Unidad I DIAGNOSTICO DOCUMENTAL DE LOS ARCHIVOS

Unidad I

Diagnostico documental de los archivos

Nombre de la alumna: Arha Denisse Castañòn Ayala Matricula: 20240D0037 Materia: Diagnostico y Auditorìa Archivìstica

1.1 el diagnostico documental

Es un proceso sistematico que evalùa el estado y la organizaciòn de los documentos en una entiddad, permitiendo identificar deficiencias y oportunidades de mejora en la gestiòn documental. Es la revisiòn minuciosa de los documentos que maneja una organizaciòn. Este proceso es llevado a cabo por un especialista en gestiòn documental, quièn examina y verifica que los documentos estèn en buen estado y organizadosde acuerdo a las necesidades de la entidad.

principales objetivos

• EVALUAR LA SITUACION

ACTUAL

• DETECTAR PROBLEMAS Y AREAS DE MEJORA
• CUMPLIR CON LA NORMATIVA LEGAL
• OPTIMIZAR RECURSOS
• FACILITAR LA ACCESIBILIDAD Y SEGURIDAD DE LA INFORMACION
• IMPLEMENTAR UN PLAN DE MEJORA CONTINUA

EVALUAR LA SITUACION ACTUAL DE LOS PROCESOS DE GESTION DOCUMENTAL Identificar si la gestiòn de documentos son adecuados y estàn optimizados para las necesidades de la organizaciòn.

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DETECTAR PROBLEMAS Y AREAS DE MEJORA

COMO LA FALTA DE CLASIFICACIÒN O PROBLEMAS DE ACCESIBILIDAD DE DOCUMENTOS CLAVE.

CUMPLIR CON LA NORMATIVA LEGAL

VERIFICAR QUE LOS PROCESOS CUMPLAN CON LA NORMATIVA DE GESTION DOCUMENTAL COMO LEYES DE PROTECCION DE DATOS Y DE CONSERVACION DE ARCHIVOS

optimizar recursos

ya sea tecnologicos o humanos identificar si el personal y las herramientas tecnologicas estan siendo utilizadas de la mejor manera para la gestion documental

FACILITAR LA ACCESIBILIDAD Y SEGURIDAD DE LA INFORMACION

Animación

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Creatividad

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Magia

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Asegurarque los documentos estèn accesibles para el personal autorizado y que estèn protegidos contra accesos no autorizados o perdida de informaciòn .

Diseño

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IMPLEMENTAR UN PLAN DE MEJORA CONTINUA

Utilizàr los resultados del diagnòstico para implementar acciones que optimicen la gestiòn documental y de los archivos en la organizaciòn.

video diagnòstico documental

conclusiones

Es un proceso fundamental en el ambito de la archivìstica, para asegurar la correcta organizaciòn, descripciòn, ordenaciòn y preservaciòn del acervo històrico de cualquier instituciòn pùblica o privada. Efectuar correctamente un diagnòstico con pasos nos permite identificar donde se muestran vulnerabilidades, para poder corregir correctamente, aprovechando el tiempo y los recursos. "Efectuar una correcta administraciòn y manejo de los documentos es un deber y obligacion de todas las instituciones pùblicas y privadas de un pais." ( Garcìa, J.F.L. )

Referencia https://grabandoarchivos.com/diagnostico-documental/ 09/09/25 9:25 am

1.2. ambito de aplicaciòndel diagnòstico documental admon, pùblica federal , òrganos autonomos, paraestatales , centralizados y descentralizados admon pùblica, local, òrganos aùtonomos.

El diagnóstico documental debe adaptarse al tipo jurídico-administrativo de la entidad objeto de estudio. A continuación se presentan las principales categorías en el marco y su implicación para el diagnóstico:

Administración pública federal (dependencias centralizadas): incluye secretarías y unidades administrativas que responden jerárquicamente al Poder Ejecutivo. El diagnóstico aquí suele incluir evaluación sobre centralización de procesos, políticas institucionales, flujos documentales interdependientes y cumplimiento de normatividad federal. Órganos autónomos: entidades con personalidad jurídica y autonomía técnica/administrativa (por ejemplo, órganos reguladores o comisiones). En estos casos el diagnóstico debe considerar normas de autonomía, independencia administrativa y, en ocasiones, regímenes especiales de acceso y reserva de la información.

1.2. ambito de aplicaciòn del diagnòstico documental admon, pùblica federal , òrganos autonomos, paraestatales , centralizados y descentralizados admon pùblica, local, òrganos aùtonomos.

Organismos paraestatales y descentralizados: poseen personalidad jurídica propia y suelen tener procesos y sistemas propios de gestión documental (registros contables, trámites propios). El diagnóstico requiere analizar las disposiciones legales que rigen su creación y operación, así como su grado de desvinculación administrativa respecto de la secretaría tutora. Administración pública estatal y local: cuando el diagnóstico se aplica a entidades estatales o municipales hay que considerar las normativas locales (programas estatales/municipales de desarrollo archivístico, PADA), prácticas administrativas regionales y recursos disponibles. Muchos estados cuentan con guías y programas específicos para diagnósticos y PADA.

ORGANOS AUTONOMOS

ADMINISTRACIÒN FEDERAL

ORGANISMOS PARAESTATALES

ORGANISMOS CENTRALIZADOS Y DESCENTRALIZADOS

ORGANOS AUTONOMOS

Son entidades, con personalidad jurídica, tesorería y patrimonio propio, que están destinados a desarrollar actividades de la administración, pero en calidad de ente instrumental de la misma. Estas actividades pueden consistir, en la gestión de servicios públicos. En el ámbito local cuentan con una regulación propia.

EJEMPLOS DE ORGANOS CONSTITUCIONALES AUTONOMOS

1999

1994

2013

1996

INSTITUTO NACIONAL ELECTORAL

COMISION NACIONAL DE DERECHOS HUMANOS

INSTITUTO FEDERAL DE TELECOMUNICACIONES

BANCO DE MÈXICO

Gestionarla política monetaria.

Organizar elecciones.

Regular las telecomunicaciones y radiodifusiòn.

Proteger los derechos humanos.

ORGANOS PARAESTATALES

Son aquellos organismos o personales morales que cuentan con personalidad jurídica y patrimonio propios, que componen la Administración Pública Paraestatal y cuyo objetivo es auxiliar al Poder Ejecutivo Federal en el manejo y desarrollo de las áreas que son consideradas por el Estado como estratégicas o prioritarias

Aquí puedes incluir un dato relevante a destacar

Son órganos que dependen económicamente del Ejecutivo, no tienen personalidad jurídica ni patrimonio propios. Se consideran así las secretarías de Estado, las cuales realizan actividades subordinadas al Ejecutivo .

ORGANISMOS CENTRALIZADOS

CONCLUSIÒN

El diagnóstico documental es una práctica indispensable en todos los niveles de la administración pública mexicana, desde el ámbito federal hasta el local, abarcando órganos autónomos, paraestatales, centralizados y descentralizados. Su aplicación sistemática permite un control y una evaluación de la gestión gubernamental, lo que facilita la toma de decisiones informadas, la optimización de recursos y la rendición de cuentas. En última instancia, esta herramienta contribuye a una gobierno más efectivo, transparente y orientado a resultados, lo cual fortalece la confianza ciudadana en las instituciones del estado.

REFERENCIA Antologia diagnostico y planeacion documental. Maestra: Evelin Adriana Zea Elizalde

1.3 Recursos archivísticos a diagnosticar

Al realizar un diagnóstico documental se deben evaluar, como mínimo, las siguientes categorías de recursos. Para cada recurso sugiero indicadores prácticos a medir.1. Capital humano Qué evaluar: existencia de responsable de archivos (titular), número de archivistas/técnicos, perfiles y competencias (conocimientos en gestión documental, conservación, legislación), carga de trabajo por persona, Formación continua y comités archivísticos. Indicadores: relación expediente/empleado, currículo del responsable, cumplimiento de funciones, disponibilidad de manuales/lineamientos internos.

2. recursos materiales

Qué evaluar: mobiliario (estanterías, compactos), cajas y contenedores archivísticos, espacio físico (áreas de trámite, concentración e histórico), condiciones ambientales (iluminación, humedad/temperatura, protección contra plagas, control de polvo). Indicadores: metros cuadrados por caja de archivo, porcentaje de documentos en condiciones físicas deficientes, existencia de área de cuarentena o conservación preventiva.

3. Recursos archivísticos

Qué evaluar: instrumentos de control (tablas de retención, catálogo, inventario, cuadros de clasificación, expedientes únicos, guías), políticas y manuales, procedimientos de valoración y disposición documental.Indicadores: grado de cobertura del cuadro de clasificación, existencia y actualización del catálogo, uso de instrumentos normalizados (ISAD(G), normativa nacional), relación entre instrumentos y procesos.

4.recursos tecnologicos

Qué evaluar: infraestructura TI (servidores, sistemas de gestión documental —SGD—, software para gestión electrónica de documentos, escáneres, copias de seguridad, conectividad), seguridad digital (copias, cifrado, control de accesos). Indicadores: existencia de SGD en producción, porcentaje de documentos digitalizados según criterios de calidad, políticas de conservación digital, plan de contingencia y respaldos

5. recursos financieros

Qué evaluar: presupuesto asignado al área documental (anual), conservación, digitalización, compra de materiales archivísticos y contratación de personal especializado. Indicadores: porcentaje del presupuesto institucional destinado a gestión documental, presupuesto por caja o por expediente, disponibilidad de recursos para proyectos prioritarios.

metodòlogia(pasos)

• Revisión documental previa: normativa interna, organigrama, manuales, inventarios.
• Trabajo de campo: inspección física de áreas, entrevistas con responsables, encuestas a usuarios productivos (generadores de documentos).
• Inventario y muestreo: identificación de series y volúmenes de documentos; muestreo para valoración física.
• Matriz de evaluación: aplicar indicadores por cada recurso (p. ej. escala 0–4 para cumplimiento).
• Informe técnico: diagnóstico con hallazgos, riesgos, prioridades y una propuesta de acciones y costos estimados (PADA o proyecto específico).

7 mètodos para hacer un DIAGNòSTICO organizacional

El diagnostico es un conjunto de interecciones continuas e integradas que representan la evaluacion y analisis de las condiciones en que se encuentra el archivo.

1. Investigaciòn de diagnòstico por un consultor
2. Anàlisis de la filosofìa del directivo principal.
3. Anàlisis del trabajo previo a un seminario sobre laestrategia corporativa.
4. Anàlisis del diseño del la organizaciòn.
5. investigaciòn con instrumentos de diagnòstico de la organizaciòn
6. Anàlisis de la respuesta del consultor
7. Auto investigaciòn del diagnòstico de la organizaciòn

principales acciones que se deben considerar en la formulacion de un diagnostico administrativo

• Planeaciòn
• Evaluaciòn
• Obtenciòn de los datos qu delimiten la situaciòn
• Anàlisis de los datos mediante su adecuado registro
• Definiciòn de factores limitantes
• Presentaciòn de resultados
• Preparaciòn final y entrega

ETAPAS DEL DIAGNÒSTICO

La planeación contempla diversas etapas, estas se deben ver como un conjunto que se establece desde un inicio hasta su conclusión final. Las etapas son: “a) Entender el problema. Parta lograr la interpretación correcta del problema podemos recurrir como una ayuda a las preguntas: ¿Cuál es el fin principal del plan?

Qué importancia tiene para la empresa la realización de ese fin? b) Obtener información completa sobre las actividades involucradas. Para comprobar si obtuvimos toda la información necesaria, podemos recurrir a las siguientes peguntas: ¿Han sido recopilados todos lo datos convenientes? ¿Se han solicitado sugestiones al personal? c) Analizar y clasificar los datos. En esta etapa procedemos a evaluar y clasificar la información obtenida. Como una guía para esta etapa, podemos preguntarnos: ¿Se han incluido todos los datos útiles? ¿Ha sido tabulada la información para facilitar su análisis?

ETAPAS DEL DIAGNÒSTICO

d) Formular premisas de planeación. Con la información necesaria en nuestras manos estamos en aptitud de pensar en los problemas que se nos presentarán en lo futuro y la manera de resolverlos; para ayudarnos, debemos hacernos las siguientes preguntas: ¿Considerando el futuro, qué circunstancias importantes se han tomado en cuenta para desarrollar el plan? ¿Cubren las premisas todas las contingencias importantes que puedan afectar el plan? ¿Qué precauciones debemos tomar para combatir esas contingencias? e) Formular planes alternativos. Generalmente existen varios planes alternativos para ejecutar determinada tarea; esas posibilidades deben tomarse en cuenta en esta etapa. Como ayuda para lograr lo anterior, debemos hacernos las siguientes preguntas: ¿Son estos planes los adecuados para la empresa? ¿Se hará más rápido el trabajo mediante la mecanización? ¿Qué adaptaciones exigirá cada plan en caso de implantarse? f) Elegir el plan. En esta etapa llegamos al momento de dar la decisión y escogemos los dos planes más adecuados, ayudándonos con las siguientes preguntas: ¿Es sencillo o complicado el plan propuesto? ¿Será captado rápidamente por el personal de operación?

ETAPAS DEL DIAGNÒSTICO

g) Disponer detalladamente la sucesión y dirección de las operaciones. Después de haber escogido el plan más adecuado, procedemos a ordenar en una forma detallada el proceso de las actividades involucradas. Para lograr esta situación, las siguientes preguntas pueden ayudar: ¿Se ha establecido con todo cuidado el programa de tiempo? ¿Se han elaborado las instrucciones detalladas por escrito abarcando todo el plan? h) Vigilar cómo progresa el plan propuesto. El éxito de cualquier plan se mide por los resultados obtenidos. Por lo tanto dentro del proyecto deben incluirse ciertas herramientas que nos determinen el avance del plan. Para esta etapa podemos preguntarnos: ¿Se han previsto registros e informes para que los gerentes estén siempre enterados del progreso del plan?”10 Las etapas anteriores, están diseñadas para la administración de una empresa, sin embargo, se toman en cuenta para un subsistema que es parte de la misma. Desde luego, que se adaptará de tal forma que sea práctico y que cumpla con nuestras expectativas. Como podemos observar, las etapas de la planeación descritas es todo un proceso bastante amplio y que aplicado a nuestra Guía, incluiría: el diagnóstico, la puesta en marcha de la propuesta y la evaluación de resultados que sean originados.

OPTIMIZACIÒN DE RECURSOS

GENERA NUEVAS ACTITUDES

DIAGNÒSTICO

RECURSOS HUMANOS * CAPACITADOS O IDONEOS RECURSOS TÉCNICOS *DEFINIDOS, ESTRUCTURADOSl

RECURSOS MATERIALES LOCAL, MOBILIARIO, EQUIPO *CARACTERÍSTICAS PROPIAS

¿que es el foda?

FODA es una sigla que se forma con los términos “fortalezas”, “oportunidades”, “debilidades” y “amenazas”. Se denomina análisis FODA al estudio que permite conocer estas características de una empresa o de un proyecto, detallándolas en una matriz cuadrada.

1.4 propuesta de resultados

El estudio de viabilidad es el instrumento que, después del diagnóstico, determina si un proyecto propuesto ( ejemplo reorganización del archivo de concentración, proyecto de digitalización masiva, construcción de depósito con condiciones controladas) es viable técnica, operativa y financieramente.

1.4 propuesta de resultados

Propongo que el estudio incluya: Resumen ejecutivo: objetivos del proyecto, alcance, beneficios esperados. Descripción del problema y evidencia: hallazgos clave del diagnóstico (volúmenes, riesgos, ausencias normativas). Opciones de solución: mínimo (acciones correctivas de bajo costo), medio (proyecto escalonado) y óptimo (infraestructura nueva/automatización). Análisis técnico: recursos necesarios (humanos, materiales, tecnológicos), requerimientos de espacio, normas técnicas aplicables.

1.4 propuesta de resultados

Análisis organizacional: tiempo de implementación, impacto en procesos, capacitación requerida. Análisis financiero: estimación de costos (inversión inicial, costos operativos anuales), fuentes de financiamiento (presupuesto institucional, apoyos estatales o fondos específicos). Evaluación de riesgos y plan de mitigación: riesgo de pérdida documental, obsolescencia tecnológica, falta de personal capacitado.

1.4 propuesta de resultados

Cronograma y métricas de éxito: fases, entregables, indicadores (reducción de expediente extraviado, porcentaje de digitalización, cumplimiento de FODA). Conclusión y recomendación: opción más conveniente y pasos inmediatos.

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conclusiòn

Un diagnóstico documental riguroso y una subsecuente evaluación de viabilidad permiten transformar hallazgos técnicos en decisiones administrativas y presupuestales concretas. Adaptar el enfoque al tipo de entidad (centralizada, descentralizada, autónoma, estatal o municipal) es esencial para que las propuestas sean realistas y aplicables. Las prioridades deben orientarse a asegurar la integridad física y digital del patrimonio documental, fortalecer capacidades del personal y garantizar financiamiento para acciones sostenibles.

bibliografia

Archivo General de la Nación (AGN). (s. f.). Metodologías y guías para la gestión documental y archivos. https://www.gob.mx/agn 15/09/25 11:44 am Gobierno del Estado de México — Archivo General del Estado de México. (2015). ¿Cómo elaborar un diagnóstico integral de archivo? (Guía). Universidad Nacional Autónoma de México (UNAM). Recursos tecnológicos y administración documental. (Material educativo / manual). Recuperado de repositorio institucional. Ley Orgánica de la Administración Pública Federal. ordenjuridico.gob.mx. 16/09/25 9:41 pm

BIBLIOGRAFIA

Instituto Nacional de Antropología e Historia (INAH). (2022). Manual de normas, políticas y procedimientos de la gestión integral de los documentos y archivos del INAH (Julio 2022). INAH. normateca.inah.gob.mxCruz Mundet, J. R. (coord.). (s. f.). Gestión de documentos y administración de archivos: textos fundamentales. (compilación y textos clásicos en archivística usados en México). Academiahttps://definicion.de/foda/ 16/09/25 10:38 pm

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