Mémo - inscriptions- RH

MEMO

Séquence 3 : Gérer les insriptions

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Utiliser des groupes

Très utile pour gérer des sessions de formation !

3 grandes méthodes

Méthode d'inscription à choisir en fonction du contexte !

Bonnes pratiques

Pour gérer plus facilement vos inscriptions !

Les bonnes pratiques

... pour gérer plus facilement vos inscriptions

• Vérifiez toujours le rôle attribué lors de l’inscription ("apprenant" par défaut : il faut sélectionner "Utilisateur Interne Inddigo" pour des apprenants internes !).

• Pour de gros volumes, privilégiez CSV (si les apprenants sont identifiés et ne vont pas bouger) ou cohortes (si pertinent et possible pour l'OF).

• Pour des inscriptions récurrentes ou liées à des critères précis (ex : agence, service), utilisez les règles dynamiques.

• Contrôlez les résultats après chaque import (page de prévisualisation) si vous utilisez un fichier CSV.

• Pensez à personnaliser ou désactiver le mail automatique d’inscription manuelle si nécessaire.

Utilisez des groupes

... pour savoir où cliquer !

À quoi servent-ils ?

• Organiser les apprenants au sein d’une même formation (ex : par agence, par équipe projet, par promo).
• Permettre aux formateurs d’adapter leurs activités et leurs suivis.

Comment s'en servir ?

• Créez vos groupes dans la gestion des inscriptions.

• Peupler votre groupe par ds inscrits. les inscirts peuvent :

- appartenir à plusieurs groupes - avoir plusieurs rôles (apprenant, animateur...).

Envie d'en savoir plus ? Référez-vous à la documentation Moodle

La gestion des inscriptions

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... en tant que gestionnaire / RH !

3 grandes méthodes :

• Comment ? Ajouter un utilisateur un par un.

• Avantages : simple, idéal pour quelques personnes, permet de définir directement un rôle (apprenant, formateur, concepteur…).

Inscription manuelle (depuis la formation)

• Synchronisation de cohortes : dynamique, les ajouts/suppressions dans la cohorte se répercutent automatiquement.

• Import CSV : permet d’ajouter/modifier en masse des comptes ou inscriptions via un fichier Excel enregistré en .CSV UTF-8.⚠ Attention à l’encodage et aux doublons.

Cohortes et CSV

• Principe : automatiser les inscriptions en fonction de conditions (ex : tous les collaborateurs d’une agence → une formation).

• Avantages : gain de temps, réduction des erreurs humaines, gestion automatique.

• À savoir : une règle désactivée n’agit plus mais ne supprime pas les inscriptions déjà effectuées.

Règles dynamiques