Gestión de documentos Electrónicos
Sistema de Gestión Documental Electrónica desde la Norma ISO 15489-1:2006
Alumna: Ana Laura Rocha DMaestra: Evelyn Adriana ZeaElizalde 6EX1 Lic. Archivonomía fecha de entrega: 28/09/2025
La norma ISO 15489 nos permite "Asegurar la disponibilidad de los documentos de archivo en las organizaciones en el transcurso de sus actividades “
Introducción
La información es muy valiosa en cualquier organización es por ello que es muy importante llevar un control adecuado, ya que si no se puede convertir en un riesgo que puede afectar la operación y la toma de decisiones; para evitar esto la norma ISO 15489 ofrece un marco reconocido internacionalmente para gestionar de forma eficaz y segura los documentos a lo largo de su ciclo de vida, esta normapermitira establecer un sistema de gestión documental que garantice la integridad, disponibilidad y trazabilidad de la información, adaptándose a los retos específicos de la región y normatividad.
¿Qué es la iso 15489?
Es una norma internacional que define los requisitos y buenas prácticas para la gestión de documentos dentro de cualquier organización, sin importar su tamaño o sector. Su propósito es garantizar que los documentos tanto físicos o digitales secree n, almacenen, gestionen y conserven de manera que sean fiables, accesibles y completos durante todo su ciclo de vida.
HIXSA; Jun 13, 2025; Blog; Gestión de la información, ISO 15489; enlace: ISO 15489: Qué es y por qué es clave para la gestión documental ; consultado el 23/09/2025
NOrma ISO 15489
La norma está compuesta por dos partes:
iso 15489-2
iso 15489-1
Esta nos proporciona directrices para la evaluación y auditoría de los sistemas de gestión documental, lo que permite medir su eficacia y conformidad.
Esta establece los principios fundamentales y requisitos que un sistema de gestión documental debe cumplir para asegurar la integridad, autenticidad y uso de los documentos.
HIXSA; Jun 13, 2025; Blog; Gestión de la información, ISO 15489; enlace: ISO 15489: Qué es y por qué es clave para la gestión documental ; consultado el 23/09/2025
NOrma ISO 15489
iso 15489-1
iso 15489-2
Son directrices que es un informe técnico de mayor profundidad, destinado a proporcionar un conjunto de procedimientos a quienes tienen que trabajar de hecho con los documentos.
Son generalidades que tiene como finalidad proporcionar a los directivos de las organizaciones conceptos suficientes como para hacerles adquirir consciencia de la importancia de gestionar adecuadamente sus documentos, tanto en defensa de sus propios intereses, como a efectos de responsabilidad social
STANDARIZATION - ISO 15489-2; consultado el 28/09/2025
NOrma ISO 15489-1 y 15489-2
Se utilizan para:
• Diseñar e implementar políticas de gestión documental. • Desarrollar programas de archivo en instituciones públicas y privadas. • Facilitar auditorías, controles de calidad y cumplimiento normativo. • Servir como referencia en procesos de digitalización y preservación de documentos electrónicos. • Establecer criterios de clasificación, acceso, retención y disposición de la información.
La Gestión de Documentos de Archivo ISO 15489 Dr. Jovv Valdespino Vázquez mayo de 2021: enlace: Diapositiva 1
¿Donde se aplica?
La ISO 15489 se aplica: En organizaciones publicas y privadas. En cualquier tipo de soporte En la gestión documental y personal involucrado en la gestión de los documentos de
archivo
La Gestión de Documentos de Archivo ISO 15489; UNAM, Dr. Jovv Valdespino Vázquez mayo de 2021; enlace: Diapositiva 1 ; consultado el 23/09/2025
cARACTERISTICAS
La norma ISO 15489 se destaca concretamente por los siguientes aspectos: • Estructura y organización: La ISO 15489 proporciona una estructura clara para la gestión documental, facilitando la creación, clasificación, almacenamiento, y disposición de documentos lo que ayuda a las organizaciones a mantener sus documentos organizados y accesibles para la eficiencia operativa y la toma de decisiones basada en evidencia. • Conservación y acceso a largo plazo: Ofrece la preservación de documentos esenciales, asegurando que la información crítica se mantenga intacta y accesible a lo largo del tiemp • Gestión de riesgos y conformidad legal: Implementar la ISO 15489 ayuda a las organizaciones a gestionar riesgos asociados con la pérdida, daño o acceso no autorizado a documentos.
cARACTERISTICAS
• Eficiencia y reducción de costos: Al optimizar los procesos de gestión documental, la ISO 15489 permite a las organizaciones reducir costos relacionados con el almacenamiento físico y la gestión de documentos. • Confianza y reputación: Cumplir con una norma internacionalmente reconocida como la ISO 15489 mejora la imagen de la organización ante clientes, socios y reguladores, demostrando un compromiso con la gestión responsable de la información.
Guía completa sobre la norma ISO 15489 para la gestión documental; Gestión documental by Beck Destrucción Confidencia; enlace: Norma ISO 15489: guía completa para la gestión documental
Documento físico
Es aquel que conserva la huella de la actividad humana que da a conocer cualquier
tipo de soporte en el cual se registra información, no importando los mecanismos de producción.
Estado del arte de un sistema de gestión documental electrónica desde la norma ISO 15489-1:2006; Evelin Adriana Zea Elizalde y Nelson Javier Pulido Daza Maestría en Gestión Documental y Administración de Archivos. Universidad de La Salle; enlace: IV.pdf
Documento electrónico
Es el documento generado, gestionado,
conservado y transmitido a traves de medios electrónicos, informáticos. El
documento electrónico debera contar con un
programa de preservación a largo plazo, estos
documentos electrónicos, se protegerán del
paso del tiempo, los comparten con mayor
cantidad de personas y disponen de ellos de
una manera mucho más rápida y cómoda. Es por ello que los documentos electrónicos se
han convertido más que en una moda, en una
necesidad.
metadatos
Son datos altamente
estructurados que describen información, contenido, calidad, condición
y otras características de los datos, que posibilitan la creación, registro, clasificación, acceso, conservación y disposición de los documentos a lo largo del tiempo en un mismo dominio o diferentes permitiendo que los metadatos ayuden a describir los datos de cuando fueron creados, modificaciones que hayan sufrido. Los metadatos se definen como: datos que
describen el contexto, contenido y estructura de
los documentos, así como su gestión a lo largo
del tiempo.
Sistema de Gestión Documental Electrónica desde la Norma ISO 15489-1:2006 Mtra. Evelin Adriana Zea Elizalde y Lic. Ángel Luis Pineda Aguirre; enlace: 2.pdf
Función de los metadatos
La función de los metadatos es que facilitan la capacidad de determinar qué datos están disponibles y facilitar la capacidad de interactuar y funcionar con otros sistemas existentes o futuros sin restricción, mejorando la utilidad para los usuarios en la adecuada toma de decisiones y en la reducción de costos; los metadatos ayudan a usar correctamente la información ya que determinan qué datos están disponibles, dónde están, qué necesidades cubren, qué tan útiles son, cómo se pueden obtener y como los podemos transferir a otro sistema, ya sea local o externo. Los metadatos también sirven para preservar en forma documentada la información que poseen las instituciones, esto evita que sean vulnerables a perder todo el conocimiento sobre sus datos, si por algún motivo desaparece la persona que los originó.
Sistema de Gestión Documental Electrónica desde la Norma ISO 15489-1:2006 Mtra. Evelin Adriana Zea Elizalde y Lic. Ángel Luis Pineda Aguirre; enlace: 2.pdf
Ciclo de vida del documento electrónico
En los archivos electrónicos el
ciclo de vida tiene tres etapas básicas: diseño,
creación y mantenimiento; la etapa semiactiva desaparece y se fusiona a
la etapa activa, esto a que en los documentos
electrónicos no existe como tal una etapa
semiactiva en la que se plantea la necesidad
de tener una guarda precaucional de los documentos que aun poseen valores primarios, ya que los documentos electrónicos se mantienen en la fase activa
Diseño
Creación
Mantenimiento
Sistema de Gestión Documental Electrónica desde la Norma ISO 15489-1:2006 Mtra. Evelin Adriana Zea Elizalde y Lic. Ángel Luis Pineda Aguirre; enlace: 2.pdf
Sistemas de Gestión Documental Electrónica
(SGDE)
Un SGDE tiene como objetivo la oficina sin papel debido a que es más fácil y económico consultar documentos o archivos electrónicos de una manera más segura, rápida y confiable, los cuales suelen estar basados en microordenadores de alto nivel y en memorias ópticas que sirven para automatizar diversos procesos de la cadena documental, desde la entrada de los documentos, hasta la reproducción facsímil del documento original, pasando por su recuperación y consulta en monitores de alta resolución.
Sistemas de Gestión Documental Electrónica
(SGDE)
ventajas
- Evitan la manipulación repetida del papel
- Ahorran espacio de almacenamiento
- Garantizan la recuperación segura y rápida de toda la información de la organización
La gestión electrónica de documentos también depende de que el personal asuma responsabilidad en:
- Uso
- Descripción
- Almacenamiento
- Formatos estándares
- Icorporación al sistema
TERMINOLOGÍA
Autenticidad: Garantía de que un documento es lo que pretende ser y no ha sido alterado. Clasificación: Identificación sistemática y organización de las actividades de una organización y/o de los documentos en categorías, que se representan en un sistema de clasificación de acuerdo con convenciones lógicamente estructuradas, métodos y reglas. Documento: información registrada, independientemente de su forma o soporte, creada o recibida en el curso de una actividad. Disponibilidad: capacidad de acceder a los documentos cuando se necesiten. Disposición: Serie de procesos asociados con la aplicación de decisiones de transferencia, destrucción o conservación de documentos de archivo; que se documentan en los calendarios de conservación u otros instrumentos
TERMINOLOGÍA
Gestión documental: área de gestión responsable de un control eficiente y sistemático de la creación, recepción, mantenimiento, uso y disposición de los documentos. Integridad: condición de un documento que asegura que se encuentra completo y sin manipulaciones indebidas. Metadato: Información estructurada que describe, explica, localiza o facilita la recuperación, uso o gestión de un recurso de información, ya sea físico o digital. Sistema de Gestión de documentos de archivo: Sistema de información que incorpora, gestiona y facilita el acceso a los documentos de archivo a lo largo del tiempo. Rendición de cuentas: Principio por el que los individuos, las organizaciones y la comunidad son responsables de sus acciones y se les puede solicitar una explicación al respecto.
Conclusiones
Las normas ISO 15489-1 e ISO 15489-2 son herramientas que ayudan a fortalecer la gestión documental en las organizaciones; la primera define principios generales y la segunda orienta la implementación práctica; su adopción no solo aporta valor en términos de eficiencia y control de la información, sino que también fomenta la transparencia, la rendición de cuentas y la preservación de la memoria institucional. En el mundo actual donde la información es un recurso estratégico, la aplicación de estas normas resulta indispensable para garantizar la continuidad y sostenibilidad de las instituciones.
Bibliografía
HIXSA; Jun 13, 2025; Blog; Gestión de la información, ISO 15489; enlace: ISO 15489: Qué es y por qué es clave para la gestión documental ; consultado el 23/09/2025
La Gestión de Documentos de Archivo ISO 15489 Dr. Jovv Valdespino Vázquez mayo de 2021: enlace: Diapositiva 1
La Gestión de Documentos de Archivo ISO 15489; UNAM, Dr. Jovv Valdespino Vázquez mayo de 2021; enlace: Diapositiva 1 ; consultado el 23/09/2025
STANDARIZATION - ISO 15489-2; consultado el 28/09/2025
Guía completa sobre la norma ISO 15489 para la gestión documental; Gestión documental by Beck Destrucción Confidencia; enlace: Norma ISO 15489: guía completa para la gestión documental
Sistema de Gestión Documental Electrónica desde la Norma ISO 15489-1:2006 Mtra. Evelin Adriana Zea Elizalde y Lic. Ángel Luis Pineda Aguirre; enlace: 2.pdf
Gracias
Por tú atención.
Norma ISO 15489
laura rocha
Created on September 24, 2025
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Gestión de documentos Electrónicos
Sistema de Gestión Documental Electrónica desde la Norma ISO 15489-1:2006
Alumna: Ana Laura Rocha DMaestra: Evelyn Adriana ZeaElizalde 6EX1 Lic. Archivonomía fecha de entrega: 28/09/2025
La norma ISO 15489 nos permite "Asegurar la disponibilidad de los documentos de archivo en las organizaciones en el transcurso de sus actividades “
Introducción
La información es muy valiosa en cualquier organización es por ello que es muy importante llevar un control adecuado, ya que si no se puede convertir en un riesgo que puede afectar la operación y la toma de decisiones; para evitar esto la norma ISO 15489 ofrece un marco reconocido internacionalmente para gestionar de forma eficaz y segura los documentos a lo largo de su ciclo de vida, esta normapermitira establecer un sistema de gestión documental que garantice la integridad, disponibilidad y trazabilidad de la información, adaptándose a los retos específicos de la región y normatividad.
¿Qué es la iso 15489?
Es una norma internacional que define los requisitos y buenas prácticas para la gestión de documentos dentro de cualquier organización, sin importar su tamaño o sector. Su propósito es garantizar que los documentos tanto físicos o digitales secree n, almacenen, gestionen y conserven de manera que sean fiables, accesibles y completos durante todo su ciclo de vida.
HIXSA; Jun 13, 2025; Blog; Gestión de la información, ISO 15489; enlace: ISO 15489: Qué es y por qué es clave para la gestión documental ; consultado el 23/09/2025
NOrma ISO 15489
La norma está compuesta por dos partes:
iso 15489-2
iso 15489-1
Esta nos proporciona directrices para la evaluación y auditoría de los sistemas de gestión documental, lo que permite medir su eficacia y conformidad.
Esta establece los principios fundamentales y requisitos que un sistema de gestión documental debe cumplir para asegurar la integridad, autenticidad y uso de los documentos.
HIXSA; Jun 13, 2025; Blog; Gestión de la información, ISO 15489; enlace: ISO 15489: Qué es y por qué es clave para la gestión documental ; consultado el 23/09/2025
NOrma ISO 15489
iso 15489-1
iso 15489-2
Son directrices que es un informe técnico de mayor profundidad, destinado a proporcionar un conjunto de procedimientos a quienes tienen que trabajar de hecho con los documentos.
Son generalidades que tiene como finalidad proporcionar a los directivos de las organizaciones conceptos suficientes como para hacerles adquirir consciencia de la importancia de gestionar adecuadamente sus documentos, tanto en defensa de sus propios intereses, como a efectos de responsabilidad social
STANDARIZATION - ISO 15489-2; consultado el 28/09/2025
NOrma ISO 15489-1 y 15489-2
Se utilizan para:
• Diseñar e implementar políticas de gestión documental. • Desarrollar programas de archivo en instituciones públicas y privadas. • Facilitar auditorías, controles de calidad y cumplimiento normativo. • Servir como referencia en procesos de digitalización y preservación de documentos electrónicos. • Establecer criterios de clasificación, acceso, retención y disposición de la información.
La Gestión de Documentos de Archivo ISO 15489 Dr. Jovv Valdespino Vázquez mayo de 2021: enlace: Diapositiva 1
¿Donde se aplica?
La ISO 15489 se aplica: En organizaciones publicas y privadas. En cualquier tipo de soporte En la gestión documental y personal involucrado en la gestión de los documentos de archivo
La Gestión de Documentos de Archivo ISO 15489; UNAM, Dr. Jovv Valdespino Vázquez mayo de 2021; enlace: Diapositiva 1 ; consultado el 23/09/2025
cARACTERISTICAS
La norma ISO 15489 se destaca concretamente por los siguientes aspectos: • Estructura y organización: La ISO 15489 proporciona una estructura clara para la gestión documental, facilitando la creación, clasificación, almacenamiento, y disposición de documentos lo que ayuda a las organizaciones a mantener sus documentos organizados y accesibles para la eficiencia operativa y la toma de decisiones basada en evidencia. • Conservación y acceso a largo plazo: Ofrece la preservación de documentos esenciales, asegurando que la información crítica se mantenga intacta y accesible a lo largo del tiemp • Gestión de riesgos y conformidad legal: Implementar la ISO 15489 ayuda a las organizaciones a gestionar riesgos asociados con la pérdida, daño o acceso no autorizado a documentos.
cARACTERISTICAS
• Eficiencia y reducción de costos: Al optimizar los procesos de gestión documental, la ISO 15489 permite a las organizaciones reducir costos relacionados con el almacenamiento físico y la gestión de documentos. • Confianza y reputación: Cumplir con una norma internacionalmente reconocida como la ISO 15489 mejora la imagen de la organización ante clientes, socios y reguladores, demostrando un compromiso con la gestión responsable de la información.
Guía completa sobre la norma ISO 15489 para la gestión documental; Gestión documental by Beck Destrucción Confidencia; enlace: Norma ISO 15489: guía completa para la gestión documental
Documento físico
Es aquel que conserva la huella de la actividad humana que da a conocer cualquier tipo de soporte en el cual se registra información, no importando los mecanismos de producción.
Estado del arte de un sistema de gestión documental electrónica desde la norma ISO 15489-1:2006; Evelin Adriana Zea Elizalde y Nelson Javier Pulido Daza Maestría en Gestión Documental y Administración de Archivos. Universidad de La Salle; enlace: IV.pdf
Documento electrónico
Es el documento generado, gestionado, conservado y transmitido a traves de medios electrónicos, informáticos. El documento electrónico debera contar con un programa de preservación a largo plazo, estos documentos electrónicos, se protegerán del paso del tiempo, los comparten con mayor cantidad de personas y disponen de ellos de una manera mucho más rápida y cómoda. Es por ello que los documentos electrónicos se han convertido más que en una moda, en una necesidad.
metadatos
Son datos altamente estructurados que describen información, contenido, calidad, condición y otras características de los datos, que posibilitan la creación, registro, clasificación, acceso, conservación y disposición de los documentos a lo largo del tiempo en un mismo dominio o diferentes permitiendo que los metadatos ayuden a describir los datos de cuando fueron creados, modificaciones que hayan sufrido. Los metadatos se definen como: datos que describen el contexto, contenido y estructura de los documentos, así como su gestión a lo largo del tiempo.
Sistema de Gestión Documental Electrónica desde la Norma ISO 15489-1:2006 Mtra. Evelin Adriana Zea Elizalde y Lic. Ángel Luis Pineda Aguirre; enlace: 2.pdf
Función de los metadatos
La función de los metadatos es que facilitan la capacidad de determinar qué datos están disponibles y facilitar la capacidad de interactuar y funcionar con otros sistemas existentes o futuros sin restricción, mejorando la utilidad para los usuarios en la adecuada toma de decisiones y en la reducción de costos; los metadatos ayudan a usar correctamente la información ya que determinan qué datos están disponibles, dónde están, qué necesidades cubren, qué tan útiles son, cómo se pueden obtener y como los podemos transferir a otro sistema, ya sea local o externo. Los metadatos también sirven para preservar en forma documentada la información que poseen las instituciones, esto evita que sean vulnerables a perder todo el conocimiento sobre sus datos, si por algún motivo desaparece la persona que los originó.
Sistema de Gestión Documental Electrónica desde la Norma ISO 15489-1:2006 Mtra. Evelin Adriana Zea Elizalde y Lic. Ángel Luis Pineda Aguirre; enlace: 2.pdf
Ciclo de vida del documento electrónico
En los archivos electrónicos el ciclo de vida tiene tres etapas básicas: diseño, creación y mantenimiento; la etapa semiactiva desaparece y se fusiona a la etapa activa, esto a que en los documentos electrónicos no existe como tal una etapa semiactiva en la que se plantea la necesidad de tener una guarda precaucional de los documentos que aun poseen valores primarios, ya que los documentos electrónicos se mantienen en la fase activa
Diseño
Creación
Mantenimiento
Sistema de Gestión Documental Electrónica desde la Norma ISO 15489-1:2006 Mtra. Evelin Adriana Zea Elizalde y Lic. Ángel Luis Pineda Aguirre; enlace: 2.pdf
Sistemas de Gestión Documental Electrónica (SGDE)
Un SGDE tiene como objetivo la oficina sin papel debido a que es más fácil y económico consultar documentos o archivos electrónicos de una manera más segura, rápida y confiable, los cuales suelen estar basados en microordenadores de alto nivel y en memorias ópticas que sirven para automatizar diversos procesos de la cadena documental, desde la entrada de los documentos, hasta la reproducción facsímil del documento original, pasando por su recuperación y consulta en monitores de alta resolución.
Sistemas de Gestión Documental Electrónica (SGDE)
ventajas
- Evitan la manipulación repetida del papel
- Ahorran espacio de almacenamiento
- Garantizan la recuperación segura y rápida de toda la información de la organización
La gestión electrónica de documentos también depende de que el personal asuma responsabilidad en:TERMINOLOGÍA
Autenticidad: Garantía de que un documento es lo que pretende ser y no ha sido alterado. Clasificación: Identificación sistemática y organización de las actividades de una organización y/o de los documentos en categorías, que se representan en un sistema de clasificación de acuerdo con convenciones lógicamente estructuradas, métodos y reglas. Documento: información registrada, independientemente de su forma o soporte, creada o recibida en el curso de una actividad. Disponibilidad: capacidad de acceder a los documentos cuando se necesiten. Disposición: Serie de procesos asociados con la aplicación de decisiones de transferencia, destrucción o conservación de documentos de archivo; que se documentan en los calendarios de conservación u otros instrumentos
TERMINOLOGÍA
Gestión documental: área de gestión responsable de un control eficiente y sistemático de la creación, recepción, mantenimiento, uso y disposición de los documentos. Integridad: condición de un documento que asegura que se encuentra completo y sin manipulaciones indebidas. Metadato: Información estructurada que describe, explica, localiza o facilita la recuperación, uso o gestión de un recurso de información, ya sea físico o digital. Sistema de Gestión de documentos de archivo: Sistema de información que incorpora, gestiona y facilita el acceso a los documentos de archivo a lo largo del tiempo. Rendición de cuentas: Principio por el que los individuos, las organizaciones y la comunidad son responsables de sus acciones y se les puede solicitar una explicación al respecto.
Conclusiones
Las normas ISO 15489-1 e ISO 15489-2 son herramientas que ayudan a fortalecer la gestión documental en las organizaciones; la primera define principios generales y la segunda orienta la implementación práctica; su adopción no solo aporta valor en términos de eficiencia y control de la información, sino que también fomenta la transparencia, la rendición de cuentas y la preservación de la memoria institucional. En el mundo actual donde la información es un recurso estratégico, la aplicación de estas normas resulta indispensable para garantizar la continuidad y sostenibilidad de las instituciones.
Bibliografía
HIXSA; Jun 13, 2025; Blog; Gestión de la información, ISO 15489; enlace: ISO 15489: Qué es y por qué es clave para la gestión documental ; consultado el 23/09/2025
La Gestión de Documentos de Archivo ISO 15489 Dr. Jovv Valdespino Vázquez mayo de 2021: enlace: Diapositiva 1
La Gestión de Documentos de Archivo ISO 15489; UNAM, Dr. Jovv Valdespino Vázquez mayo de 2021; enlace: Diapositiva 1 ; consultado el 23/09/2025
STANDARIZATION - ISO 15489-2; consultado el 28/09/2025
Guía completa sobre la norma ISO 15489 para la gestión documental; Gestión documental by Beck Destrucción Confidencia; enlace: Norma ISO 15489: guía completa para la gestión documental
Sistema de Gestión Documental Electrónica desde la Norma ISO 15489-1:2006 Mtra. Evelin Adriana Zea Elizalde y Lic. Ángel Luis Pineda Aguirre; enlace: 2.pdf
Gracias
Por tú atención.