GESTIÓN ECONÓMICA PARA SECRETARÍAS NOVELES

GESTIÓN ECONÓMICA PARA SECRETARÍAS NOVELES

Lionel WATTELLIER POZUELO Secretario E.O.I. El Ejido

Índice

INTRODUCCIÓN

4. PROCEDIMIENTOS DE ORGANIZACIÓN DE LA GESTIÓN ECONÓMICA

1. CONCEPTOS GENERALES BÁSICOS

1.1 Configuración Dirección

4.1 Configuración de la gestión

1.2 Configuración Responsable G.E.

4.2 Presupuesto

1.3 Ejercicio económico

4.3 Estado de cuentas

2. CIERRE Y APERTURA DE EJERCICIO. GENERACIÓN DE DOCUMENTOS.

4.4 Justificaciones específicas

4.5 Archivar en papel

2.1 Cierre de ejercicio: Anexo XI

4.6 Repositorio documental

2.2 Apertura de ejercicio: Asiento de apertura

4.7 Calendario de actuaciones

2.3 Generación de documentos

5. MÓDULO DE INVENTARIO

5.1 El inventario: ¿qué es?

3. ACTIVIDAD ECONÓMICA EN SÉNECA

5.2 El módulo en Séneca

3.1 Gestión de asiento

5.3 Inventario: Anexo VIII / VIII Bis

3.2 Gastos: Las facturas

5.4 Etiquetar el material

3.3 Otros gastos relevantes

3.4 Proveedores

6. NORMATIVA

3.5 Contratos

6.1 Normativa de Gestión Económica

3.6 Generación de ficheros

INTRODUCCIÓN

- Orden de 10 de mayo de 2006: base para la implantación del módulo de gestión económica en Séneca.- Decreto 5/2017, de 16 de enero: garantía de los tiempos de pago de las Administraciones. >>> Dar soporte y facilitar las tareas administrativas y de gestión. >>> Plena integración con el resto de módulos de Séneca. - Secretaría + Dirección: figuras fundamentales para la gestión, control y movimientos económicos del centro.

INTRODUCCIÓN

INTRODUCCIÓN

Principales tareas del módulo de gestión económica en Séneca- Nombrar a los usuarios Responsables de la Gestión Económica. - Definir la estructura de cuentas para clasificar los ingresos y gastos. - Realizar el cierre y configurar la apertura de un ejercicio económico. - Elaborar el presupuesto. - Registrar la actividad económica reflejando todos los movimientos económicos del centro. - Cumplimentar y tramitar la documentación requerida por la Agencia Tributaria (modelos 190, 347). - Gestionar los pagos a proveedores y perceptores. - Formalizar la justificación global y específica de las cuentas.

El ejercicio económico se establece desde el 1 de Octubre al 30 de Septiembre.

1. CONCEPTOS GENERALES BÁSICOS

1.1 CONFIGURACIÓN DIRECCIÓN

Director/a, con Perfil Dirección >>> Configuración Gestión económica del centro. Asignación Responsable de la gestión

1.1 CONFIGURACIÓN DIRECCIÓN

1.1 CONFIGURACIÓN DIRECCIÓN

Responsable de la Gestión - Definir la persona responsable de la gestión.

1.1 CONFIGURACIÓN DIRECCIÓN

Cuenta del banco - Definir cuenta corriente: Imprescindible para los Q34 y Q19. - Añadir e-mail de la entidad bancaria. - Los centros solo pueden contar con una sola cuenta corriente previamente autorizada. - Las entidades no pueden anotar cargos por gastos ni comisiones de ningún tipo derivados de la gestión de las cuentas. No puede haber descubiertos. - No está permitido ningún tipo de tarjeta de crédito, ni operar directamente con la banca online (solo para consultar saldos y extractos bancarios).

1.1 CONFIGURACIÓN DIRECCIÓN

1.1 CONFIGURACIÓN DIRECCIÓN

Gestión de claveros - Definir personas autorizadas para operar con la cuenta bancaria.

1.1 CONFIGURACIÓN DIRECCIÓN

Perfil Dirección / Gestión económica Ingresos por Cuenta de la Consejería - Ingresos por Cuenta de la CED al centro: listado de libramientos percibidos por el centro en el ejercicio económico.

1.1 CONFIGURACIÓN DIRECCIÓN

Histórico de Ingresos de la CED al Centro - Se pueden ver los ingresos de la CED al Centro por ejercicio económico. - Los 2 últimos apartados también se ven desde el perfíl de Responsable de GE.

1.1 CONFIGURACIÓN DIRECCIÓN

Fondos para Inversiones - Seguimiento y control de las solicitudes presentadas: adjuntar memoria, certificación, presupuesto elegido (de entre al menos 3), etc. - No siempre hay fondos, depende de cada año. Se manda aviso por Séneca de las Instrucciones para ese año. - Suelen salir a principios de noviembre, habiendo 15 días para presentar 2 solicitudes. En 15 días hay respuesta y antes de final de año se ingresan estas partidas.

1.1 CONFIGURACIÓN DIRECCIÓN

1.1 CONFIGURACIÓN DIRECCIÓN

Actuaciones recogidas para (posibles) fondos Reparación y Mejora. a) Obras en accesos, cerramientos, fachadas y cubiertas. b) Pintura y rotulación. c) Obras para la adecuación de espacios. d) Adecuación de las instalaciones eléctricas. e) Adecuación de instalaciones de comunicaciones. f) Adecuación de instalaciones sanitarias. g) Instalación o adecuación de medidas de seguridad.

1.2 CONFIGURACIÓN RESPONSABLE G.E.

Secretario/a, con Perfil Responsable G.E. Ruta: Gestión Económica / Configuración

1.2 CONFIGURACIÓN RESPONSABLE G.E.

Estructura de subcuentas - Tienen una estructura jerarquizada y vienen predefinidas. - Se pueden definir, añadir o eliminar subcuentas. - Solo se pueden añadir en los niveles 4 y 5.

1.2 CONFIGURACIÓN RESPONSABLE G.E.

Centros de gasto - Permiten ver y controlar cómo se distribuyen los gastos.

1.2 CONFIGURACIÓN RESPONSABLE G.E.

Justificaciones específicas - Permiten asociar facturas a un gasto específico: Gratuidad de libros, Acompañamiento escolar, etc.

1.2 CONFIGURACIÓN RESPONSABLE G.E.

Plantilla de asientos predefinidos - Permiten guardar datos de facturas que se reciben periódicamente (cuotas mensuales, etc.).

1.3 EJERCICIO ECONÓMICO

- Comienza el 1 de octubre y termina el 30 de septiembre. >>> NO corresponde con el año natural (1 enero - 31 de diciembre). Establecer año del ejercicio económico - Permite cambiar el año del ejercicio: para consultar facturas, etc. - En el mes de octubre se suele tener 2 ejercicios abiertos: ¡cuidado con no equivocarse al realizar un nuevo asiento!

1.3 EJERCICIO ECONÓMICO

1.3 EJERCICIO ECONÓMICO

Apertura del ejercicio económico - Obligatorio para empezar un nuevo ejercicio económico. - Aparecen los remanentes del ejercicio anterior. - Cuando se firma el Anexo XI, el asiento de apertura se completa. - Muy recomendado copiar información del ejercicio anterior para copiar: subcuentas y proveedores, centros de gasto, asientos predefinidos, partidas presupuestadas, etc.

1.3 EJERCICIO ECONÓMICO

2. CIERRE Y APERTURA DE EJERCICIO. GENERACIÓN DE DOCUMENTOS.

2.1 cIERRE DE EJERCICIO: ANEXO XI

2.1 cIERRE DE EJERCICIO: ANEXO XI

Generación Anexo XI - Obligatorio aprobación en Consejo Escolar antes de 30 de octubre. - El Consejo Escolar es el órgano colegiado que aprueba el estado de cuentas. Es necesario obtener la mitad de votos +1 a favor. Si no hay quórum, hay que convocar un nuevo Consejo Escolar. - Rellenando los datos que se solicitan, el sistema completa la aprobación o no del Anexo XI: número de miembros en su constitución, actualmente, votos a favor y en contra, abstenciones.

2.1 cIERRE DE EJERCICIO: ANEXO XI

2.1 cIERRE DE EJERCICIO: ANEXO XI

- Es fundamental tener actualizados los miembros del Consejo Escolar a día de la reunión. Perfil Dirección: Centro / Organización del Centro / Órganos del Centro / Consejo Escolar / Consejo Escolar.

2.1 cIERRE DE EJERCICIO: ANEXO XI

- Si el número de miembros del Consejo Escolar activos en la fecha de la reunión NO es el mismo que en su constitución, hay que explicarlo en el campo "Memoria justificativa", indicando DNI, sector (PAS, profesorado, etc.) y motivos (jubilación, destinado/a a otro centro, etc.). >>> No incluirlo es motivo de RECHAZO del Anexo XI.

2.1 cIERRE DE EJERCICIO: ANEXO XI

- El documento puede pasar por estos estados: > Borrador: cuando se crea. > Adjuntar memoria justificativa: por lo comentado de los miembros del Consejo Escolar + cualquier información relevante de la gestión (fondos recibidos de otros ejercicios - Erasmus -, etc.). > Pendiente de firma: una vez pulsado el candado. > Generar documento. > Enviar a la bandeja de firmas. > Pendiente de validación: ya no se puede borrar.

2.1 cIERRE DE EJERCICIO: ANEXO XI

- La Delegación Territorial puede: > Validarlo: todo OK. > Anularlo: hay error(es). Se debe corregir y volver a hacer el Anexo.

2.1 cIERRE DE EJERCICIO: ANEXO XI

ANTES DE CERRAR EL ANEXO XI (CON EL CANDADO) Estado de cuentas - Todas las cifras deben estar en POSITIVO. Ruta: Actividad económica / Estado de cuentas / A nivel de subcuentas / Cuentas financieras.

2.1 cIERRE DE EJERCICIO: ANEXO XI

IMPORTANTE: Cantidad asentada por el centro hasta la fecha para la adquisición de material inventariable, DESCONTANDO la subcuenta "Libros" IGUAL o Inferior a Límite del 10% según los ingresos materializado >>> Sino, NO se podrá cerrar correctamente el Anexo XI.

2.1 cIERRE DE EJERCICIO: ANEXO XI

Cuadernos de transferencia (Q34) - Comprobar que se han confirmado todos los cuadernos. Ruta: Actividad económica / Generación de ficheros / Ficheros bancarios / Órdenes de pago Q34.

2.1 cIERRE DE EJERCICIO: ANEXO XI

Arqueos de caja - NUNCA puede haber + de 600 euros en caja. - Los arqueos se hacen a mes vencido, siendo el último del ejercicio con fecha de 30 de septiembre. Ruta: Actividad económica / Generación de anexos / Arqueos de caja (Anexo XIII).

2.1 cIERRE DE EJERCICIO: ANEXO XI

Conciliación bancaria - Es el arqueo del banco a fecha de 30 de septiembre. Se hace a mes vencido. 2 son obligatorias: a 31 de marzo y a 30 de septiembre. Adjuntar extractos bancarios. - Se pueden hacer mensualmente para comprobar que NO hay desajustes entre la cuenta bancaria y el registro de Séneca. Ruta: Actividad económica / Generación de anexos / Conciliación bancaria (Anexo XII/XII bis).

2.1 cIERRE DE EJERCICIO: ANEXO XI

Memoria justificativa - Cambios en el Consejo Escolar desde su constitución. - Otra información relevante. Consejo Escolar - Celebrarlo antes de 30 de octubre. Quórum suficiente para aprobación de cuentas. - Generar el anexo XI con todos los datos, candado y firmar por Secretario/a y Director/a.

2.1 cIERRE DE EJERCICIO: ANEXO XI

Anexo XI específico - Informar el Consejo Escolar. - Aprobar según normativa de cada justificación específica (Pacto de Igualdad, FP Dual, etc.).

2.1 cIERRE DE EJERCICIO: ANEXO XI

Para el Consejo Escolar - Puntos a incluir: > Aprobación de cuentas ejercicio cerrado (enviar el Anexo X y la conciliación bancaria con la convocatoria) > Registro de inventario > Presupuestos de ingresos y gastos nuevo ejercicio >>> Los presupuestos se modifican a lo largo del curso (una vez comunicado el presupuesto a 30 de noviembre, ingresos extraordinarios, ingresos para inversiones, etc.).

2.2 APERTURA DE EJERCICIO: aSIENTO DE APERTURA

2.2 APERTURA DE EJERCICIO: aSIENTO DE APERTURA

- NO es necesario cerrar un ejercicio antes de abrir uno nuevo: Se pueden tener los 2 ejercicios abiertos. - No pasa nada, incluso es recomendable, para: > Contabilizar unas facturas que han llegado tarde. > Comprobar (con calma) que no falta nada del ejercicio que se cierra, que todo cuadra, etc.

2.2 APERTURA DE EJERCICIO: aSIENTO DE APERTURA

Asiento de apertura

2.2 APERTURA DE EJERCICIO: aSIENTO DE APERTURA

- Se puede hacer el asiento de apertura sin haber cerrado el ejercicio anterior. - Se debe indicar el saldo de banco y caja (conciliación y arqueo). - Las sumas de remanentes y finanzas deben cuadrar. - Volver al asiento de aperturauna vez cerrado el ejercicio anterior para comprobar que se han actualizado las cifras y que está todo correcto. - Recomendaciones: > No poner remanentes de recursos propios (gastar ese dinero en gastos de funcionamiento). > No dejar mucho dinero en remanentes de la Consejería. >>> Influye (mucho) en el presupuesto para el siguiente ejercicio.

2.3 GENERACIÓN DE DOCUMENTOS

Ruta: Documentos que se pueden pedir / Gestión económica /Anexos

Dudas: - Cierre de ejercicio - Apertura de ejercicio

3. ACTIVIDAD ECONÓMICA EN SÉNECA

3.1 GESTIÓN DE ASIENTO

- Normalmente se graban los asientos y se abonan bastante más tarde, esperando a tener varias / muchas facturas para no generar muchos cuadernos de transferencia. - Se evita duplicidad en pagos, errores de cálculo, etc. ¡Las prisas NO son buenas! Los asientos que sí se puede grabar y abonar rápido es cuando se ha pagado por Caja.

3.1 GESTIÓN DE ASIENTO

Asientos predefinidos - Permiten realizar rápidamente los asientos que más se repiten. - Solo habría que modificar los campos de "Concepto", "Fehca", "Subcuenta", etc. Recordad: para poder usar un Asiento predefinido en la parte de "Actividad económica", antes hay que haberlo configurado en la ruta: Configuración / Parámetros de la Gestión / Plantilla de Asientos predefinidos.

3.1 GESTIÓN DE ASIENTO

Asientos NO predefinidos - Se usan para introducir / registrar todos los ingresos y gastos del centro, con excepción de: las facturas electrónicas y los ingresos de la Consejería. Ingresos (manualmente) - Ingresos al centro (SEPIE, seguro escolar, etc.) - Movimiento banco/caja: sacar dinero en metálico del banco para la caja (cuenta mancomunada, tienen que ir Director/a + Secretario/a). ¡MUY IMPORTANTE!: No se pueden destinar cantidades de inversiones a gastos de funcionamiento y viceversa, ni de Erasmus, etc. Las partidas son finalistas.

3.1 GESTIÓN DE ASIENTO

3.1 GESTIÓN DE ASIENTO

Gastos - Es el apartado que más se utiliza en la Gestión económica.

3.1 GESTIÓN DE ASIENTO

Consulta de asiento - Permite buscar rápidamente asientos: por subcuenta, por importe, por proveedor, por fecha, etc.

3.1 GESTIÓN DE ASIENTO

Bandeja Factura-e - Regulada por la Orden de 29 de enero de 2015. - No es necesario darle registro de entrada. Ya viene con registro. - Comprobar datos de factura como una en formato papel. Después: > Generar documento de conformidad > Documentos solicitados/enviar a bandeja de firmas > Una vez firmado se puede asentar en Séneca - Pedir / animar a los proveedores a enviar sus facturas de forma electrónica.

3.1 GESTIÓN DE ASIENTO

- Los proveedores pueden consultar el código DIR3: > Órgano gestor > Unidad tramitadora > Oficina contable

3.1 GESTIÓN DE ASIENTO

- El código DIR3 del centro también se puede consultar en la bandeja Factura-e.

3.2 GASTOS: LAS FACTURAS

Facturas no-e - Se trata de las facturas en papel físico o enviadas por correo electrónico. - Tienen que tener el sello del registro de entrada en el centro, fecha de conformidad y Visto Bueno y firma del Director/a. - Datos que debe tener una factura (-e y no-e) > Datos completos del proveedor: nombre completo, CIF/NIF, dirección. > Datos completos del centro: nombre completo, CIF/NIF, dirección. > Número de factura y fecha de emisión / expedición. > Concepto. > Desglose de IVA. > Unidad monetaria (euros) y Forma de pago. En las facturas no-e de más de 3.000 euros, deberá aparecer además el código DIR3 del centro.

3.2 GASTOS: LAS FACTURAS

Procedimiento para asentar una factura no-e:1. Dar entrada en el registro electrónco y adjuntar factura en pdf.

3.2 GASTOS: LAS FACTURAS

2. Realizar el asiento introduciendo todos los datos solicitados. 3. Ir a Generación de Ficheros / Ficheros bancarios / Órdenes de Pago Q34. En el cuaderno creado, "Añadir facturas". >>> Procedimiento cuaderno Q34: más adelante. Procedimiento para asentar una factura no-e de proveedor extranjero Igual que antes, pero se debe dar de alta al proveedor en el sistema. >>> Procedimiento Selección / Alta de nuevo proveedor más adelante.

3.2 GASTOS: LAS FACTURAS

Ejemplos de facturas - Factura -e. - Factura no -e. - Factura no -e de + de 3.000 euros de Proveedor extranjero.

3.2 GASTOS: LAS FACTURAS

Asiento de Factura no -e de + de 3.000 euros de Proveedor extranjero.

3.2 GASTOS: LAS FACTURAS

Factura inventariable Adquisición de material inventariable e Inversiones - Mobiliario, enseres, ordenadores, aires acondicionados, etc. - Asentar como anteriormente, pero además: > Dar de alta en inventario. > Vincular material inventariado a la o las facturas. - Los libros de biblioteca deben registrarse en Biblioweb cuanto antes para poder vincularlos (Opción: "¿Los ejemplares adquiridos con la factura se destinarán a la Biblioteca?" >>> Ver ejemplo.

3.3 OTROS GASTOS RELEVANTES

Prestación de saervicio sujeto a IRPF - Algunas facturas están sujetas a IRPF: ponentes, dietas, etc. - Asentar como prestación de servicio sujeto a IRPF: - En esos casos hay que hacer trimestralmente: Cumplimentar el modelo 095. Gestionar su cobro (modelo 909 en banco) >>> Ver modelo. Desde el 25 de enero de 2025, ya no existe la opción de "Liquidación en concepto de IRPF". Las retenciones son directamente ingresadas desde los Servicios Centrales de la Consejería de Educación.

3.3 OTROS GASTOS RELEVANTES

Pago de dietas y desplazamientos - Para asistencia obligatoria a reuniones, comisiones, etc. - Orden de 11 de marzo de 2024, por la que se actualiza el importe de la indemnización por utilización de vehículo por razón de servicio. >>> 0,26 euros/km para coches, 0,106 motos. - Manutención: > 1 comida: la comisión comienza antes de las 22 h o finaliza después de las 15 h. > 2 comidas: la comisión comienza antes de las 14 h y finaliza después de las 22 h. - Completar los datos del asiento: > Añadir itinerario: locomoción, días, etc. (desde el lugar de trabajo). > Añadir dietas: alojamiento, media manutención, etc. > Imprimir la Orden de viaje y realizar las firmas requeridas.

3.4 PROVEEDORES

Proveedores con los que trabaja el centro. 6 tipos: - Autónomos. proveedores cuya identificación es un NIF (personas físicas). - Empresas. proveedores cuya identificación es un CIF (personas jurídicas). - Extranjeros no residentes. Se usan en el tipo de asientos de Facturas de proveedores extranjeros no residentes en España. - Centros. se usan en los tipos de asientos: > Traspaso ingresos CED a otros centros. > Pagos entre centros y otras entidades. > Ingresos por pagos entre centros. - Centros no dependientes de la Junta de Andalucía. se usan en asientos del tipo Pagos entre centros y otras entidades. - Personal externo: trabajadores contratados o subcontratados que ofrecen sus servicios al centro (ej.: tareas de mantenimiento, etc.).

3.4 PROVEEDORES

3.4 PROVEEDORES

Proveedor extranjero no residente Procedimiento para buscar, añadir o dar de alta un proveedor extranjero no residente a la gestión económica.

3.4 PROVEEDORES

Hoja de pedido Es una especie de bloc de notas. No tramita pedidos con proveedores. Información sobre proveedor - Para comprobar los proveedores obligados a facturas electrónicas. Factura > 600 euros: obligatoriedad de factura -e. Si un proveedor ya ha presentado factura -e a un centro educativo, también está obligado.

3.4 PROVEEDORES

3.5 CONTRATOS

- Vigencia máxima 1 año: La duración de un contrato no puede ser superior a un año natural. Los contratos pueden abarcar meses de dos ejercicios económicos distintos. - Inferior a 15.000 euros suministros. - Inferior a 40.000 euros obras. - Obligado anotar en el registro de contratos de Séneca a partir de 3.000 euros (excepción: Cheques-libros, suministros agua, telefonía...). - Importes menores: Documento físico de memoria justificativa. - Las facturas se irán agregando al contrato asociado y una vez superada vigencia o cantidad, se marcarán como cerrados.

3.5 CONTRATOS

3.5 CONTRATOS

Acuerdo Marco (para los centros con gran volumen de actividad con Correos) Resolución de la Dirección General de Patrimonio de 10 de marzo de 2020 (B.O.J.A nº54 de 19 de marzo. Dcoumentación a compartir si necesario.

3.5 CONTRATOS

Documentos / Manuales y utilidades Séneca / Manuales / Gestión económica - Clasificación de contratos. - Informe 6/2018, de 12 de julio, sobre interpretación de la Ley 9/2017, de 8 de noviembre, de contratos del Sector público. - Nueva Ley de Contratos del Sector público. - Nueva Guía básica de contratación para centros docentes. - Modelo de memoria para contrato menor.

3.5 CONTRATOS

3.6 GENERACIÓN DE FICHEROS

Ficheros bancarios Gestión de cuentas corrientes Se usan para los asientos de pagos a estas personas. - Pagos a miembros de la comunidad educativa - Dietas y desplazamientos - Dietas y desplazamientos Erasmus - Pago de becas y AITE - Anticipos de caja - Anticipos Erasmus - Pago alumnado Erasmus

3.6 GENERACIÓN DE FICHEROS

Órdenes de pago Q34 Con una orden de pago Q34 se genera un fichero con la información de las facturas introducidas para que el banco proceda al pago de las mismas. Se hace de forma automática a través de EDITRAN (Consultar Manual). Pasos para generar un cuaderno 1. Crear un nuevo cuaderno. 2. Vincular facturas. 3. Generar cuaderno. 4. Documentos solicitados. Enviar a bandeja de firmas. 5. Comprobar 1-2 días después en la banca electrónica. 6. Confirmar el abono.

3.6 GENERACIÓN DE FICHEROS

Domiciliaciones de adeudos Q19 - Son como los cuadernos de transferencias (Q34) pero en lugar de ser para que nosotros paguemos facturas, es para que nosotros cobremos recibos. - Para los centros con servicios de gestión directa: Programa de Ayudas a las familias (comedor, acompañamiento socioeducativo...). ¡Cuidado! NO se puede domiciliar ningún recibo (agua, etc.).

3.6 GENERACIÓN DE FICHEROS

Ficheros AEAT Pago a proveedores (347) - Cada año, durante el mes de enero (antes del 31) hay que notificar a Hacienda los pagos que hemos hecho a proveedores durante el año natural inmediatamente anterior, se especifica la suma importes abonado a cada proveedor y el IVA pagado. - ¿Cómo hacerlo? > Cargar datos de manera automática y firma digital sólo del Secretario/a.

3.6 GENERACIÓN DE FICHEROS

Retenciones de IRPF (190) - También se realiza durante el mes de enero (antes del 20). Recoge las operaciones realizadas sujetas a retención de IRPF en el año natural inmediatamente anterior. - ¿Cómo hacerlo? > Cargar datos de manera automática y firma digital sólo del Secretario/a. Aunque sea de 0 euros porque no se ha retenido IRPF (por ej., dietas y desplazamientos de personal del centro), hay que hacerlo.

4. PROCEDIMIENTOS DE ORGANIZACIÓN DE LA GESTIÓN ECONÓMICA

4.1 CONFIGURACIÓN DE LA GESTIÓN

- Copiar la información del ejercicio anterior en el apartado: "Apertura del ejercicio anterior".

4.1 CONFIGURACIÓN DE LA GESTIÓN

Por subcuentas - Ir a "Configuración / Parámetros de la Gestión / Estructura de subcuentas": Añadir o eliminar en los niveles 4 y 5 si conveniente.

4.1 CONFIGURACIÓN DE LA GESTIÓN

Por Centros de gasto - Ir a "Configuración / Parámetros de la Gestión / Centros de gasto": Añadir o eliminar según proceda mara mayor control: Departamentos, Proyectos Erasmus, auxiliar de conversación, etc.

4.2 PRESUPUESTO

Por Subcuentas - Modificaciones de las cifras en los niveles 4 y 5. - Si el importe de la suma de las cifras de las subcuentas de nivel 5 no coincide con el total del nivel 4 correspondiente, aparece una alerta: ""Existe un descuadre entre el presupuesto de una subcuenta y el de su desglose".

4.2 PRESUPUESTO

IMPORTANTE: Total Ingresos + Remanentes = Total Gastos - Hay que presupuestar TODO el dinero que se tiene (aunque no se gaste todo, evidentemente). - Diferencia: 0,00.

4.2 PRESUPUESTO

Por Centros de Gasto - Partidas presupuestadas por Órganos. Desglosar para mayor control y seguimiento: Departamentos, Proyectos Erasmus, etc.

4.2 PRESUPUESTO

A tener en cuenta para el Presupuesto a presentar en el Consejo Escolar del mes de Octubre - Se deben tener en cuenta los ingresos consolidados del ejercicio anterior, pudiendo eliminar aquellos que ya se sabe que no habrá en el nuevo (Ej.: auxiliares de conversación). - Ver lo que se ha gastado en las distintas partidas para ajustar los números en el nuevo ejercicio (intentar evitar desviaciones). >>> Generar Anexos I (Presupuesto de Ingresos) y II (Presupuesto de Gastos).

4.2 PRESUPUESTO

Anexo I - Aparecen todos los ingresos y remanentes recibidos: Consejería, SEPIE, recursos propios, etc. - SOLO se asientan automáticamente los ingresos de la Consejería, los otros hay que introducirlos MANUALMENTE. - Se deben completar los datos de los ingresos de la Consejería. Cuando hemos visto un ingreso en el Banco, vamos a la ruta: Ingresos por cuenta de la CED al centro para ver el libramiento correspondiente. Click izquierdo: Documento contable / Generar Asiento de Pago. - Generar el pdf en la banca electrónica y archivar.

4.2 PRESUPUESTO

4.2 PRESUPUESTO

Anexo II - Aparecen todos los gastos previstos. - Deben ser razonables: evitar exceso y defecto. - Revisar bien gastos inesperados. > revisar presupuesto inicial. Primer ajuste: Comunicación definitiva Presupuesto Gastos (Antes de 30 de noviembre). Perfil Dirección: Ruta: Documentos que se pueden pedir / Centro / Comunicación de Presupuesto. >>> Convocar Consejo Escolar para aprobación de Presupuesto de Ingresos y Gastos del ejercicio actual en el mes de Diciembre (lo ideal, antes de las vacaciones de Navidad).

4.3 ESTADO DE CUENTAS

A nivel de Subcuentas - Permite ver los ingresos y gastos presupuestados, reales y la desviación. - Si la desviación es NEGATIVA (en rojo), significa que hemos gastado MÁS de lo previsto. >>> No pasa nada. Podemos dejarlo para identificar que ha habido un gasto imprevisto y/o puntual, o modificar nuevamente los valores de los presupuestos, y explicarlo mejor en el Consejo Escolar.

4.3 ESTADO DE CUENTAS

4.3 ESTADO DE CUENTAS

A nivel de Centros de Gasto - Permite ver los ingresos y gastos presupuestados, reales y la diferencia.

4.4 JUSTIFICACIONES ESPECÍFICAS

Programa de gratuidad de libros de texto - Es la justificación específica de mayor peso en la Gestión económica. Se registran los ingrersos y gastos derivados de la adquisición de libros del alumnado de Primaria y ESO o elaboración de materiales curriculares. - Anualmente se publica la normativa que rige este programa. - Perfil Dirección: Ruta: Alumnado / Ayuda al esstudio / Gratuidad de libros de texto.

4.4 JUSTIFICACIONES ESPECÍFICAS

Asignación de libros a materias - En cada curso académico hay que asignar los libros de las materias. - Se pueden importar libros de cursos anteriores de forma masiva. Alumnado beneficiario - Se puede asociar a tutores legales o a la Dirección del centro. - Alumnado de aula específica: se puede marcar dotación específica y adquirir material adaptado.

4.4 JUSTIFICACIONES ESPECÍFICAS

Generar cheque-libro (para tutores legales) - Generar cheque. - Vincular a punto de recogida. - Entregar en mano / ticar manualmente. - Consultar la librería asociada al cheque-libro. - Todos deben asociarse a un CIF (normalmente, el proveedor escanea el QR).

4.4 JUSTIFICACIONES ESPECÍFICAS

Listado de justificaciones específicas Ruta: Configuración / Parámetros de la Gestión / Justificaciones específicas.

4.5 ARCHIVAR EN PAPEL

- Tener 1 AZ (o varios según volúmen) - otro diferente si tenéis Proyectos Erasmus - e imprimir toda la documentación.- Se debe tener la documentación original 5 años, después se puede destruir. - Ordenar por secciones: Facturas Banco, Facturas Caja, Ingresos, Anexos, Arqueos y Conciliaciones, etc. - Se ordena de lo más reciente a lo más antiguo. En 2022, Auditoría Hacienda: toda la documentación requerida en papel (movimientos de cuenta, justificantes de ingresos, etc. de los 4 años anteriores...).

4.6 REPOSITORIO DOCUMENTAL

Perfil Dirección: Utlidades / Repositorio documental - Es el lugar del sistema donde se almacenan diversa documentación del centro después de firmar digitalmente: actas de evaluación, de departamento, de Claustro, de Consejo Escolar, etc. - Pero también se suben automáticamente: anexo XI, cuadernos de transferencia, etc. Perfil Responsable de Gestión económica: Utlidades / Repositorio documental - Se pueden consultar todos los documentos de gestión económica que se almacenan en el repositorio.

4.6 REPOSITORIO DOCUMENTAL

4.7 CALENDARIO DE ACTUACIONES

5. MÓDULO DE INVENTARIO

5.1 EL INVENTARIO: ¿QUÉ ES?

2 rutas posibles: Perfil Responsable GE: Equipamiento / Inventario Muy cómodo a la hora de asociar material inventariable a una factura sin salir del perfil. Perfil Dirección: Centro / Equipamiento / InventarioMás completo, con 2 apartados más: - # EcoDigEdu - Gestión de dispositivos

5.1 EL INVENTARIO: ¿QUÉ ES?

- Elemento clave de control interno y de registro documental de los bienes y demás objetos pertenecientes al centro. - El Registro de inventario recoge los movimientos de material inventariable del centro, incluyendo tanto las altas como las bajas que se produzcan. - Se considera material inventariable: Mobiliario, equipo de oficina, equipo informático (no se inluyen pens, ratones, teclados...), equipo audiovisual no fungible, fotocopiadoras, material docente no fungible, máquinas y herramientas, material deportivo y, en general, todo aquel que no sea fungible.

5.1 el INVENTARIO: ¿QUÉ ES?

- Hay un límite del 10% de los ingresos de Organización y Funcionamiento. (excepción: Libros, son inventariables pero no hay límite marcado en normativa).- Se deben inventariar todos los bienes inventariables con un improte superior a 300 euros (IVA incluido).

5.2 EL MÓDULO EN SÉNECA

Acceso

5.2 EL MÓDULO EN SÉNECA

- Dependencia de adscripción: Permite la gestión de las unidades organizativas del centro, para la asociación de los recursos a sus correspondientes dependencias de adscripción (para organizar). - Catálogo de recursos: Acceso al catálogo general de recursos propuesto por los Servicios Centrales de la CED, desde donde se lleva a cabo el registro de inventario (para organizar). - Material inventariado: Se gestiona el material inventariable del centro, con independencia su procedencia. >>> Para consultar, dar de alta y dar de baja los recursos.

5.2 EL MÓDULO EN SÉNECA

- Actualización masiva del inventario: Permite la actualización y registro de varios recursos a la vez. - Dotación #EcoDigEdu: Dotación de equipos tecnológicos para la mejora de los recursos digitales disponibles. >>> Instrucciones:

5.3 INVENTARIO: ANEXO VIII / VIII BIS

Anexo VIIIPerfil Dirección: Documentos / Centro / Inventario / Registro de Inventario (Anexo VIII) (más completo) o Perfil Responsable GE: Documentos / Gestión económica / Anexos / Registro de Inventario (Anexo VIII) - Recoge todas las ALTAS producidas en inventario en una fecha concreta. - Se debe inventariar antes de pagar una factura.

5.3 INVENTARIO: ANEXO VIII / VIII BIS

Anexo VIII BISPerfil Dirección: Documentos / Centro / Inventario / Registro de Inventario (Anexo VIII) (más completo) o Perfil Responsable GE: Documentos / Gestión económica / Anexos / Registro de Inventario (Anexo VIII) - Recoge todas las BAJAS producidas en inventario en una fecha concreta. -Se puede solicitar a la APAE (Agencia Pública Andaluza de Educación) la retirada de algún elemento de inventario: >>> Dar de baja en Séneca / Solicitar retirada / Incidencia CAUCE.

5.4 ETIQUETAR EL MATERIAL

Perfil Dirección: Documentos / Centro / Inventario / Etiquetas del material inventariado. >>> Ejemplo de etiquetas.

6. NORMATIVA

6.1 NORMATIVA DE GESTIÓN ECONÓMICA

Ley 4/1986, de 5 de mayo, del Patrimonio de la Comunidad Autónoma de Andalucía (Inventario disp. adicional >300,50 euros). Real Decreto 54/1989, de 21 de marzo, sobre indemnizaciones por razón de servicio de la Junta de Andalucía. Orden de 27 de febrero de 1996, por la que se regulan las cuentas de la Tesorería general de la comunidad Autónoma de Andalucía, abiertas en las entidades financieras. Real Decreto 1098/2001, de 12 de octubre, por el que se aprueba el Reglamento general de la Ley de Contratos de las Administraciones Públicas. Instrucción 1/2005, de 8 de febrero, conjunta de la Intervención General de la Junta de Andalucíaby la Secretaría General Técnica de la Consejería de Educación, por la que se establece el procedimiento de comunicación de las operaciones con terceros realizadas por los centros docentes públicos no universitarios, a efectos de su inclusión en la declaración anual de operaciones (modelo 347) Orden de 10 de mayo de 2006, conjunta de las Consejerías de Economía y Hacienda y de Educación, por la que se dictan instrucciones para la gestión económica de los centros docentes públicos dependientes de la Consejería de Educación y se delegan competencias en los Directores y Directoras de los mismos.

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Orden de 11 de mayo de 2006, conjunta de las Consejerías de Economía y Hacienda y de Educación, por la que se regula la gestión económica de los fondos con destino a inversiones que perciban con cargo al presupuesto de la Consejería de Educación los centros docentes públicos de educación secundaria, de enseñanzas de régimen especial a excepción de los Conservatorios Elementales de Música, y las Residencias Escolares, dependientes de la Consejería de Educación. Instrucción 3/2009, de 30 de diciembre, de la Secretaría General Técnica de la Consejería de Educación, por la que se establece el procedimiento para la gestión de las retenciones e ingresos del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas, efectuadas por los centros docentes públicos no universitarios, Centros de profesorado y Residencias escolares de titularidad de la Junta de Andalucía. Real Decreto 817/2009, de 8 de mayo, por el que se desarrolla parcialmente la Ley 30/2007, de 30 de octubre, de Contratos del Sector Público. Decreto 285/2010, de 11 de mayo, por el que se regula el Sistema de Información Séneca y se establece su utilización para la gestión del sistema educativo andaluz. Real Decreto Legislativo 3/2011, de 14 de noviembre, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley de Contratos del Sector Público.

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Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación. Orden de 10 de abril de 2013, por la que se delegan competencias en diversos órganos de la Consejería, se atribuyen a las Delegaciones Territoriales, bajo la dirección y coordinación de la Secretaría General Técnica, las funciones de asesoramiento a los centros docentes públicos en materia de gestión económica. Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de Impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público. Ley 1/2014, de 24 de junio, de Transparencia Pública de Andalucía. Instrucción 1/2014, de 22 de diciembre, de la Secretaría General Técnica de la Consejería de Educación, Cultura y Deporte por la que se establece el procedimiento que deberán seguir los centros docentes públicos no universitarios de titularidad de la Junta de Andalucía, que imparten formación cofinanciada por el Fondo Social Europeo, para la colaboración en la gestión de las ayudas. Orden de 29 de enero de 2015, por la que se regula el punto general de entrada de facturas electrónicas de la Comunidad Autónoma de Andalucía, así como el uso de la factura electrónica en la Administración de la Junta de Andalucía y en las entidades del sector público andaluz.

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Instrucción de 28 de mayo de 2015 de la Secretaría General Técnica de la Consejería de Educación, Cultura y Deporte, por la que se establece el procedimiento para la gestión de las retenciones e ingresos del impuesto sobre la renta de las personas físicas, efectuadas por los centros docentes públicos no universitarios, centros de profesorado y residencias escolares de titularidad de la Junta de Andalucía. Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas. Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público. Instrucción de 11 de febrero de 2016, de la Secretaría General Técnica de la Consejería de Educación, por la que se establece el procedimiento para la gestión de las retenciones e ingreso del impuesto sobre la renta de las personas físicas efectuadas por los centros docentes públicos no universitarios, centros de profesorado y residencias escolares de titularidad de la Junta de Andalucía. Real Decreto 75/2016, de 15 de marzo, por el que se crea el Registro Contable de Facturas de la Administración de la Junta de Andalucía y se establece su régimen jurídico. Decreto 5/2017, de 16 de enero, por el que se establece la garantía de los tiempos de pago de determinadas obligaciones de la Administración de la Junta de Andalucía y sus Entidades instrumentales.

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Ley 9/2017, de 8 de noviembre, de Contratos del Sector Público. Resolución de 8 de marzo de 2017, de la Secretaría General de Finanzas y Sostenibilidad, por la que se aprueban modelos normalizados de solicitudes previstas en el Decreto 5/2017, de 16 de enero, por el que se establece la garantía de los tiempos de pago de determinadas obligaciones de la Administración de la Junta de Andalucía y sus Entidades Instrumentales. Instrucción de 17 de diciembre de 2018 de la Secretaría General Técnica de la Consejería de Educación por la que se establece el procedimiento para la gestión de las retenciones e ingresos del impuesto sobre la renta de las personas físicas, efectuadas por los centros docentes públicos no universitarios, centros de profesorado y residencias escolares de titularidad de la Junta de Andalucía. Resolución de 6 de marzo de 2019, de la Oficina Independiente de Regulación y Supervisión de la Contratación, por la que se publica la Instrucción 1/2019, de 28 de febrero, sobre contratos menores, regulados en la Ley 9/2017, de 8 de noviembre. Instrucción 12/2021, de 26 de octubre, de la Secretaría General Técnica de la Consejería de Educación y Deporte sobre diversas cuestiones relacionadas con los bienes inventariables por los centros docentes de titularidad de la Comunidad Autónoma de Andalucía. Orden de 11 de marzo de 2024, por la que se actualiza el importe de la indemnización por utilización de vehículo particular establecida en el Decreto 54/1989, de 21 de marzo, sobre indemnizaciones por razón del servicio de la Junta de Andalucía.

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