SMMS - La distribution des activités entre secrétaires et entre c

La distribution des activités entre secrétaires et entre collègues interprofessionnels

1.1. La réalité des tâches

Le métier de secrétaire médicale ou médico-sociale se caractérise par une grande diversité de tâches, adaptées au secteur d’activité et à la taille de la structure. Votre mission, au quotidien, consiste à être le point d’entrée des patients, à organiser l’ensemble de l’activité administrative du soin, et à garantir la fluidité des échanges au sein de l’établissement.

Les tâches majeures incluent :

• Accueil et orientation des patients : Répondre au téléphone, accueillir au guichet, écouter, rassurer, orienter, prendre les premiers renseignements, respecter la confidentialité.
• Gestion des dossiers médicaux : Créer, mettre à jour et préserver les dossiers (papier ou informatisés), vérifier l’exactitude des informations.
• Organisation de l’agenda et des rendez-vous : Planifier les consultations, coordonner avec les médecins et paramédicaux, éviter les doublons, anticiper les urgences.

Les tâches majeures incluent :

• Traitement du courrier et facturation : Rédiger, transmettre les courriers administratifs et médicaux, préparer la facturation des actes, assurer le suivi des règlements, relancer les actes non payés.

• Support à l’équipe : Organiser les réunions internes, gérer les stocks de fournitures, transmettre les informations essentielles, adopter une posture de facilitateur.

1.2. Répartition des activités au sein du secrétariat

Dans le secrétariat médical, la répartition des tâches est essentielle pour éviter les erreurs, les conflits et gagner en efficacité collective. Trois logiques de répartition existent :

• Par compétence :

L’un gère l’agenda et l’accueil ; l’autre la facturation, les formalités administratives et la gestion des stocks.

1.2. Répartition des activités au sein du secrétariat

• Par temporalité :

Le matin, priorité à l’accueil des patients; l’après-midi, traitement des dossiers administratifs et de la facturation.

• Par projet/situation exceptionnelle :

Organisation d’un événement, coordination d’une campagne de dépistage, etc. Dans un grand cabinet, la spécialisation est plus fréquente : certains s’occupent exclusivement de la comptabilité ou des relations avec des partenaires externes (laboratoires, prestataires…).

1.2. Répartition des activités au sein du secrétariat

• Bonnes pratiques :

Toujours formaliser la répartition des tâches avec le responsable ou lors de réunions d’équipe : tableau des tâches, règles de communication, suivi des missions. Valoriser la polyvalence, mais ne pas hésiter à exprimer ses préférences ou ses limites.

1.3. Collaboration interprofessionnelle : concepts et facteurs-clés

La collaboration interprofessionnelle est la capacité à travailler en équipe avec différents métiers pour servir le patient : médecins, infirmiers, psychologues, assistants sociaux, etc.

Définition

Travailler ensemble, partager de l’information, prendre des décisions en équipe, adapter et ajuster les interventions selon les besoins du patient et les urgences.

1.3. Collaboration interprofessionnelle : concepts et facteurs-clés

Les facteurs de réussite :

• Attitude : Ouverture, respect, confiance mutuelle.
• Communication : Écoute active, reformulation, non jugement, capacité à donner et recevoir du feedback.
• Organisation : Emploi de protocoles communs, réunions régulières pour échanger, utilisation de dossiers médicaux partagés numériques.
• Flexibilité : Accepter que chacun ait des contraintes et adapter ses pratiques pour le collectif.

1.3. Collaboration interprofessionnelle : concepts et facteurs-clés

Exemple concret :

Préparation d’une journée de dépistage dans un centre médico-social : Le secrétaire identifie les besoins logistiques, planifie les rendez-vous, répartit les tâches avec infirmiers et médecins, gère les flux, adapte la communication selon la situation.

1.3. Collaboration interprofessionnelle : concepts et facteurs-clés

A retenir :

La qualité des soins dépend aussi de la qualité de la collaboration entre professionnels.

Erreur n°1 : Tout noter sans faire de tri

1.4. Atelier pratique de répartition et de collaboration

Exercice en groupe :

Atelier 19

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Avantages

Inconvénients

• Risque de notes désorganisées
• Peut être difficile à relire si la discussion est complexe

• Facile à mettre en œuvre
• Suit naturellement le déroulement de la réunion
• Ne nécessite pas de préparation particulière

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PARTIE 3 : LES MÉTHODES DE PRISE DE NOTES

3.3 La carte mentale / Mind Mapping (pour brainstorming et organisation d'idées)

Principe Méthode graphique développée par Tony Buzan qui organise l'information de manière radiale autour d'une idée centrale.

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Avantages

Inconvénients

• Nécessite de l'espace et de la pratique
• Moins adapté à une prise de notes rapide en temps réel
• Peut être difficile à partager avec d'autres personnes

• Vue d'ensemble rapide
• Stimule la créativité et la mémoire visuelle
• Permet de voir les connexions entre idées
• Idéal pour organiser un projet ou préparer une présentation

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PARTIE 3.4 Quelle méthode choisir ?

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PARTIE 3 : LES MÉTHODES DE PRISE DE NOTES

EXERCICE 3 : Pratiquer différentes méthodes

Consigne : Vous allez prendre des notes sur le même contenu en utilisant deux méthodes différentes. Comparez ensuite les résultats.

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PARTIE 3 : LES MÉTHODES DE PRISE DE NOTES

EXERCICE 3 : Pratiquer différentes méthodes

Consigne : Vous allez prendre des notes sur le même contenu en utilisant deux méthodes différentes. Comparez ensuite les résultats. Prenez ces notes selon la méthode Cornell (10 minutes) Prenez ces mêmes notes selon la méthode linéaire (10 minutes) Comparez les deux versions : laquelle trouvez-vous la plus claire ? La plus rapide à réaliser ? La plus facile à transformer en compte rendu ?

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PARTIE 4 : LA PRISE DE NOTES EN SITUATION MÉDICALE

4.1 Spécificités de la prise de notes médicale

Informations obligatoires à noter Pour une consultation : Identification du patient : Nom, prénom, date de naissance, n° sécurité sociale Date et heure de la consultation Motif de consultation : pourquoi le patient vient-il ? Antécédents : antécédents médicaux, chirurgicaux, familiaux, allergies Traitement actuel : liste des médicaments pris Examen clinique : observations du médecin Diagnostic : conclusion médicale Prescriptions : examens, traitements, arrêt de travail Suivi : prochain rendez-vous, consignes

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PARTIE 4 : LA PRISE DE NOTES EN SITUATION MÉDICALE

Pour un compte rendu opératoire :

• Date et heure de l'intervention
• Nom du chirurgien et de l'équipe
• Type d'anesthésie
• Gestes opératoires réalisés
• Incidents éventuels
• État du patient en fin d'intervention
• Suites post-opératoires

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PARTIE 4 : LA PRISE DE NOTES EN SITUATION MÉDICALE

Préfixes courants :

• a-/an- : absence (anémie = manque de globules rouges)
• hyper- : excès (hypertension = tension trop élevée)
• hypo- : insuffisance (hypotension = tension trop basse)
• brady- : lent (bradycardie = rythme cardiaque lent)
• tachy- : rapide (tachycardie = rythme cardiaque rapide)

poly- : multiple (polyarthrite = inflammation de plusieurs articulations)

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PARTIE 4 : LA PRISE DE NOTES EN SITUATION MÉDICALE

Suffixes courants :

• -algie : douleur (céphalée = mal de tête)
• -ite : inflammation (gastrite = inflammation de l'estomac)
• -ectomie : ablation (appendicectomie = retrait de l'appendice)
• -tomie : incision (laparotomie = incision de l'abdomen)
• -scopie : examen visuel (coloscopie = examen du côlon)
• -pathie : maladie (neuropathie = maladie des nerfs)

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PARTIE 4 : LA PRISE DE NOTES EN SITUATION MÉDICALE

4.2 La dictée médicale

Conseils pour une transcription efficace Avant la dictée :

• Préparez votre environnement (calme, matériel fonctionnel)
• Ayez sous les yeux vos listes d'abréviations
• Ouvrez un dictionnaire médical ou un site de référence
• Vérifiez l'orthographe des noms de patients à l'avance si possible

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PARTIE 4 : LA PRISE DE NOTES EN SITUATION MÉDICALE

4.2 La dictée médicale

Conseils pour une transcription efficace Pendant la dictée :

• N'hésitez pas à faire répéter si nécessaire
• Notez au brouillon les termes complexes
• Marquez les passages à vérifier avec [?]
• Respectez la ponctuation dictée par le médecin

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PARTIE 4 : LA PRISE DE NOTES EN SITUATION MÉDICALE

4.2 La dictée médicale

Conseils pour une transcription efficace Après la dictée :

• Relisez immédiatement
• Vérifiez l'orthographe des termes médicaux
• Complétez les abréviations si le document est destiné au patient
• Soumettez le document au médecin pour validation

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PARTIE 4 : LA PRISE DE NOTES EN SITUATION MÉDICALE

Particularités de la dictée médicale

Le médecin peut dicter :

• Des signes de ponctuation : "virgule", "point", "deux points", "à la ligne"
• Des majuscules : "majuscule à Dupont"
• Des chiffres : "trois grammes", "quinze milligrammes"
• Des formules : "b i d" = bis in die = 2 fois par jour ; "t i d" = ter in die = 3 fois par jour

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PARTIE 4 : LA PRISE DE NOTES EN SITUATION MÉDICALE

Particularités de la dictée médicale

Cas particuliers :

• Nombres : respectez la norme (15 mg, 1,5 g)
• Unités : mg (milligrammes), g (grammes), ml (millilitres), UI (unités internationales)
• Fréquences : 1x/jour, 2x/jour, matin et soir, avant les repas
• Latéralité : genou droit, œil gauche (toujours préciser)

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PARTIE 4 : LA PRISE DE NOTES EN SITUATION MÉDICALE

4.3 Le secret professionnel et la confidentialité

Principe fondamental Article 226-13 du Code pénal : "La révélation d'une information à caractère secret par une personne qui en est dépositaire soit par état ou par profession, soit en raison d'une fonction ou d'une mission temporaire, est punie d'un an d'emprisonnement et de 15 000 euros d'amende." Le secret professionnel s'applique à TOUTES les personnes ayant accès aux dossiers médicaux, y compris les secrétaires médicales

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PARTIE 4 : LA PRISE DE NOTES EN SITUATION MÉDICALE

4.3 Le secret professionnel et la confidentialité

Vous NE DEVEZ PAS :

• Divulguer des informations sur un patient à qui que ce soit (famille, amis, autres patients) sans autorisation
• Laisser des dossiers visibles sur votre bureau
• Discuter de cas médicaux dans des lieux publics (ascenseur, cafétéria)
• Consulter le dossier d'un patient sans raison professionnelle
• Envoyer des informations médicales par email non sécurisé
• Jeter des documents confidentiels sans les détruire

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PARTIE 4 : LA PRISE DE NOTES EN SITUATION MÉDICALE

4.3 Le secret professionnel et la confidentialité

Vous DEVEZ :

• Verrouiller votre ordinateur quand vous vous absentez
• Ranger les dossiers papier dans des armoires fermées
• Utiliser des messageries sécurisées pour les échanges d'informations médicales
• Détruire (déchiqueter) les documents confidentiels
• Demander l'identité de toute personne qui demande des informations sur un patient
• Faire signer une autorisation de communication au patient

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PARTIE 4 : LA PRISE DE NOTES EN SITUATION MÉDICALE

EXERCICE 4 : Transcription d'une dictée médicale

Consigne : Écoutez attentivement la dictée médicale suivante et transcrivez-la au propre en utilisant le format de compte rendu approprié. N'oubliez pas d'utiliser les abréviations pendant la prise de notes, puis de développer pour le document final. Travail à réaliser :

• Prenez la dictée en notes abrégées (5 minutes)
• Mettez au propre sous forme de compte rendu structuré (8 minutes)

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PARTIE 5 : RÉDIGER UN COMPTE RENDU À PARTIR DE SES NOTES

5.1 Du brouillon au document final

Les étapes clés Étape 1 : Relecture immédiate des notes brutes

• Dès la fin de la réunion/consultation
• Complétez les zones manquantes tant que c'est frais dans votre mémoire
• Surlignez les points essentiels
• Notez les questions à éclaircir

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PARTIE 5 : RÉDIGER UN COMPTE RENDU À PARTIR DE SES NOTES

5.1 Du brouillon au document final

Étape 2 : Structuration

• Identifiez les grandes parties
• Organisez les informations de manière logique
• Regroupez les sujets similaires
• Éliminez les répétitions et digressions

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PARTIE 5 : RÉDIGER UN COMPTE RENDU À PARTIR DE SES NOTES

5.1 Du brouillon au document final

Étape 3 : Rédaction

• Rédigez en phrases complètes et claires
• Utilisez un vocabulaire professionnel
• Respectez les règles d'orthographe et de grammaire
• Développez les abréviations (sauf abréviations médicales standard)
• Soyez concis mais précis

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PARTIE 5 : RÉDIGER UN COMPTE RENDU À PARTIR DE SES NOTES

5.1 Du brouillon au document final

Étape 4 : Mise en forme

• Utilisez des titres et sous-titres
• Aérez le document avec des paragraphes
• Utilisez des listes à puces si pertinent
• Mettez en gras les points importants
• Respectez la charte graphique de votre établissement

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PARTIE 5 : RÉDIGER UN COMPTE RENDU À PARTIR DE SES NOTES

5.1 Du brouillon au document final

Étape 5 : Relecture et validation

• Vérifiez l'orthographe (correcteur orthographique + relecture humaine)
• Vérifiez la cohérence et la clarté
• Faites relire par le médecin ou le responsable si nécessaire
• Archivez le document dans le dossier approprié

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PARTIE 5 : RÉDIGER UN COMPTE RENDU À PARTIR DE SES NOTES

5.2 Les différents types de comptes rendus

Compte rendu synthétique Objectif : Résumer les points essentiels Contenu :

• Décisions prises
• Actions à mener (qui fait quoi, quand)
• Points importants à retenir
• Longueur : 1 à 2 pages maximum

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PARTIE 5 : RÉDIGER UN COMPTE RENDU À PARTIR DE SES NOTES

5.2 Les différents types de comptes rendus

Compte rendu de consultation Objectif : Documenter la prise en charge médicale Contenu : Structure médicale standard (cf. partie 4.1) Particularité : Document médico-légal, doit être précis et complet

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PARTIE 5 : RÉDIGER UN COMPTE RENDU À PARTIR DE SES NOTES

5.3 Règles de rédaction professionnelle

Style et ton

• Objectivité : pas de jugement personnel, retranscrire les faits
• Neutralité : pas de prise de position
• Clarté : phrases simples et directes
• Concision : aller à l'essentiel sans être incomplet
• Formalisme : utiliser un registre professionnel

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PARTIE 5 : RÉDIGER UN COMPTE RENDU À PARTIR DE SES NOTES

5.3 Règles de rédaction professionnelle

Formules à privilégier

• "Il a été décidé que..." plutôt que "On a décidé que..."
• "Monsieur X a rappelé que..." plutôt que "M. X a dit que..."
• "La réunion s'est tenue..." plutôt que "On s'est réunis..."
• "Les participants ont souligné..." plutôt que "Tout le monde a dit..."

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PARTIE 5 : RÉDIGER UN COMPTE RENDU À PARTIR DE SES NOTES

5.3 Règles de rédaction professionnelle

Pièges à éviter

• Les fautes d'orthographe (noms propres, termes médicaux)
• Les phrases trop longues et complexes
• L'emploi du "je" (sauf dans certains contextes spécifiques)
• Les interprétations personnelles
• L'oubli d'informations importantes

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PARTIE 5 : RÉDIGER UN COMPTE RENDU À PARTIR DE SES NOTES

5.3 Règles de rédaction professionnelle

Pièges à éviter

• Les fautes d'orthographe (noms propres, termes médicaux)
• Les phrases trop longues et complexes
• L'emploi du "je" (sauf dans certains contextes spécifiques)
• Les interprétations personnelles
• L'oubli d'informations importantes

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PARTIE 5 : RÉDIGER UN COMPTE RENDU À PARTIR DE SES NOTES

EXERCICE 6 : Prise de notes d'un appel téléphonique

Scénario : Vous recevez un appel téléphonique d'un patient. Le formateur va simuler cet appel. Travail à réaliser :

• Prenez les notes essentielles pendant l'appel
• Rédigez une fiche de message téléphonique claire pour le médecin
• Identifiez le degré d'urgence
• Quelles questions auriez-vous dû poser ?

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Récapitulatif des points clés

Les 10 règles d'or de la prise de notes :

• Préparez-vous : connaissez le sujet, ayez vos outils prêts
• Écoutez activement : concentrez-vous avant de noter
• Sélectionnez l'essentiel : tout noter est impossible et inutile
• Structurez vos notes : utilisez une méthode adaptée
• Abrégez intelligemment : cohérence et référentiel

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Récapitulatif des points clés

Les 10 règles d'or de la prise de notes :

• Notez rapidement : phrases courtes, style télégraphique
• Relisez immédiatement : complétez tant que c'est frais
• Vérifiez l'exactitude : noms, chiffres, termes techniques
• Rédigez rapidement : transformez vos notes en compte rendu
• Respectez la confidentialité : secret professionnel absolu

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BIBLIOGRAPHIE ET SOURCES

• Notez rapidement : phrases courtes, style télégraphique
• Relisez immédiatement : complétez tant que c'est frais
• Vérifiez l'exactitude : noms, chiffres, termes techniques
• Rédigez rapidement : transformez vos notes en compte rendu
• Respectez la confidentialité : secret professionnel absolu

"Compte rendu de consultation du 27 octobre 2025. Docteur Lefèvre, cabinet de cardiologie. Patient : monsieur Petit, Jean, né le 3 mai 1958, numéro de sécurité sociale 1 58 05 75 001 123 45. Motif de consultation : essoufflement à l'effort depuis environ trois semaines. Antécédents : le patient est hypertendu depuis 2010, traité par Amlodipine 5 mg, un comprimé par jour. Pas d'antécédent chirurgical notable. Le père est décédé d'un infarctus du myocarde à l'âge de 62 ans. À l'interrogatoire, le patient décrit une dyspnée d'effort apparue progressivement, notamment lors de la montée d'escaliers. Pas de douleur thoracique associée. Pas d'œdème des membres inférieurs. À l'examen clinique : tension artérielle à 145 sur 90. Fréquence cardiaque à 82 battements par minute, régulière. Auscultation cardiaque : bruits du cœur réguliers, souffle systolique 2 sur 6 au foyer aortique. Auscultation pulmonaire normale. Pas d'œdème des membres inférieurs. En conclusion, je suspecte un rétrécissement aortique débutant. Je prescris : un électrocardiogramme, une échographie cardiaque doppler, et un bilan biologique comprenant NFS, ionogramme, créatinine et bilan lipidique. Le patient est revu en consultation dans un mois avec les résultats des examens, soit le 27 novembre 2025 à 10 heures. Docteur Lefèvre."

"Appel (à lire avec intonation) : "Bonjour, je m'appelle Sophie Marchand, M-A-R-C-H-A-N-D. Je suis patiente du docteur Durand. Mon numéro de téléphone c'est le 06 12 34 56 78. Je vous appelle parce que j'ai besoin d'un rendez-vous assez rapidement. En fait, depuis hier soir j'ai de fortes douleurs au niveau du ventre, en bas à droite. Ça me fait mal quand j'appuie. Je n'ai pas de fièvre mais j'ai envie de vomir. Je suis un peu inquiète parce que ma sœur a été opérée de l'appendicite l'année dernière. Est-ce que le docteur pourrait me voir aujourd'hui ? Ou sinon demain matin de bonne heure ? Ah oui, et je prends la pilule, je ne sais pas si c'est important. Merci."

Scénario de réunion pluridisciplinaire en EHPAD (à dicter ou faire écouter) : "Réunion d'équipe du 27 octobre 2025, 14h00, salle de réunion. Présents : Dr Lefebvre, Mme Dubois (IDE coordinatrice), M. Martin (AS), Mme Petit (psychologue), Mme Rousseau (diététicienne). Ordre du jour : Suivi de Monsieur Bernard, 82 ans, résident depuis 3 mois. Point 1 - État de santé : Dr Lefebvre indique que M. Bernard présente une perte de poids de 3 kg en un mois. Il est important de surveiller son alimentation et son hydratation. Tension artérielle stable à 13/8. Point 2 - Aspects psychologiques : Mme Petit souligne que M. Bernard montre des signes de dépression depuis le décès de son épouse il y a 6 mois. Il refuse parfois les activités collectives. Elle propose des séances individuelles deux fois par semaine. Point 3 - Alimentation : Mme Rousseau constate que M. Bernard ne termine pas ses repas. Elle recommande des portions réduites mais enrichies en calories et protéines. Elle suggère également de respecter ses préférences alimentaires : il aime particulièrement les compotes et les soupes. Point 4 - Soins quotidiens : M. Martin rapporte que M. Bernard est autonome pour la toilette mais a besoin d'aide pour s'habiller le matin en raison de douleurs articulaires. Il participe volontiers aux promenades dans le jardin. Actions décidées : Surveillance du poids hebdomadaire (IDE) Mise en place de séances avec la psychologue (2x/semaine) Adaptation des menus (diététicienne) Suivi renforcé lors des repas (AS) Prochain point dans 1 mois, le 27 novembre à 14h Fin de réunion : 15h15"

Astuce : Concentrez-vous sur le "Qui, Quoi, Quand, Où, Comment, Pourquoi, Combien" - ces questions couvrent généralement l'essentiel.