INSTITUTO POLITÉCNICO NACIONAL

INSTITUTO POLITÉCNICO NACIONAL

ESCUELA NACIONAL DE BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA Fundamentos de Calidad “Auditoría” Grupo: 7EX02 Profesor: L.C. Ángel Luis Pineda Aguirre Alumna: Jennyfer Juárez Jiménez Matrícula: 20230D0050 28 de septiembre de 2025

¡vamos!

INTRODUCCIÓN

Caso práctico: El archivo de la Universidad "XYZ" ha recibido quejas frecuentes de los usuarios (estudiantes, docentes, investigadores y personal administrativo) sobre: Dificultad para localizar documentos.

• Tiempos de espera prolongados para recibir información.
• Falta de claridad en los procesos de solicitud de documentos.
• Errores frecuentes en la entrega de archivos.
• Falta de capacitación del personal en el uso de sistemas de gestión documental.

OBJETIVO

Aplicar los conceptos y herramientas de calidad estudiados en un caso práctico relacionado con la gestión de un archivo, con el fin de identificar áreas de mejora y proponer soluciones basadas en los principios de calidad.

ANÁLISIS DE PROBLEMAS

Efecto

1. Dificultad para localizar documentos.
2. Tiempos de espera prolongados para recibir información.
3. Falta de claridad en los procesos de solicitud de documentos.
4. Errores frecuentes en la entrega de archivos.

Diagrama ISHIKAWA

Personal

Políticas

Tecnología

Falta de capacitación en los sistemas de gestión documental.

Políticas de archivado y retención no claras.

Búsqueda y recuperación de documentos poco eficientes

Desconocimiento de responsabilidades en el flujo de documentos.

Infraestructura (servidores, rendimiento) que provoca tiempos de respuesta lentos.

Políticas de acceso y confidencialidad que dificultan el flujo de documentos.

Falta de supervisión en el manejo de documentos.

Recursos insuficientes (personal, presupuesto, tecnológicos).

TProcesos de solicitud de documentos poco claros

Falta de herramientas o licencias adecuadas para gestión documental.

tiempos de espera no gestionados adecuadamente entre áreas.

Recursos

Procesos

Diagrama de pareto

Propuesta de soluciones Basándose en los principios de calidad

El contenido visual es un lenguaje transversal, universal, como la música. Somos capaces de entender imágenes de hace millones de años, incluso de otras culturas.

1. Enfoque al cliente

Recolectar datos desde el inicio (tiempos de ciclo, errores, búsquedas fallidas, incidencias) para priorizar mejoras.

Establecer un Comité de Gestión Documental (CGD) con roles claros: dueño del proceso, responsable de calidad de datos, responsables de cada área usuaria.

El contenido visual es un lenguaje transversal, universal, como la música. Somos capaces de entender imágenes de hace millones de años, incluso de otras culturas.

2. Cambios en procesos

Establecer políticas de versión, control de cambios y trazabilidad (registros de auditoría).

Rediseñar procedimientos de solicitud de documentos para eliminar pasos redundantes.

El contenido visual es un lenguaje transversal, universal, como la música. Somos capaces de entender imágenes de hace millones de años, incluso de otras culturas.

3. Capacitación y desarrollo del personal

Cursos y sesiones prácticas sobre: gestión documental, taxonomía/metadatos, búsqueda avanzada, seguridad y control de accesos.

Incentivos o reconocimiento para mejoras propuestas por usuarios; canales de retroalimentación y sugerencias.

El contenido visual es un lenguaje transversal, universal, como la música. Somos capaces de entender imágenes de hace millones de años, incluso de otras culturas.

4. Tecnología y sistemas

Integrar el gestor documental con correo, repositorios y herramientas de productividad para evitar duplicaciones y facilitar acceso.

• Mejorar motor de búsqueda (facetas, búsqueda por metadatos, ortografía) y filtrado.
• Revisar capacidad de servidores, ancho de banda y planes de escalabilidad

El contenido visual es un lenguaje transversal, universal, como la música. Somos capaces de entender imágenes de hace millones de años, incluso de otras culturas.

5. Plan de implementación y medidas de éxito

1) Mejora de metadatos; 2) Revisión de flujos de solicitud; 3) Capacitación focalizada; 4) Optimización de búsquedas; 5) Incremento de recursos.

PLAN DE MEJORA

Diagrama de Gantt

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

El análisis permitió identificar que los principales problemas del archivo de la Universidad "XYZ" están relacionados con la falta de organización en los procesos, la poca capacitación del personal y el uso limitado de la tecnología. El enfoque en la calidad demostró que los usuarios son el centro del servicio archivístico; si ellos no encuentran lo que necesitan de forma rápida y clara, el sistema pierde valor. Las herramientas como el diagrama de Ishikawa y el diagrama de Pareto facilitaron entender las causas raíz y priorizar los problemas más críticos. La práctica mostró que la calidad en un archivo no depende solo de los documentos, sino también de la coordinación entre personas, procesos, tecnología y liderazgo. Un plan de mejora bien estructurado puede lograr cambios reales y sostenibles en la gestión documental. Se recomienda:

• Escuchar las quejas, recolectar datos y dar seguimiento a las necesidades para mejorar la satisfacción; así como reducir pasos innecesarios en las solicitudes para ahorrar tiempo tanto al personal como a los usuarios.
• Capacitar al personal con cursos en gestión documental y herramientas tecnológicas para que brinden un mejor servicio.
• Mejorar la tecnología y fomentar una cultura de calidad.

¡Gracias!

INICIO

¿Sabías que...

La ventana permite añadir contenido más amplio. Puedes enriquecer tu genially incorporando PDFs, vídeos, texto… El contenido de la ventana aparecerá al hacer clic en el elemento interactivo.

• Planificar la estructura de tu comunicación.
• Jerarquizarla y darle peso visual a lo principal.
• Definir mensajes secundarios con interactividad.

¿Sabías que...

La ventana permite añadir contenido más amplio. Puedes enriquecer tu genially incorporando PDFs, vídeos, texto… El contenido de la ventana aparecerá al hacer clic en el elemento interactivo.

• Planificar la estructura de tu comunicación.
• Jerarquizarla y darle peso visual a lo principal.
• Definir mensajes secundarios con interactividad.

¿Sabías que...

La ventana permite añadir contenido más amplio. Puedes enriquecer tu genially incorporando PDFs, vídeos, texto… El contenido de la ventana aparecerá al hacer clic en el elemento interactivo.

• Planificar la estructura de tu comunicación.
• Jerarquizarla y darle peso visual a lo principal.
• Definir mensajes secundarios con interactividad.

¿Sabías que...

La ventana permite añadir contenido más amplio. Puedes enriquecer tu genially incorporando PDFs, vídeos, texto… El contenido de la ventana aparecerá al hacer clic en el elemento interactivo.

• Planificar la estructura de tu comunicación.
• Jerarquizarla y darle peso visual a lo principal.
• Definir mensajes secundarios con interactividad.

¿Sabías que...

La ventana permite añadir contenido más amplio. Puedes enriquecer tu genially incorporando PDFs, vídeos, texto… El contenido de la ventana aparecerá al hacer clic en el elemento interactivo.

• Planificar la estructura de tu comunicación.
• Jerarquizarla y darle peso visual a lo principal.
• Definir mensajes secundarios con interactividad.