Instituto Politécnico Nacional Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía (ENBA)

Instituto Politécnico Nacional Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía (ENBA)

Licenciatura en archivonomia

Administración de los recursos de archivos

Profesora: Mtra. Evelin Adriana Zea Elizalde

Titulo: Recursos Financieros en los Archivos

NOMBRE DEL ALUMNO: Evelyn Méndez Olivas Matricula: 20250D0095 Grupo: 3EX02

Índice

1.

6.

Concepto de Recursos Financieros

Presupuestos

7.

2.

Importancia de los Recursos Financieros

Gastos e Ingresos

3.

8.

Fuentes de Ingreso

Control Presupuestal

4.

9.

Clasificación de los Recursos

Partida Presupuestal en las Unidades de Archivo

10.

5.

Conclusión

Normatividad en Materia de Recursos Financieros

1. Concepto de recursos financieros

Los recursos financieros son:

Los activos que poseen algún grado de liquidez (dinero en efectivo, cuentas bancarias, inversiones, etc.) que una institución posee para cumplir sus objetivos.

• Relación con la gestión de archivos:

Son vitales para la gestión archivística, debido a que permiten la adquisición, mantenimiento y desarrollo de los recursos humanos, materiales, tecnológicos y de infraestructura necesarios para la preservación, organización, descripción, difusión y acceso a los documentos.

2. Importancia de los recursos financieros

¿Por que los recursos financieros son fundamentales para el funcionamiento y desarrollo de los archivos?

Los recursos financieros son fundamentales para el funcionamiento y desarrollo de los archivos, toda vez que el acceso a fondos suficientes asegura su continuidad operativa, garantiza la conservación a largo plazo (por ejemplo, mediante el control ambiental o la restauración), permite la modernización tecnológica (como la digitalización y el uso de software de gestión documental) y favorece el desarrollo del personal especializado a través de la capacitación.

2. Importancia de los Recursos Financieros

• Ejemplos de cómo impactan en la preservación, organización y acceso a los documentos.

3. Acceso

1. Preservación

2. Organización

• Inversión en un software de gestión documental y equipo de cómputo, finalmente, licencias para programas de computadora y de digitalización.

• Financiamiento para equipos de aire acondicionado y control de humedad; compra de materiales de conservación libre de ácido; contratación de servicios de fumigación.

• Salarios para el personal de archivo, administrativos, operativos e incluso personal de limpieza; adquisición de estantería adecuada.

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3. Fuentes de ingreso

Principales fuentes de financiamiento para los archivos

Las fuentes varían según la naturaleza del archivo (público o privado):

3. Donaciones

2. Privadas

1. Públicas

Aportes de individuos o fundaciones con fines específicos (ej. proyectos de digitalización).

Capital social, ventas de servicios o publicaciones, o cuotas de socios (para archivos de empresas, asociaciones o fundaciones).

Asignaciones del Presupuesto de Egresos de la entidad a la que pertenecen (Gobierno federal, estatal o municipal).

3. Fuentes de ingreso

Principales fuentes de financiamiento para los archivos

Las fuentes varían según la naturaleza del archivo (público o privado):

5. Ingresos propios

4. Subsidios o convocatorias

Cobro por cursos, exposiciones o venta de publicaciones.

Fondos concursables de instituciones nacionales o internacionales (ej. ADABI, Iberarchivos, fundaciones como Ford o Microsoft).

3. Fuentes de ingreso

Descripción breve de las fuentes de ingresos:

1. Fuentes de financiamiento públicas: Recursos provenientes del Presupuesto de Egresos de la entidad pública a la que pertenece el archivo (Gobierno federal, estatal, municipal). Es la fuente principal para archivos públicos y está sujeta a las leyes de contabilidad gubernamental.

3. Fuentes de ingreso

Descripción breve de las fuentes de ingresos:

2. Fuentes de financiamiento privadas: Para archivos de empresas o asociaciones, son los fondos generados internamente (capital social, remanentes) o de la venta de sus servicios o productos.

3. Fuentes de ingreso

Descripción breve de las fuentes de ingresos:

3. Donaciones: Aportes financieros o de bienes (ej. equipos de digitalización) hechos por personas físicas o morales, generalmente para fines específicos o proyectos de alto valor histórico.

3. Fuentes de ingreso

Descripción breve de las fuentes de ingresos:

4. Subsidios o convocatorias: Fondos concursables no reembolsables otorgados por organismos nacionales (ej. instancias de cultura) o internacionales (ej. Iberarchivos, fundaciones privadas) para la ejecución de proyectos concretos (ej. restauración, digitalización).

3. Fuentes de ingreso

Descripción breve de las fuentes de ingresos:

5. Ingresos propios: Fondos obtenidos directamente por el archivo por concepto de cobro de servicios (ej. copias certificadas, reprografía, uso de espacios, cursos de capacitación archivística).

4. Clasificación de los recursos

La clasificación de los recursos financieros es fundamental para la planeación y el control presupuestal de la unidad de archivo, permitiendo saber la procedencia y la disponibilidad del dinero.

Son los fondos generados por la propia institución o entidad a la que pertenece el archivo, o los ingresos que el archivo genera directamente. Incluye el capital social (en archivos privados), reservas o los ingresos propios derivados de la venta de servicios.

Recursos propios (internos)

Provienen de la propia entidad (ej. capital, reservas, ingresos propios por servicios, remanentes de años anteriores).

4. Clasificación de los recursos

La clasificación de los recursos financieros es fundamental para la planeación y el control presupuestal de la unidad de archivo, permitiendo saber la procedencia y la disponibilidad del dinero.

Son los fondos generados por la propia institución o entidad a la que pertenece el archivo, o los ingresos que el archivo genera directamente. Incluye el capital social (en archivos privados), reservas o los ingresos propios derivados de la venta de servicios.

Recursos propios (internos)

Provienen de la propia entidad (ej. capital, reservas, ingresos propios por servicios, remanentes de años anteriores).

4. Clasificación de los recursos

La clasificación de los recursos financieros es fundamental para la planeación y el control presupuestal de la unidad de archivo, permitiendo saber la procedencia y la disponibilidad del dinero.

Son los fondos que provienen de fuentes externas y que generalmente implican una obligación de devolución o un reporte de uso. Incluyen préstamos bancarios (en entidades que pueden endeudarse), créditos o, más comúnmente en archivos públicos, subsidios y donaciones específicas para proyectos (ej. financiamiento para digitalización).

Recursos externos (ajenos)

Se obtienen de fuentes externas (ej. créditos bancarios, subsidios, donaciones específicas, emisión de bonos).

4. Clasificación de los recursos

La clasificación de los recursos financieros es fundamental para la planeación y el control presupuestal de la unidad de archivo, permitiendo saber la procedencia y la disponibilidad del dinero.

Son aquellos ingresos que se perciben de manera recurrente y predecible y que constituyen la base del presupuesto operativo anual. En archivos públicos, el principal recurso ordinario es la asignación presupuestal anual para salarios y gastos fijos de funcionamiento (ej. luz, agua, materiales de oficina).

Recursos Ordinarios

Ingresos que se perciben de forma regular y predecible (ej. la asignación presupuestal anual recurrente).

4. Clasificación de los recursos

La clasificación de los recursos financieros es fundamental para la planeación y el control presupuestal de la unidad de archivo, permitiendo saber la procedencia y la disponibilidad del dinero.

Son los ingresos que se reciben de forma esporádica, no recurrente o por situaciones no planificadas. Se destinan frecuentemente a inversión o proyectos específicos. Un ejemplo claro es una donación grande o un subsidio para un proyecto único de restauración de un acervo histórico.

Recursos extraordinarios

Ingresos que se reciben de forma esporádica o por situaciones no planificadas (ej. la venta de un activo, una donación grande para un proyecto específico).

5. Normatividad en materia de recursos financieros

Los archivos, especialmente los públicos, se rigen por:

1. Leyes de archivos (nacionales, estatales o locales): Suelen incluir disposiciones sobre la asignación de recursos y la obligación de contar con un presupuesto.

2. Leyes de presupuesto, contabilidad gubernamental y gasto público: Regulan la planeación, programación, ejecución y el control de los recursos asignados.

3. Reglamentos internos y acuerdos de recursos financieros y presupuestales: Disposiciones específicas de la entidad de adscripción del archivo, como el Reglamento de Recursos Financieros y Presupuestales del hoy extinto INAI.

5. Normatividad en materia de recursos financieros

Ejemplos concretos:

1. En México: Ley General de Archivos; Ley de Disciplina Financiera de las Entidades Federativas y Los Municipios; Ley Orgánica de la Administración Pública Federal y la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público

2. Internacional: ISO 15489, directrices del ICA y las ISBD.

3. Normatividad técnica: Justificación de la inversión: Norma NMX-R-100-SCFI-2018

6. Presupuestos

Definición de presupuesto y su importancia en la gestión de archivos.

El presupuesto es la estimación financiera programada de los ingresos y egresos para un periodo determinado. Es una herramienta de planificación, control y evaluación que traduce los objetivos archivísticos (preservación, digitalización) en términos monetarios.

6. Presupuestos

Proceso de elaboración de un presupuesto para una unidad de archivo. A grandes rasgos, el proceso generalmente incluye:

Definición de objetivos y metas archivísticas para el periodo (ej. número de metros lineales a organizar, cantidad de documentos a digitalizar). Esto se incluye en el Programa Anual de Desarrollo Archivístico (PADA).

1. Planeación

6. Presupuestos

Asignación de recursos (costos) a las actividades y proyectos definidos.

2. Programación

Distribución de los montos solicitados en las partidas presupuestales específicas (ej. Servicios Personales, Materiales, Inversión).

3. Elaboración

Gestión para la aprobación por parte de la autoridad superior y posterior aplicación del gasto.

4. Aprobación y Ejecución

7. Gastos e Ingresos

Identificación de los principales gastos (ejemplo: personal, infraestructura, tecnología, conservación) e ingresos en un archivo.

1. Principales gastos: Personal (salarios, prestaciones), infraestructura (renta, servicios básicos como electricidad, agua), tecnología (licencias de software, servidores, equipos de digitalización), conservación (materiales libres de ácido, servicios de restauración), y mobiliario (estantería especializada).

2. Principales ingresos: La asignación presupuestal (mayoritaria en archivos públicos), y en menor medida, ingresos por servicios o donaciones para proyectos específicos.

7. Gastos e Ingresos

Ejemplos prácticos:

2. Gasto de tecnología

3. Gasto de conservación

Gasto de personal

4. Ingreso

Salario de una persona para dirección de archivos, tres archivistas y un técnico en conservación, personal de limpieza.

Pago de la licencia anual del software de gestión documental.

Compra de 500 cajas y 1,000 carpetas de archivo.

Subsidio obtenido de Iberarchivos para un proyecto de descripción.

8. Control Presupuestal

¿Qué es el control presupuestal y cómo se aplica en los archivos?

El control presupuestal es el seguimiento y análisis sistemático de las variaciones entre el presupuesto aprobado (lo planeado) y la ejecución real (lo gastado y lo ingresado). En un archivo, se aplica para asegurar el manejo honesto, eficaz, eficiente, racional y transparente de los recursos, vigilando que los gastos se realicen conforme a lo autorizado y que se cumplan las metas archivísticas.

8. Control Presupuestal

¿Que herramientas o técnicas se pueden realizar para un control efectivo?

3. Sistemas de información financiera y contable

1. Reportes periódicos

2. Control por excepción

Pueden ser mensuales/trimestrales, en los reportes se compara lo programado vs. lo ejecutado.

Enfocarse solo en las desviaciones (ej. gastos mayores a lo presupuestado en una partida) para adoptar medidas correctivas.

Software para automatizar el registro de ingresos y egresos así como para facilitar la conciliación contable.

9. Partida Presupuestal en las Unidades de Archivo

¿Qué es una partida presupuestal y cómo se asignan los recursos en las unidades de archivo?

Una partida presupuestal es un código o clave numérica (dentro de un clasificador por objeto del gasto) que agrupa y detalla el tipo de gasto. La asignación de recursos en una unidad de archivo se realiza distribuyendo el presupuesto aprobado en estas partidas, según las necesidades operativas (ej. Capítulo 1000 - Servicios Personales, Capítulo 3000 - Servicios Generales, Capítulo 5000 - Bienes Muebles e Inmuebles).

9. Partida Presupuestal en las Unidades de Archivo

Ejemplos de partidas comunes en archivos

• 1000 Servicios personales: Pago de sueldos y prestaciones al personal archivístico.

• 3500 Servicios de instalación, reparación, mantenimiento y conservación: Contratación de servicios de mantenimiento de equipos de climatización o fumigación.

• 3300 Servicios profesionales, científicos, técnicos y otros servicios: Contratación de un restaurador o un consultor para un proyecto archivístico especializado.

• 2100 Materiales de administración: Compra de material de oficina.

• 5100 Mobiliario y equipo de administración: Compra de estantería o gavetas.

Partidas presupuestales

9. Partida Presupuestal en las Unidades de Archivo

Ejemplos prácticos

Resumen

10. Conclusión

Referencias bibliográficas

Acosta Padilla, C. et.al. (2018). Gestión financiera. Universidad de las Fuerzas Armadas ESPE. ISBN 978-9942-765-34-5 Disponible en: https://repositorio.espe.edu.ec/bitstream/21000/15415/1/GESTION%20FINANCIERA.pdf Asociación Latinoamericana de Archivos (ALA). (2018). La gestión eficiente de los recursos en un Archivo: una necesidad organizacional. Ponencia. https://www.alaarchivos.org/wp-content/uploads/2018/07/LaGestionEficiente.pdf Ávila Luna, M. (2014). Administración de recursos archivísticos en la empresa. SEP-ENBA. Cámara de Diputados. (2018). Ley General de Archivos. Última Reforma DOF 19-01-2023. https://www.diputados.gob.mx/LeyesBiblio/pdf/LGA.pdf International Council on Archives (ICA). (2020). Funding and Advocacy for Archives. Sistema Nacional de Archivos (SNA). (2023). Apoyos financieros de Instituciones. Gobierno de México. https://www.gob.mx/sna/articulos/apoyos-financiamientos

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