INSTITUTO POLITÉCNICO NACIONAL ESCUELA NACIONAL DE BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA ENBA U.D.A. Administración de los Recursos en los Archivos ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE: 1 GRUPO: 3EX2 FECHA: 16/SEPTIEMBRE/2025 ALUMNA: MARÍA LUISA LÓPEZ ARROYO MATRICULA. 2025D0013 PROFESOR: Evelin Adriana Zea Elizalde
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Carátula Introducción Concepto de capital humano Integración del capital humano en los archivos 4.1 Quién integra el capital humano en un archivo 4.2 Importancia del capital humano en la gestión archivística Características del capital humano en un archivo Estrategias para mejorar el capital humano dentro de un archivo Concepto de análisis de puestos 7.1 El hombre adecuado para el puesto adecuado 7.2 Provisión de elementos necesarios 7.3 Importancia de la introducción adecuada Proceso de integración del capital humano en los archivos 8.1 Reclutamiento 8.2 Selección 8.3 Introducción o inducción 8.4 Capacitación y desarrollo Conclusiones sobre la selección por competencias Conclusiones generales Referencias.
INDICE
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CAPITAL HUMANO
Es el conjunto de conocimientos, habilidades, experiencias, valores y capacidades que poseen las personas y que aplican en su trabajo. Dicho de manera sencilla: es todo lo que aporta una persona más allá de su fuerza laboral, como su preparación, creatividad, iniciativa y actitud.
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Que es capital humano
este concepto se refiere al conjunto de personas que integran, hacen funcionar y fortalecen un archivo. En pocas palabras, no se trata solo de estanterías, documentos o sistemas, sino de la gente que con sus conocimientos, habilidades y actitudes garantiza que la gestión documental sea eficiente y cumpla con la ley.
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IMPORTANCIA
- Garantiza el orden y conservación de los documentos: el personal capacitado sabe aplicar el ciclo vital del documento (trámite, concentración e histórico), evitando pérdidas o mal manejo de expedientes.
- Cumple con la normatividad: sin capital humano formado en la Ley General de Archivos y otras disposiciones, una institución puede caer en incumplimiento legal.
- Facilita el acceso a la información: son los archivistas quienes clasifican, describen y generan instrumentos de consulta para que los usuarios encuentren la información cuando la necesiten.
- Asegura la memoria institucional: el conocimiento del personal permite distinguir qué documentos tienen valor administrativo, legal, fiscal o histórico, preservando la memoria de la institución y del país.
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QUIEN INTREGA EL CAPITAL HUMANO
1-Directivos y responsables del área coordinadora de archivos 2-Archivistas y técnicos en gestión documental 3-Personal administrativo de apoyo 4-Unidades de correspondencia, trámite, concentración e histórico
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DIRECTORES Y CORDINADORES
Estos tienen una función clave dentro del capital humano porque son quienes dan rumbo, organizan y aseguran que el personal trabaje de acuerdo con la ley y los objetivos institucionales. -Liderazgo y organización Son quienes establecen la visión archivística en la institución. -Definen políticas, manuales y procedimientos que guían al resto del personal archivístico. -Cumplimiento normativo Se aseguran de que la institución cumpla con la Ley General de Archivos y las disposiciones del CONARCH. Supervisan que se integren instrumentos archivísticos como el Cuadro de Clasificación, el Catálogo de Disposición Documental o los Inventarios. Gestión del capital humano Asignan funciones al personal de acuerdo con sus conocimientos y capacidades (hombre adecuado en el puesto adecuado). Promueven la capacitación constante y el desarrollo profesional de los archivistas.
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arcivistas y tecnicos en gestion documental
Estos son muy importantes ya que son quienes ejecutan en la práctica el trabajo diario con los documentos, garantizan que el archivo cumpla con su función de memoria institucional, acceso a la información y transparencia.Funciones principales: -Diseñar y aplicar instrumentos de control archivístico (CGCA, CADIDO, inventarios, guías). -Valorar documentos para determinar su vigencia administrativa, legal, fiscal o histórica. -Organizar fondos y colecciones, tanto físicos como electrónicos. -Asesorar a directivos y otras áreas en buenas prácticas archivísticas.
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PERSONAL DE APOYO
Este personal no siempre tienen formación archivística, pero sí poseen conocimientos administrativos, de oficina y de atención al público -Recibir, registrar y dar seguimiento a la correspondencia en la unidad de correspondencia. -Apoyar en el llenado de inventarios, guías o controles básicos de expedientes. -Atender solicitudes de información de manera inicial (canalizando con los archivistas cuando se requiere). -Controlar préstamos, devoluciones y localización de documentos. -Colaborar en actividades logísticas: traslado de cajas, resguardo de expedientes, control de mobiliario y equipo.
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Unidades de correspondencia, trámite, concentración e histórico
1.Unidad de correspondencia Función: recibe, registra y controla toda la documentación que entra y sale de la institución. Importancia: es la puerta de entrada y salida de los documentos; garantiza que nada se pierda desde el inicio y se canalice al área correcta. 2. Archivo de trámite Función: resguarda y organiza los documentos activos, es decir, los que se utilizan en el trabajo diario. Importancia: asegura que la información esté disponible de inmediato para la gestión cotidiana. 3. Archivo de concentración Función: conserva documentos semiactivos, que ya no se usan a diario pero que siguen teniendo valor administrativo, legal o fiscal. Importancia: libera espacio en oficinas, facilita auditorías y da soporte en trámites pendientes. 4. Archivo histórico Función: resguarda documentos con valor permanente (histórico, cultural, testimonial). Importancia: preserva la memoria institucional y nacional, garantizando acceso a futuras generaciones.
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directivos
Licenciatura en Archivonomía, Bibliotecología, Ciencias de la Información o carreras afines. En muchos casos también Derecho, Administración Pública o Historia (para complementar la visión normativa e institucional). Estudios de posgrado o diplomados en gestión documental, transparencia, administración pública o políticas de información.Razón: deben tener capacidad de gestión, liderazgo y conocimiento normativo para diseñar políticas archivísticas.
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ARCHIVISTAS
Formación académica: Licenciatura en Archivonomía (como la de la ENBA) o en Ciencias de la Información. Diplomados y cursos en temas especializados: preservación digital, descripción archivística, organización de archivos históricos. Razón: requieren bases teóricas y técnicas sólidas para aplicar el ciclo vital del documento y elaborar instrumentos de control archivístico.
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Técnicos en gestión documental
Formación académica: Bachillerato técnico en áreas administrativas o informáticas. Carrera técnica en Archivonomía o Gestión Documental (ofrecida en algunas instituciones). Cursos de capacitación en clasificación, digitalización y uso de sistemas de gestión electrónica. Razón: son el personal operativo, por lo que necesitan formación práctica para ejecutar procesos de organización y control documental.
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Personal administrativo de apoyo
Formación académica: Bachillerato general o carrera técnica administrativa. Capacitación en ofimática (Word, Excel, bases de datos) y procedimientos internos. Talleres básicos en archivo (recepción, registro y control de correspondencia). Razón: aunque no siempre tienen formación archivística formal, sí requieren conocimientos básicos para apoyar la operación diaria.
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OFERTA EDUCATIVA
IPN ESCUELA NACIONAL BIBLIOTECONOMIA Y ARCIVONOMIA Licenciatura en Archivonomía.
UNAMLicenciatura en Administración de Archivos y Gestión Documental.
UNAMTécnico Profesional en Archivística
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COMPETENCIAS TECNICAS
Uso de instrumentos archivísticos: Cuadro General de Clasificación Archivística (CGCA), Catálogo de Disposición Documental (CADIDO), inventarios, guías. Dominio de TIC: manejo de software de gestión documental, digitalización, preservación digital. Conocimiento normativo: Ley General de Archivos, Ley de Transparencia, lineamientos del CONARCH y normatividad estatal. Procesos técnicos: clasificación, descripción, valoración documental, transferencias, conservación preventiva.
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VALORES Y ETICA
Legalidad y transparencia: garantizar acceso a la información y cumplimiento de la normativa. Confidencialidad: manejo responsable de datos personales y documentos reservados. Honestidad y responsabilidad: resguardar documentos como patrimonio institucional y social. Compromiso social: servir a la ciudadanía preservando la memoria colectiva.
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TRABAJO EN EQUIPO
Colaboración interdisciplinaria: interactuar con directivos, archivistas, técnicos, personal administrativo y usuarios. Comunicación efectiva: tanto oral como escrita, para transmitir lineamientos y capacitar al personal. Gestión de conflictos: resolver problemas de acceso, conservación o interpretación documental. Liderazgo colaborativo: fomentar ambientes de trabajo éticos, respetuosos y productivos.
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CAPACITACION
Qué implica: Actualizar de forma periódica al personal en leyes, lineamientos y reglamentos (Ley General de Archivos, leyes estatales, lineamientos del CONARCH, Ley de Transparencia, etc.). Importancia: asegura que todas las actividades archivísticas se realicen conforme al marco jurídico vigente y evita sanciones o incumplimientos.
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NUEVAS TECNOLOGIAS
Qué implica: Capacitación en software de gestión documental, sistemas de control electrónico, digitalización y preservación digital. Importancia: moderniza los procesos, optimiza recursos y mejora el acceso a la información tanto para usuarios internos como externos.Revisar periódicamente el trabajo de archivistas, técnicos y personal de apoyo para medir productividad, calidad en la organización documental y cumplimiento de metas. Importancia: permite detectar áreas de mejora, asignar mejor los recursos humanos y fortalecer la profesionalización del archivo
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RECOMPENSAS
Qué implica: Establecer incentivos (económicos, capacitaciones, ascensos, menciones honoríficas) que reconozcan el esfuerzo y compromiso del personal. Importancia: eleva la moral del equipo, fomenta el sentido de pertenencia y contribuye a disminuir la rotación de personal.
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PRINCIPIOS BASICOS
El hombre adecuado para el puesto adecuado Asignar funciones conforme a las competencias, conocimientos y experiencia de cada persona. Ejemplo: un licenciado en archivonomía debe estar al frente de procesos técnicos (valoración documental, clasificación), no en tareas rutinarias de mensajería. De la provisión de elementos necesarios Brindar a cada puesto los recursos y herramientas que requiere para su correcto desempeño (manuales, software, equipo de digitalización, capacitación). Ejemplo: un técnico en gestión documental necesita equipo de cómputo y acceso a sistemas de control archivístico. De la importancia de la introducción adecuada Todo nuevo integrante del archivo debe recibir inducción: explicación de la estructura, procesos, normatividad y cultura institucional. Ejemplo: cuando entra personal de apoyo, se les debe mostrar cómo registrar correspondencia y por qué es importante hacerlo conforme a la Ley General de Archivos.
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capital humano
El hombre adecuado para el puesto adecuado Desde la archivonomía, la integración del capital humano en los archivos se entiende como el proceso mediante el cual se incorporan, forman y desarrollan los profesionales y técnicos responsables de garantizar la correcta gestión documental. Este proceso no se limita únicamente a contratar personal, sino que abarca un ciclo completo que incluye reclutamiento, selección, inducción, capacitación y desarrollo continuo, con el fin de contar con individuos competentes y comprometidos con la preservación, organización y disponibilidad de la información
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El hombre adecuado para el puesto adecuado
El hombre adecuado para el puesto adecuado cada puesto dentro de una organización requiere un perfil específico que combine conocimientos, habilidades y actitudes. En el caso de los archivos, es fundamental ubicar a la persona correcta en el cargo correcto, ya que las funciones de clasificación, conservación, atención al usuario y gestión documental requieren precisión, responsabilidad y organización. Asignar al empleado adecuado no solo mejora la productividad, sino que también garantiza calidad en los procesos archivísticos y evita errores que podrían tener consecuencias legales o administrativas. Además, contribuye a la motivación del trabajador, porque desempeñar funciones acordes a sus competencias le permite sentirse capaz, útil y valorado.
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Provisión de elementos necesarios
El hombre adecuNo basta con contar con el personal idóneo: es indispensable proporcionarle las herramientas, materiales y recursos que le permitan desempeñarse con eficacia. En un archivo, esto incluye desde mobiliario adecuado (archiveros, estanterías, mesas de trabajo), hasta equipos tecnológicos (computadoras, software de gestión documental, escáneres) y suministros básicos (carpetas, etiquetas, cajas de conservación).Asimismo, los elementos necesarios abarcan las condiciones laborales: un ambiente de trabajo seguro, buena iluminación, ventilación, capacitación y apoyo de sus superiores. Cuando un trabajador carece de recursos adecuados, su desempeño se ve limitado, lo cual afecta directamente los objetivos de la institución. Por ello, la provisión de elementos es una inversión en eficiencia y en la calidad de los servicios que presta el archivo.
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Importancia de la introducción adecuada
El hombre adecuado para el puesto adecuado El proceso de introducción o inducción es clave para la integración del trabajador al área de archivos. Consiste en brindarle orientación sobre la misión de la institución, las normas internas, los procedimientos específicos y las expectativas del puesto. Una introducción adecuada facilita la adaptación, reduce la curva de aprendizaje y evita confusiones o errores en las tareas. En el contexto archivístico, esto significa enseñar desde el inicio los sistemas de clasificación empleados, los lineamientos de conservación, los protocolos de préstamo de documentos y el uso del software archivístico. También implica fomentar una cultura de orden, disciplina y responsabilidad frente a la información que se maneja. De esta manera, el trabajador no solo se adapta más rápido, sino que también desarrolla un sentido de pertenencia y compromiso con la organización.
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Integración del capital humano
Desde la archivonomía, la integración del capital humano en los archivos se entiende como el proceso mediante el cual se incorporan, forman y desarrollan los profesionales y técnicos responsables de garantizar la correcta gestión documental. Este proceso no se limita únicamente a contratar personal, sino que abarca un ciclo completo que incluye reclutamiento, selección, inducción, capacitación y desarrollo continuo, con el fin de contar con individuos competentes y comprometidos con la preservación, organización y disponibilidad de la información.
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RECLUTAMIENTO
El hombre adecuado para el puesto adecuado El reclutamiento consiste en identificar, atraer y convocar a candidatos que posean el perfil adecuado para desempeñarse en un archivo. En este proceso se define con claridad qué conocimientos, habilidades y actitudes se requieren, como por ejemplo: manejo de sistemas de clasificación, conocimiento de normatividad archivística, uso de software especializado y valores como la organización y la confidencialidad. En el ámbito archivístico, el reclutamiento puede realizarse tanto de manera interna (promoviendo a personal que ya labora en la institución) como externa (atrayendo profesionales del mercado laboral). Su objetivo es asegurar que exista una base de aspirantes que cumpla con las necesidades específicas del archivo.
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SELECCION
La selección es el proceso de análisis y comparación de los candidatos para elegir al más adecuado para el puesto. Aquí se evalúan sus competencias técnicas, experiencia en gestión documental y habilidades personales como responsabilidad, precisión y capacidad de trabajo en equipo. En los archivos, la selección debe ser cuidadosa, pues el personal maneja información sensible y de valor legal, administrativo e histórico. Un proceso de selección bien realizado garantiza que el trabajador no solo cumpla con los requisitos técnicos, sino también con el compromiso ético que la archivonomía exige.
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INTRODUCCION
Es el conjunto de actividades que permiten integrar al nuevo trabajador en la institución y en el área de archivos. Este proceso incluye la presentación de la misión y visión de la organización, la explicación de las normas internas, las políticas de confidencialidad y los procedimientos archivísticos específicos. En los archivos, la inducción es esencial para que el trabajador se familiarice con el sistema de clasificación vigente, los lineamientos de conservación documental, los protocolos de préstamo de expedientes y el uso de tecnologías archivísticas. Una inducción adecuada facilita la adaptación, mejora la confianza del empleado y asegura un desempeño más eficiente desde el inicio.
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CAPACITACION
El hombre adecuado para el puesto adecuado se refieren a la formación continua del personal para fortalecer sus competencias, actualizar sus conocimientos y adaptarse a nuevas demandas tecnológicas y normativas. En el ámbito archivístico, esto incluye cursos sobre digitalización de documentos, normatividad nacional e internacional, técnicas de preservación y conservación, uso de software de gestión documental y manejo de archivos electrónicos. El desarrollo también implica preparar al personal para asumir mayores responsabilidades en el futuro, fomentando su crecimiento profesional y aportando innovación a los procesos.
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REFERENCIAS
El hombre adecuado para el puesto adecMarín Agudelo, S. A. (2012). Formación archivística en América Latina: Una revisión de los perfiles y las competencias. Revista Interamericana de Bibliotecología, 35(2), 187–198. Universidad de Antioquia. https://revistas.udea.edu.co/index.php/RIB/article/view/15877 Arias-Coello, A., Simón-Blas, C., & Simón-Martín, J. (2010). Competencias profesionales de los postgraduados en el Máster de Gestión de la Documentación, Bibliotecas y Archivos desde la perspectiva de empleadores, estudiantes y profesores. Revista Española de Documentación Científica, 33(3), 427–452. https://doi.org/10.3989/redc.2010.3.735 Alles, M. A. (2002). Selección por competencias. Granica. Archivo General de la Nación (AGN). (2022). El AGNMex y el CONOCER refuerzan lazos para la certificación y evaluación de estándares de competencia laboral archivística. Gobierno de México. https://www.gob.mx/agn/es/articulos/el-agnmex-y-el-conocer-refuerzan-lazos-para-la-certificacion-y-evaluacion-de-estandares-de-competencia-laboral-archivistica International Organization for Standardization. (2001). ISO 15489-1: Information and documentation — Records management — Part 1: General. ISO.
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INSTITUTO POLITÉCNICO NACIONAL ESCUELA NACIONAL DE BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA ENBA U.D.A. Administración de los Recursos en l os Archivo
luisa lopez
Created on September 13, 2025
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INSTITUTO POLITÉCNICO NACIONAL ESCUELA NACIONAL DE BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA ENBA U.D.A. Administración de los Recursos en los Archivos ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE: 1 GRUPO: 3EX2 FECHA: 16/SEPTIEMBRE/2025 ALUMNA: MARÍA LUISA LÓPEZ ARROYO MATRICULA. 2025D0013 PROFESOR: Evelin Adriana Zea Elizalde
¡Vamos!
Carátula Introducción Concepto de capital humano Integración del capital humano en los archivos 4.1 Quién integra el capital humano en un archivo 4.2 Importancia del capital humano en la gestión archivística Características del capital humano en un archivo Estrategias para mejorar el capital humano dentro de un archivo Concepto de análisis de puestos 7.1 El hombre adecuado para el puesto adecuado 7.2 Provisión de elementos necesarios 7.3 Importancia de la introducción adecuada Proceso de integración del capital humano en los archivos 8.1 Reclutamiento 8.2 Selección 8.3 Introducción o inducción 8.4 Capacitación y desarrollo Conclusiones sobre la selección por competencias Conclusiones generales Referencias.
INDICE
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CAPITAL HUMANO
Es el conjunto de conocimientos, habilidades, experiencias, valores y capacidades que poseen las personas y que aplican en su trabajo. Dicho de manera sencilla: es todo lo que aporta una persona más allá de su fuerza laboral, como su preparación, creatividad, iniciativa y actitud.
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Que es capital humano
este concepto se refiere al conjunto de personas que integran, hacen funcionar y fortalecen un archivo. En pocas palabras, no se trata solo de estanterías, documentos o sistemas, sino de la gente que con sus conocimientos, habilidades y actitudes garantiza que la gestión documental sea eficiente y cumpla con la ley.
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IMPORTANCIA
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QUIEN INTREGA EL CAPITAL HUMANO
1-Directivos y responsables del área coordinadora de archivos 2-Archivistas y técnicos en gestión documental 3-Personal administrativo de apoyo 4-Unidades de correspondencia, trámite, concentración e histórico
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DIRECTORES Y CORDINADORES
Estos tienen una función clave dentro del capital humano porque son quienes dan rumbo, organizan y aseguran que el personal trabaje de acuerdo con la ley y los objetivos institucionales. -Liderazgo y organización Son quienes establecen la visión archivística en la institución. -Definen políticas, manuales y procedimientos que guían al resto del personal archivístico. -Cumplimiento normativo Se aseguran de que la institución cumpla con la Ley General de Archivos y las disposiciones del CONARCH. Supervisan que se integren instrumentos archivísticos como el Cuadro de Clasificación, el Catálogo de Disposición Documental o los Inventarios. Gestión del capital humano Asignan funciones al personal de acuerdo con sus conocimientos y capacidades (hombre adecuado en el puesto adecuado). Promueven la capacitación constante y el desarrollo profesional de los archivistas.
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arcivistas y tecnicos en gestion documental
Estos son muy importantes ya que son quienes ejecutan en la práctica el trabajo diario con los documentos, garantizan que el archivo cumpla con su función de memoria institucional, acceso a la información y transparencia.Funciones principales: -Diseñar y aplicar instrumentos de control archivístico (CGCA, CADIDO, inventarios, guías). -Valorar documentos para determinar su vigencia administrativa, legal, fiscal o histórica. -Organizar fondos y colecciones, tanto físicos como electrónicos. -Asesorar a directivos y otras áreas en buenas prácticas archivísticas.
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PERSONAL DE APOYO
Este personal no siempre tienen formación archivística, pero sí poseen conocimientos administrativos, de oficina y de atención al público -Recibir, registrar y dar seguimiento a la correspondencia en la unidad de correspondencia. -Apoyar en el llenado de inventarios, guías o controles básicos de expedientes. -Atender solicitudes de información de manera inicial (canalizando con los archivistas cuando se requiere). -Controlar préstamos, devoluciones y localización de documentos. -Colaborar en actividades logísticas: traslado de cajas, resguardo de expedientes, control de mobiliario y equipo.
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Unidades de correspondencia, trámite, concentración e histórico
1.Unidad de correspondencia Función: recibe, registra y controla toda la documentación que entra y sale de la institución. Importancia: es la puerta de entrada y salida de los documentos; garantiza que nada se pierda desde el inicio y se canalice al área correcta. 2. Archivo de trámite Función: resguarda y organiza los documentos activos, es decir, los que se utilizan en el trabajo diario. Importancia: asegura que la información esté disponible de inmediato para la gestión cotidiana. 3. Archivo de concentración Función: conserva documentos semiactivos, que ya no se usan a diario pero que siguen teniendo valor administrativo, legal o fiscal. Importancia: libera espacio en oficinas, facilita auditorías y da soporte en trámites pendientes. 4. Archivo histórico Función: resguarda documentos con valor permanente (histórico, cultural, testimonial). Importancia: preserva la memoria institucional y nacional, garantizando acceso a futuras generaciones.
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directivos
Licenciatura en Archivonomía, Bibliotecología, Ciencias de la Información o carreras afines. En muchos casos también Derecho, Administración Pública o Historia (para complementar la visión normativa e institucional). Estudios de posgrado o diplomados en gestión documental, transparencia, administración pública o políticas de información.Razón: deben tener capacidad de gestión, liderazgo y conocimiento normativo para diseñar políticas archivísticas.
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ARCHIVISTAS
Formación académica: Licenciatura en Archivonomía (como la de la ENBA) o en Ciencias de la Información. Diplomados y cursos en temas especializados: preservación digital, descripción archivística, organización de archivos históricos. Razón: requieren bases teóricas y técnicas sólidas para aplicar el ciclo vital del documento y elaborar instrumentos de control archivístico.
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Técnicos en gestión documental
Formación académica: Bachillerato técnico en áreas administrativas o informáticas. Carrera técnica en Archivonomía o Gestión Documental (ofrecida en algunas instituciones). Cursos de capacitación en clasificación, digitalización y uso de sistemas de gestión electrónica. Razón: son el personal operativo, por lo que necesitan formación práctica para ejecutar procesos de organización y control documental.
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Personal administrativo de apoyo
Formación académica: Bachillerato general o carrera técnica administrativa. Capacitación en ofimática (Word, Excel, bases de datos) y procedimientos internos. Talleres básicos en archivo (recepción, registro y control de correspondencia). Razón: aunque no siempre tienen formación archivística formal, sí requieren conocimientos básicos para apoyar la operación diaria.
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OFERTA EDUCATIVA
IPN ESCUELA NACIONAL BIBLIOTECONOMIA Y ARCIVONOMIA Licenciatura en Archivonomía.
UNAMLicenciatura en Administración de Archivos y Gestión Documental.
UNAMTécnico Profesional en Archivística
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COMPETENCIAS TECNICAS
Uso de instrumentos archivísticos: Cuadro General de Clasificación Archivística (CGCA), Catálogo de Disposición Documental (CADIDO), inventarios, guías. Dominio de TIC: manejo de software de gestión documental, digitalización, preservación digital. Conocimiento normativo: Ley General de Archivos, Ley de Transparencia, lineamientos del CONARCH y normatividad estatal. Procesos técnicos: clasificación, descripción, valoración documental, transferencias, conservación preventiva.
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VALORES Y ETICA
Legalidad y transparencia: garantizar acceso a la información y cumplimiento de la normativa. Confidencialidad: manejo responsable de datos personales y documentos reservados. Honestidad y responsabilidad: resguardar documentos como patrimonio institucional y social. Compromiso social: servir a la ciudadanía preservando la memoria colectiva.
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TRABAJO EN EQUIPO
Colaboración interdisciplinaria: interactuar con directivos, archivistas, técnicos, personal administrativo y usuarios. Comunicación efectiva: tanto oral como escrita, para transmitir lineamientos y capacitar al personal. Gestión de conflictos: resolver problemas de acceso, conservación o interpretación documental. Liderazgo colaborativo: fomentar ambientes de trabajo éticos, respetuosos y productivos.
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CAPACITACION
Qué implica: Actualizar de forma periódica al personal en leyes, lineamientos y reglamentos (Ley General de Archivos, leyes estatales, lineamientos del CONARCH, Ley de Transparencia, etc.). Importancia: asegura que todas las actividades archivísticas se realicen conforme al marco jurídico vigente y evita sanciones o incumplimientos.
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NUEVAS TECNOLOGIAS
Qué implica: Capacitación en software de gestión documental, sistemas de control electrónico, digitalización y preservación digital. Importancia: moderniza los procesos, optimiza recursos y mejora el acceso a la información tanto para usuarios internos como externos.Revisar periódicamente el trabajo de archivistas, técnicos y personal de apoyo para medir productividad, calidad en la organización documental y cumplimiento de metas. Importancia: permite detectar áreas de mejora, asignar mejor los recursos humanos y fortalecer la profesionalización del archivo
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RECOMPENSAS
Qué implica: Establecer incentivos (económicos, capacitaciones, ascensos, menciones honoríficas) que reconozcan el esfuerzo y compromiso del personal. Importancia: eleva la moral del equipo, fomenta el sentido de pertenencia y contribuye a disminuir la rotación de personal.
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PRINCIPIOS BASICOS
El hombre adecuado para el puesto adecuado Asignar funciones conforme a las competencias, conocimientos y experiencia de cada persona. Ejemplo: un licenciado en archivonomía debe estar al frente de procesos técnicos (valoración documental, clasificación), no en tareas rutinarias de mensajería. De la provisión de elementos necesarios Brindar a cada puesto los recursos y herramientas que requiere para su correcto desempeño (manuales, software, equipo de digitalización, capacitación). Ejemplo: un técnico en gestión documental necesita equipo de cómputo y acceso a sistemas de control archivístico. De la importancia de la introducción adecuada Todo nuevo integrante del archivo debe recibir inducción: explicación de la estructura, procesos, normatividad y cultura institucional. Ejemplo: cuando entra personal de apoyo, se les debe mostrar cómo registrar correspondencia y por qué es importante hacerlo conforme a la Ley General de Archivos.
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capital humano
El hombre adecuado para el puesto adecuado Desde la archivonomía, la integración del capital humano en los archivos se entiende como el proceso mediante el cual se incorporan, forman y desarrollan los profesionales y técnicos responsables de garantizar la correcta gestión documental. Este proceso no se limita únicamente a contratar personal, sino que abarca un ciclo completo que incluye reclutamiento, selección, inducción, capacitación y desarrollo continuo, con el fin de contar con individuos competentes y comprometidos con la preservación, organización y disponibilidad de la información
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El hombre adecuado para el puesto adecuado
El hombre adecuado para el puesto adecuado cada puesto dentro de una organización requiere un perfil específico que combine conocimientos, habilidades y actitudes. En el caso de los archivos, es fundamental ubicar a la persona correcta en el cargo correcto, ya que las funciones de clasificación, conservación, atención al usuario y gestión documental requieren precisión, responsabilidad y organización. Asignar al empleado adecuado no solo mejora la productividad, sino que también garantiza calidad en los procesos archivísticos y evita errores que podrían tener consecuencias legales o administrativas. Además, contribuye a la motivación del trabajador, porque desempeñar funciones acordes a sus competencias le permite sentirse capaz, útil y valorado.
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Provisión de elementos necesarios
El hombre adecuNo basta con contar con el personal idóneo: es indispensable proporcionarle las herramientas, materiales y recursos que le permitan desempeñarse con eficacia. En un archivo, esto incluye desde mobiliario adecuado (archiveros, estanterías, mesas de trabajo), hasta equipos tecnológicos (computadoras, software de gestión documental, escáneres) y suministros básicos (carpetas, etiquetas, cajas de conservación).Asimismo, los elementos necesarios abarcan las condiciones laborales: un ambiente de trabajo seguro, buena iluminación, ventilación, capacitación y apoyo de sus superiores. Cuando un trabajador carece de recursos adecuados, su desempeño se ve limitado, lo cual afecta directamente los objetivos de la institución. Por ello, la provisión de elementos es una inversión en eficiencia y en la calidad de los servicios que presta el archivo.
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Importancia de la introducción adecuada
El hombre adecuado para el puesto adecuado El proceso de introducción o inducción es clave para la integración del trabajador al área de archivos. Consiste en brindarle orientación sobre la misión de la institución, las normas internas, los procedimientos específicos y las expectativas del puesto. Una introducción adecuada facilita la adaptación, reduce la curva de aprendizaje y evita confusiones o errores en las tareas. En el contexto archivístico, esto significa enseñar desde el inicio los sistemas de clasificación empleados, los lineamientos de conservación, los protocolos de préstamo de documentos y el uso del software archivístico. También implica fomentar una cultura de orden, disciplina y responsabilidad frente a la información que se maneja. De esta manera, el trabajador no solo se adapta más rápido, sino que también desarrolla un sentido de pertenencia y compromiso con la organización.
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Integración del capital humano
Desde la archivonomía, la integración del capital humano en los archivos se entiende como el proceso mediante el cual se incorporan, forman y desarrollan los profesionales y técnicos responsables de garantizar la correcta gestión documental. Este proceso no se limita únicamente a contratar personal, sino que abarca un ciclo completo que incluye reclutamiento, selección, inducción, capacitación y desarrollo continuo, con el fin de contar con individuos competentes y comprometidos con la preservación, organización y disponibilidad de la información.
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RECLUTAMIENTO
El hombre adecuado para el puesto adecuado El reclutamiento consiste en identificar, atraer y convocar a candidatos que posean el perfil adecuado para desempeñarse en un archivo. En este proceso se define con claridad qué conocimientos, habilidades y actitudes se requieren, como por ejemplo: manejo de sistemas de clasificación, conocimiento de normatividad archivística, uso de software especializado y valores como la organización y la confidencialidad. En el ámbito archivístico, el reclutamiento puede realizarse tanto de manera interna (promoviendo a personal que ya labora en la institución) como externa (atrayendo profesionales del mercado laboral). Su objetivo es asegurar que exista una base de aspirantes que cumpla con las necesidades específicas del archivo.
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SELECCION
La selección es el proceso de análisis y comparación de los candidatos para elegir al más adecuado para el puesto. Aquí se evalúan sus competencias técnicas, experiencia en gestión documental y habilidades personales como responsabilidad, precisión y capacidad de trabajo en equipo. En los archivos, la selección debe ser cuidadosa, pues el personal maneja información sensible y de valor legal, administrativo e histórico. Un proceso de selección bien realizado garantiza que el trabajador no solo cumpla con los requisitos técnicos, sino también con el compromiso ético que la archivonomía exige.
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INTRODUCCION
Es el conjunto de actividades que permiten integrar al nuevo trabajador en la institución y en el área de archivos. Este proceso incluye la presentación de la misión y visión de la organización, la explicación de las normas internas, las políticas de confidencialidad y los procedimientos archivísticos específicos. En los archivos, la inducción es esencial para que el trabajador se familiarice con el sistema de clasificación vigente, los lineamientos de conservación documental, los protocolos de préstamo de expedientes y el uso de tecnologías archivísticas. Una inducción adecuada facilita la adaptación, mejora la confianza del empleado y asegura un desempeño más eficiente desde el inicio.
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CAPACITACION
El hombre adecuado para el puesto adecuado se refieren a la formación continua del personal para fortalecer sus competencias, actualizar sus conocimientos y adaptarse a nuevas demandas tecnológicas y normativas. En el ámbito archivístico, esto incluye cursos sobre digitalización de documentos, normatividad nacional e internacional, técnicas de preservación y conservación, uso de software de gestión documental y manejo de archivos electrónicos. El desarrollo también implica preparar al personal para asumir mayores responsabilidades en el futuro, fomentando su crecimiento profesional y aportando innovación a los procesos.
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REFERENCIAS
El hombre adecuado para el puesto adecMarín Agudelo, S. A. (2012). Formación archivística en América Latina: Una revisión de los perfiles y las competencias. Revista Interamericana de Bibliotecología, 35(2), 187–198. Universidad de Antioquia. https://revistas.udea.edu.co/index.php/RIB/article/view/15877 Arias-Coello, A., Simón-Blas, C., & Simón-Martín, J. (2010). Competencias profesionales de los postgraduados en el Máster de Gestión de la Documentación, Bibliotecas y Archivos desde la perspectiva de empleadores, estudiantes y profesores. Revista Española de Documentación Científica, 33(3), 427–452. https://doi.org/10.3989/redc.2010.3.735 Alles, M. A. (2002). Selección por competencias. Granica. Archivo General de la Nación (AGN). (2022). El AGNMex y el CONOCER refuerzan lazos para la certificación y evaluación de estándares de competencia laboral archivística. Gobierno de México. https://www.gob.mx/agn/es/articulos/el-agnmex-y-el-conocer-refuerzan-lazos-para-la-certificacion-y-evaluacion-de-estandares-de-competencia-laboral-archivistica International Organization for Standardization. (2001). ISO 15489-1: Information and documentation — Records management — Part 1: General. ISO.
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