DDO- PNO DEVOLUCION DE MERCANCIA A PROVEEDORES

PNO DEVOLUCION DE MERCANCIA A PROVEEDORES

DDO-CA-P-20

Versión: 00

Empezar

INDICÉ

OBJETIVO

RESPONSABILIDADES

ALCANCE

PROCEDIMIENTO

DEFINICIONES

REFERENCIAS

OBJETIVO

Indicar la forma adecuada de manejar el producto que se encuentre en condición de rechazo, así como el mecanismo que adoptara el establecimiento en este caso.

ALCANCE

Este procedimiento se aplica a todos los productos en situacion de rechazo.

DEFINICIONES

Producto Rechazado

Cuarentena

Devolución

Proveedor

Registros

RESPONSABILIDADES

Responsable Sanitario

Jefe de Compras

Líder de almacén

PROCEDIMIENTO

GENERALIDADES

• Los productos a devolver a los proveedores se deben identificar y colocar en el área de devoluciones.

• Los productos caducados para devolver a los proveedores deben identificarse y colocarse en el área de rechazo.

• Tipos de devoluciones a proveedores:

Producto no conforme

Tipos de devoluciones a proveedores

Devoluciones por cancelación

Devolución por producto próximo a caducar

Los productos para devolución a los proveedores se deben identificar y colocar en el área segregada de devoluciones.

Devolución de producto caducado

Devolución por lento movimiento

PROCEDIMIENTO (DESARROLLO DEL PROCESO)

Identificación de mercancía para devolución

Identificación de artículos y elaboración de salida de mercancía

Informar al proveedor

Cierre de devolución

Cierre de devolución

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

• NOM- NOM-059-SSA1-2015 Vigente. Buenas prácticas de fabricación de medicamentos.
• NOM-241-SSA1-2021 Vigente. Buenas prácticas de fabricación de Dispositivos Médicos.
• FEUM. Suplemento para establecimientos dedicados a la venta y suministro de medicamentos y demás insumos para la salud. Sexta Edición 2018.
• ISO 9001:2015 Sistemas de gestión de la calidad — Requisitos
• ISO 13485:2016 Medical devices – Quality Management Systems – Requirements for regulatory purposes (Dispositivos médicos – Sistemas de gestión de Calidad – Requisitos para fines regulatorios)

Documentos escritos que proveen la historia de cada lote de producto y que acreditan la ejecución de procedimientos o acciones relacionados con la fabricación y destino.

Producto que no cumple con uno o más requisitos de las especificaciones.

El jefe de compras o jefe administrativo se comunica con el representante de ventas del proveedor que envió los productos y le informa sobre la situación (de 1 a 3 días después de recibidos los productos), en caso de que se tenga que llevar a cabo la devolución, la mercancía se puede devolver mediante:

• Envío por paquetería: envía por paquetería los productos detallando por correo electrónico, descripción, cantidad y características de los productos devueltos. Se anexa también la guía de embarque. Espera que el Proveedor se comunique para confirmar que los productos fueron devueltos satisfactoriamente

• Recolección del proveedor: Si el proveedor lo prefiere, puede enviar a un representante de su empresa a recolectar la mercancía a devolver. Se anexa información detallada con la descripción, cantidad y características de los productos devueltos.

Son los productos en cualquiera de sus etapas que no cumple con las especificaciones establecidas.

Una vez identificada mercancía dañada o producto no conforme, el líder de almacén llena el formato DDO-CA-P-20-F01 “Devolución de insumos para la salud a proveedores”, envía los productos dañados y/o sobrantes. Nota: Para producto proveniente del proveedor Tecnología y Diseño Industrial S.A.P.I. de C.V. (TDI), no es requisito llenar el formato DDO-CA-P-20-F01, el retorno se realiza mediante su sistema Valco y el reporte de devoluciones se IMPRIME directamente del sistema, resguardando una copia electrónica, ver Anexo II. Otro criterio para devolución de insumos a proveedor es con base en el producto próximo a caducar, de acuerdo con las políticas de devoluciones del proveedor Tecnología y Diseño Industrial S.A.P.I. de C.V. (TDI), todo producto con caducidad de 90 días (noventa días) debe ser gestionado para devolución cumpliendo con los lineamientos establecidos por el proveedor, “Políticas para el retorno interno de producto con caducidad” Anexo I. El líder de almacén notifica por correo al encargado de compras en caso de faltante, sobrante, mercancía dañada o mercancía próxima a caducar para que proceda con la devolución o reclamación.

Se debe a las condiciones del área de compras cuando la factura es cancelada posterior al embarque del producto.

Cumplir con este procedimiento tal y como está escrito

• El líder de almacén Identifica el o los artículos solicitados por el encargado de compra y los separa.

• Notifica que dichas piezas ya se encuentran identificados, solicita copia de la factura para el cotejo de datos, en la cual aparece el lote, la cantidad y la descripción de dicho artículo seleccionado.

• Realiza un ajuste en el almacén restando las piezas tomadas para la devolución al proveedor dejando un registro de dicho movimiento.

• Empaca la mercancía introduciendo copia de la factura, posteriormente, si la devolución es por paquetería, entrega al chofer pidiéndole como referencia copia de la guía de embarque de paquetería, y si la devolución es por recolección del proveedor, entrega al representante del proveedor pidiéndole que le firme una copia de la factura con la leyenda de recibí mercancía, nombre del representante, fecha y hora de recolección.

• Archiva copia de factura.

Para proveedores de insumos en general y servicios, el jefe de compras o el jefe administrativo realiza la labor de recuperación de las notas de crédito o reembolso por devolución de mercancía con los proveedores, hasta su recuperación. Entrega a la Encargada de pagos las notas de crédito o devoluciones recuperadas. Específicamente para las devoluciones del proveedor Tecnología y Diseño Industrial S.A.P.I. de C.V. (TDI), el jefe de almacén debe cerrar la devolución realizando el movimiento directamente en el sistema Valco el cual pertenece al proveedor, esto lo realiza de acuerdo a las instrucciones listadas en el manual DDO-CA-P-20-MN01 “Manual de módulo de retornos en Valco”. Dentro del sistema se requiere llenar un formulario ingresando la siguiente información:

• Motivo de Retorno: En este campo se especificará si el retorno es por caducidad, por falla del insumo, erro de solicitud, etc. Según aplique.
• Fecha la cual se realiza el retorno: Se registra la fecha de movimiento de retorno.
• Nombre de la institución: En este campo se registra el nombre de almacén, cliente privado o cliente gobierno de donde se está realizando el retorno del material.
• Domicilio: En este campo se registra el domicilio del almacén, cliente privado o cliente gobierno de donde se está realizando el retorno de material.
• Estado / Entidad: Se registra el nombre del estado o entidad donde se encuentra ubicado el almacén, cliente privado o cliente de gobierno de donde se está realizando el retorno de material.
• Tipo de movimiento: En este campo se especifica si el movimiento es un retorno o un reporte de falla (para el reporte de falla también es necesario realizar el llenado del formato F01-OPS-VEN-08 “Evaluación integral del servicio y productos”).
• Almacén: En este campo se especifica el código del almacén el cual es asignado por el proveedor, en dado caso de no conocer este código, deberá consultar con el coordinador operativo, jefe administrativo y/o el responsable Sanitario.

Estrategia comercial llevada a cabo por el área de compras con el proveedor, donde especifica que el producto no es aceptado y se devuelve por lenta comercialización y desplazamiento.

Es una persona o un negocio que vende productos o brinda servicios con fines de lucro, puede funcionar en un entorno de negocio a consumidor (B2C) o de negocio a negocio (B2B).

Es el acto de regresar una mercancía adquirida a su vendedor. Esto, demandando a cambio el reintegro del monto pagado por ella. Es decir, la devolución ocurre cuando un consumidor retorna un producto a quien originalmente se lo vendió, exigiendo un reembolso del dinero que pagó por la compra

Posteriormente se requiere capturar los datos del insumo para el retorno los cuales corresponden a:

• Número de parte: Corresponde a número de identificación del insumo.
• Número de Lote: Corresponde al número de lote registrado en el insumo.
• Cantidad de el Lote: Corresponde el número de piezas correspondiente al lote registrado.
• Número de Transferencia: Solo aplica cuando la devolución se realiza por error de
• surtido.

• Fecha de caducidad: Solo aplica para productos con vigencia.
• Comentarios: Se puede realizar un breve comentario o descripción en alusión al producto y su devolución.

• Pestaña de añadir: Se utiliza si hay más productos por retornar, repitiendo el proceso enlistado en el punto Número de parte.

Una vez llenado todos los campos solicitado y registrado todos los productos a devolver, se procede a guardar la información dando click en la pestaña GUARDAR. Posteriormente el área correspondiente del proveedor validara la información emitirá observaciones (cuando aplique) y autorizara el retorno. Una vez autorizado el retorno, el proveedor gestionara la recolección del producto. Al finalizar el movimiento en el sistema Valco, se procede a imprimir un Reporte de retorno de Producto y se resguarda para futuras aclaraciones, Anexo II.

Es aquel producto el cual su fecha de caducidad expiró y por ende no es comercializable.

• Revisar el contenido de los documentos y cumplir con lo indicado en este procedimiento.

• Coordinar la logística de la devolución a los proveedores.

• Verificar la aplicación del presente procedimiento.

• Realizar los registros para la devolución de los productos a los proveedores cuando se detecten defectos en la calidad de estos.

Es aquel producto que cuenta con poco tiempo para su comercialización y/o su caducidad es menor a lo estipulado en las condiciones comerciales establecidas con el proveedor

Al estado de los insumos y productos que impiden su disposición para una etapa posterior y/o liberación y que puede evidenciarse a través de la separación física u otros medios.