La rédaction d'un mail - BP

Email

Rédiger un email professionnel

Sommaire

1. Les règles

2. les 8 étapes pour composer un mail

3. les erreurs à éviter

4. Mise en situation

LEs règles

gestion des emails

être professionnel, c'est :

Choisir une adresse mail professionnelle

Synchroniser ses mails sur téléphone et ordinateur

Être organisé(e) dans sa boite mail

Utiliser un agenda synchronisé

Être réactif/vedans la gestion des réponses

8 étapes

Composition d'un email

être professionnel, c'est :

Formule d'appel

L'entrée en matière : cher/chère, Madame/Monsieur, Monsieur le directeur ...

Objet

Choisir un objet de mail clair et concis

Commencer un mail

Phrase courte, remercier si nécessaire ou suite à un RDV

Corps du mail

Phrases courtes, respecter ponctuation et orthographe,syntaxe

Pièces jointes

Ne pas oublier de mettre les pièces jointes dans le mail

Signature

Signature électronique professionnelle

Formule de politesse

Cordialement, bien à vous ...

Formule finale

Je reste à votre disposition, Je me réjouis de vous rencontrer, Je vous souhaite un très bon week-end, etc ...

LEs erreurs à éviter

Composition d'un email

Composition

D'un email professionnel

les erreurs à éviter

• Fautes de frappe, orthographe, syntaxe
• Nom du destinataire erroné
• Oubli de la pièce jointe
• "oups, c'est mieux avec la pièce jointe"
• Ironie
• Émoticônes, smileys
• Mise en page (surtout si tableau)

• Pas de ponctuation "agressive"
• Langage texto à proscrire
• Abréviations
• Ne pas répondre :
• Trop vite (sentiment d'envoyer "chier"
• Trop tardivement
• Trop de destinataires > spam
• Pièce jointe trop volumineuse (5Mo max)
• Mail trop long
• Trop de polices et de tailles différentes
• Re:Re:Re:Re:Re:Re
• Hiérarchie dans les destinataires et CC

Points de vigilance

Un bon mail,

c'est :

• Objet : Court et concret
• Formule d'appel : Adaptée et personnalisée

• Phrase d'accroche : Sympaythique, référence à ...

• Corps de texte : aéré, paragraphes, données importantes présentées sous forme de liste
• La fin : inviter le destinataire à agir

• Salutation finale : chaleureuse et personnalisée
• Signature : complète et conforme à la loi
• Pas de pièce jointe inutile

préconisations

avant envoi

• Relire son mail
• Vérifier le nom du destinataire
• Vérifier la pièce jointe
• Aérer les paragraphes

• Être à disposition pour échanger

Mise en situation

Composition d'un email

Vous devez :

Devoir N°1 :Créer votre signature électronique

En tant que commercial

• Signature professionnelle
• Comportant les informations obligatoires
• Avec photo

+ info

• Créez votre signature électronique
• Exportez-les en PDF en un seul fichier
• Déposez-le sur la boite de dialogue en bas de la page Shifumi

Vous devez :

Devoir N°2 :Envoyer un courrier de demande de rendez-vous professionnel

En tant que commercial

• envoyez votre mail à l'adresse de votre coordinateur de formation