Simulación:Oficina en orden
¡Hola! Soy Jose Manuel, el encargado de Servicios Académicos
¡Hola! Soy Mariam, coordinadora de mejora continua y tu oficina es un desastre
empezar
* EDITA O ELIMINA ESTA LOCUCIÓN
¿Qué vamos a aprender?
A través de este ejercicio, comprenderás cómo la aplicación de cada una de las 5S transforma un entorno administrativo, mejora la organización, la eficiencia y el clima laboral.Además aprenderás a identificar problemas operativos, tomar decisiones basadas en la metodología japonesa y promover hábitos de orden y limpieza dentro de un ambiente laboral.
Competencias a demostrar:
Organización y gestión
Análisis crítico
Aplicación práctica
Compromiso con la mejora continua
Responsabilidad colaborativa
continuar
Contexto
Contexto
Contexto
La Universidad Raíces del Futuro busca optimizar la productividad y el orden en sus oficinas administrativas. El área de Servicios Académicos, encargada de gestionar documentos, atender a estudiantes y coordinar con docentes, presenta problemas de desorganización, retrasos y pérdida de materiales.El equipo directivo ha decidido aplicar la metodología 5S para mejorar las condiciones de trabajo y la eficiencia de los procesos internos. En este ejercicio deberás asumir el rol de coordinador de mejora continua y tomarás decisiones acertadas frente a distintas situaciones vinculadas con cada una de las “S”.
continuar
1. SEIRI
Durante tu diagnóstico, descubres que cada asistente guarda materiales “por si acaso” o porque “podrían servir en el futuro”. Formularios obsoletos, carpetas duplicadas, cables que ya no se usan, manuales de hace más de cinco años y equipos dañados. Los armarios están llenos y el espacio útil se ha reducido tanto que incluso los documentos activos se apilan sobre los escritorios.
continuar
¿Cuál es la mejor respuesta?
Mantener todos los documentos almacenados, por si se requieren nuevamente.
Revisar los documentos, separando lo útil, lo obsoleto y lo dañando, conservando solo los vigentes y digitalizar los esenciales antes de eliminar el resto.
Destruir todo el material antiguo sin revisar.
Solicitar un nuevo almacén para guardar todos los materiales y mantener el orden visual.
2. SEITON
Tras eliminar lo innecesario, observas que las herramientas de oficina (sellos, carpetas, llaves, memorias USB) se guardan en distintos escritorios y los documentos útiles siguen desorganizados; los contratos se mezclan con facturas y los expedientes se guardan sin un patrón. Cada empleado usa un sistema distinto para clasificar. El tiempo para encontrar un documento supera los 15 minutos en promedio.
continuar
¿Qué opción es la mejor?
Permitir que cada persona mantenga su método, mientras entregue los documentos a tiempo.
Archivar según el criterio del encargado de almacén, sin consultar al resto del equipo.
Diseñar un sistema único de archivo físico y digital, con etiquetas visibles, colores por categoría y un mapa de ubicación accesible para todos.
Reunir todos los archivos en un gabinete común sin orden, para que todos los tengan a la vista.
3. SEISO
Durante una revisión general, notas que los escritorios tienen residuos de papel, las impresoras acumulan polvo, los cables están enredados, y la zona de café luce descuidada. Aunque el personal realiza limpiezas esporádicas, no existe un responsable ni una rutina establecida. Esto genera mal aspecto y afecta la productividad.
continuar
Elige la mejor respuesta
Definir un calendario rotativo de limpieza diaria por áreas, involucrando a todo el equipo y verificando el cumplimiento mediante listas de control visual.
Pedir al personal de intendencia que realice la limpieza una vez a la semana.
Colocar carteles recordando “mantén tu área limpia” sin definir responsabilidades.
Organizar una limpieza profunda al final de cada semestre.
4. SEIKETSU
Tras varias semanas de orden y limpieza, se nota una mejora significativa. Sin embargo, algunos empleados nuevos desconocen las reglas y comienzan a dejar documentos fuera de lugar. No existe documentación formal ni un estándar visible que indique cómo debe mantenerse el orden.
continuar
Elige la mejor respuesta
Repetir la capacitación inicial sin establecer reglas permanentes.
Esperar a que los nuevos empleados se adapten observando a sus compañeros.
Usar un grupo de WhatsApp donde los empleados informen de forma libre sus avances.
Instalar tableros de control con indicadores visuales (semáforos, checklist, fotografías de estándar) y revisarlos semanalmente.
5. SHITSUKE
Tres meses después, las primeras tres S se han debilitado: el equipo dejó de usar el checklist, los objetos vuelven a aparecer fuera de lugar y el entusiasmo inicial se perdió. No hay seguimiento ni reconocimiento para quienes mantienen las buenas prácticas.
continuar
Elige la mejor respuesta
Delegar el control de las 5S únicamente al personal de intendencia.
Implementar un programa de seguimiento mensual, incluir las 5S en las evaluaciones de desempeño y reconocer públicamente las buenas prácticas del personal.
Repetir las jornadas de limpieza sin dar seguimiento posterior.
Imponer sanciones a quienes incumplan las normas de orden y limpieza.
Aprendizajes
En este escenario hemos aprendido a observar, analizar y transformar nuestro entorno laboral con criterio y compromiso. Cada “S” aplicada representa una actitud que fortalece la eficiencia, el respeto por el espacio compartido y la mejora continua.
Claves aprendidas y habilidades blandas desarrolladas:
Asumir responsabi-lidad por lo ocurrido, reconociendo mis propios actos y/o de quienes están a mi cargo. Asumiendo así el compromiso de corregir errores o mejorar la situación.
Técnica de comunicación que implica prestar total atención al interlo-cutor, mostrando interés, compren-diendo su mensaje y respondiendo de manera adecuada.
Capacidad de ponerse en el lugar del otro, compren-diendo sus emocio-nes, pensamientos y perspectivas sin juzgar.
Aportar soluciones concretas de forma proactiva propo-niendo medidas específicas y efec-tivas para resolver un problema.
Aportar soluciones concretas de forma proactiva propo-niendo medidas específicas y efec-tivas para resolver un problema.
Comunicación efectiva
Trabajo en equipo
Disciplina personal
Optimización del tiempo
Responsabilidad
continuar
PREGUNTA
00:30
PREGUNTA
00:30
VERDADERO O FALSO
00:30
¡FELICIDADES!
Has demostrado tu capacidad para aplicar las 5S y transformar el entorno laboral en un espacio más ordenado, eficiente y colaborativo.Recuerda: la mejora continua no termina aquí, se practica cada día.
¡Hola! Soy Mariam, coordinadora de mejora continua y nunca habia visto tanto orden y limpieza
¡Hola! Soy Jose Manuel, el encargado de Servicios Académicos
No parece la mejor respuesta...
Esta respuesta indica una falta de interés en resolver el problema directamente y puede hacer que el cliente sienta que está siendo ignorado o desatendido.
- No brinda una solución efectiva
- No muestra compromiso
leer de nuevo
No parece la mejor respuesta...
Aunque puede ser cierto que la entrega no depende del empleado, desentenderse del problema y redirigir al cliente sin más genera una experiencia negativa y puede dañar la reputación del negocio.
- Evade la responsabilidad
- No ofrece una solución concreta
leer de nuevo
No parece la mejor respuesta...
Esta respuesta no ofrece ninguna solución práctica en el momento y sugiere que el cliente debe realizar más esfuerzos para resolver su problema, lo que puede empeorar su percepción del servicio.
- Falta de urgencia en la solución
- Trámites burocráticos que no ayudan al cliente
leer de nuevo
No parece la mejor respuesta...
Aunque la espera puede ser necesaria en algunos casos, no proporcionar un plan de acción inmediato hace que el cliente sienta que su problema no es prioritario, lo que puede agravar su malestar
- No ofrece solución inmediata
- Deja al cliente con incertidumbre
leer de nuevo
No parece la mejor respuesta...
Esta respuesta indica una falta de interés en resolver el problema directamente y puede hacer que el cliente sienta que está siendo ignorado o desatendido.
- No brinda una solución efectiva
- No muestra compromiso
leer de nuevo
No parece la mejor respuesta...
Aunque la revisión del producto es necesaria en algunos casos, hacer que el cliente se haga responsable de transportarlo es una molestia adicional que puede aumentar su insatisfacción.
- No ofrece solución inmediata
- Impone una carga adicional sobre el cliente
leer de nuevo
No parece la mejor respuesta...
Aunque la espera puede ser necesaria en algunos casos, no proporcionar un plan de acción inmediato hace que el cliente sienta que su problema no es prioritario, lo que puede agravar su malestar
- No ofrece solución inmediata
- Deja al cliente con incertidumbre
leer de nuevo
No parece la mejor respuesta...
Aunque la revisión del producto es necesaria en algunos casos, hacer que el cliente se haga responsable de transportarlo es una molestia adicional que puede aumentar su insatisfacción.
- No ofrece solución inmediata
- Impone una carga adicional sobre el cliente
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No parece la mejor respuesta...
Esta respuesta indica una falta de interés en resolver el problema directamente y puede hacer que el cliente sienta que está siendo ignorado o desatendido.
- No brinda una solución efectiva
- No muestra compromiso
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No parece la mejor respuesta...
Esta respuesta indica una falta de interés en resolver el problema directamente y puede hacer que el cliente sienta que está siendo ignorado o desatendido.
- No brinda una solución efectiva
- No muestra compromiso
leer de nuevo
¡Buena respuesta!
Al actuar de inmediato y asegurar un seguimiento, el empleado muestra un fuerte compromiso con la satisfacción del cliente. Esto refuerza la confianza y ayuda a transformar una experiencia negativa en una positiva.
- Toma acción directa para resolver el problema
- Genera confianza en el cliente
continuar
No parece la mejor respuesta...
Aunque reconoce el problema, la respuesta evita tomar responsabilidad directa, lo que puede aumentar la frustración del cliente y dar la impresión de que el empleado no está comprometido con resolver la situación.
- Falta de proactividad
- Desinterés en la solución
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No parece la mejor respuesta...
Esta respuesta indica una falta de interés en resolver el problema directamente y puede hacer que el cliente sienta que está siendo ignorado o desatendido.
- No brinda una solución efectiva
- No muestra compromiso
leer de nuevo
No parece la mejor respuesta...
Aunque la revisión del producto es necesaria en algunos casos, hacer que el cliente se haga responsable de transportarlo es una molestia adicional que puede aumentar su insatisfacción.
- No ofrece solución inmediata
- Impone una carga adicional sobre el cliente
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No parece la mejor respuesta...
Esta respuesta indica una falta de interés en resolver el problema directamente y puede hacer que el cliente sienta que está siendo ignorado o desatendido.
- No brinda una solución efectiva
- No muestra compromiso
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¡Buena respuesta!
Al actuar de inmediato y asegurar un seguimiento, el empleado muestra un fuerte compromiso con la satisfacción del cliente. Esto refuerza la confianza y ayuda a transformar una experiencia negativa en una positiva.
- Toma acción directa para resolver el problema
- Genera confianza en el cliente
continuar
¡Buena respuesta!
Con esta respuesta, el empleado no solo reconoce la frustración del cliente, sino que le brinda opciones concretas, lo que reduce la sensación de incertidumbre y demuestra una actitud resolutiva y enfocada en la satisfacción del cliente.
- Muestra compromiso con el cliente
- Ofrece soluciones rápidas y ágiles
continuar
No parece la mejor respuesta...
Aunque puede ser cierto que la entrega no depende del empleado, desentenderse del problema y redirigir al cliente sin más genera una experiencia negativa y puede dañar la reputación del negocio.
- Evade la responsabilidad
- No ofrece una solución concreta
leer de nuevo
¡Buena respuesta!
Con esta respuesta, el empleado muestra disposición para resolver el problema, lo que ayuda a calmar al cliente y genera confianza en el servicio. Además, ofrecer alternativas demuestra flexibilidad y orientación a la satisfacción del cliente.
- Demuestra empatía
- Toma acción inmediata
continuar
¡Buena respuesta!
Al actuar de inmediato y asegurar un seguimiento, el empleado muestra un fuerte compromiso con la satisfacción del cliente. Esto refuerza la confianza y ayuda a transformar una experiencia negativa en una positiva.
- Toma acción directa para resolver el problema
- Genera confianza en el cliente
continuar
Simulación:Oficina en orden
Nancy Carbajal Chagala
Created on October 14, 2025
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Simulación:Oficina en orden
¡Hola! Soy Jose Manuel, el encargado de Servicios Académicos
¡Hola! Soy Mariam, coordinadora de mejora continua y tu oficina es un desastre
empezar
* EDITA O ELIMINA ESTA LOCUCIÓN
¿Qué vamos a aprender?
A través de este ejercicio, comprenderás cómo la aplicación de cada una de las 5S transforma un entorno administrativo, mejora la organización, la eficiencia y el clima laboral.Además aprenderás a identificar problemas operativos, tomar decisiones basadas en la metodología japonesa y promover hábitos de orden y limpieza dentro de un ambiente laboral.
Competencias a demostrar:
Organización y gestión
Análisis crítico
Aplicación práctica
Compromiso con la mejora continua
Responsabilidad colaborativa
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Contexto
Contexto
Contexto
La Universidad Raíces del Futuro busca optimizar la productividad y el orden en sus oficinas administrativas. El área de Servicios Académicos, encargada de gestionar documentos, atender a estudiantes y coordinar con docentes, presenta problemas de desorganización, retrasos y pérdida de materiales.El equipo directivo ha decidido aplicar la metodología 5S para mejorar las condiciones de trabajo y la eficiencia de los procesos internos. En este ejercicio deberás asumir el rol de coordinador de mejora continua y tomarás decisiones acertadas frente a distintas situaciones vinculadas con cada una de las “S”.
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1. SEIRI
Durante tu diagnóstico, descubres que cada asistente guarda materiales “por si acaso” o porque “podrían servir en el futuro”. Formularios obsoletos, carpetas duplicadas, cables que ya no se usan, manuales de hace más de cinco años y equipos dañados. Los armarios están llenos y el espacio útil se ha reducido tanto que incluso los documentos activos se apilan sobre los escritorios.
continuar
¿Cuál es la mejor respuesta?
Mantener todos los documentos almacenados, por si se requieren nuevamente.
Revisar los documentos, separando lo útil, lo obsoleto y lo dañando, conservando solo los vigentes y digitalizar los esenciales antes de eliminar el resto.
Destruir todo el material antiguo sin revisar.
Solicitar un nuevo almacén para guardar todos los materiales y mantener el orden visual.
2. SEITON
Tras eliminar lo innecesario, observas que las herramientas de oficina (sellos, carpetas, llaves, memorias USB) se guardan en distintos escritorios y los documentos útiles siguen desorganizados; los contratos se mezclan con facturas y los expedientes se guardan sin un patrón. Cada empleado usa un sistema distinto para clasificar. El tiempo para encontrar un documento supera los 15 minutos en promedio.
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¿Qué opción es la mejor?
Permitir que cada persona mantenga su método, mientras entregue los documentos a tiempo.
Archivar según el criterio del encargado de almacén, sin consultar al resto del equipo.
Diseñar un sistema único de archivo físico y digital, con etiquetas visibles, colores por categoría y un mapa de ubicación accesible para todos.
Reunir todos los archivos en un gabinete común sin orden, para que todos los tengan a la vista.
3. SEISO
Durante una revisión general, notas que los escritorios tienen residuos de papel, las impresoras acumulan polvo, los cables están enredados, y la zona de café luce descuidada. Aunque el personal realiza limpiezas esporádicas, no existe un responsable ni una rutina establecida. Esto genera mal aspecto y afecta la productividad.
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Elige la mejor respuesta
Definir un calendario rotativo de limpieza diaria por áreas, involucrando a todo el equipo y verificando el cumplimiento mediante listas de control visual.
Pedir al personal de intendencia que realice la limpieza una vez a la semana.
Colocar carteles recordando “mantén tu área limpia” sin definir responsabilidades.
Organizar una limpieza profunda al final de cada semestre.
4. SEIKETSU
Tras varias semanas de orden y limpieza, se nota una mejora significativa. Sin embargo, algunos empleados nuevos desconocen las reglas y comienzan a dejar documentos fuera de lugar. No existe documentación formal ni un estándar visible que indique cómo debe mantenerse el orden.
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Elige la mejor respuesta
Repetir la capacitación inicial sin establecer reglas permanentes.
Esperar a que los nuevos empleados se adapten observando a sus compañeros.
Usar un grupo de WhatsApp donde los empleados informen de forma libre sus avances.
Instalar tableros de control con indicadores visuales (semáforos, checklist, fotografías de estándar) y revisarlos semanalmente.
5. SHITSUKE
Tres meses después, las primeras tres S se han debilitado: el equipo dejó de usar el checklist, los objetos vuelven a aparecer fuera de lugar y el entusiasmo inicial se perdió. No hay seguimiento ni reconocimiento para quienes mantienen las buenas prácticas.
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Elige la mejor respuesta
Delegar el control de las 5S únicamente al personal de intendencia.
Implementar un programa de seguimiento mensual, incluir las 5S en las evaluaciones de desempeño y reconocer públicamente las buenas prácticas del personal.
Repetir las jornadas de limpieza sin dar seguimiento posterior.
Imponer sanciones a quienes incumplan las normas de orden y limpieza.
Aprendizajes
En este escenario hemos aprendido a observar, analizar y transformar nuestro entorno laboral con criterio y compromiso. Cada “S” aplicada representa una actitud que fortalece la eficiencia, el respeto por el espacio compartido y la mejora continua.
Claves aprendidas y habilidades blandas desarrolladas:
Asumir responsabi-lidad por lo ocurrido, reconociendo mis propios actos y/o de quienes están a mi cargo. Asumiendo así el compromiso de corregir errores o mejorar la situación.
Técnica de comunicación que implica prestar total atención al interlo-cutor, mostrando interés, compren-diendo su mensaje y respondiendo de manera adecuada.
Capacidad de ponerse en el lugar del otro, compren-diendo sus emocio-nes, pensamientos y perspectivas sin juzgar.
Aportar soluciones concretas de forma proactiva propo-niendo medidas específicas y efec-tivas para resolver un problema.
Aportar soluciones concretas de forma proactiva propo-niendo medidas específicas y efec-tivas para resolver un problema.
Comunicación efectiva
Trabajo en equipo
Disciplina personal
Optimización del tiempo
Responsabilidad
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PREGUNTA
00:30
PREGUNTA
00:30
VERDADERO O FALSO
00:30
¡FELICIDADES!
Has demostrado tu capacidad para aplicar las 5S y transformar el entorno laboral en un espacio más ordenado, eficiente y colaborativo.Recuerda: la mejora continua no termina aquí, se practica cada día.
¡Hola! Soy Mariam, coordinadora de mejora continua y nunca habia visto tanto orden y limpieza
¡Hola! Soy Jose Manuel, el encargado de Servicios Académicos
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Esta respuesta indica una falta de interés en resolver el problema directamente y puede hacer que el cliente sienta que está siendo ignorado o desatendido.
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Aunque puede ser cierto que la entrega no depende del empleado, desentenderse del problema y redirigir al cliente sin más genera una experiencia negativa y puede dañar la reputación del negocio.
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Aunque la espera puede ser necesaria en algunos casos, no proporcionar un plan de acción inmediato hace que el cliente sienta que su problema no es prioritario, lo que puede agravar su malestar
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Aunque la revisión del producto es necesaria en algunos casos, hacer que el cliente se haga responsable de transportarlo es una molestia adicional que puede aumentar su insatisfacción.
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Esta respuesta indica una falta de interés en resolver el problema directamente y puede hacer que el cliente sienta que está siendo ignorado o desatendido.
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Esta respuesta indica una falta de interés en resolver el problema directamente y puede hacer que el cliente sienta que está siendo ignorado o desatendido.
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Al actuar de inmediato y asegurar un seguimiento, el empleado muestra un fuerte compromiso con la satisfacción del cliente. Esto refuerza la confianza y ayuda a transformar una experiencia negativa en una positiva.
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Aunque reconoce el problema, la respuesta evita tomar responsabilidad directa, lo que puede aumentar la frustración del cliente y dar la impresión de que el empleado no está comprometido con resolver la situación.
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Aunque la revisión del producto es necesaria en algunos casos, hacer que el cliente se haga responsable de transportarlo es una molestia adicional que puede aumentar su insatisfacción.
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Esta respuesta indica una falta de interés en resolver el problema directamente y puede hacer que el cliente sienta que está siendo ignorado o desatendido.
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Al actuar de inmediato y asegurar un seguimiento, el empleado muestra un fuerte compromiso con la satisfacción del cliente. Esto refuerza la confianza y ayuda a transformar una experiencia negativa en una positiva.
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Con esta respuesta, el empleado no solo reconoce la frustración del cliente, sino que le brinda opciones concretas, lo que reduce la sensación de incertidumbre y demuestra una actitud resolutiva y enfocada en la satisfacción del cliente.
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Aunque puede ser cierto que la entrega no depende del empleado, desentenderse del problema y redirigir al cliente sin más genera una experiencia negativa y puede dañar la reputación del negocio.
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Con esta respuesta, el empleado muestra disposición para resolver el problema, lo que ayuda a calmar al cliente y genera confianza en el servicio. Además, ofrecer alternativas demuestra flexibilidad y orientación a la satisfacción del cliente.
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