Fundamentos de Calidad en un Archivo

Fundamentos de Calidad en un Archivo

ACTIVIDAD 2 Victor Gabriel Rosales Sanchez

Empezar

El archivo de la Universidad "XYZ"

ha recibido quejas frecuentes de los usuarios (estudiantes, docentes, investigadores y personal administrativo) sobre:

• Dificultad para localizar documentos.

• Tiempos de espera prolongados para recibir información.

• Falta de claridad en los procesos de solicitud de documentos.

• Errores frecuentes en la entrega de archivos.

• Falta de capacitación del personal en el uso de sistemas de gestión documental.

Raiz de los problemas

Espera prolongada en la informacion

Errores en la entreda de archivos

Los procesos son burocraticos y manuales

Los procedimientos de vereficacion y control son ineficientes

No hay suficiente personal para la demanda

No hay un sistema de control de las entregas o seguimientos

No existe solicitudes en linea y todos son manuales

El personal no esta capacitado en entregas de archivos

El personal de atencion no esta capacitado

El personal no sigue las normas de clasificacion

No existe un plan de capacitacion adecuado

No hay material de apoyo de como relizarla

El software de gestion es ineficiente o mal configurado

La institucion no asigna presupuesto

Los procedimientos de solicitacion no estan formalizados

Falta de un sistema de clasificacion estandarizado

Falta de recursos y procesos

Dificultad para localizar

Falta de capacitacion al personal

Falta de claridad en los procesos

Priorizacion de problemas detectados

Con los problemas identificadoss, teniendo en cuanta que los problemas son la gestion documental y la atencion a los usuarios. Se nececita recopilar datos sobre la frecuencia con la que estos errores ocurren, determinando un periodo de tiempo en la que se contabilizaran las veces que cada uno de los problemas se presenten, dando en este ejemplo 2 meses, resultando los siguientes datos.

• Dificultad para localizar documentos. 35

• Tiempos de espera prolongados para recibir información. 25

• Falta de claridad en los procesos de solicitud de documentos. 12

• Errores frecuentes en la entrega de archivos. 17

• Falta de capacitación del personal en el uso de sistemas de gestión documental. 5

Priorizacion

propuestas de soluciones

Enfoque al cliente: Todas las soluciones deben centrarse en mejorar la experiencia del usuario final, ya sean investigadores, empleados o el público en general. Liderazgo: La dirección del archivo debe comprometerse a impulsar el cambio y a ser un ejemplo en la adopción de nuevas metodologías. Mejora continua: Las soluciones no deben ser puntuales, sino parte de un ciclo de evaluación y mejora constante. Gestión por procesos: Los problemas deben abordarse desde una perspectiva de flujo de trabajo, identificando cuellos de botella y redundancias.

PLAN DE MEJORA CONTINUA

El plan de mejora se enfoca en implementar las soluciones establecidas en el archivo para una mejor organizacion documental y un mejor trato a los usuarios del archivo. El plan de mejora estara dividido en: 1- Diagnostico y planificacion 2- Implementacion de soluciones 3- Implementacion de tecnologia 4-Capacitacion al personal Se tendra encuenta los recursos necesarios asi como las personas que se requieren para el plan de mejora.

Al implementar este plan de mejora se busca que el archivo de la institucion asuma un papel proactivo enfocada en el usuario y a la gestion documental adecuada, automatizando procesos asi como estandarizar los mismos. Esto busca eliminar los problemas detectados y la mejora con relacion a la experiencia de los usuarios. Para que el plan de mejora se realice de la mejor forma se recomienda que el director se comprometa, el personal entienda la importancia de la adecuada gestion y el implemento de nueva tecnologia, asi como la implementacion de medidores del rendimiento y calidad de los procesos establecidos. Tomando esto en cuanta el plan de mejora puede y debe modificarse, de acuerdo a los resultados obtenidos en cada fase del plan de mejora.

GRACIAS