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Act. 2 Aplicación Fundamentos Calidad Flores Aguilar Gabriela 280925

Presentación Presentación

Created on September 23, 2025

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Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía Licenciatura en Archivonomía Nombre de la materia: Gestión de la Calidad "Auditoría" Profesor: L. C. Ángel Luis Pineda Aguirre FLORES AGUILAR GABRIELA Grupo 7EX01 Boleta 20230D0023 Actividad 2. Fundamentos de Calidad en un Archivo. 28 de septiembre de 2025.

ÍNDICE

Introducción

1. Objetivos

2. Diagrama de Ishikawa

3. Diagrama de Pareto

4. Propuestas de soluciones

5. Diagrama de Gantt

6. Recursos

Conclusiones

Recomendaciones

Referencias

Introducción

Descripción del caso

En el presente trabajo se analizan los procesos del Archivo de la Universidad "XYZ", el cual ha recibido varias quejas por parte de los usuarios. Entre los principales problemas señalados se encuentran:
Dificultad para localizar documentos.
Tiempos de espera prolongados para recibir información.
Falta de claridad en los procesos de solicitud de documentos.
Errores frecuentes en la entrega de archivos.
Falta de capacitación del personal en el uso de sistemas de gestión documental.

Objetivos

Descripción del caso

En el presente trabajo se analizan los procesos del Archivo de la Universidad "XYZ", el cual ha recibido varias quejas por parte de los usuarios. Entre los principales problemas señalados se encuentran la dificultad para localizar documentos, los largos tiempos de espera para recibir información, la poca claridad en los procesos de solicitud, los errores en la entrega de archivos y la falta de capacitación del personal en el uso de los sistemas de gestión documental.

1. Diagrama de Ishikawa

Identificación de Problemas

Personas

Tecnología

Falta de sistemas de gestión documental.

Personal suficiente.

Personal capacitado y especializado.

Sistema deficientes.

infraestructura tecnológica desactualizada.

Resistencia al cambio.

Efecto

'Problemas en la gestión documental en el archivo de la Universidad XYZ'.

Conservación deficiente.

Espacio físico inadecuado para almacenamiento.

Documentos mal clasificados.

Accesibilidad limitada.

Falta de regulación interna.

Problemas de seguridad.

Falta de control en la organización de archivos.

Procesos no estandarizados

Proceso

Clasificación

Espacio

2. Diagrama de Pareto

Priorizar Problemas

3. Propuesta de soluciones

Con base en los Principios de calidad

Problema: Dificultad para localizar documentos

Soluciones:
Implementar un control documental sistemático, asegurando que todos los documentos tengan una estructura de archivos clara, con identificación de versiones y acceso controlado.
Utilizar soportes digitales y sistemas electrónicos de gestión documental con funciones de búsqueda avanzada y categorización, facilitando la localización rápida de documentos.

3. Propuesta de soluciones

Con base en los Principios de calidad

Problema: Tiempos de espera prolongados para recibir información

Soluciones:
Establecer procesos definidos de comunicación y distribución de información, asegurando que las solicitudes sean atendidas en los tiempos establecidos.
Mejorar la planificación y gestión de recursos, asegurando disponibilidad y capacidad para cumplir con los requerimientos en tiempos menores.

3. Propuesta de soluciones

Con base en los Principios de calidad

Problema: Falta de claridad en los procesos de solicitud de documentos

Soluciones:
Documentar y comunicar claramente los procedimientos específicos para solicitar documentos, incluyendo responsabilidades, pasos a seguir y tiempos de respuesta.
Capacitar al personal en estos procedimientos, asegurando que conozcan los requisitos y pasos correctos.

3. Propuesta de soluciones

Con base en los Principios de calidad

Problema: Errores frecuentes en la entrega de archivos

Soluciones:
Implementar controles de revisión y verificación antes de la entrega, asegurando que los archivos sean correctos y completos.
Capacitar al personal en las mejores prácticas de gestión y entrega de documentos para minimizar errores.

3. Propuesta de soluciones

Con base en los Principios de calidad

Problema: Falta de capacitación del personal en el uso de sistemas de gestión documental

Soluciones:
Desarrollar programas de capacitación específicos para el uso del sistema de gestión documental, incluyendo manuales y sesiones prácticas.
Promover la conciencia sobre la importancia de la gestión documentada, reforzando la cultura de calidad en la organización.

4. Diagrama de Gantt

Diseño de Plan de mejora

5. Recursos

Humanos

Titular del Área Coordinadora de Archivos
Auxiliares en el Área Coordinadora de Archivos
Responsable del Área de Correspondencia
Responsable del Archivo de Concentración
Responsables del Archivo de Trámite
Auxiliares en Archivos de Trámite
Responsable del Archivo Histórico

5. Recursos

Materiales

Caja de cartón para archivo t/carta
Caja de cartón para archivo t/oficioFolder tamaño carta c/100 piezas
Folder tamaño oficio c/100 piezas
Hilo de algodón torzal o pabilo para expedientes
Pegamento
Lápiz
Hojas blancas

5. Recursos

Informáticos

Computadoras de escritorio
Impresoras
Escáneres
Sistema informático

Conclusiones

En conclusión, las problemáticas detectadas en los archivos de la Universidad “XYZ” reflejan deficiencias comunes en la gestión documental, pero también ofrecen la oportunidad de fortalecer la organización mediante la aplicación de los principios de calidad. Las soluciones propuestas permiten atender desde la localización de documentos hasta la capacitación del personal, garantizando procesos más claros, rápidos y confiables. De esta manera, se promueve un sistema archivístico eficiente, sustentado en la mejora continua, que no solo facilita el acceso a la información, sino que también asegura la satisfacción de los usuarios y la preservación adecuada de los documentos institucionales. Se ofrecen recomendaciones que permitirán mejorar la eficiencia, confiabilidad y calidad del servicio archivístico, asegurando que los usuarios reciban información correcta y oportuna, al tiempo que se fortalece la profesionalización del personal y la mejora continua de los procesos.

Recomendaciones

1. Fortalecer la organización documental:
Implementar un sistema de clasificación normalizado con metadatos e índices.
Garantizar la capacitación del personal en técnicas de organización y en el uso del software de gestión.

Recomendaciones

2. Optimizar los tiempos de respuesta:
Automatizar la búsqueda y consulta de documentos con herramientas digitales.
Establecer tiempos máximos de entrega y dar seguimiento a indicadores de servicio.

Recomendaciones

3. Clarificar y estandarizar procesos:
Elaborar procedimientos documentados y guías de usuario accesibles.
Usar diagramas de flujo visibles para orientar tanto a usuarios como al personal.

Recomendaciones

4. Reducir errores en la entrega de documentos:
Aplicar controles de calidad mediante verificación doble y uso de checklists.
Realizar auditorías internas periódicas que garanticen exactitud y confiabilidad.

Recomendaciones

5. Impulsar la capacitación y motivación del personal:
Implementar un programa de formación continua en gestión documental.
Crear incentivos y reconocimientos para quienes alcancen certificaciones o competencias clave.

Referencias

Cortés, J. M. (2018). Gestión documental y archivos universitarios: fundamentos y buenas prácticas. Editorial Síntesis.

López, A. y Ramírez, P. (2020). Calidad en los servicios de archivo: herramientas para la mejora continua. Universidad Nacional Autónoma de México.

Sánchez, R. (2019). Metodologías de análisis organizacional: aplicación de diagramas de Ishikawa y Pareto. Editorial Trillas.