Diagnóstico documental en los archivos

16 de Septiembre del 2025 DIAGNOSTICO DE AUDITORIA ARCHIVISTICA

Datos de Identificaciòn

Alumna: Ortega Herrera Cinthia Matrícula: 20240D0047 Grupo 5EX06 Nombre de la Unidad de Aprendizaje: Diagnostico documental en los archivos A1.Diagnostico documental Profesora Mtra. Evelin Adriana Zea Elizalde

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1. Diagnóstico documental en los archivos

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1. Diagnóstico documental en los archivos

El diagnóstico documental es un proceso fundamental en la gestión archivística, ya que permite conocer el estado actual de los documentos, su organización, conservación y cumplimiento normativo. Este análisis previo es la base para cualquier mejora, auditoría o implementación de sistemas de gestión documental más eficientes.

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• El volumen documental existente. • Las condiciones físicas de almacenamiento. • El cumplimiento de normativas archivísticas. • Los procesos de clasificación, ordenación y descripción documental. El diagnóstico también implica la revisión de los instrumentos de control archivístico (cuadros de clasificación, catálogos, inventarios, etc.) y la capacitación del personal responsable de la gestión documental.

El Archivo General de la Nación (AGN) en su Guía para la auditoría archivística establece que el diagnóstico documental es una etapa crítica dentro de la auditoría archivística, pues permite identificar debilidades, fortalezas y riesgos en el manejo de los archivos. Esta guía plantea que se deben considerar aspectos como:

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• La verificación de la integridad documental.• El análisis de posibles manipulaciones o alteraciones. • El control sobre la creación, acceso y conservación de documentos, especialmente aquellos con valor legal, fiscal o administrativo. Un buen diagnóstico no solo identifica problemas técnicos, sino que también evalúa la capacidad del archivo para servir como evidencia fiable en procesos legales o administrativos.

Mejía se enfoca en la auditoría forense, su enfoque puede complementarse con el diagnóstico documental, ya que resalta la importancia de la trazabilidad y autenticidad de los documentos en procesos de auditoría. En este sentido, el diagnóstico documental también debe incluir:

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Ros en su artículo sobre los elementos de una auditoría de información, subraya que el diagnóstico documental debe considerar no solo aspectos técnicos, sino también estratégicos. Él plantea que: • El archivo debe alinearse con los objetivos institucionales. • El diagnóstico debe evaluar la utilidad de la información documental para la toma de decisiones. • Se deben identificar brechas entre la información que se necesita y la que realmente se produce o conserva. Ros introduce una visión más amplia del diagnóstico, proponiendo que los archivos no solo sean espacios de conservación, sino también de generación de valor informativo.

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1.1. El diagnóstico documental

El diagnóstico documental es un proceso técnico y analítico que permite evaluar el estado actual de la gestión documental dentro de una organización. Según el Archivo General de la Nación (2015), este diagnóstico constituye la primera fase de toda auditoría archivística, ya que proporciona una radiografía clara de los procedimientos, recursos, normativas aplicadas y condiciones físicas de los archivos. Este proceso implica la identificación y evaluación de los sistemas de archivo existentes, los volúmenes documentales, el cumplimiento de la normatividad, la infraestructura disponible, el nivel de capacitación del personal y los procesos de acceso y conservación documental. Asimismo, Ros (2005) destaca que el diagnóstico debe alinearse con los objetivos institucionales, permitiendo valorar si la gestión documental responde efectivamente a las necesidades de información y toma de decisiones.

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1.2. Ámbito de aplicación del diagnóstico documental El diagnóstico documental tiene un campo de aplicación amplio y diverso. No se limita únicamente a instituciones gubernamentales, sino que también puede aplicarse a entidades privadas que manejan información de interés público o patrimonial.

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1.2.1 Administración Pública Federal: órganos autónomos, paraestatales, centralizados y descentralizados En la Administración Pública Federal, el diagnóstico documental se aplica a instituciones de los tres poderes (Ejecutivo, Legislativo y Judicial), así como a órganos autónomos (como el INAI o la CNDH). En estos casos, el diagnóstico permite asegurar el cumplimiento de las leyes archivísticas federales, evaluar la gestión de documentos con valor histórico o legal, y garantizar la transparencia y rendición de cuentas.

Las entidades paraestatales, centralizadas y descentralizadas requieren diagnósticos específicos según su naturaleza y funciones. Por ejemplo, una empresa estatal puede tener necesidades diferentes a las de un organismo regulador, lo cual se refleja en la estructura y tratamiento de sus archivos.

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1.2.2 Administración Pública Local: órganos autónomos, paraestatales, centralizados y descentralizados A nivel local (municipal o estatal), el diagnóstico documental también es indispensable. Las administraciones locales manejan información fundamental para la ciudadanía, como catastros, licencias, reglamentos y actas. El diagnóstico en estos casos ayuda a implementar sistemas de archivo funcionales, evitar la pérdida de información y asegurar la continuidad administrativa durante los cambios de gobierno.

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1.2.3 Archivos privados de interés Los archivos privados que contienen información de interés histórico, científico o cultural —como archivos empresariales, de asociaciones civiles o colecciones particulares— también pueden ser objeto de diagnóstico documental. Según Ros (2005), su análisis debe considerar no solo la conservación física, sino también su valor informativo y la posibilidad de acceso público, en caso de que se considere patrimonio documental.

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1.3 Recursos Archivos privados de interés El diagnóstico documental en archivos privados requiere una evaluación detallada de los recursos disponibles: • Humanos: personal capacitado en archivística, conservación documental y tecnologías de la información. • Técnicos: infraestructura física adecuada, mobiliario, condiciones de temperatura y humedad. • Tecnológicos: sistemas digitales de gestión documental, escáneres, software especializado. • Normativos: políticas internas de archivo, lineamientos de acceso, conservación y eliminación documental. Esta evaluación permite identificar carencias y fortalezas en la gestión de los archivos privados, con el fin de establecer estrategias de mejora.

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1.3.1 Etapas del diagnóstico El diagnóstico documental se compone de diversas etapas estructuradas: • Planeación: Definición del alcance, objetivos, metodología y recursos necesarios. • Recolección de información: Entrevistas, observación directa, revisión documental y análisis de normativas. • Análisis de la información: Evaluación de datos recolectados. • Presentación de resultados: Informe diagnóstico con conclusiones y propuestas de mejora.

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1.3.2 Planeación

Durante esta etapa se establece el propósito del diagnóstico, se delimitan los archivos a evaluar y se determinan los criterios técnicos y legales. También se asignan responsabilidades y se calendarizan las actividades. Esta etapa es clave para asegurar una evaluación ordenada y eficiente.

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1.3.3 Desarrollo

En esta fase se lleva a cabo la recopilación de información mediante visitas, entrevistas, revisión de documentos e instrumentos archivísticos (cuadro de clasificación, inventarios, catálogos, etc.). Se observan aspectos físicos (espacio, condiciones de conservación), funcionales (acceso, organización) y administrativos (normativas y políticas internas).

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Una herramienta útil durante el diagnóstico es el análisis FODA, que permite identificar: Fortalezas: Capacitación del personal, infraestructura adecuada, procesos eficientes. Oportunidades: Implementación de tecnologías, convenios de colaboración, acceso a fondos. Debilidades: Falta de normativas internas, carencia de espacio o mobiliario, documentos desorganizados. Amenazas: Riesgo de pérdida documental, falta de interés institucional, presupuesto limitado. Este análisis ofrece una visión estratégica sobre la situación del archivo.

1.3.4 Análisis FODA

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1.4 Propuesta de resultados

El diagnóstico documental debe concluir con una propuesta clara y viable que indique las acciones a seguir. Estas pueden incluir: Implementación o actualización de un sistema de gestión documental. Reorganización de los fondos documentales. Capacitación del personal. Creación de normativas internas. Digitalización de documentos prioritarios. Esta propuesta debe estar basada en los hallazgos del diagnóstico y alinearse con los objetivos institucionales.

1.4.1 Estudio de viabilidad

Antes de aplicar las propuestas derivadas del diagnóstico, es necesario realizar un estudio de viabilidad, el cual debe considerar: Factibilidad técnica: disponibilidad de tecnología y conocimientos requeridos. Factibilidad económica: análisis de costos y fuentes de financiamiento. Factibilidad operativa: disposición del personal, tiempo y condiciones institucionales para implementar los cambios. Factibilidad normativa: cumplimiento con leyes y reglamentos archivísticos aplicables. Este estudio asegura que las recomendaciones del diagnóstico puedan ponerse en práctica de manera realista, efectiva y sostenible.

OPINIÓN PERSONAL

Considero que el diagnóstico documental es una herramienta clave para transformar los archivos en verdaderos centros de información estratégica. Muchas instituciones, tanto públicas como privadas, subestiman el valor de una gestión documental eficiente, y es precisamente a través del diagnóstico que se visibilizan los errores, las omisiones y las áreas de mejora. Más allá de cumplir con una obligación legal o administrativa, diagnosticar el estado de los archivos permite reconocer su valor histórico, legal y social. En lo personal, creo que toda organización debería implementar diagnósticos periódicos, no solo para preservar su memoria institucional, sino también para optimizar sus procesos internos y garantizar transparencia ante la ciudadanía.

OPINIÓN PERSONAL

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CONCLUSIÓN

El diagnóstico documental, según estos tres autores, no es simplemente una revisión técnica, sino un proceso integral que evalúa el estado físico, legal, informativo y estratégico de los documentos en una institución. Es el primer paso para implementar mejoras, garantizar la transparencia institucional y asegurar que los archivos cumplan su función legal, administrativa y social. El diagnóstico documental representa el punto de partida esencial para una adecuada gestión archivística. Su aplicación permite conocer el estado real de los documentos, los recursos disponibles y las necesidades específicas de cada tipo de archivo, ya sea público o privado. Como se ha expuesto, este proceso no solo identifica problemas, sino que propone soluciones viables y sostenibles mediante el análisis FODA, la planeación estratégica y la evaluación de la viabilidad de las acciones. Autores como el Archivo General de la Nación, Mejía y Ros coinciden en la importancia de integrar este diagnóstico dentro de un marco más amplio de auditoría, legalidad y toma de decisiones institucionales. Por tanto, se concluye que un buen diagnóstico no es un fin, sino el inicio de una transformación documental con visión organizacional, legal y social.

CONCLUSIÒN

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BIBLIOGRAFIA

Archivo General de la Nación. (2015). Guía para la auditoría archivística. México: Archivo General de la Nación. ISBN 978-607-95401-4-7. Mejía, W. (2009). Auditoría forense. Revista de Información, Tecnología y Sociedad, (3), 18–21. Universidad Mayor de San Andrés. ISSN 1997-4044. Ros, M. (2005). Elementos de una auditoría de información [Versión electrónica]. Recuperado el 10 de enero de 2008, de: http://www.documentalistaenredado.net/33/elementos-para-una-auditoria-de-informacin/

BIBLIOGRAFIA

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ENBA

¡Muchas gracias!

INSTITUTO POLITECNICO NACIONAL ESCUELA NACIONAL DE BIBLIOTECONOMIA Y ARCHIVONOMIA