ACTIVIDAD 2 PRACTICA 1

PRACTICA 1

Diagnostico documental de los archivos Nombre de la Alumna: Arha Denisse Castañòn Ayala Matricula: 20240D0037 UDA: Diagnòstico y auditoria archivìstica

1.1 INTRODUCCIÒN

El Diagnostico de para la auditorìa archivìstica es una pràctica que nos permite por medio de indicadores, saber en que estado se encuentra nuestro archivo y que requiere para mejorar o cuàles son las àreas de oportunidad, de forma especifica. En este trabajo visitamos el Archivo Historico del Instituto Politècnico Nacional donde realizamos la entrevista y cuestionario de la guìa para la auditoria archivistica del AGN para descubrir y evaluar en que àreas y procesos se requiere mejorar, asì como los recursos que necesitan para alcanzar los objetivos planteados, que en este caso son conservar, preservar y difundir el arcervo historico.

1.1.1 Antecedentes de la instituciòn

El Instituto Politécnico Nacional tiene sus antecedentes en el proyecto de estructurar un sistema de enseñanza técnica, propuesto por el licenciado Narciso Bassols. Este proyecto fue continuado por el señador Juan de Dios Bátiz y el presidente Lázaro Cárdenas del Río. Otros personajes claves de la fundación del IPN fueron los ingenieros Luis Enrique Erro y Carlos Vallejo Márquez.

Instituto Politècnico Nacional, Biblioteca Central " Salvador Magaña", Archivo Historico. Servicios que ofrece: consulta del extenso y maravilloso acervo, fotografico,videografico, diapositivas etc. se pueden tomar hasta 20 fotografìas, no hay reprografias ni copias. Direcciòn: Manuel Carpio, Agricultura, Miguel Hidalgo, CP 11360 Ciudad de Mèxico, CDMX .

1.2 Aspectos organizacionales e institucionales

El Instituto Politécnico Nacional (IPN) se caracteriza por su estructura organizativa que incluye diversas áreas y departamentos, cada uno con funciones especifícas para el desarrollo educativo y cientifíco del país. La organización del IPN se basa en la ley Orgánica del Instituto , que establece su misión y objetivos, así como su estructura organizativa y sus principales áreas. El IPN se enfoca en la formación de profesionales e investigadores en los diversos campos de la ciencia y la tecnología, y en la investigación y difusión cultural. Además, el IPN promueve actitudes solidarias y democráticas en sus alumnos y egresados,fomentandoel amor a lapaz y la solidaridad hacia los pueblos que luchan por su independencia.

Misiòn

Somos la institución de educación tecnológica de México, que genera talento profesional, de investigación e innovación para el desarrollo social, humanístico, sustentable, económico y tecnológico del país, con reconocimiento internacional, con base en el fomento de la cultura, la creatividad y emprendeduría en nuestros estudiantes, a través de la vinculación con los sectores productivo y social, con valores y principios institucionales.

Visiòn

En el 2036 seremos la institución de educación tecnológica de calidad, con enfoque de sustentabilidad, sentido de identidad y reconocimiento Internacional, posicionándonos entre las mejores universidades del mundo, a través de la colaboración internacional con las mejores escuelas y centros de investigación, convirtiéndonos en líder por las contribuciones a la ciencia y tecnología, con impacto y sentido de responsabilidad social, respetando la diversidad y equidad de género.

1.2.3 objetivos

Conservar, Preservar y difundir.

1.2.5 F.O.D.A. (SI NO CUENTA CON ESTE ANALISIS HAY QUE ELABORARLO)

FORTALEZAS cuenta con un espacio independiente, cuenta con bastante acervo aproximadamente 200, 000 ejemplares entre video, diapositivas, fotos, documentos, expedientes, periodicos. El personal es muy amable y accesible. OPORTUNIDADES se puede aprovechar para realizar visitas guiadas, difusiòn cultural y que funcione como referente para la cominidad politècnica. DEBILIDADES tienen muy poco personal y documentos que se pueden solicitar para consulta. AMENAZAS puede quedar en el olvido facilmente si no se le da visibilidad.

1.3 Justificaciòn del diagnostico

Se justifica este diagnostico, dado que no se tienen los suficientes recursos para realizar la difusiòn que se merece este robusto y gran acervo. Se verifican las necesidades, que en general son carentes en recursos humanos, recursos materiales, recursos tecnològicos, recursos financieros y archivìsticos. Teniendo en cuenta que eL presupuesto depende de la subdirecciòn de archivos se tendrìa que tratar con ellos.

1.4 OBJETIVOS ESPECIFICOS DEL DIAGNOSTICO

El objetivo de este diagnòstico es aprovechar este acervo històrico y darle mayor difusiòn, visitas y sobre todo que se vuelva un referente dentro de la comunidad politècnica.

1.5 Instrumentos de la investigaciòn

Cuestionario de diagnóstico para la auditoría archivística

ÁREA DE IDENTIFICACIÓN Escriba los datos que se le solicitan Nombre de la institución: Instituto Politècnico Nacional Calle: Manuel Carpio Colonia: Agricola Delegación o municipio: Miguel Hidalgo Código postal: C.P. 11360 Dirección de correo electrónico:

1.5 Instrumentos de la investigaciòn

Cuestionario de diagnóstico para la auditoría archivística

DATOS DEL RESPONSABLE DEL ÁREA COORDINADORA DE ARCHIVOS Marque con una “X” la respuesta que corresponda o escriba los datos que se le solicitan Nombre: Josè Ipolito Rosas Molina Cargo: Director de servicios Generales Teléfono y extensión: 5557296000 ext. 62068 Dirección de correo electrónico: jrosas@ipn. mx Unidad administrativa de adscripción: Direcciòn Nivel máximo de estudios: Maestrìa ¿Cuenta con experiencia en el ámbito de la archivística? No ¿Cuenta con nombramiento oficial del titular de la dependencia o entidad como responsable del área coordinadora de archivos? Sí

1.5 Instrumentos de la investigaciòn

Cuestionario AGN

I. PRODUCCIÓN E INTEGRACIÓN DE EXPEDIENTES Marque con una “X” la respuesta que corresponda o escriba los datos que se le solicitan 1 Total de expedientes que hay en el o los archivos de trámite: no sabe 2. Promedio de expedientes nuevos que genera, cada mes, la institución en sus archivos de trámite: no sabe 3. Total de expedientes que hay en el archivo de concentración: no sabe 4. Total de expedientes que hay en el archivo histórico: 200,000 mil archivos se tienen aproximadamente, ya que no tienen la cifra exacta. 5. ¿En qué soportes se encuentran los documentos que genera la institución? todos

Cuestionario

6. La integración de los expedientes de archivo en soporte papel se realiza: Por asunto 7. ¿Se han establecido criterios específicos para la producción de documentos electrónicos relacionados con las funciones de la institución? No 8. En caso de que la respuesta a la pregunta número 7 sea afirmativa, escriba el nombre completo de la disposición oficial que establece los criterios para el control de la producción documental en soporte electrónico y quién la emitió. 9. ¿En la institución se difunden las disposiciones que establecen los criterios para el control de la producción documental en soporte electrónico? No

Cuestionario

10. Los documentos electrónicos que se producen en la institución, ¿se incorporan a expedientes electrónicos? No 11. Si la respuesta de la pregunta 10 es afirmativa, indique si en la institución se lleva un control de los expedientes y documentos electrónicos que se generan. Sí No No sabe 12. Si la respuesta de la pregunta 10 es afirmativa, mencione si en la institución los expedientes electrónicos se guardan en las computadoras asignadas al personal. Sí No No sabe 13. Los documentos electrónicos que se producen, ¿se imprimen y se integran a un expediente de archivo en soporte papel? No

Cuestionario

II. INSTRUMENTOS DE CONTROL Y CONSULTA ARCHIVÍSTICOS Marque con una “X” la respuesta que corresponda o escriba los datos que se le solicitan 14. ¿La institución cuenta con un Cuadro general de clasificación archivística para la clasificación de los expedientes de archivo? Sí 15. ¿Qué autoridad elaboró el Cuadro general de clasificación archivística? Área coordinadora de archivos con el grupo interdisciplinario 16. El Cuadro general de clasificación archivística que se utiliza en la institución es: Por funciones

Cuestionario

17. ¿Los expedientes de archivo están organizados de acuerdo con el Cuadro general de clasificación archivística?No 18. ¿La institución cuenta con un Catálogo de disposición documental validado por el AGN? Sí 19. ¿Qué autoridad elaboró el Catálogo de disposición documental? AGN Área coordinadora de archivos con el grupo interdisciplinario 20. ¿La institución refleja en el Catálogo de disposición documental los valores documentales y la vigencia de los expedientes de archivo? Sí

Cuestionario

21. ¿La institución cuenta con la Guía simple de archivos actualizada? Sí 22. ¿Los archivos de la institución elaboran inventarios generales de los expedientes de archivo para el control de los mismos? Sí 23. Si la respuesta de la pregunta 22 es afirmativa, señale en qué formato se realiza el inventario general de expedientes de archivo. Formato oficial de inventario del AGN

Cuestionario

24. Indique los campos que incluye el formato de inventario que se utiliza en los archivos de la institución. Título Tipo de inventario Número de página Fecha de transferencia Número de transferencia Ubicación topográfica Dependencia o entidad Unidad administrativa Área de procedencia Valor primario Sección Serie Número de caja Número consecutivo 24. Guía para la auditoría archivística Indique los campos que incluye el formato de inventario que se utiliza en los archivos de la institución. Número de expediente Descripción del expediente o asunto Periodo de trámite Vigencia documental Observaciones

Cuestionario

III. DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL Marque con una “X” la respuesta que corresponda o escriba los datos que se le solicitan 25. ¿Los expedientes de archivo cuentan con la carátula o guarda exterior? Sì 26. Si la respuesta de la pregunta 25 es afirmativa, señale los elementos que contiene la carátula del expediente de archivo. Unidad administrativa Fondo documental Sección Subsección Serie Subserie Número del expediente Fecha de apertura Fecha de cierre Asunto del expediente Valor documental Vigencia documental Cantidad de fojas útiles Ubicación topográfica Maneja código de barras todos

Cuestionario

27. ¿Los expedientes de archivo cuentan con el marbete (ceja) en la carátula o guarda exterior? No 28. Si la respuesta de la pregunta 27 es afirmativa, señale los elementos que contiene el marbete (ceja) del expediente de archivo. Sección Serie Subserie Número del expediente Nombre del expediente Código de barras 29. La descripción de los expedientes de archivo se realiza de acuerdo con: Normatividad emitida por el AGN IV. VALORACIÓN Y DISPOSICIÓN DOCUMENTAL Marque con una “X” la respuesta que corresponda o escriba los datos que se le solicitan 30. ¿Los expedientes de archivo se sujetan a un proceso de valoración documental que determine los plazos de vigencia en el archivo de trámite? Sí

Cuestionario

31. ¿En el o los archivos de trámite se da cumplimiento a los plazos de conservación de los expedientes conforme a lo establecido en el Catálogo de disposición documental? Sí 32. ¿La institución cuenta con un programa y calendario de transferencias primarias y secundarias emitido por el archivo de concentración? No sabe 33. ¿En el archivo de concentración se da cumplimiento a los plazos de conservación de los expedientes conforme a lo establecido en el Catálogo de disposición documental? No sabe 34. ¿El o los archivos de trámite realizan transferencias primarias de los expedientes al archivo de concentración? No sabe

Cuestionario

35. ¿Las transferencias primarias se realizan con base en plazos de vigencia establecidos en el Catálogo de disposición documental? Sí 36. ¿Se toman en cuenta los periodos de reserva correspondientes a la información clasificada? Sí 37. Las transferencias primarias de los expedientes de archivo se realizan mediante la elaboración de: El inventario oficial del AGN 38. ¿Las transferencias secundarias se realizan con base en plazos de vigencia establecidos en el Catálogo de disposición documental? se deberia de cumplir, sin embargo no se ha hecho transferencia 39. ¿El archivo de concentración realiza la transferencia secundaria de los expedientes al archivo histórico de la institución o al AGN, según corresponda? seria meramente al archivo històrico

Cuestionario

40. Las transferencias secundarias de los expedientes de archivo se realizan mediante la elaboración de: El inventario oficial del AGN 41. ¿En la institución se han establecido criterios específicos para la valoración documental? Sí 42. En caso de que la respuesta a la pregunta número 41 sea afirmativa, escriba el nombre completo de la disposición que establece los criterios para la valoración documental y quién la emitió. el àrea coordinadora de archivo 43. ¿La coordinación de archivos difunde las disposiciones oficiales de valoración documental para dictaminar la baja documental de los expedientes de archivo? Sí 44. ¿En la institución se realizan bajas documentales de los expedientes de archivo? Sí 45. Las bajas documentales se efectúan elaborando: Inventario oficial del AGN

Cuestionario

46. ¿Ante quién solicita la autorización para realizar una baja documental? Área coordinadora de archivos de la institución Unidad de Contabilidad Gubernamental-SHCP y despues AGN V. DE LA CONSERVACIÓN Y PRESERVACIÓN DE ARCHIVOS Marque con una “X” la respuesta que corresponda o escriba los datos que se le solicitan 47. ¿En la institución se cuenta con un programa de restauración de los expedientes de archivo? No 48. En caso de que la respuesta a la pregunta 47 sea afirmativa, especifique quién realiza las acciones de restauración. Personal de la institución El archivo histórico Se contrata el servicio No sabe 49. En caso de que la respuesta a la pregunta 47 sea afirmativa, especifique si se llevan controles o bitácoras de restauración de los expedientes de archivo. Sí No No sabe

Cuestionario

50. ¿En la institución existe un criterio específico para la conservación, restauración y preservación de los expedientes de archivo? Sí 51. En caso de que la respuesta a la pregunta número 50 sea afirmativa, especifique el nombre completo de la disposición y quién la emitió: SIN EMBARGO NO SE LLEVA A CABO POR FALTA DE PERSONAL ESPACIALIZADO ASI COMO DE RECURSOS PARA REALIZAR ESTA PRACTICA AGRAGANDO TAMBIEN QUE NO SE CUENTA CON EL MOBILIARIO EN ESTE CASO LABORATORIO PARA REALIZARLO DE LA TECNOLOGÍA 52. ¿La institución cuenta con equipos de cómputo para la administración de los expedientes de archivo? Sí 53. ¿La institución cuenta con equipo para digitalizar los expedientes de archivo? Sí 54. ¿La institución cuenta con equipo para la reproducción (fotocopiadoras) de los expedientes de archivo? No, SOLO SE PERMITEN HASTA 20 FOTOS

Cuestionario

55. ¿En la institución se digitalizan los expedientes o documentos de archivo? ALGUNOS 56. ¿En la institución existen programas para la digitalización de los expedientes de archivo? No 57. ¿En la institución se han establecido criterios específicos para la digitalización de los expedientes de archivo? No 58. En caso de que la respuesta a la pregunta número 57 sea afirmativa, especifique el nombre completo de la disposición y quién la emitió. 59. ¿La institución cuenta con un sistema informático para la administración documental de los expedientes de archivo basado en los instrumentos de control y consulta archivísticos? No

Cuestionario

64. ¿En la institución se cuenta con programas para la conservación a largo plazo de los documentos de archivo en formato electrónico? No 65. ¿En la institución se ha dado validez jurídica a los expedientes de archivo que se conservan en formato electrónico, con la finalidad de constituirlos como documentos probatorios? No 66. En caso de que la respuesta a la pregunta número 65 sea afirmativa, especifique el nombre completo de la disposición oficial y quién la emitió. ORGANIZACIÓN ESTRUCTURAL Marque con una “X” la respuesta que corresponda o escriba los datos que se le solicitan 67. ¿En la institución existe un área coordinadora de archivos? Sí 68. ¿El área coordinadora de archivos de su institución organiza y determina las políticas o procedimientos de operación de los archivos de trámite, concentración y, en su caso, histórico? Sí 69. ¿El área coordinadora de archivos de su institución está representada dentro del Comité de Información? Sí

Cuestionario

70. ¿Cuántas unidades administrativas existen en la institución? 13871. ¿Cuántos archivos de trámite existen en su institución? (Señale la cantidad por oficina). NO SABE 72. En la institución, ¿el o los archivos de trámite son una oficina formalmente establecida para la administración de los documentos? No 73. Si la respuesta de la pregunta 72 es afirmativa, indique si el archivo de trámite figura oficialmente en el organigrama de la institución. 74. Si la respuesta a la pregunta 73 es afirmativa, indique cuál es el nivel jerárquico de los archivos de trámite. Dirección de área Subdirección Jefatura de departamento Enlace Operativo Otro

Cuestionario

75. ¿Los archivos de trámite de su institución están integrados formalmente al Sistema Institucional de Archivos? Sí 76. ¿El o los archivos de trámite de la institución tienen relaciones de coordinación y cooperación con el área coordinadora de archivos? SÌ 77. Indique cuáles procedimientos archivísticos se realizan en el o los archivos de trámite de la institución. Integración de expedientes Identificación Clasificación Ordenación Descripción Conservación SUPONE QUE TODOS DEBERIAN REALIZARSE

Cuestionario

77. Indique cuáles procedimientos archivísticos se realizan en el o los archivos de trámite de la institución. Valoración con base en el Catálogo de disposición documental Transferencia documental primaria 78. ¿La institución cuenta con achivo de concentración? Sí 79. ¿En cuántas sedes está distribuido el archivo de concentración? NO SABE 80. En la institución, ¿el archivo de concentración es una oficina formalmente establecida para la administración de los documentos? No 83. ¿El archivo de concentración de su institución está integrado formalmente al Sistema Institucional de Archivos? Sí 84. ¿El archivo de concentración tiene relaciones de coordinación y cooperación con el área coordinadora de archivos? Sí

Cuestionario

85. Indique cuáles procedimientos archivísticos se realizan en el archivo de concentración de la institución. Elaboración de inventarios Descripción Conservación Valoración documental con base en el Catálogo de disposición documental Transferencia documental TODAS 86. ¿La institución cuenta con archivo histórico? Sí 87. En la institución, ¿el archivo histórico es una oficina formalmente establecida para la administración de los documentos? Sí

Cuestionario

89. ¿Cuál es el nivel jerárquico del archivo histórico? Dirección de área 90. ¿El archivo histórico de su institución está integrado formalmente al Sistema Institucional de Archivos? Sí 91. ¿El archivo histórico de la institución tiene relaciones de coordinación y cooperación con el área coordinadora de archivos? Sí 92. ¿El archivo histórico cuenta con un registro central en el que estén descritos los fondos documentales? Sí, inventarios 93. ¿El archivo histórico cuenta con una cédula de registro en el Registro Nacional de Archivos Históricos del AGN? Sí

Cuestionario

94. Indique cuáles procedimientos archivísticos se realizan en el archivo histórico de la institución. Elaboración de inventarios Descripción Conservación Restauración VIII. RECURSOS HUMANOS 95. Señalar la cantidad de personal que desempeña las tareas de archivo en la institución: Personal de confianza 4 Personal de prácticas profesionales 1 96. ¿El personal que trabaja en el área coordinadora de archivos desempeña otras labores además de las actividades de coordinación de archivos? Sí

Cuestionario

97. ¿Qué porcentaje de la jornada laboral invierte el personal del área coordinadora de archivos en las actividades propias de la coordinación de archivos? 10 - 20 % 98. Además del coordinador de archivos, ¿cuántas personas trabajan en la coordinación de archivos? no sabe 99. Indique el nivel de escolaridad de los servidores públicos que laboran en la coordinación de archivos (señalar el número de empleados por cada nivel) no sabe Primaria Secundaria Bachillerato Carrera técnica Licenciatura Posgrado

Cuestionario

100. ¿El personal que labora en los archivos de trámite desempeña otraslabores además de las actividades del archivo? Sí 101. ¿Qué porcentaje de la jornada laboral invierte el personal de los archivos de trámite en las actividades propias del archivo? 10 - 20 % 102. Además de los responsables, ¿cuántas personas trabajan en los archivos de trámite? no sabe 103. Indique el nivel de escolaridad de los servidores públicos que laboran en el o los archivos de trámite (señalar el número de empleados por cada nivel). no sabe

Cuestionario

107. Indique el nivel de escolaridad de los servidores públicos que laboran enel o los archivos de concentración (señalar el número de empleados por cada nivel). Licenciatura Maestrìa 108. ¿El personal que labora en el archivo histórico desempeña otras labores además de las actividades del archivo? No 109. ¿Qué porcentaje de la jornada laboral invierte el personal de archivo histórico en las actividades propias del archivo? 81 - 100

Cuestionario

110. Además del responsable, ¿cuántas personas trabajan en el archivohistórico? Sólo una persona 5 personas 111. Indique el nivel de escolaridad de los servidores públicos que laboran en el archivo histórico (señalar el número de empleados por cada nivel). Escolaridad Núm. Bachillerato 1 Carrera técnica 1 Licenciatura 2 112. ¿El personal que labora en los archivos de la institución recibe cursos de capacitación en materia de gestión de documentos y administración de archivos? Sí al año

Cuestionario

113. ¿En la institución se ha establecido un programa de capacitación enmateria de archivos? Sí 114. Si la respuesta a la pregunta 113 es afirmativa, indique quién imparte los cursos de capacitación en materia de archivos a los servidores públicos de la institución. Coordinador de archivos IX. RECURSOS MATERIALES E INFRAESTRUCTURA 115. ¿Los archivos de trámite disponen de mobiliario suficiente y adecuado para el resguardo y conservación de los expedientes de archivo? No sabe 116. ¿Los archivos de trámite disponen de instalaciones suficientes y adecuadas para el resguardo de los expedientes de archivo? No sabe

Cuestionario

117. ¿Los inmuebles de los archivos de trámite cuentan con instalacioneseléctricas adecuadas? Sí 118. El sistema de ventilación es: Aire acondicionado Ventanas 121. ¿En los archivos de trámite existen agentes químicos que pudieran afectar las condiciones ambientales adecuadas para la conservación de los documentos de archivo? No 122. ¿Las instalaciones de los archivos de trámite cuentan con equipo contra incendios u otras contingencias para la protección de los documentos o expedientes? Sí

Cuestionario

123. ¿Las áreas de trabajo de los archivos de trámite están debidamenteseparadas de las áreas de resguardo de los expedientes? No 124. ¿El archivo de concentración dispone de mobiliario suficiente y adecuado para el resguardo y conservación de los expedientes de archivo? No 125. ¿El archivo de concentración cuenta con instalaciones suficientes y adecuadas para el resguardo de los expedientes de archivo? No 126. ¿El o los inmuebles del archivo de concentración cuentan con instalaciones eléctricas adecuadas? Sí

Cuestionario

131. ¿Las instalaciones de los archivos de concentración cuentan conequipo contra incendios u otras contingencias para la protección de los documentos o expedientes? Sí 132. ¿Las áreas de trabajo del archivo de concentración están debidamente separadas de las áreas de resguardo de los expedientes? Sí 133. ¿El archivo histórico dispone de mobiliario suficiente y adecuado para el resguardo y conservación de los expedientes de archivo? Sí 134. ¿El archivo histórico cuenta con instalaciones suficientes y adecuadas para el resguardo de los expedientes de archivo? Sí

Cuestionario

135. ¿El o los inmuebles del archivo histórico cuentan con instalacioneseléctricas adecuadas? No 136. El sistema de ventilación es: Aire acondicionado Ventanas 137. ¿Las instalaciones del archivo histórico reúnen las condiciones de temperatura y humedad adecuadas para la conservación de los expedientes de archivo? Sí 138. ¿En el archivo histórico existen plagas que pudieran afectar las condiciones para la conservación de los documentos de archivo? No, se fumiga con frecuencia

Cuestionario

139. ¿En el archivo histórico existen agentes químicos que pudieran afectar las condiciones ambientales adecuadas para la conservación de los documentos de archivo? Sí 140. ¿Las instalaciones del archivo histórico cuentan con equipo contra incendios u otras contingencias para la protección de los documentos o expedientes? Sí 141. ¿Las áreas de trabajo del archivo histórico están debidamente separadas de las áreas de resguardo de los expedientes? Sí 142. ¿El archivo histórico cuenta con un área destinada al préstamo y consulta de expedientes? Sí

Cuestionario

143. ¿La institución cuenta con un programa para la adquisición, mantenimiento y administración del mobiliario, así como del equipo contra incendios y seguridad para la protección, tanto de las personas que laboran en los archivos, como de los expedientes de archivo? Sí, el àrea de administraciòn se encarga X. PLANEACIÓN DEL DESARROLLO ARCHIVÍSTICO 144. ¿Cuál es la situación de la planeación del desarrollo archivístico en la institución? si, el àrea coordinadora de archivo 145. Indique la periodicidad con que se realiza el plan o programa de desarrollo archivístico. Anual

Cuestionario

146. Indique qué estrategias cubre el plan o programa de desarrollo archivístico. Profesionalización Infraestructura PRÉSTAMO Y CONSULTA DE LA INFORMACIÓN 147. El acceso a los expedientes en los archivos de trámite, por parte del área generadora, es: No sabe 148. ¿Se llevan a cabo historiales de acceso y préstamo de los expedientes de archivo de trámite? Sí 149. ¿Se ha emitido alguna norma, lineamiento o procedimiento para regular el acceso a los expedientes de archivo de trámite? No

1.6 GUÌA DE OBSERVACIÒN

Las preguntas que fueron omitidas eran para las otras àreas y a falta de informaciòn se omitieron, sin embargo en un diagnòstico real, se que se debe de ùtilizar todo el cuestionario para obtener un anàlisis real y consiso. El subdirector del archivo historico Juan Martìn se mostro con disposiciòn amabilidad y pasciencia al responder las preguntas honestamente. Me permitieron observar y dar un pequeño tour por el archivo mostrandome dos de los instrumentos que tienen para realizar los escaneaos sin dañar los documentos y un pequeño aparato para escanear las diapositivas o peliculas sin duda artefactos que los apoyan a realizar de forma ràpida y correcta de conservar estos acervos espacieles. Me muy dificil encontrar el Archivo Historico ya que la mayorìa de las personas (incluso profesores y alumnos no saben donde se encuentra) esto me hace pensar en que hace falta mucha difusiòn y presupuesto para darle visibilidad.

1.7 RECURSOS ARCHIVISTICOS A DIAGNOSTICAR

En cuanto a los recursos archivisticos a diagnòsticar instrumentos de control y consulta pràcticamente siempre ùtilizan los mismo ya que no existen aùn trasferencias por parte del archivo de concentraciòn y los archivos que se pueden consultar cuentan con lo necesario para realizar consultas sin embargo no todo el material que tienen esta dispuesto al pùblico.

1.8 Conclusiones

Considero que para realizar un diagnòstico de auditorìa archivistica se requiere màs tiempo ya que es un trabajo minucioso y especìfico para lograr identificar las àreas que hay que mejorar y donde se comenten errores constantemente, sin embargo con el cuestionario me di cuenta de lo que les hace falta y de la poca comunicaciòn que tienen todos los archivos(si no es que nula), ya que no se tiene informaciòn sobre el archivo de tràmite y no se reciben transferencias por parte del archivo de concentraciòn, la falta de espacio y mobiliario, para recibir todos los documentos, el poco personal todo juega un papel muy fundamental al realizar el trabajo de organizar, catàlogar y en caso de ser necesario restaurarresulta imposible porque tampoco existe un laboratorio especializado, que pueda realizar estè trabajo de forma adecuada. El subdirector Juan Martìn me comenta que hacen lo que pueden para lograr preservar en buen estado el acervo que tienen agrego tambièn que la instalaciòn de luz esta por fuera, algo bastante peligroso para los documentos de archivo historico y el personal que se encuentra laborando. En cuanto a la difusiòn del recinto, no se realiza ya que no tienen los recursos suficientes y la infraestructura para realizar actividades de publicidad. Me puedo percatar tambièn de la pasiòn, cuidado y admiraciòn que tienen los colaboradores por su acervo y la necesidad de mejorar las condiciones de su trabajo y de los doumentos para dignificar nuestra profesiòn.

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GRACIAS