GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
Fase Archivística
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Elaboró:Ana L. Rocha Profra: Evelin Adriana Zea Elizalde Licenciatura: Archivonomía
DOCUMENTO eLECTRÓNICO
Es un registro de información que es contenido en un archivo o fichero, el cual es un flujo unidimensional de bits que son almacenados en dispositivos (discos duros, cds, cintas, etc.) y se caracterizan por tener un formato y atributos tales como la extensión (ejemplo: .doc, .xls, .pdf. etc.), el nombre y la descripción de la “carpeta” o directorio que lo contiene. Es importante aclarar que no todos los archivos son documentos, ya que algunos tienen la función de configuración del sistema o para almacenar datos como ocurre por ejemplo en las bases de datos.
Documentos electrónicos de archivo y sistema de gestión de documentos electrónicos de archivo SGDEA: Conceptos básicos, buenas prácticas e ideas para avanzar; William Javier Patarroyo Baquero; Dirección Distrital de Archivo de Bogotá agosto de 2019; enlace: 02_Documentos_Electronicos_Archivo_SGDEA_Conceptos_básicos.pdf
DOCUMENTO eLECTRÓNICO
Los archivos se organizan jerárquicamente y sobre ellos se pueden realizar funciones para crear, mover, modificar, aumentar, reducir y borrar a partir de los permisos otorgados al usuario desde el sistema informático. La cantidad de unos y ceros empleados para representar un objeto digital (agrupados en Bytes) en un archivo, es el tamaño del archivo o como se denomina coloquialmente “peso del archivo” y se expresa en Bytes o sus unidades múltiplos Kb, Mb, Gb, Tb,
Documentos electrónicos de archivo y sistema de gestión de documentos electrónicos de archivo SGDEA: Conceptos básicos, buenas prácticas e ideas para avanzar; William Javier Patarroyo Baquero; Dirección Distrital de Archivo de Bogotá agosto de 2019; enlace: 02_Documentos_Electronicos_Archivo_SGDEA_Conceptos_básicos.pdf
DOCUMENTO eLECTRÓNICO
DOCUMENTO eLECTRÓNICO de archivo
El documento electrónico de archivo, es un caso particular del documento electrónico en su generalidad, lo condicionan los mismos requisitos del documento de archivo físico, pero su conformación y soporte están ligados a la definición de documento electrónico, es decir, es el registro de la información generada, recibida, almacenada, y comunicada por medios electrónicos, producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y que debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos.
Documentos electrónicos de archivo y sistema de gestión de documentos electrónicos de archivo SGDEA: Conceptos básicos, buenas prácticas e ideas para avanzar; William Javier Patarroyo Baquero; Dirección Distrital de Archivo de Bogotá agosto de 2019; enlace: 02_Documentos_Electronicos_Archivo_SGDEA_Conceptos_básicos.pdf
DOCUMENTO eLECTRÓNICO de archivo
Los documentos electrónicos no siempre nacen siendo electrónicos, muchos se convierten o transforman a electrónicos en algún momento de su gestión; también se les llama Documentos Digitales (haciendo referencia a los digitalizados), pero son documentos electrónicos. Aquí es necesario comentar que generalmente la digitalización se asocia solo al proceso de convertir un documento en papel a uno electrónico mediante el uso de un escáner, es el paso de un documento analógico, a uno digital mediante una máquina y un software, por ejemplo, se digitaliza audio o video a partir de cintas magnéticas que son convertidas en ficheros electrónicos como Mp3, Mp4 o AVI.
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DOCUMENTO eLECTRÓNICO de archivo
Los documentos nativos electrónicos o nato-digitales son los que se producen electrónicos y se mantienen electrónicos durante todo el ciclo vital; estos por diferentes motivos como practicidad, seguridad y/o políticas de preservación pueden ser convertidos a otros formatos electrónicos; así por ejemplo un oficio que es generado en Word, es convertido a PDF o PDF-A; el mapa generado por un GIS es capturado en TIFF y luego convertido en PNG o la factura del ejemplo anteriormente dado producida a partir de un Query de una base de datos es capturada en PDF.
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Características del documento electrónico de archivo
a) Contenido estable. El contenido del documento no cambia en el tiempo; los cambios deben estar autorizados conforme a reglas establecidas, limitadas y controladas por la entidad, o el administrador del sistema, de forma que, al ser consultado cualquier documento, una misma pregunta, solicitud o interacción genere siempre el mismo resultado.
b) Forma documental fija. Se define como la cualidad del documento de archivo que asegura que su contenido permanece completo y sin alteraciones, a lo largo del tiempo, manteniendo la forma original que tuvo durante su creación.
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expediente electrónico
expediente electrónico
Un expediente electrónico es el conjunto de documentos y actuaciones electrónicos producidos y recibidos durante el desarrollo de un mismo trámite o procedimiento, acumulados en razón de este, interrelacionados y vinculados entre sí, manteniendo la integridad y orden dado durante el desarrollo del asunto que les dio origen y que se conservan electrónicamente durante todo su ciclo de vida, con el fin de garantizar su consulta en el tiempo.
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expediente electrónico
A nivel tecnológico, un expediente electrónico se traduce como la ubicación de uno o más objetos digitales almacenados en una misma ruta del sistema y organizados de forma jerárquica aplicando principios archivísticos. De esta forma, se garantiza el acceso y administración mediante la asignación de características de los sistemas de archivos conocido por su denominación en inglés, File System, que proporcionan métodos y estructuras para almacenar y organizar los archivos junto con sus atributos.
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expediente electrónico
Los sistemas de archivos generan un índice para que el sistema operativo pueda ver lo que contiene la unidad de almacenamiento, sin necesidad de recorrerla toda para encontrar un archivo; algunos ejemplos de sistemas de archivos son: FAT, NTFS, -EXT, -HFS.
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cARACTERÍSTICAS DEL expediente electrónico
Carpeta: En el entorno físico es la unidad de almacenamiento en la cual se agrupan y almacenan los documentos y sirve como instrumento para la protección de los mismos; en el entorno electrónico, se constituye en el lugar o punto dentro del sistema de almacenamiento en donde se ubican los objetos digitales (documentos).
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expediente electrónico
Hoja de control / Índice electrónico: Es un instrumento a través del cual se lleva una relación o lista de los documentos existentes al interior de un expediente, identificando de forma secuencial, uno a uno, documento por documento en un momento del tiempo.
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expediente electrónico
Documentos: Son el componente esencial del expediente, como ya se indicó, estos tienen sus propios componentes los cuales por supuesto también son parte del expediente.
Foliación: El foliado se registra a través del índice electrónico a través de metadatos.
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expediente electrónico
Firma índice electrónico: Es una firma electrónica con la cual se registra el cierre del expediente electrónico y se asegura el índice. Metadatos: Es la información sobre el origen, contenido de los expedientes y eventos sobre estos; en el caso de los electrónicos son los contextuales y los del sistema.
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expediente electrónico
Lista de control Acceso (ACL): Es la lista de permisos otorgados a usuarios que pueden acceder al expediente, mediante la asignación de una serie de permisos desde el sistema informático, con base en la Tabla Control de Acceso.
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Proceso de gestión electrónica
Proceso de gestión electrónica
Es un sistema de información especializado para gestionar documentos electrónicos y documentos electrónicos de archivo en todo su ciclo de vital, con el fin de automatizar y normalizar su administración de acuerdo a los principios archivísticos y los requisitos técnicos funcionales establecidos.
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Proceso de gestión electrónica
El SGDEA incorpora funciones que permiten determinar el momento adecuado para capturar un documento como documento de archivo y de esta forma realizar trámites y procesos de clasificación para la conformación de expedientes electrónicos, debe estar en la posibilidad de interoperar con otros sistemas de información; los documentos generados son agrupados de acuerdo con un esquema de clasificación como es el Cuadro de Clasificación Documental.
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Proceso de gestión electrónica
Una vez se cierre un expediente, el SGDEA automatiza la aplicación de reglas de Retención Documental que permitan la aplicación de los tiempos de retención de acuerdo con lo establecido en la tabla de retención documental TRD; debe controlar sistemáticamente los documentos, desde la recepción o producción, pasando por la distribución y trámite, para lograr una organización hasta su Disposición o Preservación, garantizando la disponibilidad futura a través de Servicios de información.
Se trata de una herramienta de control y seguimiento en el ciclo de vida, la cual administra los documentos desde que nacen, hasta que se conservan indefinidamente o se eliminan.
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Conclusión
La fase archivística es un componente esencial de la gestión documental moderna, pues garantiza la continuidad, transparencia y eficiencia institucional, donde la tecnología juega un papel muy importante en los documentos electrónicos de archivo y los expediente electrónico ya que son pilares que permiten estructurar y preservar la memoria institucional en entornos digitales, por lo que es necesario implementar sistemas de gestión documental electrónica con criterios archivísticos que permita asegurar no solo el cumplimiento normativo, sino también la protección del patrimonio documental en la era digital.
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Referencia Bibliografíca
Documentos electrónicos de archivo y sistema de gestión de documentos electrónicos de archivo SGDEA: Conceptos básicos, buenas prácticas e ideas para avanzar; William Javier Patarroyo Baquero; Dirección Distrital de Archivo de Bogotá agosto de 2019; enlace: 02_Documentos_Electronicos_Archivo_SGDEA_Conceptos_básicos.pdf ; consultado el 01/11/2025. Guía para la gestión de documentos y expedientes electrónicos; Erika Lucia Rangel Palencia y Carlos Arturo Merchán Herrera; 14 de noviembre de 2017, enlace: Erika Lucia Rangel Palencia; Guia de Expedientes de Documentos electronicos ; consultado el 01/11/2025.
¡Muchas gracias!
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GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
laura rocha
Created on November 2, 2025
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GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
Fase Archivística
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Elaboró:Ana L. Rocha Profra: Evelin Adriana Zea Elizalde Licenciatura: Archivonomía
DOCUMENTO eLECTRÓNICO
Es un registro de información que es contenido en un archivo o fichero, el cual es un flujo unidimensional de bits que son almacenados en dispositivos (discos duros, cds, cintas, etc.) y se caracterizan por tener un formato y atributos tales como la extensión (ejemplo: .doc, .xls, .pdf. etc.), el nombre y la descripción de la “carpeta” o directorio que lo contiene. Es importante aclarar que no todos los archivos son documentos, ya que algunos tienen la función de configuración del sistema o para almacenar datos como ocurre por ejemplo en las bases de datos.
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DOCUMENTO eLECTRÓNICO
Los archivos se organizan jerárquicamente y sobre ellos se pueden realizar funciones para crear, mover, modificar, aumentar, reducir y borrar a partir de los permisos otorgados al usuario desde el sistema informático. La cantidad de unos y ceros empleados para representar un objeto digital (agrupados en Bytes) en un archivo, es el tamaño del archivo o como se denomina coloquialmente “peso del archivo” y se expresa en Bytes o sus unidades múltiplos Kb, Mb, Gb, Tb,
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DOCUMENTO eLECTRÓNICO
DOCUMENTO eLECTRÓNICO de archivo
El documento electrónico de archivo, es un caso particular del documento electrónico en su generalidad, lo condicionan los mismos requisitos del documento de archivo físico, pero su conformación y soporte están ligados a la definición de documento electrónico, es decir, es el registro de la información generada, recibida, almacenada, y comunicada por medios electrónicos, producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y que debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos.
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DOCUMENTO eLECTRÓNICO de archivo
Los documentos electrónicos no siempre nacen siendo electrónicos, muchos se convierten o transforman a electrónicos en algún momento de su gestión; también se les llama Documentos Digitales (haciendo referencia a los digitalizados), pero son documentos electrónicos. Aquí es necesario comentar que generalmente la digitalización se asocia solo al proceso de convertir un documento en papel a uno electrónico mediante el uso de un escáner, es el paso de un documento analógico, a uno digital mediante una máquina y un software, por ejemplo, se digitaliza audio o video a partir de cintas magnéticas que son convertidas en ficheros electrónicos como Mp3, Mp4 o AVI.
Documentos electrónicos de archivo y sistema de gestión de documentos electrónicos de archivo SGDEA: Conceptos básicos, buenas prácticas e ideas para avanzar; William Javier Patarroyo Baquero; Dirección Distrital de Archivo de Bogotá agosto de 2019; enlace: 02_Documentos_Electronicos_Archivo_SGDEA_Conceptos_básicos.pdf
DOCUMENTO eLECTRÓNICO de archivo
Los documentos nativos electrónicos o nato-digitales son los que se producen electrónicos y se mantienen electrónicos durante todo el ciclo vital; estos por diferentes motivos como practicidad, seguridad y/o políticas de preservación pueden ser convertidos a otros formatos electrónicos; así por ejemplo un oficio que es generado en Word, es convertido a PDF o PDF-A; el mapa generado por un GIS es capturado en TIFF y luego convertido en PNG o la factura del ejemplo anteriormente dado producida a partir de un Query de una base de datos es capturada en PDF.
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Características del documento electrónico de archivo
a) Contenido estable. El contenido del documento no cambia en el tiempo; los cambios deben estar autorizados conforme a reglas establecidas, limitadas y controladas por la entidad, o el administrador del sistema, de forma que, al ser consultado cualquier documento, una misma pregunta, solicitud o interacción genere siempre el mismo resultado. b) Forma documental fija. Se define como la cualidad del documento de archivo que asegura que su contenido permanece completo y sin alteraciones, a lo largo del tiempo, manteniendo la forma original que tuvo durante su creación.
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expediente electrónico
expediente electrónico
Un expediente electrónico es el conjunto de documentos y actuaciones electrónicos producidos y recibidos durante el desarrollo de un mismo trámite o procedimiento, acumulados en razón de este, interrelacionados y vinculados entre sí, manteniendo la integridad y orden dado durante el desarrollo del asunto que les dio origen y que se conservan electrónicamente durante todo su ciclo de vida, con el fin de garantizar su consulta en el tiempo.
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expediente electrónico
A nivel tecnológico, un expediente electrónico se traduce como la ubicación de uno o más objetos digitales almacenados en una misma ruta del sistema y organizados de forma jerárquica aplicando principios archivísticos. De esta forma, se garantiza el acceso y administración mediante la asignación de características de los sistemas de archivos conocido por su denominación en inglés, File System, que proporcionan métodos y estructuras para almacenar y organizar los archivos junto con sus atributos.
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expediente electrónico
Los sistemas de archivos generan un índice para que el sistema operativo pueda ver lo que contiene la unidad de almacenamiento, sin necesidad de recorrerla toda para encontrar un archivo; algunos ejemplos de sistemas de archivos son: FAT, NTFS, -EXT, -HFS.
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cARACTERÍSTICAS DEL expediente electrónico
Carpeta: En el entorno físico es la unidad de almacenamiento en la cual se agrupan y almacenan los documentos y sirve como instrumento para la protección de los mismos; en el entorno electrónico, se constituye en el lugar o punto dentro del sistema de almacenamiento en donde se ubican los objetos digitales (documentos).
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expediente electrónico
Hoja de control / Índice electrónico: Es un instrumento a través del cual se lleva una relación o lista de los documentos existentes al interior de un expediente, identificando de forma secuencial, uno a uno, documento por documento en un momento del tiempo.
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expediente electrónico
Documentos: Son el componente esencial del expediente, como ya se indicó, estos tienen sus propios componentes los cuales por supuesto también son parte del expediente.
Foliación: El foliado se registra a través del índice electrónico a través de metadatos.
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expediente electrónico
Firma índice electrónico: Es una firma electrónica con la cual se registra el cierre del expediente electrónico y se asegura el índice. Metadatos: Es la información sobre el origen, contenido de los expedientes y eventos sobre estos; en el caso de los electrónicos son los contextuales y los del sistema.
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expediente electrónico
Lista de control Acceso (ACL): Es la lista de permisos otorgados a usuarios que pueden acceder al expediente, mediante la asignación de una serie de permisos desde el sistema informático, con base en la Tabla Control de Acceso.
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Proceso de gestión electrónica
Proceso de gestión electrónica
Es un sistema de información especializado para gestionar documentos electrónicos y documentos electrónicos de archivo en todo su ciclo de vital, con el fin de automatizar y normalizar su administración de acuerdo a los principios archivísticos y los requisitos técnicos funcionales establecidos.
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Proceso de gestión electrónica
El SGDEA incorpora funciones que permiten determinar el momento adecuado para capturar un documento como documento de archivo y de esta forma realizar trámites y procesos de clasificación para la conformación de expedientes electrónicos, debe estar en la posibilidad de interoperar con otros sistemas de información; los documentos generados son agrupados de acuerdo con un esquema de clasificación como es el Cuadro de Clasificación Documental.
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Proceso de gestión electrónica
Una vez se cierre un expediente, el SGDEA automatiza la aplicación de reglas de Retención Documental que permitan la aplicación de los tiempos de retención de acuerdo con lo establecido en la tabla de retención documental TRD; debe controlar sistemáticamente los documentos, desde la recepción o producción, pasando por la distribución y trámite, para lograr una organización hasta su Disposición o Preservación, garantizando la disponibilidad futura a través de Servicios de información. Se trata de una herramienta de control y seguimiento en el ciclo de vida, la cual administra los documentos desde que nacen, hasta que se conservan indefinidamente o se eliminan.
Documentos electrónicos de archivo y sistema de gestión de documentos electrónicos de archivo SGDEA: Conceptos básicos, buenas prácticas e ideas para avanzar; William Javier Patarroyo Baquero; Dirección Distrital de Archivo de Bogotá agosto de 2019; enlace: 02_Documentos_Electronicos_Archivo_SGDEA_Conceptos_básicos.pdf
Conclusión
La fase archivística es un componente esencial de la gestión documental moderna, pues garantiza la continuidad, transparencia y eficiencia institucional, donde la tecnología juega un papel muy importante en los documentos electrónicos de archivo y los expediente electrónico ya que son pilares que permiten estructurar y preservar la memoria institucional en entornos digitales, por lo que es necesario implementar sistemas de gestión documental electrónica con criterios archivísticos que permita asegurar no solo el cumplimiento normativo, sino también la protección del patrimonio documental en la era digital.
Documentos electrónicos de archivo y sistema de gestión de documentos electrónicos de archivo SGDEA: Conceptos básicos, buenas prácticas e ideas para avanzar; William Javier Patarroyo Baquero; Dirección Distrital de Archivo de Bogotá agosto de 2019; enlace: 02_Documentos_Electronicos_Archivo_SGDEA_Conceptos_básicos.pdf
Referencia Bibliografíca
Documentos electrónicos de archivo y sistema de gestión de documentos electrónicos de archivo SGDEA: Conceptos básicos, buenas prácticas e ideas para avanzar; William Javier Patarroyo Baquero; Dirección Distrital de Archivo de Bogotá agosto de 2019; enlace: 02_Documentos_Electronicos_Archivo_SGDEA_Conceptos_básicos.pdf ; consultado el 01/11/2025. Guía para la gestión de documentos y expedientes electrónicos; Erika Lucia Rangel Palencia y Carlos Arturo Merchán Herrera; 14 de noviembre de 2017, enlace: Erika Lucia Rangel Palencia; Guia de Expedientes de Documentos electronicos ; consultado el 01/11/2025.
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