RENC-PARENTS-BOOKING

BYE BYE La paperasse ...

des rencontres de parents, zéro migraine

des rencontres de parents, zéro migraine

Microsoft Bookings !

David Beaudry - RÉCIT local CSS des Sommets Marc-André Girard - RÉCIT national GS Jean-Pierre Tremblay - RÉCIT national GS

SERVICE NATIONAL DES GESTIONNAIRES SCOLAIRES

Vos animateurs pour la prochaine heure !

Jean-Pierre Tremblay Directeur d'établissements scolaires Conseiller RÉCIT - GS jean-pierre.tremblay@recit.gouv.qc.ca

David Beaudry Conseiller pédagogique RÉCIT CSS des Sommets david.beaudry@cssds.gouv.qc.ca

INFO ET LIENS

Marc-André Girard Directeur d'établissements scolaires Conseiller RÉCIT - GS marc-andre.girard@recit.gouv.qc.ca

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Contexte et plan de travail

Global au précis 3 niveaux de configuration

INFO ET LIENS

Informations de l'entreprise Page de réservation partagée

École

• Besoin émergeant et partagé par le CSS des Somments et le RÉCIT-GS.
• Récurrence des rencontres de parents.
• Application la suite Microsoft, connectée avec le calendrier Outlook.
• Robustesse de l'outil.

• Délégation et responsabilisation des enseignants.
• Possibilités de transfert.
• Tutoriel à l'aide de Geneally
• Document pas à pas.

Les services

Rencontre de parents

Les employés

Enseignants

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CRÉATION DE LA PAGE DE RÉSERVATION PARTAGÉE

INFO ET LIENS

Avant d'amorcer la création du service de la rencontre de vos parents, il est important de créer la page de réservation de votre établissement scolaire.

• ACCÉDER à Microsoft BOOKINGS

• NOMMER le nom de ta page de réservation partagée

• INVITER les membres du personnel

• CONFIGURER un service

• CHOISIR les personnes autorisées à réserver des rendez-vous.

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Tour des options possibles...

INFO ET LIENS

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Création d'un service

INFO ET LIENS

Dès que vous modifierez une configuration, cette option sera désactivée. C'est normal 😉.

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Configuration à faire par le personnel enseignant

INFO ET LIENS

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Conseils de sages !!!

• Bookings va lire les disponibilités dans le calendrier Outlook. Il est important que la plage soit sans rendez-vous.

• SUPRESSION d'un rendez-vous : Il faut absolument le faire via BOOKINGS et non par OUTLOOK.

• Il faut informer les parents qu’ils doivent absolument sélectionner un membre du personnel enseignant au moment d’effectuer une réservation. Autrement, la réservation sera attribuée à n’importe quel employé.

Page de réservation:

• Inscrire des heures d'ouverture ayant la plus grande amplitude possible afin de couvrir les heures de disponibilité des services et des employés (Étape 1 sur 4).

Service:

• À la stratégie de planification, il est recommandé d'indiquer un intervalle de temps égal à la durée + la marge (ex.: 15 + 5 = 20 min.)
• À la section Notifications, décochez la case Avertir l’entreprise par courriel… pour éviter que la personne qui a créé le service reçoive un courriel à chaque fois qu’un parent effectue une réservation.

Employés:

• Cochez la case Avertir les employés par courriel...

INFO ET LIENS

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Pistes de réinvestissement

UTILISER BOOKINGS :

• Dans le cadre d'une activité de financement. Les parents peuvent indiquer une plage horaire à laquelle ils vont venir chercher les produits commandés.

• Planifier le travail des professionnels en réservant des plages pour observer des élèves.

• Réservation de plages horaires pour le PI des élèves.

INFO ET LIENS

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Coin des ressources

INFO ET LIENS

Vous en connaissez d'autres ? Nous sommes intéressés : gs@recit.gouv.qc.ca

Lorsqu'une personne prendra rendez-vous dans votre Bookings, elle sera ajoutée à "votre clientèle".

ACCÉDER à Microsoft BOOKINGS

• Via votre navigateur préféré, vous connecter avec votre courriel professionnel : office.com

• Si vous ne voyez pas l'icône Bookings:
• Sélectionnez Applications et après vous devriez la voir.

• Cliquer sur + Créer une page de réservation

Si la personne enseignante souhaite avoir une heure pour souper, elle a 2 options:1. Ajouter une autre plage horaire dans la même journée et configurer les heures en conséquence (voir l’exemple du jeudi). 2. Ajouter cette heure dans son calendrier Outlook sans ajouter une plage horaire supplémentaire dans Bookings (voir l’exemple du mercredi).

Intervalles : inscrire le temps d'une rencontre. Délai minimal : Après ce délai, il ne sera plus possible de faire des réservations. Délai minimal : combien de jours avant l'événement il saura possible de faire des réservations. Toujours débuter avec une plage indiquant : Pas de réservation possible. Pour éviter d'avoir des rendez-vous dans les autres semaines. Cliquer sur : Inscrire la semaine de votre rencontre de parents ainsi que les jours et heures. ** Important que l'horaire de l'école couvre la plage des disponibilités du service.

AJOUTER DU PERSONNEL

• Onglet Personnel → Ajouter un membre.
• Ajouter tous les enseignants concernés (leurs adresses M365).
• Rôle : Membre de l’équipe.
• Vérifier que chaque enseignant a un agenda Outlook actif (car Booking ira lire leurs disponibilités).

MODIFICATION DE LA LISTE DU PERSONNEL :

• Il est possible en tout temps d'ajouter et/ou de retirer des membres du personnel.

• RETRAIT : Ils seront automatiquement retirés des services.

• AJOUT : Ils seront ajoutés au employés MAIS il sera important de les ajouter aux services correspondants.

Lien de la page de réservation partagée de votre établissement.

Vous référer à votre CSS (secrétariat général)

Pour adapter aux couleurs et logo de votre établissement.

Il est important de s'assurer que le BOOKINGS est dans votre fuseau horaire.

CALENDRIER :

• Les différents calendriers s'affichent selon où vous vous situez.
• Nous utiliserons davantage cette option afin de voir les rendez-vous dans les différents services.

INVITER les membres du personnel

Il est toujours possible d'ajouter et de retirer des membres du personnel, nous le verrons plus loin.

NOMMER le nom de votre page de réservation partagée

• Nom : Idéalement le nom de l'école. Il est possible d'ajouter le logo de l'école
• Horaire de l'école (ouverture et fermeture)

Avoir la plus grande amplitude possible

C'est ici qu'il est possible de venir modifier les informations sur l'entreprise.

Activer les champs désirés, l'information sera conservée dans le "client" Bookings. Vous pouvez : Il sera important de le sélectionner et de le rendre obligatoire, si vous voulez que le parent réponde à la question.

Indiquez les heures de disponiblité.

Supprimez toutes les plages horaires d'une journée pour la fermer aux réservations.

Ajoutez plusieurs plages horaires dans la même journée si vous le souhaitez.

Ne pas ajouter une plage horaire pour chacune des rencontres.

CHOISIR les personnes autorisées à réserver un rendez-vous

• Choisir Tout le monde

• Cliquer sur

Autoriser des clients à choisir :

• Important d'activer l'option.
• C'est qui permettra aux parents de choisir l'enseignant.

CONFIGURER un service

• Configurer un service :
• Ne rien faire et cliquer sur SUIVANT.

• Bookings va créer un service par défaut. Il sera possible de le supprimer par la suite.

Un service représente une activité ou un type de rendez-vous que les utilisateurs (ex. : parents) peuvent réserver. Nous reparlerons du concept de services plus loin 😀.

MARGE : C'est le temps entre deux rencontres. Autorisez... : Il est conseillé de l'activer afin que votre personnel puisse y entrer. des rencdez-vous de parents qui n'auraient accès à Internet.

Activer "Envoyer une invitation..." Vous pouvez y inscrire un texte (ex: porte à utiliser, consignes pour le stationnement, être patient et respecteux s'il y a de l'attente, etc.)

Il est possible d'envoyer un ou plusieurs rappels aux parents

Il est possible d'envoyer un message suite au rendez-vous (ex: sondage de satisfaction et commentaires)