GESTION DE DOCUMENTOS

INSTITUTO POLITECNICO NACIONAL ESCUELA NACIONAL DE BIBLIOTECONOMIA Y ARCHIVONOMIA

Alumno: Luis Alberto García CastilloMaestra: Evelin Adriana Zea Elizalde Grupo: 6EX01 Materia: GESTION DE DOCUMENTOS ELECTRONICOS .

EMPEZAR

ÍNDICE

1 DOCUMENTO ELECTRÓNICO

14 APLICACIÓNES

27 GESTIÓN ELECTRÓNICA

2 CARACTERÍSTICAS

15 CONCLUSIÓN 4

28 BENEFICIOS

3 EJEMPLOS

16 GESTORES

29 CONCLUSIÓN 9

4 CONCLUSIÓN 1

17 EJEMPLOS GESTORES

30 SISTEMA

5 TIPOS

18 CONCLUSIÓN 5

31 CARACTERISTICA CLAVE

6 FORMATOS

19 FUNCIONES GESTORES

32 CONCLUSIÓN 10

7 VENTAJAS

20 EJEMPLO PRÁCTICO 2

33 BIBLIOGRAFIA

8 CONCLUSION 2

21 CONCLUSIÓN 6

34 AGRADECIMIENTO

9 METADATOS

22 CICLO

10 TIPOS DE METADATOS

23 CONCLUSIÓN 7

11 EJEMPLO PRÁCTICO

24 GESTÓN

12 CONCLUSIÓN 3

25 OBJETIVOS

13 FUNCIONES

26 CONCLUSIÓN 8

Documento electrónico

Un documento electrónico es cualquier información generada, transmitida, recibida o almacenada en formato digital, que posee valor legal, administrativo, probatorio o funcional, y que puede consultarse mediante dispositivos tecnológicos. Ejemplo: un correo electrónico, un contrato en PDF o una base de datos en línea. 1 1 .UNESCO. (2020). Memory of the World in the Digital Age.

Características principales

Autenticidad: corresponde a un autor o entidad verificable. Integridad: no presenta alteraciones no autorizadas. Disponibilidad: puede recuperarse cuando se necesite. Accesibilidad: legible en distintas plataformas y software. Conservación: perdura en el tiempo mediante técnicas de preservación digital. 2 2 ISO. (2016). ISO 15489-1: Records Management

Ejemplos de documentos electrónicos

TEXTO + IMAGEN

Administrativos: oficios, resoluciones, actas. Académicos: artículos, ponencias, tesis. Personales: facturas electrónicas, fotografías digitales, historiales médicos. 2 2 Ramírez Deleón, J. A. (2019)

Conclusión Documento electrónico

Los documentos electrónicos constituyen hoy el eje central de la gestión de la información en cualquier organización, ya que posibilitan una comunicación más rápida, reducen significativamente los costos asociados al manejo del papel y favorecen procesos administrativos más eficientes. Además, al facilitar el acceso y la consulta, fortalecen la transparencia, la rendición de cuentas y la participación ciudadana. Sin embargo, su correcta utilización exige un marco normativo y técnico sólido que asegure su autenticidad, integridad, accesibilidad y permanencia en el tiempo, evitando riesgos como la pérdida de información, la obsolescencia tecnológica o la manipulación indebida. En este sentido, los documentos electrónicos no solo deben ser vistos como simples soportes digitales, sino como activos estratégicos que requieren políticas claras de gestión documental, capacitación constante y el uso de herramientas seguras. En conclusión, el verdadero valor de los documentos electrónicos radica en su capacidad para preservar la memoria institucional y social en un entorno digital cambiante, siempre que se gestionen con criterios archivísticos, jurídicos y tecnológicos adecuados.

Tipos y formatos

TEXTO + IMAGN

Tipos de documentos electrónicos Textuales: DOCX, PDF, TXT. Gráficos: JPG, PNG, SVG. Audiovisuales: MP4, WAV, AVI. Datos estructurados: XML, CSV, JSON 3 3 García Marco, F. J. (2018).

Formatos comunes

EN

Abiertos: ODT, XML - facilitan la interoperabilidad y preservación. Propietarios: DOCX, XLSX - dependen de software específico. Normalizados: PDF/A - diseñados para la conservación a largo plazo. 4 4 ISO. (2012). ISO 19005.

Ventajas del uso de formatos adecuados

• Mayor interoperabilidad entre plataformas.

• Seguridad en la preservación digital.

• Estabilidad tecnológica, reduciendo riesgos de obsolescencia.

• Facilitan la migración y compatibilidad entre sistemas.5

5 National Archives UK. (2020).

Conclusión Tipos y formatos

La adecuada selección de tipos y formatos documentales resulta estratégica para la gestión de la información, ya que no solo garantiza su conservación a largo plazo, sino también su accesibilidad, interoperabilidad y reutilización en distintos contextos tecnológicos. Elegir un formato adecuado implica considerar factores como la estabilidad, la estandarización internacional, la compatibilidad con diversos sistemas y la resistencia frente a la obsolescencia digital. En este sentido, los formatos abiertos y ampliamente reconocidos ofrecen mayores ventajas para la preservación y consulta futura, pues reducen la dependencia de softwares específicos y facilitan la migración de datos. Asimismo, una correcta tipificación y normalización de formatos contribuye a mejorar la transparencia institucional y la eficiencia en los procesos archivísticos. En conclusión, la selección consciente de tipos y formatos no es una tarea meramente técnica, sino una decisión estratégica que protege el valor informativo, jurídico y cultural de los documentos digitales, asegurando que continúen siendo útiles y confiables con el paso del tiempo.

Metadatos

Los metadatos son datos estructurados que proporcionan información sobre otros datos o documentos electrónicos. Su función principal es describir, identificar, contextualizar y facilitar la gestión, organización, acceso y recuperación de la información. Actúan como “etiquetas” que permiten conocer no solo el contenido, sino también el origen, la forma, la ubicación y las condiciones de uso de un recurso digital. Ejemplo: en una fotografía digital, los metadatos pueden incluir la fecha de creación, el autor, la resolución, el formato y los derechos de uso.6 6 Dublin Core Metadata Initiative. (2021).

Tipos de metadatos

DATOS RELEVANTES

• Descriptivos: autor, título, palabras clave.

• Administrativos: derechos de uso, licencias, permisos.

• Estructurales: relación entre documentos o sus secciones.

• Preservación: información sobre la conservación digital. 7

7 Open Archives Initiative. (2020).

Ejemplo práctico de metadatos

• Autor: Ana López.

• Fecha de creación: 03/05/2023.

• Palabras clave: “gestión documental, archivo digital”.

• Software usado: Acrobat Pro. 3

3 Ramírez Deleón, J. A. (2019).

Conclusión Metadatos

Los metadatos pueden considerarse el “mapa” que guía a través de los documentos electrónicos, ya que sin ellos la localización, recuperación y uso de la información sería un proceso lento, desordenado e incluso ineficiente. Su valor radica en que no solo permiten identificar y organizar los recursos digitales, sino que también garantizan su autenticidad, trazabilidad y preservación a largo plazo. Asimismo, los metadatos favorecen la interoperabilidad entre sistemas, facilitan la reutilización de la información y fortalecen la transparencia en la gestión documental. De este modo, su implementación no debe verse como un proceso accesorio, sino como una estrategia esencial para asegurar que los documentos electrónicos mantengan su utilidad, confiabilidad y vigencia en entornos tecnológicos en constante evolución. En conclusión, los metadatos constituyen la clave para transformar grandes volúmenes de datos en información accesible, organizada y significativa, permitiendo que los documentos electrónicos cumplan su función como soporte de memoria y conocimiento.

Funciones de los metadatos

• Identificar documentos únicos.

• Clasificar y organizarlos en categorías.

• Facilitar recuperación mediante búsquedas.

• Asegurar preservación y trazabilidad de la información. 2

2 ISO. (2016). ISO 15489.

Aplicaciones prácticas

• Repositorios institucionales y académicos.

• Bibliotecas digitales.

• Plataformas de archivos electrónicos de gobierno.

• Catálogos en línea de museos o hemerotecas. 1

1 UNESCO. (2020).

Conclusión Funciones de los metadatos

Las funciones de los metadatos son fundamentales porque convierten grandes volúmenes de datos en información organizada, clara y accesible, tanto para los usuarios como para las instituciones. Al actuar como un sistema de referencia, permiten describir, clasificar y contextualizar los documentos electrónicos, lo que facilita su localización, recuperación, preservación y reutilización en distintos entornos tecnológicos. Además, los metadatos cumplen un papel estratégico en la gestión documental y archivística, ya que garantizan la interoperabilidad entre plataformas, respaldan la autenticidad e integridad de la información y apoyan la toma de decisiones basada en datos confiables. Su correcta aplicación no solo ordena, sino que también da valor agregado a los documentos electrónicos, transformándolos en recursos significativos y sostenibles en el tiempo. En conclusión, las funciones de los metadatos no se limitan a organizar la información, sino que la potencian, asegurando que cumpla con su propósito institucional, jurídico y social en un entorno digital en constante cambio.

Gestores de información

Un gestor de información es un sistema o software especializado que permite organizar, clasificar, almacenar, recuperar y controlar el acceso a documentos electrónicos y otros recursos digitales. Su objetivo es garantizar la seguridad, integridad, disponibilidad y trazabilidad de la información a lo largo de su ciclo de vida. Estos sistemas no solo facilitan la gestión documental en entornos digitales, sino que también optimizan procesos administrativos, fortalecen la transparencia institucional y aseguran el cumplimiento de normativas legales y archivísticas. Ejemplo: SharePoint, Alfresco o Documentum, que permiten la gestión centralizada de documentos electrónicos en organizaciones públicas y privadas.7 7 OpenKM. (2021).

Ejemplos de gestores

• Alfresco: plataforma de código abierto.

• SharePoint: solución de Microsoft para empresas.

• OpenKM: gestor documental integral.

• M-Files: especializado en control de versiones y permisos. 6

6 Alfresco. (2020).

Conclusión Gestores de información

Los gestores de información son herramientas indispensables para la administración del conocimiento organizacional, ya que proporcionan orden, control y eficiencia en entornos digitales cada vez más complejos. Su implementación permite centralizar documentos, asegurar su integridad, facilitar la recuperación ágil de datos y garantizar el cumplimiento de normativas legales y archivísticas. Más allá de la organización, los gestores documentales también impulsan la transparencia institucional, la toma de decisiones basada en información confiable y la preservación de la memoria organizacional. Asimismo, contribuyen a la reducción de riesgos asociados con la pérdida, duplicación o manipulación indebida de documentos electrónicos. En conclusión, un gestor de información no solo es una herramienta técnica, sino una estrategia clave para fortalecer la eficiencia, seguridad y sostenibilidad de la gestión documental, asegurando que el conocimiento permanezca accesible y útil en el tiempo.

Funciones de los gestores

• Captura y registro de documentos.

• Control de versiones.

• Indexación automática.

• Seguridad y gestión de accesos.

• Trabajo colaborativo en línea.. 5

5 ISO. (2016).

Ejemplo práctico

• Control de permisos de usuarios.

• Flujos de aprobación digital.

• Creación de espacios de trabajo colaborativos. 7

7 Microsoft. (2021).

Conclusión Funciones

La implementación de un gestor de documentos resulta esencial para optimizar la gestión de la información dentro de una organización. Estas herramientas no solo fortalecen la eficiencia operativa, sino que también evitan duplicidades, reducen tiempos de búsqueda y disminuyen los riesgos asociados a la pérdida o manipulación indebida de la información. Asimismo, los gestores de documentos permiten automatizar procesos, garantizar la trazabilidad y mejorar el control de acceso, asegurando que cada recurso digital se utilice de forma segura y conforme a la normatividad vigente. De esta manera, contribuyen directamente a la transparencia institucional, la preservación de la memoria organizacional y la toma de decisiones fundamentadas en información confiable. En conclusión, las funciones de un gestor documental van más allá del simple almacenamiento: constituyen un pilar estratégico para garantizar orden, seguridad y sostenibilidad en la gestión documental digital.

Ciclo de vida del documento electrónico

Etapas del ciclo de vida

• Creación o recepción: nacimiento del documento, ya sea por generación interna o por su ingreso desde el exterior.

• Uso, clasificación y acceso: organización para facilitar la consulta y garantizar disponibilidad.

• Conservación en repositorios digitales: resguardo seguro mediante sistemas que aseguren autenticidad e integridad.

• Disposición final: puede implicar eliminación segura o preservación permanente, dependiendo de su valor legal, administrativo o histórico. 8

8 ISO. (2016). ISO 15489-1

Conclusión Ciclo de vida

La gestión adecuada del ciclo de vida de los documentos electrónicos es fundamental para mantener el control sobre la información institucional. Este proceso evita la acumulación desordenada de archivos, optimiza los recursos de almacenamiento y permite establecer criterios claros para determinar qué documentos deben conservarse y cuáles pueden eliminarse. Además, el ciclo de vida asegura que los documentos con valor administrativo, legal, histórico o cultural se preserven de manera íntegra y accesible, mientras que aquellos sin valor duradero se depuren de forma responsable. De este modo, se garantiza no solo la eficiencia en la gestión documental, sino también la transparencia, la trazabilidad y la preservación de la memoria institucional y social. En conclusión, administrar el ciclo de vida documental no es únicamente una tarea técnica, sino una estrategia clave para equilibrar la eficiencia operativa con la preservación de los valores patrimoniales y jurídicos de la información digital.

Gestión de documentos

La gestión de documentos es el conjunto de principios, políticas, procedimientos y técnicas archivísticas destinados a administrar los documentos en cualquier soporte (físico o digital) a lo largo de todo su ciclo de vida, desde su creación, recepción y uso, hasta su conservación permanente o eliminación definitiva. Su propósito es garantizar la eficiencia administrativa, la transparencia, la disponibilidad de la información y la preservación de la memoria institucional y social, asegurando que los documentos con valor probatorio, jurídico, histórico o cultural permanezcan accesibles y protegidos en el tiempo. Ejemplo: la aplicación de tablas de retención documental en una institución pública para determinar los plazos de conservación y disposición final de expedientes. 9 9 Heredia Herrera, A. (2018). Lenguaje y vocabulario archivísticos.

Objetivos de la gestión documental

• Garantizar el acceso oportuno a la información.

• Salvaguardar la autenticidad e integridad de los documentos.

• Conservar la memoria institucional y cultural.

• Cumplir con los requisitos legales y normativos vigentes.10

10 Archivo General de la Nación (AGN). (2021). Lineamientos para la organización de archivos.

Conclusión Gestión de documentos

Una gestión documental eficiente no solo fortalece la transparencia y la rendición de cuentas, sino que también garantiza la organización, disponibilidad y confiabilidad de la información en todo momento. Al aplicar políticas y procedimientos adecuados, se asegura que los documentos con valor administrativo, jurídico, histórico o cultural sean preservados de forma íntegra y accesible. Además, una gestión documental sólida permite optimizar recursos, reducir duplicidades y riesgos de pérdida, y respaldar procesos estratégicos de toma de decisiones. En el ámbito social e institucional, cumple un papel esencial al preservar la memoria histórica y el patrimonio documental, asegurando que este legado pueda ser consultado y aprovechado por las generaciones presentes y futuras.

Gestión electrónica de documentos

La Gestión Electrónica de Documentos (GED) es el conjunto de procesos, prácticas y tecnologías de la información orientadas a organizar, controlar, proteger, recuperar y preservar documentos digitales durante todas las fases de su ciclo de vida, desde su creación o recepción hasta su disposición final. Su finalidad es garantizar la eficiencia administrativa, la seguridad de la información, la trazabilidad de los procesos y la disponibilidad inmediata de los documentos, reduciendo costos y facilitando la toma de decisiones. Además, la GED asegura el cumplimiento de normas legales y archivísticas, contribuyendo a la transparencia y la preservación de la memoria institucional en entornos digitales. Ejemplo: el uso de un sistema GED en una institución pública para digitalizar expedientes, controlar accesos y aplicar tablas de retención documental de manera automatizada. 11 11 ISO/TR 26122. (2008). Work process analysis for records.

Beneficios

• Optimización de tiempo y recursos.

• Acceso remoto y simultáneo desde distintos dispositivos.

• Reducción del uso de papel y costos de almacenamiento.

• Automatización de procesos administrativos y archivísticos. 12

12 National Archives UK. (2020). Digital continuity

Conclusión Gestión Electrónica de Documentos

La Gestión Electrónica de Documentos (GED) trasciende su papel como simple herramienta tecnológica para convertirse en un requisito estratégico en el fortalecimiento de las instituciones modernas. Su adecuada implementación no solo impulsa la eficiencia administrativa y la optimización de recursos, sino que también garantiza la seguridad, trazabilidad y preservación de la información digital a lo largo del tiempo. Además, la GED contribuye a la sostenibilidad, al reducir el uso de papel y favorecer procesos más ágiles y responsables con el medio ambiente. Del mismo modo, fortalece la competitividad institucional, al facilitar la interoperabilidad entre sistemas, la transparencia en la gestión y la toma de decisiones basada en información confiable. En conclusión, la GED debe entenderse como una estrategia integral que combina tecnología, normatividad y gestión archivística, asegurando que las organizaciones sean más eficientes, innovadoras y capaces de preservar su memoria digital en un entorno global en constante transformación.

Sistema de gestión documental electrónica

Un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos (SGDE) es una plataforma integral diseñada para administrar de manera eficiente todo el ciclo de vida de los documentos electrónicos, desde su creación o recepción hasta su disposición final. Este sistema garantiza seguridad, integridad, trazabilidad, interoperabilidad y preservación digital a largo plazo, asegurando que la información sea confiable, accesible y utilizable en cualquier momento. Además, un SGDE facilita la organización, clasificación, control de accesos y cumplimiento normativo, contribuyendo a la eficiencia administrativa, la transparencia institucional y la protección del patrimonio documental digital. Ejemplo: un SGDE en una institución pública que automatiza la recepción, el registro, la clasificación y la conservación de expedientes electrónicos, aplicando reglas de retención y preservación según la normativa vigente..13 13 Archivo General de la Nación (AGN). (2021). Guía para la implementación de un SGDE.

Características clave

Interoperabilidad con otras plataformas y sistemas institucionales. Seguridad y control de accesos, protegiendo información sensible. Preservación digital que asegura autenticidad y disponibilidad futura. Registro de trazabilidad, que permite auditar cada acción realizada. 14 14 ISO. (2016). ISO 15489-1: Records Management.

Conclusión Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos

Un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos (SGDE) bien implementado no solo optimiza los procesos administrativos, sino que también garantiza la eficiencia, seguridad y confiabilidad de la información institucional. Su correcta utilización asegura la trazabilidad de los documentos, la preservación digital a largo plazo y el cumplimiento de normativas legales y archivísticas, fortaleciendo la confianza de los usuarios y la rendición de cuentas de las organizaciones. Además, un SGDE contribuye de manera significativa a la modernización de la gestión documental, promoviendo la interoperabilidad entre sistemas, la reducción de riesgos asociados a la pérdida de información y la mejora de la transparencia institucional. En este sentido, implementar un SGDE no es únicamente una decisión tecnológica, sino una estrategia integral que potencia la eficiencia, la sostenibilidad y la responsabilidad en la administración de documentos digitales.

Bibliografia

• ISO. (2016). ISO 15489-1:2016 – Information and documentation – Records management – Part 1: Concepts and principles. Recuperado de https://www.iso.org/standard/62542.html

• ISO. (2008). ISO/TR 26122:2008 – Information and documentation – Work process analysis for records. Recuperado de https://www.iso.org/standard/43391.html

• PDF Association. (2020). PDF/A – ISO 19005: The standard for long-term electronic document preservation. Recuperado de https://pdfa.org/pdf-stan

• OpenKM. (2021). OpenKM – Enterprise content management system. Recuperado de https://www.openkm.com/

• Archivo General de la Nación México. (2021). Lineamientos para la organización de archivos. Recuperado de https://www.gob.mx/agn

• National Archives UK. (2020). Digital continuity. Recuperado de https://www.gov.uk/government/collections/digital-continuity

• UNESCO. (2020). Memory of the World in the Digital Age. Recuperado de https://www.unesco.org/en/digital-age

• Microsoft. (2021). SharePoint – Gestión de documentos empresariales. Recuperado de https://www.microsoft.com/es-mx/microsoft-365/sharepoint/collaboration

• Alfresco. (2020). Alfresco – Plataforma de gestión de contenido empresarial. Recuperado de https://www.alfresco.com/

• Heredia Herrera, A. (2011). Lenguaje y vocabulario archivísticos: algo más que un diccionario. Sevilla: Junta de Andalucía. Recuperado de https://books.google.com/books/about/Lenguaje_y_vocabulario_archiv%C3%ADsticos.html?id=ul2K0AEACAAJ

• Descripción archivística: diseño de instrumentos de descripción de José Antonio Ramírez Deleón. Disponible en PDF en el sitio del Instituto Federal de Acceso a la Información y Protección de Datos (IFAI) / Archivo General de la Nación de México. INAI https://inicio.inai.org.mx/Publicaciones/cuaderno4.pdf

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