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Unidad

Sergio Lamana Parreño

¡vamos!

Ofimatica

La ofimática es el uso de sistemas informáticos en la oficina para facilitar tareas de gestión de información..

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Funciones tipicas de la gestion de oficina

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Como funciona la ofimatica

La ofimática se refiere al conjunto de herramientas, aplicaciones y tecnologías informáticas utilizadas en entornos de oficina para gestionar, procesar, almacenar y compartir información de forma eficiente. Estas herramientas incluyen programas como procesadores de texto, hojas de cálculo, bases de datos, gestores de correo electrónico, agendas electrónicas, entre otros.

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Funciones tipicas

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Top 3

Automatización de correspondencia Uso de herramientas digitales para redactar, enviar y archivar comunicaciones oficiales. Optimización del tiempo en el manejo de correos electrónicos y cartas. Mecanografía y mantenimiento de ficheros Redacción eficiente de documentos mediante teclado. Organización y actualización de archivos físicos y digitales. Elaboración de presentaciones y gráficos Creación de diapositivas claras y visuales. Diseño de gráficos para la interpretación de datos.

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Evolucion historica

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Fase 1

Durante esta etapa se dieron los primeros pasos en la incorporación de ordenadores en las oficinas. Su presencia marcó el inicio de la ofimática primitiva, aunque todavía era limitada y compleja. Características principales: Los ordenadores eran grandes, costosos y de difícil acceso para la mayoría de las empresas. Se utilizaban principalmente para procesos administrativos y contables. Las hojas de cálculo electrónicas funcionaban de manera aislada y no podían integrarse con los procesadores de texto, lo que dificultaba el trabajo colaborativo. El interfaz de usuario era en modo texto (línea de comandos), lo que exigía conocimientos técnicos especializados. El almacenamiento se realizaba en disquetes o soportes magnéticos de gran tamaño y poca capacidad.

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Fase 2

En esta década se vivió la popularización de los ordenadores personales (PCs) dentro de las oficinas. Las computadoras dejaron de ser exclusivas de grandes corporaciones y comenzaron a llegar a pequeñas y medianas empresas. Características principales: Aparición y consolidación de PCs más compactos y asequibles, lo que facilitó su adquisición por parte de más organizaciones. Expansión del software de ofimática, con programas como procesadores de texto, hojas de cálculo y bases de datos cada vez más accesibles. Interfaces más complejas, aún basadas en comandos (MS-DOS), pero que empezaban a incluir entornos gráficos iniciales, como las primeras versiones de Windows. Introducción del ratón y otras herramientas que transformaron la interacción con el ordenador. Soportes de almacenamiento más prácticos, como los disquetes de 3.5”, que facilitaron el intercambio de información..

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Fase 3

Durante esta década se produjeron avances tecnológicos que transformaron por completo la gestión de oficina. La informática se consolidó como herramienta indispensable gracias al aumento de la capacidad de procesamiento, la mejora en los gráficos y la expansión de Internet. Características principales: Aparición de computadores más potentes, con procesadores de mayor velocidad y capacidad de memoria. Mejora en la calidad gráfica, con interfaces más amigables y entornos visuales (Windows 95, Windows 98). Integración de software de oficina en suites completas (ejemplo: Microsoft Office), lo que permitió trabajar documentos, hojas de cálculo, presentaciones y correo electrónico en un mismo ecosistema. Expansión del uso de redes locales (LAN) en las empresas, favoreciendo la colaboración y el intercambio de información. Auge de Internet: comenzaron los primeros navegadores web y el correo electrónico como herramienta cotidiana de comunicación laboral.

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Ultima fase

La transformación digital llevó la ofimática a un nivel completamente nuevo gracias a la nube, la movilidad y la conectividad permanente. Las oficinas ya no dependen de un único equipo físico, sino que trabajan sobre plataformas en línea accesibles desde cualquier lugar. Características principales: Aparición y consolidación del trabajo en la nube, que permite colaboración en tiempo real en documentos, hojas de cálculo y presentaciones. Uso de herramientas integradas como Google Workspace (Google Drive, Docs, Sheets, Slides) y Microsoft 365 (Word, Excel, PowerPoint en la nube, OneDrive). Incremento de la movilidad laboral, con acceso a documentos desde laptops, tablets y smartphones. Integración con videoconferencias, chats y gestores de proyectos, lo que permite un trabajo colaborativo global. Seguridad reforzada mediante copias automáticas, cifrado y control de accesos.

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Características del Software Ofimático

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Principales caracteristicas

Multiplataforma Disponible en distintos sistemas operativos (Windows, macOS, Linux). Acceso desde dispositivos móviles (Android, iOS) y navegadores web. Soporte en diferentes idiomas Adaptado a un entorno global, con interfaces multilingües. Permite la colaboración entre usuarios de distintos países y culturas.

Usabilidad e interfaz amigable Fácil de aprender y utilizar, incluso para usuarios sin experiencia técnica. Diseñado con menús intuitivos y funciones accesibles. Compatibilidad y seguridad Capaz de abrir y guardar documentos en múltiples formatos. Incorporación de sistemas de cifrado y protección de datos para garantizar la confidencialidad.

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Caracteristicas del software ofimatico

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Algunas caracteristicas

Usabilidad (fácil de manejar): La mayoría de los programas ofimáticos están diseñados para que cualquier usuario, con conocimientos básicos, pueda utilizarlos de manera intuitiva y productiva. Interfaz amigable y personalizable: Ofrecen menús, barras de herramientas y opciones de personalización que permiten adaptar la apariencia y funciones según las preferencias del usuario. Compatibilidad con otros productos: Admiten distintos formatos de archivo (DOCX, PDF, XLSX, ODT, etc.), lo que facilita la apertura, edición y guardado de documentos creados en otras aplicaciones.

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Mas caracteristicas

Interoperabilidad con aplicaciones externas: Pueden conectarse o integrarse con otros sistemas, como servicios en la nube (Google Drive, OneDrive), bases de datos o aplicaciones de correo electrónico. Seguridad de datos: Incluyen funciones como encriptación de archivos, protección con contraseña, control de versiones y respaldo en la nube para resguardar la información. Multiplataforma: Se pueden instalar o usar en distintos sistemas operativos (Windows, macOS, Linux) e incluso en dispositivos móviles (Android, iOS), asegurando acceso desde cualquier entorno.

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Funcionalidades comunes

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Algunas funcionalidades

Ayuda (tutoriales y soporte en línea): Incluyen manuales integrados, asistentes, guías interactivas o enlaces a soporte técnico en línea para resolver dudas y aprender a usar las herramientas. Barras de botones (accesos rápidos): Ofrecen iconos y menús de acceso directo a las funciones más usadas (guardar, imprimir, copiar, pegar, deshacer, etc.), agilizando el trabajo. Macros (automatización de tareas repetitivas): Permiten grabar y ejecutar secuencias de acciones, reduciendo el tiempo y esfuerzo al realizar tareas rutinarias en documentos, hojas de cálculo o presentaciones..

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Otras funcionalidades

Importación y exportación (distintos formatos): Hacen posible abrir, convertir y guardar archivos en múltiples formatos (DOCX, PDF, XLSX, ODT, TXT, CSV, etc.), garantizando compatibilidad con otros programas. Visualización WYSIWYG Muestran el documento en pantalla tal como se verá al imprimirlo o exportarlo, lo que da mayor precisión al dar formato a textos, tablas, imágenes o gráficos.

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Tendencias actuales

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Algunas tendencias

Trabajo en la nube : Permite crear, editar y compartir documentos en tiempo real con varias personas, desde cualquier lugar con conexión a Internet. Ejemplo: Google Docs, Microsoft 365 online. Integración multimedia (texto, imágenes, audio, video): Las aplicaciones ofimáticas incorporan recursos visuales y auditivos para enriquecer los documentos, presentaciones y hojas de trabajo, haciéndolos más interactivos y atractivos.

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Mas tendencias

Herramientas multiplataforma: Las suites ofimáticas modernas funcionan en distintos dispositivos (computadoras, tablets y móviles) y sistemas operativos, garantizando continuidad de trabajo. Aparición de suites ofimáticas completas: Se consolidan paquetes que integran procesador de textos, hojas de cálculo, presentaciones, correo electrónico, almacenamiento en la nube y aplicaciones de comunicación en un solo ecosistema (ejemplo: Google Workspace, Microsoft 365).

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Entornos de explotacion

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Primer entorno

Local (programas instalados en el PC): El software se instala directamente en el ordenador del usuario. Ejemplos: Microsoft Office en versión de escritorio, LibreOffice. Ventaja: se puede trabajar sin conexión a Internet. Inconveniente: requiere instalación, actualizaciones manuales y espacio en disco.

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Segundo entorno

Cliente-servidor (datos en un servidor central): El software puede estar en el equipo cliente, pero los datos se guardan en un servidor central. Permite compartir información dentro de una red interna (ejemplo: empresas con intranet). Ventaja: seguridad y control centralizado de los datos. Inconveniente: depende de la conexión con el servidor.

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Tercer entorno

En la nube (acceso desde navegador, colaboración en tiempo real): Todo el software y los documentos están en servidores remotos, accesibles vía navegador o app móvil. Ejemplos: Google Workspace, Microsoft 365 online. Ventaja: acceso desde cualquier lugar y colaboración en tiempo real. Inconveniente: depende de la conexión a Internet.

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Tipos de licencia

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Algunos tipos

Software libre: Permite usar, modificar y distribuir el programa sin restricciones. Ejemplo: LibreOffice. Ventaja: transparencia y adaptación a necesidades específicas. Software no libre (pago): Su uso está limitado por una licencia de pago. No se puede modificar ni distribuir libremente. Ejemplo: Microsoft Office 365. Ventaja: soporte oficial y actualizaciones garantizadas. Shareware: Se distribuye de forma gratuita, pero con limitaciones de tiempo (periodo de prueba) o funciones. Ejemplo: versiones trial de WPS Office. Ventaja: probar antes de comprar.

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Mas tipos

Freeware: Es gratuito y no tiene límite de tiempo, pero no permite modificar el código fuente. Ejemplo: Adobe Acrobat Reader. Ventaja: acceso libre al software sin coste. Dominio público: El programa no tiene restricciones de uso, modificación o distribución. Ejemplo: software antiguo cuyos derechos han expirado. Ventaja: totalmente libre de restricciones legales. Demo: Versión reducida de un software que solo muestra cómo funciona, sin permitir el uso completo. Ejemplo: demos de suites ofimáticas educativas o empresariales. Ventaja: permite conocer la interfaz y funciones básicas.

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