer los programas de capacitación técnica del personal y promover la profesionalización en materia archivística, especialmente en unidades operativas.
Conclusiones
En cuanto a la Unidad de Correspondencia, se observa que cumple con las funciones básicas de recepción, registro y distribución documental, aunque se recomienda avanzar hacia la digitalización de los procesos de control y seguimiento de la correspondencia oficial. La aplicación de herramientas electrónicas seguras permitiría mejorar la trazabilidad de los documentos y reforzar la transparencia institucional. El Archivo de Trámite en la SEDENA es un componente fundamental para la gestión administrativa. Sin embargo, su eficiencia depende de la correcta aplicación de los instrumentos archivísticos y de la coordinación con las demás áreas. Se debe garantizar que todas las unidades administrativas mantengan una organización documental uniforme y que las transferencias primarias se realicen conforme al Catálogo de Disposición Documental.
Conclusiones
El Archivo de Concentración cumple adecuadamente con la función de resguardo temporal de los documentos semiactivos. No obstante, es necesario fortalecer la etapa de valoración documental para asegurar que las transferencias secundarias hacia el archivo histórico se realicen únicamente con expedientes que posean valor permanente. Asimismo, deben mejorarse los controles ambientales y las condiciones físicas de conservación para proteger el patrimonio documental militar. El Archivo Histórico Militar, por su relevancia institucional y patrimonial, representa uno de los pilares de la memoria nacional. Su acervo, conformado por documentos que testimonian la historia del Ejército Mexicano, debe preservarse bajo los más altos estándares técnicos y normativos. La digitalización progresiva y la difusión controlada del acervo permitirán ampliar el acceso público, garantizando al mismo tiempo la seguridad de la información.
Conclusiones
El marco normativo aplicable —encabezado por la Ley General de Archivos, la Ley General de Transparencia y la Guía para la Auditoría Archivística del AGN— proporciona las herramientas jurídicas y técnicas necesarias para la gestión documental en la SEDENA. Su cumplimiento asegura la conservación, integridad y autenticidad de los documentos, contribuyendo a la transparencia y rendición de cuentas de la administración militar. La auditoría archivística, aplicada conforme a la metodología del AGN, permite identificar fortalezas y áreas de oportunidad en cada una de las etapas de la gestión documental. Para la SEDENA, esta herramienta es estratégica, ya que le permite modernizar sus procesos, optimizar recursos y consolidar una cultura archivística dentro de una institución históricamente orientada a la seguridad y la reserva de la información.
Conclusiones
El fortalecimiento del Archivo Histórico Militar requiere una visión integral que combine la normatividad, la tecnología y la capacitación del personal. La interoperabilidad entre los archivos físico y digital, junto con la implementación de sistemas electrónicos de gestión documental, son pasos necesarios para garantizar la preservación a largo plazo del acervo histórico y administrativo del Ejército Mexicano. En conclusión, la SEDENA cuenta con las bases normativas y estructurales para cumplir con las disposiciones del AGN y avanzar hacia una gestión documental moderna, transparente y eficiente. La consolidación de su Archivo Histórico Militar no sólo garantiza la preservación del patrimonio documental de las Fuerzas Armadas, sino que también reafirma el compromiso del Estado mexicano con la memoria histórica, la transparencia institucional y el derecho ciudadano a la información pública.
Conclusiones
ARCHIVO HISTÓRICO DE SEDENA.
Anexos
ANEXO 1. BASE NORMATIVA GENERAL DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS
De conformidad con la Guía para la Auditoría Archivística del AGN y la Ley General de Archivos (LGA), el Sistema Institucional de Archivos de la SEDENA se rige por los siguientes ordenamientos:
- Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos (art. 6º y 16).
- Ley General de Archivos (DOF, 15 de junio de 2018).
- Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública.
- Reglamento de la Ley Federal de Archivos.
- Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos (AGN).
- Manual Administrativo de Aplicación General en las Materias de Transparencia y Archivos.
- Ley Orgánica de la Administración Pública Federal.
- Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos.
- Instructivos del AGN sobre:
- Cuadro General de Clasificación Archivística.
- Catálogo de Disposición Documental.
- Guía Simple de Archivos.
- Transferencias Primarias y Secundarias.
Norma ISO 15489-1:2016 (gestión internacional de documentos).
ARCHIVO HISTÓRICO DE SEDENA.
Anexos
ANEXO 2. ESTRUCTURA DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS DE LA SEDENA
ARCHIVO HISTÓRICO DE SEDENA.
Anexos
ANEXO 3. INSTRUMENTOS DE CONTROL Y CONSULTA ARCHIVÍSTICA
Con base en el artículo 19 de la Ley General de Archivos y la Guía del AGN, los instrumentos indispensables del Archivo Histórico Militar son:
- Cuadro General de Clasificación Archivística (CGCA): Refleja la estructura orgánica y funcional de la SEDENA; clasifica los fondos documentales por direcciones generales, jefaturas y áreas militares.
- Catálogo de Disposición Documental (CDD): Determina los plazos de conservación, los valores primarios y secundarios, y el destino final (baja o conservación histórica) de cada serie documental.
- Inventario General de Archivo Histórico: Registra los expedientes conservados, indicando serie, sección, fechas extremas, volumen, soporte, ubicación topográfica y estado de conservación.
- Guía Simple del Archivo Histórico Militar: Describe de manera general los fondos y colecciones, señalando el tipo de documentos, periodo histórico, volumen y responsable de custodia.
- Plan Anual de Desarrollo Archivístico (PADA):Instrumento de planeación y mejora continua del sistema institucional de archivos de la SEDENA.
ARCHIVO HISTÓRICO DE SEDENA.
Anexos
ANEXO 4. MÉTODO DE APLICACIÓN DE LA AUDITORÍA ARCHIVÍSTICA
De acuerdo con el Capítulo “Método de Aplicación” de la Guía del AGN, la auditoría archivística en la SEDENA se aplica mediante las siguientes etapas: Entrevista en sitio: Reunión con el responsable del Área Coordinadora de Archivos y los encargados de cada tipo de archivo. Se verifica la existencia de instrumentos de control, registros de transferencias y políticas de conservación. Inspección física: Visita a los acervos del archivo de trámite, concentración e histórico. Se revisan instalaciones, mobiliario, control ambiental, limpieza, señalización, seguridad y condiciones de conservación. Revisión documental: Evaluación de la vigencia, integridad y autenticidad de los instrumentos archivísticos. Se analizan los inventarios, guías, catálogos y expedientes seleccionados. Informe y recomendaciones: Se elabora un informe técnico con resultados de cumplimiento (“Cumple”, “Cumple parcialmente”, “No cumple”) y se emiten recomendaciones específicas.
ARCHIVO HISTÓRICO DE SEDENA.
Anexos
ANEXO 5. FORMATOS Y CÉDULAS DE VERIFICACIÓN
De acuerdo con los anexos de la Guía del AGN, las cédulas analíticas que deben aplicarse en la auditoría del Archivo Histórico Militar son las siguientes: Cédula 1: Área Coordinadora de Archivos. Cédula 2: Unidad de Correspondencia. Cédula 3: Archivo de Trámite. Cédula 4: Archivo de Concentración. Cédula 5: Archivo Histórico. Cada cédula incluye indicadores de cumplimiento normativo, descripción de hallazgos y observaciones. Estas se elaboran en formato oficial del AGN (PDF o Excel) y deben mantenerse en el expediente de auditoría.
ARCHIVO HISTÓRICO DE SEDENA.
Anexos
ANEXO 6. CRITERIOS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL
El proceso de valoración documental, según la Guía y los instructivos del AGN, se basa en los siguientes criterios: Valor administrativo: Utilidad para la gestión cotidiana y toma de decisiones. Valor legal: Vinculación con derechos, obligaciones o actos jurídicos. Valor fiscal o contable: Relación con comprobaciones presupuestales y financieras. Valor histórico: Importancia permanente por su testimonio de hechos relevantes. La SEDENA debe documentar sus dictámenes de valoración y conservar copia de los expedientes dictaminados con valor histórico para su transferencia definitiva.
ARCHIVO HISTÓRICO DE SEDENA.
Anexos
ANEXO 7. MEDIDAS DE CONSERVACIÓN Y SEGURIDAD ARCHIVÍSTICA
Conforme a los lineamientos del AGN:
- Mantener control de temperatura entre 18–22°C y humedad relativa entre 45–55%.
- Utilizar estantería metálica con separación del suelo (10 cm mínimo).
- Prohibir materiales corrosivos o inflamables en áreas de archivo.
- Implementar protocolos de emergencia y seguridad militar ante siniestros.
- Establecer procedimientos de control de acceso y registro de usuarios autorizados.
- Fomentar la digitalización de documentos de alto valor histórico o deterioro físico.
ARCHIVO HISTÓRICO DE SEDENA.
Anexos
ANEXO 8. RESULTADOS ESPERADOS DE LA AUDITORÍA ARCHIVÍSTICA
ConfoLa aplicación de la Guía del AGN en el Archivo Histórico Militar permitirá:
- Identificar fortalezas y debilidades del sistema archivístico militar.
- Asegurar la conservación y accesibilidad de los documentos históricos.
- Promover la transparencia y rendición de cuentas institucional.
- Fomentar una cultura archivística dentro de la estructura militar.
- Contribuir a la memoria histórica del país mediante la preservación documental.
ARCHIVO HISTÓRICO DE SEDENA.
Anexos
ANEXO 9. PRINCIPALES RECOMENDACIONES PARA FORTALECER EL ARCHIVO HISTÓRICO MILITAR
- Establecer un programa permanente de capacitación archivística.
- Actualizar anualmente los instrumentos de control y consulta.
- Modernizar la infraestructura física y digital del archivo.
- Implementar un sistema de gestión documental electrónico.
- Fortalecer la interoperabilidad entre archivos de trámite, concentración e histórico.
- Fomentar la difusión responsable de la memoria militar mediante exposiciones y publicaciones.
ARCHIVO HISTÓRICO DE SEDENA.
Anexos
ANEXO 10. FUENTES Y REFERENCIAS NORMATIVAS
Archivo General de la Nación (2015). Guía para la Auditoría Archivística. México: AGN. Archivo General de la Nación (2019). Lineamientos para la Organización y Conservación de Archivos. Ley General de Archivos (2018). Diario Oficial de la Federación. Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública (2015). ISO 15489-1:2016 Information and Documentation – Records Management. Manual Administrativo de Aplicación General en Materia de Archivos. Secretaría de la Defensa Nacional. Reglamento Interior y Manual de Organización General de la SEDENA. Instructivos técnicos emitidos por el AGN (Cuadro, Catálogo, Guía Simple, Transferencias y Valoración).
ARCHIVO HISTÓRICO DE SEDENA.
Fuentes consultadas
- Archivo General de la Nación (AGN). (2015). Guía para la auditoría archivística. Gobierno de México.
- Archivo General de la Nación (AGN). (2019). Lineamientos para la organización y conservación de los archivos. Gobierno de México.
- Archivo General de la Nación (AGN). (2020). Instructivo para la elaboración del Cuadro General de Clasificación Archivística. Gobierno de México.
- Archivo General de la Nación (AGN). (2020). Instructivo para la elaboración del Catálogo de Disposición Documental. Gobierno de México.
- Archivo General de la Nación (AGN). (2021). Guía para determinar la viabilidad de proyectos de digitalización de documentos de archivo. Gobierno de México.
- Archivo General de la Nación (AGN). (2021). Lineamientos generales para la transferencia secundaria de documentos con valor histórico. Gobierno de México.
- Congreso de los Estados Unidos Mexicanos. (2018). Ley General de Archivos. Diario Oficial de la Federación, 15 de junio de 2018.
- Congreso de los Estados Unidos Mexicanos. (2015). Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública. Diario Oficial de la Federación, 4 de mayo de 2015.
- Congreso de los Estados Unidos Mexicanos. (1976). Ley Orgánica de la Administración Pública Federal. Diario Oficial de la Federación.
- Congreso de los Estados Unidos Mexicanos. (2004). Ley General de Bienes Nacionales. Diario Oficial de la Federación.
- Congreso de los Estados Unidos Mexicanos. (2016). Ley General de Responsabilidades Administrativas. Diario Oficial de la Federación.
- Instituto Nacional de Transparencia, Acceso a la Información y Protección de Datos Personales (INAI). (2021). Lineamientos para la elaboración de versiones públicas y criterios de clasificación de información. INAI.
- International Organization for Standardization (ISO). (2016). ISO 15489-1:2016 Information and documentation — Records management. ISO.
- Secretaría de la Función Pública (SFP). (2019). Manual Administrativo de Aplicación General en las materias de Transparencia y de Archivos. Gobierno de México.
- Secretaría de la Defensa Nacional (SEDENA). (2022). Reglamento Interior de la Secretaría de la Defensa Nacional. Diario Oficial de la Federación.
- Secretaría de la Defensa Nacional (SEDENA). (2022). Manual de Organización General de la Secretaría de la Defensa Nacional. Gobierno de México.
- Secretaría de Hacienda y Crédito Público (SHCP). (2013). Norma General de Información Financiera Gubernamental NIFG-004. Archivo contable gubernamental. SHCP.
- Secretaría de Gobernación (SEGOB). (2014). Decreto por el que se crea la Sección de Archivos Presidenciales del Archivo General de la Nación. Diario Oficial de la Federación.
- Secretaría de la Función Pública (SFP). (2018). Acuerdo sobre el Esquema de Interoperabilidad y Datos Abiertos de la Administración Pública Federal. Diario Oficial de la Federación.
- Congreso de los Estados Unidos Mexicanos. (2018). Ley General de Archivos. Diario Oficial de la Federación, 15 de junio de 2018.
- Congreso de los Estados Unidos Mexicanos. (2015). Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública. Diario Oficial de la Federación, 4 de mayo de 2015.
- Congreso de los Estados Unidos Mexicanos. (1976). Ley Orgánica de la Administración Pública Federal. Diario Oficial de la Federación.
- Congreso de los Estados Unidos Mexicanos. (2004). Ley General de Bienes Nacionales. Diario Oficial de la Federación.
- Congreso de los Estados Unidos Mexicanos. (2016). Ley General de Responsabilidades Administrativas. Diario Oficial de la Federación.
- Instituto Nacional de Transparencia, Acceso a la Información y Protección de Datos Personales (INAI). (2021). Lineamientos para la elaboración de versiones públicas y criterios de clasificación de información. INAI.
- International Organization for Standardization (ISO). (2016). ISO 15489-1:2016 Information and documentation — Records management. ISO.
- Secretaría de la Función Pública (SFP). (2019). Manual Administrativo de Aplicación General en las materias de Transparencia y de Archivos. Gobierno de México.
- Secretaría de la Defensa Nacional (SEDENA). (2022). Reglamento Interior de la Secretaría de la Defensa Nacional. Diario Oficial de la Federación.
- Secretaría de la Defensa Nacional (SEDENA). (2022). Manual de Organización General de la Secretaría de la Defensa Nacional. Gobierno de México.
- Secretaría de Hacienda y Crédito Público (SHCP). (2013). Norma General de Información Financiera Gubernamental NIFG-004. Archivo contable gubernamental. SHCP.
- Secretaría de Gobernación (SEGOB). (2014). Decreto por el que se crea la Sección de Archivos Presidenciales del Archivo General de la Nación. Diario Oficial de la Federación.
- Secretaría de la Función Pública (SFP). (2018). Acuerdo sobre el Esquema de Interoperabilidad y Datos Abiertos de la Administración Pública Federal. Diario Oficial de la Federación.
- International Organization for Standardization (ISO). (2016). ISO 15489-1:2016 Information and documentation — Records management. ISO.
- Secretaría de la Función Pública (SFP). (2019). Manual Administrativo de Aplicación General en las materias de Transparencia y de Archivos. Gobierno de México.
- Secretaría de la Defensa Nacional (SEDENA). (2022). Reglamento Interior de la Secretaría de la Defensa Nacional. Diario Oficial de la Federación.
- Secretaría de la Defensa Nacional (SEDENA). (2022). Manual de Organización General de la Secretaría de la Defensa Nacional. Gobierno de México.
- Secretaría de Hacienda y Crédito Público (SHCP). (2013). Norma General de Información Financiera Gubernamental NIFG-004. Archivo contable gubernamental. SHCP.
- Secretaría de Gobernación (SEGOB). (2014). Decreto por el que se crea la Sección de Archivos Presidenciales del Archivo General de la Nación. Diario Oficial de la Federación.
PRACTICA 2 AUDITORIA DOCUMENTAL DE LOS ARCHIVOS
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INSTITUTO POLITÉCNICO NACIONAL ESCUELA NACIONAL DE BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMíA (ENBA)
Alumno: Francisco Javier Ramírez Rodríguez. Matrícula: 20220D0044 Fecha de elaboración: 18 de octubrebre de 2025. Nombre de la Unidad de Aprendizaje: Diagnóstico y Auditoria Archivística. Número y nombre de la Evidencia de Aprendizaje: PRACTICA 2 AUDITORIA DOCUMENTAL DE LOS ARCHIVOS Profesora: Mtra. Evelin Adriana Zea Elizalde.
PRESENTACIÓN.
ARCHIVO HISTÓRICO DE SEDENA.
Presentación del Archivo
El Archivo Histórico de la Secretaría de la Defensa Nacional (SEDENA) constituye uno de los acervos documentales más relevantes del país, ya que resguarda la memoria institucional de las fuerzas armadas mexicanas, desde el siglo XIX hasta la actualidad. Este archivo conserva documentos que registran la evolución administrativa, operativa y social del Ejército y Fuerza Aérea Mexicanos, lo que lo convierte en una fuente indispensable para la investigación histórica, la transparencia y la rendición de cuentas.
Presentación del Archivo
De acuerdo con la Guía para la Auditoría Archivística del AGN, la existencia de un archivo histórico responde a la necesidad de consolidar un sistema institucional de archivos ordenado y eficiente, capaz de garantizar la conservación, disponibilidad y acceso a los documentos con valor permanente. En este sentido, el archivo histórico de la SEDENA cumple una función doble: preservar la memoria documental institucional y asegurar el acceso público bajo los criterios de confidencialidad y reserva que la ley determine.
OBJETIVOS.
ARCHIVO HISTÓRICO DE SEDENA.
Los objetivos de la auditoría archivística, aplicados al caso de la SEDENA, son los siguientes:
OBJETIVOS
OBJETIVOS
En suma, el propósito es asegurar que el Archivo Histórico de la SEDENA funcione bajo estándares de calidad y normatividad archivística nacional e internacional, siendo ejemplo de conservación institucional.
OBJETIVOS
Ámbito de Aplicación.
ARCHIVO HISTÓRICO DE SEDENA.
El ámbito de aplicación de la Guía para la Auditoría Archivística comprende todos los archivos de las dependencias federales, incluyendo las áreas de trámite, concentración e históricas. En el caso de la SEDENA, la auditoría se aplica de manera específica al Archivo Histórico Militar, el cual depende del área coordinadora de archivos de la Secretaría y se sujeta al Sistema Institucional de Archivos. Este ámbito también abarca las unidades administrativas generadoras de documentos, las direcciones y mandos operativos que transfieren información al archivo de concentración y, posteriormente, al histórico. Por lo tanto, la revisión no sólo implica el acervo histórico, sino el ciclo completo de vida de los documentos militares.
Ámbito de Aplicación
Método de Aplicación
ARCHIVO HISTÓRICO DE SEDENA.
El método de auditoría establecido por el AGN se compone de tres etapas principales, aplicadas a la SEDENA:
Método de Aplicación
- Revisión documental y registros: Se analizan los instrumentos de control y consulta (Cuadro General de Clasificación Archivística, Catálogo de Disposición Documental, Inventario General y Guía Simple de Archivos), así como los registros de transferencias y bajas documentales.
El resultado de este método permite calificar el cumplimiento de la SEDENA con los criterios de “cumple”, “cumple parcialmente” o “no cumple”, estableciendo recomendaciones específicas para la mejora del sistema archivístico.Método de Aplicación
ARCHIVO HISTÓRICO DE SEDENA.
Área coordinadora de archivos
Área coordinadora de archivos
El Área Coordinadora de Archivos en la Secretaría de la Defensa Nacional (SEDENA) es la instancia responsable de normar, supervisar y dirigir el funcionamiento de los archivos de trámite, concentración e histórico. Según la Guía del AGN, esta área debe garantizar la homogeneidad archivística y la correcta aplicación de los instrumentos de control y consulta.En el contexto militar, esta área enfrenta un doble reto: asegurar la adecuada gestión documental de una dependencia con gran volumen informativo y cumplir con los principios de confidencialidad propios de la institución. El área debe contar con un responsable designado oficialmente, capacitado en normatividad archivística, y con atribuciones para coordinar políticas internas de organización, valoración y conservación.
Área coordinadora de archivos
Asimismo, la Coordinación debe elaborar y mantener actualizados los instrumentos técnicos archivísticos (Cuadro General de Clasificación Archivística, Catálogo de Disposición Documental, Inventarios y Guía Simple), además de diseñar el Plan Anual de Desarrollo Archivístico (PADA). En la SEDENA, este plan es fundamental para la modernización documental y para integrar tecnologías de automatización seguras. Valoración general: La Coordinación de Archivos de la SEDENA cumple con la estructura normativa, aunque requiere fortalecer la capacitación archivística en mandos medios y garantizar la interoperabilidad entre los sistemas electrónicos de gestión documental y las áreas operativas del archivo militar.
ARCHIVO HISTÓRICO DE SEDENA.
Unidad de correspondencia
Unidad de correspondencia
La Unidad de Correspondencia de la SEDENA se encarga de la recepción, registro, distribución y despacho de la correspondencia oficial tanto interna como externa. De acuerdo con la Guía del AGN, esta unidad debe garantizar el manejo ordenado y seguro de los documentos, respetando los principios de privacidad, autenticidad y trazabilidad. En el contexto castrense, el flujo documental es constante y sensible, por lo que la unidad debe aplicar procedimientos estandarizados de registro y control, utilizando sistemas electrónicos de seguimiento que permitan rastrear la entrada y salida de documentos. La existencia de un sistema de control de correspondencia, con folios, acuses y canales de envío seguros, asegura la transparencia y la trazabilidad administrativa.
Unidad de correspondencia
La Guía recomienda además implementar controles físicos y digitales para evitar extravíos, así como establecer un manual de procedimientos actualizado. En la SEDENA, estos mecanismos son esenciales por el carácter confidencial de gran parte de la documentación militar. Valoración general: La Unidad de Correspondencia de la SEDENA cumple parcialmente con los estándares de la Guía del AGN, aunque podría fortalecerse mediante la digitalización del registro de correspondencia y la interoperabilidad con los archivos de trámite.
ARCHIVO HISTÓRICO DE SEDENA.
Archivo de trámite
El Archivo de Trámite es el espacio donde se conserva la documentación activa generada por las diferentes direcciones y mandos militares durante el ejercicio de sus funciones. La Guía del AGN establece que debe existir en cada unidad administrativa y que su organización debe realizarse conforme al Cuadro General de Clasificación Archivística y el Catálogo de Disposición Documental. En el caso de la SEDENA, el archivo de trámite es esencial para la gestión administrativa y operativa, ya que permite el acceso rápido a expedientes de personal, logística, operaciones, adquisiciones y justicia militar. Cada área debe contar con personal capacitado para la correcta integración, foliación y ordenación de expedientes, evitando duplicidades y pérdidas de información.
Archivo de trámite
La transferencia primaria al archivo de concentración debe realizarse una vez que los documentos hayan concluido su trámite y se haya cumplido su periodo de conservación en el archivo de trámite. Asimismo, debe llevarse un control mediante inventarios actualizados. Valoración general: El Archivo de Trámite en la SEDENA muestra una estructura sólida y jerarquizada, pero se recomienda reforzar la estandarización de los procesos de clasificación entre las diferentes áreas administrativas y fomentar el uso de herramientas electrónicas seguras para la gestión documental.
Archivo de trámite
ARCHIVO HISTÓRICO DE SEDENA.
Archivo de concentración
El Archivo de Concentración de la SEDENA actúa como depósito intermedio, donde se resguarda documentación semiactiva que aún tiene valor administrativo, legal o fiscal, pero que ya no se consulta de forma cotidiana. Según la Guía del AGN, este archivo debe estar adscrito al Área Coordinadora de Archivos y contar con la infraestructura necesaria para su conservación. En la SEDENA, este archivo juega un papel clave en la transición documental, ya que centraliza grandes volúmenes de información generados por unidades militares en todo el país. Es responsable de aplicar los plazos de conservación y los procedimientos de valoración documental establecidos en el Catálogo de Disposición Documental, así como de preparar las transferencias secundarias hacia el Archivo Histórico Militar.
Archivo de concentración
Debe llevarse control de inventarios generales y específicos, asegurar condiciones ambientales óptimas y aplicar medidas de seguridad física y digital. Además, es vital que el personal a cargo posea formación archivística y que existan protocolos para la destrucción controlada de documentos sin valor histórico. Valoración general: El Archivo de Concentración de la SEDENA cumple funcionalmente con la Guía del AGN, aunque se recomienda fortalecer los procesos de valoración documental y documentar las transferencias secundarias con instrumentos oficiales del AGN.
Archivo de CONCENTRACIÓN
ARCHIVO HISTÓRICO DE SEDENA.
Archivo histórico
El Archivo Histórico Militar de la SEDENA conserva la documentación con valor permanente, que constituye el patrimonio documental del Ejército Mexicano. De acuerdo con la Guía del AGN, esta área debe fungir como fuente pública de información, preservando la memoria institucional y promoviendo la difusión responsable de los acervos. En este archivo se resguardan documentos que datan desde el siglo XIX, incluyendo expedientes de campañas militares, registros de personal, fotografías, correspondencia, órdenes, planos y materiales audiovisuales. El archivo debe contar con instalaciones seguras, control ambiental y procedimientos de restauración y digitalización.
Archivo histórico
Asimismo, debe elaborar y mantener actualizados sus instrumentos técnicos: el Cuadro General de Clasificación Archivística, el Catálogo de Disposición Documental, el Inventario General y la Guía Simple de Archivos. También es indispensable su vinculación con el área coordinadora de archivos, para garantizar la transferencia secundaria y la correcta valoración documental. El acceso a los documentos debe realizarse conforme a la Ley General de Archivos y la Ley General de Transparencia, estableciendo restricciones en los casos de información clasificada o reservada por razones de seguridad nacional.
Archivo histórico
Valoración general: El Archivo Histórico Militar de la SEDENA cumple con los principios fundamentales de la Guía del AGN, destacando su papel en la preservación del patrimonio documental nacional. No obstante, es necesario continuar fortaleciendo la infraestructura archivística, la digitalización de fondos y los mecanismos de acceso público controlado.
Archivo histórico
ARCHIVO HISTÓRICO DE SEDENA.
Marco Normativo
El marco normativo del Archivo Histórico Militar de la Secretaría de la Defensa Nacional (SEDENA) se fundamenta en la obligación del Estado mexicano de preservar su memoria documental, garantizando la organización, conservación y acceso a los documentos públicos. Esta obligación se desprende de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, que reconoce el derecho de acceso a la información y la transparencia gubernamental como principios rectores de la administración pública. El Archivo General de la Nación (AGN), como órgano rector del Sistema Nacional de Archivos, establece las directrices para la gestión documental a través de instrumentos normativos como la Guía para la Auditoría Archivística (2015), que sirve como referencia para evaluar el cumplimiento de los procesos técnicos archivísticos en dependencias federales, incluyendo la SEDENA.
Marconormativo
El marco normativo del Archivo Histórico Militar de la Secretaría de la Defensa Nacional (SEDENA) se fundamenta en la obligación del Estado mexicano de preservar su memoria documental, garantizando la organización, conservación y acceso a los documentos públicos. Esta obligación se desprende de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, que reconoce el derecho de acceso a la información y la transparencia gubernamental como principios rectores La Ley General de Archivos (LGA), publicada en 2018, constituye la norma principal en materia archivística en México. Esta ley regula la organización y conservación de los archivos públicos, y establece que todas las dependencias federales, incluidas las de carácter militar, deben integrar un Sistema Institucional de Archivos (SIA) que garantice la integridad, autenticidad y disponibilidad de la documentación. Dentro del marco de la LGA, la SEDENA está obligada a aplicar los principios de procedencia y orden original, asegurando que los documentos se mantengan conforme a su contexto de creación y no se altere su estructura ni contenido. Este principio garantiza la fidelidad histórica de los fondos documentales militares.
Marconormativo
Asimismo, la Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública (LGTAIP) establece la obligación de las dependencias federales de permitir el acceso a los documentos públicos, salvo aquellos clasificados como reservados por razones de seguridad nacional o confidencialidad. En el caso de la SEDENA, esta disposición adquiere especial relevancia, dado que gran parte de su acervo contiene información sensible. El Reglamento de la Ley Federal de Archivos y los Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos del AGN complementan la regulación, detallando los procedimientos técnicos para la clasificación, valoración, transferencia y disposición final de los documentos. Estas disposiciones son de aplicación directa en la gestión archivística militar.
Marconormativo
El Manual Administrativo de Aplicación General en las Materias de Transparencia y de Archivos orienta la operación archivística cotidiana en las dependencias públicas, estableciendo obligaciones como la elaboración del Plan Anual de Desarrollo Archivístico (PADA), el Cuadro General de Clasificación Archivística (CGCA) y el Catálogo de Disposición Documental (CDD), instrumentos que la SEDENA debe mantener actualizados. La Ley Orgánica de la Administración Pública Federal (LOAPF) define la estructura y competencias de las Secretarías de Estado, incluyendo la SEDENA. De esta manera, las atribuciones de la Secretaría deben vincularse con los procesos archivísticos, pues toda función administrativa, operativa o técnica genera documentos sujetos a conservación.
Marconormativo
Otro instrumento relevante es la Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos, que establece sanciones por el mal manejo, pérdida o destrucción indebida de documentos públicos. En la SEDENA, esta disposición garantiza la rendición de cuentas en la administración documental militar. La Ley General de Bienes Nacionales también incide en el marco jurídico del archivo, ya que considera a los documentos históricos como bienes del dominio público de la nación. Por tanto, el acervo histórico militar de la SEDENA no puede ser enajenado, destruido ni trasladado sin autorización del AGN. La Norma General de Información Financiera Gubernamental 004, relativa al Archivo Contable Gubernamental, regula la conservación de documentos contables y financieros. Su aplicación en la SEDENA asegura la custodia de la documentación presupuestal y de gasto público con fines de transparencia y fiscalización.
Marconormativo
El Instructivo para la Elaboración del Catálogo de Disposición Documental del AGN proporciona las bases para determinar los valores primarios y secundarios de los documentos, los plazos de conservación y el destino final. La SEDENA debe utilizar este instrumento para definir qué expedientes se transfieren al archivo histórico y cuáles pueden darse de baja. De igual forma, el Instructivo para Elaborar el Cuadro General de Clasificación Archivística establece las categorías que reflejan la estructura funcional de las dependencias. En el caso de la SEDENA, esto permite clasificar los fondos documentales por áreas operativas, administrativas y estratégicas del ámbito militar. El Instructivo para la Transferencia Secundaria de Archivos con Valor Histórico, emitido por el AGN, define el procedimiento mediante el cual los archivos de concentración remiten documentación al archivo histórico. En la SEDENA, este proceso garantiza que sólo los documentos con valor permanente sean conservados de forma definitiva.
Marconormativo
Además, los Lineamientos para la Elaboración de Versiones Públicas y los Criterios para la Clasificación y Desclasificación de Información establecen reglas para equilibrar el acceso a la información con la protección de la seguridad nacional. En el Archivo Histórico Militar, estos lineamientos son esenciales para regular la consulta pública de documentos sensibles. La Guía para Determinar la Viabilidad de Proyectos de Digitalización de Documentos de Archivo, también del AGN, regula los procesos de digitalización. La SEDENA puede aplicar esta guía para preservar electrónicamente documentos históricos, siempre garantizando la autenticidad e integridad de los registros digitales. En materia internacional, la Norma ISO 15489-1:2016 sobre gestión de documentos es un referente técnico complementario. Su adopción por parte de la SEDENA contribuiría a estandarizar procesos de gestión documental, promoviendo la trazabilidad, eficiencia y seguridad de la información.
Marconormativo
Por otro lado, el Decreto por el cual se crea la Sección de Archivos Presidenciales del AGN establece precedentes importantes para la administración de documentos históricos en dependencias federales. La SEDENA puede basarse en este modelo para la creación de secciones especializadas de archivos militares históricos. El Acuerdo sobre el Esquema de Interoperabilidad y Datos Abiertos de la Administración Pública Federal complementa este marco al promover el uso de tecnologías que faciliten el acceso controlado a la información gubernamental. Su aplicación en la SEDENA debe realizarse de forma gradual, priorizando la seguridad de los datos y la transparencia institucional. En conjunto, este marco normativo garantiza que el Archivo Histórico Militar de la SEDENA opere con apego a los principios de legalidad, autenticidad y transparencia. La observancia de las normas del AGN y de la legislación federal no sólo preserva la memoria documental del Ejército Mexicano, sino que también fortalece la rendición de cuentas, el acceso a la información pública y la identidad histórica nacional.
Marconormativo
ARCHIVO HISTÓRICO DE SEDENA.
Conclusiones
El análisis del Archivo Histórico Militar de la Secretaría de la Defensa Nacional demuestra que la institución posee una estructura archivística sólida y alineada con los principios establecidos por el Archivo General de la Nación (AGN). Su sistema de archivos, compuesto por áreas de trámite, concentración e histórico, refleja la aplicación gradual del ciclo vital de los documentos y garantiza la conservación de la memoria documental de las Fuerzas Armadas. El Área Coordinadora de Archivos cumple un papel esencial como órgano rector dentro del sistema institucional de archivos de la SEDENA. Su función de establecer políticas, coordinar procesos técnicos y supervisar el cumplimiento normativo es indispensable para mantener la homogeneidad archivística. No obstante, se requiere fortalecer los programas de capacitación técnica del personal y promover la profesionalización en materia archivística, especialmente en unidades operativas.
Conclusiones
En cuanto a la Unidad de Correspondencia, se observa que cumple con las funciones básicas de recepción, registro y distribución documental, aunque se recomienda avanzar hacia la digitalización de los procesos de control y seguimiento de la correspondencia oficial. La aplicación de herramientas electrónicas seguras permitiría mejorar la trazabilidad de los documentos y reforzar la transparencia institucional. El Archivo de Trámite en la SEDENA es un componente fundamental para la gestión administrativa. Sin embargo, su eficiencia depende de la correcta aplicación de los instrumentos archivísticos y de la coordinación con las demás áreas. Se debe garantizar que todas las unidades administrativas mantengan una organización documental uniforme y que las transferencias primarias se realicen conforme al Catálogo de Disposición Documental.
Conclusiones
El Archivo de Concentración cumple adecuadamente con la función de resguardo temporal de los documentos semiactivos. No obstante, es necesario fortalecer la etapa de valoración documental para asegurar que las transferencias secundarias hacia el archivo histórico se realicen únicamente con expedientes que posean valor permanente. Asimismo, deben mejorarse los controles ambientales y las condiciones físicas de conservación para proteger el patrimonio documental militar. El Archivo Histórico Militar, por su relevancia institucional y patrimonial, representa uno de los pilares de la memoria nacional. Su acervo, conformado por documentos que testimonian la historia del Ejército Mexicano, debe preservarse bajo los más altos estándares técnicos y normativos. La digitalización progresiva y la difusión controlada del acervo permitirán ampliar el acceso público, garantizando al mismo tiempo la seguridad de la información.
Conclusiones
El marco normativo aplicable —encabezado por la Ley General de Archivos, la Ley General de Transparencia y la Guía para la Auditoría Archivística del AGN— proporciona las herramientas jurídicas y técnicas necesarias para la gestión documental en la SEDENA. Su cumplimiento asegura la conservación, integridad y autenticidad de los documentos, contribuyendo a la transparencia y rendición de cuentas de la administración militar. La auditoría archivística, aplicada conforme a la metodología del AGN, permite identificar fortalezas y áreas de oportunidad en cada una de las etapas de la gestión documental. Para la SEDENA, esta herramienta es estratégica, ya que le permite modernizar sus procesos, optimizar recursos y consolidar una cultura archivística dentro de una institución históricamente orientada a la seguridad y la reserva de la información.
Conclusiones
El fortalecimiento del Archivo Histórico Militar requiere una visión integral que combine la normatividad, la tecnología y la capacitación del personal. La interoperabilidad entre los archivos físico y digital, junto con la implementación de sistemas electrónicos de gestión documental, son pasos necesarios para garantizar la preservación a largo plazo del acervo histórico y administrativo del Ejército Mexicano. En conclusión, la SEDENA cuenta con las bases normativas y estructurales para cumplir con las disposiciones del AGN y avanzar hacia una gestión documental moderna, transparente y eficiente. La consolidación de su Archivo Histórico Militar no sólo garantiza la preservación del patrimonio documental de las Fuerzas Armadas, sino que también reafirma el compromiso del Estado mexicano con la memoria histórica, la transparencia institucional y el derecho ciudadano a la información pública.
Conclusiones
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Anexos
ANEXO 1. BASE NORMATIVA GENERAL DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS
De conformidad con la Guía para la Auditoría Archivística del AGN y la Ley General de Archivos (LGA), el Sistema Institucional de Archivos de la SEDENA se rige por los siguientes ordenamientos:
- Cuadro General de Clasificación Archivística.
- Catálogo de Disposición Documental.
- Guía Simple de Archivos.
- Transferencias Primarias y Secundarias.
Norma ISO 15489-1:2016 (gestión internacional de documentos).ARCHIVO HISTÓRICO DE SEDENA.
Anexos
ANEXO 2. ESTRUCTURA DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS DE LA SEDENA
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ANEXO 3. INSTRUMENTOS DE CONTROL Y CONSULTA ARCHIVÍSTICA
Con base en el artículo 19 de la Ley General de Archivos y la Guía del AGN, los instrumentos indispensables del Archivo Histórico Militar son:
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ANEXO 4. MÉTODO DE APLICACIÓN DE LA AUDITORÍA ARCHIVÍSTICA
De acuerdo con el Capítulo “Método de Aplicación” de la Guía del AGN, la auditoría archivística en la SEDENA se aplica mediante las siguientes etapas: Entrevista en sitio: Reunión con el responsable del Área Coordinadora de Archivos y los encargados de cada tipo de archivo. Se verifica la existencia de instrumentos de control, registros de transferencias y políticas de conservación. Inspección física: Visita a los acervos del archivo de trámite, concentración e histórico. Se revisan instalaciones, mobiliario, control ambiental, limpieza, señalización, seguridad y condiciones de conservación. Revisión documental: Evaluación de la vigencia, integridad y autenticidad de los instrumentos archivísticos. Se analizan los inventarios, guías, catálogos y expedientes seleccionados. Informe y recomendaciones: Se elabora un informe técnico con resultados de cumplimiento (“Cumple”, “Cumple parcialmente”, “No cumple”) y se emiten recomendaciones específicas.
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ANEXO 5. FORMATOS Y CÉDULAS DE VERIFICACIÓN
De acuerdo con los anexos de la Guía del AGN, las cédulas analíticas que deben aplicarse en la auditoría del Archivo Histórico Militar son las siguientes: Cédula 1: Área Coordinadora de Archivos. Cédula 2: Unidad de Correspondencia. Cédula 3: Archivo de Trámite. Cédula 4: Archivo de Concentración. Cédula 5: Archivo Histórico. Cada cédula incluye indicadores de cumplimiento normativo, descripción de hallazgos y observaciones. Estas se elaboran en formato oficial del AGN (PDF o Excel) y deben mantenerse en el expediente de auditoría.
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ANEXO 6. CRITERIOS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL
El proceso de valoración documental, según la Guía y los instructivos del AGN, se basa en los siguientes criterios: Valor administrativo: Utilidad para la gestión cotidiana y toma de decisiones. Valor legal: Vinculación con derechos, obligaciones o actos jurídicos. Valor fiscal o contable: Relación con comprobaciones presupuestales y financieras. Valor histórico: Importancia permanente por su testimonio de hechos relevantes. La SEDENA debe documentar sus dictámenes de valoración y conservar copia de los expedientes dictaminados con valor histórico para su transferencia definitiva.
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ANEXO 7. MEDIDAS DE CONSERVACIÓN Y SEGURIDAD ARCHIVÍSTICA
Conforme a los lineamientos del AGN:
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ANEXO 8. RESULTADOS ESPERADOS DE LA AUDITORÍA ARCHIVÍSTICA
ConfoLa aplicación de la Guía del AGN en el Archivo Histórico Militar permitirá:
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ANEXO 9. PRINCIPALES RECOMENDACIONES PARA FORTALECER EL ARCHIVO HISTÓRICO MILITAR
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ANEXO 10. FUENTES Y REFERENCIAS NORMATIVAS
Archivo General de la Nación (2015). Guía para la Auditoría Archivística. México: AGN. Archivo General de la Nación (2019). Lineamientos para la Organización y Conservación de Archivos. Ley General de Archivos (2018). Diario Oficial de la Federación. Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública (2015). ISO 15489-1:2016 Information and Documentation – Records Management. Manual Administrativo de Aplicación General en Materia de Archivos. Secretaría de la Defensa Nacional. Reglamento Interior y Manual de Organización General de la SEDENA. Instructivos técnicos emitidos por el AGN (Cuadro, Catálogo, Guía Simple, Transferencias y Valoración).
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Fuentes consultadas