PLANNING DE CLÔTURE 2025

PLANNING DE CLÔTURE 2025

Décembre 2025

Janvier 2026

Vendredi 12 décembre 2025

Vendredi 2 janvier 2026

• Ouverture de l'encodage des EB 2026 - RB

• Impression du "ticket" avec le solde de chaque timbreuse

Jeudi 11 décembre 2025

• Inventaire des cautions (palettes, rolls, bacs & vidanges)

• Note Créance douteuse - CA 17.12.2025

• Liquidations sur le budget 2026

Mardi 16 décembre 2025

• Traitement et validation des DL par le métier pour paiement en 2025

Mercredi 7 janvier 2026

• Transmission des soldes des créances parents - SASPE LH (balance au 31/12/2025)

Vendredi 19 décembre 2025

• Transmission des factures liées aux paiements effectués via Visa en 2025

• Débloquer les factures en "Blocage SCL" dans le e-facturier en collaboration avec le SCL

• Analyse des EB à solder

• Transmission au SCL de tous les bons de livraison/prestation relatifs à 2025

Mardi 23 décembre 2025 à 12h00

• Dernières liquidations dans le HUB pour paiement en 2025

• Réclamation des factures non reçues pour des livraisons/prestations effectuées en 2025

• Demande de facturation clients sur 2025

Mercredi 24 décembre 2025

• Dernières propositions de paiement en 2025

Vendredi 9 janvier 2026

• Transmission du livre de caisse SASPE La Hulpe + annexes

• Clôture des EB en 2025 (excepté EB régulateur - RB

Jeudi 15 janvier 2026

Février 2026

• Contrôle physique de la caisse du SASPE La Hulpe

Jeudi 22 janvier 2026

Lundi 2 février 2026

• Contrôle de l'inventaire magasin

• Début des contrôles de la Cour des comptes & réviseurs

Vendredi 23 janvier 2026

Mercredi 4 février 2026

• Report de tous les EB non soldés en 2026 - RB

• Analyse des EB à solder, à traiter en FAR ou à reporter - RB

Vendredi 6 février 2026

• Relevé des frais médicaux et spéciaux dus par la CF au 31/12/2025 et des soins de santés prestés jusqu'au 31/12/2025 mais non remboursés par les mutualités

• Justifications des engagements régulateurs 2025 - RB

• Bilatérale technique ARNO - SAP

• Traitement des DL 2025 à envoyer en statut "Contrôle SCL"

• Belcotax 2025

• Traitement des DL relatifs à des dépenses <2026 à envoyer en statut "Contrôle SCL

Vendredi 13 février 2026

• Fin des bilatérales entre le métier et la DFBC

• Exercice 2025 : fermeture de la période 13

• Transferts de crédits budgétaires sur 2025 - RB

• Analyse des créances < 2025

Jeudi 29 janvier 2026

• Provisions pour charges à venir

• Rapport d'inventaire magasin

• Compte général annuel : Etablissement du récapitulatif des engagements hors bilan

Lundi 16 février 2026

Vendredi 30 janvier 2026

• Tableau récapitulatif "Véhicules" 2025

• Compte général annuel : Etablissement du compte de récapitulation des opérations budgétaires (CROB)

• Tableau récapitulatif "Terrains & bâtiments" 2025

• Clôture classe 5

Vendredi 20 février 2026

• Dernières imputations (DL e-facturier, Ordres via le Hub, fichier RH, ...) sur CL 2025 opérées par le SC

• Justifications des écarts budgétaires CE & CL - RB

• Exercice 2025 : Fermeture de la période 12

• Fermeture journaux clients et fournisseurs 2025

Vendredi 27 février 2026

• DMFA 4ème trimestre

• Exercice 2025 : fermeture de toutes les périodes

• Clôture des périodes FM dans SAP (Ticket Solman)

Mars 2026

Avril 2026

Lundi 2 mars 2026

• Finalisation de l'établissement du compte général annuel

Vendredi 3 avril 2026

• Réunion de Clôture (Présidence, AG, Commissaires du Gouvernement, Réviseurs & Cour des comptes

Vendredi 13 mars 2026

• CA du Fonds Houtman

Vendredi 10 avril 2026

Vendredi 20 mars 2026

• Finalisation du projet de la note (V2) de Clôture 2025 & transmission aux Réviseurs & Cour des comptes

• Elaboration de la note de Clôture 2025 : partie budgétaire & comptable

Mercredi 15 avril 2026

Jeudi 26 mars 2026

• Finalisation de la note de Clôture 2025 & signatures

• Finalisation du projet de la note (V1) de Clôture 2025+ envoie en vue de la réunion de Clôture

Jeudi 16 avril 2026

• Envoi de la note de Clôutre 2025 aux membres du CA

Mercredi 22 avril 2026

• CA de Clôture 2025

Jeudi 23 avril 2026

• Envoi des courriers de Clôture 2025 aux instances + compte général annuel

Réclamation des factures non reçues pour des livraisons/prestations effectuées en 2025Il est essentiel que les métiers réclament les factures non reçues auprès des fournisseurs durant le cours de l’année. Cela permet un meilleur suivi budgétaire et une charge de travail moindre lors de la clôture de l’exercice 2025.

DMFA 4ème trimestrePour le vendredi 30 janvier 2026, la DMFA du 4ème trimestre 2025 doit être soldée.

Transmission des factures liées aux paiements effectués via Visa en 2025Tout au long de l'année, il est important de transmettre au plus vite les factures réglées via Visa à factures@one.be. Ces factures doivent régulièrement être téléchargées sur les sites web pour lesquels nous avons autorisé des prélèvements sur les cartes VISA de l'ONE.

Dernières liquidations dans le HUB pour paiement en 2025Toutes les liquidations dans le HUB effectuées après la date mentionnée seront traitées pour un paiement en 2025, avec un premier versement possible le premier jour ouvrable 2026.

Relevé des frais médicaux et spéciaux dus par la CF au 31/12/2025 et des soins de santés prestés jusqu'au 31/12/2025 mais non remboursés par les mutualitésCe relevé doit être envoyé pour le 23/01/2026 à service.comptable@one.be

Ouverture de l'encodage des EB sur 2026 Un mail sera envoyé aux référents budgétaires afin de signaler l’ouverture de l’encodage des EB 2026. La date d’ouverture de l’encodage des EB 2026 dépend de l’ouverture de l’exercice 2026 dans SAP par l’Etnic et de l’introduction du budget par le service budgétaire. À noter que, par rapport à l’année dernière, un workflow de validation des EB par le service budgétaire est imposé à l’Office, ainsi que l’obligation de mentionner un « ID. Réf. Marché » pour toutes les EB de type 01 et 11, liés à un marché public. Nous rappelons qu’il est possible d’importer un fichier pour la création en masse des EB. Ce fichier, qui reprendra dorénavant un champ « ID. Réf. Marché » ainsi que les instructions, sera remis aux référents budgétaires par mail en même temps que la confirmation de l’ouverture de l’encodage des EB 2026.

Compte général annuel : Etablissement du récapitulatif des engagements hors bilanUn tableau des engagements hors bilan au 31/12/2025 doit être établi. Pour l'ONE, il concerne l'encours des engagements ainsi que les cautionnements des marchés publics. Ce tableau "Etat des droits & engagements hors bilan" constitue une des annexes du compte général annuel.

Report de tous les EB non soldés en 2026Pour le report des EB en masse non soldés, il est impératif que tous les EB avec échéance au 31/12/2025 soient soldés. L'EB reporté doit avoir fait l'objet d'une analyse quant à son exécution sur 2026 ou futur. Pour rappel, les EB reportés doivent faire l'objet d'une révision de la date échue et seront enregistrés en classe 0 "Engagement hors bilan" au 31/12/2025. Si besoin de reporter un EB sur 2026 avant cette échéance, merci de contacter pole.budgetaire@one.be . Attention, il n'est pas possible de reporter un EB en 2026 si cet EB doit encore subir des liquidations en 2025. Une fois qu'un EB est reporté, il ne pourra plus faire l'objet d'une annulation de report !

Demande de facturation clients sur 2025Pour le mercredi 07/01/2026, les demandes de facturation aux clients pour l'année 2025 doivent être transmises à service.comptable@one.be.

Dernières imputations (DL e-facturier, Ordres via le Hub, fichier RH, ...) sur CL 2025 opérées par le SC4 conditions doivent être remplies pour qu’un droit soit constaté en 2025, à savoir :

1. Le montant est déterminé de manière exacte ;
2. L’identité du débiteur ou du créancier est déterminable ;
3. L’obligation de payer existe --> « Service fait et accepté » ;
4. Une pièce est en possession de l’entité --> « Imputation de toute somme au budget est basée sur un document justificatif ».

Les pièces justificatives (bon de livraison/prestation, justification de subsides,...) servant de base pour constater le droit, doivent être datées de 2025. Si les droits constatés ne sont pas connus et n'ont pas été transférés à la direction Finances dans les délais impartis, permettant au service comptable (SC) d'enregistrer les droits en 2025 avant le 1er février 2026, la charge budgétaire sera imputée en 2026.

Rappport d'inventaire magasinA la suite du contrôle de l’inventaire prévu le 22/01/2025, le contrôleur de gestion doit établir un rapport d’inventaire à l’attention du réviseur et communiquera au service comptable la variation de stock à prendre en compte.

Dernières propositions de paiement en 2025Pour rappel, toutes les liquidations dans le HUB pour paiement en 2025 doivent être effectuées au plus tard le mardi 23/12/2025. Les autres dépenses ne transitant pas par le HUB et devant absolument être payées en 2025 doivent faire l'objet d'une proposition de paiement au plus tard le lundi 22/12/2025. Il est donc impératif que les factures (DL au sein du e-facturier) devant faire l'objet d'un paiement en 2025 soient visées par le SCL au plus tard le vendredi 19/12/2025. De ce fait, il est crucial que ces DL soient traitées et validées par le métier au plus tard le mardi 16/12/2025. Tous les paiements 2026 ne pourront être exécutés qu'à partir du 5 janvier 2026 .

Fermeture journaux clients et fournisseurs 2025Les journaux clients et fournisseurs 2025 sont fermés au 30/01/2026. Toutes les factures de 2025 non imputées sur les fournisseurs avant cette échéance seront automatiquement enregistrées à la date du 01/01/2026.

Contrôle d'inventaire magasinDans le cadre de la clôture, le contrôleur de gestion a en charge le contrôle de l’inventaire du magasin et l’établissement d’un rapport d'inventaire. Le réviseur (DGST) a signalé qu'il ne sera pas présent pour les contrôles. Le magasin doit transmettre, pour le mardi 20 janvier 2026, au contrôleur de gestion la liste des tous les articles (quantité & prix) afin qu’il puisse établir la liste des contrôles qui seront effectués le jour de l’inventaire.

Début des contrôles de la Cour des comptes & réviseursTant la DFBC que les métiers sont tenu, sur demande, à pouvoir être joignable et à fournir des informations à la Cour des comptes et des réviseurs dans un délai maximum de 2 jours ouvrables. Un suivi des demandes sera tenu par la DFBC.

Traitement et validation des DL par le métier pour paiement en 2025Si un dossier (DL) doit faire l’objet d’un paiement avant la fin de l’exercice 2025 (DL avec date d’échéance < 05/01/2026), ce dernier doit être complété et validé avant le mardi 16 décembre 2025. Le SCL donnera un avis positif si tout est en ordre.La dernière proposition de paiement se fera le mardi 23 décembre 2025. Pour rappel, un DL doit logiquement rester au maximum 5 jours ouvrables en statut « Traitement métier » & « Validation métier » afin que l’Office puisse respecter le délai de 30 jours maximum pour paiement fixé par la réglementation.

Bilatérale technique ARNO-SAP La RH doit fournir pour le vendredi 06/02/2026 un bilatérale technique provenant du logiciel ARNO. Celui-ci sera comparé avec les mouvements comptabilisés dans SAP.

Traitement des DL relatifs à des dépenses <2026 à envoyer en statut "Contrôle SCL" Un tag spécifique « Clôture 2025 » sera apposé sur les DL devant faire l’objet d’une imputation sur 2025. Il est donc demandé aux métiers de traiter, de valider et de transmettre en priorité tous ces DL relatifs à des dépenses 2025 en statut « Contrôle SCL » pour le vendredi 23 janvier 2025 au plus tard. Tous les dossiers de liquidation concernant 2025 non transmis avant la date butoir, seront imputés sur le budget 2026.

Transmission du livre de caisse SASPE La Hulpe + annexesUne copie du livre de caisse complet de l'année 2025 doit être envoyée à tresorerie@one.be au plus tard le vendredi 9 janvier 2026 ainsi que les annexes relatives aux mouvements comptabilisés dans ce livre de caisse non encore transmis. Nous rappelons qu'en cas de remise d'un justificatif de dépense via caisse, il est impératif d'établir au plus vite le F100 via l'application "Déclaration de frais" (nature : SASPE - Frais d'hébergement des enfants via caisse).

Transferts de crédits budgétaires sur 2025Tous les transferts de crédits devront être transmis au service budget avant cette date, accompagnés d'une justification du caractère exceptionnel de la demande car logiquement tous les transferts doivent être opérés avant le 31/12/2025. Pour rappel, les transferts de crédits entre AB au sein d'un même programme doivent faire l'objet d'un avis des commissaires et les transferts de crédits entre AB de divers programmes relèvent du Ministre de Tutelle et du Budget. Il est donc impératif de veiller tout d'abord à maximiser l'utilisation des crédits au sein de l'AB entre les centres financiers, ensuite au sein d'un même programme avant de demander le transfert de crédits entre des programmes. Une note sera établie par le service budget à l'attention des commissaires. Il est important d’anticiper les transferts pour couvrir toutes les imputations en CL liées aux dernières opérations qui doivent encore être établies jusqu’au 30 janvier 2026.

Justifications des engagements régulateurs 2025Le service budget est tenu de dresser un tableau des engagements régulateurs effectués en 2025 et d'en justifier la raison. Pour rappel, il est demandé de mentionner en "référence 2", la raison de l'EB régulateur.

Exercice 2025 : Fermeture de la période 12Après cette date d'échéance, toutes les écritures devront être passées sur la période 13

Impression du "ticket" avec le solde de chaque timbreuseAvant toute utilisation de la timbreuse en 2026, il est obligatoire d'imprimer le solde de la timbreuse. Le ticket reprenant le solde de la timbreuse avant sa première utilisation en 2026 permet au service comptable (SC) d'établir le report d'une partie des charges comptabilisées lors du chargement de 2025 sur 2026. Le ticket du solde de la timbreuse doit être envoyé à service.comptable@one.be

Provisions pour charges à venirDes provisions peuvent être constituées pour rencontrer les risques de pertes et de charges afférents à des engagements hors bilan, pour autant qu'ils soient nettement circonscrits quant à leur nature, qu'ils aient pris naissance au cours de l'exercice ou au cours d'un exercice antérieur, et que, à la date de clôture, ils soient probables ou certains mais indéterminés quant à leur montant. Au niveau de l'ONE, cette rubrique rependre les provisions pour litiges, pour pécule de vacances, pour départ anticipé et congés non pris. Pour le 13 février 2026, il est demandé de disposer de l'inventaire au 31/12/2025 des litiges reprenant le type de litige, la fourchette du montant conditionnel, le montant actualisé, le nom de l'avocat en charge du dossier et les remarques éventuelles. Pour le 13 février 2026, il est demandé à la RH de calculer la valeur des provisions pour jours de congé non pris, semaine volontaire de 4 jours, départ anticipé et pécule de vacances.

Contrôle physique de la caisse du SASPE La HulpePour le contrôle physique de la caisse du SASPE de La Hulpe, tous les mouvements du livre de caisse doivent être enregistrés dans SAP par le STR sur la base de la transmission du livre de caisse 2025, prévue au plus tard le 09/01/2026. Le livre de caisse doit être absolument tenu à jour lors du contrôle !

Analyse des créances < 2025Tout au long de l'année, le Service de Trésorerie et de Recouvrement (STR) doit s'assurer que les créances sont bien recouvrées et que toutes les actions entreprises, comme les courriers de rappel et les notes, sont correctement documentées en annexe des pièces comptables. Lors de la clôture comptable, le STR doit procéder à un nettoyage des créances. Cela signifie que toutes les créances douteuses qui ne peuvent pas être récupérées doivent être soumises à l'accord du Conseil d'Administration (CA) pour être passées en perte. Une note à ce sujet a doit être établie au plus tard le mercredi suivant l'échéance fixée de l'analyse des créances < 2025 (mercredi 17.12.2025)

Analyse des engagements budgétaires (FAR) à solder ou à reporterUn engagement budgétaire (EB) non soldé avec échéance en 2025 doit soit faire l'objet d'une comptabilisation en facture à recevoir (FAR), soit faire l'objet de l'imputation d'un DL (en cours de traitement dans le e-facturier). Pour rappel, pour enregistrer une FAR, il faut que le droit soit constaté en 2025 (quatre conditions) ! Un EB non soldé avec une échéance supérieure au 31 décembre 2025 fera l'objet d'un report si cela est justifié.Il est également impératif d'annexer pour chaque ligne d'EB devant être traitée en FAR, les justificatifs confirmant le droit constaté pour l'année 2025.

"Procédure FAR (facture à recevoir)/REP (report de liquidation)/DL eFacturier (en cours)"

Note Créances douteuses - CA 17.12.2025

Toutes les créances douteuses doivent faire l'objet d'une passation en perte exceptionnelle via une note adressée au CA.

Tableau récapitulatif "Véhicules" 2025Le service "Travaux", en charge du matériel roulant de l'ONE, devra fournir à service.comptable@one.be un tableau récapitulatif de tous les mouvements effectués durant l'année 2025 (achats, ventes, prise en location ou fin de location), en mentionnant le numéro de châssis et d'immatriculation du matériel roulant concerné.

Transmission au SCL de tous les bons de livraison/prestation relatifs à 2025Le métier doit transmettre au SCL les bons de livraison/prestation, soit via la boîte facture@one.be ou directement via le e-facturier si le DL (facture) y relatif est déjà présent. Tous les bons de livraisons/prestation transmis via factures@one.be sont stockés dans le e-facturier en « Pièce en attente » afin de pouvoir être ensuite annexé directement au DL par le SCL. Cela permet une constitution et un traitement plus rapide des dossiers de liquidation. Dans le cadre de la clôture cela facilite par ailleurs, la comptabilisation des factures à recevoir (FAR). Pour rappel, toutes les prestations et livraisons opérées après le 31 décembre 2025 seront d’office imputées sur l’exercice 2026 via le compte de régularisation « Charges à reporter » même si les factures sont datées de 2025.

Clôture classe 5Sur base des circularisations bancaires, tous les comptes de classe 5 doivent être en ordre et les comptes techniques doivent être rapprochés au 31/12/2025. Tous les produits et charges financiers 2025 doivent être constatés ainsi que les écritures sur les comptes de régularisations..

Inventaire des cautions (palettes, rolls, bacs & vidanges)Il est important d'envoyer l'inventaire des cautions à l'adresse service.comptable@one.be avant toute nouvelle livraison. Cela permettra de régulariser les comptes de caution en vue de la clôture de l'année 2025

Clôture des périodes FM dans SAP (Ticket Solman)Ticket Solman à envoyer à l’Etnic pour la suppression des paramétrages des périodes liés à l’exercice clôturé dans le module FM (Funds Management) afin d’empêcher tout nouvel encodage budgétaire sur ces périodes.

Traitement des DL 2025 à envoyer en statut "Contrôle SCL" Tous les dossiers de liquidation concernant 2025 non transmis avant la date butoir, seront imputés sur le budget 2026.

Belcotax 2025 Le Belcotax 2025 doit être déposé au plus tard le vendredi 27/02/2026. Pour cela, la RH doit fournir au service finances les différentes fiches et relevés pour le vendredi 06/02/2026 afin que l’analyse des écarts puisse être effectuée durant le mois de février

Liquidation sur le budget 2026Les demandes de liquidation sur le budget 2026 pourront être encodées ou interfacées au plus tôt le 2 janvier 2026. A noter que les engagements budgétaires sur le budget 2026 peuvent être encodées à partir du mercredi 10 décembre 2025.

Exercice 2025 : fermeture de toutes les périodesAprès cette échéance, plus aucune écriture ne pourra être effectuée sur l'exercice 2025, sauf celles qui ont été spécifiquement demandées ou validées par le réviseur et la Cour des comptes.

Analyse des EB à solderToute au long de l’année, il est important de solder au plus vite les engagements budgétaires (EB) pour lesquels il n’est plus prévu de dépense. Attention dorénavant pour solder, il faudra mettre la différence entre le montant global et ce qui a réellement été utilisé. Ainsi en soldant un EB se rapportant à l’année en cours, cela permet de dégager des CE et ainsi de veiller que les CL sont suffisants pour supporter les EB avec une date échéance sur l’année en cours. Lors de cette analyse, il semble important de veiller aux dates d'échéances et d'éventuellement créer une ligne supplémentaire sur l'EB si celle-ci doit faire l'objet d'un report partiel sur l'exercice suivant. Cette analyse permet de veiller à la réclamation des factures auprès des fournisseurs, et de ce fait, d’anticiper l’analyse des engagements budgétaires sujets à factures à recevoir (FAR) ou à reporter dont la date d’échéance est prévue le 23 janvier 2026.

Procédure FAR (Facture A Recevoir)

Tableau récapitulatif "Terrains & bâtiments" 2025La Logistique devra fournir à service.comptable@one.be un tableau récapitulatif des tous les mouvements d’achat et de vente de terrains et bâtiments effectués durant l’année 2025.

Justifications des écarts budgétaires CE & CLUn tableau des écarts budgétaires en CE & CL devra être complété au plus tard pour le vendredi 20/02/2026. Celui-ci sera transmis par le service budget au plus tard le 17/02/2026. Si l'exécution sur l'AB est < 95% ou > à 50.000 €, il faudra justifier l'écart.

Transmission des soldes des créances parents - SASPE LH (balance au 31/12/2025)La balance au 31/12/2025 des créances parents du SASPE de La Hulpe doit être transmis à service.comptable@one.be

Compte général annuel : Etablissement du compte de récapitulation des opérations budgétaires (CROB)Le CROB (Compte de Récapitulation des Opérations Budgétaires) est l'un des documents qui constitue le compte général annuel. C'est un tableau de synthèse budgétaire des dépenses et recettes de l'année clôturée.

Fin des bilatérales entre le métier et la DFBCRégulièrement en cours d'année, il est demandé aux métiers d'effectuer des bilatérales avec la DFBC afin de s'assurer de la bonne imputation des dépenses et des recettes. La Cour des comptes veille à ce que la DFBC dispose d'une validation des métiers quant à l'exactitude des chiffres entre ceux de métiers et ceux comptabilisés dans les comptes. Une fois les bilatérales validées par les métiers, plus aucune écriture ne peut être passées.Plus d'informations à ce sujet vous seront communiquées ultérieurement afin de coordonner cette action.

Finalisation de l'établissement du compte général annuelLe service comptable doit établir pour le compte général annuel : - le bilan selon le plan comptable AR2009; - le compte de résultat selon le plan comptable AR 2029 ; - l’annexe : un résumé des règles d’évaluation, un relevé explicatif des variations des immobilisation incorporelles, corporelles et financières, un état des créances et des dettes, un état de la trésorerie et des placements, une justification de la constitution d’une provision pour risques & charges, un rapport permettant la réconciliation des résultats comptables & budgétaires; - le compte de gestion.