Optimisation des Processus Administratifs

Optimisation des Processus Administratifs

Epreuve BTS Support à l'action managériale

SOMMAIRE

Optimisation processus administratif

Présentation personnelle

Mes missions

Mes fiches OPA

Organigramme

L'association

parcours scolaire

Optimisation processus administratif

2022 - 2023

BACCALAUREAT Lycée Jean Pierre Timbaud Brétigny sur Orge

2024 - 2026

BTS SAM CFA ITIS Evry-Courcouronnes

L'ASSOCIATION

Optimisation processus administratif

Fondée en 1923

• Protection de l'enfance
• Accompagnement
• Education / Réinsertion

4 Départements d'Ile de France

MES MISSIONS

Optimisation processus administratif

FORMATION

MALADIE

PAIE

FICHE Ii

Compétence 1.2.1 Prise en charge d'un dossier

Mise en place d'un tableau de formation EXCEL

CONTEXTE

Optimisation processus administratif

Pourquoi cette mission ?

➡️ Manque de suivi clair des formations ➡️ Informations dispersées (Excel/Word/mail) ➡️ Risque d’oublis et doublons ➡️ Besoin d’un tableau centralisé

OBJECTIFS

Optimisation processus administratif

Qualitatifs

Quantitatifs

✅ Centraliser infos formations ✅ Suivi clair & homogène ✅ Gain de temps secrétaires ✅ Faciliter communication DG

📊15 secrétaires utilisatrices 📊100 % formations enregistrées 📊1 tableau unique créé 📊Mission réalisée en 1 mois

Moyens de ressources

Optimisation processus administratif

Humaines

Matérielles

Immatérielles

CONTRAINTES

Optimisation processus administratif

Temporelles

Confidentialité

Techniques

AVANT

Optimisation processus administratif

Annexe 1 - CR Réunion RH

AVANT

Optimisation processus administratif

Annexe 2 - Fiche QQOQCP

PENDANT

Optimisation processus administratif

Annexe 3 - Matrice EISENHOWER

APRES

Annexe 4 - Tableau de formation EXCEL

Optimisation processus administratif

Résultats

Optimisation processus administratif

Quantitatifs

Qualitatifs

1 tableau unique créé

Suivi formations homogène

Mission finalisée en 1 mois

Centralisation des infos

00 % formations enregistrées

Gain de temps pour secrétaires

ANALYSE REFLEXIVE INITIATIVES

Optimisation processus administratif

Outils crées

Amélioration apportées

FICHE IiI

Compétence 1.3.4 Formalisation et diffusion des procédures

Mise en place d'une procédure à l'embauche

CONTEXTE

Optimisation processus administratif

Pourquoi cette mission ?

➡️ Confusion dans les démarches ➡️ Retards de dossiers ➡️ Risque de refus OPCO

OBJECTIFS

Optimisation processus administratif

Qualitatifs

Quantitatifs

✅ Coordination améliorée ✅ Secrétaires autonomes ✅ Respect délais légaux ✅ Procédure durable

📊15 secrétaires concernés 📊Mission en 15 jours 📊~10 apprentis/an 📊100 % procédures respectées

Moyens de ressources

Optimisation processus administratif

Humaines

Matérielles

Immatérielles

CONTRAINTES

Optimisation processus administratif

Temporelles

Confidentialité

Techniques

AVANT

Optimisation processus administratif

Annexe 1 - Fiche Diagramme de flux

PENDANT

Optimisation processus administratif

Annexe 2 - Check-list

PENDANT

Annexe 3 - Planning type

Optimisation processus administratif

PENDANT

Optimisation processus administratif

Annexe 4 - Procédure d'embauche

APRES

Annexe 5- Mail avec Pièce jointe

Optimisation processus administratif

Résultats

Optimisation processus administratif

Quantitatifs

Qualitatifs

Mission réalisée en 15 J

Secrétaires autonomes

100% des secrétaires l'ont reçu

Procédure durable

10 apprentis embauchés

Meilleure coordination / communication

ANALYSE REFLEXIVE INITIATIVES

Optimisation processus administratif

Outils crées

Amélioration apportées